CHƯƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN
2. CHU TRÌNH CHI PHÍ
Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí:
(1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp;
(2) Nhận hàng hoá hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp;
(3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán;
(4) Thanh toán cho người bán.
Chứng từ
Phiếu yêu cầu hàng hoá / dịch vụ
Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, qui cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.
Đơn đặt hàng
Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong những trường hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin như đã xét trong chu trình doanh thu, ở đây còn có ghi thêm số của phiếu yêu cầu.
Giấy xác nhận đơn hàng (hoặc Lệnh bán hàng) của người bán
Trong chu trình doanh thu, một liên của lệnh bán
hàng từ nhà cung cấp sẽ được gửi cho khách hàng. Một số doanh nghiệp dùng giấy xác nhận đơn hàng thay
cho lệnh bán hàng để hồi báo cho 1 đơn đặt hàng được chấp thuận.
Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng
Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép
chính xác số lượng, chất lượng, qui cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dung làm căn cứ ghi tăng TK hàng tồn kho. Trường hợp hàng giao tay ba hoặc đi thẳng vào sử dụng sẽ lập chứng từ theo qui định của từng doanh nghiệp.
Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng
Các hoá đơn vận chuyển (Nếu thuê dịch vụ vận chuyển)
Hoá đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền
Chứng từ thanh toán
Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hoá đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích để theo dõi thanh toán cho từng hoá đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch thanh toán theo mục tiêu tài chính của
doanh nghiệp.
Biên lai, biên nhận
Thẻ; Vé
Phiếu chi; Giấy báo nợ; Uỷ nhiệm chi; Séc thanh toán.
Chứng từ ghi nợ; Phiếu định khoản
Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế toán cũng lập chứng từ ngày làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hoá, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu, giảm giá.
Phiếu xuất kho (trả lại hàng)
Sổ kế toán ứng dụng
Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….
Tổng hợp tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….
Trong HT xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin
Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ
Bảng kê nghiệp vụ
Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh
trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lý như 1 tuần, 1 tháng… Ví dụ báo cáo liệu kê tất cả hoá đơn mua hàng; tất cả phiếu nhập kho; Tất cả Debit
Memo; Tất cả chứng từ trả tiền, tất cả tiền thanh toán…
báo cáo này nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ hay không.
Báo cáo kiểm soát
Là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ
liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ. Tập tin ở đây được hiểu là nơi ghi chép, lưu trữ dữ liệu như sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái được ghi chép thủ công hoặc tập tin dữ liệu. Ví dụ: báo cáo tổng chi phí mua hàng; hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẩu tin, tổng mã số hoá đơn, …) trong tập tin xử lý.
Báo cáo đặc biệt
- Báo cáo công nợ phải trả: Liệt kê tất cả nghiệp vụ mua hàng, thanh toán với từng người bán, cũng như tổng số nợ còn phải trả; báo cáo này có tác dụng: Thứ nhất, dùng để đối chiếu với người bán, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán. Thứ hai, dùng để hoạch định
chính sách thanh toán.
- Báo cáo yêu cầu tiền mặt: Đây là báo cáo phân tích khoản phải trả đến hạn của từng nhà cung cấp nhằm giúp bộ phận tài vụ chuẩn bị tiền để thanh toán cho những khoản phải trả đến hạn.
Xử lý nghiệp vụ
Trong hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán công nợ được mô tả như sau:
Nghiệp vụ mua chịu
Thanh toán nợ phải trả cho người bán