Tự học excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên excel phần 2

+ Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán + Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán - Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán - TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của

Trang 1

Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel

Phần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chức

dữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Để nắm được phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững về nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp và có một số kiến thức cơ bản về Microsoft office excel chủ yếu là phần đã được giới thiệu ở phần trên Trước tiên ta tạo 1 Sheet chứa danh sách các sổ kế toán, các bảng biểu và các báo cáo của công ty để dễ dàng quản lý hơn,

từ Sheet này bạn có thể rất nhanh chóng nhảy tới các Sheet khác bằng cách nhấp chuột

Cách làm như sau:

- Khởi động Excel, chương trình sẽ tự động mở ra một Wookbook mới với mặc định là 3 Sheet trắng Bạn vào Menu File\Save để lưu lại với tên KtExcel

sổ

Trang 2

Bước 2: Thiết kế sổ Nhật ký chung

Bạn di chuột về góc phía trên bên trái của sheet và nhập vào tên công ty Sau đó di chuột xuống dòng bên dưới nhập vào tiêu đề của sổ sao cho đẹp mắt và dễ nhìn

Tiếp theo bạn tạo mẫu sổ theo mẫu dưới đây:

2.1.2 Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung

Khi công ty có các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn mua

Trang 3

+ Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán

+ Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán

- Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán

- TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ

- TK Có: Nhập số hiệu tài khoản bên có của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ

- Số lượng: Nhập số lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ

- Số tiền phát sinh: Nhập số tiền hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ

Lưu ý: Với mỗi dòng trên Sổ nhật ký chung ta chỉ nhập một định khoản, với nghiệp vụ kế toán nhiều hơn một định khoản thì mỗi định khoản sẽ được nhập vào một dòng

Ví dụ:

Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho Viễn thông Hà Nội số

012345 ngày 10/01/2009 số tiền 500.000đ, thuế GTGT 50.000đ

Với nghiệp vụ này trong Sổ nhật ký chung bạn phải nhập thành hai dòng như sau:

Nợ TK 642 500.000

Có TK 111 500.000

Và một dòng ghi nhận thuế GTGT đầu vào:

Trang 4

Định khoản:

Nợ TK 133 50.000

Có TK 111 50.000

Trong Sổ nhật ký chung sẽ được nhập vào như sau:

Cuối tháng khi đã nhập hết các chứng từ phát sinh trong tháng

ta sẽ làm các bút toán kết chuyển để xác định kết quả lãi lỗ

Ở hàng nhập nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ tại cột Số tiền phát sinh:

- Với nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:

=SUMIF($E$5:$E27;133;$G$5:$G27)+BCDSPS!D13

Trong đó BCDSPS!D13 chính là địa chỉ ô lưu số dư đầu kỳ của Tài khoản 133 trong Bảng cân đối số phát sinh sẽ được giới thiệu chi tiết sau

- Với nghiệp vụ kết chuyển doanh thu:

Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ là

Nợ TK 511

Trang 5

- Với các bút toán kết chuyển chi phí:

Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển là

- Với bút toán kết chuyển cuối cùng là kết chuyển lỗ, lãi:

+ Nếu lãi: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột

Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:

=SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)-SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)

+ Nếu lỗ: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột

Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:

=SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)

SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)

Trang 6

Lưu ý: Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh mà vùng tham

chiếu và vùng tính tổng trong các hàm trên sẽ có sự thay đổi Hàm trên chỉ có tính chất tham khảo

2.2 Bảng cân đối số phát sinh

2.2.1 Thiết kế Danh mục tài khoản

Trước khi thiết kế Bảng cân đối số phát sinh, ta sẽ tạo một bảng danh mục tài khoản để tiện cho các công việc về sau

Bảng danh mục tài khoản được thiết kế như sau:

- Thêm một sheet vào trước sheet SoNKC, đổi tên sheet đó thành DMTK Thiết kế bảng danh mục tài khoản như sau:

Trang 8

2.2.2 Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh

Chuyển sang sheet bên cạnh sheet SoNKC sau đó đổi tên sheet này thành BCDSPS

Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh trên sheet BCDSPS như sau:

Trang 9

2.2.3 Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh

Tại cột Mã TK ta lần lượt nhập theo thứ tự trong bảng danh mục tài khoản các tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán

Tại cột Tên Tài khoản ta nhập vào công thức sau:

=IF(TYPE(VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))=16;0;

VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))

Trang 11

Trong hàm nhập tại cột Tên Tài khoản ở phần trên TAIKHOAN

là một bảng tham chiếu thuộc bảng Danh mục tài khoản, sử dụng kiểu bảng tham chiếu này rất tiện lợi vì bất cứ khi nào muốn dùng bảng tham chiếu này bạn chỉ việc gõ đúng tên bảng tham chiếu này trong các hàm cần sử dụng đến bảng tham chiếu Bảng tham chiếu này được tạo như sau:

Vào menu Insert/Name/Define…

Trang 12

Hộp thoại Define Name xuất hiện

Trong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu

Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=)

Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà bạn muốn tạo vùng tham chiếu Ở đây ta tạo vùng tham chiếu ở bảng Danh mục tài khoản thuộc sheet DMTK

Trang 13

Bảng tham chiếu TAIKHOAN ở đây sẽ là A4:C83 trong bảng Danh mục tài khoản trong sheet DMTK

Nhấp chuột vào OK

Bảng tham chiếu này sẽ còn được sử dụng nhiều trong các hàm

ở các sổ kế toán sau

- Cột Số dư đầu kỳ:

+ Bên Nợ: Nhập số dư Nợ đầu kỳ của các tài khoản có số dư

nợ Số dư Nợ đầu kỳ này chính là số dư nợ cuối kỳ trước

Trang 14

+ Bên Có: Nhập số dư Có đầu kỳ của các tài khoản có số dư có

Số dư Có đầu kỳ này chính là số dư Có cuối kỳ trước

Lưu ý: Nếu đây là Bảng cân đối phát sinh đầu tiên bạn lập thì

bạn phải nhập số dư nợ đầu kỳ của các tài khoản phát sinh vào Nhưng nếu bạn đã có Bảng cân đối phát sinh của kỳ trước thì bạn chỉ việc lấy dữ liệu từ bảng cân đối phát sinh của kỳ kế toán trước bằng cách nhập vào cột Số dư đầu kỳ:

Trang 16

Số dư đầu kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên Có

Số phát sinh trong kỳ bên Nợ = Số phát sinh trong kỳ bên Có

Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư cuối kỳ bên Có

Vì vậy khi bạn thấy tổng bên Nợ và bên Có của cột Số dư đầu

kỳ, Số phát sinh trong kỳ hoặc Số dư cuối kỳ thì phải kiểm tra lại ngay

Trang 17

2.3 Sổ cái tài khoản

2.3.1 Thiết kế sổ cái tài khoản

Ta sẽ có 3 mẫu sổ cái:

- Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ

- Sổ cái tài khoản có số dư bên Có

- Sổ cái tài khoản không có số dư

Sổ cái có số dư bên nợ

Đổi tên sheet 3 thành SoCai1

Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ sẽ có mẫu như sau:

Trang 19

Trong đó:

- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh

mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành

Trang 20

- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ

- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ

- SDCK: Số dư cuối kỳ

Sổ cái có số dư bên Có

Thêm một sheet bên sheet SoCai1, đặt tên là SoCai2

Sổ cái tài khoản có số dư bên Có sẽ có mẫu như sau:

Trong đó:

Trang 21

Sổ cái không có số dư

Thêm một sheet bên sheet SoCai2, đặt tên là SoCai3

Sổ cái tài khoản không có số dư có mẫu như sau:

Trang 22

Trong đó:

Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong các Sổ

cái như sau:

Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu Data/Filter/AutoFilter

Trang 23

2.3.2 Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản

Ta thấy 3 mẫu sổ cái trên khá giống nhau và cách xử lý dữ liệu trên cả 3 sổ này cũng vậy, chúng chỉ hơi khác nhau một chút về cách lấy dữ liệu về số dư đầu và cuối từ một cơ sở dữ liệu khác (cụ thể là từ Bảng cân đối số phát sinh)

Sổ cái có số dư bên Nợ

Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem

Ô A7 được định dạng như sau:

Nhấp chuột vào ô A7 sau đó vào menu Format/Cells Hộp thoại Format Cells xuất hiện ta chọn trong hộp Category mục Custom sau đó trong hộp danh sách định dạng bên cạnh ta chọn định dạng là ba dấu chấm phẩy (;;;)

Trang 25

- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:

Trang 26

=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"

")

Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp

vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7

- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:

=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"

")

Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp

- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:

Trang 27

=I8+G40-H40

Hàm này sẽ trả về số dư Nợ cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào

ô A7

Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt

nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu

Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàng

Trang 28

Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các nghiệp vụ phát sinh Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ (Nonblanks), nhấp chuột vào đó

Trang 29

Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống)

Sổ cái có số dư bên Có

Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện trên sổ nhưng vẫn tồn tại

Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:

=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)

Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7

Trang 30

Trang 31

=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"

")

Trang 32

(tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh

mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=I8+G40-H40

Hàm này sẽ trả về số dư Có cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ô A7

Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàng

Trang 33

Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và

Trang 34

chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống)

Sổ cái không có số dư

Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện trên sổ nhưng vẫn tồn tại

Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:

=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)

Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7

Trang 35

Trang 36

")

=SUM(G9:G39)

Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào

Trang 37

ô A7

- Tại ô H40

(tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh

mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:

=SUM(H9:H39)

Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào

ô A7

Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàm trong hàng đó

Trang 38

Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống)

2.4 Sổ chi tiết tài khoản

Sổ chi tiết tài khoản là sổ chi tiết của một tài khoản, nhìn vào sổ

Trang 39

chi tiết tài khoản ta có thể biết số phát sinh của các tài khoản con của tài khoản đó Tổng phát sinh của các tài khoản con của một tài khoản bằng số phát sinh của tài khoản đó

2.4.1 Thiết kế sổ chi tiết tài khoản

Thêm vào một sheet bên cạnh sheet SoCai3 đặt tên là SCT_Tài khoản tương ứng, ví dụ SCT_642

Sổ chi tiết tài khoản bao gồm các cột sau:

mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành

- Các cột Mã của tài khoản con: Tùy thuộc vào tài khoản trên sổ chi tiết có những tài khoản con nào mà sẽ có bấy nhiêu cột Ví

dụ như tài khoản 642 có các cột như:

+ CPPB: Chi phí trả trước phân bổ vào chi phí quản lý trong kỳ + CPKH: Chi phí khấu hao tài sản cố định trích vào chi phí quản lý trong kỳ

Trang 40

+ CPMN: Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý trong kỳ + CPDT: Chi phí điện thoại phục vụ nhu cầu quản lý trong kỳ + CPK: Chi phí bằng tiền khác phục vụ quản lý trong kỳ

+ CPTL: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý

…

Lưu ý: Đặt tên của các cột này phải giống hệt mã tài khoản con

của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành Những mã này được nhập trên cột Mã KH trong Sổ nhật ký chung tương ứng với các nghiệp vụ phát sinh có tài khoản phản ánh là tài khoản trên

Trang 41

Vậy là ta đã thiết lập xong chức năng lọc Autofilter cho sổ chi tiết

2.4.2 Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoản

Lưu ý trước tiên khi làm sổ chi tiết tài khoản là ta phải nhập mã cho tài khoản của sổ chi tiết trên Sổ nhật ký chung Điều này rất

dễ dàng, chỉ cần khi nhập dữ liệu vào Sổ nhật ký chung, với các nghiệp vụ phát sinh có tài khoản phản ánh mà sau này cần mở

sổ chi tiết ta chỉ việc nhập thêm mã cho tài khoản đó vào cột

Mã KH trong Sổ nhật ký chung Cột này khi in sẽ được ẩn đi, ta chỉ sử dụng cột này cho mục đích xử lý dữ liệu được dễ dàng

Trang 42

Dữ liệu trên sổ chi tiết đều được lấy từ Sổ nhật ký chung

Ở đây sẽ giới thiệu Sổ chi tiết tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Các sổ chi tiết khác làm tương tự, chỉ hơi khác một chút nhưng nếu hiểu cách làm của sổ chi tiết 642 bạn sẽ dễ dàng làm được các sổ chi tiết tài khoản khác

Nhập vào ô A7 tài khoản sổ chi tiết mà bạn muốn xem

Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái

Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện trên sổ nhưng vẫn tồn tại

Trang 43

")

=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$F7;IF(SoNKC!$F7=$A$7; SoNKC!$E7;""))

Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng của tài khoản đã nhập vào

ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung

- Tại ô F9 nhập vào hàm sau:

=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!I7;"")

Hàm này sẽ trả về mã của tài khoản trên Sổ chi tiết đã nhập vào

ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung

- Tại ô G9 nhập vào hàm sau:

Định dạng
Số trang	65
Dung lượng	1,22 MB