3. Tại văn thư HVBCTT 4 Tại lưu trữ HVBCTT
3.3.5. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ về quản lý văn bản và tổ chức khai thác thông tin văn bản
khai thác thông tin văn bản
HVBCTT đã nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác văn thƣ lƣu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng nên đã có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức văn thƣ lƣu trữ tại. HVBCTT coi là một nhiệm vụ cấp thiết không chỉ trong giai đoạn trƣớc mắt hiện nay mà còn là nhiệm vụ thƣờng xuyên, lâu dài. Trƣớc hết, lãnh đạo các cấp của HVBCTT cần nhận thức công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và tổ chức khai thác thông tin văn bản nói riêng là một nghề, cán bộ văn thƣ lƣu trữ là những ngƣời có nghề nghiệp; do vậy, để tinh thông nghề nghiệp, cũng nhƣ những ngành nghề khác, đòi hỏi phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng một cách chính qui, bài bản. Do đó, phải coi công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ văn thƣ, lƣu trữ là nhiệm vụ hàng đầu để tiêu chuẩn hóa và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ văn thƣ, lƣu trữ tại HVBCTT hiện nay. Tất cả các cán bộ đang làm công tác
văn thƣ lƣu trữ ở HVBCTT và các đơn vị trực thuộc phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng chính qui, có hệ thống về nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ, đồng thời các cán bộ khoa phòng chức năng cũng phải đƣợc bồi dƣỡng về nghiệp vụ công tác văn thƣ nhƣ các kỹ năng về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành... để nâng cao chất lƣợng văn bản đƣợc ban hành, hồ sơ công việc đƣợc lập sau khi kết thúc công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ.
Cần nâng cao nhận thức cho cán bộ văn thƣ lƣu trữ về tầm quan trọng của công tác đào tạo, bồi dƣỡng là nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Trang bị những kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn của công tác văn thƣ lƣu trữ, giúp họ am hiểm và thành thục trong kỹ năng tác nghiệp. Về điều này, Hồ Chủ tịch đã từng dạy: "Học để làm việc, học để làm người" rồi sau đó mới "học để làm cán bộ".
Chính vì lẽ đó HVBCTT cần lựa chọn nội dung, chƣơng trình và phƣơng thức đào tạo, bồi dƣỡng thích hợp cho từng loại cán bộ văn thƣ lƣu trữ cụ thể, tránh tình trạng cử ngƣời đi đào tạo tràn lan, lựa chọn chƣơng trình đào tạo không gắn với mục đích sử dụng. Cũng là cung cấp những kiến thức về nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ nhƣng với từng đối tƣợng khác nhau có những nội dung và chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng khác nhau, phƣơng thức đào tạo khác nhau. Ví dụ, đối với những cán bộ văn thƣ lƣu trữ đã đƣợc đào tạo chính quy, bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ, việc lựa chọn nội dung, chƣơng trình, phƣơng thức đào tạo, bồi dƣỡng sẽ khác so với những cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ nhƣng chƣa đƣợc đào tạo bài bản về nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ.
Tính phong phú, thiết thực của chƣơng trình đào tạo không chỉ làm cho việc học tập trở nên hấp dẫn, mà quan trọng hơn, nó chính là yêu cầu của việc phát triển công tác lƣu trữ trong thời kỳ hiện đại. Nếu đƣợc đào tạo theo một chƣơng trình thích hợp, có hệ
thống thì cán bộ lƣu trữ dù ở vị trí nào cũng sẽ có thể đóng góp xứng đáng vào sự phát triển của công tác lƣu trữ cũng nhƣ cho đời sống kinh tế, xã hội của đất nƣớc [49, tr. 13].
Gần đây do nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác đào tạo và bồi dƣỡng nên HVBCTT đã tổ chức một số lớp tập huấn, bồi dƣỡng đối với các cán bộ làm công tác văn thƣ, cụ thể là công tác quản lý văn bản tại HVBCTT.
Trong thời gian trƣớc mắt, Học viện cần áp dụng một số biện pháp sau:
Một là, tổ chức các lớp tập huấn tại Học viện cho các đối tƣợng là lãnh đạo và các cán bộ đang làm việc tại Học viện về ý nghĩa, vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nói chung và ý nghĩa tài liệu của Học viện trong việc phục vụ hoạt động quản lý, trong đó có hoạt động quản lý đào tạo.
- Đối với các đối tƣợng là lãnh đạo: Đây là đối tƣợng rất bận rộn với các nhiệm vụ quản lý. Vì vậy, việc tham gia đầy đủ một khóa học là rất khó và cũng không cần thiết. Để lãnh đạo hiểu đƣợc công việc của cán bộ văn thƣ lƣu trữ cũng nhƣ ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản, thông tin văn bản cần tổ chức lớp học dƣới hình thức là một diễn đàn trao đổi, nói chuyện với các chuyên gia văn bản, lƣu trữ trong thời gian ngắn.
- Đối với các đối tƣợng khác, có thể tổ chức lớp tập huấn trong thời gian dài hơn, khoảng 2 đến 3 ngày hoặc một tuần, mỗi tuần học nửa ngày. Nội dung của các buổi học ngoài việc giúp các học viên nhận thức đƣợc tầm quan trọng và vai trò của tài liệu, văn bản cần hƣớng dẫn các học viên về cách tổ chức khoa học tài liệu, văn bản, cách khai thác, tra tìm những thông tin văn bản phục vụ các hoạt động quản lý và chuyên môn.
Hai là, cán bộ văn thƣ lƣu trữ của Học viện có thể kết hợp với các bộ phận khác để làm công tác tuyên truyền về vai trò, ý nghĩa của văn bản đến lãnh đạo và đông đảo các cán bộ đang công tác tại Học viện bằng cách có
những bài viết phân tích thành phần, nội dung và tầm quan trọng của văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Học viện đối với việc phục vụ hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng và cần đƣợc đăng trên tạp chí chuyên ngành của Học viện. Bởi lẽ, đối với các đối tƣợng là lãnh đạo thời gian ít, lại quá nhiều việc phải quan tâm, giải quyết nên không thể trực tiếp tìm hiểu hay khảo sát đánh giá từng mặt hoạt động của Học viện. Song các đối tƣợng này lại rất quan tâm đến những vấn đề đƣợc đề cập trong tạp chí chuyên ngành. Hơn nữa, một trong những lãnh đạo của Học viện giữ cƣơng vị Tổng biên tập của tạp chí, nhờ quá trình duyệt các bài viết trƣớc khi đăng, bài viết sẽ có cơ hội đƣợc lãnh đạo đọc, duyệt. Qua đó, lãnh đạo cũng sẽ hiểu thêm về công tác văn thƣ, lƣu trữ cũng nhƣ vai trò, ý nghĩa của văn bản trong hoạt động quản lý.
Ba là, trong báo cáo công tác hàng năm của Phòng Hành chính, nên có phần nội dung báo cáo về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và việc phục vụ những thông tin văn bản, tài liệu đối với các lĩnh vực hoạt động của Học viện. Có nhƣ vậy, công tác văn thƣ, lƣu trữ của Học viện mới dần dần khẳng định đƣợc vị trí của mình trong tổng thể các hoạt động chung của Học viện.
Tuy nhiên, để thực hiện đƣợc các giải pháp trên, trƣớc tiên cán bộ văn thƣ lƣu trữ cần tổ chức khoa học khối tài liệu, văn bản hiện có của Học viện. Sao cho, khi bất kỳ lãnh đạo hay một bộ phận, một nhân viên nào muốn tra tìm bất kỳ một thông tin nào trong tài liệu, bộ phận văn thƣ lƣu trữ của Học viện cũng cần đáp ứng một cách kịp thời, nhanh chóng và chất lƣợng. Có nhƣ vậy, với những thuyết minh khác của cán bộ văn thƣ lƣu trữ mới có thể thuyết phục đƣợc lãnh đạo và các đối tƣợng khác.
Muốn đẩy mạnh công tác văn thƣ, lƣu trữ Học viện cũng nhƣ muốn ứng dụng đƣợc những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào trong công tác văn thƣ, lƣu trữ để phát huy hết tác dụng của nguồn lực thông tin quan trọng này thì yếu tố con ngƣời vẫn là một điểm nhấn quan trọng nhất cần có sự đầu tƣ
một cách thỏa đáng của các cấp lãnh đạo Học viện. Trong phiếu điều tra khảo sát, chúng tôi có đặt câu hỏi về mức độ cần thiết phải tăng cƣờng nguồn nhân lực và thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ Học viện đối với cán bộ lãnh đạo Học viện, các khoa phòng và kết quả nhận đƣợc thực sự là một tín hiệu đáng mừng, thể hiện qua những kiến nghị sau:
- Tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn vào làm công tác văn thƣ lƣu trữ chuyên trách của Học viện. Đặc biệt, sau khi thành lập bộ phận phụ trách công tác lƣu trữ, thu thập tài liệu từ các khoa phòng. Học viện cần bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan.
- Có kế hoạch cho cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ của các khoa phòng tham gia các lớp học tại chức, ngắn hạn về công tác văn thƣ lƣu trữ để học tập, củng cố và nâng cao kiến thức, phục vụ công việc hàng ngày.
- Đối với những cán bộ có chuyên môn, tốt nghiệp đã lâu, Học viện cần có kế hoạch đào tạo lại.
Qua phiếu khảo sát tại HVBCTT cho chúng ta thấy, có 51% cán bộ đƣợc hỏi là lãnh đạo các cấp thuộc HVBCTT trả lời cần thiết phải tập huấn đào tạo về kỹ năng quản lý, lƣu trữ văn bản cho cán bộ làm công tác văn thƣ của các đơn vị và 49% trả lời rất cần thiết phải tập huấn đào tạo về kỹ năng quản lý, lƣu trữ văn bản cho cán bộ làm công tác văn thƣ của các đơn vị.
KẾT LUẬN
Hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc nói chung và các cơ quan hành chính sự nghiệp nói riêng rất đa dạng, phức tạp. Trong quá trình đó, các cơ quan luôn cần có những công cụ, những phƣơng tiện để thực hiện nhiệm vụ và chức năng quản lý, trong đó văn bản cũng là một công cụ đắc lực, giúp hoạt động quản lý đƣợc dễ dàng hơn. Qua quá trình nghiên cứu về tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT có thể thấy vấn đề này phần nào đã đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, và bƣớc đầu đi vào nề nếp. Trong đó, qua hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của HVBCTT cho thấy cơ quan đã tiếp nhận và ban hành một khối lƣợng văn bản rất lớn. Những văn bản đó đã thực sự cung cấp cho Ban Giám đốc của cơ quan các loại thông tin cần thiết giúp cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và hợp tác đào tạo của HVBCTT hoạt động có hiệu quả.
Qua việc khai thác những thông tin phản ánh trong văn bản mà Học viện ban hành hoặc tiếp nhận từ các nơi khác đến đã giúp cho lãnh đạo có những căn cứ tin cậy khi nghiên cứu, ban hành các quyết định quản lý, đặc biệt là quản lý đào tạo, truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tƣợng cần thiết các quyết định đã ban hành. Đồng thời, những văn bản đó cũng phản ánh trực tiếp chức năng nghiệp vụ, quyền hạn và tầm quan trọng của HVBCTT trong lĩnh vực hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học mà cơ quan phụ trách.
Từ khối lƣợng văn bản rất lớn nói trên, do đó HVBCTT phải tiến hành tổ chức quản lý tốt khối lƣợng văn bản đó. Trên cơ sở đó HVBCTT đã tổ chức bộ phận văn thƣ lƣu trữ cơ quan và các đơn vị khoa phòng đã chuyển giao nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo cho hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng của HVBCTT đƣợc tiến hành theo đúng kế hoạch. Các văn bản đến - đi đƣợc vào sổ chi tiết và lập hồ sơ lƣu
trữ khá khoa học, thuận lợi cho nhu cầu tìm tin khi cần. Việc nhận thông tin và truyền đạt thông tin đã đảm bảo đƣợc kịp thời và đúng địa chỉ.
Trong nhiều năm qua bộ phận văn thƣ, lƣu trữ Học viện và các đơn vị khoa, phòng đã cung cấp rất nhiều thông tin giá trị cho lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị, góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của toàn cơ quan.
Tuy nhiên, công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT vẫn đang đặt ra nhiều vấn đề cần khắc phục, sao cho việc quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của cơ quan đƣợc thống nhất, đồng bộ và khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của HVBCTT.
Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của HVBCTT, tìm hiểu những nguyên nhân cơ bản của thực trạng, từ đó đƣa ra những giải pháp khắc phục kịp thời, cần thiết nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản vào thời điểm này tuy có muộn nhƣng là sự khởi đầu cần thiết. Nghiên cứu này là bƣớc đi ban đầu, tạo tiền đề cho các nghiên cứu tiếp theo nhằm giúp cơ quan tổ chức công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đƣợc thống nhất, đồng bộ, khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, đƣa hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng ở HVBCTT ngày càng phát triển và hiệu quả. Đây là vấn đề khó khăn không chỉ đối với những cán bộ làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ mà còn đối với cả lãnh đạo các cấp của HVBCTT nên cần có sự nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác này.
Bên cạnh đó, HVBCTT còn cần sự phối hợp và hợp tác thống nhất giữa các cơ quan nhƣ Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Cần khẳng định lại rằng, để tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của HVBCTT nói chung và các đơn vị nói riêng đòi hỏi sự đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị và mua quản lý dữ liệu phần mềm về quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và sự nghiên cứu rất công phu nhƣng đó là điều tất yếu. Bởi hoạt động này của cơ quan không thể nằm ngoài quy luật phát triển chung của toàn xã hội và quy luật phát triển nói riêng của HVBCTT. Kết quả nghiên cứu của luận văn này chỉ là một đóng góp rất nhỏ giúp cơ quan quản lý khối lƣợng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động thực hiện đƣợc chức năng, nhiệm vụ của mình, đó là tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ quản lý đào tạo ở HVBCTT, góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của các Học viện và khối các trƣờng đại học trong thời gian tới.