XÂY DỰNG DASHBOARD VỚI EXCEL PHẦN 2

Trong phần 2 này chúng ta sử dụng conditinal formating để trực quan hóa dashboard của chúng ta. Đây là một công cụ cực hay để có thể giúp chúng ta trực quan hóa dữ liệu. Phần 2 cũng đáng xem như phần 1. Mời các bạn tải xuống.

CHAPTER 2: SỬ DỤNG CONDITIONAL FORMATING

Có 5 quy tắc conditional formating có thể áp dụng cho dữ liệu: Highlight rules, Top/Bottom Rules, Data Bars, Color Scales và Icon Sets

Đối với Highlight rules chúng ta có thể đặt điều kiện hiển thị các giá trị trong dữ liệu Các 7 loại điều kiện:

Một lưu ý là khi chúng ta thiết lập rules cho dữ liệu thì khi thay đổi dữ liệu các rules này vẫn giữ nguyên

Đối với Top/Bottom rules chúng ta cũng có các điều kiện cho dữ liệu

Một lưu ý là các ô dữ liệu có thể có nhiều rule, do đó để bỏ một rules áp dụng trên một ô chúng ta chọn Conditional Formatting  Clear Rules Chúng ta sẽ chọn

là xóa bỏ rule cho toàn bộ sheet hoặc chỉ cho ô lựa chọn mà thôi

Data bars là một cách formating khác, trong đó các thanh đồ thị thay đổi tùy vào giá trị của dãy dữ liệu

Tương tự chúng ta cũng có Color Scales và Icon sets

Chúng ta cũng có thể tự tạo ra rules cho dãy dữ liệu bằng cách chọn New Rule

Có nhiều rules để cho bạn lựa chọn

Data Bars, Color Scales, và Icon Sets chỉ có thể được sử dụng với Format All Cells Based on Their Values

Đối với Icon sets rule, trong nhiều trường hợp chúng ta chỉ muốn hiển thị một icon duy nhất mà thôi, ví dụ chúng ta chỉ muốn hiển thị những giá trị nào dưới ngưỡng trung bình mà thôi Để làm điều đó chúng ta thực hiện các bước sau:

Chúng ta chọn dãy dữ liệu (lúc này đã có Icon set rules ở các ô đó), chọn Manage Rules sau đó chúng ta chọn New Rule

Chúng ta chọn như hình trên để thiết lập no format set cho các ô có giá trị lớn hơn trung bình của dãy số liệu

ở màn hình Manage Rules chúng ta click vào ô Stop If True của Rule Cell Value > …

Kết quả cho thấy chỉ có các giá trị dưới trung bình mới hiển thị icon.

Đối với Data bars, các thanh thường hiển thị ngay trong ô dữ liệu Điều này dẫn đến đôi khi chúng ta không thể đọc được dữ liệu và cũng khó có thể thấy đầu cuối của thanh đồ thị Để hiển thị các thanh đồ thị bên ngoài ô dữ liệu chúng ta làm như sau

Chúng ta copy dữ liệu sang cột kế bên Sau đó áp dụng Data Bars Formating cho cột dữ liệu đó

Tiếp theo chúng ta vào Mange Rule chọn Data Rule rồi click Edit Rule

Chúng ta click vào ô Show Bar Only

Kết quả như hình trên đây Cột kế bên cột Sale chỉ thể hiện thanh đồ thị mà không

có số liệu

Sử dụng symbols để tăng cường báo cáo

Giả sử chúng ta muốn vẽ chart với các kí hiệu tăng hoặc giảm giống như hình dưới Nếu dùng conditional formating thì chúng ta không thể thực hiện được

Để thực hiện điều này chúng ta làm các bước sau:

Trước hết chúng ta tạo các symbol tăng và giảm bằng cách dùng Insert chọn symbol cần chèn

Chúng ta sẽ chèn hai kí hiệu tăng và giảm vào ô C1

Sau đó chúng ta vào cột vs prior month quét dữ liệu click phải chọn Format Cells chọn Custom.

Chúng ta copy các symbols trong ô C1 vào ô Type và định dạng như trong hình Khi

đó nếu tỷ lệ phần trăm dương thì sẽ có thêm dấu tăng còn nếu giảm sẽ thêm dấu giảm

Như vậy cột vs prior month đã có các dấu kí hiệu tăng và giảm như mong muốn Sau đó chúng ta chỉ cầnchọn ba cột và insert bar chart là được

Tạo mini-chart cho bảng dashboard báo cáo

Mini-chart trong dashboard thường dùng để trình bày xu hướng Đối với nhiều dashboard xu hướng của mini-chart có thể là trong vòng 1 năm

Để có thể tạo ra mini-chart trong dashboard chúng ta cần thực hiện các điều sau:

1 Giảm font của tiêu đề, chú thích trục, chú thích hình xuống font 8

2 Xóa phông nền của hình thành màu trắng

3. Xóa bỏ legend của hình