báo cáo chuyên đề kế toán tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL

DANH MỤC BẢNG BIỂUBảng kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm Bảng chỉ tiêu của công ty Bảng tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty Bảng ghi khung thời gian sử dụng tài sản cố

MỤC LỤC

BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU 5

DANH MỤC HÌNH VẼ ĐỒ THỊ 6

LỜI MỞ ĐẦU 7

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 9

1.1.Sự hình thành và phát triển của công ty TNHH và xuất nhập khẩu PPL .9

1.2.Cơ cấu bộ máy quản lý 11

1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh ở công ty 14

1.4.đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (số liệu 3 năm gần đây ) 15

PHẦN 2 – HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 16

2.1.Những vấn đề chung về hạch toán kế toán của công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL 16

2.1.1 Hình thức vận dụng sổ sách kế toán 16

2.1.2 Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính 17

2.1.3.Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp 17

2.1.3.1.Quyền hạn nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: 18

2.1.3.2.Chế độ, chính sách kế toán công ty đang áp dụng 19

2.1.4 Tổ chức hạch toán tại doanh nghiệp 19

2.1.5 Qúa trình luân chuyển chứng từ 21

2.1.6 Quan hệ của phòng kế toán trong bộ máy quản lý doanh nghiệp 23

2.2.Thực trạng kế toán các phần hành chủ yếu của công ty xuất nhập khẩu và thương mại PPL 23

2.2.1 hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu và thương mại PPL 23

2.2.1.1 Nhiệm vụ của hạch toán: 23

2.2.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán nguyên vật liệu 24

2.2.1.3 Thủ tục kế toán nguyên vật liệu 35

2.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu , Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL 42

2.3.1 Tại kho 43

2.4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL 57

2.4.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 57

2.4.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 58

2.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL 59

2.5.1 Tài khoản sử dụng và quy trình kế toán 59

2.5.1.1 Tài khoản sử dụng 59

2.6 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu 63

2.7 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu 64

2.8 Kế toán xử lý kết quả kiểm kê 64

3.1 Hạch toán kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL 77

3.1.1.Đặc điểm và nhiệm vụ của TSCĐ 77

3.1.2 Phân loại tài sản cố định: 77

3.1.4 Sơ đồ luân chuyển chứng từ TSCĐ 81

3.2 Hạch toán tình hình biến động tài sản cố định: 82

3.2.1 Hạch toán khấu hao tài sản cố định: 84

4.1 Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 86

PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 103

1 Nhận xét 103

2.Kết luận 105

TÀI LIỆU THAM KHẢO 107

BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN CHỮ VIẾT TẮT

KHTSCĐ khấu hao tài sản cố định

GTGT giá trị gia tăng

TTTĐB thuế tiêu thụ đặc biệt

CCDC công cụ dụng cụ

CNV công nhân viên

BHYT bảo hiểm y tế

BHXH bảo hiểm xã hội

KPCĐ kinh phí công đoàn

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm

Bảng chỉ tiêu của công ty

Bảng tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty

Bảng ghi khung thời gian sử dụng tài sản cố định

Biên biển giao nhận máy nén khí FUMA7.5HP

Hóa đơn GTGT

Bảng thanh toán tiền lương CNV

Phiếu chi ,phiếu thu ,sổ cái

Bảng chấm công

Bảng thanh toán tiền lương

Sổ chi tiết các tài khoản tiền lương

DANH MỤC HÌNH VẼ ĐỒ THỊ

Sơ đồ bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Sơ đồ bộ máy sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Sơ đồ ghi sổ kế toán TSCĐ

Sơ đồ hoạch toán tiền lương

Sơ đồ ghi sổ kế toán tiền lương

Sơ đồ trình tự hoạch tiền mặt

Sơ đồ trình tự hoạch toán tiền gửi ngân hàng

Sơ đồ trình tự hoạch toán kinh doanh

Sơ đồ luân chuyển chứng từ của công ty

Sơ đồ luân chuyển chứng từ của TSCĐ

Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền lương

LỜI MỞ ĐẦU

Với mong muốn giúp cho sinh viên tránh khỏi những bỡ ngỡ sau khi ra

trường, trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã tạo cơ hội và điều kiện cho

các sinh viên được tiếp cận với những kiến thực tế, từ đó kết hợp những lý

thuyết của mình đã học để có những nhận thức khách quan hơn về côngviệc nghành nghề mà mình đã lựa chọn trong tương lai

Hiện nay với chủ trương chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước thìnền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần đa dạng hóa các loại hình sở hữu, xóa

bỏ quan liêu bao cấp chuyển hẳn sang cơ chế thị trường Do vậy nền kinh tếthị trường phát triển mạnh mẽ làm cho hệ thống doanh nghiệp thương mạingày càng mở rộng đồng thời đặt ra nhiều cơ hội cũng như khó khăn, thửthách buộc mỗi doanh nghiệp phải tích cự phấn đấu hết mọi khả năng củamình mới có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác

Tính tất yếu khách quan của sự cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệpphải không ngừng mở rộng quy mô sản xuất thông qua việc tiêu thụ sản phẩm

ra thị trường ngày càng nhiều và chỉ khi được người tiêu dùng chấp nhận thìchứng tỏ doanh nghiệp đó hoạt động hiệu quả và tạo được uy tín đối vớikhách hàng Chính vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý đổi mới thì nền kinh tếnước ta phải hoàn thiện công tác quản lý công tác kế toán ở từng doanhnghiệp

Xuất phát từ sự cần thiết, ý nghĩa, tầm quan trong của vấn đề trên em

đã liên hệ thực tập tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL để

củng cố thêm một bước những kiến thức lý thuyết đã học ở trường cũng nhưnắm tầm quan trọng trong nghành kế toán

Khoảng thời gian thực tập tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu vàthương mại PPL em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, cácanh chị cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự giúp đỡ của giáoviên hưỡng dẫn , em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hìnhcủa công ty

Mặc dù đã cố gắng nắm bắt vấn đề về lý thuyết, áp dụng lý thuyết vàothực tế của đơn vị nhưng do thời gian thực tập có hạn cũng như kinh nghiệmthực tế chưa có nên bài báo cáo khó tránh khỏi những sai sót Em rất mongnhận được sự chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn để bài báo cáo thực tập của emđược hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội,ngày 05 tháng 4 năm2014

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Oanh

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP

KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL1.1.Sự hình thành và phát triển của công ty TNHH và xuất nhập khẩu PPL

công ty TNHH và xuất nhập khẩu PPL là một trong những doanh nghiệpmới được thành lập ngày 19 tháng 07 năm 2010 Với vốn điều lệ ban đầu là

650 tỷ đồng,toàn bộ vốn điều lệ là vốn tự có, công ty ngày càng đi vào hoạtđộng và phát triển điều đó thể hiện năng lực vốn có của công ty là hoạt độngsản xuất kinh doanh rất tốt

công ty TNHH và xuất nhập khẩu PPL là một công ty đang phát triểnmạnh ở Việt Nam,công ty xuất nhập khẩu nhiều mặt hàng trong nước vàngoài nước như bia,rượu nhập ngoại,bánh kẹo và các hàng hóa nhằm đáp ứngcho các nghành công nghiệp và dịch vụ…và đây là cơ hội cho công ty pháttriển và mở rộng thị trường hơn nữa

Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, mở rộng thịtrường tiêu thụ Lúc mới đầu công ty chưa thực sự chiếm ưu thế trên thịtrường nhưng bằng khả năng tìm hiểu nhạy bén và hiểu biết sâu sắc về nguồncung –cầu của thị trường công ty đã không ngừng tìm hiểu và phát triển công

ty một cách nhanh chóng ,để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty khôngnhững quan tâm đến chất lượng ,số lượng xuất-nhập khẩu mà còn quan tâmđến chi phí xuất-nhập khẩu sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.Tên chính thức : Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL

1 Tên giao dịch : Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL2.Mã số thuế:0105947447

3.ngày cấp: 15/10/2010

4 Địa chỉ trụ sở : Số 112 Trần Tử Bình-Nghĩa Tân_Cầu Giấy –Hà Nội5.điện thoại: 0916057556

6.Tên giám đốc : Đặng Đình Lợi

7 Ngành nghề KD :

_ xuất nhập khẩu bia,đồ uống…

_ Sản xuất &Bán buôn vật liệu

_ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

_ Bán lẻ lương thực trong các cửa hàng chuyên doanh

_ Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); và động vật sống_ Dịch vụ phục vụ đồ uống……

Công tác thu mua và quản lý nguyên vật liệu trong công ty Công ty tổchức thu mua nguyên vật liệu bằng cách ký hợp đồng mua bán lâu dài với cácdoanh nghiệp cung cấp nguyên liệu uy tín hàng đầu và đảm bảo cung cấp đủnguyên vật liệu khi cần như: nhà máy giấy,nhà máy bia và một số công tykhác…

1.2.Cơ cấu bộ máy quản lý

* sơ đồ khối bộ máy quản lý

Ghi chú : Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

* chức năng quyền hạn và nhiệm vụ của bộ phận quản lý

+ Giám đốc : Là người đứng đầu của công ty ,quản lý ,điều hành mọi hoạtđộng của công ty và là người đại diện quyền lợi ,trách nhiệm của công ty trướcpháp luật

+ Phó Giám Đốc kinh doanh tài chính : Quản lý việc nhập hàng hóa đầuvào , có nhiệm vụ cân đối tài chính trong công ty , có quyền phân công côngviệc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc

+ Phó Giám Đốc điều hành : Có nhiệm vụ kiểm tra ,đôn đốc các bộ phậnlàm việc , quản lý chung , có quyền kí các hợp đồng hoặc các khía cạnh phátsinh khi có sự ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc

Giám Đốc

phòng KD phòng bán

hàng

phòng kỹ thuật

phòng Bảo Hành

phòng Kế toán

Phó Giám đốc Kinh

doanh - Tài chính

Phó Giám đốc điều hành

+ Phòng kinh doanh: Phụ trách chung quá trình kinh doanh của công ty ,cónhiệm vụ cân đối lượng hàng hóa cũng như giá cả,làm các thủ tục hồ sơ vàtrình cho giám đốc duyệt.

+ Phòng bán hàng : Theo dõi và đôn đốc nhân viên cấp dưới của mìnhlàm tốt công việc bán hàng nhằm đạt chỉ tiêu doanh thu mà giám đốc giao Tưvấn cho khách hàng có quyết định đúng đắn khi mua hàng của công ty

+ Phòng kế toán : Hướng dẫn nhân viên thực hiện tốt công tác kế toán phátsinh tại công ty.Kiểm tra các báo cáo tài chính , làm việc với cơ quan thuế và

cơ quan bảo hiểm

+ Phòng bảo hành : Phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới tiếp nhậnhàng hóa hư hỏng còn trong thời gian bảo hành và hàng hóa sữa chữa dịch vụcủa khách hàng hoặc kí thuật mang về công ty để xử lý

+ Phòng kĩ thuật : Tiếp nhận thông tin của khách hàng yêu cầu ,phân côngnhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới đáp ứng yêu cầu kĩ thuật cho khách hàng

Sơ đồ 1.5: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Nhân viên kế thống kê

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng

Kế toán vật tư

Kế toán TSCĐ &

XDCB

Kế toán CPSX, tính giá thành và tiền lương

Kế toán thành phẩm, tiêu thụ

và xác định kết quả

1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh ở công ty

Thanh toán Giao hàng

1.4.đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (số liệu 3 năm gần đây )

Kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011,2012,2013

1.Doanh thu bán hàng 1.256.581.345 1.553.678.653 1.943.136.487

3.Doanh thu thuần(3=1-2) 1.256.581.345 1.553.678.653 1.943.136.4874.Giá vốn hàng bán 814.342.768 853.241.687 976.458.9675.Lợi nhuận gộp(5=3-4) 542.238.577 700.436.966 966.677.5206.Doanh thu tài chính 85.098.674 62.231.461 120.432.5817.Chi phí tài chính 74.540.214 53.012.824 88.246.6148.Chi phí bán hàng 30.134.654 45.098.476 68.906.5329.Chi phí quản lý doanh

nghiệp

85.056.310

100.745.002

135.342.61510.Lợi nhuận thuần

(10=5+6-7-8-9)

437.606.073

563.812.134

794.614.34011.Thu nhập khác 25.789.231 28.970.135 39.874.12312.Chi phí khác 18.709.342 22.102.232 25.869.54213.Lợi nhuận khác 6.296.889 5.445.014 8.529.38114.Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế(14=10+13)

443.902.962

569.257.148 803.143.721

Nhận xét: Tình hình kinh doanh của công ty đã phát triển với doanh thuthuần tăng trong 3 năm, lợi nhuận tăng cao, đời sống người lao đông đượcnâng cao

PHẦN 2 – HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL

2.1 Những vấn đề chung về hạch toán kế toán của công ty

TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL

 Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở chứng từ gốc đều

được ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổnhật ký chung

 Nhật ký đặc biệt: Gồm các sổ nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng,

nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền

 Sổ cái: Là sổ ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, mỗi tài khoản

được mở một trang sổ cái riêng

Phương pháp ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào nhât

ký chung theo trình tự thời gian và theo mối quan hệ đối ứng tài khoản, định

kỳ từ nhật ký chung để vào sổ cái của các tài khoản liên quan Từ sổ cái lậpbảng cân đối tài khoản

2.1.2 Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính

2.1.3.Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

* Sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Kế toán kho

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

MÁY VI TÍNH

2.1.3.1 Quyền hạn nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:

+ Kế toán trưởng :Trực tiếp tổ chức chỉ đạo mọi công tác kế toántrong công ty , điều hành công tác kế toán trong phòng tài chính , trựctiếp phân công chỉ đạo đôn đốc các nhân viên của mình hoàn thànhcông việc được giao kế Đồng thời bảo quản , lưu trữ tài liệu kế toán ,

tổ chức đào tạo bồi dưỡng trình độ năng lực chuyên môn cho đội ngũcán bộ kế toán

+ Kế toán tổng hợp :Là người giúp việc cho kế toán trưởng trongviệc điều hành khi kế toán trưởng đi công tác , có nhiệm vụ hạch tổnghợp các số liệu tổng hợp do các kế toán cung cấp Xác định kết quảkinh doanh và báo cáo quyết toán , đánh giá hiệu quả sử dụng vốn + kế toán công nợ:Theo dõi tài khoản 331,phản ánh theo dõi đối tượngmua hàng về tình hình công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp vềthời hạn trả và hình thức trả theo hợp đồng kinh tế

+ Công nợ bán hàng :Theo dõi tài khoản 131 ,phản ánh và theo dõi đốitượng mua hàng về tình hình thanh toán của người mua , theo dõi thờihạn thanh toán của người mua,Giám sát chặt chẽ công nợ bị kháchhàng chiếm dụng để tránh rủi ro trong kinh doanh

+ Kế toán kho : Theo dõi tình hình nhập kho,lập báo cáo liên quanđến kho hàng

+ Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm trực tiếp về quỹ tiền mặt tại công

ty Phụ trách các khoản chi theo chứng từ hợp lệ ,theo dõi và phản ánhtình hình thu chi và sổ quỹ.Thường xuyên so sánh đối chiếu những sổsách kế toán có liên quan kiểm kê tồn quỹ cuối ngày

2.1.3.2 Chế độ, chính sách kế toán công ty đang áp dụng

 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 nămdương lịch

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)

 Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấutrừ

 Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khaithường xuyên, hạch toán giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền

 Hệ thống tài khoản: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoảntheo quyết định số 15 QĐ/BTC ban hành ngày 20/03/2006

 Hình thức chứng từ ghi sổ: áp dụng theo hình thức kế toán nhật

ký chung

 Phương pháp khấu hao đường thẳng theo thông tư BTC

203/2009/TT-2.1.4 Tổ chức hạch toán tại doanh nghiệp

Công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006 QĐ/BTC ban hành ngày20/03/2006 Các chứng từ doanh nghiệp áp dụng theo chế độ kế toán gồm 5chỉ tiêu:

 Chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các chứng từ sau: Bảng chấmcông, bảng thanh toán lương, giấy cứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, bảngthanh toán tiền thưởng, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, …

 Chỉ tiêu bán hàng: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàngthông thường, hóa đơn thu mua hàng hóa, phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ, hóa đơn bán lẻ, …

 Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bảnkiểm nghiệm vật tư, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa,

 Chỉ tiêu tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, thẻtài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản

cố định

 Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấythanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kê quỹ, bảng kê ngoại tệ

2.1.5 Qúa trình luân chuyển chứng từ

* Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

Hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC

Bảng phân bổ NVL CCDC

NVL - CCDC

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái TK 152, 153 (TK 611)

Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các hoá đơn GTGT , PNK, PXK NVL –

CCDC hoặc bảng tổng hợp NVL – CCDC đã được kiểm tra để dùng làm căn

cứ ghi sổ, xác định TK 152, 153 ghi Nợ và TK 152, 153 ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp (sổ cái TK 152, 153), và các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL –CCDC

- Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác khoá

sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu với số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thựctheo thông tin đã nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể làm kiểm tra đốichiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thựchiện các thao tác để in báo cáo ra giấy

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp (sổ cái TK 152, 153…) và sổ kếtoán chi tiết NVL – CCDC được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện cácthủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Sổ kế toán: Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thờigian có liên quan đến công ty Công ty đã áp dụng các quy định về sổ kế toántrong Luật Kế Toán ngày 17/06/2003 và Nghị Định số 129/2004/NĐ-CP ngày31/05/2005 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điềucủa Luật Kế Toán trong lĩnh vực kinh doanh Công ty sử dụng mẫu sổ, nộidung và phương pháp ghi chép đối với sổ cái, sổ nhật ký theo quy định củaNhà nước Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp:

 Sổ kế toán chi tổng hợp: gồm các sổ cái của các tài khoản, sổ

cái tài khoản 511, sổ cái tài khoản 632, sổ cái tài khoản 641, …

 Sổ thẻ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết mà công ty hay dùng

bao gồm sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân

hàng, sổ kho, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ chitiết tiền vay.

- Các tài khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán chi tiếtcho từng đối tượng khách hàng

- Các khoản hàng mua đang đi đường, hàng hóa, hàng gửi bán,doanh thu, giá vốn hàng bán mở chi tiết cho từng loại sản phẩm

- Các tài khoản chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệpcũng được mở chi tiết, cụ thể theo từng phòng ban trong công ty

2.1.6 Quan hệ của phòng kế toán trong bộ máy quản lý doanh nghiệp

Phòng kế toán theo dõi tình hình tài sản của công ty, xác định nhu cầu

về vốn, tình trạng luân chuyển vốn, tổ chức thực hiện công tác tính giá thành,theo dõi tình hình hiện có và sự tăng giảm các loại tài sản trong doanh nghiệp

để cung cấp cho ban giám đốc lập báo cáo tài sản Phân tích tình hình tàichính của công ty, đưa ra những số liệu chính xác và hiệu quả, quản lý hồ sơ,

số liệu của công ty

2.2.Thực trạng kế toán các phần hành chủ yếu của công ty xuất nhập khẩu và thương mại PPL

2.2.1 hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu và thương mại PPL

2.2.1.1 Nhiệm vụ của hạch toán:

- Kiểm tra chi phí thu mua, tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụnhập, xuất tồn kho Kiểm tra việc cấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuấtkho

- Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng vàgiá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuấtkho, tồn kho, vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao, sử dụng cho sản xuất.

- Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu, công

cụ dụng cụ Phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để Có biệnpháp xử lí nhằm hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất

2.2.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán nguyên vật liệu

Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu được sử dụng tại doanh nghiệpgồm:

 Phiếu nhập kho

 Phiếu xuất kho

 Bảng phân bổ NVL

 Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn

 Phiếu báo vật tư còn tồn cuối kỳ

 Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng thông thường (do bên bán lập)

 Biên bản kiểm kê

 Phiếu đề nghị nhập/xuất vật tư

 Bảng báo giá, biên bản giao nhận hàng

Biểu 2.1: Bảng báo giá dầu Shell

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI MESA

ĐC: Số 20, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội ĐT: (04) 3826 3418 Fax: (04)

(Phuy, xô) Đơn giá (đ/l)

1 Shell Rimula R1 Multi Dầu động cơ Diesel đa

cấp chịu tải nặng 4L, 20L, 209L 30.600

2 Shell Rimula R1 40 Dầu động cơ Diesel

đơn cấp chịu tải nặng 4L, 20L, 209L 28.900

Ghi chú: Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT 10%.

Hàng được cung cấp từ 01 đến 04 ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng.

Cước vận chuyển hàng đến thành phố Hải Dương là 831.600 đ/chuyến (đã bao gồm thuế GTGT 10%)

Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản 10 ngày sau khi giao hàng và hóa đơn GTGT (Số tài khoản của chúng tôi tại Ngân hàng đầu tư và Phát triển Hà Nội là 2111

0970 117418).

Chúng tôi rất mong có cơ hội hợp tác với quý công ty.

Xin trân trọng cảm ơn!

Giám đốc

(Ký, đóng dấu)

(Nguồn: Phòng Logistics công ty XNK &TM PPL)

Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT dầu Shell

Ký hiệu: ME/12P Số: 0013521

Đơn vị bán hàng:

Địa chỉ:

Tài khoản:

Điện thoại:

Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại Mesa

Số 20, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội

2111 0970 117418(04) 3826 3418 MST:

0100520429

Họ tên người mua hàng: Nguyễn anh tuấn

Đơn vị: Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL

Địa chỉ: số 112 Trần Tử Bình-Nghĩa Tân-Cầu Giấy -Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: CK MST:0105947447

lượng

Đơn giá Thành tiền

1 Dầu Shell Lít 1.045 28.900 30.200.500

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu, hai trăm hai mươi ngàn, năm

trăm năm mươi đồng

Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT cước vận chuyển dầu Shell

Ký hiệu: ME/12P Số: 0013522

Đơn vị bán hàng:

Địa chỉ:

Tài khoản:

Điện thoại:

Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại Mesa

Số 20, Bùi Thị Xuân, Hai Bà Trưng, Hà Nội

2111 0970 117418(04) 3826 3418 MST:

0100520429

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị: Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL

Địa chỉ: : số 112 Trần Tử Bình-Nghĩa Tân-Cầu Giấy -Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: CK MST:0105947447

Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm ba mươi mốt ngàn, sáu trăm đồng chẵn

Biểu số 2.4: Biên bản kiểm nghiệm vật tư dầu Shell.

Đơn vị: Công ty TNHH xuất nhập

khẩu và thương mại PPL

ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại Mesa

Vào lúc 14 giờ 35 phút, Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Bùi Văn Mạnh Bộ phận: Mua

hàng

Đại diện: Bên mua Trưởng ban

Bà: Chu Thị Tuyết Bộ phận: Kho Đại diện: Bên mua Ủy viênBà: Nguyễn Thị Hải Bộ phận: Định

mức

Đại diện: Bên mua Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại nguyên vật liệu sau:

Phươngthứckiểmnghiệm

lượngtheochứngtừ

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

Số lượngđúngphẩmchất

Số lượngkhôngđúngphẩm chất

Shell

Lấy mẫu

Biểu 2.5: Phiếu nhập kho Dầu Shell

Đơn vị: Công ty TNHH xuất nhập

khẩu và thương mại PPL

Bộ phận: Phòng kế toán

Mẫu số: 01-VT

(Ban hành theo QĐ số: BTC của bộ trưởng BTC)

15/2006/QĐ-PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 25 tháng 6 năm 2012 Nợ:

Số: 198 Có:

Họ và tên người giao: Lê Văn Vinh

Theo Hóa đơn GTGT 0013522, ngày 08 tháng 6 năm 2012 của Công tyTNHH Dịch vụ và Thương Mại Mesa và Biên bản kiểm nghiệm vật tư số

Biểu 2.6: Phiếu nhập kho Giấy chống ẩm

Đơn vị:Công ty TNHH xuất nhập

khẩu và thương mại PPL

Bộ phận: Phòng kế toán

Mẫu số: 01-VT

(Ban hành theo QĐ số: BTC của bộ trưởng BTC)

15/2006/QĐ-PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 19 tháng 6 năm 2012 Nợ:

Số: 191 Có:

Họ và tên người giao: Nguyễn Thành Chung

Theo Hóa đơn GTGT 0003487, ngày 08 tháng 6 năm 2012 của Công ty Cổphần VietBrand và Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 186 ngày 19 tháng 6 năm2012

Nhập tại kho: Phụ liệu

STT Tên, nhãn

hiệu, quy cách

vật tư

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Biểu 2.7: Phiếu xuất kho dầu Shell

Đơn vị: Công ty TNHH xuất nhập

khẩu và thương mại PPL

Bộ phận: Phòng kế toán

Mẫu số: 02-VT(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-

BTC)

PHIẾU XUẤT KHO.

Ngày 28 tháng 6 năm 2012 Nợ: Số: 284 Có:

Họ và tên người nhận: Nguyễn Mạnh Tuấn Bộ phận: Xưởng A

Lý do xuất kho: Xuất cho thay dầu bảo dưỡng chuyền may

Xuất tại kho: Phụ liệu

STT Tên, nhãn

hiệu, quy

cách vật tư

Đơn vịtính

Số lượng

Đơn giá(đ)

Thành tiền

Yêu cầu

Thực xuất

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Logistics Công ty TNHH XNK &TM PPL)

Biểu 2.8: Phiếu xuất kho giấy chống ẩm

Đơn vị: Công ty TNHH xuất nhập

khẩu và thương mại PPL

Bộ phận: Phòng kế toán

Mẫu số: 02-VT(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-

BTC)

PHIẾU XUẤT KHO.

Ngày 22 tháng 6 năm 2012 Nợ: Số: 273 Có:

Họ và tên người nhận: Nguyễn Đức Duy Bộ phận: Xưởng H

Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất đơn đặt hàng số 2012/068

Xuất tại kho: Phụ liệu

STT Tên, nhãn

hiệu, quy

cách vật tư

Đơn vịtính

Số lượng

Đơn giá(đ)

Thànhtiền

Yêu cầu

Thực xuất

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Logistics Công ty TNHH XNK &TM PPL)

2.2.1.3 Thủ tục kế toán nguyên vật liệu

a Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu

 Nhập kho NVL mua ngoài

Quy trình nhập kho nguyên vệt liệu tại công ty được thực hiện dưới sựphối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban có liên quan Chức năng, nhiệm vụcủa các phòng ban trong quy trình nhập kho NVL như sau:

 Bộ phận mua hàng, phòng Logistics: Dựa trên các lệnh đặt hàng sản

xuất của phòng bán hàng, cũng như các đơn hàng đã được Giám đốcsản xuất ký xác nhận để tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vậtliệu Căn cứ vào định mức NVL do bộ phận Định mức xác lập cho từngđơn đặt hàng và đã được các cấp quản lý cũng như khách hàng thôngqua, bộ phận mua hàng xác định số lượng, chủng loại NVL cần mua vàliên lạc với các nhà cung cấp Nếu mua hàng nhập khẩu, bộ phận muahàng lập đơn hàng gửi cho phòng Xuất nhập khẩu xét duyệt Sau đó,đơn hàng được gửi cho nhà cung cấp, hai bên ký kết hợp đồng muahàng

Bộ phận mua hàng và phòng Xuất nhập khẩu tiếp tục theo dõi quá trìnhthực hiện hợp đồng cho đến khi hoàn tất Khi nhận được hóa đơn donhà cung cấp gửi đến, cán bộ bộ phận mua hàng đối chiếu hóa đơnnhận được với đơn hàng, hợp đồng tương ứng và chuyển cho bộ phận

Kế toán Bộ phận XNK cũng tham gia kiểm tra hàng để xác nhận lạimức độ hoàn tất của công tác nhập khẩu hàng hóa

 Ban kiểm nghiệm: cán bộ phòng Logistics đại diện các bộ phận tiến

hành kiểm nhận số lượng, quy cách, chất lượng của NVL so với cácđiều khoản trong hợp đồng, đơn đặt hàng và lập biên bản kiểm nghiệmNVL

 Phòng kế toán: kế toán nhận các chứng từ như hóa đơn bán hàng, biên

bản kiểm nghiệm vật tư, giấy báo giao nhận hàng, tiến hành đối chiếuthông tin trên các chứng từ với nhau, sau đó tiến hành lập phiếu nhập

kho PNK được lập thành 3 liên, 1 liên kế toán giữ lại lưu tại bộ phận, 1liên chuyển xuống bộ phận kho, liên còn lại trả lại cho người giao hàng.

 Bộ phận kho, phòng Logistics: Tại đây, thủ kho nhận hàng, kiểm tra

PNK, kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng NVL và ghi số lượnghàng thực nhập Thủ kho ký tên vào liên PNK và chuyển trả phòng kếtoán đồng thời tiến hành ghi sổ nghiệp vụ nhập kho

Các chứng từ được sử dụng trong trường hợp này bao gồm: hóa đơnGTGT, tờ khai nhập khẩu (nếu là mua hàng nhập khẩu), đơn đặt hàng, phiếubáo giao nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho

Ví dụ 1: Tháng 6 năm 2012, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo

dưỡng máy móc hàng năm, bộ phận mua hàng ước tính cần mua 1.045 lít dầuShell Yêu cầu này đã được Giám đốc bộ phận sản xuất, trưởng phòng kỹthuật thông qua Bộ phận mua hàng liên lạc với nhà cung cấp là Công tyTNHH Dịch vụ và Thương mại Mesa đề nghị báo giá Ngày 12 tháng 6 năm

2012, công ty nhận được báo giá như Biểu 2.1 (trang 17)

Căn cứ vào báo giá này, bộ phận mua hàng lập đơn hàng gửi đến Công

ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Mesa Ngày 25/6/2012, hàng và hóa đơnđược chuyển đến cho doanh nghiệp Hóa đơn giá trị gia tăng đính kèm gồmhóa đơn như biểu 2.2 (trang 18) và biểu 2.3 (trang 19)

Theo đó, ban kiểm nghiệm kiểm nhận hàng hóa về số lượng, quy cách,phẩm chất, đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng (nếu có) và lập Biên bảnkiểm nghiệm vật tư - Biểu 2.4 (trang 20)

Căn cứ vào Biên bản kiệm nghiệm vật tư, Hóa đơn GTGT, kế toán NVLlập phiếu nhập kho như biểu 2.5 (trang 21)

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 Kế toán NVL lưu tại phòng

kế toán 2 liên còn lại được chuyển cho thủ kho, kiểm tra, ghi số lượng thựcnhập, ký tên và giữ lại 1 liên để ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán Liên 3trả người giao hàng để làm căn cứ tiến hành thủ tục thanh toán

Sau khi nhận lại PNK từ thủ kho, kế toán NVL kiểm tra các dữ liệu trênPNK, nhập liệu và phần mềm và lưu trữ phiếu nhập kho theo quy định củaphòng Kế toán Hàng tuần, các phiếu nhập kho được kế toán NVL tập hợp vàchuyển tới Kế toán trưởng để ký xác nhận PNK

 Nhập kho NVL xuất dùng không hết

Định kỳ cuối mỗi tháng, các phân xưởng sản xuất sẽ kiểm kê và báo cáolại số nguyên vật liệu chưa sử dụng hết cũng như hiện trạng và chất lượng củachúng Những loại nguyên vật liệu không dùng hết và không có kế hoạch sửdụng ở kỳ sau được nhập lại kho, nhân viên phụ trách phân xưởng sử dụnglập Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ Kế toán NVL tiến hành lập PNK cho cácloại nguyên vật liệu này với đơn giá nhập là đơn giá đã xuất trước đó

(Nguồn: Phòng Logistics Công ty TNHH XNK&TM PPL)

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ lập và luân chuyển phiếu nhập kho NVL

b Nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu

Tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL, các loại NVLchủ yếu được sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh Chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp chiếm khoảng 45% giá vốn hàng bán Để đảm bảo các chi phínguyên vật liệu được ghi nhận đúng, đủ và kịp thời tương ứng với việc thựchiện các đơn hàng, các nghiệp vụ xuất kho cần được ghi chép cẩn thận và tiếnhành theo một trình tự nhất định

 Bộ phận sản xuất: căn cứ vào kế hoạch sản xuất được phân định, định

mức nguyên vật liệu tương ứng cho mỗi đơn hàng và tình hình sản xuấtthực tế, quản lý phân xưởng sẽ lập Phiếu đề nghị xuất vật tư Phiếu nàyđược trình lên Giám đốc bộ phận sản xuất để xin phê duyệt

Người

giao

hàng

Ban kiểm nghiệm

Kế toán vật tư

KT trưởng

Thủ kho

Đề nghị

nhập

Lập BB kiểm nghiệm

Lập PNK

Ký PNK

Kiểm nhận hàng

Ghi sổ

NV

nhập

NVL

Bảo quản, lưu trữ

KT tổng hợp

 Bộ phận quản lý kho, phòng Logistics: Khi nhận được Phiếu đề nghị

xuất vật tư đã phê duyệt, bộ phận quản lý kho xem xét các tài liệu liênquan để kiểm tra tính hợp lý của yêu cầu xuất dùng nguyên vật liệu.Đồng thời, bộ phận kho kiểm tra tình trạng tồn kho của loại vật liệu đó.Nếu nhu cầu vật tư là hợp lý và lượng NVL trong kho đủ đáp ứng nhucầu, cán bộ vật tư yêu cầu Kế toán NVL lập Phiếu xuất kho Sau đó,thủ kho căn cứ vào PXK, tiến hành xuất các loại NVL theo yêu cầu, ghi

số thực xuất và ghi thẻ kho

 Phòng Kế toán tài chính: Kế toán NVL lập PXK thành 3 liên giao cho

người nhận mang xuống kho để lĩnh vật liệu Liên 1 được lưu tại phòng

Kế toán; Liên 2 được chuyển lại cho kế toán để ghi sổ kế toán sau khithủ kho ghi thẻ kho; Liên 3 giao cho người nhận NVL giữ

Ví dụ 2: Ngày 28 tháng 6 năm 2012, các xưởng sản xuất A, T, G cần sử

dụng dầu Shell để thay dầu động cơ dây chuyền Quản lý các phân xưởng lậpPhiếu đề nghị xuất vật tư, chuyển lên Giám đốc bộ phận sản xuất ký duyệt

Biểu 2.9: Phiếu đề nghị xuất vật tư - dầu Shell

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

Kính gửi: Ông Nguyễn Đình Lợi - Giám đốc sản xuất, Công ty TNHH xuất

nhập khẩu và thương mại PPL Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tuấn - Quản lý phân xưởng A

Theo kế hoạch sản xuất và bảo dưỡng máy móc, chúng tôi cần sử dụnglượng vật tư như sau:

STT Tên vật tư Đơn vị

(Nguồn: Phòng Logistics Công ty TNHH XNK& TM PPL)

Giám đốc sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo dưỡngmáy móc, định mức kỹ thuật và sự tư vấn của phòng Kỹ thuật cũng như tình