SỔ kế TOÁN và các HÌNH THỨC kế TOÁN

Tóm lại, sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây dựng theo mẫu, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của chứng từ kế

PHẦN A: SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN

I. SỔ KẾ TOÁN

1. Khái niệm

Có rất nhiều khái niệm về sổ kế toán, sau đây là một vài khái niệm tiêu biểu

- Theo Nguyễn Thị Đông (2003): sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán, là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi kép

- Về phương diện ứng dụng: sổ kế toán chính là phương tiện vật chất cơ bản

và cần thiết giúp người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo nội dung kinh tế

- Thực chất, sổ kế toán là những tờ sổ rời có chức năng ghi chép độc lập hoặc

có thể là quyển sổ gồm nhiều tờ rời tạo thành có kết cấu tương ứng với nội dung phản ánh cũng như yêu cầu cần xác định và cung cấp các chỉ tiêu phục

vụ cho công tác quản lý và lập báo cáo kế toán Trong mỗi mẫu sổ phải thiết

kế các cột có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và thể hiện được mối quan hệ với các loại sổ có liên quan

Tóm lại, sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây dựng theo mẫu,

có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của

chứng từ kế toán

Yêu cầu đối với sổ kế toán:

- Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiên cho việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin

- Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán của Bộ Tài Chính

- Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật

- Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu

Nội dung chủ yếu của sổ kế toán

- Ngày tháng ghi sổ

- Số liệu và ngày tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ

- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

2. Phân loại sổ kế toán

Phương pháp ghi sổ

Sổ ghi theo trình tự thời gian( sổ nhật ký): dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp đó Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán

sử dụng ở doanh nghiệp

Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

3. Ngày, tháng ghi sổ;

4. Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ

5. Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

6. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

Mẫu số Nhật ký mà kế toán thường sử dụng

Đơn vị………

Địa chỉ……

Sổ Nhật ký

Năm 200… STT Ngày

tháng

ghi sổ

giải

Tài khoản Số tiền

Số hiệu

Ngày tháng

Ghi Nợ

Ghi Có

Cộng

Sổ nhật ký với chức năng lưu giữ nguồn gốc số liệu dựa trên căn cứ pháp lý

là các chứng từ kế toán, do vậy thông thường sổ Nhật ký cần phải được lưu trữ tối thiểu thời gian 10 năm

• Sổ ghi theo hệ thống (Sổ cái và các sổ chi tiết)

Sổ cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Trên mỗi Sổ Cái đều thể hiện các đặc trưng là sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có mối quan hệ mật thiết với nhau Sổ cái ghi biến động tăng, giảm của từng đối tượng kế toán được mở sổ và cả số dư, nó được ghi định kỳ mà không ghi hàng ngày như sổ Nhật ký Số liệu ghi trên Sổ Cái là những số liệu đã được phân loại và hệ thống hóa theo đối tượng kế toán phản ánh

Việc sử dụng Sổ Cái có nhiều tác dụng về quản lý cũng như thực hiện các nghiệp vụ hạch toán Việc ghi Sổ Cái giúp tăng cường kiểm soát các hoạt động, làm cho việc xử lý thông tin nhanh chóng hơn và giúp thuận lợi trong việc tính các chỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính cuối kỳ cũng như các báo cáo nội bộ

Sổ Cái phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

7. Ngày, tháng ghi sổ;

8. Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ

9. Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

10. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản

11. Mẫu Sổ Cái mà kế toán thường sử dụng:

12. Đơn vị

13. Địa chỉ

14. SỔ CÁI

15. Tài khoản: tiền mặt

16. Số hiệu: 111

17. Năm 20

18

19

Số hiệu Ngày

tháng

Nợ Có

Số dư đầu kỳ

Số phát sinh trong kỳ

Tổng cộng

Số dư cuối kỳ 20

21

22

23

24. Sổ kế toán chi tiết

25. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liêu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sôe Nhật ký và Sổ Cái

26. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy đimhj bắt buộc Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết để thiết kế các mấuổ sử dụng phù hợp trong đơn vị mình

27

• Sổ liên hợp (Nhật ký- Sổ cái, nhật ký chứng từ)

Nhật ký- Sổ cái là một loại sổ liên hợp Nó kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ thống Sổ này có nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của nó là trên cùng một trang sổ, số liệu kế toán vừa được ghi theo thời gian (phần Nhật ký), vừa được ghi theo hệ thống (phần Sổ Cái), chứng từ kế toán khi vào sổ liên hợp này được sắp xếp và phân loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng

28. Theo mức độ tổng hợp

Sổ kế toán tổng hợp : Sổ kế toán tổng hợp được dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn, các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Có

thể kể tên một số sổ kế toán tổng hợp như: Sổ cái, Sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán chi tiết : Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh chi tiết các nội dung và số tiền đã được phản ánh trong các sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý cụ thể Thuộc loại này bao gồm các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Sổ kết hợp tổng hợp kế toán và chi tiết: Sổ kết hợp kế toán tổng họp và chi tiết được sử dụng để phản ánh tổng quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các

bộ phận cấu thành bên trong từng loại tài sản, nguồn vốn

•

29. Theo Cấu trúc sổ

Sổ bố trí theo kiểu một bên

Sổ bố trí theo kiểu hai bên

Sổ bố trí theo loại bàn cờ

30. Theo hình thức sổ :

Sổ tờ rời

Sổ đóng thành quyển

3 Kỹ thuật ghi sổ và sửa chữa sổ kế toán và thực hành ghi sổ một số nghiệp

kế toán

3.1 Kỹ thuật ghi sổ

3.1.1 Mở sổ:

Mở sổ vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập

Mở sổ theo đúng mẫu in sẵn (kẻ sẵn), có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải có trách nhiệm ký duyệt trước khi sử dụng

3.1.2 Khóa sổ:

Khóa sổ vào cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập BCTC hoặc trong các TH kiểm kê

Công việc thực hiện:

- Cộng phát sinh

- Tính số dư cuối kỳ

- Chuyển cột để cân đối, kiểm tra 3.1.3 Ghi sổ kế toán:

Căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp

Ghi bằng tay hoặc ghi bằng máy vi tính

Ghi bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng

Ghi sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức

kế toán trên máy vi tính cho phù hợp

3.2 Sửa chữa số liệu sổ kế toán

PP cải chính

 Gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai

 Ghi con số (chữ) đúng bằng mực thường, phía trên

 Có chữ ký của KTT (phụ trách kế toán) bên cạnh chỗ sửa

PP ghi số âm

• Ghi lại bằng mực đỏ (ghi trong ngoặc đơn) bút toán đã ghi sai để hủy

• Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế

• PP ghi bổ sung

• Lập “chứng từ ghi sổ” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ

4 Các hình thức sổ kế toán

4.1 Khái niệm

Hình thức kế toán là biểu hiện của hệ thống tổ chức sổ kế toándùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định

Hình thức kế toán bao gồm các nội dung cơ bản sau:

- Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ

- Trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ

- Mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình xử lý thông tin

4.2 Các hình thức sổ kế toán trong doanh nghiệp

Theo Chế độ Sổ kế toán doanh nghiệp hiện nay, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

31. Hình thức kế toán Nhật ký chung

32. Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái

33. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

34. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

35. Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện

trang bị kỹ thuật kế toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó gồm: các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tư, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

II Hình thức kế toán Nhật ký chung

1 Đặc trưng

Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

2 Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Sổ Nhật ký chung

- Sổ Nhật ký đặc biệt

- Sổ cái

- Các sổ thẻ kế toán chi tiết

Biểu mẫu minh họa:

3 Trình tự ghi sổ

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

4 Ưu, nhược điểm

- Ưu điểm

Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc,

Tiện cho việc sử dụng kế toán máy

Dễ phân công công tác kế toán

Đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán

- Nhược điểm

Một số nghiệp vụ bị trùng lặp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi

Trong kế toán thủ công, khó thực hiện khi tập hợp từ nhật ký chung để ghi vào sổ

cái

PHẦN B: VÍ DỤ

Có tình hình hoạt động kinh doanh tại một doanh nghiệp như sau ( đồng):

Tiền mặt

Tiền gửi NH

Hàng hóa tồn kho

Phải thu khách hàng

Tài sản cố định(ròng)

- Nguyên giá

- Hao mòn (lũy kế)

50.000.000 50.000.000 100.000.000 120.000.000 1.000.000.000 1.200.000.000 (200.000.000)

Vay ngắn hạn Phải trả người bán Vốn chủ sở hữu

Tổng tài sản 1.320.000.000 Tổng nguồn vốn

Trong đó nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán tập hợp như sau:

1. Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi ngân hàng 30.000.000 đồng

2. Mua hàng nhập kho trị giá 150.000.000 đồng, trả bằng chuyển khoản 50%,

nợ lại người bán 50%

3. Tính lương phải trả ở bộ phận bán hàng: 10.000.000 đồng; ở bộ phận quản lí

doanh nghiệp 7.000.000 đồng

4. Xuất hàng bán tại kho trị giá 180.000.000 đồng; giá bán 240.000.000 đồng;

thu bằng tiền mặt

5. Trích khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận bán hàng 6.000.000 đồng, bộ phận

quản lí doanh nghiệp 10.000.000 đồng

6. Dùng tiền mặt trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng 100.000.000 đồng

7. Nhận được “Giấy báo có” của ngân hàng số tiền 80.000.000 đồng; về khoản

khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp

8. Chi tiền mặt thanh toán nợ cho CB-CNV trong doanh nghiệp 17.000.000

đồng

Định khoản

1. Nợ TK 112: 30.000.000 đồng

30.000.000 đồng

2. Nợ TK 156: 150.000.000 đồng

75.000.000 đồng

75.000.000 đồng

3. Nợ TK 641: 10.000.000 đồng

5. Nợ TK 642: 7.000.000

đồng

17.000.000 đồng

7. 4a Nợ TK 111: 240.000.000

đồng

240.000.000 đồng

9. 4b Nợ TK 632: 180.000.000

đồng

180.000.000 đồng

11. 5 Nợ TK 641: 6.000.000 đồng

12. Nợ TK 642: 10.000.000 đồng

16.000.000 đồng

14. 6 Nợ TK 311: 100.000.000 đồng

100.000.000 đồng

16. 7 Nợ TK 112: 80.000.000 đồng

80.000.000 đồng 18

19. 8 Nợ TK 334: 17.000.000 đồng

20.

Có TK 111: 17.000.000 đồng

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

48 49 50 51 52 53 54

55.