7 5) Môi liên hệ giữa các tô chức được hình thành trong thê loại hiểm có ye hệt sức mêm dẻo và hiệu quả xuât phát từ nhu câu tôn tại và đầu tranh với môi
trường mả hình thành. Quan hệ này cũng hết sức phong phú, đa dạng.
b, Hạn chế
t Tuy có những lợi thế nhưng không phải không có những hạn chế nào „
| đối với loại hình tổ chức này. Dưới. đây là một số hạn chế:
1) Lý thuyết hữu cơ chưa đánh giá hết vai trò của con người với tổ _ chức, đời sống của tổ chức còn chậm sụ chi phối bởi sự sáng tạo của con.
ngudi, môi trường tổ chức cũng là sản phẩm con người do các tổ chức tạo ra
SIN TED TH 1D 1T TP VN ta gh t ST “nó, Quá nhấn mạnh về môi trường làm cho thiết kế tổ chức lệ thuộc vào thé - giới bên ngoài hơn là vào những yếu tố nội lực của tổ chức nhất là phái cực - đoan: Môi trường lựa chọn tổ chức.
SAL Te ree a ee Tay a
_2) Cạnh tranh và tạo lập một tương lai chung vừa là cách nhìn vừa là
3.
MAUD VĂN
giải pháp điều hành tô chức mang tính đối lập những ranh giới chỉ là sợi chỉ . mong manh..
_ 4l
3) Hình như "quyên lực” trong tổ chức hữu cơ xác định không rõ ràng.
Điều này sẽ gây không ít trở ngại cho quá trình quản lý. Khi người quản lý
nghĩ rằng lợi ích của cá nhân, của xã hội và của tổ chức phù hợp nhau làm cho
sự cân bằng tổ chức và môi trường tốt hơn nhưng cũng không thấy hạn chế của điệm chung này và không phải lúc nào cũng đạt tới.
4) Việc quản lý tô chức hữu cơ hoàn toàn không đơn giản, việc xác lập chúng với trường phái quản lý.hiện đại cũng đặt ra khá nhiêu vân đề cân xem xét
2:3. Cầu trúc. ma trận - Mô hình tô chức hiện đại
Cấu trúc ma trận là loại hình tổ chức tích hợp cấu trúc chức năng và cấu .trúc dự án. Sự tích hợp -đó thê hiện sự kết hop hai hoa cua tổ chức hình thức và phi hình thức, là bước phát triển cao của tổ chức hữu cơ. Cấu trúc chức năng thường gặp trong các tổ chức máy móc như các Vụ ở các Bộ, các Phòng nghiên cứu ở các Viện, các Phân xưởng trong nhà máy ... Còn cấu trúc dự án.
là loại tổ chức hữu cơ cũng có thể xem như tổ chức phi hình thức, cấu trúc này
là tập hợp một số nhân lực thực hiện một dự án, một chương trình, một công việc ...vv nằm ngoài khu vực chức năng. Tổ hợp hai cấu trúc đó lại hình thành nên câu trúc ma trận.
Cầu trúc chức năng và câu trúc dự án trong cấu trúc ma trận được sử dụng biến hoá lẫn nhau mặc dù có sự khác biệt về cơ bản giữa chúng. Đối lập với cầu trúc chức năng, nhân sự trong cấu trúc dự án chỉ là mượn dé str dung tạm thời chứ không thuộc về người quản lý dự án, khi hoàn thành dự án họ trở về cơ cầu chức năng. Khi tham gia dự án, các thành viên chịu sự quản lý kép của người quản lý cấu trúc dự án và người quản lý cấu trúc chức năng:
Tựa hồ như quyền sở hữu thuộc cấu trúc chức năng còn quyền sử dụng thuộc -
cấu trúc dự án. |
Quản lý tổ chức là vấn đề quyền lực. Trong cầu trúc ma trận tổn tại song song 2 loại quyền lực là quyền luc dia vi va quyén lực cá nhân, đó là một trong những nan giải của quản lý cầu trúc ma trận. Sự lan truyền quyền lực trong cấu trúc theo cả 2 chiêu dọc và chiêu ngang nên cầu trúc này gọi là câu trúc ma trận. Quyên lực trong cấu trúc chúc năng là quyền lực địa vị (quyền.
lực do cấp trên trao cho). Quyên lực trong cấu trúc dự án là quyền lực cá nhân
(quyền lực do uy tín cá nhân của người chủ dự án với đồng nghiệp) xuất phát
ity chu dự án được lan truyền theo chiều ngang trong cấu tric du an va ca trong cầu trúc chức năng. Về khía cạnh lan truyền quyển lực ta thấy xuất hiện
42
STR SE RUA DT te
we II n1 APEC
TRE...
7 2 pieearahmcgeets strc th
"16 hồng quyên lực” của chủ dự án khi lan truyền quyền lực theo chiều ngang và bộc lộ rõ nhất ở khu vực cấu trúc chức năng, người phụ trách dự án do vậy có trách nhiệm cao hơn quyên lực của họ. Người phụ trách dự án với quyền lực cá nhân, bằng uy tín của mình, băng năng lực quản lý của mình thực thi quản lý dự án với "lỗ hỗng quyền lực” đó. Những người quản lý dự án đều
thấy và phải thấy lễ hỗng đó để khắc phục. Người quản lý dự án ngoài bản
lĩnh cần có kinh nghiệm và khả năng thuyết phục, khả năng đàm phán với _ những người phụ trách chức năng - nơi cung cấp nhân lực cho dự án. Ngoài ra .còn cân phải khai thác các lợi thê của mình như thâm niên, sư thân thiện...vv khi người quản lý chức năng kiêm luôn quản lý dự án thì cầu trúc ít tinh ma_
. tran hon ma thiện vê câu trúc dự án và không có ” lô hông quyền lực”
_ Cấu trúc ma trần khó về quản ly, nhung nó van phat triển nhanh chóng và không ngừng được hoàn thiện bởi vì những ưu việt nỗi trội của nó và các _ nhà tổ chức vẫn xem nó là mô hình tổ chức hiện đại. |
Cấu trúc ma trận làm tăng khả năng thích ứng với môi trường của cấu trúc chức năng bằng cấu trúc dự án nhưng không phá vỡ sự cân bằng của cấu trúc chức năng, đảm bảo cho tô chức phát triển ổn định lâu dài nhưng vẫn có được phản ứng nhanh nhậy với thị trường. Lợi thể này được không những các tô chức doanh nghiệp mà cả các tổ chức sự nghiệp cũng sử dụng tạo sự mềm đẻo của cầu trúc. và tăng khả năng thích ú ứng với thị trường. Đây cũng chính là một giải pháp của ứng dụng quy luật tự điều chỉnh của tổ chức. Nhiều tổ chức
có cấu trúc máy móc khi môi trường biến động đã điều chỉnh bằng cấu trúc ma trận đề chuyển hoá, đảm bảo sự tôn tại trong môi trường mới và thích nghi để
| tim sy phat trién. Tuy nhién néu chuyền sang cấu trúc dự án tất cả và huỷ bỏ cầu trúc chức năng thì tổ chức mang tính tạm thời và khó thực hiện mục tiêu
lâu dài của tô chức, mặc dù thích nghi với môi trường.
Cấu trúc ma trận nâng cao sự phối hợp giữa các chuyên gia của cầu trúc chức năng và cho phép sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực của tổ
- chức. Thông thường không tổ chức chức năng nào có thể khai thác hết tiềm
năng của nhân lực nên sự hình thành các dự án của câu trúc dự an sẽ khai thac nguôn tiêm năng phong phú đó. Các chuyên gia khi tham gia các dự án không
ngừng tích luỹ kinh nghiệm và kiến thức để tham gia từ dự án này và chuyển
tiếp đến các dự án khác là điều hết sức quan trọng dé nang cao chất lượng nhân lực trong cầu trúc chức năng và hoạt động ngày cảng có hiệu quả trong . cấu trúc dự án khi dự án kết thúc, các chuyên gia lại trở về cầu trúc chức năng.
Ngay trong khi tham gia dự án họ vẫn có nhiệm vụ kép và năng lực được sử:
dung tét hơn và cống hiến cho xã hội nhiều hơn. Thủ lĩnh của cấu trúc dự án không phải lo về nhân sự sau dự án và họ lại đủ điều kiện và dành tâm trí cho dự án mới với lực lượng mới.
Cấu trúc ma trận làm mềm hoá cẫu trúc chức năng, cho dù cấu trúc chức năng là kiểu cấu trúc máy móc cũng chuyến hoá sang cấu trúc bữu cơ mềm dẻo hơn, hoạt động sáng tạo và hiệu quả hơn. Cầu trúc ma trận thúc đây sự hòa nhập, phối hợp của kinh nghiệm và tiềm lực các phân hệ trong cầu trúc
chức năng hướng đến sản phẩm cuối cùng, giúp cho sự cạnh tranh lành mạnh giữa các phân hệ trong cầu trúc chức năng cùng hướng tới sản phẩm cuối cùng
của tô chức, đó cũng chính là làm cho tổ chức thích ứng với mội trường kể cả
khi môi trường biến động. Người ta cũng thấy rằng cấu trúc ma trận giúp chó | đạt được cân bằng tốt hơn giữa thời gian, chi phí và kết quả thông qua hoạt động dự án tạo su cân bằng bên trong và qua sự đàm phán liên tục giữa lãnh - đạo các cầu trúc dự án và cấu trúc chức năng. Cấu trúc ma trận cũng thường xuyên chứng kiến xung đột ở cấp thấp giữa các cau tric dự án với cấu trúc chức năng. Quá trình giải quyết xung đội nảy là qúa trình thúc đây tổ chức phát triển và đặc biệt là làm cầu trúc chức năng ngày càng hoàn thiện hơn.
Cầu trúc ma trận thường đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng vì các
kênh giao tiếp được thiết lập hợp lý và nhiều khi có thể dùng kênh kép của cả
hai cầu trúc mà khai thác hợp lý kênh giao tiếp truyền thống của cấu trúc chức
năng với kênh giao tiếp mới thiết lập khá nhậy bén của cấu trúc dự án nên có
khả năng rmmở rộng khách hàng và đáp ứng nhanh nhất, tốt nhất nhu cầu của
khách hàng. Đây có thể nói là ưu thế khá nổi trội của cấu trúc ma trận so với
cầu trúc chức năng. | ˆ | |
Câu trúc chức năng là cầu trúc hữu hạn, thực hiện một số nhiệm vụ hữu hạn còn câu trúc ma trận cho phép thực hiện các dự án với mọi quy mô do kết.
hợp được chuyên môn hoá và hợp tác hoá. Cấu trúc ma trận cũng vì thế mà có - khả năng đáp ứng mọi yêu câu của khách hàng với bất kỳ quy mô nào cả về khối lượng và pho rộng của chuyên môn, điều mà cấu trúc chức năng không _..
thực hiện được. _ SỐ
Sức hấp dẫn của mô hình cấu trúc ma trận đối với các nhà tô chức là rất lớn. Nếu như cầu trúc này ban đầu xuất hiện trong quân đội với việc tổ chức ra lực lượng phản ứng nhanh thì ngày nay trong bất kỳ lĩnh vực nào của đời sống xã hội ta cũng thay sự xuất hiện của mô hình tổ chức này. Tuy nhiên cũng như
bất kỳ mô hình tổ chức nào dù là hiện đại nhất và rất hữu hiệu cũng có nhược
điêm của nó. Tô chức ma trận cũng vậy.
44
TA 1= tate ee elon OL MU Ty +
Nhược điểm lớn nhất đã đề cập đó là "lỗ hồng quyển lực" của chủ dự án. Người chủ dự án nằm trên lề của cấu trúc chức năng và câu trúc dự án, nằm ở giữa nhân lực của cấu trúc chức năng và người hợp đông gia công dự án. Xử lý tình huong va thực hiện quản lý dự ấn quả là phức tạp và khó lường hết được những sự cố xây ra cần đối phó.
- Nhân lực tham gia dự án là người của cầu trúc chức năng nên người chủ -_ dự án không có khả năng tăng lương, dé bat hay thực hiện nhiều chế độ khác.
_ năng và điều kiện đáp ứng được.
'Kỷ luật trong cấu trúc dự án cũng dễ xảy ra lộn xộn do bản thân sự tự do của câu trúc dự án và do cả quan hệ quyền lực không rõ ràng của cầu trúc và người
chủ dự án chỉ hoạt động với quyên lực cá nhân. Cũng cân lưu ý rắng nhân lực trong câu trúc dự án có chât lượng rât cao nên nhủ cầu và yêu câu cũng rât lớn, đòi hỏi nhiều ở chủ đự án mà không phải lúc r nào > chu a du an cling có khả:
Mục tiêu của cấu trúc dự án có khi không đồng nhất, thậm chí có thể xưng đột với mục tiêu của cầu trúc chức năng. Sự xung đột này phải sớm giải quyết như giải quyết trong nội bộ câu trúc chức năng.
Nhân sự do người lãnh đạo cấu trúc chức năng quản lý nhưng lại nhận.
nhiệm vụ của người quản lý dự án. Điều này nhiều khi gây phiên toái cho cả 2 | nhà quản lý vì đẽ rơi vào tình trạng "ai có quyên hơn ai" và phiền toái cho cả nhãn viên khi chịu sự ‘song trung quan ly". Ching ta that théng. cảm với huấn
| luyện viên trưởng đội tuyên bóng đá quốc gia khi thành h lập đội tuyến quốc gia lấy cầu thủ từ các câu lạc bộ.
Việc thiết lập và củng cố đường dây giao tiếp của nội bộ cấu trúc dự án với các bộ phận của cầu trúc chức năng và với tổ chức bên ngoài khá phức tạp , có khi dự án kết thúc mà đường dây này còn chưa hoàn chỉnh.