Sử dụng thành thạo công cụ mail client chăm sóc khách hàng

Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác về sau này, khi đã sẵn sàng, chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động.. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử và các

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT TP HCM

KHOA KINH TẾ

EMAIL MARKETING

Giảng viên : ĐẶNG THANH HUY

NHÓM 1 : Phạm Thị Phương Nhi_PS24651

Trần Tuấn Anh_PS24777

Nguyễn Nhật Trân_PS24650

Nguyễn Trần Tường Vy_PS24782

Chương 1: Sử dụng thành thạo công cụ Mail Client chăm sóc khách hàng

1 Cài đặt và sử dụng thành thạo các chức năng trên công cụ

MicrosoftOutlook

1.1 Cài đặt phần mềm Microsoft Outlook

- Đầu tiên, bạn cần tải Outlook về thiết bị của mình

- Chọn mua hoặc dùng thử miễn phí Outlook

- Tiếp theo, thiết lập tài khoản Outlook của bạn và sẵn sàng để bắt đầu nhận và gửiemail, sử dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc với các tác vụ Outlook

- Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu Thường thì nhưvậy

là đủ nhưng nếu quá trình thiết lập tự động không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn Nếu bạn không có thông tin đó, nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này

Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác về sau này, khi đã sẵn sàng,

chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động

1.2 Các chức năng trên công cụ Microsoft Outlook

1.2.1 Thanh truy nhập nhanh

Thanh truy nhập nhanh là một phần quan trọng trong trải nghiệm Outlook của bạn

Và đó là một cách đơn giản giúp bạn di chuyển giữa các tính năng Outlook ở phía trên cùng—Thư, Lịch, Mọi người và Tác vụ Thanh này ngoài các tab tiêu chuẩn và

ruy-băng cung cấp cho bạn một loại công cụ và tùy chọn để giúp bạn sử dụng và quản lý Outlook

Thường được đặt ở cuối cửa sổ Outlook, thanh truy nhập nhanh hiển thị—tùy theo các cài đặt được chọn—các nút tên (hình ảnh bên trái) hoặc biểu tượng (hình ảnh bên phải) có liên kết với tên tính năng

*Thay đổi những nội dung xuất hiện trên thanh truy nhập nhanh

Bạn có thể kiểm soát các nút (hoặc biểu tượng) xuất hiện trên thanh truy nhập nhanh

và thậm chí theo thứ tự xuất hiện

1.2.1.1 Chọn > tùy chọn dẫn hướng

Chọn Xem thêm (ba chấm) trên thanh truy nhập nhanh để xem các tùy chọn dẫn hướng

1.2.1.2 Trong hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng, thực hiện như sau:

Hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng thanh truy nhập nhanh

- Để thay đổi số lượng nút hoặc biểu tượng xuất hiện trên thanh, tăng hoặc giảmcài đặt mặc định là 4 đối với Số mục hiển thị tối đa

- Để xem các biểu tượng thay vì tên, chọn hộp kiểm Dẫn hướng Thu gọn

- Để sắp xếp lại cách các nút hoặc biểu tượng được liệt kê, chọn một mục tronghộp Hiển thị theo thứ tự này, rồi chọn Di chuyển Lên hoặc Di chuyển Xuống

1.2.1.3 Chọn OK

1.2.2 Thư

Email kết nối bạn với mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn Bạn có thể thêm chữ ký điện tử và các tệp đính kèm vào thư email của mình

1.2.2.1 Tạo thư email mới

a Từ bất kỳ thư mục thư nào (chẳng hạn như Hộp thư đến của bạn), chọn Email

Mới

Lối tắt bàn phím: Để tạo thư email, nhấn Ctrl+Shift+M

b Khi bạn hoàn tất việc soạn email, chọn Gửi

1.2.2.2 Thêm chữ ký email vào thư

Tạo chữ ký cá nhân xuất hiện ở cuối thư của bạn Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử của bạn, logo hoặc thậm chí hình ảnh chữ ký viết tay của bạn

Tạo chữ k ý

- Trong môt thư mới, chọn Chữ ký >Chữ ký.̣

- Ở tab Chữ ký Email, chọn Mới

- Nhập tên, rồi chọn OK

- Trong Chọn chữ ký mặc định, thực hiện như sau:

+ Trong danh sách tài khoản email, hãy chọn tài khoản email để liên kết với chữ ký

+ Trong danh sách Thư mới, chọn chữ ký bạn muốn tự động được thêm vào mọi thư email mới Nếu bạn không muốn tự động ký thư email của mình, bạn có thể bỏ qua tùy chọn này vì (không có) là giá trị mặc định

+ Trong danh sách Trả lời/chuyển tiếp, chọn chữ ký mà bạn muốn tự động được thêm (tự động ký) khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư Nếu không, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định là (không có)

- Bên dưới chỉnh sửa chữ ký, nhập chữ ký, rồi chọn OK

Th êm ch ữ k ý

Trong một thư mới, chọn Chữ ký, rồi chọn chữ ký bạn muốn

1.2.2.3 Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email

a Trên dải băng hoặc trong ngăn đọc, chọn trả lời, trả lời tất cả, hoặc chuyển tiếp

b Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:

- Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận

- Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấnphím Delete

1.2.2.4 Thêm tệp đính kèm vào một thư email

- Chia sẻ một têp, bạn có thể đính kèm tệ p vào thư của mình Bạn cũng có thể đínḥ kèm các mục Outlook khác, chẳng hạn như thư, liên hệ hoặc tác vụ

a Tạo thư mới hoặc chọn môt thư sẵn có, rồi chọn Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc ̣

Chuyển tiếp

b Trong cửa sổ thư, chọn Thư > Đính kèm Têp ̣

1.2.2.5 Mở hoặc lưu tệp đính kèm của thư email

a Mở tệp đính kèm

b Lưu tệp đính kèm

- Chọn tệp đính kèm trong ngăn đọc hoặc trong thư đang mở

- Ở tab Tệp đính kèm, trong nhóm Hành động, chọn Lưu Như Bạn cũng có thểbấm chuột phải vào tệp đính kèm, rồi chọn Lưu Như

2 Sử dụng Microsoft Outlook để gửi cho danh sách dạng cá nhân hóa:

2.1 Lập danh sách khách hàng thân thiết của công ty

Bước 1: Mở phần mền Outlook trên máy bạn > Nhấn chọn New Items

Nhấn chọn New Items

Bước 2: Bạn nhấn chọn More Items > Chọn Contact Group

Nhấn chọn More Items > Chọn Contact Group

Bước 3: Sau đó, tại giao diện Contact Group, bạn nhấn chọn Add Members

Nhấn chọn Add Members

Bước 4: Nhấn chọn New E-mail Contact

Nhấn chọn New Email – Contact

Bước 5: Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn điền các thông tin như hình bên dưới > Nhấn chọn OK

+ Display email: tên hiển thị của thành viên trong nhóm

+ Email address: địa chỉ mail của thành viên đó

Điền các thông tin > Nhấn chọn OK

Bước 6: Sau khi đã thêm các thành viên, bạn điền tên cho nhóm vừa tạo > Nhấn chọn Save & Close

Điền tên cho nhóm > Nhấn chọn Save & Close

Bước 7: Để vào lại group vừa tạo, bạn nhấn chọn biểu tượng nhóm ở góc trái màn hình, như hình bên dưới

2.2 Soạn thảo nội dung email thông báo chương trình quay trúng thưởng, cấp

mã số trúng thưởng cho từng khách hàng

Bước 1: Nhấp Contacts, tiếp theo chọn người nhận mà bạn muốn gửi email đến hàng loạt, rồi bấm Home > Mail Merge

Bước 2:

Trong phần Merge options chọn Form Letters từ Document type, Email từ Merge to, rồi nhập chủ đề vào hộp Message subject line

Gửi nhiều Mail trong Outlook

Bước 3: Tiếp theo nhấp vào nút OK và vào Microsoft Word sẽ mở bằng một tài liệu

mới

Bước 4: Tạo một file Excel với các dữ liệu cần thiết

Bước 5: Thêm dữ liệu từ file excel vừa tạo

Bước 6: Soạn nội dung mẫu thư muốn gửi

Bước 7: Thêm dữ liệu bằng cách ấn Insert Merge Field

Ta sẽ được như thế này

Gửi nhiều mail trong Outlook

Bước 8: Sau khi chỉnh sửa nội dung thư, chọn vào Finish & Merge > Send Email Messages

Gửi mail trong Outlook

Bước 9: Trong hộp thoại Merge to Email, bạn có thể bấm trực tiếp nút OK và email

cùng một lúc Hãy nhớ rằng những email này sẽ chỉ được gửi đến những người liên

hệ bạn đã chọn lúc đầu

Gửi nhiều mail trong Outlook

3 Gửi Email Marketing tự động với chức năng hẹn giờ:

3.1 Để gửi mail chúc mừng sinh nhật với tất cả thành viên trong công ty

+ Đầu tiên ta cần mở Mail và nhấn vào Compose để tạo nội dung

+ Soạn nội dung cần gửi

3.2 Lập kế hoạch gửi email tự động với chức năng hẹn giờ để gửi email chúc mừng sinh nhật nhân viên công ty bằng cách

+ Nhấn chọn To hoặc CC hoặc BCC để gửi đến người cần gửi

+ Chọn đối tượng

CC: Khi bạn gửi hàng loạt nhưng người khác có thể thấy bạn gửi những ai

BBC: Khi bạn gửi hàng loạt nhưng người khác không thể thấy bạn gửi những ai

+ Tiếp theo đó nhấn chọn Schedule send ( gửi theo kế hoạch ) để cài đặt ngày và

giờ để gửi

+ Thiết lập ngày và giờ mình muốn gửi, nhấp vào Select date and time:

+ Tùy chọn ngày và giờ để gửi

+ Nhấp chọn nút xanh Schedule send để gửi theo lịch mà mình đã lên

+ Ngoài ra, ta có thể xem lại danh sách các email đã hẹn giờ gửi đi tự động bằng cách chọn Scheduled (Đã lên lịch)