Quy trình hoạt động: - Quy trình nhập hàng: vào ngày cuối cùng của tháng bộ phận kho sẽ kiểm tra kho để thống kê xem sản phẩm nào sắp hết để thông báo cho giản lý gửi yêu cầu nhậpcho nhà
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Khảo sát hiện trạng
Đề tài: quản lý cửa hàng điện thoại MS mobile
Với dân số trên 100 triệu người, thị trường thiết bị di động ở nước ta đang tăng trưởng nhanh, đẩy mạnh nhu cầu mua bán Tuy nhiên, nhiều cửa hàng vẫn dựa vào sổ sách, khiến quy trình bán hàng và quản lý tồn kho gặp nhiều bất cập Cửa hàng điện thoại MS Mobile cũng đã tích hợp CNTT ở mức cơ bản, nhưng hệ thống hiện tại vẫn ở mức sơ khai và chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại Vì vậy, cần một hệ thống quản lý cửa hàng hoàn chỉnh, tích hợp phần mềm quản lý bán hàng và quản lý kho để tối ưu quy trình, nâng cao hiệu quả kinh doanh và mang lại trải nghiệm mua sắm tốt cho khách hàng.
1.1.1 Giới thiệu về cửa hàng điện thoại MS mobile:
Tên cửa hàng: MS mobile
Tổng số nhân viên: 26 người
Thời gian làm việc: sáng: 8h00 – 13h00
Chiều: 13h00 – 17h00 Tối: 17h00 – 21h30 Doanh thu hàng tháng: 300.000.000 VNĐ – 700.000.000 VNĐ Địa chỉ: 127 Phố Vọng, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Facebook:facebook.com/MS-mobile-3541324684615
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận:
Quản lý cửa hàng là vị trí cao nhất trong cửa hàng, không trực tiếp tham gia bán hàng nhưng chịu trách nhiệm tổ chức vận hành và đề xuất các phương án phát triển cửa hàng Vai trò của quản lý cửa hàng bao gồm quản trị nhân sự, tối ưu quy trình vận hành và xây dựng kế hoạch bán hàng để tăng doanh số, đồng thời giám sát hoạt động cửa hàng và phân tích kết quả để điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Quản lý nhân sự tại cửa hàng đảm nhận các quyết định về tuyển dụng nhân sự, phân ca làm việc, chấm công và trả lương cho nhân viên, và tất cả hoạt động này được thực hiện theo sự chỉ đạo của quản lý cửa hàng.
-Bộ phận bán hàng: là bộ phận tư vấn, tiếp nhận các yêu cầu của khách và xử lý hóa đơn của khách.
Bộ phận kho tiếp nhận yêu cầu của quản lý về nhập hàng và tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập; sau đó chuyển hàng vào kho và xuất phiếu chi.
1.1.1.3 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ:
Trong thời đại công nghệ 4.0, sự phát triển của các thiết bị hiện đại đang nâng cao chất lượng cuộc sống Điện thoại thông minh là lựa chọn lý tưởng để giải trí và bắt kịp xu hướng công nghệ MS Mobile là điểm đến đáng tin cậy để bạn sở hữu chiếc smartphone chính hãng 100%, được bảo hành và hưởng nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Hình thức kinh doanh của cửa hàng là bán lẻ các thiết bị công nghệ di động, tập trung vào mặt hàng chủ lực là điện thoại di động và máy tính bảng Cửa hàng còn cung cấp các phụ kiện liên quan như tai nghe, sạc dự phòng và cáp sạc để đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày của khách hàng.
1.1.1.4 Trang thiết bị của cửa hàng:
03 máy tính, 02 máy in, 06 camera an ninh,…
Quy trình nhập hàng được thực hiện vào ngày cuối tháng: bộ phận kho tiến hành kiểm kê kho để thống kê những sản phẩm sắp hết tồn kho, từ đó thông báo cho quản lý gửi yêu cầu nhập hàng cho nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguồn cung được bổ sung kịp thời.
+ Điện thoại: dưới 10 sản phẩm mỗi loại
+ Phụ kiện: dưới 5 sản phẩm mỗi loại
Sau khi nhận thông tin từ bộ phận kho, quản lý cửa hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để gửi yêu cầu nhập hàng Hàng nhập sẽ được bộ phận kho kiểm tra chất lượng và số lượng nhằm đảm bảo đúng chủng loại, đúng số lượng và đạt chuẩn trước khi nhập kho.
Khi hàng hóa đúng số lượng và đạt chất lượng được kiểm tra, chúng sẽ được chuyển vào kho Bộ phận kho sẽ phát hành phiếu nhập kho cho bộ phận bán hàng làm căn cứ để thanh toán cho đại lý, đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng thời hạn Quy trình này giúp đối chiếu chính xác giữa nhập kho và thanh toán, tối ưu chu trình cung ứng và tăng cường sự tin cậy với các đối tác đại lý.
+ Sản phẩm còn nguyên seal, tem bảo vệ
+ hộp đựng sản phẩm ko có dấu hiệu bị rơi làm vỡ ,móp sản phẩm bên trong
Giá nhập kho = đơn giá*số lượng
Quy trình bán hàng bắt đầu khi khách hàng đến cửa hàng và được nhân viên tư vấn sản phẩm dựa trên nhu cầu và mức giá mà khách hàng mong muốn Sau khi khách hàng đã chọn được sản phẩm ưng ý thông qua việc trải nghiệm thử sản phẩm, nhận, kiểm tra sản phẩm và có yêu cầu thanh toán, nhân viên sẽ tổng hợp lại các sản phẩm khách mua cùng các dịch vụ đi kèm (nếu có) để lập hóa đơn cho khách và nhận tiền thanh toán.
Quản lý cửa hàng tổng hợp doanh thu và phiếu nhập để lập các báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động kinh doanh Bộ phận bán hàng và kho thống kê các mặt hàng bán chạy và mặt hàng không bán chạy nhằm xác định phương hướng phát triển cho cửa hàng trong tháng tiếp theo, tối ưu hóa tồn kho và đẩy mạnh doanh thu.
Cửa hàng có một quản lý, một nhân viên kho, hai nhân viên bán hàng, bốn nhân viên bảo hành và một nhân viên bảo vệ Thông tin nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương, lương được tính theo ca cho nhân viên part-time và theo ngày cho nhân viên full-time.
Part time: + Ca sáng: 8h00 - 13h00 : 80.000 đồng / ca
Mỗi tháng, nhân viên full-time được nghỉ phép 2 ngày và phải báo trước cho quản lý 1 ngày Nhân viên part-time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau để đảm bảo lịch làm việc Nếu xin nghỉ hẳn, cần báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bố sung nhân sự kịp thời.
Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng Nghỉ không xin phép 10% lương / lần / tháng Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc
Lương của nhân viên được trả định kì vào ngày cuối cùng của tháng và được tính theo công thức: lương = Ca * số ngày công + thưởng – phạt
Mỗi khi bộ phận bán hàng lấy hàng, bộ phận kho sẽ phát hành phiếu xuất kho ghi rõ số lượng và tên mặt hàng để thuận tiện cho việc theo dõi tồn kho và quản lý hàng hóa Phiếu xuất kho đi kèm giấy bảo hành và đầy đủ thông tin sản phẩm, giúp khách hàng nắm bắt và lưu giữ thông tin khi nhận hàng và cho quá trình bảo hành sau này.
Giá của sản phẩm được tính:
Giá bán = Tổng giá nhập + 50% lợi nhuận + 1% mặt bằng
1.1.3 Ưu nhược của hệ thống hiện tại:
- Đơn giản, dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học.
- Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.
Việc sử dụng hóa đơn viết tay và Excel khiến hệ thống quản lý vẫn ở mức thủ công, khó khăn khi xử lý dữ liệu lớn Điều này dễ dẫn đến thất thoát và nhầm lẫn thông tin, đồng thời khiến quá trình sao lưu và phục hồi dữ liệu gặp nhiều hạn chế Để nâng cao hiệu quả và an toàn dữ liệu, cần chuyển sang hệ thống quản lý tự động hóa, chuẩn hóa quy trình và thiết lập cơ chế sao lưu định kỳ nhằm phục hồi nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu và tối ưu hóa quản lý dữ liệu lớn.
- Tốn nhiều thời gian gây khó khăn trong việc quản lý đồng bộ.
- Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn.
- Tốc độ xử lý chậm.
- Chưa thực sự có một hệ thống đánh giá năng lực của nhân viên
Xác lập dự án mới
1.2.1 Mục tiêu dự án mới:
- Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy phát triển hoạt động cửa hàng
- Giúp cho công việc quản lý trở nên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn.
- Giảm bớt chi phí, thời gian và sức lực.
1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới:
-Thực hiện tốt các chứng năng chính hiện tại
-Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời
-Theo dõi chi tiết hàng nhập
-Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý
Để đảm bảo an toàn dữ liệu và tính sẵn sàng của hệ thống, cần triển khai chế độ sao lưu và phục hồi dữ liệu hiệu quả, giúp bảo vệ thông tin và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu Đồng thời, tích hợp chức năng ghi nhận phản hồi và đánh giá dịch vụ của khách hàng sẽ cung cấp cái nhìn trực quan về chất lượng dịch vụ, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao sự hài lòng.
1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án
Các chức năng chính của dự án:
Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hệ quản trị SQL server (SQL server
Trình biên dịch : Visual Studio 2014.
- Chi phí 1 hệ thống máy tính : 22.000.000 đồng
- Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp : 10.000.000 đồng
- Chi phí đường truyền mạng : 390.000 đồng / tháng
- Chi phí cho người viết phần mềm : 8.000.000 đồng=> Tổng chi phí 40.390.000 đồng.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý cửa hàng MS mobile
Mô tả chi tiết các chức năng:
1.1 Cập nhật thông tin: Mỗi nhân viên làm việc tại cửa hàng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên, ngày sinh, địa chỉ … để lưu hồ sơ quản lí nhân viên đồng thời có thể thêm, sửa, xóa khi có nhân viên mới hoặc có nhân viên xin nghỉ.
1.2 Chấm công: Cuối ngày quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm công cho nhân viên dựa trên ngày của nhân viên có mặt tại cửa hàng Cuối tháng dựa trên báo cáo chấm công quản lý sẽ trả lương cho nhân viên.
1.3 Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên làm tại cửa hàng thông qua chấm công:
1.Quản lý nhân viên 2 Quản lý bán hàng 3 Quản lý kho 4 Báo cáo
1.1 Cập nhật thông tin 4.1 Báo cáo doanh thu 3.1 quản lý NCC
4.2 Báo cáo chất lượng phục vụ 2.2 Khảo sát khách hàng
Full time : 250.000 đồng / ngày Part time : + Ca sáng : 8h00 - 13h00 : 80.000 đồng / ca
+ Ca chiều : 13h00 - 17h00 : 100.000 đồng / ca + Ca tối : 17h00 - 21h30 : 50.000 đồng / ca Cuối tháng quản lý sẽ xuất báo cáo và trả công cho tường nhân viên
2.1 Thanh toán: Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán bộ phận bán hàng sẽ tổng hợp lại các sản phẩm để lập hóa đơn và in hóa đơn cho khách kiểm tra
2.2 Khảo sát khách hàng: Khách hàng khi thanh toán sẽ được nhân viên giới thiệu chức năng khảo sát lấy ý kiến của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên, các góp ý về dịch vụ,… từ đó đưa ra phiếu đánh giá để làm căn cứ đánh gia nhân viên và thay đổi của cửa hàng trong thời gian tới.
3.1 Quản lý nhà cung cấp:
- Là chức năng thực hiện việc quản lý thông tin của những nhà cung cấp đã cung cấp sản phẩm cho cửa hàng.
Mỗi khi hệ thống gửi yêu cầu lấy thông tin nhà cung cấp đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ trả lại đúng thông tin theo yêu cầu của chức năng Dữ liệu được cung cấp phải khớp với phạm vi truy vấn, đảm bảo tính nhất quán và tối ưu cho hiệu suất hệ thống.
Đối với mỗi nhà cung cấp, toàn bộ thông tin liên quan được hệ thống lưu trữ vào kho thông tin nhà cung cấp Kho thông tin này được dùng để quản lý nguồn gốc và chất lượng sản phẩm, giúp xác minh tính xác thực và dễ dàng truy xuất nguồn gốc khi cần Nhờ việc duy trì kho thông tin nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn gốc chất lượng của sản phẩm và tăng tính minh bạch của chuỗi cung ứng.
- Là chức năng thực hiện việc nhập thêm sản phẩm phụ thuộc vào lượng sản phẩm còn lại trong kho.
- Chức năng sẽ kiểm tra thông tin của sản phẩm ở trong kho mỗi khi xuất hàng. Nếu phát hiện lượng hàng hóa còn lại trong kho không đủ hoặc hết, hệ thống sẽ gửi yêu cầu nhập hàng tới nhà phân phối sản phẩm.
- Sau quá trình thanh toán, nhà phân phối sản phẩm sẽ gửi lại hóa đơn cho những đơn hàng đã yêu cầu trước đó, hệ thống sẽ lưu những hóa đơn này vào kho dữ liệu
“Phiếu nhập” với mỗi phiếu nhập tương ứng với một hóa đơn nhập.
- Đồng thời hệ thống cũng cập nhật lại số lượng sản phẩm có trong kho sau khi nhập.
Mỗi khi bộ phận bán hàng gửi yêu cầu xuất sản phẩm, hệ thống sẽ kiểm tra tồn kho và xác nhận xem thông tin sản phẩm có trong kho có đủ để đáp ứng đúng yêu cầu xuất hàng hay không.
Nếu yêu cầu đủ điều kiện, sản phẩm sẽ được xuất kho và hệ thống sẽ gửi một phiếu xuất tới bộ phận bán hàng để xác nhận việc xuất kho, đồng thời lưu một bản vào kho “Phiếu xuất” để quản lý sau này.
- Chức năng thống kê sản phẩm nhằm sinh ra một bảng thống kê định kỳ một thời gian.
Khi nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống xuất bảng thống kê, hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu tồn kho và lấy danh sách sản phẩm hiện có Hệ thống sẽ so sánh thông tin này với thống kê trước đó để hiển thị đầy đủ lượng hàng còn tồn kho và các biến động của kho như nhập kho và xuất kho.
Chức năng báo cáo doanh thu là một công cụ dành riêng cho quản lý cửa hàng, sinh ra báo cáo trực quan về tiền nhập hàng và tiền bán hàng để từ đó giúp quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng và toàn diện; công cụ này cho phép theo dõi luồng tiền, hiệu suất bán hàng và xu hướng doanh thu để ra quyết định đúng đắn.
Khi quản lý cửa hàng yêu cầu xem báo cáo doanh thu, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu từ các kho Phiếu nhập, Hóa đơn và Phiếu Xuất để tính tổng tiền nhập hàng, tổng tiền bán hàng và sinh các báo cáo về số lượng hàng trong kho Thông tin cơ bản của báo cáo được xây dựng dựa trên các công thức tính toán chuẩn, giúp hiển thị đầy đủ doanh thu, chi phí nhập kho và tình trạng tồn kho một cách rõ ràng, thuận tiện cho việc theo dõi và phân tích.
Doanh thu = tiền bán – tiền nhập 4.2 Báo cáo chất lượng phục vụ:
Chức năng báo cáo chất lượng dành cho quản lý cửa hàng, cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của nhân viên và thái độ phục vụ khách hàng Chức năng này tổng hợp các chỉ số hiệu suất làm việc, phản hồi của khách hàng và tiêu chí chất lượng dịch vụ để cho thấy nhân viên có làm việc hiệu quả hay không Nhờ đó, quản lý có thể nhận diện điểm mạnh và điểm cần cải thiện, đồng thời tối ưu quy trình vận hành và nâng cao chất lượng phục vụ tại cửa hàng Việc áp dụng báo cáo chất lượng giúp tăng sự hài lòng của khách hàng, cải thiện hiệu quả kinh doanh và duy trì chuẩn dịch vụ tại cửa hàng.
Dựa vào dữ liệu xếp loại và các đánh giá liên quan, hệ thống sẽ tiến hành thu thập và phân tích để tính toán các chỉ số liên quan đến hiệu suất làm việc Sau đó, hệ thống gửi báo cáo thống kê về nhân viên và điểm chất lượng phục vụ cho người quản lý, giúp nắm bắt tình hình chất lượng phục vụ một cách rõ ràng và kịp thời.
Biểu đồ luồng dữ liệu
Hình 2.2:Biểu đồ ngữ cảnh cửa hàng MS mobile
2,2,2 Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: hình 2.3: biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hàng MS mobile
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên
Hình 2.4: biểu đồ luồng dữ liệuc chức năng quản lý nhân viên
2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý bán hàng
Hình 2.5: biểu đò luồng dữ liệu chứ năng quản lý bán hàng
2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho
Hình 2.6: biểu đò luồng dữ liệu chức năng quản lý kho
2.2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng báo cáo
Hình 2.7: biểu đồ luồng dữ liệu chức năng báo cáo
Mô hình E-R
3.2.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin
Tên được chính xác của các đặc trưng Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại ở mỗi bước
-MaNV -TenNV -Thuong -Phat -SoCong -HeSoLuong -Thang -TongLuong
- DonGia -SoLuong -ThanhTien -MaNCC -TenNCC
-MaHN -TenHN -SoLuong -MaNCC -TenNCC -DVT -Loai
H.Thông tin Nhà Cung Cấp
* Chú thích: dấu “√ “đánh dấu mục tin được loại / chọn ở bước thứ i
1 Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tượng được xét.
2 Chọn thuộc tính một lần Nếu lặp lại thì bỏ qua.
3 Một thuộc tính phải là sơ cấp (nếu giá trị của nó có thể suy ra từ giá trị khác thì bỏ qua).
2.3.2 Xác định thực thể, gán thuộc tính cho nó và xác định định danh
Thực thể Thuộc tính Định danh
Nhân Viên - Mã nhân viên
- Số điện thoại -Hệ số lương Bảng Lương -Mã nhân viên
-Tháng -Ngày công -Thưởng -Phạt -Tổng lương
Phiếu Nhập -Mã phiếu nhập
-Ngày nhập -Mã nhà cung cấp -Tiền nhập
Hàng Nhập -Mã hàng nhập
-Tên hàng nhập -Đơn vị tính -Loại
Phiếu Nhập -Mã phiếu nhập
-Mã hàng nhập -Số lượng -Đơn giá -Thành tiền
Phiếu Xuất -Mã phiếu xuất
-Ngày xuất -Mã nhân viên
Chi Tiết -Mã phiếu xuất X
Phiếu Xuất -Mã hàng nhập
Hóa Đơn -Mã hóa đơn
-Ngày bán -Mã nhân viên
-Tên hàng -Loại -Đơn giá
Chi Tiết Hóa Đơn -Mã hóa đơn
-Mã hàng -Số lượng -Thành tiền
Cấp -Mã nhà cung cấp
-Tên nhà cung cấp -Địa chỉ
Bảng 1.1: 2.2.3.Xác định các mối quan hệ và thuộc tính
2.3.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính
Mối quan hệ tương tác Động từ: Bán
Bán gì? Bán hàng (điện thoại, phụ kiện)
Bán hàng ở đâu? Cửa hàng
Ai bán hàng? Bộ phận bán hàng Động từ: Quản lí
Quản lí cái gì? Sản phẩm
Quản lí ở đâu? Kho của cửa hàng
Ai quản lí? Bộ phận kho
Quản lí như thế nào? Bộ phận kho kiểm soát số lượng mặt hàng nhập xuất Động từ: Tính
Tính cái gì? tính lương nhân viên Ở đâu? Cửa hàng
Ai tính? Quản lí cửa hàng Động từ: Tạo
Tạo cái gì? Hóa đơn, file xuất nhập hàng hóa
Tạo để làm gì? Quản lý
Ai tạo? Bộ phận bán hàng, bộ phận kho
Mối quan hệ phụ thuộc sở hữu xét cặp thực thẻ Mối quan hệ
Bảng lương Nhân viên Nhập
Tổng lương Quản lí quán Tính
Hóa đơn bán hàng Nhân viên Tạo
Hóa đơn Thông tin khách hàng Nhập
Hóa đơn Sản phẩm Gồm
Thông tin sản phẩm Phiếu nhập Nhập
Thông tin sản phẩm Phiếu xuất Nhập
3.2.2 Mô hình thực thể liên kết E –R
THIẾT KẾ ……………………………………………….…………22 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Các bảng cơ sở dữ liệu
Thiết kế giao diện
Hình 3.13 Cập nhật thông tin nhân viên
Hình 3.14 Chi tiết phiếu nhập
Hình 3.16 Chi tiết hóa đơn
Hình 3.17 Giấy xuất hàng kiêm hóa đơn