Xây dựng dashboard với Excel (Phần 1)

Một tài liệu cực hay về xây dựng dashboard với Excel. Phần 1 của tài liệu này giúp bạng nắm các nguyên tắc sử dụng màu, nguyên tắc thiết kế bảng dữ liệu, cách xây dựng sparkline trong dashboard như thế nào

Các nguyên tắc thiết kế bảng trong Excel

• Sử dụng ít màu sắc trong bảng: sử dụng nhiều màu sắc trong bảng sẽ làm

phân tán sự tập trung của người đọc vào nội dung bảng Ngoài ra khi in trắng đen bảng nhiều màu, các ô có màu thường được tô đậm lên gây ra khó đọc Trong bảng chính tên bảng, tên cột và các cấu trúc bảng đã đủ để giúp phân tách dữ liệu

Bảng dùng nhiều màu

Bảng không dùng màu

• Giảm các đường viền khung: Chúng ta nên cố gắng bỏ các đường viền và

đường khung của bảng khi cần Cố gắng sử dụng các khoảng trắng giữa các dòng để phân tách các mục với nhau Nếu chúng ta cần các đường viền khung thì cần định dạng chúng sao cho nhạt hơn so với màu dữ liệu; người ta thường chọn màu xám nhạt Còn với heading của cột chúng ta có thể áp dụng single accounting underlines để tô đậm dưới cho heading của cột

Với bảng này dữ liệu không còn đóng khung trong bảng mà chỉ phân tách bởi các đường khung mờ mà thôi

• Sử dụng các định dạng chữ số thích hợp: chỉ sử dụng số thập phân chỉ khi

chúng ta cần chính xác số liệu đến số thập phân Đối với phần trăm làm tròn thay vì để thập phân Thay vì dùng các kí tự tiền tệ trong con số (như $ hay £), chúng ta đưa các kí tự này vào tên cột hay tên hàng Định dạng các số cực lớn thành phần ngàn hoặc phần triệu Chỉnh dữ liệu về bên phải để dễ đọc và so sánh

Trong hình trên chỉ có cột Margin % được tô màu vì đây là cột quan trọng cần nhấn mạnh

• Chỉnh sửa nhãn và tiêu đề: chúng ta có thể chỉnh màu của các tiêu đề và nhãn

nhạt hơn để làm cho bảng dễ đọc và thu hút sự quan tâm của người đọc vào

dữ liệu nhiều hơn Các màu khuyến cáo dành cho tiêu đề là màu xám nhạt, màu nâu nhạt, màu xanh nước biển nhạt, và màu xanh lá cây

• Canh lề cho tiêu đề: tiêu đề cũng cần canh lề giống với các con số bên dưới để

tạo sự thống nhất cho bản Fon size của tiêu đề và nhãn cũng cần gần bằng với font và size của các con số vì nó giúp chúng ta tập chung vào dữ liệu

• Sắp xếp dữ liệu: nhiều bảng sắp xếp dữ liệu theo nhãn hay tiêu đề (theo bảng

chữ cái) Sắp xếp bảng theo dữ liệu trong bảng giúp người đọc dễ dàng phân tích các giá trị từ thấp đến cao hoặc ngược lại

• Font cho tiêu đề/nhãn: chúng ta có thể chọn những kiểu font hiện đại như

Calibri hoặc Segoe UI trong báo cáo và dashboard Các font Times New Roman hoặc Arial có thể làm cho báo cáo nhìn cũ kỹ so với các font có cạnh bo tròn như Calibri hoặc Segoe UI Sự thay đổi trong nhận thức về font đến chủ yếu từ việc các website phổ biến thường dùng các font bo tròn cạnh

Tùy chỉnh định dạng chữ số

Chúng ta có thể tùy chỉnh định dạng chữ số hiển thị bằng cách sử dụng Format Cells

Trong phần Custom chúng ta có nhiều định dạng có sẵn hoặc chúng ta có thể tự tạo ra định dạng mới:

• #,##0_);(#,##0):Trong định dạng này, phần bên trái dấu chấm phẩy chính là định dạng dành cho số dương Còn bên trái dấu phẩy chính là định dạng dành cho số âm Số âm sẽ được đặt trong dấu ngoặc Còn phần cuối số dương có dấu space và ngoặc đơn nghĩa là chừa một khoảng trống ở cuối

số dương để khi hiển thị thì sẽ có khoảng trống bằng với dấu ngoặc đơn của

số âm

• +#,##0;-#,##0:chúng ta có thể tự thêm vào dấu + và – trước chữ số dương

và âm để hiển thị là số dương và số âm

• +0%;-0%:chúng ta có thể tự thêm vào dấu + và – trước tỷ lệ phần trăm dương và tỷ lệ phần trăm âm

• #,##0,"k": định dạng các số phần ngàn thành rút gọn phần ngàn với chữ k ở

cuối Ví dụ ta có 12000 thì khi định dạng như vậy sẽ trở thành 12k

• #,##0.00,, "m": định dạng các số phần triệu thành rút gọn phần triệu với

chữ m ở cuối Lưu ý chúng ta dùng 00 ở cuối con số vì khi viết rút gọn số phần triệu thì phải thể hiện thêm hai số lẻ cuối Ví dụ ta có 24650000 khi định dạng như vậy thành 24.65 m

• #,##0_);(#,##0);"n/a": khi thêm dấu chấm phẩy thứ 2 vào định dạng số thì

các ô nào có giá trị bằng 0 sẽ được định dạng là n/a

• #,##0_);(#,##0); : nếu sau dấu chấm phẩy thứ 2 chúng ta để trống thì các ô

có giá trị bằng 0 sẽ để trống

• [Blue]+0%;[Red]-0%: chúng ta cũng có thể định dạng màu hiển thị của chữ

số Ở định dạng này chúng ta định dạng phần trăm dương là màu xanh và phần trăm âm là màu đỏ Có 8 màu tất cả là Black, Blue, Cyan, Green,

Magenta,Red, White, Yellow

Tùy chỉnh định dạng ngày và giờ

Việc định dạng ngày và giờ khá đơn giản chỉ cần vào Format Cells và chọn Custom như định dạng cho số Các định dạng phổ biến có thể tạo ra được liệt kê trong bảng dưới đây:

Sử dụng Sparklines

Sparkline chỉ được áp dụng trong ô và cho một series dữ liệu số mà thôi

Có 3 dạng Sparkline trong Excel: Line, Column và Win/Loss Win/Loss sẽ trình bày

dữ liệu dương là win còn dữ liệu âm sẽ là loss

Chúng ta có thể thay đổi kích thước của Sparkline bằng cách thu nhỏ ô hoặc kéo dài ô hoặc thậm chí merge các ô lại với nhau để làm cho Sparkline dài ra hoặc co lại

Tuy nhiên khi làm vậy tỷ lệ hình hiển thị sẽ rất khó để người đọc nhìn rõ Tỷ lệ hình chuẩn cho Sparkline phải là chiều rộng gấp đôi chiều cao của Sparkline

Trong hình trên Sparkline trong ô M là hình chuẩn nhất.

Sparkline thường được trình bày ở cuối dãy số liệu Trong một số trường hợp chúng ta chỉ muốn trình bày sparkline mà không phải là dãy số liệu thì chúng ta có thể hidden số liệu đi

Đối với các ô dữ liệu không có giá trị thì khi hiển thị trên sparkline có thể hiển thị dưới các dạng khác nhau Để làm điều đó chúng ta chọn Sparkline Tools chọn thẻ Edit Data ➪ Hidden & Empty Cells và sau đó chọn loại hiển thị (Gaps, Zero hay Connect data points with line)

Chúng ta cũng có thể tạo đường referrence line trong sparkline

Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu trên và chúng ta có monthly goal là 500 Chúng ta muốn tạo đường referrence line để xem các sparkline có vượt quá referrence line hay không

Chúng ta cần tạo ra một bảng dữ liệu khác trong đó chúng ta so sánh monthly values hàng tháng với monthly goal là 500 bằng cách sử dụng công thức nếu monthly value > goal thì để 1 và < goal thì để -1

=IF(B6>$C$2,1,-1)

Chúng ta lại dùng sparkline Win/Loss để vẽ sparkline cho dữ liệu mới.

Tiếp theo chúng ta lại tạo bảng dữ liệu lấy monthly value của tháng sau trừ cho tháng trước

=B6-C$2

Chúng ta vẽ sparkline dạng line cho bảng này Trong phần Axis setting chúng ta đặt Axis là 500 thì sẽ tạo ra đường referrence line như hình trên

Trong trường hợp chúng ta muốn tạo sparkline theo ngày, theo tháng hoặc theo năm, nhưng các khoảng thời gian lại không cách đều nhau như dưới đây

Nếu chúng ta vẽ sparkline cho các ngày không cách đều nhau như vậy thì sparkline

sẽ không đúng

Để vẽ đúng chúng ta phải chọn Sparkline ➪ Axis ➪ Date Axis Type

Excel hỏi chúng ta chọn vùng thiết lập Date Axis Type, chúng ta chọn cột Date thì khi đó Sparkline sẽ thể hiện đúng ngày trong cột Date

Để sparkline tự động cập nhật dữ liệu khi chúng ta thêm dữ liệu mới vào bảng dữ liệu thì chúng ta phải tạo bảng cho dữ liệu thì sao đó khi thêm hàng hoặc cột thì sparkline cũng tự động cập nhật

Tạo mini-chart cho bảng dashboard báo cáo

Mini-chart trong dashboard thường dùng để trình bày xu hướng Đối với nhiều dashboard xu hướng của mini-chart có thể là trong vòng 1 năm

Để có thể tạo ra mini-chart trong dashboard chúng ta cần thực hiện các điều sau:

1. Giảm font của tiêu đề, chú thích trục, chú thích hình xuống font 8

2. Xóa phông nền của hình thành màu trắng

3. Xóa bỏ legend của hình