Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ TẠI CÔNG
2.2. Tổng quan về bộ phận kế toán tại công ty TNHH Hệ thống Thông tin GMC
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung.
Theo mô hình này, phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong doanh n ghiê ̣p, tổ chức hê ̣ thống s ổ tổng hợp và chi tiết để xử lý, ghi chép toàn bô ̣ hoa ̣t đô ̣ng sản xuất , kinh doanh của doanh nghiê ̣p , lâ ̣p báo cáo kế toán và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý toàn doanh nghiệp . Các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu nhập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hơp thông tin.
2.2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán - Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán - Nhiệm vụ của từng chức danh trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc Công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình.
+ Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty; tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế nộp ngân sách, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả. Lập đầy đủ và giữ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của Công ty theo chế độ hiện hành.
+ Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế trong Công ty một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh doanh của công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại của công ty đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, những trì trệ trong kinh doanh để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi ngày càng tăng.
+ Thông qua công tác Tài Chính – Kế Toán, nghiên cứu cải tiến tổ chức kinh doanh nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn kinh doanh.
Kế toán tổng hợp
+ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp, các định khoản các nghiệp vụ phát sinh, sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
+ Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng công ty, lập quyết toán văn phòng công ty.
Theo dõi công nợ khối văn phòng Công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn Công ty.
Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn Công ty.
+ Lập báo cáo tài chính theo từng quý, năm và các báo cáo giải trình chi tiết; cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo; cung cấp số liệu cho Ban Giám Đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu; giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng Kế Toán – Tài Chính.
Kế toán phải thu
+ Cung cấp thông tin chính xác đầy đủ về đối tượng nợ, nội dung các khoản nợ, thời hạn thanh toán, số nợ tồn đọng, số nợ phát sinh và số nợ đã thu hồi, dự kiến những khoản nợ không thu hồi và mức lập dự phòng cần phải thực hiện.
+ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thích ứng vào hoạt động của Công ty và giúp cho Công ty thu hồi nợ nhanh chóng và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra làm thiệt hại đến tài sản cũng như hiệu quả hoạt động của Công ty.
Kế toán phải trả
+ Theo dõi chặt chẽ, chi tiết tình hình nợ và thanh toán nợ cho người bán. Khi có giấy báo, kế toán khoản phải trả sẽ xem xét khoản nợ đó có thật hay không và xác nhận công nợ với khách, sau đó kế toán phải trả sẽ xác nhận kiểm tra đề nghị thanh toán (các hóa đơn GTGT đầu vào, các chứng từ liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc chi trả cần thiết) từ bộ phận hành chính chuyển sang và thanh toán nợ đúng hạn cho người bán.
+ Kế toán phải trả thực hiện chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản (ủy nhiệm chi).
Thủ quỹ
Nhập xuất quỹ khi có phiếu thu, phiếu chi, ghi chép sổ quỹ khi thu chi. Kiểm kê quỹ hàng ngày với kế toán tiền mặt để kiểm tra số tiền thực tế trong két và số tiền trong sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán TSCĐ
+ Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng, giảm TSCĐ của các Trung tâm cũng như ở từng bộ phận trên các mặt số lượng, chất
lượng, cơ cấu, giá trị đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ ở các bộ phận khác nhau nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ.
+ Tính toán chính xác, kịp thời, số khấu hao TSCĐ đồng thời phân bổ đúng đắn chi phí khấu hao và các đối tượng sử dụng TSCĐ
+ Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí sửa chửa TSCĐ; tham gia lập dự toán về chi phí sửa chửa và đôn đốc đưa TSCĐ vào sửa chửa và sử dụng một cách nhanh chóng.
+ Theo dõi, ghi chép, kiểm tra chặt chẽ quá trình thanh lý, nhượng bán TSCĐ nhằm bảo đảm việc quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả.
+ Lập báo cáo về TSCĐ, tham gia phân tích tình hình trang bị, sử dụng và bảo quản các loại TSCĐ.
+ Quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập xuất tồn kho TSCĐ và cung cấp thông tin báo cáo về các vấn đề của quản lý TSCĐ phục vụ quản lý và kinh doanh như:
Tồn kho TSCĐ, gửi bảo hành, TS chậm luân chuyển, TS đảm bảo kinh doanh, TS bán cần thanh lý.
2.2.2.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra 2.2.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán
Áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính và Công ty ban hành, theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Đơn vị đã thay đổi một số tài khoản cấp 2 để phù hợp với hệ thống kế toán của Đơn vị (ví dụ: 3319 – Tài khoản trung gian của Phải trả người bán).
2.2.2.5. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán của Doanh nghiệp áp dụng theo quy định của Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính Phủ và Quy định số 706/1999/FPT ngày 20/09/1999 do Tập đoàn FPT ban hành.
2.2.2.6. Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính của Công ty tuân theo Quyết định số 15 do Bộ Tài Chính ban hành. Báo cáo gồm có 4 bảng:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh Báo cáo tài chính
Phần mềm kế toán sẽ tạo ra các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết từ các dữ liệu do kế toán chi tiết nhập vào. Kế toán tổng hợp sẽ tập hợp các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết để lập ra bảng cân đối tài khoản và tạo lập báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán sẽ được lập vào cuối năm tài chính và sẽ được kế toán trưởng xét duyệt trước khi công bố.
2.2.2.7. Các chính sách kế toán khác
Đơn vị thực hiện chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Đơn vị tuân thủ Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành.
Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán ORACLE để ghi chép sổ sách kế toán (thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính ban hành năm 2006).
Kế toán hàng tồn kho sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm.
Đơn vị tiền tệ để ghi chép kế toán là Việt Nam Đồng (VNĐ).
Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và kê khai hàng tháng.
2.2.2.8. Phương tiện phục vụ cho công tác kế toán
Công ty đã tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán bao gồm hệ thống máy vi tính và phần mềm kế toán ORACLE. Ngoài ra còn có các máy móc trang bị cho công tác kế toán như máy fax, máy in, máy scan, máy photocopy…