CÁC DẠNG TRONG TIN B ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HCM

CÁC DẠNG TIN B EXCEL NÂNG CAO docx TIN B EXCEL NÂNG CAO CHỨC NĂNG ĐỊNH DẠNG THEO STYLE 1 ............................................................................................................................................

TIN B EXCEL NÂNG CAO CHỨC NĂNG ĐỊNH DẠNG THEO STYLE

1 Format As Table

a Sử dụng các Style có sẵn trên Excel

B1: Chọn vùng cần định dạng

B2: Home → Format as Table → Chọn Style tùy thích

B3: Bảng Format as Table mở ra → xem lại vùng dữ liệu đã chọn → chọn My table hasheaders nếu đầu dòng là tiêu đề → OK

b Tạo Style theo yêu cầu

B1: Chọn Format as Table → Chọn New Table Style

B2: Đặt tên, chỉnh các định dạng (format) theo yêu cầu → OK

B3: Muốn sử dụng Style mới tạo → Vào Format as Table→ Style mới sẽ hiện trên cùng

2 Cell Style

a Dùng Style có sẵn

B1: Home → Cell Style

B2: Chọn Style tùy thích có sẵn

b Tạo Style mới

B1: Trong Cell Style → New Style

B2: Định dạng theo yêu cầu

B3: định dạng nhanh 1 vùng trên bảng tính → Chọn Cell Style → Style mới tạo sẽ hiệntrên đầu

Muốn chỉnh sửa/xóa Style thì chuột phải vào Style đó chọn Modify/Delete

3 Conditional Formatting

Conditional Formatting sử dụng Style theo điều kiện

a Định dạng Cell sử dụng Two - Color Scale

Chọn những màu theo yêu cầu

b Định dạng theo điều kiện

B1: Chọn vùng cần định dạng

B2: Chọn Conditional Formatting → New Rule → Thực hiện theo yêu cầu đề bài→ OK

Chỉnh sửa các định dạng đã làm vào Manage Rules → Chọn Edit Rule → chỉnh sửa

theo ý muốn

CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Công thức mảng

Tính tổng có nhiều điều kiện

Sum (điều kiện 1*điều kiện 2* điều kiện 3…)

Nhấn Ctrl + Shift + Enter để ra kết quả

Đếm số lượng

Sum(1*điều kiện 1*điều kiện 2* điều kiện 3…)

Nhấn Ctrl + Shift + Enter để ra kết quả

2 Data Validation

Data Validation dùng để giới hạn dữ liệu trong 1 khoảng nào đó (ví dụ: chấm công 1tháng có 26 ngày công, mình giới hạn nhập trong khoảng 26 ngày, nhập quá 26 ngày thìbáo lỗi; Hoặc tạo list các chức vụ, tránh bị sai sót trong quá trình đánh máy…)

Chọn Data → Trong thẻ Data Tool → Chọn Data Validation

Các kiểu dữ liệu của Data Validation

+ Any Value: kiểu dữ liệu nào cũng được

+ Whole number: số nguyên

a Thực hiện Subtotal một cấp

B1: Bôi đen bảng dữ liệu có tiêu đề

B2: Vào Data → Subtotal → Trong cửa sổ Subtotal chọn các dữ liệu theo yêu cầu → OK

Replace current subtotals: thay thế subtotal hiện tại

Page break between groups: chèn 1 ngắt trang tự động giữa các nhóm

Summary below data: thêm dòng tóm tắt cho mỗi nhóm

b Thực hiện Subtotal nhiều cấp

B1: Sắp xếp bảng dữ liệu theo thứ tự tăng hoặc giảm ở cột cần làm

B2: Vào Data → Subtotal → Trong cửa sổ Subtotal chọn các dữ liệu theo yêu cầu → OKB3: Ví dụ sau khi phân cấp tính tổng Nhập/Xuất hàng hóa xong, tiếp tục phân cấp tínhtổng theo Tên mặt hàng → Chọn tiếp Subtotal → Tại At each change in chọn TÊN MẶTHÀNG như hình dưới Bảng dữ liệu sẽ phân thành 2 cấp theo ngày Nhập/Xuất và theotên mặt hàng

B2: Data → Trong nhóm Sort & Filter → Advanced

B3: Cửa sổ Advanced Filter mở ra

+ List range là vùng dữ liệu đã quét (nguồn dữ liệu)

+ Criteria range là vùng dữ liệu điều kiện (vùng tiêu chuẩn)

Lưu ý: Điều kiện trích ra phải giống như trong nguồn dữ liệu, sắp xếp thứ tự cột giống

nguồn dữ liệu Ngoài ra, với điều kiện >, <, = … giữa chúng với số không được có

B2: Insert → PivotTable → Bảng có thể hiện tại sheet mới hoặc sheet đang làm

B3: Tại PivotTable Tools → Thẻ Analyze → Chọn Option → Display → Chọn ClassicPivotTable Layout để bảng dữ liệu dễ nhìn, dễ hình dung thực hiện theo yêu cầu

B4: Tại PivotTable Fields kéo thả các cột dữ liệu vào cột, hàng, tính giá trị hay lọc tươngứng ở dưới theo yêu cầu.

Tại Values có thể thay đổi tính tổng, trung bình, theo yêu cầu Tại Filters có thể lọc kếtquả theo ý muốn

2 Consolidate

Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thành 1 bảng.

B1: Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn đặt kết quả

Lưu ý: Cột dữ liệu tại các bảng phải tương ứng giống nhau.

Ví dụ: Cần xác định số lượng, trị giá của 3 loại mặt hàng X, Y, Z làm như hướng dẫntrong hình dưới

CÁC HÀM MATCH, INDEX VÀ ISNA

+ -1: Tìm giá trị nhỏ nhất, lớn hơn hay bằng trị dò, mảng phải được sắp xếp giảmdần ( -2,-1,0,1,2…A-Z, False, True)

B1: Data → What-if Analysis

B2: Cửa sổ Goal Seek

Set Cell: ô đích

To Value: Nhập giá trị đạt được của ô đích vd: muốn lợi nhuận đạt 500 triệu

By changing cell: ô biến

B3: Nhấn OK → Các giá trị của ô biến sẽ thay đổi, để ra giá trị ô đích đúng hoặc gầnđúng giá trị đó

Ví dụ: Hệ số quảng cáo là bao nhiêu (ô biến) để Lãi ròng năm 2004 là 90000 (ô đích)

Lưu ý: Công thức ở ô đích phải liên quan đến giá trị ở ô biến

Ô biến chỉ là giá trị, không phải là một công thức

2 Solver

Solver sẽ tìm được nhiều giá trị ô biến, thay vì chỉ 1 ô như Goal Seek để tìm ra giá trị ôđích đạt lợi nhuận cao nhất (hay chi phí thấp nhất) Solver cũng sẽ có thể đặt điều kiệncho ô đích theo như yêu cầu bài toán

*Cài đặt Solver

B1: File → Options → Add-Ins

B2: Nhấn chọn Go → Click chọn Solver Add-in

B3: OK

Nếu mở Add-Ins không có Solver thì chọn Browse → tìm file Solver.xlam để thêm vào.

Ví dụ: Cty R sản xuất 4 năm sản xuất 4 loại SP1,2,3,4 với một số lượng nguyên liệu có sẵn Và các công thức tính toán của các ô:

Doanh thu = số lượng SP * giá bán

Khối lượng nguyên liệu = số lượng SP* Định mức nguyên liệu

Chi phí từng loại nguyên liệu=Đơn giá* khối lượng sử dụng

Tổng doanh thu= tổng doanh thu của các sản phẩm

Tổng chi phí = tổng chi phí các loại nguyên liệu sử dụng

Lãi ròng = Tổng doanh thu - Tổng chi phí

Xđ số lượng sản phẩm để lãi ròng là cao nhất với điều kiện số lượng nguyên liệu là số nguyên (Integer), dương (>=0); nguyên liệu sử dụng không vượt quá số lượng tồn kho.

3 Table

Sử dụng khi gặp bài toán 2 yếu tố biến đổi bằng cách lập bảng

B1: Sau khi lập công thức cho dữ liệu cần tính, lập bảng để xác định 2 yếu tố biến đổi là

x và y, một ô xác định giá trị f(x,y)

B2: Data → What-if Analysis → Data Table

B3: Cửa sổ Table

+ Row input cell: nhập địa chỉ ô biến x

+ Cell input cell: nhập địa chỉ ô biến y

Ví dụ: Ban đầu tiệm photocopy chỉ có dự toán như bên màu xanh lá Giả sử tiệm

Photocopy có từ 1 - 5 máy, kinh doanh trong vòng 12 tháng, lập bảng tính lợi nhuận sốmáy theo tháng

B1: Lập các công thức để tính Doanh thu, Chi phí và Lợi nhuận

B2: Lập bảng theo biến x (số tháng), y (số máy), ô f(x,y) chính là ô lợi nhuận

B3: Bôi đen vùng đã lập bảng → Data → What-if Analysis → Data Table

Row input cell: chọn thời gian kinh doanh:3 tháng

Column input cell: chọn số lượng máy: 2

B4: Nhấn OK

Từ đó ra được với bao nhiêu máy và từ tháng thứ bao nhiêu sẽ sinh lợi nhuận

MACRO VÀ VBA

1 Mở Developer để dùng Macro và VBA

Dùng Macro, VBA cần mở thẻ Developer trên excel

Vào file → Option → Customize → chọn Developer

2.1 Macro

Macro dùng để lưu lại những thao tác thường xuyên dùng: định dạng trang tính, màusắc… Macro có thể thực hiện lại toàn bộ những điều đó

Cách dùng Macro:

B1: Developer → Record Macro → Bảng Record Macro mở ra

Macro name: đặt tên cho Macro

Shortcut key: Tổ hợp phím tắt mà mình muốn khi sử dụng lại macro này

Store macro in: giữ Macro ở đâu

B2: Đặt tên, chọn phím tắt không được trùng với phím tắt có sẵn của excel → OK

B3: Thực hiện các thao tác như yêu cầu → Stop Recording

B4: Lưu Macro → Developer → Visual Basic → Chọn File Module → Click chuột phảivào Module vừa thực hiện → Chọn Export File → Chọn nơi lưu.

Muốn mở Macro đã lưu trên 1 trang tính khác:

B1: Developer → Visual Basic → Chọn VBA Project → click chuột phải chọn ImportFile → Chọn file Module đã lưu trước đó

B2: Để chạy Macro nhấn tổ hợp phím tắt đã lưu hoặc vào Macro → Chọn tên Module đãlưu → Run

2.2 VBA (Visual Basic for Applications)

VBA dùng để xây dựng chương trình con bổ sung cho excel, ví dụ như thiết lập thêm 1hàm dùng để tính toán theo yêu cầu riêng

Cấu trúc của một Function

FunctionTên hàm(danh sách các đối số) asType

End Function

Các kiểu dữ liệu trong VBA (Type)

String ChuỗiDate Ngày tháng nămBoolean True/FalseInteger

Số nguyên -32.768 đến 32.768Long -2 tỷ đến 2 tỷSingle

Số thực Số thực lớnDouble Số thực rất lớn

Sử dụng VBA theo yêu cầu

B1: Developer → Visual Basic

B2: Chọn thẻ Insert → Module

B3: Nhập code để thiết lập hàm muốn tính theo đề bài

B4: Tại worksheet tính theo yêu cầu đề bài theo hàm mới tạo

B5: Cách lưu VBA giống như lưu Macro

Các lệnh khác sử dụng trong VBA

*If… End If: lệnh chỉ thị đi rẽ

If điều kiện Then[câu lệnh 1]

Else[câu lệnh 2]

If điều kiện ThenElse

[câu lệnh 3]

End IfEnd If

Bao nhiêu If thì bấy nhiêu End If

*Dim: lệnh khai báo biến

Dim <tên biến 1> as <kiểu dữ liệu>, <tên biến 2> as <kiểu dữ liệu>,…

*For Each … Next: lệnh thực hiện việc lặp lại một khối các lệnh ứng với mỗi đối

tượng trong một tập hợp hay 1 phần tử trong 1 mảng

For Each < variable> In <Collection> | <Array>

[statements]

[Exit for]

[statements]

Next < variable>

*For … next: thực hiện lặp lại 1 nhóm lệnh trong một số lần cho trước

For counter = <giá trị bắt đầu> to <giá trị kết thúc>

[statements]

[Exit For]

[statements]

Next [counter]

Trong đó: counter là 1 biến kiểu số được sử dụng để đếm số lần lặp

statement là một hay nhiều câu lệnh giữa For và Next sẽ được thực hiện lặp lại với số lần

đã chỉ ra

Ví dụ: Tính tổng các số nằm trong khoảng cách từ A đến B Với A, B kiểu Integer

GIỚI THIỆU MỘT SỐ HÀM TÀI CHÍNH

1 Tính khấu hao theo phương pháp khấu hao ĐỀU

Là cách tính khấu hao được chia đều cho các năm trong thời gian khấu hao

=SLN (cost; salvage; life)

=SLN (nguyên giá; giá trị thanh lý; thời gian sử dụng)Biểu đồ biểu diễn là dạng đường

2 Tính khấu hao theo phương pháp khấu hao CÂN ĐỐI GIẢM

Là cách tính khấu hao mỗi kỳ bằng cách nhân tỷ lệ khấu hao cho trước với giá trịcòn lại chưa khấu hao của tài sản Mức khấu hao sẽ giảm dần theo thời gian sử dụng củatài sản

=DB (cost; salvage; life; period; month)

=DB (nguyên giá; giá trị thanh lý; thời gian sử dụng; kỳ tính; số tháng)

3 Tính khấu hao theo phương pháp khấu hao CÂN ĐỐI GIẢM KÉP

Dùng để tính khấu hao cho tài sản mà giá trị giảm nhanh theo thời gian

=DDB (cost; salvage; life; period [;factor])

=DDB (nguyên giá; giá trị thanh lý; thời gian sử dụng; kỳ tính; hệ số cân đối giảm)

4 Hàm PMT

Tính số tiền trả cố định mỗi kỳ (trả lãi + gốc) cho một khoản vay với lãi suất không đổi

=PMT (rate; nper; pv; fv[;type])

=PMT (lãi suất; tổng số kỳ; giá trị hiện tại; giá trị tương lai; type)

type: 1 là trả tiền vào đầu kỳ

Chú ý: lãi suất và thời gian thanh toán sử dụng phải phù hợp với nhau.

5 Hàm PPMT

Xác định phần vốn phải trả trong kỳ

= PPMT (rate; per; nper; pv; fv;type)

=PPMT (lãi suất; kỳ trả vốn; tổng số kỳ; giá trị hiện tại; giá trị tương lai; type)

6 Hàm IPMT

Tính phần tiền lãi phải trả trong mỗi kỳ

= IPMT (rate; per; nper; pv; fv;type)

=IPMT (lãi suất; kỳ trả vốn; tổng số kỳ; giá trị hiện tại; giá trị tương lai; type)

7 Hàm FV (Future Value)

Trả về giá trị tương lai nhận được ứng với một số tiền ở hiện tại, với lãi suất vàtiền đầu tư thêm mỗi kỳ không đổi

= FV (rate; nper; pmt; fv;type)

= FV (lãi suất; tổng số kỳ; số tiền đầu tư vào mỗi kỳ; giá trị hiện tại; type)

8 Hàm NPER

Tính số kỳ cần đầu tư

= NPER (rate; pmt; fv;type)

= NPER (lãi suất; số tiền đầu tư mỗi kỳ; giá trị hiện tại; type)

GIỚI THIỆU MỘT SỐ CÔNG CỤ THỐNG KÊ

1 Cài đặt Analysis Toolpak

File → Option → Add-Ins → Go → Analysis ToolPak → Ok

Data Analysis sẽ ở trong thẻ Data

2 Thống kê mô tả

Lệnh Descriptive Statistics sẽ thực hiện tính toán và cho ra các đại lượng thống kê mô tả

cơ bản của dữ liệu

Ví dụ: Các đại lượng

B1: Data → Data Analysis → Descriptive Statistics

B2: Chọn vùng dữ liệu, vùng dữ liệu là dạng cột thì chọn Columns, dạng hàng thì chọnRows Nếu có tiêu đề thì click chọn Label in first row

B3: Chọn ô xuất kết quả tại Output Range, click chọn Summary statistics để thống kêtóm lược → OK

3 Tương quan giữa hai mẫu ngẫu nhiên

a Hàm Correl

Tính hệ số tương quan thống kê giữa 2 mẫu X, Y tương ứng với 2 mảng dữ liệu

= CORREL( Array 1;Array 2)

b Công cụ Correlation

B1: Data → Data Analysis → Correlation

B2: Chọn vùng dữ liệu (xem là hàng hay cột), có tiêu đề không

Chọn ô ra kết quả → OK

Cách viết nhận xét:

Nếu X và Y độc lập thì rxy = 0rxy = 1: X và Y tương quan tuyến tính Nghĩa là Y=ax+brxy > 0: X và Y tương quan thuận

rxy < 0: X và y tương quan nghịchrxy càng gần với 1 thì mối phụ thuộc giữa X và Y càng chặt chẽ hay mốiquan hệ tuyến tính càng rõ

Ví dụ: rxy = 0,909165, như vậy mối phụ thuộc giữa X (tuổi nghề) và Y (năng suất LĐ) làmối tương quan thuận và chặt Nghĩa là khi tuổi nghề tăng thì năng suất lao động tăng

4 Trung bình động (Moving Average)

Giá trị dự báo của một đại lượng vào thời điểm tiếp theo dựa trên trung bình của một số

kỳ trước đó

B1: Data → Data Analysis → Moving Average

B2: Chọn vùng dữ liệu (xem là hàng hay cột), có tiêu đề không

Chọn ô ra kết quả, có cần biểu đồ không, kèm sai số chuẩn không → OK

5 Hồi quy tuyến tính

a Hàm Trend

= Trend (known_y’s; known_x’s; new_x’s, const)

known_y’s: vùng giá trị đã biết của Y

known_x’s: vùng giá trị đã biết của X

new_x’s: Giá trị đã có của X để dự đoán Y

const: const =1 (True): Pt hồi quy có dạng: y=ax+b

const = 0 (False): Pt hồi quy có dạng: y=ax

b Hàm FORECAST

= FORECAST (x; known_y’s; known_x’s)

BÀI TOÁN THỐNG KÊ

1 ĐIỀU KIẾN 2 ĐIỀU KIỆN DẠNG CHỮ 2 ĐIỀU KIỆN DẠNG BẢNG

Công thức mảng Công thức mảng Công thức mảng

Hàm cơ sở dữ liệu Data table (tự lập bảng) Data table

Countif, sumif Countifs, sumifs Countifs, sumifs

Pivot Table (chart) Pivot Table (chart) Hàm cơ sở dữ liệu

Consolidate Subtotal

Subtotal Hàm cơ sở dữ liệu