Trong các văn bản mà HVBCTT thường xuyên tiếp nhận có thể chia thành hai nguồn chính sau:
- Văn bản từ HVCTQGHCM.
- Văn bản từ các nơi khác tới.
Văn bản đến từ HVCTQGHCM:
Là cơ quan cấp trên trực tiếp của HVBCTT, HVCTQGHCM thường xuyên gửi các văn bản tới để chỉ đạo, hướng dẫn hoặc yêu cầu triển khai các nhiệm vụ về đào tạo và quản lý.
Các văn bản của HVCTQGHCM gửi đến HVBCTT gồm các loại: Quyết định, chỉ thị,... và các công văn hành chính thông thường do các vụ, văn phòng...
thuộc HVCTQGHCM ban hành nhƣ: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý khoa học, Vụ Quan hệ quốc tế, Vụ Quản lý đào tạo, Văn phòng… Tuy nhiên, số lƣợng các loại quyết định, chỉ thị, thông tƣ chiếm rất ít mà nhiều nhất là các công văn hành chính. Nội dung các văn bản của HVCTQGHCM gửi đến HVBCTT thường đề cập các vấn đề cơ bản sau:
* Về vấn đề tổ chức bộ máy:
Trong vấn đề tổ chức, Giám đốc HVCTQGHCM đƣợc quyền quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách các khoa, vụ, ban, phòng, trung tâm nghiên cứu thuộc HVCTQGHCM và các Học viện khu vực I, II, III, IV và HVBCTT; đồng thời đƣợc quyền quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị nói trên. Do đó, các văn bản do HVCTQGHCM ban hành xuống HVBCTT về vấn đề tổ chức chủ yếu là các quyết định cá biệt.
Ví dụ: Quyết định số 4335/QĐ của HVCTQGHCM ngày 2-8-005 về việc chuyển tên PVBCTT thành HVBCTT.
* Vấn đề cán bộ:
Theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, HVCTQGHCM được tổ chức thi tuyển công chức, thi nâng ngạch công chức, cán bộ trong HVCTQGHCM theo các quy định của pháp luật. Giám đốc HVCTQGHCM có quyền ban hành quy chế sử dụng, điều động đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ giảng dạy, nghiên cứu ở các Học viện I, II, III. IV, HVBCTT và các vụ, viện nghiên cứu khoa học trực thuộc. Do vậy, trong vấn đề cán bộ các văn bản của HVCTQGHCM chủ yếu là chỉ đạo, hướng dẫn HVBCTT về việc thi tuyển công chức và nâng ngạch công chức, về việc điều động cán bộ và một số chính sách đối với cán bộ, viên chức (như bảo hiểm xã hội, nâng bậc lương, nghỉ hưu cho cán bộ, khen thưởng kỷ luật...).
Ví dụ:
- Công văn số 30/TCCB của Vụ Tổ chức cán bộ HVCTQGHCM ngày 1-6-2005, về việc thông báo kế hoạch mở hội nghị về công tác tổ chức - cán bộ toàn Học viện năm 2005.
- Công văn số 72/TCCB của Vụ Tổ chức cán bộ HVCTQGHCM ngày 5-4-2005, về việc thực hiện phụ cấp chức vụ lãnh đạo.
- Công văn số 45/TCCB của Vụ Tổ chức cán bộ HVCTQGHCM ngày 23-8-2005, về việc nghỉ công tác của cán bộ HVBCTT.
* Vấn đề quan hệ quốc tế:
Trong nội dung các công văn, giấy tờ từ HVCTQGHCM gửi tới, có một số văn bản liên quan đến vấn đề quan hệ quốc tế nhƣ: các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các chương trình học bổng hợp tác với nước ngoài; việc tiếp nhận giảng viên nước ngoài, làm thủ tục xuất nhập cảnh, gia hạn thời gian ở nước ngoài, báo cáo hoạt động của các tổ chức phi chính phủ.
Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, HVCTQGHCM chỉ giữ vai trò của bộ máy điều hành. Trên cơ sở các chương trình hợp tác quốc tế với nước ngoài
HVCTQGHCM sẽ có những kế hoạch cụ thể và gửi xuống các Học viện phụ trách về vấn đề có liên quan. Từ đó HVBCTT chủ động và trực tiếp giao dịch với các đối tác nước ngoài như Úc, Pháp, Anh, Thụy Điển, Trung Quốc, Lào... Đƣợc phép của HVCTQGHCM, Giám đốc HVBCTT có quyền quyết định và đứng ra ký kết các chương trình hợp tác. Ngoài ra, HVBCTT còn trực tiếp triển khai thực hiện các kế hoạch hợp tác quốc tế.
Ví dụ:
- Công văn số 128/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế HVCTQGHCM ngày 24-3-2005, về việc đăng ký học bổng Australia.
- Công văn 395/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế HVCTQGHCM ngày 24-8-2005, về việc tọa đàm vai trò của EU trên thế giới và quan hệ của EU với Việt Nam.
- Công văn 498/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế HVCTQGHCM ngày 15-9-2005, về việc thông báo kế hoạch hợp tác quốc tế 2006.
* Vấn đề khoa học:
HVCTQGHCM có trách nhiệm tổ chức xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch về hoạt động khoa học, đồng thời chỉ đạo việc thực hiện các kế hoạch chương trình hoạt động khoa học cấp nhà nước, các đề tài quốc tế cấp nhà nước của các đơn vị Học viện trực thuộc. Do vậy, Giám đốc HVCTQGHCM được quyền quyết định và ban hành các văn bản về phương hướng, chủ trương, các quy chế về quản lý khoa học, xét duyệt nghiệm thu các đề tài cấp HVCTQGHCM đối với các đơn vị trực thuộc, trong đó có HVBCTT. Các văn bản của HVCTQGHCM về lĩnh vực này chủ yếu là thông báo về hoạt động khoa học của HVCTQGHCM với HVBCTT; quy định về phân cấp quản lý hoạt động khoa học, thông báo kế hoạch kinh phí về nghiên cứu khoa học.
Ví dụ:
- Công văn số 06/QLKH của Vụ Quản lý khoa học HVCTQGHCM, ngày 17-1-2005, về việc mời dự hội nghị khen thưởng thành tích hoạt động nghiên cứu khoa học.
- Công văn số 37/QLKH của Vụ Quản lý khoa học HVCTQGHCM, ngày 6-7-2005, về việc đăng ký xin tài trợ kinh phí để thực hiện các hoạt động khoa học.
- Quyết định số 292/QĐ của Giám đốc HVCTQGHCM ngày 2-8-2005, về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp bộ năm 2004.
Các loại hình văn bản do HVCTQGHCM ban hành xuống HVBCTT để quyết định các vấn đề nói trên chủ yếu là các quyết định cá biệt và công văn hành chính thông thường. Ngoài ra, HVCTQGHCM còn thường xuyên ban hành các thông báo các công văn về hoạt động quản lý hành chính của HVBCTT.
Ví dụ:
- Công văn số 16/VP-HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 6-6- 2005, về tổ chức hội nghị hậu cần năm 2005.
- Công văn số 254/VP-HVCTQGHCM của HVCTQGHCM ngày 26-5- 2005, về việc cung cấp số liệu làm báo cáo phục vụ tổng kết 5 năm công tác thi đua.
- Công văn số 308/HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 20-6-2005, về việc đề nghị xây dựng dự án phát triển cơ sở vật chất - kỹ thuật và hành chính hậu cần của phân viện.
- Công văn số 70/HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 1-3-2005 về thực hiện chế độ chi hội nghị và công tác phí.
- Công văn số 153/VP-HVCTQGHCM của HVCTQGHCM, ngày 5-4-2005, về việc hướng dẫn tổ chức hội nghị điển hình tiên tiến.
Văn bản từ các nguồn khác tới:
Trong quá trình hoạt động, HVBCTT còn tiếp nhận một khối lƣợng văn bản khá lớn từ các nguồn khác gửi đến có liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của HVBCTT.
Các văn bản đến từ Bộ GD-ĐT:
Bộ GD-ĐT là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục trong phạm vi cả nước. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ GD-ĐT đƣợc quy định cụ thể trong Nghị định số 29 của Chính phủ ngày 30-3-1994. Theo quy định trong văn bản này, Bộ GD-ĐT có quyền ban hành những văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về giáo dục và đào tạo tới các sở giáo dục, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, phổ thông trung học... về công tác giáo dục, đào tạo.
HVBCTT không chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ GD-ĐT mà chịu sự quản lý trực tiếp của HVCTQGHCM. Tuy nhiên, HVBCTT vẫn chịu sự quản lý gián tiếp của Bộ GD-ĐT về các vấn đề liên quan đến giáo dục, đào tạo. Vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình, HVBCTT hàng năm đã tiếp nhận một khối lƣợng lớn các văn bản gửi đến từ Bộ GD-ĐT.
Trong số các văn bản HVBCTT tiếp nhận từ Bộ GD-ĐT có đầy đủ các loại hình văn bản mà theo quy định Bộ đƣợc phép ban hành bao gồm: Quyết định, chỉ thị, thông tư... và các công văn hành chính thông thường do các vụ thuộc Bộ GD-ĐT ban hành nhƣ: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Đại học và Sau đại học, Vụ Công tác chính trị, Thanh tra giáo dục, Văn phòng... Tuy nhiên, số lƣợng các loại quyết định, chỉ thị, thông tƣ chiếm rất ít, mà nhiều nhất là các công văn hành chính. Nội dung các văn bản của Bộ GD-ĐT gửi đến HVBCTT thường đề cập và giải quyết những vấn đề cơ bản sau:
+ Vấn đề đào tạo:
Để đảm bảo sự thống nhất và hướng hoạt động đào tạo của các trường đại học, các viện nghiên cứu và các cơ quan tương đương trường đại học phù hợp với chương trình, mục tiêu kế hoạch đào tạo do nhà nước đặt ra, Bộ GD-ĐT
thường xuyên có những văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về vấn đề đào tạo gửi xuống các trường và học viện.
Trong số các công văn, giấy tờ từ Bộ GD-ĐT gửi tới HVBCTT thì những văn bản về vấn đề đào tạo chiếm số lƣợng nhiều nhất, bao gồm:
+ Về công tác tuyển sinh:
Theo quy định, Bộ GD-ĐT xây dựng kế hoạch tuyển sinh, hàng năm cho các trường đại học. Thực hiện thẩm quyền của mình, Bộ GD-ĐT ban hành một số văn bản hướng dẫn HVBCTT tổ chức tuyển sinh như: Chỉ tiêu tuyển sinh, khối thi, hướng dẫn tổ chức thi, phân bố chỉ tiêu tuyển sinh, chỉ tiêu tuyển thẳng của HVBCTT, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm tuyển sinh...
Ví dụ:
- Quyết định số 07/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 4-3-2005, về việc ban hành quy chế tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy.
- Quyết định số 8597/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 22-9-2005, về việc thi trắc nghiệm đối với môn ngoại ngữ năm 2006.
- Quyết định số 1127/BGD-ĐT của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT ngày 21-2- 2005, về việc triệu tập tập huấn máy tính tuyển sinh năm 2005.
- Công văn số 2594/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học BGD-ĐT ngày 4-4-2005, về việc bàn giao hồ sơ đăng ký dự thi đại học, cao đẳng năm 2005.
- Quyết định số 11/BGD-ĐT của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT, ngày 4-4-2005, về việc tăng cường việc chỉ đạo và tuyển sinh.
- Công văn số 9617/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 20-10-2005, về việc thi tốt nghiệp trung học phổ thông và thi tuyển sinh đại học, cao đẳng, trung học cơ sở, từ năm 2006 đến 2008 đối với học sinh học chương trình phân ban thí điểm.
- Công văn số 11230/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 5-12-2005, về việc báo cáo, kiểm tra và góp ý kiến về chương trình máy tính tuyển sinh.
- Công văn số 4457/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD- ĐT ngày 3-6-2005, về việc các tài liệu, vật dụng đƣợc và không đƣợc mang vào khu vực thi tuyển sinh.
+ Về chương trình, giáo trình và phương pháp giảng dạy:
Căn cứ chương trình khung, Bộ GD-ĐT quy định các nguyên tắc cơ bản nhằm bảo đảm sự liên thông giữa các ngành học, các trình độ đào tạo. Về vấn đề này, các văn bản của Bộ GD-ĐT gửi đến HVBCTT thường đề cập đến việc: Tổng kết công tác giáo trình, hội thảo về phương pháp dạy và học tích cực, thống kê các môn học, đổi mới phương pháp dạy học.
Ví dụ:
- Công văn số 4645/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD- ĐT, ngày 8-6-2005, về việc triệu tập, tập huấn, bồi dƣỡng giảng viên các môn khoa học Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh các trường đại học, cao đẳng hè 2005.
- Công văn số 3278/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT, ngày 8-6-2005, về việc tham gia biên soạn ngân hàng câu hỏi các môn Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và môn chính trị.
- Quyết định số 7269/QĐ-BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 20-12-2005, về việc giao HVBCTT đào tạo trình độ đại học hệ chính quy ngành quảng cáo và ngành quan hệ quần chúng.
- Công văn số 1236/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT, ngày 23-2-2005, về việc thông báo sử dụng giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh trong các trường đại học, cao đẳng.
+ Về văn bằng chứng chỉ:
Theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, Bộ GD-ĐT được quyền in các loại văn bằng chứng chỉ và thống nhất trong việc sử dụng, quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ. Vì vậy, Bộ GD-ĐT thường gửi các văn bản đến HVBCTT để hướng dẫn về vấn đề này.
Ví dụ:
- Công văn số 11485/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT ngày 13-12-2005, về việc báo cáo việc cấp văn bằng cao học, đại học năm 2005 và đăng ký phôi bằng năm 2006.
- Công văn số 2857/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT ngày 13-12-2005, về việc cấp phôi bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng.
+ Vấn đề quan hệ quốc tế:
Một số công văn, giấy tờ từ Bộ GD-ĐT gửi tới HVBCTT có nội dung liên quan đến vấn đề chỉ đạo, hướng dẫn và cử cán bộ đi học tập, nghiên cứu theo các chương trình học bổng hợp tác với nước ngoài, và một số vấn đề khác cụ thể nhƣ:
- Công văn số 445/ĐH&SĐH của Vụ Đại học và Sau đại học, Bộ GD-ĐT, ngày 19-1-2005, về việc dự tuyển đi học đại học ở Liên bang Nga theo hiệp định Liên bang Nga năm 2005.
- Công văn số 4146/QHQT của Vụ Quan hệ quốc tế, Bộ GD-ĐT, ngày 24-5-2005, về việc khảo sát chương trình hợp tác giữa các trường đại học Việt Nam và các đối tác Vương quốc Anh.
- Công văn số 5984/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 13-7-2005, về việc cử cán bộ đi khảo sát học tập kinh nghiệm tại Australia.
+ Công tác học sinh, sinh viên:
Các văn bản của Bộ GD-ĐT ban hành và gửi xuống HVBCTT về công tác học sinh, sinh viên thường tập trung vào một số vấn đề như ban hành quy chế đánh giá kết quả rèn luyện của học sinh, sinh viên; hướng dẫn thực
hiện chế độ chính sách đối với sinh viên; thông báo phương hướng, chủ trương, quy chế, quy định về quản lý học sinh, sinh viên và kiểm tra việc thực hiện, phân bổ chỉ tiêu đi học nước ngoài của học sinh, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh.
Ví dụ:
- Công văn số 42/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 21-10-2005, về việc ban hành quy chế đánh giá kết quả rèn luyện của học sinh, sinh viên các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp hệ chính quy.
- Công văn số 9574/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 27-10-2005, về việc hướng dẫn công tác quản lý học sinh sinh viên nội trú, ngoại trú.
- Công văn số 2860/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 13-4-2005, về việc thực hiện chế độ chính sách đối với học sinh, sinh viên diện chính sách ƣu đãi.
- Công văn số 4095/HSSV của Vụ Học sinh sinh viên, Bộ GD-ĐT, ngày 25-7-2005, về việc quy định số công trình dự thi giải thưởng "Sinh viên nghiên cứu khoa học" năm học 2005.
- Quyết định số 4251/QĐ của Bộ GD-ĐT ngày 9-8-2005, về việc cử sinh viên đi học nước ngoài.
Ngoài ra, Bộ GD-ĐT còn thường xuyên ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn Học viện trong việc triển khai các hoạt động khác.
Ví dụ:
- Công văn số 10617/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 16-11-2005, về việc triển khai tháng chiến dịch truyền thông phòng chống AIDS đợt 2/2005.
- Công văn số 11248/BGD-ĐT của Bộ GD-ĐT ngày 5-12-2005, về việc hưởng ứng Cuộc thi tìm hiểu 75 năm lịch sử vẻ vang của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Ngoài những văn bản tiếp nhận của Bộ GD-ĐT liên quan đến lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, các hoạt động xã hội khác... HVBCTT còn tiếp nhận rất nhiều văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị khác nhau liên quan đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Sở dĩ HVBCTT tiếp nhận các văn bản từ các đơn vị, cơ quan, tổ chức khác vì theo nguyên tắc tổ chức, HVBCTT không chỉ chịu sự quản lý nhà nước của HVCTQGHCM, cơ quan chủ quản của HVBCTT, của Bộ GD-ĐT mà còn của các bộ như Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài chính, Ban Tư tưởng - Văn hóa Trung ương, Ban Tài chính quản trị... và UBND địa phương, nơi cơ quan đặt địa điểm (UBND quận Cầu Giấy và UBND phường Dịch Vọng Hậu) trong phạm vi chức năng phù hợp với pháp luật. Do đó các cơ quan này thường có những công văn chỉ đạo, hướng dẫn hoặc trao đổi công tác gửi đến HVBCTT.
Ví dụ:
- Công văn số 1414/BTC của Bộ Tài chính ngày 23-11-2005, về việc thông báo vốn đầu tƣ phát triển dự án công nghệ thông tin năm 2006.
- Công văn số 96/BTTVHTƯ của Ban Tư tưởng - Văn hóa Trung ƣơng ngày 29-11-2005, về việc cấp đổi thẻ báo cáo viên.
- Công văn số 3263/BKH&CN của Bộ Khoa học Công nghệ ngày 29-11-2005, về việc hướng dẫn nội dung kế hoạch công nghệ năm 2006 của các bộ ngành.
- Công văn số 2664/BVHTT của Bộ Văn hóa Thông tin ngày 18-7-2005, về việc cử người tham gia chương trình giao lưu các nhà báo sinh viên ASEAN.
- Công văn số 52/BHXHVN của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam ngày 24-1-2005, về việc triển khai thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tiền lương mới.
- Công văn số 233/UB-LĐTBXH của UBND quận Cầu Giấy ngày 22/7/2005, về việc ủng hộ quỹ "Đền ơn đáp nghĩa" nhân dịp 27-7-2005.