3. Tại văn thư HVBCTT 4 Tại lưu trữ HVBCTT
3.2.2. Học viện chưa có quy chế, quy định về khai thác thông tin văn bản
chƣa hình thành trong nhận thức của đội ngũ lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo quản lý các đơn vị.
Do nhận thức nhƣ vậy, nên lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị chƣa quan tâm ban hành những văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác này. Cho đến nay, HVBCTT chƣa xây dựng qui chế, qui định về công tác văn thƣ lƣu trữ. Vì vậy, cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ tại HVBCTT và các khoa phòng chƣa có căn cứ để thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ một cách thống nhất trong toàn HVBCTT.
Hầu hết, cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác thông tin văn bản của HVBCTT và các khoa, phòng chƣa có trình độ chuyên môn nghiệp vụ (đã đƣợc trình bày ở chƣơng 2). Lãnh đạo Học viện cũng nhƣ lãnh đạo các khoa, phòng đều quan niệm rằng đây là công việc đơn giản, những ngƣời không đƣợc đào tạo chuyên môn cũng có thể làm đƣợc. Chính vì vậy, tại văn thƣ HVBCTT và các khoa, phòng mặc dù đều đã bố trí cán bộ đảm nhiệm những công việc này nhƣng thời gian qua, công tác này vẫn chƣa phát huy đƣợc tác dụng. Đồng thời, đây cũng là nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thƣ lƣu trữ, công tác khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ hoạt động quản lý đào tạo của Học viện.
3.2.2. Học viện chưa có quy chế, quy định về khai thác thông tin văn bản văn bản
Cho đến nay, hầu nhƣ chƣa có văn bản pháp luật nào của Nhà nƣớc quy định riêng về vấn đề khai thác và sử dụng thông tin văn bản, mặc dù đây là vấn đề cần thiết của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là thực tế ở HVBCTT. Nguyên nhân cơ bản trên là nguồn gốc phát sinh các nguyên nhân mang tính hệ quả tất yếu tiếp theo. Số lƣợng các quyết định, quy chế đƣợc HVBCTT ban
hành không phải ít nhƣng trong số đó chủ yếu là văn bản quy định về công tác quản lý đào tạo. Trong khi quá chú trọng đến việc nghiên cứu chƣơng trình, kế hoạch giảng dạy, học tập thì HVBCTT hầu nhƣ không nhận thức đƣợc rằng công tác khai thác thông tin văn bản cũng có ảnh hƣởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Vì thiếu hoặc không có những quy chế, quy định rõ ràng nên công tác khai thác thông tin văn bản ở HVBCTT không mang tính bắt buộc. Việc tổ chức tốt hay không tốt công tác này không gắn với trách nhiệm hay quyền lợi của cán bộ nên cũng không tạo đƣợc sự quan tâm của cán bộ. Hơn nữa, do không có những quy chế, quy định và văn bản hƣớng dẫn nên việc khai thác thông tin văn bản chủ yếu đƣợc thực hiện bằng hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân của các cán bộ. Cũng chính vì không có quy chế nên không có căn cứ để tiến hành kiểm tra công tác này có đƣợc thực hiện hay không? Việc tìm thấy văn bản hay không tìm thấy văn bản không đƣợc xem là tiêu chí để khiển trách hay kỷ luật cán bộ. Cho nên tình trạng yếu kém trong công tác này đƣợc xem là hiện tƣợng bình thƣờng.