PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin:
- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Quan sát hệ thống (Observational research) - Phỏng vấn (Interview)
- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)
- Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design) - Làm mẫu (Prototyping)
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 151
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Thường được áp dụng đầu tiên
- Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống.
- Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 152
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Các thông tin cần nghiên cứu:
♦ Môi trường của HTTT hiện tại:
- Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức
- Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật
♦ Các thành phần của hệ thống:
- Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra
- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin - Quan hệ giữa các phòng ban
- Khối lượng công việc của từng phòng ban
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 153
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Đề án: ……….
BÁO CÁO KẾT QUẢNGHIÊN CỨU HỆTHỐNG Người thực hiện: ………
Chủđềnghiên cứu: ………
Thời gian: ……… Địa điểm: ………
Mục tiêu nghiên cứu: ……….
Nội dung nghiên cứu:
- Hoạt động của hệthống: ……….
-Thông tin vào của hệthống: ………
-Thông tin ra của hệthống: ………
-Quá trình xửlý thông tin: ……….
-Cơsởdữliệu của hệthống: ………..
-…
Tóm tắt chung: ………
Đánh giá tổng quát: ……….
Ngày … tháng … năm …
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 154
b/ Quan sát hệ thống
Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác.
Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết:
+ nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công việc
+ mức độ hiệu quả của các chuẩn
+ các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 155
b/ Quan sát hệ thống Ưu điểm:
- Biết được tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu
nhiên
- Đánh giá được cường độ làm việc thực tế.
Nhược điểm:
- Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc…
- Tốn thời gian ngồi quan sát.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 156
c/ Phỏng vấn
Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng.
Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 157
Những điều lưu ý khi phỏng vấn:
- Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người được phỏng vấn
- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.
- Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn.
- Biết công việc của người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ.
- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở, dạng đóng) một cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 158
Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời.
Ưu điểm:
- Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm
- Biết được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi.
Nhược điểm:
- Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn
- Tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 159
Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người cùng một lúc qua cuộc họp, hội thảo.
Ưu điểm:
- Gia tăng sự trao đổi thảo luận
- Hạn chế quan điểm cá nhân và mâu thuẫn giữa các câu trả lời
- Ít tốn thời gian Nhược điểm:
- Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn - Có hạn chế chung của các cuộc họp
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 160
d/ Sử dụng phiếu điều tra
Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học.
Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu.
Để phân tích HTTT - phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như:
+ cán bộ lãnh đạo trong hệ thống,
+ cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý, + cán bộ tin học trong hệ thống.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 161
Việc thiết kế phiếu điều tra:
- Có vai trò quyết định
- Cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây:
+ Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết
+ Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời (để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng)
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 162
Phiếu điều tra thường có các phần sau:
- Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trong việc trả lời các câu hỏi
- Phần định danh đối tượng điều tra: tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ, …
- Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập
- Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 163
e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)
- Tổ chức các cuộc họp chuyên sâu dạng chuyên đề
- Có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú)
- Cấu trúc:
+ Trình tự: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận.
+ Vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký.
+ Tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người
phát triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả).
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 164
e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)
Mục đích: gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết.
Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp.
Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 165
f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping)
- Sử dụng mẫu (như chương trình “demo”) → người sử dụng có thể hiểu được cách xử lý các công việc → góp ý để sửa lại “cho đúng”.
- Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử dụng
→ bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 166
f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping) Ưu điểm:
- Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng.
- Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng.
Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống.
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 167