KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Câu 1 Trình bày tiến trình xử lý văn thư đến đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư Câu 2 AnhChị hãy trình bày tiến trình xử lý văn thư đến đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư Câu 3 Trình bày các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩmdịch vụ văn phòng Trả lời • Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp xác định các tiêu chí đánh giá, lựa chọn phương pháp đánh giá, lập hội đồng đánh giá,tiến hành đánh giá • Lập hồ sơ theo dõi nhà cung cấp Xem xét quá trình cung ứng sản phẩmdịch vụ.
Trang 1KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Câu 1 Trình bày tiến trình xử lý văn thư đến đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư Câu 2 Anh/Chị hãy trình bày tiến trình xử lý văn thư đến đăng ký tập trung tại bộ phận
văn thư
Câu 3 Trình bày các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng
Trả lời
• Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp: xác định các tiêu chí đánh giá, lựa chọn phương pháp đánh giá, lập hội đồng đánh giá,tiến hành đánh giá
• Lập hồ sơ theo dõi nhà cung cấp: Xem xét quá trình cung ứng sản phẩm/dịch vụ, đánh giá chất lượng, giá cả, uy tín…Định kỳ rà soát và đánh giá lại nhà cung cấp
• Quản lý danh mục nhà cung cấp: xây dựng một hệ thống danh mục nhà cung cấp bao gồm các thông tin quan trọng như tên, địa chỉ, sản phẩm/dịch vụ, giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng…Sử dụng các phần mềm để quản
lý danh mục nhà cung cấp
• Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Xác định tầm quan trọng của việc thiết lập các mối quan hệ với nhà cung cấp, xây dựng các chính sách phát triển quan hệ với nhà cung cấp, triển khai các chính sách và kiểm soát hiệu quả của việc thực hiện các chính sách đó
Câu 4 Trình bày các bước để tổ chức hội nghị trang trọng
*Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu của hội nghị (Why); nội dung cần giải quyết (What); giải quyết như thế nào (How); thành phần tham dự (Who); thời gian tiến hành (When); địa điểm tổ chức (Where)
*Tổ chức thực hiện: Lựa chọn ngày tháng tổ chức sao cho thuận tiện; chuẩn bị hồ sơ; soạn thảo lịch trình nghị sự; đặt phòng và sắp xếp dịch vụ ăn uống; thông báo mời các thành viên tham dự; sắp xếp tài liệu và chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn; ghi biên bản và theo dõi
*Kiểm soát đánh giá hiệu quả: xem xét mục tiêu, đo lường kết quả và đưa ra những điều chỉnh cần thiết
Câu 5 Trình bày các nguyên tắc trong tổ chức các cuộc họp
Trả lời
- Cần chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo: Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cuộc họp
- Đảm bảo đúng thời gian: tổ chức cuộc họp đúng kế hoạch về thời gian, không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết
- Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp: nội dung của cuộc họp cần được soạn thảo chi tiết, sau đó cần bàn bạc cụ thể với các thành viên trong ban tổ chức
về tính phù hợp, khoa học, logic
- Ghi biên bản của cuộc họp:Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp
Trang 2- Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận: điều hành cuộc họp, nêu câu hỏi
- Ngôn từ phát biểu: cần chú ý đến đại từ nhân xưng khi phát biểu
- Hậu cuộc họp: Ghi nhận các ý kiến, tiễn khách
Câu 6 Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ Theo bạn, doanh nghiệp nên sử dụng
phương pháp nào?
Trả lời
*Sắp xếp theo vần, mẫu tự: sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tên hồ sơ
-Ưu điểm: đơn giản, tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục,
-Nhược điểm: có thể trùng tên; khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ
sơ sẽ mất nhiều thời gian và công sức
*Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề: các tài liệu được sắp xếp theo một chủ đề nhất định
-Ưu điểm: dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ, việc truy cập sẽ dễ dàng hơn
-Nhược điểm: đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp
*Sắp xếp hồ sơ theo địa danh: các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành
phố…
-Ưu điểm: dễ hiểu và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm
-Nhược điểm: đòi hỏi người sử dụng phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, cần được một chỉ mục hỗ trợ
*Sắp xếp theo số, mã số: đánh số theo dãy số tự nhiên và sắp theo thứ tự tăng dần Khi
sử dụng kết hợp chữ và số sẽ hình thành mã hồ sơ, trong đó thông thường các chữ là các
mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó
-Ưu điểm: dễ dàng mở rộng hệ thống hồ sơ; mang lại một sự bảo mật nào đó; cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục
-Nhược điểm: khá tốn kém chi phí để chuẩn bị chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình đánh số, làm chỉ mục
*Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian: sắp xếp theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh
-Ưu điểm: tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất, việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu biết thời gian của hồ sơ
-Nhược điểm: khó khăn trong việc mở rộng hệ thống, tìm kiếm hồ sơ
->Trên thực tế, để khắc phục nhược điểm của từng phương pháp sắp xếp hồ sơ, người
ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp với nhau Việc sử dụng kết hợp các phương pháp cũng tùy thuộc vào từng loại hồ sơ cụ thể
Câu 7 Đối với tài sản, trang thiết bị văn phòng có giá trị cao, nhà quản trị cần làm gì đề
quản lý quá trình mua sắm, sửa chữa?
Trả lời
*Xác định mục đích
-Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp -Đảm bảo việc sử dụng các thiết bị văn phòng đúng mục đích và hiệu quả
-Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát
Trang 3*Định kỳ, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng tài sản lập nhu cầu mua sắm, sửa chữa
*Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị cho năm sau, hoặc nhu cầu đột xuất
từ các đơn vị, phòng chức năng sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng của tài sản, thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua sắm, sửa chữa
và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán để kiểm soát dự toán và phương án thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt Căn cứ vào dự toán ngân sách
đã được duyệt, phòng chức năng sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng và trình hội đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm
*Tiến hành mua sắm, sửa chữa và bàn giao
Câu 8 Để tổ chức tốt các chuyến công tác, nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải
làm gì?
Trả lời
*Xác định mục đích các chuyến công tác: Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác Thông thường, các chuyến công tác nhằm thực hiện các nhiệm vụ như nắm tình hình thực tế, học tập kinh nghiệm đối tác, tìm cơ hội hợp tác…
*Lập kế hoạch chuẩn bị: chuẩn bị tài liệu, vật dụng, kinh phí, phương tiện di chuyển, nơi lưu trú…Xác định trách nhiệm của các thành viên trong đoàn công tác
*Lập lịch trình công tác: thời gian, địa điểm làm việc, nội dung công việc, thành phần tham dự
*Kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch, kịp thời điều chỉnh những sai lệch
Câu 9 Giả sử bạn là thư ký khoa sau ĐH của trường ĐH Tây đô thuộc Bộ giáo dục đào
tạo Trường ĐH Tây đô đặt tại thành phố Cần Thơ Lãnh đạo yêu cầu bạn soạn 2 văn bản sau (chỉ soạn từ mục 1 đến mục 5 theo thể thức soạn thảo văn bản) và vào số, ngày ban hành:
- Công văn số 123 do ĐH Tây đô ban hành ngày 15/9/2020 về việc yêu cầu chứng chỉ ngoại ngữ đầu ra đối với chương trình đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ
- Thông báo số 345 do ĐH Tây đô ban hành ngày 25/4/2020 về việc nhận giấy báo trúng tuyển trong kỳ thi tuyển sinh trình độ đào tạo thạc sĩ năm 2020
Từ đó, hãy chỉ ra điểm khác biệt về trình bày thể thức giữa 2 văn bản trên
Trả lời
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐH TÂY ĐÔ Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
Số: 123/ĐH TĐ – KSĐH Tp Cần Thơ, ngày 15 tháng 09 năm 2020
về việc yêu cầu chứng chỉ ngoại ngữ
đầu ra đối với chương trình đào tạo
thạc sĩ và tiến sĩ
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Trang 4TRƯỜNG ĐH TÂY ĐÔ Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
Số: 345/TB-ĐHTĐ-KSĐH Tp Cần Thơ, ngày 25 tháng 04 năm 2020
THÔNG BÁO
Về việc nhận giấy báo trúng tuyển trong kỳ thi tuyển sinh trình độ đào tạo thạc sĩ năm 20xx
*Khác nhau ở mục số 5: tên và trích yếu nội dung Công văn thuộc dạng văn bản không
có tên loại nên không viết tên văn bản và phần trích yếu được đặt dưới mục số 3 Thông báo thuộc dạng văn bản có tên loại nên viết tên văn bản và trích yếu, đặt ở giữa văn bản
Câu 10 Tại phòng kinh doanh của công ty TNHH Thiên Phúc diễn ra các hoạt động
sau:
- Lập kế hoạch bán hàng cho quí 2/2022;
- Xây dựng quy trình mua hàng;
- Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh;
- Tổ chức hội nghị khách hàng năm 2022
Cho biết những hoạt động trên có phải là hoạt động quản trị hành chính văn phòng không? Tại sao?
Trả lời
- Là những hoạt động quản trị HCVP vì liên quan đến các chức năng của quản trị HCVP,
là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được mục tiêu của mình
- Lập kế hoạch bán hàng cho quí 1/201x: chức năng hoạch định
- Xây dựng quy trình mua hàng: chức năng hoạch định
- Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh: chức năng kiểm soát
- Tổ chức hội nghị khách hàng năm 201x: chức năng tổ chức
Câu 11 Giả sử bạn là nhân viên phòng hành chính của cty A chuyên kinh doanh bán lẻ
hàng tiêu dùng Công ty có quy mô khoảng 100 người Vào ngày 27 hàng tháng, bạn nhận được đề xuất yêu cầu văn phòng phẩm của các phòng ban gửi đến Đề xuất văn phòng phẩm của các phòng ban đều nằm trong định mức khoán, riêng đề xuất văn phòng phẩm của phòng kinh doanh là vượt định mức khoán Bạn hãy xử lý công việc trên?
Câu 12 Giả sử Anh/Chị là nhân viên hành chính thuộc phòng hành chính nhân sự của
một công ty A tại Tp HCM, trong ngày 15/7/20xx anh chị nhận được những yêu cầu sau:
-Nhân viên phòng kinh doanh gọi điện thoại báo 1 máy tính để bàn bị hư hỏng, đề nghị kiểm tra, sửa chữa ngay trong ngày;
-Nhân viên phòng kế toán gọi điện yêu cầu cấp thêm 10 ram giấy in khổ A4 do nhu cầu tăng đột xuất, ngoài kế hoạch văn phòng phẩm dự kiến trong tháng của phòng
Trang 5Hãy xử lý công việc trên?
Trả lời
*Yêu cầu phiếu đề xuất sửa chữa có xét duyệt của lãnh đạo phòng kinh doanh->trình trưởng phòng hành chính xét duyệt->liên hệ bộ phận sửa >tiến hành sửa
chữa->theo dõi sữa chữa->nghiệm thu-> bàn giao->lưu hồ sơ
*Yêu cầu phiếu đề xuất văn phòng phẩm đột xuất có xét duyệt của lãnh đạo phòng kế toán->trình trưởng phòng hành chính xét duyệt->liên hệ bộ phận văn phòng phẩm->tiến hành cấp phát->theo dõi cấp phát->lưu hồ sơ
Câu 13 Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của cty TNHH A, chuyên hoạt động
kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn-nhà hàng, bạn phải quản lý những hồ sơ sau: -Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2012 đến nay
-Các văn bản: thông báo, công văn đi, công văn đến từ năm 2012 đến nay
-Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2012 đến nay
-Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm
2012 đến nay
-Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2012 đến nay
Hãy cho biết cách thức lưu trữ những hồ sơ trên
Câu 14 Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của một doanh nghiệp, hãy xây
dựng lưu đồ xử lý văn thư đi?
Câu 15: Giả sử Anh/Chị là nhân viên phòng hành chính của một công ty A Trong ngày,
Anh/chị nhận được các văn thư gồm:
- 2 bộ hồ sơ xin việc vào vị trí nhân viên kinh doanh
- 1 thư gửi giám đốc do công ty X gửi đến
- Quyết định tăng lương cho nhân viên Nguyễn Văn B, phòng kinh doanh vừa được soạn thảo xong
- Hợp đồng kinh tế cần chuyển gấp cho công ty X có trụ sở tại Hà Nội;
- 1 thông báo nghỉ lễ 2/9 vừa được nhân viên phòng hành chính soạn thảo xong
Hãy cho biết các bước cần thực hiện để xử lý những văn thư nói trên?
Câu 16 Công ty A đang có kế hoạch tổ chức chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp
công sở Công ty đang cân nhắc việc chọn lựa nơi đào tạo vì hiện tại có rất nhiều cơ sở đào tạo có mở lớp kỹ năng giao tiếp cho nhân viên công sở Giả sử bạn là trưởng phòng hành chính nhân sự của công ty Bạn sẽ làm gì để có thể lựa chọn được cơ sở đào tạo phù hợp?
Trang 6• Xác định các tiêu chí lựa chọn cơ sở đào tạo: uy tín, chất lượng, giá cả…;
• Thu thập thông tin về các cơ sở đào tạo: Địa điểm, uy tín, chất lượng, giá cả
• Sàng lọc thông tin;
• Lập danh sách các cơ sở đào tạo đáp ứng yêu cầu cơ bản;
STT Tên
NC
C
Địa chỉ
Uy tín
Giá
cả
Chất lượng
• Tiến hành đánh giá các cơ sở đào tạo theo tiêu chí đã chọn, có thể dùng phương pháp chuyên gia hoặc phương pháp tính điểm có trọng số;
• Lựa chọn cơ sở đào tạo đạt yêu cầu;
• Trình lãnh đạo phê duyệt;
• Cập nhật và lưu hồ sơ
Câu 17 Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của công ty A, vào thứ 6 của tuần hiện
tại, bạn nhận được thông tin công tác của tuần sau gồm:
-Sáng thứ hai: họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh, sau đó trưởng phòng kinh doanh có cuộc họp quan trọng với ban giám đốc vào lúc y giờ
-Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B họp triển khai kế hoạch bán hàng tháng x/2022
-Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán hàng họp bàn kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nãm 20xx
-Sáng thứ 5: trưởng phòng gặp đối tác quan trọng
-Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng
Lập bản kế hoạch công tác tuần cho phòng kinh doanh (sinh viên có thể đưa giả định phù hợp)?
Trả lời
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TUẦN
Bộ phận: Kinh doanh (Từ ngày … đến ngày… )
Thứ ngày
Nội dung công tác
Chủ trì
Giờ bắt
đầu-Địa điểm
Thành phần
Ghi chú
Trang 7Kết thúc Thứ 2
-Họp giao ban -Họp lãnh đạo
Trưở
ng p.KD
GĐ
X - Y giờ
P.KD
P.họp
Toàn thể
NV P.KD Ban lãnh đạo Thứ 3
Triển khai
KH bán hàng
Trưở
ng p.KD
y- Z giờ
bán hàng
B Thứ 4
KH tổ chức hội nghị tri
ân khách hàng
Trưở
ng p.KD
X - Y giờ
đạo P.KD Thứ 5
Gặp đối tác
A
Trưở
ng p.KD
X - Y giờ
P.KD, đối tác Thứ 6
Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng
Ban Lãnh đạo
X - Y giờ
Khách mời, Nhân viên p.KD
Câu 18 Công ty TNHH An Phước có trụ sở tại Tp.HCM, chuyên kinh doanh hàng tiêu
dùng các loại
Ban lãnh đạo công ty dự định tổ chức buổi lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty vào ngày 26/4/2022
Với tư cách là trưởng phòng Hành chính nhân sự, Anh/Chị hãy lên lịch chương trình cho buổi lễ? (Anh/Chị có thể đưa các giả định phù hợp)
Trả lời
Thời gian Nội dung chương trình Người phụ trách Ghi chú
8h00
8h30
8h45
9h00
9h05
9h30
10h00
10h15
10h30
11h00
11h30
-Đón khách, hướng dẫn chỗ ngồi
-Phát tài liệu -Văn nghệ mở đầu -Khai mạc
-Tổng kết hoạt động 10 năm -Tuyên dương khách hàng -Tuyên dương thành tích nhân viên
-Trình bày phương hướng hoạt động năm 2022
-Trao đổi ý kiến -Giao lưu văn nghệ/trò chơi -Bế mạc
A
B
C
D
E
F
G
H
I
K
L
M
N