Tài liệu: Là các văn bản (bản cứng hoặc bản mềm) hướng dẫn cách thức thực hiện một công việc hoặc một hoạt động. Tài liệu được kiểm soát là các tài liệu được đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” và chia làm 2 dạng: Tài liệu nội bộ Công ty: là văn bản được Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) hoặc người Ủy quyền phê duyệt ban hành. Tài liệu nội bộ: Quy trình, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo… Tài liệu bên ngoài Công ty: là văn bản do tổ chức bên ngoài phát hành mà Công ty phải tuân thủ hoặc tham khảo. Tài liệu không kiểm soát: Là các tài liệu không đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” hoặc “TÀI LIỆU LỖI THỜI”. Được cung cấp theo yêu cầu Đánh giá hệ thống, khách hàng, bên liên quan. Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ): là người được BTGĐ ủy quyền Quản trị Hệ thống quản lý
Trang 1BẢNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
Lần / Số yêu
cầu sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Người sửa đổi
05 Chỉnh sửa lại tài liệu phù hợp hơn theo yêu cầu
tiêu chuẩn phiên bản ISO9001:2015
09/8/2017 N.T Lâm
Người soạn thảo Người soát xét Người phê duyệt
Trang 2I Mục đích
Kiểm soát và duy trì tính hiệu lực toàn bộ tài liệu trong Hệ thống Quản lý của Công ty
II Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn bộ tài liệu lưu hành trong Công ty
III Tài liệu liên quan
- Bộ nhận diện thương hiệu 2017
- Quy định Văn thư lưu trữ
IV Các định nghĩa
- Tài liệu: Là các văn bản (bản cứng hoặc bản mềm) hướng dẫn cách thức thực hiện một công việc hoặc một hoạt động
- Tài liệu được kiểm soát là các tài liệu được đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” và chia làm 2 dạng:
Tài liệu nội bộ Công ty: là văn bản được Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) hoặc người
Ủy quyền phê duyệt ban hành Tài liệu nội bộ: Quy trình, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo…
Tài liệu bên ngoài Công ty: là văn bản do tổ chức bên ngoài phát hành mà Công ty
phải tuân thủ hoặc tham khảo
- Tài liệu không kiểm soát: Là các tài liệu không đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” hoặc “TÀI LIỆU LỖI THỜI” Được cung cấp theo yêu cầu Đánh giá hệ thống, khách hàng, bên liên quan
- Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ): là người được BTGĐ ủy quyền Quản trị Hệ thống quản lý
V Trách nhiệm
5.1 Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) và Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ)
- Xây dựng và phê duyệt Chính sách, Mục tiêu
- Phê duyệt các Quy trình, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo và các tài liệu khác
- Phê duyệt sửa đổi đổi với các tài liệu trên
5.2 Phòng ISO
- Thiết lập, kiểm soát, phân phối các tài liệu đến toàn bộ các đơn vị
- Cập nhật tài liệu ban hành lên DMS
- Thu hồi các tài liệu lỗi thời từ các đơn vị
- Trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt các tài liệu, sửa đổi bổ sung đối với các tài liệu đó
5.3 Trưởng Phòng ban, bộ phận
- Soạn thảo/sửa đổi các tài liệu theo chức năng nhiệm vụ
- Kiểm soát và phổ biến về các tài liệu phân phối cho Nhân viên
- Hướng dẫn sử dụng các tài liệu do đơn vị biên soạn cho các đơn vị khác
Trang 3VI Nội dung
Bước công việc Người thực hiện Thực hiện
Yêu cầu soạn mới/
sửa đổi tài liệu
Phê duyệt
Họp lấy ý kiến về tài
liệu cần soạn
Phân công và dự
kiến lịch trình
Soạn dự thảo
Gửi dự thảo lấy ý
kiến các bên
Chỉnh sửa và hoàn
thiện bản dự thảo
Soát xét và
Phê duyêt
Ban hành và phân
phối/ thu hồi
Tổ chức Hướng dẫn
sử dụng tài liệu
Kiểm tra
tuân thủ
Kiểm soát sử dụng
tài liệu
Lưu hồ sơ
- Đơn vị có nhu cầu soạn thảo/ sửa đổi
- Trao đổi thông tin nhu cầu về tài liệu với Đại diện lãnh đạo/Ban Tổng giám đốc (ĐDLĐ/Ban TGĐ)
- Lập Phiếu yêu cầu BM.01.ISO.01 gửi Phòng ISO
- Bổ sung các chỉ đạo khác nếu cần
- Đơn vị soạn thảo
- Đơn vị liên quan
- Cá nhân liên quan
- Tổ chức họp/email lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân liên quan về tài liệu
- Ghi biên bản/ tổng hợp các ý kiến đóng góp
- Đơn vị soạn thảo
- Cá nhân được giao
- Các đơn vị liên quan
- Phân công cá nhân/ nhóm chịu trách nhiệm soạn thảo
- Lập Chương trình soạn thảo dự kiến thời gian từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành
- Tìm kiếm, tổng hợp tài liệu tham khảo
- Soạn dự thảo theo Quy định Văn thư lưu trữ
- Cá nhân được giao
- Đơn vị liên quan
- ĐDLĐ/ Ban TGĐ
- Gửi và thúc giục các bên phản hổi theo thời hạn
- Các đơn vị không phản hồi thì lập báo cáo sự không phù hợp và gửi Phòng ISO
- Cá nhân được giao
- Trưởng đơn vị
- Nhân viên KSTL
- Tổng hợp, chỉnh sửa dự thảo theo thời hạn đã lập
- Trưởng đơn vị kiểm tra và gửi cấp trên
- Quy trình, Quy định chung: tối đa 7 ngày
- Các loại văn bản khác: tối đa 5 ngày
mẫu Sổ phân phối tài liệu BM.01.ISO.03
- Cập nhật BM.01.ISO.02 - Danh mục tài liệu
- Đơn vị soạn thảo
- Cá nhân, đơn vị liên quan
- Tổ chức hướng dẫn sử dụng các tài liệu mới ban hành cho toàn bộ các cá nhân đơn vị liên quan
- Xác nhận đã được hướng dẫn sử dụng
- Đơn vị soạn thảo
- Nhân viên KSTL
- ĐDLĐ (nếu cần)
- Đánh giá việc áp dụng khi phát sinh và định kỳ hàng tháng Nếu không đạt phải hướng dẫn lại và lập Báo cáo sự không phù hợp
- Đơn vị soạn thảo
- Nhân viên KSTL
- Cuối tháng, Phòng ISO lập Báo cáo tuân thủ Tài liệu (cũ /mới) gửi về ĐDLĐ/ Ban TGĐ
- Cập nhật Danh mục gốc Kiểm soát tài liệu
Trang 4- Nhân viên KSTL.
- ĐDLĐ
- Lưu trữ hồ sơ bản cứng/ bản mềm
- Cập nhật Mục lục hồ sơ
Kiểm soát và nhận biết tài liệu
- Nhân viên được đào tạo và hướng dẫn truy cập và sử dụng phần mềm Hệ thống tài liệu (DMS)
Tài liệu đang sử dụng được upload lên
DMS và gắn dấu
Tài liệu lỗi thời được ẩn trên DMS và gắn dấu
- Chỉ sử dụng tài liệu có hiệu lực trên DMS hoặc tài liệu được “KIỂM SOÁT”, khi phát hiện các tài liệu hết hiệu lực còn lưu hành thì phải báo ngay phòng ISO để thu hồi
- Tài liệu bản gốc:
Các Quy trình, Hướng dẫn được coi là tài liệu khi có chữ ký tươi của Người phê duyệt và các thành viên liên quan Phòng ISO sẽ lưu các Tài liệu bản gốc
Các văn bản hành chính khác thì đóng dấu tròn Công ty vào Chữ ký Người phê duyệt NV Văn thư lưu trữ sẽ lưu bản gốc
- Tài liệu bản kiểm soát: là bản có các chữ ký pho to và được đóng dấu
Các Quy trình, Hướng dẫn: đóng dấu Công ty vào ô “NGƯỜI PHÊ DUYỆT”
Các văn bản hành chính khác: đóng dấu tròn vào chữ ký photo Người phê duyệt
- Bản hết hiệu lực: là bản có chữ ký tươi (bản gốc) và bị gạch chéo trang đầu tiên của tài liệu
Các Quy trình bản gốc khi hết hiệu lực sẽ được lưu trữ tại Phòng ISO để tham khảo
Các Văn bản hành chính gốc khi hết hiệu lực sẽ được lưu trữ tại Nhân viên Văn thư
Các tài liệu bản cứng“KIỂM SOÁT” khi hết hiệu lực thì đều phải thu hồi
Các văn bản hành chính bản kiểm soát: khi hết hiệu lực thì đều phải thu hồi
Hình thức trình bày tài liệu nội bộ
- Trang bìa, các trang header và footer của quy trình, hướng dẫn được trình bày theo hìn thức của quy trình này
- Các quyết định, thông báo, công văn tài liệu khác in trên giấy head letter của công ty
- Sử dụng font Unicode, ưu tiên sử dụng Times New Roman, ngoài ra có thể dùng Tahoma, Arial trong bộ Unicode
- Cỡ chữ 12, căn lề theo A4 như sau:
Lề trên, dưới 2- 2.5cm (0.8-1 inch)
Lề trái 2.8- 3cm (1.25-1.3 inch)
Lề phải: 2- 2.5cm (0.8-1 inch)
Trang 5Sửa đổi:
- Sửa đổi lớn: thay đổi nội dung nhiều khoản mục, cấu trúc tài liệu, nhiều trang trong tài liệu In và ban hành lại toàn bộ tài liệu, số lần ban hành tăng lên 1
- Sửa đổi nhỏ: thay đổi một số câu chữ, không làm thay đổi trang tài liệu In lại trang có nội dung sửa đổi, in nghiêng và in đậm phần sửa đổi, ghi rõ lần sửa đổi
Lần sửa đổi tăng lên 1 và được ghi bằng tay vào Bảng theo dõi sửa đổi các nội dung: mục
đã sửa, nội dung tóm tắt đã sửa
Phân phối, thu hồi:
- Các tài liệu sẽ được phân phối bằng bản cứng hoặc trên phần mềm Hệ thống tài liệu DMS
- Phòng ISO phân phối, thu hồi theo Sổ phân phối tài liệu (BM.01.ISO.03)
- Các tài liệu lỗi thời sẽ được Phòng ISO thu hồi
Lưu trữ và huỷ tài liệu
- Các tài liệu ban hành được lưu trên DMS, bản word được lưu tại bộ phận ISO và máy tính cá nhân của trưởng bộ phận
- Tài liệu hết hiệu lực được đóng dấu lỗi thời và cập nhật lại trên DMS
- Khi huỷ tài liệu bản cứng phải có Biên bản huỷ tài liệu/hồ sơ (BM.01.ISO.05) có chữ ký xác nhận của người huỷ, đại diện bộ phận có tài liệu hồ sơ cần tiêu huỷ và người làm chứng
VII Hồ sơ, biểu mẫu liên quan
1 Phiếu yêu cầu sửa đổi/bổ sung tài liệu : BM.01.ISO.01
4 Phiếu yêu cầu huỷ tài liệu/hồ sơ : BM.01.ISO.04
5 Biên bản huỷ tài liệu/hồ sơ : BM.01.ISO.05