kiểm toán vốn bằng tiền

TGNH có thể gồm: tiền VN đồng, ngoại tệ các loại, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý… - Tiền đang chuyển: là số tiền của DN đang trong quá trình xử lý như chuyển gửi vào ngân hàng, kho bạc,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHOA: KẾ TOÁN

- -BÀI THẢO LUẬN MÔN HỌC KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH

Nội dung:

Kiểm toán vốn bằng tiền

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: THÁI HÀ

NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN LỚP K5KTTHA

NHÓM 1

1 Vũ Bích Vân

2 Nguyễn Thị Ngát

3 Hòa Thị Mến

4 Dương Thị Nguyệt

5 Lê Thị Sen

6 Nguyễn Thị Hòa

7 Dương Thị Bích Thùy

8 Lê Thị Hồng Vân

9 Phạm Thị Ly

10 Đỗ Thị Hương

11 Nguyễn Thị Diệu Thu

THÁI NGUYÊN, 2011

KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

I Nội dung, đặc điểm của tiền

1 Nội dung

Vốn bằng tiền là những tài sản có thể dùng để dự trữ, tích luỹ và làm phương tiện để thanh toán như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển

- Tiền mặt: là số tiền được lưu trữ tại két của DN Tiền mặt có thể là tiền VN đồng,

là ngoại tệ các loại, là vàng, bạc, đá quý, kim loại quý…có thể là ngân phiếu

- Tiền gửi ngân hàng: đây là số tiền của DN được lưu trữ tại ngân hàng TGNH có thể gồm: tiền VN đồng, ngoại tệ các loại, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý…

- Tiền đang chuyển: là số tiền của DN đang trong quá trình xử lý như chuyển gửi vào ngân hàng, kho bạc, chuyển trả cho khách hàng, khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc đường bưu điện nhưng DN chưa nhận được giấy báo của ngân hàng hay thông báo của bưu điện về việc hoàn thành nghiệp vụ Tiền đang chuyển cũng có thể là tiền VN đồng nhưng cũng có thể là ngoại tệ các loại

2 Đặc điểm:

- Tiền là 1 loại tài sản lưu động của DN tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị

- Tiền được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán

- Tiền có tính thanh khoản cao Do đó khoản mục tiền thường đóng vai trò quan trọng trong quá tình phân tích về khả năng thanh toán nhanh của DN Nếu số dư tiền quá thấp chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời gặp nhiều khó khăn trong khi nếu số dư tiền quá cao lại chứng tỏ 1 điều không tốt vì sử dụng tiền trong quay vòng vốn không hiệu quả

- Tiền có liên quan tới nhiều chu trình nghiệp vụ khác nhau

II Rủi ro đối với vốn bằng tiền

Khả năng sai phạm đối với tiền là rất đa dạng Sai phạm có thể xảy ra ở cả 3 loại tiền mặt, tiền gửi NH, tiền đang chuyển Đồng thời sai phạm có thể liên quan đến tiền

VN đồng, tiền ngoại tệ hay là vàng, bạc, kim loại quý…

- Đối với tiền mặt, khả năng sai phạm thường có các trường hợp sau:

+ Tiền được ghi chép không có thực trong két tiền mặt

+ Các khả năng chi khống, chi tiền quá giá trị thực bằng cách làm chứng từ khống, sửa chữa chứng từ khai tăng chi, giảm thu để biển thủ tiền

+ Khả năng hợp tác giữa thủ quỹ và cá nhân làm công tác thanh toán hoặc hợp tác trực tiếp với khách hàng để biển thủ tiền

+ Khả năng mất mát tiền do điều kiện bảo quản, quản lý không tốt

+ Khả năng sai sót do những nguyên nhân khác nhau dẫn đến khai tăng, khai giảm khoản mục tiền mặt trên bảng CĐKT

Tiền

Phải thu

DT, TN

Giảm trừ

Phải trả CNV

TK 622, 627, 641, 642

Chi phí phải trả

TSCĐ

Chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình tiền lương – nhân viên

Chu trình MH - TT

+ Đối với ngoại tệ, khả năng có thể ghi sai tỷ giá khi quy đổi với mục đích trục lợi khi tỷ giá thay đổi hoặc hạch toán sai do áp dụng sai nguyên tắc hạch toán ngoại tệ Ngoài

ra, các trường hợp sai phạm đối với tiền mặt VN đồng cũng có thể xảy ra đối với ngoại tệ

- Đối với TGNH, khả năng sai phạm dường như thấp hơn do cơ chế kiểm soát, đối

chiếu đối với TGNH thường được đánh giá là khá chặt chẽ Tuy nhiên vẫn có thể xảy ra các khả năng sai phạm sau đây:

+ Quên không tính tiền khách hàng

+ Tính tiền khách hàng với giá thấp hơn do công ty ấn định

+ Sự biển thủ tiền thông qua việc ăn chặn các khoản tiền thu từ khách hàng trước khi chúng được ghi vào sổ

+ Thanh toán 1 hóa đơn nhiều lần

+ Thanh toán tiền lãi cho 1 phần tiền cao hơn hiện hành

+ Khả năng hợp tác giữa nhân viên ngân hàng và nhân viên thực hiện giao dịch thường xuyên với ngân hàng

+ Chênh lệch giữa số liệu theo ngân hàng và theo tính toán của kế toán ngân hàng tại đơn vị

- Đối với tiền đang chuyển

+ Tiền bị chuyển sai địa chỉ

+ Ghi sai số tiền chuyển vào ngân hàng, chuyển thanh toán

+ Nộp vào tài khoản muộn, dùng tiền vào mục đích khác

+ Ghi nhận không đúng thời điểm

III Kiểm soát nội bộ đối với vốn vằng tiền

Mục tiêu kiểm

soát Thủ tục kiểm soát

Thu đủ - Phân công cho 1 nhân viên cụ thể thực hiện thu tiền, yêu cầu đại

lý, cửa hàng phải xác định được thời gian thu tiền cụ thể

- Đánh số trước đối với các chứng từ thu tiền như: PT, PC, biên lai nhận tiền…

- Sử dụng hệ thống máy tính tiền tự động, sử dụng hệ thống mã số

mã vạch cho từng loại hàng hóa

- Phiếu tính tiền phải được in ra cùng với các thông tin về hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng mua đồng thời khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn

- Cuối ngày tính tổng số tiền thu được từ hàng hóa, sản phẩm bán

ra trên cơ sở đó đối chiếu với kết quả kiểm kê hàng hóa cuối mỗi ngày hoặc tại thời điểm giao ca và phải lập biên bản đối chiếu

- Khi thu nợ của khách hàng, phải cung cấp phiếu thu hoặc biên lai thu tiền Quản lý chặt chẽ đối với các giấy giới thiệu trong trường hợp thu tiền tại người mua hoặc khi đối chiếu công nợ với khách hàng Trường hợp thanh toán qua ngân hàng hoặc khách hàng chuyển tiền thah toán thì phải kiểm tra giấy báo có và định kì đối chiếu công nợ

Chi đúng

- Mọi nghiệp vụ chi tiền phải được người có thẩm quyền phê duyệt dựa trên cơ sở là các văn bản cụ thể có để lại dấu vết trực tiếp Nếu người có thẩm quyền đi vắng thì phải có ủy quyền bằng văn bản cho cấp dưới thi hành

- Phiếu chi phải có đánh số trước Trong quá trình phát hành nếu

có sai phải lưu giữ chứng từ sai làm căn cứ cho đối chiếu

- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán Nếu số tiền thanh toán trên 20 triệu thì phải thanh toán bằng chuyển khoản

- Đối chiếu định kỳ với ngân hàng, với nhà cung cấp

- Yêu cầu gửi báo cáo xác nhận về việc đối chiếu giữa ngân hàng với nhà cung cấp

- Đề ra quy chế chi tiêu và phổ biến chúng tới tất cả các nhân viên

để thực hiện

Đảm bảo nguyên

tắc phân công,

phân nhiệm

+ Trong hoạt động bán hàng – thu tiền, mỗi nhân viên được phân công phụ trách một mảng hoạt động như nhân viên phụ trách bán hàng, thu tiền, giữ tiền…

+ Trong hoạt động mua hàng – thanh toán, mỗi nhân viên được phân công phụ trách về công việc đặt mua hàng, tiếp nhận hàng, thanh toán bằng tiền cho người bán…

+ Phân công người giữ quỹ và chế độ trách nhiệm về giữ quỹ + Phân công cho mỗi nhân viên một nhiệm vụ trong quá trình

xử lý nghiệp vụ, bao gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ; ghi chép vào sổ kế toán; bảo quản tài sản; kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế

Nguyên tắc ủy

quyền và phê

chuẩn

- Trước khi các nghiệp vụ tiền được thực hiện phải có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền, phê chuẩn phải đúng mức

- Nếu người có thẩm quyền đi vắng phải ủy quyền cho cấp dưới phê chuẩn bằng văn bản

Bất kiêm nhiệm

- Cách ly một số chức năng đặc thù liên quan tới tiền trong doanh nghiệp Cách ly các chức năng ghi chép, phê chuẩn và chức năng quản lý trực tiếp đối với tiền

- Trong một số trường hợp, một người có thể đảm nhận nhiều chức năng khác nhau, nhưng các chức năng ấy phải có một sự độc lập đáng kể, hoặc là sự kiêm nhiệm ấy được đảm bảo không có khả năng xảy ra một khả năng sai phạm một tiềm tàng nào

Đảm bảo duy trì

số dư tồn quỹ hợp

lý

- Cuối tháng tính toán cụ thể các khoản nợ đến hạn và các nhu cầu kinh doanh tháng sau để đảm bảo tiền trong két đủ để thanh toán nợ đến hạn và đáp ứng nhu cầu kinh doanh

Không để số dư tồnn quỹ quá lớn dẫn đến ứ đọng vốn, sử dụng không hiệu quả lượng tiền mặt hiện có

Số dư tồn quỹ cũng không nên quá ít vì sẽ không đảm bảo được khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp

Tập trung đầu

mối thu tiền

- Hạn chế tối đa số người nắm giữ tiền Phân công cho 1 hoặc một

số ít nhân viên có trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp đảm nhiệm công việc thu tiền

- Yêu cầu các đại lý hay người thu tiền phải nộp tiền về két đúng thời gian đã quy định

- Đối với tiền mặt thì nộp đúng tại nơi giữ két, đối với tiền gửi ngân hàng thì nộp đúng vào tài khoản tại ngân hàng

Các chứng từ liên Các hóa đơn, chứng từ như phiếu thu, phiếu chi phải được kẹp

quan đến thu, chi

tiền được phát ra

và lưu trữ cẩn

thận

theo thứ tự và được lưu giữ trong tủ tài liệu, để nơi thoáng, tránh những nơi dễ cháy nổ đề phòng hư hỏng, mất mát chứng từ

Ghi chép kịp thời,

đầy đủ các nghiệp

vụ

- Mọi nghiệp vụ liên quan đến tiền phát sinh, kế toán phải ghi sổ kịp thời, không được bỏ sót các nghiệp vụ

IV Mục tiêu kiểm toán tiền

Mục tiêu kiểm

toán chung Mục tiêu kiểm toán đặc thù

Hiện hữu Số dư tài khoản vào ngày lập báo cáo là có thực

Đầy đủ Tất cả các nghiệp vụ liên quan tới tiền đều được ghi chép, tất cả các

loại tiền đều được ghi chép, phản ánh

Tính giá Tiền các loại phải được tính giá đúng đắn theo các nguyên tắc được

quy định trong hạch toán tiền

Chính xác số

học

Số dư tài khoản tiền mặt phải được tính toán, ghi sổ và chuyển sổ chính xác

Phân loại và

trình bày

Tiền phản ánh trên báo cáo bao gồm tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển theo đúng cách phân loại đối với tiền quy định

Quyền và nghĩa

vụ

Tiền của doanh nghiệp phải phản ánh đúng là tài sản của doanh nghiệp

V Kiểm toán tiền

1 Đánh giá hệ thống KSNB đối với tiền

Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

tiêu

kiểm

soát

Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát

Thu đủ - Phân công cho 1 nhân

viên cụ thể thực hiện thu

tiền, yêu cầu đại lý, cửa

hàng phải xác định được

thời gian thu tiền cụ thể

- Kiểm tra các quyết định của DN về việc phân công nhân viên đảm nhiệm, quy định thời hạn nộp tiền về công ty cho các đơn vị trên

- Phỏng vấn hoặc điều tra bằng bảng hỏi những người liên quan về quy định đơn vị đã ban hành

- Quan sát nhân viên thực hiện việc thu tiền, kiểm tra các phiếu thu xem có chữ kí của người được giao trách nhiệm hay không? Có đầy đủ các thông tin không?

- Đánh số trước đối với các

chứng từ thu tiền như: PT,

PC, biên lai nhận tiền…

- Chọn ra 1 dãy các PT, chứng từ và kiểm tra trực tiếp việc đánh số có liên tục, hệ thống hay không, các chứng từ sai có được lưu tại cuống hay không?

- Sử dụng hệ thống máy

tính tiền tự động, sử dụng hệ

thống mã số mã vạch cho

từng loại hàng hóa

- Quan sát, kiểm tra và xác minh sự tồn tại của

hệ thống máy tính tiền, máy còn sử dụng được hay không, máy có được sử dụng hay không, nhân viên có biết sử dụng hay không, máy có đồng bộ hay không…

- Phiếu tính tiền phải được

in ra cùng với các thông tin

về hàng hóa, sản phẩm mà

khách hàng mua đồng thời

khuyến khích khách hàng

nhận hóa đơn

- Kiểm tra trực tiếp trên máy các hóa đơn bán hàng

- Cuối ngày tính tổng số tiền

thu được từ hàng hóa, sản

- Yêu cầu doanh nghiệp xuất trình biên bản kiểm kê và báo cáo, đối chiếu giữa tiền thu được

phẩm bán ra trên cơ sở đó

đối chiếu với kết quả kiểm

kê hàng hóa cuối mỗi ngày

hoặc tại thời điểm giao ca

và phải lập biên bản đối

chiếu

và kết quả cuối ngày

- Khi thu nợ của khách

hàng, phải cung cấp phiếu

thu hoặc biên lai thu tiền

Quản lý chặt chẽ đối với các

giấy giới thiệu trong trường

hợp thu tiền tại người mua

hoặc khi đối chiếu công nợ

với khách hàng Trường hợp

thanh toán qua ngân hàng

hoặc khách hàng chuyển

tiền thanh toán thì phải kiểm

tra giấy báo có và định kì

đối chiếu công nợ

- Liên hệ với các khách hàng của doanh nghiệp

để phỏng vấn, điều tra xem khi thanh toán họ có nhận được biên lai thu tiền của doanh nghiệp hay không

- Kiểm tra giấy báo Có về các khoản tiền đã thu được

Chi

đúng

- Mọi nghiệp vụ chi tiền

phải được người có thẩm

quyền phê duyệt dựa trên cơ

sở là các văn bản cụ thể có để

lại dấu vết trực tiếp Nếu

người có thẩm quyền đi vắng

thì phải có ủy quyền bằng

văn bản cho cấp dưới thi

hành

- Kiểm tra các văn bản, ai là người có thẩm quyền phê duyệt các khoản chi Trường hợp có

ủy quyền trong việc phê duyệt các khoản chi thì yêu cầu doanh nghiệp xuất trình văn bản ủy quyền để kiểm tra và đối chiếu

- Kiểm tra chữ ký trên phiếu chi xem: có hay không, có bị giả mạo không PC có đầy đủ các thông tin cần thiết không, có đúng địa điểm không? có khớp về thời gian không?

- Phỏng vấn, điều tra các nhân viên liên quan đến việc chi tiền xem họ có biết ai là người có thẩm quyền phê duyệt các khoản chi hay không

- Phiếu chi phải có đánh số

trước Trong quá trình phát

hành nếu có sai phải lưu giữ

chứng từ sai làm căn cứ cho

đối chiếu

- Lấy 1 dãy các PC, kiểm tra trực tiếp việc đánh số

- Kiểm tra các chứng từ sai có được lưu tại cuống không

- Hạn chế tối đa việc sử

dụng tiền mặt trong thanh

toán Nếu số tiền thanh toán

trên 20tr thì phải thanh toán

bằng chuyển khoản

- Kiểm tra giá trị các phiếu chi xem có vượt quá 20tr hay không

- Đối chiếu định kỳ với

ngân hàng, với nhà cung cấp

Kiểm tra biên bản đối chiếu giữa DN với ngân hàng và với nhà cung cấp

- Đề ra quy chế chi tiêu và

phổ biến chúng tới tất cả các

nhân viên để thực hiện

- Đề nghị DN cho xem qui chế chi tiêu Kiểm tra nội dung qui chế chi tiêu của đơn vị xem có phù hợp với qui định của Bộ Tài Chính không?

- Kiểm tra chứng từ, bảng kế hoạch chi tiêu của

DN xem có được lập dựa trên qui chế chi tiêu hay không?

- Phỏng vấn hoặc sử dụng bảng hỏi để điều tra các nhân viên có biết kế hoạch này không và họ thực hiện như thế nào

Đảm

bảo

nguyên

tắc phân

công,

phân

nhiệm

+ Phân công cho mỗi nhân viên một nhiệm vụ

trong quá trình xử lý nghiệp

vụ, bao gồm các chức năng

xét duyệt nghiệp vụ; ghi

chép vào sổ kế toán; bảo

quản tài sản; kiểm kê, đối

chiếu các số liệu ghi trên sổ

- Kiểm tra các quyết định của DN về việc phân công nhân viên đảm nhiệm

- Quan sát nhân viên làm việc có đúng ở bộ phận được giao hay không

- Kiểm tra từng khâu trong mỗi nghiệp vụ bán hàng, thu tiền, giữ tiền, mua hàng, thanh toán… xem có bao nhiêu nhân viên đảm nhận các khâu trong các nghiệp vụ đó và họ có thực hiện đúng

sách kế toán với số liệu thực

tế

công việc của mình không?

- Kiểm tra thủ quỹ có đúng là người được phân công trách nhiệm quản lý quỹ không? Và có biết về quy chế trách nhiệm quản lý quỹ không?

Nguyên

tắc ủy

quyền

và phê

chuẩn

- Trước khi các nghiệp vụ

tiền được thực hiện phải có

sự phê chuẩn của người có

thẩm quyền, phê chuẩn phải

đúng mức

- Kiểm tra các quyết định xem có chữ kí của người có thẩm quyền hay không, nếu có thì có

bị giả mạo hay không

- Kiểm tra nội dung phê chuẩn có hợp lý và đúng mức không, đúng thẩm quyền hay không

- Nếu người có thẩm quyền

đi vắng phải ủy quyền cho

cấp dưới phê chuẩn

- Trường hợp người không có thẩm quyền kí thì kiểm tra xem có văn bản ủy quyền hay không,

có khớp với thời gian kí hay không

Bất

kiêm

nhiệm

- Cách ly một số chức năng

đặc thù liên quan tới tiền

trong doanh nghiệp Cách ly

các chức năng ghi chép, phê

chuẩn và chức năng quản lý

trực tiếp đối với tiền

- Trong một số trường hợp,

1 người có thể đảm nhận

nhiều chức năng khác nhau,

nhưng các chức năng ấy

phải có một sự độc lập đáng

kể, hoặc là sự kiêm nhiệm

ấy được đảm bảo không có

khả năng xảy ra 1 khả năng

sai phạm tiềm tàng nào

- Kiểm tra, xem xét các công việc ghi chép, phê chuẩn và quản lý tiền có được đảm nhiệm bởi những nhân viên khác nhau hay không

- Nếu 1 nhân viên đảm nhiệm nhiều chức năng thì cần kiểm tra các chức năng đó có độc lập hay không và có thể chứa đựng rủi ro, dễ xảy ra sai phạm không Nếu các chức năng đó độc lập thì vẫn đảm bảo nguyên tắc Bất kiêm nhiệm