Trong thực tiễn nhiều tổ chức bước sang ngưỡng cửa của tiêu vong khi.
ho dang trén đường suy thoái. Những người tỉnh táo trong giới lãnh dao it © quan liêu hơn và.ổi sắt dân hơn sẽ không-bị rơi vào hội chứng tầu Titanie và.
sớm nhận ra những nguy cơ của tổ chức cả bên trong lẫn bên ngoài sẽ có những giải pháp đưa tô chức ra khỏi khủng hoảng. Những con người khác trong tổ chức cũng có. thể nhận thức được những nguy cơ và cũng có khả năng
- như những người trong giới lãnh đạo và họ hoàn toàn có năng lực đưa con tau
tổ chức tránh khỏi núi băng, tuy nhiên họ gặp nhiều khó khăn hơn. Điều này | _ đã đề cập. ít nhiều ở chương IV. Những hoạt động đó làm cho đường cong. .
| vong đời của tổ chức không đi xuống suy thoái và huỷ điệt mà trở lại trạng thái thăng bằng và đi lên. Người ta gọi đây là điểm uốn của vòng đời tô chức..
Đến điểm uốn này thay vì tổ chức đi xuống lại trở lại tiếp tục đi lên nhưng ` chắc chắn không hoàn toàn theo con đường cũ mà bắt đầu vào giai đoạn hình thành mới của tô chức mới. Hiện tượng này được xem là tái sinh tô chức. Điều .
đó cũng có thể xem tổ chức bước vào chu kỳ thứ hai. Thật khó mà nói trước
bài học của cuối chu kỳ 1 làm cho giới lãnh đạo mới tránh được hội chứng tầu
Titanic. Nhung chi có điều tin tưởng rằng con người không bao giờ bị khuất phục và sẵn sang làm lên chu kỳ mới của tổ chức. Điều này như chúng ta từng
nghe nói người dân làm nên lịch sử. _ s
Những vấn đề về vòng đời của tổ chức, tiến hoá của tổ chức, tính chu
kỳ của tién hoa da trinh bay trén day mang tinh lý thuyết nó gần giống với nhiêu hiệu tượng tự nhiên khác chứ không phải chỉ giông với con người và.
thuyết luân hồi của đạo Phật. Trong thực tiễn xem xét những vấn đề này còn :. phức tạp hơn nhiều, nhất là thực tiễn nước ta và hơn nữa lại ở giai đoạn hiện
nay.
1.2 Phân tích tổ chức.
Những điều trình bày trong 6 chương của tập sách này và các phan 7.1
cũng chỉ nhằm giúp độc giả có cơ sở dé phân tích tổ chức. Phân tích tổ chức _
thường gồm 2 giai đoạn: nhận dạng tổ chức và đánh giá tổ chức. Những công việc này hết sức quan trọng. Đôi với giới khoa học phân tích tô chức nhằm nhận dạng các tô chức khác nhau, tìm hiệu những điều mới mẻ vệ câu trúc và - vận hành của tô chức, những khuyết tật của tô chức và những vấn để lý thuyết
có liên quan. Việc nhận dạng giúp các nhà khoa học đánh giá và hoàn thiện phương pháp luận đánh giá. Các nhà quản lý thông qua phân tích tổ chức để
hiểu sâu sắc hơn tổ chức mình đang quản lý, hiểu sâu sắc hơn, các tổ chức trong hệ thống, ngoài hệ thống và cả những tổ chức đối lập , tổ chức cạnh tranh để có quyết định đúng đắn cho quản lý. Đối với người bình thường cần phân tích tổ chức khi quyết định tham gia tổ chức, hiểu về tổ chức tạo ra nhiều _ cơ may cho bản thân khi tham gia tổ chức. Việc phân tích tô chức là nhu cầu
'xã hội, xã hội càng phát triển thì nhu cầu này càng tăng. Tuy vậy, chuyên gia
_ có năng lực phân tích tổ chức không nhiều, nhất là ở nước ta hiện nay.
7.2.1..Phân tích - nhận dang to chitc. |
Chúng ta thường được đọc những báo cáo về hiện trạng tổ chức, những -
N¿ r " "^^ a + ~^ ™ - A A Ơ 2° ˆ^ " ° A ` r ⁄ ằ
báo cáo này: mô ta hoạt động của một tô chức ở một thời điêm nảo đó. Ít khi người ta chú ý nhận dạng một tổ chức ở một thời điểm hoặc có mô tả cũng
không đầy đũ độ sâu cản thiết cho phân tích. Khi phân tíeh- nhận đạng tổ
chức người ta thường chú ý tới một sô tiêu chí sau:
154
4ô hình tổ chức: Khi phân tích- nhận dạng tô chức, người ta quan
. hết đến mô hình tổ chức, nghĩa là tổ chức được thiết kế theo trường
Ly thuyết nào. Trong tập sách này để cập dén 3 mé hình tổ- chức theo lý auyét co hoc, lý thuyết hữu cơ và mô hình ma trận. Không thể nhận dạng
chính xác tổ chức nếu như không hiểu nó được thiết kế theo mô hình nào.
Đương nhiên để nhận dạng mô hình không đơn giản mà phải cùng xem xéi nhiều tiêu chí khác nữa mới có thé nhan dang dugc. Mat khác, trong quá trình hoạt động, tô chức luôn tự điêu chỉnh nên ở thời điềm xem xét không còn như lúc mới hình thành. Phân trên ta đã nói đền vòng đời và tiên hoá của tô chức nên cần thiết xem xét tỉ mỉ hiện trạng để suy đoán mô hình lý thuyết ban đầu
— của tô chức khi thiết kế: Không nhậm dạng mô hình không, ‘the: đánh giá được ~——~~
tổ chức. |
(2). Nhận dạng cấu trúc: |
_ Để nhận dạng cầu trúc tổ chức người ta chú ý. đến 3 điểm đó là: Mục tiêu, chức năng- nhiệm vụ và cầu trúc của tổ chức. Khi xem xét mục tiêu của
“tổ chức chúng ta đề cập ở chương IV, ta cần hiểu rõ mục tiêu chiến lược, mục tiêu trước mắt của tô chức là gì, điều nay co y nghia quyét dinh khi nhan dang tổ chức. Sau đó xem xét sự phù hợp của mục tiêu, điều này có ý nghĩa về tính -chất sở hữu của tổ chức. Khi xem xét tổ chức đang hoạt động cần nghiên cứu sự biến đổi mục tiêu và nguyên nhân dẫn đến những biến đổi ấy. Nhận dạng mục tiêu làm cơ sở cho nhận dạng chức năng, nhiệm vụ và cấu trúc tổ chức.
Khi nhận dạng chức năng và nhiệm vụ, trước hết cần phân biệt 2 khái niệm _ chức năng và nhiệm vụ. “Chức năng là vài trò, công dụng của sự vật, người
hay đối tượng nào đó. Thí dụ chức năng của hệ tuần hoàn, chức năng giáo dục
của văn học” (từ điển tiếng Việt thông dụng - NXB Giáo dục, 1996), còn
nhiệm vụ là việc phải làm. Nhiệm vụ là cụ thê hoá chức năng, một chức năng _ có nhiêu nhiệm vụ. Khi xây dựng chức năng của tô chức bao giờ cũng xuât
phát từ mục tiêu và từ đó xác định những nhiệm Vụ ở từng thời kỳ để thực
hiện chức năng. Việt xem xét này tương đối đơn giản vì những điều này đã
được ghi trong điều lệ và quyết định thành lập của tô chức. Tuy nhiên, để đánh .
| giá lại là điêu kiện không đơn giản, ta sẽ nói ở phân sau. Từ chức năng, nhiệm
vụ sẽ tạo ra cầu trúc của tổ chức. Cấu trúc tô chức bên cạnh phần lời mô tả, người ta thường biểu diễn băng hình vẽ. Nghiên cứu kỹ phần này sẽ làm ta hiểu rõ hơn mô hình tổ chức và là những cơ sở cho, lý giải nhiều vấn để khác ©
135
nữa của tô chức. Ba công việc này quan hệ chặt chẽ với mm.
và xêp chúng vào nhận dạng câu trúc. -
(3). Nhận dạng về quyên lực trohg tô chức:
Quyền lực trong tô chức phụ thuộc vào 2 tiêu chí trên. Cơ sở lý t.
cho nhận dạng điều này đã nói ở chương V. Điều quan trọng nhất là phải xe: _ xét, phân tích các loại hình quyền lực trong tổ chức, phương lan truyền quy: . _ lực, quyền lực tập trung hay phân tán (mức độ phân cấp), nếu tập trung thì tệ ° _ trung trong tay ai, hay nhóm lợi ích nao. Quyén luc trong quy dinh va tron .
thực tiễn có khác nhau không, nếu khác nhau nhiễu thì cần làm rõ nguyên -
- nhân. Nhận dạng quyền lực là điều khó khăn so với 2 tiều chí trên vì nó linh,
đọng, luôn biến đổi và nhất là thường được che day. Can chu y, nhiều khi quyền lực lại có một phần đáng kế năm ngoài tô chức.
4). Nhận dạng lợi ích và xung đột trong tô chức:
Chương V đã đề cập van dé này về mặt lý thuyết, khi phân tích tổ chức cần vận dụng những kiến thức đó. Trước hết cần xem xét những lơi ích của tổ chức, sự có mặt của các nhóm lợi ích, sự tích hợp giữa quyên lực và lợi ich, giữa cấu trúc tô chức và lợi ích, biến động của lợi ích và các nhóm lợi ích trong quá trình hoạt động của tỗ chức. Tổ chức nào cũng có xung đột cần xem xét, những xung đột bột phát và cả những khả năng xung đột tiềm ân. Cần tìm hiểu kỹ mối tương tác lợi ích, quyền lực và xung đột trong tổ chức. Những xung đột nỏ ra đã được xử lý như thế nào và nó tác động như thế nào đến cấu
trúc tổ chức, đến quyền lực và lợi ích trong tổ chức. Nếu như 3 tiêu chí đầu
nghiên cứu ở dạng tĩnh là chủ yếu thì tiêu chí này luôn phải nghiên cứu ở thê động và hết sức chú ý đến các tô chức phi chính thức.
(5). Nhận dạng văn hóa tổ chức va van hoa quan ly.
_ Chương VI đã dé cập vấn đề này. Khi phân tích tổ chức phải xem xét kỹ bản sắc văn hóa của tổ chức và liên quan đến nó là văn hoá quản lý. Nếu không xem xét kỹ tiêu chí này thì nhiều khi có tư liệu của cả 4 tiêu chí mà vẫn
khó nhận dạng vẻ tổ chức chứ chữa nói đến đánh giá nó. Khi nhận dạng văn hoá tổ chức bên cạnh việc nghiên cứu những quy định, quy chế và bản sắc tổ
__ chức. được thể hiện công khai cần lưu tâm nghiên cứu những thiết chế ngầm
136
định, những điều quy ước bất thành văn, môi trường tương tác giữa van hod, quản lý, quyên lực, lợi ích và câu trúc của tô chức.
Vận dụng những lý thuyết trình bày ở 6 chương của tập sách này đề có
| thể nhận dạng được một tổ chức, dù đó là tổ chức gì, được thiết kế theo mô hình lý thuyết nào, hoạt động trong môi trường nào. Việc nhận dạng là hết sức cần thiết cho việc đánh giá tổ chức cũng như những yêu cầu ở phần đầu của
"việc phân tích tô chức.