Giáo trình quản trị học -IUH

Trình bày được tỉnh nghệ thuật và khoa học trong quàn trị, cho ví dụ minh họa trong một số tình huống cụ thể - Trình bày được khải niệm về nhà quản trị, phán biệt được sự khác biệt giữa

PGS IS NGUYỄN MINH TUÂN (chủ biên)

ThS NGUYỄN THỊ BÍCH NGỌC - TS NGUYỄN THỊ HƯƠNG

PGS.TS NGUYÊN MINH TUÂN (chù biêịiPA K U ' V

ThS NGUYỀN THỊ BÍCH NGỌC - ThS NGUYỄN THỊ HƯƠNG

Giáo trình

QUẢN TRỊ HỌC

NHÀ XUÁT BẢN ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP

THÀNH PHổ HÔ CHÍ MINH

MỞ ĐÀU

Quàn trị học là môn học trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bàn

về hoạt động quàn trị trên cơ sở phát triển các học thuyết, tư tưởng quàntrị của các học già, các nhà nghiên cứu về khoa học quản lý Dây cũng làmôn học mang tính chất nền tàng của sinh viên khối ngành kinh tế cùatrường Đại học Công nghiệp Tp Hồ Chí Minh bao gồm các chuyênngành như Ke toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Thương mại Du lịch.Marketing

Để tạo điều kiện cho công tác giảng dạy cũng như học tập cùasinh viên bậc cao đắng, đại học khối ngành kinh tế tại trường Đại họcCông nghiệp Tp.HCM, nhỏm tác già đà tham khảo một số sách, tài liệutrong và ngoài nước, kết hợp với nội dung bài giảng của một số giáoviên để hình thành nên giáo trình Quản trị học Giáo trình này đượcbiên soạn dựa trên đề cương môn học hiện hành cùa khoa Quàn trị kinhdoanh trường Đại học Công ngiệp Tp Hồ Chí Minh dề phục vụ choviệc học tập, nghiên cứu của sinh viên khối ngành kinh tề Nội dunggiáo trình có trùng lắp hay khiếm khuyết là ngoài ý muốn, kính mongquý thây cô, quý bạn đọc nhiệt tình góp ý đe hoàn thiện giảo trình đượctốt hơn

Túc giá

CHƯƠNG 6: TÓ CHỨC

6.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU CỦA CHỨC NÀNG TÓ

CHỨC

6.2 TÂMHẠN QUẢN TRỊ

.173

CHƯƠNG 1 TÓNG QUAN VỀ QUẢN TRỊMục tiêu

Hiểu được vị trí và vai trò quan trọng cùa hoạt động quàn trị trongmột tồ chức Cụ thề

Trình bày được khải niệm về quản trị, sự cần thiết cùa các hoạt động quản trị trong tô chức.

Trình bày được tỉnh nghệ thuật và khoa học trong quàn trị, cho ví

dụ minh họa trong một số tình huống cụ thể

- Trình bày được khải niệm về nhà quản trị, phán biệt được sự khác biệt giữa các cấp bậc quản trị trong tổ chức.

1.1 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ

1.1.1 Sự cần thiết của các hoạt động quản trị trong tổ chức

Hoạt động quản trị là hoạt động tất yếu phát sinh khi con ngườikết hợp với nhau đề cùng hoàn thành mục tiêu Nếu mồi cá nhân tự mìnhhoạt động và sống một mình như Rô-bin-sơn trên hoang đào thì không cóhoạt động quàn trị Chỉ cần có hai người quyết tâm kết hợp với nhau vìnhững mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống

và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm Các hoạt động quàn trịphát sinh khi con người kết hợp thành tập thề như là sự cần thiết kháchquan Bởi vì, nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể

sẽ không biết làm gì, lúc nào làm và làm như thế nào Giống như haingười cùng khiêng một khúc gỗ, nếu không có sự thống nhất, thay vìcùng bước về hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau.Hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng là hoạtđộng quàn trị Trong bộ “Tư bản" của C.Mác có đưa một hình ành vềhoạt động quàn trị, đó là hoạt dộng của người chỉ huy dàn nhạc, ngườinày không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chì đứng chì huy các nhạc côngtạo nên bản giao hường Đó là hoạt động quàn trị Từ xa xưa, con người

đã biết kết hợp lại với nhau thành từng nhóm nhằm thực hiện những mụctiêu chung như chống lại thú dữ, tim kiểm thức ăn hoặc chống chọinhững bất trắc ưong thiên nhiên để sinh tồn Trong giai doạn này, hoạtđộng quàntrị sơ khai được thể hiện qua sự phân công lao động trong việcsăn bắt thú rừng, hái quà, bào vệ bộ tộc Từ cách đây hàng thiên niên kỷ,những công trình vĩ đại như Vạn Lý Trường Thành (Trung Quốc), Kim

Tự Tháp (Ai Cập) đã xuất hiện Rõ ràng là để hoàn thành nhừng côngtrình này, không những cần khối lượng nguyên vật liệu khồng lồ mà còncần hàng triệu người cùng nhau lao động qua hàng chục năm Nếu không

có những nồ lực có tồ chức dưới sự hoạch dịnh, tổ chức, điều khiển vàkiểm soát của những người có trách nhiệm, nhừng công ưình như thế sẽkhông hoàn thành Như vậy, dù có được gọi bàng những thuật ngừ khácnhau, trong thực tế những hoạt động quản trị đã dược triền khai và chứng

tỏ được tầm quan trọng của mình

Tóm lại, quản trị là hoạt động không thề thiếu đối với một tồ chức.Vậy, tồ chức là gì? Tồ chức là một sự sáp xếp có hệ thống một nhóm ngườiđược nhóm gộp lại với nhau đề đạt được những mục tiêu cụ thể

Ví dụ: Công ty ABC là một đơn vị kinh doanh có qui mồ lớntrong ngành sữa Việt Nam Tầm nhìn của công ty là “Trở thành một tậpđoàn công ty sản xuất các loại sữa và thực phấm, đáp ứng nhu cầu sứckhỏe của người dân với mức tăng trưởng nhanh, bền vững tại thị trường

trong nước và khu vực”.

TỞNO OIẮM D ÓC

Hình 1 ỉ Sơ đẻ tô chức cùa Công ty sữa ABC Việt Nam

Mồi tồ chức có mục tiêu và nhiệm vụ khác nhau nhưng nhìn chungđều cần có hoạt động quản trị đề tồn tại và phát triền Một doanh nghiệp,một cơ quan nhà nước hay một trường đại học đều cần có những quyết địnhưongcác lĩnh vực hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm ưa và nhừng hoạtđộng hồ ượ khác Ví dụ, một doanh nghiệp rơi vào tình trạng thua lồ triềnmiên hay bị phá sản có thể do nhiều nguyên nhân, nhung nguyên nhân đáng

kề nhất thường do quàn trị kém hiệu quả hay nhà quàn trị thiếu năng lực

ỉ.1.2.Quản trị là gì?

Harold Kootz & Cryril O’Donnell đà định nghĩa quản trị trong tác

phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý ”: “Quản trị là việc thiết lập và

duy trì một môi trường nơi mà các cá nhân làm việc với nhau trong từngnhóm có thê hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt các mục tiêucủa nhóm ”.1 Phát biểu này nhấn mạnh đến sự cằn thiết phải thiết kế một

bộ máy quản lý hữu hiệu đề cỏ thể điều hành, phối hợp các hoạt động cùatoàn bộ tồ chức hướng tới mục tiêu đã đề ra

Stoner & Robbins cho rằng: “Quàn trị là quá trình hoạch định, tồchức, bố trí nhân sự, lãnh đạo, kiềm soát có hộ thống các hoạt động trongmột tồ chức nhằm đạt được các mục tiêu đà vạch ra”

Robert Kreitner trong tác phẩm “Quản trị” đưa ra định nghĩa vềquản ưị khá rõ ràng: “Quản trị là tiến trình làm việc với con người vàthông qua con người đề hoàn thành các mục tiêu của tồ chức trong mộtmôi trường luôn thay đồi Trọng tâm cùa tiến trình này là sừ dụng có hiệuquà nhừng nguồn tài nguyên có hạn”.2

Trong các cách định nghĩa trên, có thể nhận thấy:

- Quản ưị là hoạt động cẩn thiết khách quan khi con người cùnglàm việc với nhau

- Quản trị là hoạt động hướng về mục tiêu

- Quản trị là sử dụng có hiệu quà nguồn lực đề đạt được mụctiêu

- Con người đỏng vai trò rất quan trọng trong quản trị

1' Sách "Quàn trị học" trường Đại học Kinh tế Tp HCMkhoa QTKD, NXB Hồng Đức

2010.

2

Sách "Quản trị học" trường Đại học Kinh tế Tp HCMkhoa QTKD, NXB Hồng Đức

2010

- Hoạt động quàn trị chịu sự tác động của mồi trường biến độngkhông ngừng.

Đối tưựng của quản trị:

- Tiếp cận theo quá trình hoạt động:

- Quản trị các hoạt động đầu vào: (5M-1)

- Man: nhân lực

- Materials: vật tư

- Machines: máy móc thiêt bị

- Method: công nghệ, là cách thức, phương pháp thực hiện quátrình sản xuất hiệu quả

- Money: nguồn vốn

- Information: thông tin

- Quản trị các hoạt động vận hành: sản xuất, bố trí mặt bang

- Quàn trị các hoạt động đầu ra: bán sàn phấm, dịch vụ sau bán

hàng

- Tiếp cận theo chức năng hoạt động: quàn trị sàn xuất, quản trịtài chính, quản trị marketing, quản trị chất lượng, quản trịnguồn nhân lực, quản trị hệ thống thông tin

- Tiếp cận theo chức năng quàn trị: hoạch định, tổ chức, điềukhiền, kiểm tra

1.1.3 Hiệu quả của hoạt động quản trị

Một hoạt động quàn trị thành công khi đạt được cả hiệu quả vàhiệu suất Trong quàn trị vấn đề quan trọng là đạt hiệu quả

• Hiệu quả: đo lường về sự thích hợp của các mục tiêu đượcchọn (đó có phải là mục tiêu đúng hay không) và mức độ chúng đượcthực hiện Hiệu quả quàn trị là làm đúng việc (do right things) Làm đúngviệc rất quan trọng bởi nó sè đưa tổ chức đi đúng hướng Làm đúng việccho dù chưa phải là cách tốt nhất vẫn tốt hom là làm không đúng việc cho

dù nó được tiến hành với cách tốt nhất

Công thức: P=o/I

Trong đó:

p (Performance): hiệu suất

o (Output) : giá trị đầu ra

I (Input) : giá trị đầu vào

Ncu p > 1 thì hoạt động quản trị cỏ hiệu suất; p càng lớn thì hiệu suấtcàng cao

Việc đạt mục tiêu và nâng cao hiệu suất chính là lý do tồn tại của hoạtđộng quàn trị

•Như vậy, quàn trị phài nhằm đạt được hiệu quà và hiệu suấtnghĩa là làm thế nào hoàn thành mục tiêu tổ chức với chi phí thấp nhất.Đạt được điều đó là nhờ thông qua hoạt động quản trị, một tổ chức cỏthể dự đoán được khả năng thực hiện và thời gian hoàn thành công việc,triển khai các hoạt động, điều hành nhân sự, điều hành công việc tốthơn, khoa học hơn

1.1.4 Các chức năng quản trị

Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng cùaquản trị Thông dụng nhất có lẽ là ý kiến của các tác già James Stoner vàStephen Robbus chia các chức năng cùa quàn trị thành hoạch định, tổchức, điều khiển và kiểm tra

ỉ.1.4.1 Chức năng hoạch định

Chức nãng hoạch định the hiện ở việc xác định rõ các mục tiêu vàthiết lập kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đỏ Hoạch định liên quanđến dự báo và tiên liệu tương lai, do đó sẽ có những rủi ro nhất định Nếukhông lập kế hoạch thận ưọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trongquàn trị

Hoạch định giúp nhà quàn trị tăng tính chủ động trong việc chuấn

bị nguồn lực, tăng tính thống nhất trong quá trinh thực hiện mục tiêu

Ví dụ: Công ty VINASAPA, là đơn vị kinh doanh thực phẩm chức năng,xây dựng mục tiêu chiến lược năm 2020:

Các tồ chức sẽ đạt được hiệu quà hơn khi các nhà quản trị chọnđược mục tiêu đúng và hoàn thành chúng Hiệu quà chính là phép sosánh giữa kết quà đạt dược với mục tiêu đúng đắn đã đặt ra.

Kct quả đạt đượcHiệu quả = -— — -

Mục tiêuTuy nhiên, như đã đề cập ở trên, một hoạt động quản trị được coi

là thành công khi đạt được cà hiệu quà (đạt mục tiêu) và hiệu suất (phítồn thấp) Nếu xác định được mục tiêu đúng và đạt được mục tiêu nhưngvới chi phí quá cao không chấp nhặn được thì thực sự hiệu quà của quảntrị chưa có, điều này thường xảy ra khi ta làm việc chưa đúng cách hayhiệu suất chưa cao

- Hiệu suất: do lường các nguồn lực dược thực hiện dúng nhưthế nào đề đạt đến một mục tiêu? Hiệu suất quàn trị là làm đúng cách (dothings right) Hiệu suất càng cao khi tỳ lệ giữa kết quả đạt được càng lớnhơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra Hiệu suất được xác dịnh bởi kết quàcông việc trên 1 suất đơn vị chi phí

, Kết quà đạt đượcHiệu suât = - —— -

Chi phíKhi có nhiều phương án, nhà quản trị phải so sánh lợi ích và chiphí của từng phương án để chọn ra một phương án đạt kết quả cao nhấtvới chi phí thắp nhất

Trong thực tế, hoạt động quản trị có hiệu quả thực sự khi ta đâchọn đúng việc để làm (hiệu quà) và chọn đúng cách đổ làm tăng hiệusuất Có nhiều cách tăng hiệu suất của hoạt động quàn trị:

- Giàm lượng đầu vào, giữ lượng dầu ra không doi

- Giữ nguyên lượng đầu vào, tăng lượng đầu ra

- Giàm lượng đầu vào, tàng lượng đầu ra

- Tỉ lệ lượng đầu ra tăng lớn hơn tỉ lệ tảng của lượng dầu vào

- Ti lệ lượng đầu vào giàm nhiều hơn ti lệ giảm của lượng đầu ra

• Phát triền sàn phẩm mới - sản phẩm mới chiếm 30% thị phần;

• Xây dựng nhà máy sàn xuất: công suất 360 triệu sản phẩm/năm;

• Tung sản phẳm mới ra thị trường và tăng dần thị phần: 6 thángcuối năm 2019

1.1.4.2 Chức năng điều khiển

Chức năng điều khiển thể hiện chù yếu ở việc động viên và lãnhđạo, định hướng những hoạt động của cắp dưới, bao gồm giải thíchđường lối, chính sách, huấn luyện, động viên linh thần làm việc của nhànviên

Điều khiền nhằm đảm bào biến mục tiêu đã hoạch định thànhhiện thực, phát huy năng lực cùa nhân viên, qua dó nhân viên sẽ tựnguyện phấn đấu cho những mục tiêu của tồ chức

1.1.43 Chức năng kiểm tra

Kiêm tra nham đo lường việc thực hiện, so sánh thực hiện với kếhoạch, điều chình sai lệch (nếu cần thiết), nhằm đàm bão công việc đượcthực hiện như kế hoạch đề ra Việc kiềm tra được tiến hành xuycn suốttrong quá trình hoạt động sàn xuất kinh doanh, bao gồm các bước kiềmtra trước, trong và sau khi thực hiện

Ví dụ: Công ty VINASAPA có kết quà kiểm tra việc thực hiện mục tiêunhư sau: Đúng tiến độ về thời gian, nhưng chi đạt 15% thị phần -> cầntăng cường chiến dịch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm mới

Tóm lại, tiến trình quàn trị là quá trình hoạt động của các nhàquản trị nham đạt mục tiêu cùa tô chức thông qua việc thực hiện các chứcnăng quàn trị một cách liên hoàn Các chức năng của quàn trị có moiquan hệ tác động qua lại với nhau và không thể tách rời.

1.2 QUẢN TRỊ LÀ KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT

1.2.1 Quản trị là khoa học

Khoa học quàn trị là một lành vực tri thức gồm những kinhnghiệm dã dược tồng kết và khái quát hóa, nó có thề áp dụng tống quáttrong mọi trường hợp Khoa học quản trị hình thành nên cơ sờ lý thuyết

về quàn trị tô chức, những kiến thức này người ta có thể học và áp dụngtrong thực hành quản trị

Quản trị một ngành nghiên cứu, phân tích các hoạt dộng quản trịưong tồ chức, giài thích các tình huống quản trị, từ đó đề ra nhừng kỹthuật giúp các nhà quàn trị hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ

Như vậy, quản trị là một môn khoa học vì nó có đối tượng nghiêncửu, có phương pháp phân tích, có lý thuyết và nguyên tắc xuất phát từnghiên cứu Tính khoa học cùa quản trị thề hiện ở chỗ nó đòi hỏi nhàquàn trị phải suy luận trân cơ sờ khoa học, logic dể giải quyết vắn đề,không dựa vào suy nghĩ chủ quan của cá nhân

Nhà quàn trị phài hiều biết sâu sac các quy luật khách quan về tựnhiên - xã hội, kinh té đế có thể lựa chọn phương án xừ lý thích họp

Nhà quàn trị phài biết sử dụng những thành quả cùa các ngànhkhoa học khác, các phát minh mới, các phương pháp hiện đại dê ứngdụng vào hoạt động quản trị Nhà quản trị phài nắm vừng những nguyêntắc, thủ lục, quy trình, pháp luật để ra quyết định kịp thời và chính xác

1.2.2 Quản trị là nghệ thuật

Bên cạnh đó, quản trị không thề học thuộc lòng hay áp dụng theonguyên tẳc một cách cứng nhắc Quàn trị là nghệ thuật và là một mônnghệ thuật sáng tạo Nghệ thuật quản trị chính là khà năng nhà quản trị

biết phái làm the nào trong từng hoàn cành cụ thê, nó có được qua sir trải

nghiệm, nghiên cứu, quan sát cùa nhà quàn trị, đúc kết và the hiện nótrong các công việc hàng ngày Nhà quàn trị giòi vẫn có thế gặp sai lầmnhưng họ

sẽ học hỏi được ngay từ những sai lầm đó đề rút ra bài họckinh nghiệm và xây dựng nghệ thuật quàn trị của chính họ, vận dụng linhhoạt các lý thuyết quàn trị trong nhũng tình huống cụ thề sau này

Một số nghệ thuật điền hình ưong hoạt động quản trị có thề kề đến

là nghệ thuật ra quyết định hiệu quả, nghệ thuật giao tiếp ưong kinh doanh,nghệ thuật đàm phán, thuyết phục, nghệ thuật lãnh đạo, nghệ thuật sử dụngcác nguồn lực, nghệ thuật bán hàng Các nghệ thuật quản trị này hiện nay

dã và đang được sử dụng rất nhiều trong hoạt dộng sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Bản thân nhà quản trị nếu biết sừ dụng một cách khéo léo,linh hoạt các nghệ thuật này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc bàn thân

và đem lại hiệu quả cao cho tồ chức

1.3 NHÀ QUẢN TRỊ

1.3.1 Khái niệm

Trong tồ chức có hai nhóm người: nhà quàn trị và những ngườithừa hành Người thừa hành là những người trực tiếp làm một công việchay một nhiệm vụ cụ thể và khống có ưách nhiệm trông coi công việccùa người khác Ví dụ như một nhân viên bán hàng, một công nhân đứngmáy tiện, một nhân viên văn phòng

Nhà quàn trị là người nẳm giữ các vị trí đặc biệt trong một tồchức, được giao quyền hạn và trách nhiệm diều khiền và giám sát côngviệc của người khác, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tồ chức đó

Nhà quản trị là người tiến hành các hoạt động chi huy côngviệc của người khác, có chức danh nhắt định trong hệ thống quản trị

và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, lãnh đạo và kiềm tra hoạt độngngười khác, là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.Người cùng làm việc với và thông qua người khác nhằm đạt được cácmục tiêu đã đặt ra

Nhà quàn trị là người thực hiện cà bốn chức năng chính của quàn trị,gồm hoạch định, tồ chức, điều khiền và kiểm tra

- Hoạch định: đề ra kế hoạch, phương hướng hoạt động trong

tương lai cho tổ chức

- Tô chức: thiết lập và phối họp các phương pháp, phân chia công

việc, tổ chức sừ dụng tốt các yếu tổ sản xuất

- Điều khiển: có uy quyền và quyền hành, có nhiệm vụ thúc đẩy

nhân viên làm việc hăng hái

- Kiếm tra: đảm bào việc thực hiện mục tiêu ngẳn hạn có kết quà

đúng thời hạn ấn định

1.3.2 Cấp bậc quản trị trong một tổ chức

Trong một tổ chức thường phân thành 3 cấp bậc quàn trị: cấp cao,cấp giữa và cấp thấp, tương ứng sẽ có nhà quản trị cấp cao, nhà quản trịcấp giữa (cấp trung gian), nhà quản trị cấp thấp (cấp cơ sờ)

1.3.2.1.Nhà quản trị cấp cao

Nhà quản trị cấp cao là những nhà quàn trị ở bậc quàn trị cao nhấttrong một tổ chức, họ chịu trách nhiệm về kểt quả hoạt động, sự tồn tại vàphát triển cùa tổ chức, họ có thể là Chủ tịch Hội đồng Quàn trị, Tổng Giámđốc, Giám đốc Nhiệm vụ của nhà quán trị cấp cao là đưa ra các quyếtđịnh chiến lược Công việc của họ là nghiên cứu môi trường, xây dựng mụctiêu, lên kế hoạch để thực hiện được mục tiêu đó, chịu trách nhiệm về cáchoạt động cùa tổ chức và các hiệu quà mà nó đem lại cho xà hội Công việccùa họ rất phức tạp và căng thảng, đòi hòi thời gian, sự sáng tạo, ưách nhiệm

và sự gẳn bó với tổ chức

13.2.2 Nhà quản trị cấp giữa hay trung gian

Nhà quản trị cấp trung gian là những người ở giữa hệ thống, dướicác nhà quản trị cấp cao và chịu trách nhiệm về các nhân viên cấp dưới,

Họ có thể là trường phòng, quàn đốc, cửa hàng trưởng, trường bộ phận Nhiệm vụ của quàn trị viên trung gian là ưiền khai các mục tiêu chiếnlược do cấp cao đề ra và điều khiển hoạt động trong bộ phận mà mìnhlành đạo, chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát hoạt động cúa các quàn trịviên cấp thấp trong phạm vi quyền hạn nhất định

1.3.23 Nhà quản trị cấp cơ sở

Quàn trị viên cấp cơ sờ là những nhà quàn trị ở cấp cưẻi cùngttong hệ thống cấp bậc quàn trị, họ chiếm một sổ lượng lớn trong số cácnhà quản trị Thông thường họ là những tổ trưởng, nhóm trường chịubên ngoài,

từ báo, tạp chí, báo cáo cùa các ban ngành liên quan hoặc lànhững thông tin nội bộ, từ nhân viền, các phòng ban mà có the ànhhướng đến hoạt động tồ chức dể có nhừng biện pháp ứng xừ cho phùhợp

- Vai trò phồ biến thông tin: là người phô biến thông tin cho mọingười, chịu trách nhiệm truyền tải các thông tin dển những người bentrong tồ chức thông qua các các phương tiện khác nhau như hội họp,email, điện thoại để mọi người hiều và nám rõ thông tin, tránh hiểulầm hoặc xuyên tạc thông tin của tồ chức

- Vai trò cung cắp thông tin: là người có trách nhiệm và quyền lựcthay mặt tồ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài như khách hàng,cồng chúng, phóng viên báo đài với mục đích giài thích hay bảo vệ cáchoạt động của tô chức Đồng thời sừ dụng thông tin đe ảnh hường tíchcực đến mọi người trong tồ chức khi có những phàn ứng xảy ra

13.3.3 Cảc vai trò quyết định

- Vai trò doanh nhân: thể hiện khi nhà quàn trị đưa ra một ý tưởngmới hoặc một quyết định đề phát triền kinh doanh Ví dụ phát triển sảnphẩm mới, áp dụng một kỳ thuật mới vào sản xuất hoặc nâng cấp, điềuchinh cơ sở vật chất đang sữ dụng

- Vai trò người giải quyết các mâu thuẫn, xung đột: kịp thời đưa racác quyết dinh đối phó với những biến cố bất ngờ xày ra, không tiên liệutrước, những cuộc khùng hoảng, mâu thuẫn về quyền lợi, hoặc kháchhàng thay đổi ycu cầu

- Vai trò phân phối các nguồn lực: khi nguồn lực cùa tô chức ườ nênkhan hiếm mà nhu cầu sừ dụng lại tăng cao, đòi hòi các nhà quàn trị pháicân nhắc kỹ đề sử dụng đúng nguồn lực, phân phối các nguồn lực cho các

bộ phận đảm bảo sự hợp lý và tính hiệu quả cao Phân phối các nguồnlực bao gồm thời gian, quyền hành, trang thiết bị, cơn người hay tàichính, ngân sách

- Vai trò đàm phán: nhà quàn trị chịu trách nhiệm là người thươngthuyết trong các hoạt động kinh doanh, trong các quan hệ với các đơn vịkhác và với xà hội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.IỈCM

THự VIÊN „

MẪ VẠCH:

‘Mười vai trò này liên hệ mặt thiết với nhau và nhà quàn trị cỏ thềthực hiện một hoặc nhiều vai trò cùng một lúc trong các tình huống quảntrị Hoạt động quản trị là đa dạng và phong phú, mọi sự thành công haythất bại cùa công ty đều bắt nguồn từ hoạt động quản trị Tuy nhiên, nhàquàn trị cũng là con người, không the điều gì cũng biết, cái gì cũng thấy.Hon nữa, môi trường hoạt động cùa các tồ chức ngày càng phức tạp vàđầy biến động Do vậy, kết quâ cùa các tồ chức mặc dù chịu những ànhhường rất lớn bời sự điều hành cùa nhà quàn trị nhưng chúng còn chịuành hưởng từ những yếu tố ngoài tầm kiẻm soát cùa họ.

1.3.4 Kỹ năng của nhà quản trị

Đe hoàn thành nhiệm vụ phức tạp khó khăn của mình nhà quản trịcần có một số kỹ năng cần thiết Robert Katz đà trình bày 3 loại lỹ năng

mà mỗi nhà quàn trị cần có và nhừng kỹ năng đó ành hường đên hoạtdộng của doanh nghiệp mà nhà quàn trị phụ trách, đồng thời cũng ànhhưởng đến sự phát triển nghề nghiệp của nhà quản trị, ba kỹ năng dó là

kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy

1.3.4.1 Kỹ năng kỹ thuật

Kỹ năng kỹ thuật thể hiện trình độ chuyên môn, nghiẹp vụ cùanhà quàn trị, là nhừng khà nãng cần thiết để thực hiện một công việcchuyên môn cụ thể Kỹ năng này đòi hòi nhà quản trị có sự am hiều vềlĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách Ví dụ viết một báo cáo, soạn thàohợp đồng, phân tích được các báo cáo tài chính, lặp kế hoạch kinhdoanh Nhà quàn trị có được chuyên môn đó qua quá trình đào tạo ởcác trường hay qua bồi dường ờ các đon vị Do đặc điềm, tính chất côngviệc nên kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị cấp thấp

1.3.4.2 Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng nhân sự là nhừng kỹ năng cần thiết đe biết cách làm việcvới con người, biết động viên họ nồ lực làm việc Kỹ năng nhân sự là tàinăng đặc biệt của nhà quản trị trong quan hệ với người khác nhằm tạo sựthuận lợi và thúc đây hoàn thành công việc chung Nhà quản trị cần có sựhiểu biết sâu sắc về hành vi, thái độ, động cơ cùa con người, nhạy cảmvới các quan hệ xã hội, có kỹ năng giao tiếp tốt, có khà năng thiết lập cácmối quan hệ hợp tác có hiệu quà Kỹ năng này cần thiết ờ hầu hết các cấpbậc quàn trị

1.3.4.3 Kỹ năng nhận thức hay tư duy

Kỹ năng nhận thức là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với các nhàquàn trị, đặc biệt là quản trị cấp cao Kỹ năng này đòi hỏi các nhà quảntrị phài có tầm nhìn chiến lược, hiểu rõ mức độ phức tạp cùa các môitrường kinh doanh tác động đến doanh nghiệp, biết phân tích và giảiquyết vấn đề một cách có hộ thống đề giảm thiểu các mức độ phức tạp,rủi ro đó xuống một mức độ có thể dối phó được Khi có kỹ năng tư duytốt, nhà quàn trị có thể nhìn thấy trước vấn đề và định lượng đúng conđường phát triền tồ chức, dưa tồ chức đến thành công ngay cả trong hoàncảnh khó khăn nhất

Đe thực hiện công việc của mình, nhà quàn trị phải có đầy đủ 3nhóm kỹ năng trên, tâm quan trọng cùa mỗi loại kỹ năng tùy theo cắp bậccủa nhà quản trị ữong tổ chức Ớ cấp càng cao nhà quàn trị càng cần phải có

kỹ năng tư duy chiến lược, ngược lại, ờ cấp thấp, nhà quàn ưị cần kỹ năng

chức cótên riêng, cỏ tài sàn, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lặp theoquy

định cùa pháp luật nhăm mục đích kinh doanh”

Trong đó, kinh doanh dược định nghĩa là việc thực hiện một hoậcmột số hay toàn bộ các công đoạn của quá trình dầu tư, từ nghiên cứu,sản xuất đến tiêu thụ sàn phẩm, dịch vụ trên thị trường nhàm mục đíchsinh lợi Khái niệm kinh doanh theo dịnh nghĩa trên tương đồng với địnhnghĩa hành vi thương mại, trong luật thương mại ở các nước.

1.3.5.2 Phân loại doanh nghiệp

- Theo lình vực hoạt động cùa doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc

dân:

Theo tiêu thức này, các doanh nghiệp được phân thành các loại:

- Doanh nghiệp nông nghiệp: là những doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực nông nghiệp, hướng vào việc sản xuất ra những sàn phẩm

là cày, con Hoạt động sản xuất kinh doanh của nhừng doanh nghiệp nàyphụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên

- Doanh nghiệp công nghiệp: là những doanh nghiệp hoạt độngtrong lình vực công nghiệp nhằm tạo ra những sản phẩm bằng cách sửdụng những thiết bị máy móc dề khai thác hoặc chế biến nguyên vật liệuthành thành phầm Trong công nghiệp có thể chia ra: công nghiệp xâydựng, công nghiệp chế tạo, công nghiệp diện từ

- Doanh nghiệp thương mại: là những doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực thương mại, hướng vào việc khai thác các dịch vụ trongkhâu phân phối hàng hóa cho người tiêu dùng, tức là thực hiện nhữngdịch vụ mua vào bán ra đề kiếm lời Doanh nghiệp thương mại có the tồchức dưới hình thức bán buôn hoặc bán lê và hoạt động cùa nó có thểhướng vào xuất nhập khẩu

- Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ: cùng với sự phát tricn của nềnkinh tế, lĩnh vực dịch vụ ngày càng phát triển đa dạng, nhưng doanhnghiệp trong ngành dịch vụ đã không ngừng phát triền nhanh chóng vềmặt số lượng và doanh thu mà còn ờ tính đa dạng của lĩnh vực này như:ngân hàng, tài chính, bào hiểm, bưu chính viễn thông, vận tải, du lịch,khách sạn, y tế

• Theo quỵ mỏ cùa doanh nghiệp:

Theo hình thức phân loại này, các doanh nghiệp được phân thành

ba loại:

- Doanh nghiệp có quy mô lớn

- Doanh nghiệp có quy mô vừa

- Doanh nghiệp có quy mô nhỏ

Đê phân biệt các doanh nghiệp theo quy mô trên, hầu hết cácnước đều dựa vào những tiêu chuẩn như:

- Tồng số vốn đầu tư

- Số lượng lao động

- Doanh thu hàng năm

- Lợi nhuận hàng năm

Trong đó tiêu chuẩn số vốn và số lao động được chú trọng hon cả.còn doanh thu và lợi nhuận được kết hợp dể phân loại Tuy nhiên khilượng hóa các tiêu chuân nói trên thì tùy thuộc vào trình độ phát triểnsàn xuâl ở mồi quốc gia không giong nhau

• Theo hình thức sở hữu: Theo cách phân loại này có hai loại hình

doanh nghiệp chính là doanh nghiệp một chù sở hữu và doanh nghiệpnhiều chù sờ hữu

(1) Doanh nghiệp một chù sờ hừu: gồm có doanh nghiệp nhà nước vàdoanh nghiệp tư nhân

* Doanh nghiệp nhà nước: là tồ chức kinh tế do nhà nước đầu tư vốn.thành lập và tô chức quản lý hoạt động kinh doanh hoặc hoạt độngcông ích, nhàm thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội do nhà nướcgiao

* Doanh nghiệp tư nhân: là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và

tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sàn cùa mình về mọi hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp

(2) Doanh nghiệp nhiều chủ sở hữu: cỏ hai loại hình doanh nghiệp(công ty và hợp tác xà)

* Công ty: có công ty đối nhân và công ty đối vốn

+ Công ty đối nhân: ỉà công ty mà trong đó các thành viên thườngquen biết và lien két với nhau do tín nhiệm công ty, họ nhân danh mình

mà kinh doanh và liên đới chịu trách nhiệm Ví dụ: Công ty hợp danh

+ Công ty đối vốn: là công ty mà trong đó người tham gia khôngquan tâm đến mức độ tin cậy của các thành viên khác, họ chì quan tâmdến phần vốn góp Phần vốn góp này có thề chuyến nhượng hoặc đemmua bán trôn thị trường chứng khoán Lãi được chia tương ứng với phanvốn góp và chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn góp Ví dụ:công ty cố phần

Đối với công ty TNHH, đây là loại hình trung gian của hai loạihình trên Trong công ty TNHH vừa tồn tại tính đối nhân, vừa tồn tại tínhđối vốn

1.3.5.3 Doanh nhân

Doanh nhân là người bỏ vốn đầu tư vào sàn xuất kinh doanh mộtsàn phẩm dịch vụ nào đấy, họ chấp nhận rủi ro trong cạnh tranh để tìmlợi nhuận

Doanh nhân có 3 đặc điểm thường thấy:

• Luôn thôi thúc đe thành đạt

• Rắt tự tin và hoàn toàn làm chủ vận mệnh của mình

• Chi chọn mức rủi ro vừa phải, trong phạm vi lượng định

Những người làm công tác quàn trị (quàn trị viên) dù ở cấp bậcnào nhưng làm việc ăn lương thì không được gọi là nhà doanh nghiệp.Doanh nhân theo đuổi những mục đích nhất định: có lợi nhuận, được tựchủ và được thỏa mãn trong cuộc sống

Như vậy, trong các vai trò cùa nhà quản trị do Henry Mentzbergđưa ra, doanh nhàn có các vai trò thuộc nhóm vai trò quyết định trongkinh doanh

TÓM TẤT

Quản trị là hoạt động không thề thiếu trong mỗi to chức khi conngười kết hợp lại với nhau nhàm thực hiện những mục tiêu chung

Có nhiêu cách định nghĩa về quản trị, nhưng tổng hợp lại dều cónhững điềm chung là:

- Quàn trị là hoạt động hướng tới mục tiêu trên cơ sở sử dụng hợp

lý các nguồn lực

- Con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quàn trị

- Hoạt động quàn trị dề bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài

Quá trình quản trị liên quan den 4 chức năng cơ bản là hoạchđịnh, tô chức, điều khiển và kiêm tra

Nhà quàn trị là người nắm giữ vị trí đặc biệt, có quyền điều khiểncon người và chịu trách nhiệm về kết quà hoạt động của họ trong tồ chức.Trong một tồ chức thường có rất nhiều nhà quản trị hoạt động ở nhữnglĩnh vực, câp bặc khác nhau Hộ thống cấp bặc quản trị trong tồ chứcthường phân thành ba nhóm chính: quàn trị viên cấp cao, quản trị viêncấp giừa và quàn trị viên cấp thấp Nhà quân trị ờ cắp bặc nào cũng phảithực thi các chức năng cơ bán cùa quản trị, tuy nhiên tùy mỗi cấp độ màmức độ quan trọng của việc thực hiện từng chức năng cũng như thời giandành cho nó sẽ khác nhau

Trong hoạt động cùa nhà quàn trị đảm nhận nhiều vai trò khácnhau, gồm 3 nhóm chính là vai trò quan hệ với con người, vai trò thôngtin và vai trò quyết dịnh Ba nhóm này phân thành 10 vai trò cụ thể

Đe đàm nhận dược vai trò của mình, nhà quàn trị cần có những kỹnăng cần thiết: kỹ năng tư duy, kỹ năng nhân sự, kỹ năng kỹ thuật Theo

đó, mức độ đòi hói về từng loại kỹ năng này thay đồi theo cấp bậc củanhà quàn trị

Đê thành công nhừng nhà quản trị phải nắm vừng lý thuyết vềquàn trị và biết vận dụng sáng tạo vào từng tình huống cụ thê

Doanh nghiệp là tố chức cỏ tên riêng, có tài sản, có trụ sở giaodịch, được đãng ký thành lập theo quy định cùa pháp luật nhằm mục đíchkinh doanh Có nhiều cách phân loại doanh nghiệp: theo lình vực kinhdoanh, theo quy mô, theo vốn chù sờ hữu

Doanh nhân là người bỏ vốn đằu tư vào sản xuất kinh doanh mộtsản phâm dịch vụ nào đây, họ chấp nhận rủi ro trong cạnh tranh đê tìmlợi nhuận.

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1: Như thế nào là một tồ chức? Tại sao hoạt động quàn trị lại cằnthiết cho mọi tổ chức?

Câu 2: Hoạt dộng quàn trị ờ các tổ chức hoạt động có lợi nhuận và phi lợinhuận có giống nhau không?

Câu 3: Phân tích mối quan hệ giữa khoa học quản trị và nghệ thuật quàntrị

Câu 4: Trình bày tóm tắt các chức năng cùa nhà quàn trị Theo anh/chị

chức năng nào là quan trọng nhất?

Câu 5: Trình bày các kỹ năng cùa nhà quản trị Theo anh/chị, kỹ năngnào là quan trọng nhất?

Câu 6: Những thách thức nào mà các nhà quản trị cắp thấp, cấp giữa vàcấp cao thường phài đối mặt?

Câu 7: So sánh đặc điềm nhả quàn trị và doanh nhân

Câu 8: Bình luận câu nói noi tiếng trên bia mộ một tỉ phú người Mỳ sau:

“Nơi đây an nghi một người biết sử dụng những người giỏi hơn mình”

Câu 9: Phân tích nhận định sau: “Hơn 95% thất bại của chúng tôi cónguyên nhân từ quản lý” Từ đó làm rõ vai trò cùa quản lý trong cácdoanh nghiệp

Đến thế kỷ 18: là thời kỳ phát triền vượt bậc với sự bùng nồ cùacuộc cách mạng công nghiệp với hàng loạt các phát minh ra đời, đặc biệt

là động cơ hơi nước, nên việc các hoạt dộng sàn xuất cũng thay đồi nhiều

và được chuyền từ gia đình tới nhà máy

về tồ chức sàn xuất thì các mô hình sàn xuất với quy mò nhò,phân tán, thủ công được thay băng sàn xuất với quy mô lớn lặp trung vàdựa vào máy móc về hình thức sờ hữu thì mô hình công ty cồ phần xuấthiện, dẩn dần thay thế cho sở hữu cá nhân Môi trường kinh doanh phứctạp, năng động hon so với trước đây Mặt khác mối quan hệ trong nội bộcông ty và giữa công ty với môi trường ben ngoài ngày càng trở nên chặtchẽ hơn Chính những sự thay đoi này đã tác động rất lớn làm xuất hiệnkhoa học về quàn trị.

2.1.2 Hoàn cảnh ra đòi

Từ cuối thế kỳ 18 đến nay, vai trò quản trị thể hiện qua 3 giaiđoạn chính theo Robethay và Edgray)

Giai đoạn 1: Cuối thế kỳ 18 - thập niên 1930

Tối đa hóa lợi nhuặn: quản trị là làm cách nào càng có lời càng tốt(tư tường cá nhân chủ nghĩa)

Giai đoạn 2: Thập niên 1930 - thập niên 1960

Quản trị hướng đến tập thề, cá nhân và tồ chức liên kết với nhau

để đạt được những mục tiêu chung

Giai đoạn 3: Năm 1960 đến nay

Quản trị có xu hướng xà hội hỏa, chú trọng đến chất lượng sảnphẩm và cuộc sống của mọi người

Nhìn chung từ cuối thế kỳ 19, những nỗ lực nghiên cứu và đưa ranhững lý thuyết quản trị đã được tiến hành rộng khẳp Chính FrederickW.Taylor, ở đầu thế kỳ 20, với tư tường quàn trị khoa học của mình đâđặt nền móng cho quàn trị hiện đại Từ đó đen nay, các lý thuyết quản trị

đã dược phát triền nhanh chóng, góp phần tích cực cho sự phát triền kỳdiệu cùa xã hội loài người trong thế kỳ 20

2.2 CÁC TRVỜNG PHÁI HỌC THUYẾT VÉ QUẢN TRỊ

Vào đầu thế kỳ 16, khi các hoạt động thương mại bat đầu pháttriển mạnh mẽ ở khu vực Địa Trung Hải thì những ý kiến và kỹ thuậtquàn trị áp dụng vào lĩnh vực kinh doanh bắt dầu được quan tâm xemxét

Tuy nhiên, phải đến thế kỳ 19 thì các tư tưởng quản trị mới đượcsắp xếp thảnh hệ thống và được nghiên cứu trên cơ sở khoa học cho đếnđầu thế kỳ 20 mởi thật sự xuất hiện các học thuyết về quàn trị.

Do đó phạm vi nghiên cứu khái quát các trường phái học thuyếtquàn trị dược giới hạn từ đầu thế kỳ 20 đến nay, tập trung vào 4 nhómlớn:

- Trường phái lý thuyết cổ điền;

- Trường phái tâm lý xà hội về quàn trị;

- Trường phái định lượng;

- Trường phái hiện đại

2.2.1 Trường phái học thuyết cổ điển về quàn trị

2.2.1.1 Học thuyết quản trị một cách khoa học

Quàn trị khoa học là tiến hành các hoạt động quàn trị theo nhừngnguyên tắc khoa học, dựa trên những thông tin và dừ liệu do quan sát, thínghiệm, suy luận có hệ thống Quàn trị theo trường phái này quan tâmđến năng suất lao động thông qua quản lý và hợp lý hóa công việc

Các nhà tiên phong trong trường phái này

Charles Babbage (1792 - 1871)

Ổng là người cùng với Adam Smith chu trương chuyên môn hóa

lao động, dùng toán học tính toán cách sử dụng nguyên vật liệu tối ưunhất, ấn định tiêu chuẩn công việc Ỏng cũng

là người đầu tiên đề nghị phương pháp chia

lợi nhuận cho công nhàn, tạo động lực giúp

họ làm việc hiệu quà hơn

Frededric W.Tayl or (1856 - 1915)

Ông là đại biểu ưu tú nhất của trườngphái này và được gọi là cha đẻ của phươngpháp quản trị khoa học Tên gọi của lý thuyếtnày xuất phát từ nhan đề trong tác phầm cùa

khoa học” (Principles of scientific management) xuất bàn lần dầu ở Mỹvào năm

1911 Trong thời gian làm nhiệm vụ cùa nhà quản trị ờ các xínghiệp, nhất là trong các xí nghiệp luyện kim, ông đà tìm ra và chì tríchmãnh liệt các nhược điểm trong cách quán lý cũ, theo ông đó chính là:

(1) Các công ty thường thuê mướn công nhân trên nguyên tắc ai đếntrước mướn trước, không quan tâm nhiều đen năng lực nghề nghiệp cùacông nhân

(2) Không có hoạt động tổ chức học việc cho nhân viên mới

(3) Không có các tiêu chuẩn và phương pháp làm việc rõ ràng Côngnhân chủ yếu làm theo thói quen và tự mình định đoạt thời gian cũng nhưtốc độ làm việc

(4) Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho người côngnhân

(5) Nhà quàn trị làm việc bên cạnh người thợ, gần như quên mất chứcnăng chính là lập kế hoạch và tô chức công việc Tính chuyên nghiệp củanhà quán trị không dược thừa nhận

Từ đó ông nêu ra 4 nguyên tẳc quản trị một cách khoa học:

1 Đưa ra phương pháp làm việc khoa học cho nhũng nhóm công việc cơbản, thay vì phương pháp cù là chú yếu dựa vào kinh nghiệm

2 Nhà quản trị phải thực hiện chức năng hoạch định, thay vì đề côngnhấn tự ý lựa chọn và đưa ra phương pháp làm việc rièng của họ

3 Lựa chọn và huấn luyện công nhân, phát triền tinh thần hợp tác đồngđội, thay vì khích lệ những nỗ lực cá nhân riêng lè của họ

4 Phàn chia công việc giữa nhà quàn trị và công nhân, để mỗi bên làmtốt nhất công việc cùa họ, không dồn tất cà trách nhiệm vào công nhânnhư trước kia

Công tác quản trị tương ứng là:

a) Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý nhất đề thực hiệncông việc

b) Thực hiện bàng mô tà công việc (job description) làm cơ sở dểchọn lựa công nhân, thiết lập hệ thống tiêu chuấn và hệ thống huấn luyệnchính thức.

c) Trả lương theo nguyên tắc khuyến khích theo sản lượng, bảođàm an toàn lao động băng dụng cụ thích hợp.

d) Xây dựng hệ thống thăng tiến trong công việc, chú trọng lặp kếhoạch và tổ chức hoạt động

Học thuyết quản trị theo khoa học cửa Taylor có 2 đỏng góp đáng kể đối vởi ngành quản trị học:

+ Phương pháp làm việc tốt nhất

+ Công nhân được trà lương theo sản phàm

Frank (1886 - 1924) và Lillian Gilbreth (1878 - 1972):

Là những người tiên phong trong việc nghiên cứu thời gian - động tác

và phát triền lý thuyết quản trị khác hẳn Taylor Hai ông bà phát triền một hộthống các thao tác đề hoàn thành một công tác Hai ông bà đưa ra một hộthống xếp loại bao trùm các động tác như cách nắm đồ vật, cách di chuyên

Hệ thống các động tác khoa học nêu lên nhừng tương quan giữa loại độngtác và tần số với sự mệt nhọc trong lao động, xác định những dộng tác dưthừa làm phí phạm năng lực, loại bỏ nhừng động tác dư thừa, chú tâm vàonhững động tác thích họp làm giảm mệt mòi và tầng năng suât lao động

Henry Gantt (1861 - 1919):

Ồng vốn là một kỹ sư chuyên về hệ thống kiềm soát trong các nhàmáy Ông phát triền sơ đồ Gantt mô tã dòng công việc cằn đề hoàn thànhmột nhiệm vụ, vạch ra những giai đoạn của công việc theo kê hoạch, ghi

cà thời gian hoạch dịnh và thời gian thực sự Ngày nay phương phápGantt là một công cụ quan trọng trong quàn trị tác nghiệp Gantt cũngdưa ra một hệ thống chi tiêu công việc và hệ thống khen thưởng cho côngnhân cũng như quản trị viên dạt hay vượt chỉ tiêu

Tóm lại, trường phái quản trị khoa học có nhiều đóng góp có giá trịcho sự phát triền cùa tư tưởng quàn trị, cụ thề là:

- Phát triển kỹ năng quản trị qua phân công và chuyên môn hóa quátrình lao động, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền

- Nêu lên tầm quan trọng của việc tuyền chọn và huấn luyện nhânviên, đầu tiên dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động

- Nhấn mạnh việc giàm giá thành đề tăng hiệu quà, dùng nhữngphương pháp có tính hệ thống và hợp lý đề giai quyết các vấn đề quản trị.

- Coi quàn trị như là một đối tượng nghiên cửu khoa học

Tuy vậy trường phái này cũng có những giới hạn nhất định:

- Chỉ áp dụng tốt trong trường hợp môi trường ôn định, khó áp dụngtrong môi trường phức tạp nhiều thay đôi;

- Quá đề cao bản chất kinh tế và duy lý cùa con người mà dánh giá thấpnhu cầu xã hội nhu cầu, tự thể hiện của con người, do vậy vấn đề nhânbàn ít được quan tâm;

- Cố áp dụng những nguyên tăc qủản trị phồ quát cho mọi hoàn cảnh

mà không nhận thấy tính đặc thù của môi trường và cũng quá chú tâmđến van đề kỹ thuật

2.2.1.2 Học thuyết quản trị hành chánh

Trong khi trường phái quàn trị khoa học chú trọng đến hợp lý hóacông việc và những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm thì trường pháiquàn ưị tồng quát (hay hành chánh) lại phát triền những nguyên tắc quàntrị chung cho cả một tồ chức Chính vì thế trường phái này còn được gọi

là tư tường quản trị tô chúc cô điên, do Henry Fayol ở Pháp và MaxWeber ở Dức nêu lên, cũng cùng thời với Taylor ở Mỹ

Henry Fayol (1841 - 1925):

Ông là một nhà quàn trị hành chánh người Pháp với tác phẩm “Quàntrị công nghiệp và quàn trị tổng quát (1916)” Khác với Taylor, cho rằngnăng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc vàkhông được kích thích kinh tế đầy đủ, Fayol chì ra rằng năng suất laođộng của con người làm việc chung trong tập thể tùy thuộc vào sự sắpxếp tồ chức của nhà quàn trị Việc sắp xếp, tồ chức đó được Fayol gọi làviệc quàn trị tồng quárvà việc này cũng quan trọng như 5 việc khác ưong

cơ sở sàn xuất kinh doanh: (1) sàn xuất, (2) tiếp thị hay marketing, (3) tàichính, (4) quàn lý tài sàn và con người và (5) kế toán - thong kê Để cóthể làm tốt việc sap xếp, tồ chức xí nghiệp Fayol đã đề nghị các nhà quảntrị nên theo 14 nguyên tắc quản trị:

1 Phân công lao động rõ ràng

2 Xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.

3 Duy trì kỳ luật trong doanh nghiệp

4 Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chi huy trực tiếp duy nhất

5 Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chi huy

6 Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng

7 Quyền lợi kinh tế phài tương xứng với công việc

8 Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối

9 Xí nghiệp phài được tồ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến côngnhân

10 Sinh hoạt trong xí nghiệp phài có trật tự

11 Sự đối xừ trong xí nghiệp phải công bằng

12 Công việc cùa mỗi người trong xí nghiệp phải ồn định

13 Tôn trọng sáng kiến của mọi người

14 Xí nghiệp phải xây dựng được tinh thần tập thể

Max Weber (1864-1920):

Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp vào lý thuyếtquản trị thông qua việc phát triển một tồ chức quan lieu bàn giấy làphương thức hợp lý tồ chức một công ty phức tạp Khái niệm quan liêubàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiêm vụ được xác định

rõ ràng, phân công, phấn nhiệm chính xác, các mục tiêu phân biệt, hệthống quyền hành có tôn ti trật tự Cơ sờ tư tường của Weber lấ ý niệmthẩm quyền hợp pháp và hợp lý, ngày nay thuật ngữ “quan liêu" thườngkhiến ta gợi lên hình ành một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngậptrong thủ tục hành chánh phiền hà và nỏ hoàn toàn xa lạ với tư tưởng banđầu của Weber Thực chất những đặc tính về chù nghĩa quan liêu cùaWeber là:

- Phân công lao động với thẳm quyền và trách nhiệm được quy định

rõ và được hợp pháp hóa như nhiệm vụ chính thức

- Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ nằmdưới một chức vụ khác cao hơn

- Nhân sự được tuyền dụng và thăng cắp theo khà năng qua thi cử,huấn luyện và kinh nghiệm.

- Các hành vi hành chánh và các quyết định phài thành văn bán

- Quản trị phải tách rời sở hừu

- Các nhà quản trị phải tuân thù điều lệ và thù tục Luật lệ phải côngbằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người

Chester Barnard (1886 - 1961)

Năm 1938, ông cho ra đời tác phẩm “Các chức năng cúa quản trị”trong đó nhấn mạnh các vắn đề sau:

- Đối với tổ chức: tồ chức là một hệ thông hợp tác nhiều người

- Đối với cá nhân: nhấn mạnh.yếu tố quyền hành trong tổ chức

+ Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh

- Nội dung mênh lệnh phài phù hợp với mục tiêu tô chức

- Phù hợp với lợi ích cấp dưới

- Có khà năng thực hiện mệnh lệnh

Trường phái hành chảnh chù trương rằng, năng suất lao động SC caotrong một tổ chức dược Sắp đặt hợp lý Nó đóng góp rất nhiều trong lý luậncũng như thực hành quàn trị, nhiều nguyên tắc quàn trị cùa tư tưởng nàyvẫn còn áp dụng ngày nay Các hình thức tồ chức, các nguyên tác tồ chức,quyền lực và Sự ủy quyền đang ứng dụng phổ biến hiện nay chính là sựđóng góp quan ưọng cùa trường phái quản trị hành chánh

Hạn ché của trường phái này là các tư tường được thiết lập trong một

tồ chức ồn định, ít thay đổi, quan điềm quàn trị cứng rắn, ít chú ý đến conngười và xã hội nên dễ dẫn tới việc xa rời thực tế vấn đề quan trọng làphải biết cách vận dụng các nguyên tắc quàn trị cho phù hợp với các yêucầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyên tẩc đó

2.2.2 Trưòng phái tâm lý xã hội trong quản trị

Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị, còn gọi là lý thuyết tác phong,

là những quan điềm quản trị nhắn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý,tình càm, quan hệ xã hội của con người trong công việc Lý thuyết nàycho rằng,hiệu quà của quản trị do năng suất lao động quyết định, nhưngnăng suất lao động không chi do các yếu tố vặt chất quyết định mà còn

do sự thỏa mãn các nhu câu tâm lý, xã hội cùa con người

Lý thuyết này bẳt đầu xuất hiện ờ Mỹ trong thập niên 30, được pháttriển mạnh bởi các nhà tâm lý học trong thập niên 60 và hiện nay vần cònđược nghiên cứu tại nhiều nước phát triên nhằm tìm ra những hiêu biết dầy

dù về tâm lý phức tạp của con người, một yếu tố quan trọng đề quản trị

Hugo Munsterberg (1863 - 1916):

Nghiên cứu tâm lý ứng dụng trong môi trường tô chức, ông được coi

là cha đè của ngành tâm lý học công nghiệp Trong tác phẩm nhan đề

“Tâm lý học và hiệu quả trong công nghiệp” xuất bàn năm 1913, ông nhấnmạnh là phài nghiên cứu một cách khoa học tác phong cúa con người dêtìm ra những mẫu mực chung và giải thích những sự khác biệt Ông choràng năng suất lao dộng sẽ cao hon nếu công việc giao phó cho họ đượcnghiên cứu phân tích chu đáo, và hợp với những kỹ năng cũng như tâm lýcủa họ Đề nghị sừ dụng trắc nghiệm tâm lý trong tuyền chọn nhân viên

Mary Parker Follett (1863 - 1933):

Là nhà nghicn cứu quản trị ngay từ những năm 20 đã chú ý den tâm

lý trong quàn trị, bà cỏ nhiều đóng góp có giá trị về nhóm lao động vàquan hệ xẫ hội trong quàn trị Phải quan tâm đến những người lao độngtrong quá trình giãi quyết vấn đề Nhà quản trị phải năng động thay vì ápdụng các nguyên tẳc cứng nhắc

Elton Mayo (1880 - 1949): là giáo sư tâm lý học Havard

Ồng cho rằng sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý của con người nhưmuốn được người khác quan tâm, kính trọng, muốn có vai trò quan trọngtrong sự nghiệp chung, muốn làm việc trong bầu không khí thân thiệngiữa các đồng sự có ành hưởng lớn đến năng suất và thảnh quả laođộng của con người Yếu tố xã hội mới chính là yếu tố quyết định năngsuất: khi các nhà quản trị chú ưọng đến công nhân, năng suất lao dộng sẽtăng lên bất kề điều kiện làm việc có thay đồi hay không? Mở ra kỳnguyên mới trong quản trị, được gọi là “phong trào quan hệ với conngười” đối lại với “ phong trào quản trị khoa học”

Abraham Maslow (1908 - 1970):

Là nhà tâm lý học dã xây dựng một lý thuyết về nhu cầu của conngười gồm 5 cấp bậc được xếp từ thấp lên cao theo thứ tự: (1) nhu cầuvặt chất, (2) nhu cằu an toàn, (3) nhu cầu xã hội, (4) nhu cầu được tôntrọng và (5) nhu cầu tự hoàn thiện

Sự phối hợp hoạt dộng

Quan điểm cơ bàn của lý thuyết này cũng giống như quan điềm của

lý thuyết quàn trị khoa học Họ cho rằng sự quản trị hữu hiệu tùy thuộcvào năng suất lao động cùa con người làm việc trong tập the Tuy nhiên,khác với ý kiến cùa lý thuyết quân trị khoa học, lý thuyết tâm lý xẫ hộicho rằng, yếu tố tinh thần có ành hưởng mạnh đối với năng suất của laodộng

Từ nhận thức dó, các nhà lý thuyết tâm lý quản trị cho rang các nhàquàn trị nôn thay đôi quan niệm về công nhân Họ không phải là nhừngcon người thụ động, thích được chỉ huy, thích được giao việc cụ thề Tráilại, họ se làm việc tốt hơn, năng suất cao hơn, phát huy sáng kiến nhiềuhơn, nếu được đối xử như những con người trướng thành, được tự chùđộng trong công việc Ngoài ra, nhà quản trị phải cài thiện các mối quan

hệ con người trong tô chức, từ mối quan hệ giữa thù trường với nhânviên, đen mối quan hệ giũa các đồng sự ngang hàng, vì con người sẽ làmviệc tốt hơn trong một môi trường quan hệ thân thiện

Tư tường chính của nhóm tâm lý xà hội:

- Doanh nghiệp là một hệ thống xà hội

- Khi động viên không chì bằng yếu tố vật chất mà còn phài quantâm đến những nhu cầu xã hội

- 'lạp thê ành hưởng trôn tác phong cá nhân

- Lãnh đạo không chỉ là quyền hành do tô chức, mà còn do các yếu

tổ tàm lý xã hội cùa tồ chức chi phối

2.2.3 Trường phái định lưựng về quản trị

- Xuất phát từ chiến tranh thế giới thử hai

- Đề cao vai trò của các quyết định quản trị, tức là muốn quán trị cóhiệu quà, các quyết định quản trị phài đúng, nhà quân trị phải có quan điểm

hệ thống khi xem xét sự việc, thu thập và xử lý thông tin

- Tìm cơ sở khoa học cho các quyết định Nói chung, thuyết địnhlượng về quàn trị có thể dược tóm tắt trong các nội dung sau

+ - Nhấn mạnh đến phương pháp khoa học trong việc giải quyếtcác vắn đề quàn trị

+ Đi tìm các quyết định tối ưu trong hệ thống khép kín

+ Sử dụng công cụ máy tính vào quàn trị

- Không chú trọng den yếu tố con người trong tồ chức quàn trị.

Các kỹ thuật dịnh lượng rất khó hiêu, cần phài có chuycn gia giỏi.Việc phô biến lý thuyết rất hạn che

- Chì mang ý nghía tại thời điểm khảo sát phục vu cho việc nghiêncứu phân tích định lượng

2.2.4 Trường phái tích họp cận đại

Từ thập nicn 1960 các nhà lý thuyết về quàn trị đã có nhừng nỗlực tông hợp các lý thuyết của các trường phái trước dó như trường phái

cô điên, tâm lý - xà hội và trường phái định lượng Họ tiếp cặn và kếthừa những tư tưíỳng tốt nhất của mỗi trường phái để dưa ra những lýthuyct quàn trị đáp ứng những yêu câu mới của môi trường đang thayđôi Nhừng tư tường này tạo thành trường phái tích hợp hay còn gọi làhội nhập hiện đại, bao gồm nhiều lý thuyết phát triển, nổi bật là lý thuyếtquàn trị theo quá trình, quàn trị theo hệ thống, quản trị ngẫu nhiên và lýthuyết z

2.2.4.1 Harold Kootz và lý thuyết quản trị theo quá trình

Lý thuyết này được đề cập từ đầu thế ki 20 qua tư tường củaHenry Fayol, nhưng thực sự chỉ phát triển mạnh từ năm 1960 do côngcủa Harold Koontz và các cộng sự

Quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tươngtác đê biến đôi đầu vào thành đầu ra Lý thuyết quàn trị theo quá trình lấykhách hàng làm trọng tâm và tiến hành liên kết từng thao tác, từng hoạtdộng riêng rẽ thành những hoạt động chung nhằm thỏa mãn tối đa nhucầu khách hàng

Phương pháp tiếp cặn của lý thuyết này coi tồ chức như một hệthống mở, quá trình sàn xuất kinh doanh là một quá trình liên tục và hoạtdộngquàn trị là quá trình mà nhà quan trị thực hiện các chức năng hoạchđịnh, tô chức, lãnh dạo, điều khiển dê tác dộng đến tất cá các khâu cũaquá trình nhằm thực hiện mục tiêu thóa màn tối đa nhu cầu khách hàng.

Theo trường phái này, họ cho rang mọi hoạt dộng quan trị dùphong phú dến dâu trong bất kỳ lình vực nào, kinh doanh hay phi kinhdoanh, sản xuất hay phi sàn xuất đều có bán chất quàn trị giống nhau vàquy về 4 chức năng cơ bàn cua quàn trị theo một quá trình như sau:

Hình 2 Ị Bốn chức năng cơ bân cùa quán trị theo quá trình

Từ khi được Koontz phát triền thì lý thuyết này trớ thành một lýthuyết đáng chú ý nhất và được rất nhiều các nhà quàn trị từ lý thuyết đenthực hành ưa chuộng

2.2.4.2 Lý thuyết quán trị theo hệ thống

Lý thuyết hệ thống do Ludwig von Bertalanffy - nhà sinh vặt họcngười Áo, đề xuất đầu tiên từ nhưng năm 1940 và đen những năm 1960 -

1970 dược áp dụng phồ biến trong quân trị