XÂY DỰNG hệ THỐNG QUẢN lý KHÁCH sạn

XÂY DỰNG hệ THỐNG QUẢN lý KHÁCH sạn

Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Công Nghệ

-oOo -Họ và tên các thành viên trong nhóm:

1 Nguyễn Xuân Tuyển ( nhóm trưởng )

Mở đầu

Nghành Du Lịch là một nghành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế giới.Tại các nước đang phát triển, nghành Du Lịch phát triển hết sức mạnh mẽ và có lợinhuận cao với sự hỗ trợ hết sức đắc lực của công nghệ thông tin trong tổ chức vàhoạt động Tại nước ta nghành Du Lịch có thể được xem là một nghành lâuđời.Nhưng trong những năm gần đây, nghành Du Lịch mới thực sự phát triển vềquy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong lĩnh vực kinh tế xã hội ngày các được

mở rộng.Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin cho nghành Du Lịch nước

ta còn hạn chế

Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, việc ứngdụng CNTT vào việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống không còn xa lạ vớichúng ta Do đó việc lập trình đã được hỗ trợ tối đa bằng nhiểu ngôn ngữ lập trìnhkhác nhau Việc lập trình đã trở nên đơn giản hơn và không còn là vấn đề quantrọng Vấn đề mà các nhà tin học hiện nay quan tâm là làm thế nào để triển khainhững dự án tin học hoá một cách rõ ràng, logic, khoa học và đầy tính mở Nhưvậy cần phải mô hình hoá được toàn bộ hệ thống một cánh đầy đủ và chính xáctrên cơ sở đó để phát triển được phần mềm có tính tương thích cao, đáp ứng đượcnhu cầu của người sử dụng

Xuất phát từ nhu cầu thực tế ứng dụng của CNTT vào quản lý khách sạn,

chúng em chọn thực hiện đề tài Quản Lý Khách Sạn làm đề tài nghiên cứu.

Phần 1: Giới thiệu1.1 Mục đích

Cùng với sự phát triển không ngừng về kỹ thuật máy tính và mạng điện tử,công nghệ thông tin cũng đạt được những thành tựu to lớn, góp công rất lớn trong

sự phát triển của xã hội và nhân loại Một trong những ứng dụng quan trọng củacông nghệ thông tin là xây dựng mô hình quản lý trong các công ty, trong đó điểnhình như khách sạn Hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn được xây dựngnhằm giải quyết nhu cầu về quản lý trong khách sạn Hệ thống sẽ giúp các doanhnghiệp xử lý các công việc chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, nhân lực Hệthống thông tin quản lý sẽ khắc phục được những yếu kém trong quản lý khách sạnhiện tại, có khả năng nâng cấp và mở rộng nhiều chức năng trong tương lai

1.2 Phạm vi

Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay có rất nhiều phần mềmquản lý khách sạn khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng khách sạn Trong giớihạn đề tài này, chúng em xin trình bày về phần mềm quản lý các khách sạn có quy

mô vừa và nhỏ

1.3 Định nghĩa

 Chuẩn IEEE 830 – 1984: IEEE là viết tắt của cụm từ Institute of Electrical andElectronic Engineers Nghĩa là viện kỹ nghệ điện và điện tử Đây là một tổ chức của Mỹ chuyên nghiên cứu về công nghệ điện tử và tin học Chuẩn IEEE 830 – 1984 là một định dạng chung của tài liệu đặc tả trong môn kỹ nghệ phần mềm được tổ chức này đưa ra

 Administrator: Người quản trị hệ thống, chịu trách nhiệm điều hành hệ thống, phân quyền cho người sử dụng

 Visual Basic (VB): Đây là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện driven) và môi trường phát triển tích hợp (IDE) của Microsoft Dùng VB là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Windows

(event- Microsoft Access: thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản hơn là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài

hệ điều hành Windows

1.4 Tài liệu tham khảo

 1 - " Bài giảng Microsoft Access ", Ths.Nguyễn Đình Thuân.

 2 - "Bài giảng cơ sở dữ liệu & phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý ", Ths Nguyễn Hữu Trọng.

 3 - " Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý ", Ths Đinh Thế

Hiển, Nhà xuất bản thống kê - 2000

 4 - " Một số bài luận văn tốt nghiệp " của anh chị các khoá trước.

 [5] - “ Các tài liệu về Visual Basic “.

1.5 Mô tả cấu trúc tài liệu

Tài liệu được lập theo định dạng chuẩn IEEE 830-1984 với cấu trúc như sau:

Phần 1: Giới thiệu

1.1 Mục đích1.2 Phạm vi1.3 Định nghĩa1.4 Tài liệu tham khảo1.5 Mô tả cấu trúc tài liệuPhần 2: Mô tả chung

2.1 Tổng quan về sản phẩm2.2 Chức năng chung của sản phẩm2.3 Đối tượng người dùng

2.4 Ràng buộc tổng thể2.5 Giả thiết về sự phụ thuộcPhần 3: Yêu cầu chi tiết

3.1 Yêu cầu chức năng3.2 Yêu cầu giao diện ngoài3.3 Yêu cầu hiệu suất

3.4 Ràng buộc thiết kế3.5 Thuộc tính

3.6 Các yêu cầu khácPhần 4: Phụ lục

Phần 2: Mô tả chung2.1 Tổng quan về sản phẩm

Phần mềm quản lý khách sạn được ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lýkhách sạn của doanh nghiệp

2.2 Chức năng chung của sản phẩm

Phần mềm được dùng để quản lý khách sạn, vì thế nó đáp ứng hầu hết cáccông việc của khách sạn Đó là:

 Báo cáo chung

2.3 Đối tượng người dùng

 Ngôn ngữ giao tiếp là tiếng Việt

 Do nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng nên hệ thống quản lý kháchsạn cũng ngày càng được mở rộng Vì vậy phần mềm cần phải nâng cấp, mởrộng chức năng được, đáp ứng kịp yêu cầu

2.5 Giả thiết và sự phụ thuộc

 Phần mềm sử dụng cơ sở dữ liệu của Microsoft Access 97 được kết nối với

Visual Basic 6.0 bằng điều khiển Data Environment.

 Phần mềm phải tương tác được với các phần mềm, hệ thống khác như phầnmềm xuất file văn bản cho các báo cáo

 Yêu cầu phần cứng:

- Máy chủ: 1 máy

- Máy trạm: Không giới hạn máy

- Điều kiện vận hành: Nối mạng nội bộ, mạng ngang hàng, Internet

- Hệ thống chủ và máy trạm đảm bảo chạy Windows ổn định

- Máy in: 5 máy in

 Yêu cầu về nhân sự, vận hành:

- Người quản trị hệ thống: Có kinh nghiệm quản trị hệ thống mạng Công ty

- Người dùng: Sử dụng thành thạo Word, Excel

Phần 3: Yêu cầu chi tiết3.1 Yêu cầu chức năng

3.1.1 Yêu cầu chức năng 1: Quản lý khách hàng

3.1.1.1 Giới thiệu chức năngBao gồm các chức năng nhỏ sau:

 Đăng ký phòng cho khách: Khi một Khách hàng thuê một phòngtrọ, ban quản lý sẽ phải Kiểm tra giấy tờ Chứng minh thư nhândân, ghi lại Họ tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại liên lạc của kháchhàng

 Tìm phòng: Tiến hành tìm phòng thích hợp cho Khách trong danhsách các phòng còn chỗ trống

 Chuyển phòng: Sau khi khách đến ở, muốn chuyển sang phòngkhác, tiến hành tìm phòng mới và chuyển cho khách

 Thu tiền: Thu các khoản tiền theo quy định như: tiền phòng, tiềnđặt cọc…

 Cập nhật Danh sách Khách hàng: Thêm khách hàng mới vàoDSKH và cập nhật các thông tin liên quan đến khách hàng đó

 Tìm kiếm khách hàng: Tìm kiếm trên cơ sở dữ liệu

3.1.1.2 Dữ liệu vào

 Dữ liệu vào là hồ sơ về khách hàng bao gồm các thông tin liênquan đến khách hàng vào trọ: Như mã số khách hàng, số chứngminh thư, họ tên, cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số phòng

 Tìm phòng và xếp chỗ cho khách hàng, cập nhật danh sách phòng

và danh sách khách hàng khi mỗi khách hàng mới vào

3.1.1.4 Kết quả

 Tạo biên lai thu tiền tạm ứng và làm phiếu xác nhận khách hàng

3.1.2 Yêu cầu chức năng 2: Quản lý nhân viên

3.1.1.1 Giới thiệu chức năng

Ban đầu, nhân viên sau một thời gian thử việc sẽ được đưa vàokhách sạn làm việc, và trở thành nhân viên chính thức Mỗi nhân viênkhi vào công ty sẽ được cấp một mã số nhân viên để tiện việc quản lý,

và thông tin của nhân viên sẽ đựoc cập nhật vào cơ sở dữ liệu Quản

lý Nhân viên gồm chức năng chính sau:

 Phân công công tác: Phân công lịch công tác cho các nhân viên

 Kiểm tra Nhân viên: Kiểm tra hồ sơ, tình hình thực hiện công việc

 Lập biên bản vi phạm: Lập biên bản đối với những Nhân viên viphạm nội quy.

 Quyết định kỷ luật: Quyết định hình thức kỷ luật dựa vào mức độ

vi phạm của nhân viên Khi nhân viên bị kỷ luật sẽ bị phạt tiền vànặng có thể bị đuổi việc

 Giải quyết tiền lương: Thanh toán tiền lương cho mỗi nhân viênvào cuối tháng

 Tìm kiếm nhân viên: Dựa vào cơ sở dữ liệu của công ty

3.1.1.2 Dữ liệu vào

 Dữ liệu vào là danh sách các nhân viên trong ban quản lý

 Các thông tin về tình hình vi phạm kỷ luật của nhân viên

 Một số thông tin về nhân viên cần tìm kiếm

 Căn cứ vào thông tin tìm kiếm, tìm xem trong danh sách nhân viên

có những nhân viên nào có thông tin trùng với thông tin đưa vào 3.1.1.4 Kết quả

 In ra lịch công tác của các nhân viên và lưu trữ vào hồ sơ dữ liệu

 In ra biên bản vi phạm và lưu trữ vào hồ sơ dữ liệu

 Đưa ra danh sách các nhân viên có thông tin tìm kiếm

3.1.3 Yêu cầu chức năng 3: Quản lý dịch vụ

3.1.1.1 Giới thiệu chức năng

 Phục vụ: Khi có một yêu cầu về dịch vụ nào đó, ban quản lý phảixúc tiến công việc để đáp ứng cho khách hàng

 Ghi mã số dịch vụ: Khách hàng sử dụng một dịch vụ nào, sẽ đượcngười quản lý ghi lại dịch vụ đó vào sổ và đưa vào cơ sở dữ liệu đểtiện theo dõi.

 Tính tiền dịch vụ: Tính tiền dịch vụ cho từng khách đã sử dụng

Tiền dịch vụ = Tổng số tiền của từng dịch vụ - số tiền khuyếnmãi

 Thu tiền dịch vụ: Thu số tiền dịch vụ mà khách phải trả

 Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ: Ghi vào sổ các báo cáo và các yêu cầucủa nhân viên về một dịch vụ nào đó hoặc là một ý kiến phản ánh

 Tính tiền dịch vụ mỗi khách phải trả, và xác nhận biên lai thu tiền

 Cập nhật sổ ghi các yêu cầu của khách hàng để có một danh sáchcho nhân viên có thể xử lý

3.1.1.4 Kết quả

 In ra biên lai thanh toán tiền dịch vụ

 Đáp ứng, giải quyết mọi yêu cầu và khiếu nại

3.1.4 Yêu cầu chức năng 4: Quản lý cơ sở vật chất

3.1.1.1 Giới thiệu chức năng

 Kiểm tra tài sản: Ban quản lý đi kiểm tra tình trạng tài sản trongphòng để bàn giao phòng và lấy căn cứ tính vào tiền đặt cọc kháchhàng đặt khi thuê phòng

 Kiểm tra phòng: Khi có một khách hàng nào trả phòng, ban quản

lý sẽ trực tiếp đi kiểm tra Nếu không có gì thay đổi, ban quản lý sẽcho người vào dọn dẹp phòng Sau đó sẽ cập nhật phòng trống vào

cơ sở dữ liệu

 Kiểm tra trang thiết bị của từng phòng: Nếu có thiết bị nào đó bịhỏng hóc sẽ đựơc sửa chữa và thay thế Còn nếu do khách hànglàm hỏng thì khách hàng phải bồi thường cho khách sạn

 In ra danh sách tình trạng các thiết bị sau khi khách đã trả phòng

 Các thiết bị hỏng hóc sẽ được sửa chữa

3.1.5 Yêu cầu chức năng 5: Quản lý tài chính

3.1.1.1 Giới thiệu chức năng

 Doanh thu: Tổng số tiền thu ra hàng ngày sẽ được cập nhật và gửi

về phòng điều hành của khách sạn

 Tổng số tiền chi hàng ngày sẽ được cập nhật và gửi về phòng điềuhành của khách sạn

 Nộp thuế: Thuế sẽ được tính theo % sau đó được nộp theo quý

 Tiền lương: Cuối tháng, bộ phận tài chính sẽ thanh toán lương chotừng người theo các mức lương đã quy định và tiền thưởng chotừng người

 Tiền phạt: Căn cứ vào lỗi mà nhân viên mắc phải, tính số tiền phạtcho nhân viên.

Tiền lương = Tiền lương thỏa thuận + Tiền thưởng – Tiền phạt

 Tính tiền thuế phải nộp theo quý

 Cập nhật bản thu chi của khách sạn

3.1.1.4 Kết quả

 In ra bản thống kê chi tiêu và doanh thu của khách sạn

3.1.6 Yêu cầu chức năng 6: Báo cáo chung

3.1.1.1 Giới thiệu chức năng

 Thống kê hàng tháng: Hàng tháng các tổ đều có bản báo cáo vềmọi tình hình hoạt động trong tháng

 Lập báo cáo: Lập các báo cáo về tình hình hoạt động hay tình hìnhtài chính

 Tổng kết cuối năm: Tổng kết các hoạt động trong năm và nêuphương hướng hoạt động trong năm tiếp theo

3.1.1.2 Dữ liệu vào

 Bản thống kê hàng tháng của các tổ

 Yêu cầu báo cáo của lãnh đạo ban quản lý

3.1.1.3 Xử lý

 Cập nhật bản thống kê về các tình hình hoạt động của các tổ.

 Tìm trong tất cả các hồ sơ dữ liệu và các thông tin cần thiết trong

hệ thống để lập báo cáo

3.1.1.4 Kết quả

 In ra các báo cáo

3.2 Yêu cầu giao diện ngoài

3.2.1 Giao diện người dùng

Phác thảo một số giao diện chính trong các chức năng:

 Thanh toán tiền phòng bằng VNĐ, USD hay chuyểnkhoản.

 Xác định thông tin khách đang ở ứng với từng đoàn

 Xác định phòng khách đang ở ứng với từng đoàn

 Xác định số thành viên của từng đoàn

Đây là form xuất hóa đơn, chức năng :

 Xuất hóa đơn theo đoàn khách

 Xuất hóa đơn cho từng phòng trong đoàn

 Xuất hóa đơn cho khách lẻ

 Xuất hóa đơn các loại dịch vụ

3.2.1.2 Quản lý dịch vụ

 Form quản lý dịch vụ khách hàng sử dụng Form này cóchức năng thêm các dịch vụ mà khách hàng sử dụng, ngày

sử dụng dịch vụ, tính thành tiền và in ra danh sách các dịch

vụ mà khách hàng đã sử dụng

3.2.1.3 Quản lý nhân viên

Đây là form quản lý nhân viên, nó có chức năng:

 Thêm nhân viên với các thông tin về nhân viên như: tên,ngày sinh, địa chỉ, giới tính, trình độ học vấn, phân côngvào phòng ban nào, chức vụ, và hệ số lương

 Tìm kiếm nhân viên

 In ra danh sách nhân viên và có thể sửa xóa các thông tincủa nhân viên

 Bảng lương nhân viên

3.2.1.4 Quản lý cơ sở vật chất

Đây là form quản lý cơ sở vật chất trong khách sạn Chức năngchính:

 Thêm danh sách tài sản mới mua về bao gồm thông tin vềtên, giá, thuộc phòng nào, ngày mua

 Thống kê tài sản trong khách sạn, có thể chọn theo loạitài sản, thống kê theo phòng, hoặc thống kê toàn bộ tàisản

 Có thể sửa hoặc xóa các thông tin về tài sản

3.1.2.5 Báo cáo doanh thu

Đây là form báo cáo doanh thu, chức năng :

 Báo cáo tiền thu chi trong ngày

 Báo cáo doanh thu theo tháng

 Báo cáo doanh thu theo năm

 Phần mềm cũng được kết nối với phần mềm kế toán của khách sạn

để quản lý tài chính hiệu quả hơn

3.2.4 Giao diện truyền thông

 Hệ thống có khả năng kết nối với hệ thống nhà hàng đặt tiệc qua mạng Internet, hệ thống quản lý tổng đài của khách sạn

 Hệ thống được kết nối với người dùng qua các máy tính Client Các máy tính này được kết nối tới một máy chủ Server qua hệ thống mạng LAN Máy chủ này sẽ quản lý, phân quyền truy cập,

sử dụng hệ thống cho người dùng Mỗi người dùng sẽ được cấp một tài khoản và mật khẩu

3.3 Yêu cầu hiệu suất

Hệ thống chạy nhanh, ổn định trên nền Windows với không gian lưu trữ phùhợp với quy mô khách sạn CPU được tận dụng tối đa, không để lãng phí tài nguyên hệ thống

3.4 Thuộc tính

3.4.1 Tính bảo mật

 Hệ thống phải được phân quyền theo người sử dụng Chỉ nhữngngười dùng có tài khoản và được cấp quyền mới có thể truy cập vàlàm việc trên hệ thống Đồng thời hệ thống phải cập nhật các thôngtin về người tạo, người cập nhật thông tin trong trong hệ thống để

đảm bảo dữ liệu luôn an toàn tránh sự truy cập và sử dụng dữ liệu

hệ thống không mong muốn

 Phần mềm cần được thiết kế tách linh động giữa chương trình vàfile cơ sở dữ liệu (Database) để giúp cho việt sao lưu (back-up) dữliệu dễ dàng và thuận tiện

3.4.2 Khả năng bảo trì

 Hệ thống có khả năng mở rộng ứng dụng, chức năng theo yêu cầu khách hàng Ví dụ hệ thống có thể mở rộng chức năng đặt phòng cho khách hàng online qua Internet

 Hệ thống có thể nâng cao hiệu năng khi nhu cầu khách hàng mở rộng Ví dụ khả năng truy cập dữ liệu, tương tác với các phần mềmkhác được nâng cao về tốc độ xử lý, không gian lưu trữ

 Hệ thống có khả năng chuyển đổi môi trường làm việc Ví dụ từ môi trường Visual Studio Net sang môi trường lập trình Java

3.5 Các yêu cầu khác

Phần mềm được thiết kế và xây dựng theo đúng thỏa thuận với khách hàng

về chức năng, tài chính, thời hạn bàn giao, bảo hành bảo trì

Phần 4: Phụ lục

4.1 Cài đặt Visual Basic 6.0

Sử dụng chương trình Setup, ta có thể cài đặt Visual Basic trên máy tính Chương trình Setup cài đặt VB và các thnàh phần khác từ đĩa CD vào đĩa cứng Chương trình này còn cài đặt các tập tin cần thiết để xem tài liệu trên đĩa CD

MSDN (Microsoft Developer Network) Ta không thể thi hành VB bằng cách chỉ

copy các tập tin từ đĩa CD-ROM vào đĩa cứng Ta phải dùng chương trình Setup

để giải nén và cài đặt các tập tin vào thư mục thích hợp