6.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
• Yêu cầu
ISO 14001 yêu cầu ban lãnh đ ạo phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực (nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, công nghệ và nguồn tài chính) cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống EMS.
• Nội dung thực hiện
Cơ cấu, trách nhiệm và quyền hạn của các nhân viên, cán bộ công ty cần được xác định và được thông tin rộng rãi trong công ty bằng cách:
- Lập danh sách bao gồm: ảnh, tên và trách nhiệm của người thực hiện EMS lên bản tin của công ty;
- Thông báo vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của những người thực hiện EMS cho tất cả nhân viên thông qua cuộc họp phòng hay họp chuyên môn;
- Xây dựng và thực hiện chiến dịch nâng cao nhận thức về EMS cho lãnh đ ạo cấp cao, cấp trung, chuyên viên môi trường và công nhân sản xuất;
- Xây dựng hệ thống trực tuyến tiếp cận sơ đồ cơ cấu và trách nhiệm của EMS, cung cấp thông tin này trên bản tin của nhân viên;
- Công ty nên thành lập một phòng ban chuyên trách về môi trường (nếu được).
Xây dựng tổng quát sơ đồ tổ chức môi trường trong công ty và trách nhiệm quyền hạn từng vịtrí trong đó:
Hình 6.1 Sơ đồ tổ chức Môi trường của công ty Điều hành Môi trường
Quản lý Môi trường Ban Môi trường
Phụ trách môi trường tại các phòng ban
Ban Kỹ thuật Ban Đánh giá
53 Bảng 6.3 Trách nhiệm và quyền hạn từng vị trí trong tổ chức Ban môi trường
CHỨC DANH
NGƯỜI ĐƯỢC
BỔ NHIỆM
NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN
Điều hành Môi trường
Đại diện lãnh đạo – Tổng giám đốc công ty
- Có trách nhiệm cao nhất trong hoạt động quản lý môi trường.
- Quyết định chính sách môi trường.
- Phê chuẩn sổtay môi trường, mục tiêu chỉtiêu và chương trình môi trường.
- Xác định và cung cấp nguồn lực chuyên môn, tài chính.
- Bổ nhiệm người quản lý môi trường nội bộ.
- Chỉ huy và quyết định chính khi xảy ra tình trạng khẩn cấp.
- Tiến hành quá trình xem xét và cải tiến EMS.
- Chủ trì và đưa ra các quyết định trong cuộc họp.
Quản lý Môi trường
Đại diện lãnh đ ạo quản lý – phó giám đốc công ty
Đại diện lãnh đ ạo chuyên môn – chuyên gia môi trường
- Thiết lập thực hiện và duy trì các yêu cầu của EMS.
- Thiết lập mục tiêu môi trường chính.
- Kiểm tra quy định hướng dẫn và tiêu chuẩn vềmôi trường.
- Kiểm tra tiến độchương trình quản lý môi trường.
- Ghi chép kết quảđánh giá tác động môi trường.
- Báo cáo với người phụ trách điều hành quản lý môi trư ờng các vấn đề sau:
Tiến độ thực hiện chương trình EMS.
Cơ sở xem xét lại để cải tiến liên tục EMS.
Thành tích hoạt động môi trường.
Kết quảđánh giá môi trường nội bộ
Điều phối các phòng ban liên quan của EMS.
Ban Môi trường
Trưởng phòng – phó phòng các bộ phân
- Biên soạn các quy định quản lý môi trường.
- Xem xét, sửa đổi các q uy định theo yêu cầu pháp luật môi trường được cập nhập.
- Kiểm tra duy trì việc triển khai các quy định quản lý môi trường tại doanh nghiệp
- Điều tra và xây dựng cơ sở thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu.
Ban Kỹ thuật
- Biên soạn các tiêu chuẩn hướng dẫn về quản lý môi trường.
- Đề ra các biện pháp khảthi để hoàn thanh mục tiêu chỉ tiêu.
- Đề xuất các cơ hội sản xuất sạch hơn.
- Cố vấn cho các phòng ban liên quan về cách áp dụng và thực hiện các biện pháp hoàn thành mục tiêu chỉ tiêu.
Ban Đánh giá
- Lập và thực hiện kế hoạch đánh giá môi trường nội bộ. - Báo cáo kết quảđánh giá cho phòng ban được đánh giá.
54 Phụ
trách môi trường
Tổ trưởng từng phòng ban
- Thực hiện và báo cáo các yêu cầu từ Ban Môi trường.
- Tổ chức đánh giá tác động môi trường ở phòng ban.
- Lập và thực hiện chương trình quản lý môi trường ở phòng ban.
- Xác nhận kết quảđánh giá nội bộvà hành động khắc phục.
- Chỉ huy các hoạt động làm giảm thiểu và hạn chế tình trạng ảnh hưởng tới môi trường khi có tình trạng khẩn cấp.
- Duy trì việc tuân thủ và tiếp nhận thông tin, quy chế về môi trường.
- Các nghiệp vụ về quản lý duy trì nhà xư ởng và vận hành máy móc thiết bị.
- Nghiệp vụ về xử lý chất thải.
- Báo cáo truyền đạt thông tin môi trường trong và ngoài công ty.
6.4.2 Đào tạo nhận thức và năng lực
• Mục đích
Ban lãnh đạo công ty cần phải xác định nhu cầu đào tạo, thiết lập công tác đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên thực hiện theo nó đồng thời đại diện lãnh đạo côngty có trách nhiệm thúc đẩy và duy trì thủ tục này để giúp cho toàn bộ nhân viên trong công ty nhận thức được:
- Trách nhiệm và vai trò của nhân viên trong việc tuân thủ CSMT, các thủ tục liên quan đến công việc và các yêu cầu của EMS;
- Tác động của các KCMT ý nghĩa liên quan đến công việc của họ;
- Cung cấp đầy đủ các kiến thức ISO 14001 cho các nhân viên trong công ty;
- Các hậu quả tiềm ẩn do đi lệch hướng khỏi các thủ tục hoạt động đã quy định.
• Sơ đồ tóm lược các giai đoạn chính cần thực hiện
Hình 6.2 Sơ đồ thực hiện quy trình Đào tạo năng lực
Các hoạt động đào tạo được thực hiện theo chương trình đào t ạo và thủ tục về các hoạt động đào tạo. Định kỳ hàng tháng, công ty tiến hành đánh giá tiến bộ của việc thực hiện chương trình.
Nhận dạng nhu cầu đào tạo Lập kế hoạch Chương trình đào tạo
Thực hiện kế hoạch Lập hồsơ đào tạo
Kiểm tra và đánh giá
55
• Trách nhiệm thực hiện
Ban Môi trường kết hợp với phòng Nhân sự về việc điều phối chương trình đào tạo và lưu giữ hồsơ đào tạo của nhân viên công ty.
Phụ lục A Sổtay môi trường – “Thủ tục đào tạo, nhận thức và năng lực”.
6.4.3 Thông tin liên lac nội bộ và bên ngoài
• Mục đích
Công ty nên thiết lập một thủ tục về công tác thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài về việc thực hiện EMS trong công ty, nhằm:
- Chứng minh cam kết và nỗ lực của công ty về kết quả hoạt động môi trường;
- Nâng cao nhận thức và khuyến khích đối thoại về CSMT, kết quả hoạt động môi trường và các thành tựu liên quan của công ty;
- Thúc đẩy liên tục cải tiến kết quả hoạt động môi trường.
• Nội dung
Do công ty đã thiết kế thủ tục này theo qui định của GMP nên khi tiến hành thủ tục
“Thông tin nội bộ - bên ngoài” theo EMS có thể dựa trên hình thức cũ mà bổ sung thêm các yêu cầu phù hợp với hệ thống EMS như sau:
o Thông tin liên lac nội bộ
Ban Môi trường công ty có trách nhiệm thông báo các thông tin về EMS cho nhân viên toàn công ty. Các thông tin này bao gồm:
- Chính sách môi trường;
- Các KCMT có ý nghĩa;
- Chương trình quản lý môi trường;
- Sự không phù hợp phát hiện đươc trong các cuộc đánh giá;
- Kết quả xem xét của lãnh đạo.
Thông tin này được thông báo trong các báo cáo tiến độ thực hiện EMS định kỳ 2 lần/năm. Trong đó, nhiệm vụ phụ trách môi trường trong công ty:
- Cung cấp thông tin với phòng Hành chính, Nhân sự về các vấn đề pháp luật và quy định liên quan đến hoạt động của công ty;
- Cung cấp thông tin về các nhu cầu đào tạo để thiết lập, thực hiện và duy trì EMS cho nhân viên phòng hành chính, nhân sự;
56 - Duy trì liên lạc (email, số điện thoại, mạng nội bộ) để tiếp cận các câu hỏi thông tin và các kênh thông tin liên quan khác từ nhân viên phòng Đảm bảo chất lượng và phòng Tiếp tân.
o Thông tin liên lạc bên ngoài
Nhân viên phòng Hành chính, Nhân sự sẽ thông tin đến nhân viên môi trường các yêu cầu hoặc thông tin bên ngoài vềmôi trường (thư, điện thoại từ khách hàng, các cơ quan đại diện chính phủ, đại diện báo chí và các bên quan tâm đến các hoạt động môi trường).
Nhân viên phòng Đảm bảo chất lượng sản phẩm và phòng Nhân sự có nhiệm vụlưu giữ hồ sơ các thông tin đến và các hồ sơ phản hồi thông tin có thể ảnh hưởng đến hình ảnh và hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty. Nhân viên hành chính, nhân sựvà nhân viên môi trường báo cáo thông tin cho Ban giám đốc 1 tháng/lần.
• Sơ đồ quản lý các luồng thông tin
Các sơ đồ sau sẽ nêu tổng quan vềphương pháp quản lý các luồng thông tin trong công ty:
o Thông tin nội bộ: Từ dưới – lên trên
o Thông tin nội bộ: Từ trên – xuống dưới
Các luồng thông tin nội bộ được liên kết với nhau, luồng thông tin này có thể là phản hồi của luồng thông tin khác và ngược lại.
o Thông tin với bên ngoài: Từ các bên hữu quan bên ngoài đến công ty Thông tin từ
nhân viên Ghi nhận Phân tích Hành động phù hợp và/hoặc phúc đáp
Thông tin từĐại diện lãnh đạo
Nhân viên tiếp thu thông tin đưa xuống
Thông tin từ
bên hữu quan Ghi nhận Phân tích Hành động phù hợp và/hoặc phúc đáp
57 o Thông tin với bên ngoài: Từ công ty đến các bên hữu quan bên ngoài
Hình 6.3 Sơ đồ thực hiện quy trình thông tin liên lạc nội bộ - bên ngoài
Các luồng thông tin bên ngoài này được liên kết với nhau, luồng thông tin này có thể phản hồi của luồng thông tin khác và ngược lại.
• Trách nhiệm thực hiện
Ban Môi trường và đại diện ban lãnh đ ạo công ty thực hiện chu trình thủ tục thông tin liên lac và tất cảnhân viên đều có trách nhiệm tham gia vào thủ tục này.
Phụ lục A Sổtay môi trường – “Thủ tục về Thông tin Nội bộ - Bên ngoài”
6.4.4 Tài liệu về hệ thống EMS
• Hệ thống tài liệu
Công ty cần phải thiết lập và duy trì các thông tin mô tả các yếu tố cốt lõi của hệ thống EMS và mối quan hệ qua lại giữa chúng, đồng thời cung cấp đường dẫn đến các tài liệu liên quan. Các thông tin, tài liệu có thể ở dưới dạng văn bản hoặc dạng điện tử. Các tài liệu thuộc EMS mà không phải là cốt lõi cũng phải lập thành danh sách hoặc dưới dạng Phụ lục tham khảo.
Cấu trúc tài liệu của một hệ thống EMS gồm 4 cấp độnhư sau:
Hình 6.4 Cấu trúc tài liệu hệ thống EMS
Thông tin từ công ty Thông tin cho các bên liên quan
58
• Thiết lập hệ thống tài liệu cho công ty Hasan Dermapharm Bảng 6.4 Hệ thống tài liệu EMS
Các yếu tố cốt lõi Các tài liệu liên quan đến các yếu tố cốt lõi Chính sách môi trường
Các KCMT có ý nghĩa Mục tiêu và chương trình quản lý môi trường
Sổtay môi trường
Các thủ tục theo các yêu cầu của EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004
Chương trình đánh giá hệ thống EMS Chương trình xem xét của lãnh đạo Các thủ tục thực hiện quy
trình
Quy trình kiểm soát nguyên vật liệu Quy trình kiểm soát chất thải Quy trình kiểm soát hóa chất
Quy trình phòng chống sự cố(PCCC, tràn đổ hóa chất hay hư hại thiết bị máy móc)
Hướng dẫn công việc Hướng dẫn kiểm soát nguyên vật liệu Hướng dẫn kiểm soát chất thải Hướng dẫn kiểm soát hóa chất
Hướng dẫn phòng chống sự cố(PCCC, tràn đổ hóa chất)
6.4.5 Kiểm soát tài liệu
• Mục đích
Công ty nên xây dựng một thủ tục về phương pháp quản lý các tài liệu hồ sơ về EMS để kiểm soát chúng một cách dễ dàng, hiệu quả. Công ty nên lập ra những quy định và trách nhiệm trong một thủ tục cụ thể với nội dung:
- Dễdàng xác định vị trí tài liệu (ngày tháng, ai lưu trữ, vị trí nơilưu trữ…);
- Định kỳ soát xét, điều chỉnh khi cần và phê duyệt các tài liệu EMS nhằm đảm bảo các hoạt động được tiến hành bởi người có trách nhiệm;
- Luôn có sẵn phiên bản hiện hành của tài liệu để sử dụng tại các khu vực có hoạt động liên quan đến hệ thống EMS;
- Qui định về cách nhận dạng loại bỏ các tài liệu cũ, lỗi thời về mọi mặt;
- Nhận dạng hợp lý các tài liệu lỗi thời nào cần được giữ lại theo yêu cầu luật định và/hoặc cho mục đích duy trì kiến thức.
• Sơ đồ thực hiện
Sơ đồ sau tóm tắt các thông tin được nêu trong việc kiểm soát tài liệu:
59 Hình 6.5 Sơ đồ thực hiện quy trình Kiểm soát tài liệu
• Trách nhiệm và chu kỳ soát xét
Ban Môi trường có nhiệm vụ lưu giữ và kiểm soát hệ thống tài liệu này. Đai diện lãnh đạo và đại diện về chuyên môn môi trường có trách nhiệm quản lý và rà soát hệ thống tài liệu này 1 năm/lần. Phụ lục A Sổtay môi trường – “Thủ tục quản lý và kiểm soát tài liệu hệ thống quản lý môi trường EMS liên quan”.
6.4.6 Kiểm soát điều hành (KSĐH)
• Mục đích
Sau khi nhận dạng và đánh giá các KCMT nổi bật do các hoạt động và tác nghiệp của nhân viên trong công ty gây ra. Từđó thiết lập các thủ tục quy trình kiểm soát các KCMT này, nhằm hướng dẫn tránh xảy ra sự cốmôi trường.
Các quy trình cần kiểm soát bao gồm:
- Quy trình kiểm soát nguyên vật liệu;
- Quy trình kiểm soát chất thải;
- Quy trình kiểm soát hóa chất.
Các hướng dẫn thực hiện kiểm soát điều hành;
- Hướng dẫn kiểm soát nguyên vật liệu;
- Hướng dẫn kiểm soát chất thải;
- Hướng dẫn kiểm soát hóa chất.
• Sơ đồ thực hiện
Sơ đồ sau tóm tắt quy trình thực hiện KSĐH theo hệ thống EMS:
Quản lý và kiểm soát các tài liệu
bên ngoài Nhận dạng các tài liệu và
xác định định dạng tài liệu
Quy định ban hành tài liệu Soạn thảo tài liệu
Kiểm tra tài liệu Phê duyệt tài liệu
Phân phối tài liệu
Nhân viên công ty sử dụng tài liệu EMS
Soát xét tài liệu
Lưu trữ tài liệu
60 Hình 6.6 Sơ đồ quy trình thực hiện KSĐH
• Kế hoạch kiểm soát điều hành cho từng mục cụ thể như sau:
Các vấn đề liên quan đến kiểm soát điều hành tại công ty Hasan được đề xuất thực hiện cụ thểnhư sau:
o Quy trình kiểm soát nguyên vật liệu
Các phụ trách môi trường từng bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát sử dụng hợp lý các nguyên vật liệu trong đơn vị mình theo trình tựnhư sau:
- Xác định các nguồn nguyên liệu chính được sử dụng trong công ty;
- Lập kế hoạch quản lý kho lưu trữ vật tư, tiết kiệm giấy, nước, điện;
- Phụtrách môi trường đánh giá quy trình định kỳ 1 tháng/lần;
- Lưu giữ các hồsơ kiểm soát.
o Quy trình kiểm soát chất thải
Công ty Hasan đã tiến hành phân loại chất thải theo lưu đồ sau:
Hình 6.7 Sơ đồ quy trình thực hiện KSĐH đối với chất thải
Do vậy cần bổsung các bước tiến hành kiểm soát chất thải theo yêu cầu ISO 14001 như sau:
Chương trình
KSĐH Thực hiện kế
hoạch KSĐH Xem xét kết quả
Xác định mục tiêu, đối tượng kiểm soát
Lưu hồsơ Không tốt Tốt
Phân loại
Chất thải rắn Chất thải rắn nguy hại Rắn
Thu gom – Xử lý
Rắn Lỏng Khí
Tách riêng để vào khu vực quy định
Tách riêng để vào khu vực quy định
Đo đạc định kỳ, hệ thống xử lý
riêng
61 - Liệt kê danh mục chất thải nguy hại có trong nhà máy;
- Nên thiết kế thùng rác 2 ngăn cho khu vực văn phòng đ ể phân loại chất thải rắn tái chế và không thể tái chế;
- Kiểm soát hành vi nhân viên để không bị lẫn lộn chất thải thường và chất thải nguy hại, nhất là sự cố chất thải bị tràn đổ ra môi trường xung quanh;
- Chuẩn bị phương tiện và nhân lực cần thiết để giải quyết kịp thời, an toàn khi có sự cốmôi trường xảy ra;
- Tuân thủcác quy định, các hướng dẫn công việc đề ra.
o Quy trình kiểm soát hóa chất
Các hóa chất đang sử dụng trong công ty bao gồm: etanol, dầu parafine, dầu nhớt, các loại hóa chất trong phòng kiểm nghiệm thì các phụ trách môi trường từng bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát hóa chất này theo trình tự sau:
- Nắm vững các thông tin trong bảng an toàn hóa chất;
- Lập các hướng dẫn công việc về bảo quản, vận chuyển, sử dụng hóa chất phải có sẵn tại nơi sử dụng, cất giữ hóa chất;
- Đảm bảo các nhân viên trực tiếp bảo quản vận chuyển, sử dụng đúng thao tác, có sự hiểu biết vềcác hướng dẫn trên;
- Phân loại sắp xếp theo chủng loại, theo đúng quy định để đảm bảo an toàn và ứng cứu kịp thời khi sự cố xảy ra;
- Tuân thủcác quy định về xử lý rác thải hóa chất.
Về thủ tục chung cho hoạt động bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy móc cho toàn công ty không cần thiết lập nữa, vì đã thực hiện theo yêu cầu của GMP và được rà soát định kỳ 1 tháng/lần.
• Trách nhiệm và chu kỳ soát xét:
Phụ trách môi trường tại các bộ phân kết hợp với Ban Môi trường có trách nhiệm tham gia công tác kiểm soát chặt chẽ vềđiều hành các hoạt động trong công ty.
Đối với kiểm soát từ nhà thầu của công ty, phòng Môi trường công ty sẽ lập ra các quy định môi trường. Công ty sẽ yêu cầu các nhà thầu này ký tên vào bảng quy định vềmôi trường trước khi bắt đầu công việc hay tại bộ phận mua hàng của công ty.
Việc rà soát các thủ tục kiểm soát điều hành sẽ được thực hiện khi việc đánh giá môi trường định kỳ phát hiện ra khía cạnh môi trường nổi bật mới.