Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ TẠI CÔNG
2.3. Thực trạng kế toán các khoản phải trả tại Công ty TNHH Hệ thống Thông tin
2.3.1. Kế toán phải trả người bán
Công ty TNHH Hệ thống thông tin GMC FPT là công ty chuyên cung cấp phần mềm, nên giá vốn trong hoạt động của Công ty chủ yếu là chi phí nhân công và công tác phí. Vì vậy, khoản phải trả cho người bán của Công ty là chi phí điện nước, chi phí thuê mặt bằng, thuê ngoài nhân công, mua TSCĐ, mua văn phòng phẩm hoặc các công cụ dụng cụ phục vụ cho văn phòng như máy tính, máy in,…
Sau khi ký hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ, khi được giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT được bàn giao, loại trừ những trường hợp trả tiền ngay, kế toán sẽ tiến hành nhập vào phần mềm và mở sổ chi tiết theo dõi phải trả người bán, số tiền, phương thức và thời hạn thanh toán. Đồng thời, dựa theo hợp đồng đã ký kết, kế toán sẽ lưu ý đến những trường hợp được hưởng chiết khấu thanh toán về mặt thanh toán trước thời hạn. Các khoản nợ sẽ được kế toán giám sát chặt chẽ để đảm bảo được trả đúng hạn và đúng số tiền để đảm bảo uy tín cho Công ty.
Ngoài ra, đối với những đối tác và giao dịch mua hàng với số lượng và giá trị lớn, kế toán sẽ tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm số lượng, chất lượng hàng hoá nhập kho. Nếu đạt yêu cầu mới chấp nhận thanh toán với người bán.
Đối với những khoản nợ thanh toán qua ngân hàng, kế toán sẽ lập Uỷ nhiệm chi gửi cho ngân hàng. Sau khi nhân được giấy báo nợ từ ngân hàng, kế toán sẽ tiến hành xoá nợ trên sổ chi tiết phải trả người bán. Đối với những khoản nợ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu đề nghị thanh toán đưa cho Kế toán trưởng và Giám
đốc xét duyệt, sau khi thanh toán với người bán, căn cứ vào phiếu chi để xoá nợ trên sổ chi tiết.
2.3.1.2. Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng liên quan đến khoản phải trả tại Công ty là: Phiếu mua hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo Nợ,…
2.3.1.3. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 33100000 - “Phải trả cho người bán” để hạch toán.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 33110010 - “Phải trả cho người bán”
- Tài khoản 33120010 - “Trả trước cho người bán”
2.3.1.4. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 26/02/2015, công ty nhận được hóa đơn tiền điện tháng 02 năm 2015 số 0036599 của chi nhánh Tổng công ty Xây dựng Sài Gòn, số tiền 35.367.552 VND, thời hạn thanh toán trong vòng 30 ngày.
2.3.1.5. Ghi sổ kế toán
Nhận được hóa đơn tiền điện, kế toán tiến hành hạch toán chi phí, đưa chi phí tiền điện vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán vào phân hệ Payables Manager- FIS-SOFT ->Invoices -> Entry -> Invoice Batches, bấm F11 để xuất hiện màn hình tìm kiếm, nhập tên Batch Name “AD T0215” là Batch dùng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 2, bấm Ctrl+F11 để tìm kiếm sẽ xuất hiện màn hình các khoản chi phí trong tháng, thêm dòng và hạch toán chi phí tiền điện tháng 02.
Hình 2.1: Màn hình hạch toán chi phí điện tháng 2 Vào “2 Lines” và phân bổ khoản chi phí cho từng bộ phận cụ thể:
Hình 2.2: Màn hình phân bổ chi phí điện cho từng bộ phận
Sau khi phân bổ xong, vào “Actions…1” thực hiện xác nhận (Validate) và định khoản (Create Accounting), xem phụ lục Hình 2.3 - Màn hình Validate và Hình 2.4 - Màn hình Create Accounting.
Bút toán định khoản:
Nợ TK 64273020 3.295.114 Nợ TK 64173020 29.436.347 Nợ TK 13690030 2.636.091
Có TK 33110010 35.367.552
Ngày 24/03/2015, công ty thanh toán tiền điện tháng 02 cho chi nhánh Tổng công ty Xây dựng Sài Gòn qua chuyển khoản và kế toán tiến hành Payments cho chi phí đã hạch toán. Kế toán vào phân hệ Payables Manager-FIS-SOFT và tìm kiếm chi phí tiền điện tháng 02 đã hạch toán, vào “Actions…1”, chọn Pay in Full (Xem phụ lục hình 2.5 - Màn hình Pay in Full) và tiến hành Payments:
Hình 2.6: Màn hình Payments chi phí điện tháng 2
Sau khi Payments xong, vào “Actions…1” chọn Create Accounting để định khoản.
Bút toán định khoản:
Nợ TK 33110010 35.367.552
Có TK 11210010 35.367.552
Xem Hình 2.7 - Sổ chi tiết tài khoản 33110010- Phải trả người bán để xem nghiệp vụ được ghi nhận vào sổ chi tiết.
Hình 2.7: Sổ chi tiết tài khoản 33110010- Phải trả người bán 2.3.2. Kế toán các khoản phải trả, phải nộp nhà nước
2.3.2.1. Đặc điểm
Thuế GTGT đầu ra của Công ty chủ yếu có 2 loại: thuế GTGT 0% và thuế GTGT 10%.
Vì đặc điểm của Công ty là sản xuất phần mềm, thường không có đầu vào được khấu trừ nên được miễn thuế GTGT đầu ra. Tuy nhiên, có một số hợp đồng để thực hiện được Công ty phải thuê ngoài máy móc, thiết bị, nhân công,…. Những trường hợp đó vì hoá đơn Công ty nhận được khấu trừ thuế đầu vào 10% nên khi xuất hoá đơn đầu ra phải tính thuế GTGT đầu ra 10%.
Ngoài ra, Công ty mẹ có một nhóm nhân viên làm việc tại Công ty, khi Công ty nhận hoá đơn tiền điện, nước, chi phí thuê mặt bằng, kế toán phân bổ chi phí cho từng bộ phận kể cả nhóm nhân viên của Công ty mẹ. Hoá đơn công ty nhận đã bao gồm 10% thuế GTGT, nên khi xuất hoá đơn cho Công ty mẹ về các chi phí này của nhóm nhân viên đó, Công ty phải xuất hoá đơn GTGT 10%...
Trong tháng, căn cứ vào hoá đơn GTGT đầu vào và đầu ra, kế toán sẽ lập bảng kê khai thuế dựa trên phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản 3.2.0 rồi tiến hành nộp báo cáo thuế trước ngày 20 hàng tháng. Nếu trong kỳ có phát sinh nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải nộp thuế đã tính vào ngân sách. Nếu trong kỳ số thuế GTGT đầu ra phải nộp nhỏ hơn thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì Công ty không phải nộp thuế GTGT mà được khấu trừ vào tháng tiếp theo.
2.3.2.2. Chứng từ sử dụng
Các tờ khai thuế liên quan như tờ khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra, tờ khai thuế TNN, tờ khai thuế môn bài, bảng tính thuế TNCN…
2.3.2.3. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 33300000 - “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”
để hạch toán. Tài khoản này có các tài khoản chi tiết:
- Tài khoản 33311010 - “Thuế GTGT đầu ra”
- Tài khoản 33312010 - “Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ” (Hàng hoá thông thường)
- Tài khoản 33312020 - “Thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ”
(Hàng hoá phần mềm)
- Tài khoản 33320010 - “Thuế tiêu thụ đặc biệt”
- Tài khoản 33330010 - “Thuế xuất nhập khẩu”
- Tài khoản 33340010 - “Thuế TNDN”
- Tài khoản 33350010 - “Thuế TNCN thường xuyên - Cá nhân cư trú”
- Tài khoản 33350020 - “Thuế TNCN thường xuyên - Cá nhân không cư trú”
- Tài khoản 33350030 - “Thuế TNCN không thường xuyên”
- Tài khoản 33360010 - “Thuế tài nguyên”
- Tài khoản 33370010 - “Thuế nhà đất”
- Tài khoản 33370020 - “Tiền thuê đất”
- Tài khoản 33381010 - “Thuế môn bài”
- Tài khoản 33382010 - “Thuế chuyển quyền sử dụng đất”
- Tài khoản 33383010 - “Thuế nhà thầu (TNDN)”
- Tài khoản 33384010 - “Thuế nhà thầu (VAT)”
- Tài khoản 33388010 - “Thuế khác”
- Tài khoản 33390010 - “Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác”
2.3.2.4. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trường hợp 1: Công ty xuất hóa đơn bán hàng cho Bệnh viện Đại học Y Dược để thanh toán đợt 1 50% giá trị hợp đồng số HIG15006B00 về việc bảo trì phần mềm quản lý Bệnh viện Đại học Y Dược cơ sở 2, giá trị hợp đồng là 120.000.000 VND, giá trị hóa đơn xuất đợt 1 là 60.000.000 VND.
Trường hợp 2: Công ty xuất hóa đơn bán hàng cho VPĐD B.A.T Marketing (Singapo) PTE LTD tại TP. Hồ Chí Minh để thanh toán chi phí đợt 11 giá trị của hợp đồng số FSO14036D00.
2.3.2.5. Ghi sổ kế toán
Trường hợp 1: Vì lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là cung cấp và triển khai phần mềm nên công ty không phải nộp thuế GTGT đầu ra cho sản phẩm của công ty. Kế toán hạch toán hóa đơn vào phần mềm.
Hình 2.8: Màn hình Transactions
Trong màn hình Line Items, ở cột Tax Classification chọn OP-KHONG CHIU THUE :
Hình 2.9: Màn hình Line Items Bút toán định khoản:
Nợ TK 13110010 60.000.000
Có TK 13190010 60.000.000
Trường hợp 2: Để thực hiện hợp đồng với VPĐD B.A.T Marketing (Singapo) PTE LTD tại TP. Hồ Chí Minh, công ty phải ký hợp đồng với Công ty TNHH NETCAB để thuê chuyên gia CNTT của Công ty TNHH NETCAB, công ty TNHH NETCAB xuất hóa đơn GTGT số 0000289 về dịch vụ cung cấp nhân lực CNTT cho công ty. Kế toán hạch toán chi phí thuê ngoài :
Hình 2.10: Màn hình hạch toán chi phí thuê ngoài nhân công
Bút toán định khoản:
Nợ TK 63235050 15.400.000 Nợ TK 13310010 1.540.000
Có TK 33110010 16.940.000
Vì khi thuê chuyên gia để thực hiện hợp đồng với VPĐD B.A.T Marketing (Singapo) PTE LTD tại HCM công ty được khấu trừ 10% thuế GTGT hóa đơn đầu vào nên khi xuất hóa đơn phải tính thuế GTGT đầu ra 10% giá trị hóa đơn. Kế toán hạch toán hóa đơn vào phần mềm :
Hình 2.11: Màn hình Transactions Trong cột Tax Classification chọn OP-VAT 10% :
Hình 2.12: Màn hình Line Items Bút toán định khoản:
Nợ TK 13110010 83.543.258
Có TK 51130010 75.948.416 Có TK 33310010 7.594.842
Xem Hình 2.13: Màn hình bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra để xem ghi nhận hoá đơn vào bảng kê.
Hình 2.13: Màn hình bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra 2.3.3. Kế toán phải trả nội bộ
2.3.3.1. Đặc điểm
Công ty không có các khoản vay ngân hàng, vốn hoạt động của Công ty chủ yếu là vay từ công ty mẹ, Công ty sử dụng tài khoản phải trả nội bộ trong mối quan hệ với công ty mẹ để theo dõi các khoản phải trả công ty mẹ.
Tại ngân hàng Tiên Phong có một tài khoản của Công ty mẹ tại Hà Nội mở cho Công ty. Theo hợp đồng với công ty mẹ, đầu mỗi ngày trong tài khoản đó luôn có số
dư là 200.000.000 VND. Nếu Công ty cần chi tiêu, Công ty sẽ gởi Uỷ nhiệm chi cho hàng, ngân hàng sẽ trừ vào tài khoản đó. Sau khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, Công ty sẽ hạch toán vào tài khoản phải trả nội bộ.
Trong trường hợp công ty cần số tiền lớn để thực hiện hợp đồng với khách hàng, Công ty ký hợp đồng vay tiền Công ty mẹ kèm theo các tài liệu cần thiết, công ty mẹ sẽ xét duyệt và chuyển khoản cho Công ty qua tài khoản tại ngân hàng Tiên Phong.
2.3.3.2. Chứng từ sử dụng
Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bản sao kê tài khoản ngân hàng, hợp đồng kinh tế…
2.3.3.3. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 33600000 - “Phải trả nội bộ” để hạch toán. Tài khoản này có các tài khoản chi tiết:
- Tài khoản 33610010 - “Vốn kinh doanh phải trả cấp trên - Tài khoản 33620010 - “Phải trả nội bộ - Hàng hoá”
- Tài khoản 33620020 - “Phải trả nội bộ - Nhận trước”
- Tài khoản 33680010 - “Phải trả nội bộ khác”
2.3.3.4. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Công ty TNHH Hệ thống thông tin GMC FPT vay tiền của công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT là công ty mẹ tại Hà Nội số tiền 400.000.000 VND để thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong tháng… Ngày 27/02/2015, công ty mẹ chuyển vốn cho Công ty 400.000.000 VND qua tài khoản Công ty tại ngân hàng Tiên Phong.
2.3.3.5. Ghi sổ kế toán
Sau khi nhận được thông báo từ ngân hàng, kế toán vào phân hệ Receivables Manager-FIS-SOFT và vào mục Receipts để ghi nhận số tiền tăng trong tài khoản ngân
hàng Tiên Phong, ghi nợ vào tài khoản tiền gởi ngân hàng Tiên Phong và ghi có vào tài khoản trung gian 1369.
Hình 2.14: Màn hình Receipts
Sau khi ghi nhận, vào Distributions xem định khoản và bấm OK để xác nhận định khoản.
Bút toán định khoản:
Nợ TK 11210010 400.000.000
Có TK 13690020 400.000.000
Sau đó, kế toán vào phân hệ Payables Manager-FIS-SOFT ->Invoices -> Entry -> Invoice Batches, bấm F11 để xuất hiện màn hình tìm kiếm, nhập tên Batch Name của khoản công nợ nội bộ trong tháng 2 được tạo để dùng chung cho các khoản công nợ nội bộ vào ô Batch Name, bấm Ctrl+F11 để tìm kiếm sẽ xuất hiện kết quả như màn hình sau:
Hình 2.15: Màn hình Invoice Batches
Chọn Invoice, thêm dòng mới và nhập công nợ như hình để ghi có vào tài khoản phải trả nội bộ 3368 và ghi nợ tài khoản 1369 để làm mất đi tài khoản trung gian.
Hình 2.16: Màn hình ghi nhận khoản phải trả nội bộ
Sau khi phân bổ xong, vào “Actions…1” thực hiện xác nhận (Validate) và định khoản (Create Accounting)
Bút toán định khoản:
Nợ TK 13690020 400.000.000
Có TK 33680010 400.000.000
Xem Hình 2.17: Sổ chi tiết tài khoản 33680010- Phải trả nội bộ khác để xem ghi nhận nghiệp vụ vảo sổ chi tiết.