150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng: Phần 1 - TS. Nguyễn Thị Thu Vân và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà

Cuốn sách 150 câu hỏi đáp về Nghiệp vụ hành chính văn phòng giúp cho những cán bộ văn phòng dễ dàng nắm được những nội dung chính của nghiệp vụ hành chính văn phòng cũng như cập nhật những văn bản, quy định mối nhất liên quan đến nghiệp vụ hành chính văn phòng, từ đó hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ được giao. Mời các bạn cùng tham khảo phần 1 cuốn sách.

TS NGUYỄN THỊ THU VÂN - ThS NGUYÊN t h ị t h u h à

(Đ ồ n g Chủ biên)

c t o H Ỏ I = {DíỗíP

VỂ NGHIỆP y ụ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TS NGUYỄN THỊ THU VÂN - ThS NGUYỄN THỊ THU HÀ

(Đồng Chủ biên)

VÉ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

^H À XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ Q U Ố C GIA - s ự THẬT

HA N Ộ I - 2 0 1 3

TẬP THỂ TÁC GIẢ ĐỒNG CHỦ BIÊN

TS Nguyễn Thị Thu Vân ThS Nguyễn Thị Thu Hà

CÁ C TÁC GIẢ KHÁC

ThS Nguyễn Thị La

ThS Phạm Thị Hổng Thắm ThS Pham Thi Diễm

LỞI NHÀ XUẤT BẢN

Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của bất kỳ

cơ quan, tổ chức nào Công tác văn phòng được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của cơ quan, tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đên quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức đó

Văn phòng có chức năng tổng hợp, xử lý, cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý; quản lý, sắp xếp, phân phôi và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất các điều kiện cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc; là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức

Với cách trình bày ngắn gọn, súc tích, khoa học, cuốn sách

150 cảu hỏi - đáp vê nghiêp vu hành chính văn phòng do

TS Nguyễn Thị Thu Vân và ThS Nguyễn Thị Thu Hà đồng chủ biên giúp cho những cán bộ văn phòng dễ dàng nắm được những nội dung chính của nghiệp vụ hành chính văn phòng cũng như cập nhật những văn bản, quy định mối nhất liên quan đến nghiệp vụ hành chính văn phòng, từ đó hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ được giao

5

Nội dung cuốn sách gồm ba phần:

Phần I: Tổng quan về văn phòng

Phần II: Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu

Phần III: Quản trị văn phòng

Xin giới thiệu cuốn sách vói bạn đọc

Tháng 4 năm 2013

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - s ự THẬT

cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu vê văn phòng:

- Tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ

phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo

- Tiếp cận về mặt không gian:

Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể được hiểu theo hai nghĩa dưới đây:

+ Là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đôi nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Ví dụ: Văn phòng Bộ Nội vụ tại số 8 Tôn T hất Thuyết -

Hà Nội cũng đồng thời là trụ sở làm việc của cơ quan,

là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp đốì nội, đôi ngoại của Bộ Nội vụ

7

+ h ậ fí& ị.iậ.íạ y.ịệccu thể ,eủa Ầỉgưừi có chức vụ

tìh L Ỉ; v a M ^ h e t ì ỹ Ị ì ỹ t ụ s ĩ , V ă f l ^ H S r ị ế tá-hgc

- Tiếp cân hoạt động: V ũn p h ò n g lù m ột d ạ n g h o ạ t

động của Cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận,

bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, nhũng công

việc liên quan đến công tác văn thư.

Theo Từ điên tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, văn

phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính

trong một cơ q u a n 1.

Một cách tổng quát nhất, có thể hiểu:

Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có

trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ

cho sự điều hành của lảnh đạo, đồng thời bảo đảm các

điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn

cơ quan, tổ chức đó.

Câu hỏi 2: Văn phòng có vị trí như th ế nào trong

hoạt động của cơ quan, tổ chức?

Trả lời:

Văn phòng là một bộ phận, đơn vị của cơ quan, tổ

chức Văn phòng cùng với các đơn vị, bộ phận khác tạo

thành một tổ chức hoàn chỉnh Có cơ quan là có văn phòng

(hoặc có đơn vị chuyên trách làm công tác văn phòng)

1 Xem Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Nxb Đà Nang -

Trung tâm Từ điển học, Hà Nội - Đà Nang, 2000, tr 1101.

cùa

Vàn phòng là bộ máy giúp việc của lãnh áạo, là “tai”,

là “m ắt”, là “bộ lọc”, “bộ nhớ” của thủ trưởng: thể hiện trong việc tống hợp, xử lý, cung cấp thông tin đáng tin cậy phục vụ cho nhu cầu quản lý, diều hành của thủ trưởng.Văn phòng là “bộ mặt” (thay mặt cơ quan thực hiện các hoạt động giao tiếp, đối nội - đối ngoại), là “bộ tham mưu” của cơ quan

Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất (nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị ) cho hoạt động của toàn cơ quan

Câu hỏi 3: Văn bản nào hiện nay quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng cơ quan hành chính nhà nước?

Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng cơ quan hành chính nhà nước được quy định tại các văn bản cụ thể sau đầy:

- Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03-12-2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

9

0*s e\vvi<\ e\<Yí& Vvcỵ, ecs YV^&TVg Y\ọ, c.ở c\u<\r\ iViuọc

Trên cơ sở các văn bản pháp lu ật trên, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng mỗi cơ quan hành chính nhà nưốc được cụ thể hóa trong các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của cơ quan đó

Câu hỏi 4: Văn phòng có những chức năng cơ bản nào?

mặt vể tình hình hoạt dộng của cơ quan và tham mưu cho

lãnh, dạo về các b iện pháp giải q u y ết và xủ lý Cụ thể:

- Tham mưu: là phát hiện vấn đề, phân tích nguyên

nhẩn, tham mứu dể xuất vái hĩnh dạo về cấc biện pháp tổ

chúc, diều hãnh và gíốí quyết các van Uể, Vĩ d ụ tạp

c h ư ơ n g t r ì n h , k ế h o a c h h o ạ t d ộ n g ; t o c h ẳ c các cu ọc h ọ p y

Kc>^ Viữhrv K ồcyvK cxvỶvết dirvH etuảri lý, d iề u h à n h ( t ư v â n

^un y $ ( n \ ĩM y á Hn^n nViặm v e tín h pháp \ ý , \ ỳ th u ậ t soạn

th á o v ã n bản).

“ T ô n g l i ơ p : lù t ô c h ứ c v à th iíc h iê n viôc tông Hơp và xtí

lý thông tin (thông tin từ hệ thòng văn bản đi - đến, điện

thoại, tiếp dân) phục vu cho hoạt dông quản lý

Tham mưu và tổng hợp luôn gán bó chặt chẽ với

nhau: tổng hợp là để tham mưu, muôn tham mưu cần

phải tổng hợp.

2 Chức năng hậu cần

Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phôi và bổ

sung một cách khoa học, hợp lý nhát các điều kiện cơ sở

vật chất và phương tiện, diều kiện làm việc cho cơ quan

Cụ thể:

- Các điều kiện vật chất, kỹ thuật: mua sắm trang

thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,

kỹ thuật, phương tiện làm việc

- Q uản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan: chi trả

lương, thưởng,

- Các hoạt động khác: y tế, nhà khách, bảo đảm an ninh,

trật tự, phục vụ hội họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan

11

3 Chức n ă n g đ a i diện

Văn phòng là trung tâm, đầu mô'i giao tiếp của cơ quan Văn phòng thực hiện chức năng đại diện qua những công việc cụ thể như:

- Tuyển chon và bô" trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách;

- Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp;

- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép;

- Tham giaitổ chức các buổi gặp m ặt giao lưu;

- Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách

Câu hỏi 5: Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu nào?

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết văn bản theo đúng quy định của Nhà nước

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đốì ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung

- Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan

- Lập kê hoạch tài chính, dự toán kinh phí hằng năm, hằng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đôi hằng quý, hằng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chê độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng

- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của

cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trậ t tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, từng bưóc hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ

13

văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết.

Câu hỏi 6: ở nước ta hiện nay có những loại

2 Văn p h ò n g cơ qu an nhà nước

Văn phòng cơ quan nhà nước là một bộ phận, đơn vị trong các cơ quan nhà nước (gồm các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp)

Văn phòng cơ quan lập pháp gồm: Văn phòng Quốc hội, văn phòng Hội đồng nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã).Văn phòng cơ quan hành pháp gồm: Văn phòng Chính phủ, văn phòng ủ y ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã), văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan chuyên môn thuộc Uy ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã)

- - ■ ■

Văn phòng cơ quan tư pháp gồm: Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao, văn phòng tòa án nhân dân các cấp (tỉnh, huyện); văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân các cấp (tỉnh, huyện)

Tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể là những tổ chức đại diện cho lợi ích của các cộng đồng xã hội khác nhau khi tham gia hệ thông chính trị theo tôn chỉ, mục đích, tính chất của từng tổ chức

Văn phòng của các tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể là một đơn vị, bộ phận trực thuộc tổ chức, đoàn thể như Mặt trận Tổ quốc, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh Ví dụ: Văn phòng ủy ban Mặt trận Tổ quôc Việt Nam, Văn phòng Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Văn phòng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Văn phòng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam,

4 Văn p h ò n g tổ chức doanh nghiêp

Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài Ban lãnh đạo, mỗi doanh nghiệp có quy mô vừa và

nhỏ thường có các đơn vị:

+ Văn phòng doanh nghiệp;

+ Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp

Câu hỏi 7: Văn phòng có cơ câu tổ chức như thế nào?

Trả lời:

Do những đặc thù riêng về quy mô, tính chất, chức

15

năng, nhiệm vụ nên cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan không giống nhau Tuy nhiên, dù được bố trí, sắp xếp khác nhau, song bất kỳ một văn phòng cơ quan nào cũng thường có những bộ phận cơ bản được thể hiện trong

sơ đồ dưới đây:

- Chánh văn phòng:

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng

cơ quan về toàn bộ công tác văn phòng Chánh văn phòng phụ trách chung công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một sô' công tác của văn phòng như: bảo vệ bí mật, tổ chức cán bộ Chánh văn phòng được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một sô' văn bản của cơ quan như: giấy mời họp, giấy đi đường, bản sao các văn bản

- Phó chánh văn phòng:

Phó chánh văn phòng được chánh văn phòng phân

công phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như: công tác thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ,

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) tổng hợp; giúp chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin, tổng hợp; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng, biên tập các văn bản khác khi được giao

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) văn thư - lưu trữ: thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác văn bản và quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan; quản lý, sửa chữa và theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật nhằm sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) tài vụ - kê toán: Dự toán kinh phí hằng năm, hằng quý, dự kiến phân phôi hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hằng quý, hằng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) bảo vệ: Tổ chức công tác bảo

vệ trậ t tự trị an cho cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị; hướng dẫn, chỉ dẫn khách; kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo đảm an ninh, trậ t tự trong phạm vi cơ quan

- Ngoài ra, văn phòng còn có các bộ phận khác như: y

tế, phục vụ, lái xe, điện nước

Trên đây là mô hình chung về co' cấu tố chức của văn phòng nói chung Tùy theo quy mô lớn, nhỏ và tính chất hoạt động mà văn phòng có thể có tên gọi khác nhau Trong co quan, tổ chức có quy mô lớn thì bộ phận này được gọi là văn phòng, ơ những Cố quan, tổ chức có quy mô nhỏ thì bộ phận này được gọi là phòng hành chính Tuy nhiên, tên phòng và phạm vi hoạt động có thể được mở rộng kèm theo các chức năng chuyên môn khác như: Phòng Hành chính - Tổng họp, Phòng Hành chính - Quản trị, Phòng Hành chính - Tổ chức Riêng một sô văn phòng với tính chất đặc biệt về nhiệm vụ và quy mô (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Trung ưong Đảng) được tổ chức thành các

vụ chức năng

Phần II

Câu hỏi 8: Văn phòng cần thực hiện những khâu nghiệp vụ chủ yếu nào?

Trả lời:

So với những đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan,

tô chức, văn phòng là bộ phận có chức năng, nhiệm vụ mang tính tổng hợp cao hơn Vì vậy, đây cũng là bộ phận

có nhiều khâu nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau được tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu của khối lượng và chât lượng công việc đặc thù Đó là:

- Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch công tác;

- Nghiệp vụ bảo đảm thông tin;

- Nghiệp vụ xây dựng và ban hành văn bản;

- Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Nghiệp vụ giao tiếp, lễ tân;

- Nghiệp vụ tổ chức hội họp;

- Nghiệp vụ tổ chức các chuyên đi công tác;

- Nghiệp vụ tổ chức, bô trí nơi làm việc

19

Một cách chung nhâ't (theo nghĩa rộng), chương trình,

kế hoạch công tác là hình ảnh tương lai của đơn vị sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định

ơ phạm vi hẹp hơn, chương trình, kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hưống và phương thức thực hiện các mục tiêu định hưỗng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định Cụ thể:

- Chương trình là sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm;

- Kế hoạch là những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng thời gian ngắn.Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn liền vối các điều kiện bảo đảm thực hiện hơn chương trình Trên thực tế, trong nhiều trường hợp, kế hoạch và chương trình được hiểu đồng nhất

Câu hỏi 10: Lập chương trình, k ế hoạch công tác

có ý nghĩa như thê nào đôi với hoạt động của cơ quan, tổ chức?

T rả lời:

Chương trình, kế hoạch công tác (sau đây gọi chung là

kê hoạch) là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, thể hiện qua một sô' vai trò quan trọng sau đây:

- Lập kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của công sở, bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra hên tục, thốíng nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra

- Lập kế hoạch là cơ sở để nhà quản lý chủ động chỉ đạo điều hành công việc trong từng thời gian, quán xuyến mọi mặt hoạt động của cơ quan, đồng thời chủ động ứng phó với những thay đổi trong quá trình điều hành Thông qua việc lập kế hoạch mà nhà quản lý dự đoán trước được những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó khăn, tránh được những do dự Lập kế hoạch cho khoảng thời gian càng dài thì độ chính xác càng giảm

- Các kế hoạch giúp hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các mục tiêu

Lập kê hoạch giúp cán bộ, công chức và toàn cơ quan hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, chủ động Nhờ có các kê hoạch mà nhà quản lý dễ dàng phôi hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ chức vào thực hiện các mục tiêu chung, đồng thời vẫn bảo đảm thứ tự ưu tiên các mục tiêu khác nhau

- Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực.Lập kế hoạch sẽ bảo đảm các nội dung công việc không

bị mâu thuẫn, chồng chéo Các kế hoạch chú trọng vào tính hiệu quả và sự phù hợp của hoạt động sẽ góp phần vào tô'i thiểu hoá chi phí vể nguồn lực vì nó chú trọng vào hiệu quả của hoạt động và sự phù hợp Khi lập kế hoạch,

21

nhà quản lý đã xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu để đạt mục tiêu.

- Các kê hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm soát.Lập kê hoạch xác định các mục tiêu, các kết quả cầnđạt được, và chính các mục tiêu này lại là tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ phận, từng cá nhân Trên cơ sở các kế hoạch, nhà quản lý tiến hành các hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra hay thực hiện chức năng kiểm soát

Tóm lại, có thể khẳng định rằng: Một kế hoạch khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực hiện thắng lợi những mục tiêu, nhiệm vụ để ra

Câu hỏi 11: V iệc lập k ế hoạch của văn phòng cần dựa trên những căn cứ nào?

- Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp;

- Kế hoạch hằng năm của cơ quan

2 Các căn cứ kh ác

- Tình hình giao dịch với các cơ quan khác;

- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức;

- Sự thay đổi nhân sự;

- Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất lượng công việc;

- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung

có tác động đến hoạt động của cơ quan

Các căn cứ để lập kế hoạch của các đơn vị khác nhau thì rất khác nhau Càn cứ vào các thông sô' trên, các nhà lập kế hoạch đưa ra nội dung kế hoạch công tác cụ thể cho từng thời gian nhất định

Câu hỏi 12: Một bản k ế hoạch tốt cần bảo đảm những yêu cầu nào?

Trả lời:

Ngoài những yêu cầu đối với một văn bản quản lý nhà nước nói chung, một bản kê hoạch tốt cần bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Phải mang tính cụ thể: nội dung kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thòi hạn hoàn thành, những chi phí cần thiết và phương án dự phòng (nêu cần thiêt);

- Nội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ xây dựng, bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của câp trên;

- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên liên hoàn, có trọng tâm, trọng diêm;

23

- Nội dung phải ăn khớp với kế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm cân đôi giữa chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng;

- Các nội dung công việc phải bảo đảm có tính khả thi, trán h ôm đồm; phân bổ quỹ thời gian hợp lý; phải thu xếp sao cho có thời gian dự phòng để kịp thời điều chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra;

- K ế hoạch lập ra phải bảo đảm tính linh hoạt: có khả năng bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình và yêu cầu của thực tiễn

Câu hỏi 13: Văn phòng có những nhiệm vụ gì tron g v iệc xây dựng k ế hoạch công tác của cơ quan?

- Hoàn thiện kế hoạch công tác và trình lãnh đạo cơ quan ký và ban hành;

- Theo dõi tiến độ và đôn đổc việc thực hiện kế hoạch công tác của các đơn vị, bộ phận trong cơ quan;

- Tham mưu, đề xuâ't với lãnh đạo cơ quan về việc điểu chỉnh (nếu cần) những nội dung kế hoạch tỏ ra chưa phù hợp vối đặc điểm tình hình và yêu cầu của thực tiễn quản lý.

Câu hỏi 14: Khi xây dựng k ế hoạch, cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

Trả lời:

Việc xây dựng kế hoạch công tác và lịch làm việc cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc hệ thông (không trùng lặp):

Nguyên tắc này đòi hỏi người lập kế hoạch khi xếp lịch không được để trùng hai trong ba yếu tố: thòi gian, địa điểm và nhân sự (xét cho cùng thì bất cứ hoạt động nào cũng liên quan tới ba vấn đê này) Nếu hoạt động bị trùng lặp hai trong ba yếu tô" trên thì một trong sô" các hoạt động

đó sẽ không thể tiến hành được Ví dụ: Giám đô"c không thể điều hành hai cuộc họp trong cùng một thòi gian; hai cuộc họp không thể tiến hành ở một hội trường nếu trùng lặp về thời gian

- Nguyên tắc ưu tiên:

+ ư u tiên địa điểm: Cho những hoạt động quan trọng,

có sô' lượng thành phần tham dự đông (cần hội trường lớn).+ ư u tiên về thòi gian: Cho những hoạt động cấp bách không thể trì hoãn được, các hoạt động khác có thể bô' trí vào thời gian phù hợp, trưốc hoặc sau khi hoạt động này diễn ra

25

+ ư u tiên về nhân sự (lãnh đạo cơ quan): Đôì với một

số hoạt động rấ t cần sự có m ặt của lãnh đạo để động viên

cán bộ hoặc đóng góp ý kiến cần thiết thì người lập kế hoạch cần cân nhắc và phải hỏi ý kiến lãnh đạo về việc sẽ đến dự ở đâu (nếu các hoạt động trùng lặp về thời gian), những đơn vị còn lại có thể cử cấp phó đi thay

- Nguyên tắc dự phòng:

Khi xếp lịch hoạt động của cơ quan hoặc của người lãnh đạo, văn phòng cần phải dự liệu những tình huống đột xuất có thể xảy ra để kịp thời ứng phó hoặc thay đổi khi cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động chung Đồng thời khi xếp lịch hoạt động cho người lãnh đạo cũng cần phải có thời gian nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển từ nơi này đến nơi khác Ví dụ: không xếp lịch họp hoặc tiếp khách ngay từ đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiểu; không xếp lịch cho hai hoạt động của người lãnh đạo sát nhau về m ặt thời gian

+ Nếu thay đổi về nhân sự (cần hạn chế) thì phải báo

trước và bảo đảm không ảnh hưỏng đến mục đích cơ bản

của hoạt động đó;

Ví dụ: Một cuộc họp đông người, các đại biểu lại từ nơi

xa về, nếu không báo kịp thời thì không nên chuyển cuộc

họp sang thòi gian khác

Câu hỏi 15: Kế hoạch cần được xây dựng theo

quy trình như th ế nào?

Trả lời:

Quy trình xây dựng kế hoạch thường bao gồm bốn bước:

Bước 1 Nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào k ế hoạch

- Thu thập đầy đủ các dữ liệu, thông tin có liên quan

và phân tích tình hình nhằm xác định thực trạng, những

vân đề cần giải quyết Trong giai đoạn này, người lập kế

hoạch cũng cần rà soát hồ sơ về những hoạt động trước đó

nhằm xác định những công việc còn tồn đọng và trình tự

ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tói

- Xác định những mục tiêu mà kê hoạch cần đạt

- Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên

quan về sự cần thiết của vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc

thực hiện, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn,

■quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo, V V

Bước 2 Xây dựng dự thảo k ế hoạch

Xây dựng dự thảo kế hoạch là xây dựng khung nội

dung căn bản của kê hoạch Dự thao kê hoạch được xây

27

dựng tốt sẽ trán h việc sửa chữa, bổ sung nhiều trong quá trìn h thực hiện, tránh lãng phí, tôn kém về thời gian, tiền bạc, đồng thời bảo đảm về m ặt thời cơ.

Dự thảo kê hoạch cần nêu rõ:

- Tên gọi của kế hoạch, phạm vi, thời gian và đối tượng thực hiện;

- Mục đích, yêu cầu của kê hoạch;

- Tên công việc cần giải quyết (một cách khái quát và

rõ ràng);

- Hình thức giải quyết;

- Thời gian thực hiện

Trong dự thảo kê hoạch phải trả lời sáu câu hỏi:

+ Kế hoạch đặt ra giải quyết việc gì, gồm những nội dung nào? (What?)

+ Khi nào thực hiện? (When?)

+ Kê hoạch sẽ được thực hiện ở đâu? (Where?)

+ Ai sẽ là người có trách nhiệm thực hiện, việc phân công, phối hợp thực hiện giữa các bộ phận ra sao? (Who?).+ Lý do vì sao phải làm những nội dung công việc đó? (Why?)

+ Công việc sẽ được thực hiện như th ế nào hay cách thức để thực hiện công việc? (How?)

Muôn thực hiện tố t những nội dung này, đòi hỏi người lập k ế hoạch phải th àn h thạo nghiệp vụ xây dựng, soạn thảo văn bản; đồng thòi nắm vững chức năng, nhiệm vụ cũng như k ế hoạch công tác tháng, quý, năm của cơ quan

Bước 3 Xin ý kiến của lãnh đạo hoặc tập thể cơ quan

hô sung uà hoàn thiện k ế hoạch

Sau khi dự thảo kế hoạch được xây dựng, đốì với kế

hoạch công tác lớn có nội dung quan trọng, người lập kế

hoạch phải xin ý kiến của thủ trưởng và tập thể cơ quan

để hoàn chỉnh dự thảo, bảo đảm phát huy tốt nhất trí tuệ

tập thể và tranh thủ sự chỉ đạo của thủ trưởng

- Căn cứ các ý kiến đóng góp hợp lý và sự chỉ đạo của thủ

trưởng, người lập kế hoạch phải tổng hợp, đối chiếu, so sánh,

bổ sung những nội dung cần thiết để hoàn chỉnh kế hoạch

Bước 4 Trinh lãnh đạo ký ban hành, tổ chức thực hiện

và kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh khi cần thiết

■ Kế hoạch hoàn chỉnh cần được trình lãnh đạo và ban

hành chính thức để tổ chức thực hiện;

- Dựa vào mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ của kế hoạch,

đôi tượng, thời gian và phương thức thực hiện để tổ chức

triển khai thực hiện kế hoạch;

- Văn phòng cần định kỳ kiểm tra, đánh giá và kịp thòi

điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết (cho phù hợp với những

tình huôhg phát sinh trong thực tiễn)

II BẢO ĐẦM THÔNG TIN

Câu hỏi 16: Thế nào là thông tin trong quản lý?

Trả lời:

Có n h iều định nghĩa khác n h au về thông tin Một cách

chung n h ấ t, có th ể hiểu: Thông tin là những tm tức được

29

tiêp nhận về một sự kiện, một vấn đề hay một tình hình của đời sốhg tự nhiên và xã hội.

Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan, về những thay đổi của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý

Câu hỏi 17: Thông tin có vai trò gì trong hoạt động quản lý?

T rả lời:

Thông tin là một nhu cầu thường xuyên, không thể thiếu được trong đời sông xã hội của con người Thông tin cũng có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của hoạt động quản lý, thể hiện cụ thể qua những vai trò quan trọng sau đây:

- Đối vối tổ chức: chât lượng thông tin ảnh hưởng đến

sự thành bại của một cơ quan, tổ chức Thông tin đúng, chính xác, kịp thời có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của các quyết định cũng như hiệu quả của quá trình quản

- Thông tin là cơ sở để xây dựng kế hoạch công tác; là

cơ sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động của tổ chức

Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Thông tin đúng, chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý đưa ra được các quyết định quản lý đúng, điều chỉnh kịp thời các sai lệch, góp phần nâng cao chất lượng quản lý Ngược lại, thông tin thiếu đầy đủ, thiếu chính xác, không kịp thòi có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành.

Câu hỏi 18: Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước có đặc điểm gì?

- Thông tin trong quản lý nhà nưóc có tính liên tục Hoạt động thông tin trong quản lý nhà nước là một quá trình, một hình thức liên hệ qua lại giữa chủ thể (người quản lý) và khách thể (người bị quản lý), diễn ra liên tục nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức cua các chu thê đó đôi với thực tiễn khách quan và sự vận động của xã hội, cũng như tạo lập một cách tiêp nhận tương đong giưa người quản lý và người bị quản lý Tính hên tục cua qua trình quản lý nhà nước liên quan chặt chẽ và phụ thuọc to lớn vào tính liên tục của sự vận động thông tin

31

- Thông tin trong quản lý nhà nước có tính đa dạng và

phức tạp Thông tin có tính đa dạng bởi nó liên quan đến

tấ t cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, tự nhiên, môi

trường; và có tính phức tạp bởi đây đều là những thông tin

liên quan đến con người

- Mức độ chính xác, khách quan của thông tin hoàn

toàn phụ thuộc vào trình độ nhận thức và mục đích của

đối tượng cung cấp thông tin cũng như trình độ nhận thức

của đốì tượng nhận thông tin

Câu hỏi 19: N hững yêu cầu nào là cần th iết đối

với cán bộ làm công tác th ôn g tin?

T rả lời:

Để thực hiện tốt công tác thông tin phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, cán bộ làm

công tác thông tin cần đáp ứng tốt các yêu cầu sau:

- Hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn

của mỗi lĩnh vực mà mình đang hoạt động;

- Hiểu, biết chính xác được nhu cầu thông tin của

lãnh đạo;

- Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập,

xử lý;

- Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu

thập những thông tin cần thiết;

- Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu

thập và cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù

hợp với quy định của pháp luật

Câu hỏi 20: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc bảo đảm và cung câp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý?

- Xử lý thông tin: Để bảo đảm độ tin cậy của thông tin, người làm công tác thông tin phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin, có nghĩa là phải tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh, đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông tin Trong trường hợp cần thiết, văn phòng phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh nguồn gốc của thông tin

- Cung câp thông tin: Thông tin qua xư lý cân được cung câ”p nhanh chóng, chính xác đên ngươi nhận thong tin và bằng những hình thức phù hợp (băng van ban, bao cáo trực tiếp )

33

Câu hỏi 21: Quy trình xử lý thôn g tin được thực

h iện như th ế nào?

T rả lời:

Xử lý thông tin theo yêu cầu hiện nay là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung câp cho cán bộ quản lý những cơ sở để xem xét, đề ra các quyết định quản lý đúng đắn nhất

Quy trìn h xử lý thông tin gồm năm bước:

Việc tiếp nhận thông tin được thực hiện qua nhiều hình thức, nhưng chủ yếu thông tin được tiếp nhận qua hệ thống văn bản (chiếm 80%) Ngoài ra, thông tin được tiếp nhận qua các biểu bảng, ký hiệu, tín hiệu; ứng dụng những phần mềm quản lý thông tin; các nghiệp vụ

Các nguồn tin được tiếp nhận rất phong phú và đa dạng: thông tin từ cấp ủy đảng, đoàn thể, câ'p trên, cấp dưới, ngang cấp, nhân dân, nội bộ, thông tin đại chúng,

- Bước 2 Tóm lược thông tin

Thông tin thu thập cần được tóm tắ t những nội dung chính Việc tóm lược thông tin cần tập trung vào những vấn đề chính cần quan tâm, làm nổi bật những khía cạnh mới, chú ý khía cạnh chính trị, bảo đảm tính khách quan

- Bước 3 Kiểm tra độ tin cậy của thông

Để bảo đảm độ tin cậy của thông tin thu thập được,

người làm công tác thông tin cần nghiên cứu, phân tích, so sánh, đôi chiếu để xác định tính trung thực, mức độ tin cậy của thông tin Trong một sô' trường hợp cần thiết, cán

bộ thông tin phải đến tận nơi để xác định đúng tầm quan trọng, tính phức tạp và bản chất sự việc

- Bước 4 Phân tích tổng hợp

Đây là phương pháp nhằm tìm hiểu bản chất, nguyên nhân của tình hình mà thông tin phản ánh, cũng có thể dể đánh giá một chủ trương, biện pháp, kinh nghiệm hay kiến nghị

Sau khi phân tích làm rõ bản chất của thông tin, thông tin cần được hệ thông hóa theo những tiêu chí nhất định như: thòi giãn, tầm quan trọng, tính phổ biến, sự đúng - sai nhằm tạo điều kiện cho việc tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng

Bước 5 Xác định đôi tượng, hình thức truyền kiến nghị giải quyết vấn đề

Sau khi hoàn tất quá trình xử lý thông tin, người làm công tác thông tin cần xác định:

- Đối tượng truyền tin: xác định đúng đối tượng cần truyền tin nhằm gửi tối đúng người có trách nhiệm;

- Hình thức truyền tin: có hai hình thức truyền tin chủ yêu là thông qua văn bản hoặc truyên tin trực tiêp (qua ngôn ngữ nói);

- Kiên nghị giải quyêt vấn đê: cân phan anh trung

35

thực thông tin nhận được và nêu ra những đánh giá, kiế]

nghị về việc xử lý thông tin đó

III CÔNG TÁC XÂY DựNG, BAN HÀNH VĂN BẨN

Câu hỏi 22: Văn bản là gì?

T rả lời:

Giao tiếp là một trong những hoạt động thiết yếu củi

xã hội loài người Hoạt động này có thể được con ngườ

thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau, trong đc

ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất

Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra dướ:

hình thức ngôn ngữ viết hoặc ngôn ngữ nói Từ góc đệ

ngôn ngữ học, sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng

ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn (discourse), còn sản

phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn

bản (text)

Trong thực tế, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là

phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ Tồn

tại ở dạng viết, văn bản thường là tập hợp của các câu được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên một chỉnh th ể hình

thức, diễn đạt một nội dung trọn vẹn nhằm đáp ứng mục

đích giao tiếp nhất định.

Trong lĩnh vực hành chính, khái niệm văn bản được

dùng để chỉ toàn bộ tài liệu, giấy tờ hình thành trong hoạt

động của các cơ quan, tổ chức nhằm phục vụ trở lại cho

chính quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức này

Văn bản có thể được chế tạo trên nhiều chất liệu như: giây, đá, da, gỗ, đồng, tre, lụa, đĩa CD, V V

Câu hỏi 23: Thế nào là văn bản quản lý nhà nước?

lý nhà nước còn đảm đương nhiệm vụ điểu chỉnh các quan

hệ xã hội, điều tiết các quá trình hoạt động xã hội theo định hướng chiến lược được vạch sẵn

- Hệ thông văn bản do các cơ quan, tổ chức khác ban hành: đây là hệ thống văn bản quản lý có chủ thể ban hành không phải là cơ quan nhà nước mà là các loại hình tổ chức khác như: tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tư nhân, tổ chức phi chính phủ, V V

Theo quan niệm hành chính hiện hành, ban quan

lý nhà nước là loại văn bản do các cơ quan nhà nước ban

37

hành đê truyên tải những quyết định và thông tin quản ly nhà nước theo thẩm quyền, trinh thủ tục và hình thức nhât định nhăm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội

bộ cơ quan nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tó chức và công dân.

Câu hỏi 24: Văn bản quản lý nhà nước có đặc điểm như th ế nào?

Văn bản quản lý nhà nước có những đặc điểm như sau:

a) Vê ch ủ th ê b a n h à n h

Mọi loại hình cơ quan, tổ chức đều ban hành văn bản

để phục vụ cho quá trìn h điều hành, quản lý của mình Sản phẩm của hoạt động ban hành đó là hệ thông văn bản quản lý nói chung Song chỉ có các cơ quan quản lý nhà nước mối có thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước

Chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước là các cơ quan quản lý nhà nước, bao gồm hệ thông cơ quan lập

pháp, tư pháp và cơ quan hành pháp

Trong sô" các cơ quan quản lý nhà nước, có một sô cơ quan và cá nhân công quyền có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật - hệ thông văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất trong toàn bộ hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung Đó là:

- Quốc hội;

- ủ y ban Thường vụ Quốc hội;

- Chủ tịch nước;

- Chính phủ;

- Thủ tướng Chính phủ;

- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

- Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tô'i cao;

- Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;

- Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

- Tổng Kiểm toán Nhà nước;

- Hội đồng nhân dân các cấp;

- ủ y ban nhân dân các cấp

Ngoài ra, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội cũng được Nhà nước ủy quyển ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên tịch cùng với các cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương

Các quyết định quản lý thường được thể hiện trong các hình thức văn bản thuộc nhóm quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt Còn các thông tin sự vụ trong quá trình điều hành của các cơ quan, tô chức thường được thê hiện bằng các hình thức văn bản thuộc nhóm hành chính thông thường

39

th ủ tục xây dựng và ban hành là nhóm văn bản quy phạm pháp luật Văn bản thể chế hóa vấn đề này là

L uật ban h àn h văn bản quy phạm pháp lu ật do Quốc hội khóa XII thông qua ngày 3-6-2008 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủ y ban nhân dân do Quốc hội khóa XI thông qua ngày 03-12-

2004 cùng các nghị định kèm theo quy định chi tiết thi hành các luật này

Những loại thể văn bản quản lý thông thường (tức không chứa đựng các quy phạm pháp luật) cũng đều có quy định về quy trình ban hành, song vấn đề này không thể hiện trong các văn bản luật kể trên mà thường được thể hiện trong quy phạm nội bộ của các cơ quan, tổ chức như Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, V V

- T h ể thức và kỹ thuật trinh bày

Đây là phương diện được quy định cụ thể và chặt chẽ nhất trong kỹ th u ậ t xây dựng và ban hành đôi với tấ t cả các loại văn bản quản lý nhà nước Hiện nay có ba thông

tư quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý, cụ thể là:

+ Thông tư liên tịch sô' 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hưống dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19-1-2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27-12-2011 của

Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch

- Ngôn ngữ thể hiện

Văn bản quản lý nhà nưốc được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ vối những đặc điểm sau đây: