* Tổ chức quản lý công văn đi:
Trong chương 1, mục 1.2, chúng tôi đã giới thiệu các loại văn bản do HVBCTT ban hành. Để có thể quản lý tốt các văn bản đi, HVBCTT đã tổ chức việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản theo những quy định sau đây:
Bước 1: Dự thảo văn bản. Người được giao dự thảo văn bản cần xác định đƣợc tính chất của vấn đề cần ban hành văn bản; thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của văn bản, xác định tên loại để văn bản đó phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước, sau đó mới tiến hành dự thảo văn bản.
Bước 2: Duyệt dự thảo. Lãnh đạo đơn vị đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo trực tiếp duyệt bản thảo.
Bước 3: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản. Trưởng đơn vị soạn thảo ký tắt vào văn bản và sau đó trình ký chính thức.
Bước 4: Nhân bản theo số lƣợng nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục văn bản đi, phát hành văn bản.
Bốn bước trên đều có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho người dự thảo và bộ phận văn thƣ, đánh máy... Trong quá trình thực hiện quy trình, có sự phối hợp rất chặt chẽ giữa người dự thảo văn bản với các bộ phận khác trong cơ quan có liên quan để tham gia ý kiến vào nội dung văn bản dự thảo văn bản, đảm bảo sự thống nhất, tránh chồng chéo.
Tất cả các loại văn bản trước khi gửi đi đều được tập trung vào bộ phận văn thƣ thuộc Phòng Hành chính để làm các thủ tục sao in, phát hành.
Tất cả công văn giấy tờ gửi đi đều lưu 01 bản chính (bản ký trực tiếp) ở văn thƣ (kèm theo cả bản dự thảo do lãnh đạo HVBCTT ký). Đối với những công văn giấy tờ mang tính chất giao dịch: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu xác nhận, đơn thƣ công tác, giấy xác nhận lý lịch…
không phải lưu nhưng phải đăng ký vào sổ theo dõi. Những công văn lưu đƣợc sắp xếp theo trình tự thời gian. Văn bản đi ban hành đầu tiên trong năm, đƣợc đánh số từ 01 đến ngày cuối cùng của năm.
Ở HVBCTT công văn đƣợc chia làm hai loại chính: Quyết định và các loại văn bản hành chính khác. Mỗi loại đƣợc đánh một hệ thống số riêng (năm 2005 HVBCTT đã ban hành 1.053 quyết định. Như vậy, công văn lưu về loại quyết định gồm 1.053 văn bản) và đƣợc theo dõi vào 2 sổ công văn đi. Mỗi sổ theo dõi gồm các cột mục rõ ràng, chúng chỉ khác nhau ở tên gọi (quyết định và công văn).
Ngày tháng của
văn bản
Số và
ký hiệu Tên loại và trích yếu
nội dung Người ký Nơi
nhận Nơi
lưu Số lƣợng
Ghi chú
21-11-2005 795/ĐT
Kế hoạch giảng dạy bổ sung kiến thức đối với sv khóa 22
Phó giám đốc Hoàng Đình Cúc
SV khóa
22
Văn thƣ 5
Công văn giấy tờ sau khi ký, đóng dấu, vào sổ theo dõi, ghi sổ thì mới lựa chọn cho vào phong bì và trình bày phong bì. Trên phong bì ghi rõ tên cơ quan, đơn vị chức năng cần gửi đi, địa chỉ, số ký hiệu của các văn bản trong phong bì thường được trình bày như sau:
HVBCTT
36 Đường Xuân Thủy - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
8330963 * Fax 8333949 * Website: www. yc. edu.vn Số………
Kính gửi……….
………
Sau khi hoàn thiện xong phong bì và trình bày đầy đủ các yếu tố thì cán bộ văn thƣ tổ chức gửi công văn đi. Việc chuyển công văn, giấy tờ đi có sổ theo dõi ghi ngày giờ chuyển và lấy chữ ký của người nhận. Thành phần đăng ký trong sổ đƣợc trình bày nhƣ sau:
Ngày tháng văn bản
Số ký hiệu
Tên loại và trích yếu nội dung
Người ký
Người nhận
Địa chỉ người nhận
Số lƣợng
bản Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8
Các loại văn bản có nội dung công việc khẩn cấp thì đƣợc gửi đi ngay cho đúng hạn. Phòng Hành chính có trách nhiệm phát hành văn bản theo đúng yêu cầu độ khẩn của văn bản.
Có thể nói, việc soạn thảo văn bản, vào sổ và chuyển giao công văn "đi"
được tiến hành tương đối tốt. Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều trường hợp xảy ra sai sót trong việc quản lý văn bản, đó là:
- Các đơn vị khoa, phòng đƣợc soạn thảo, ban hành văn bản (trong trường hợp văn bản đó phải ghi tên khoa phòng... phía dưới tên HVBCTT ở phía góc trái của văn bản). Nhƣng có một số ít văn bản do các khoa phòng...
tự soạn thảo, đánh máy văn bản mang tiêu đề HVBCTT và ký trực tiếp (không ghi thừa lệnh), cũng không thông qua Phòng Hành chính thẩm định trước về nội dung và các yếu tố pháp lý; dẫn đến tình trạng lộn xộn, khi ban hành vì không theo quy trình đã quy định, nên không có sự theo dõi, lưu trữ vào sổ lưu chung.
- Thể thức văn bản còn chƣa thống nhất. Hầu hết văn bản không ghi trích yếu nội dung hoặc ghi trích yếu nội dung quá dài. Kiểu chữ trong văn bản không thống nhất, có khi còn lỗi chính tả (xem phụ lục).
- Sổ theo dõi quyết định, công văn đi chƣa rõ ràng, sạch đẹp. Có những công văn phát hành, vào sổ, ghi ngày, tháng trước, mấy hôm sau mới chuyển công văn đi, và có văn bản vào sổ ghi ngày tháng không đúng với ngày tháng thực tại hôm vào sổ. Sổ theo dõi công văn đi thường xuyên bị nhảy số, sai số (trùng số).
- Hàng năm vẫn còn một số văn bản đi không được lưu ở văn thư.
- Trên trang bì của sổ đăng ký "công văn đi" không có tên cơ quan và đơn vị chủ quản.
- Sổ đăng ký "công văn đi" và sổ đăng ký "chuyển giao công văn đi"
trong nội bộ cơ quan và đi bên ngoài có thành phần bên trong giống nhau, nếu nhìn qua sẽ không phân biệt đƣợc.
* Quản lý văn bản đến:
Trong quá trình hoạt động, HVBCTT thường nhận được các văn bản từ nhiều nguồn khác nhau gửi đến, bao gồm các văn bản của cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, văn bản của cấp dưới gửi lên, văn bản của cơ quan ngang cấp và một số ít văn bản của các tổ chức, cá nhân có liên quan...
Thực hiện trên nguyên tắc "một cửa", tất cả văn bản, tài liệu, điện báo, fax, thƣ từ... (gọi chung là văn bản) gửi đến HVBCTT bằng bất kỳ nguồn nào (chủ yếu bằng con đường bưu điện và đường liên lạc trực tiếp) đều chuyển tập trung vào một mối là văn thƣ HVBCTT. Sau khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, cán bộ văn thƣ kiểm tra có dấu hiệu gì bị bóc bì, bị rách, mất văn bản trong phong bì hay không hoặc văn bản đó có phải gửi cho cơ quan hay không. Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, cán bộ văn thư phải báo ngay cho người phụ
trách và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến. Sau khi đã nhận đủ số lƣợng văn bản gửi cho cơ quan mình, cán bộ văn thƣ tiến hành phân loại:
- Tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, các đơn vị chức năng thì phải đăng ký vào sổ.
- Các thƣ từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin thì không phải đăng ký sổ.
Sau khi bóc bì thì cán bộ văn thƣ sẽ đóng "dấu đến" và ghi đầy đủ các yếu tố trên "dấu đến". Qua thực tế công tác tại HVBCTT cho thấy "dấu đến"
của HVBCTT có kích thước 3 cm x 5 cm bao gồm các thành như: Tên cơ quan nhận văn bản; Số đến; Ngày tháng năm đến.
Mẫu "dấu đến" của HVBCTT đƣợc trình bày nhƣ sau:
HVBCTT
Đến
Số
Ngày
Dấu công văn đến đóng ở lề bên trái phía trên của văn bản (ghi số, ngày, tháng, năm) để xử lý theo đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Giám đốc HVBCTT.
Văn thƣ HVBCTT có trách nhiệm trả lại nơi gửi những công văn không có ngày, tháng, thiếu trích yếu nội dung, không có chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền, bản chụp photocopy dấu đến, vƣợt cấp, chữ mờ, khó đọc hoặc nhàu nát... Tất cả những công văn tài liệu đến cơ quan thì văn thƣ đều đƣợc đăng ký vào một sổ gọi là sổ đăng ký "công văn đến".
Sổ đăng ký công văn đến bao gồm 9 mục và đƣợc trình bày nhƣ sau:
Ngày tháng
Số đến
Nơi gửi
văn bản Số và ký hiệu văn
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
đến bản văn bản
7/1/2006 15 BGD- ĐT
12129/BGD -ĐT-KHCN
29/12/
2005
V/v thống kê số liệu đề tài nghiên cứu khoa học giai đoạn 2001-2005
Phòng Khoa học
Các văn bản sau khi được bóc bì và đăng ký sổ, sẽ đem trình lên người phụ trách cơ quan xem xét và ghi ý kiến phân phối lên công văn. Sau đó văn bản được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, tránh tình trạng văn bản chạy vòng qua nhiều nơi, chuyển chậm hoặc bỏ quên. Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cán bộ văn thƣ phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản sẽ ký nhận vào sổ để tránh thất thoát, mất mát văn bản.
Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị xử lý thì HVBCTT quy định bộ phận (cá nhân) chịu trách nhiệm chính (theo phân nhiệm) phải quan hệ trực tiếp với các bộ phận (cá nhân) có liên quan để trao đổi, thảo luận hay cung cấp tƣ liệu và đi đến một ý kiến thống nhất.
- Văn bản mà nội dung không cần có ý kiến của Ban giám đốc HVBCTT thì đƣợc chuyển đến các bộ phận khoa, phòng để giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ của mình:
Những văn bản đến ghi rõ tên người nhận là Giám đốc HVBCTT thì văn thƣ trình Giám đốc. Giám đốc xem xong có ý kiến, văn thƣ có trách nhiệm chuyển đến nơi HVBCTT quy định.
Đối với các loại văn bản đến thuộc loại "hỏa tốc", "thượng khẩn" hoặc có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn cấp phải đƣợc chuyển thẳng đến Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách khối công việc có liên quan đó để xử lý và chuyển ngay cho Phòng Hành chính để vào sổ và chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị, cá nhân được giao thực hiện.
Tất cả những văn bản đến ngày nào thì đƣợc chuyển ngay ngày đó.
Hàng năm, công văn đến HVBCTT có khối lƣợng rất lớn và đến từ nhiều nguồn khác nhau (đã trình bày ở chương 1).
Mặc dù, việc tiếp nhận và xử lý với khối lƣợng văn bản đến ngày càng nhiều, song về cơ bản các văn bản đến HVBCTT đều đƣợc tiếp nhận, phân loại, xử lý, đảm bảo kịp thời chính xác, bảo mật và an toàn, phân trách nhiệm giải quyết văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị cá nhân.
Vì vậy, việc quản lý văn bản đến HVBCTT đƣợc thống nhất và đƣợc tuân theo một quy trình. Tuy nhiên, ở một số khâu còn chƣa đƣợc làm tốt cụ thể là:
Tình trạng văn thƣ các đơn vị khoa phòng đôi khi nhận văn bản xong vẫn để thất lạc văn bản... làm cho thủ trưởng các đơn vị không có cơ sở để xử lý giải quyết công việc. Có trường hợp cán bộ văn thư ở đơn vị để quên văn bản ngày sau mới nhớ ra đưa cho thủ trưởng đơn vị thì bị nhỡ, công việc đã hết hạn.
- Đối với công văn gửi đến, Bộ phận Văn thư Học viện thường gửi bản chính cho các đơn vị thi hành, không photocopy, sao chụp, lưu trữ ở bộ phận nhận công văn đến; hãn hữu có những công văn liên quan đến vấn đề chung của HVBCTT mới lưu lại bộ phận lưu trữ cơ quan. Còn các văn bản khác gửi đến thì lưu ở các hồ sơ công việc của các đơn vị khoa phòng có liên quan đến.
- Có trường hợp các văn bản gửi đến HVBCTT, bộ phận khác nhận hộ xong gửi thẳng đến đơn vị thi hành mà không qua văn thƣ vào sổ công văn đến.
Công văn đến thường không đóng dấu đến ngay và vào sổ theo quy định mà cán bộ văn thƣ quên chỉ đóng dấu đến mà không ghi rõ ngày đến để theo dõi...
- Trên các trang bìa của sổ đăng ký "công văn đi" không có tên cơ quan và đơn vị chủ quản.
* Quản lý văn bản mật:
Việc quản lý chặt chẽ, đảm bảo bí mật tài liệu chính là góp phần giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, cơ quan.
Những văn bản mật là những văn bản có nội dung quan trọng. Văn bản mật gửi đến HVBCTT bất kỳ từ nguồn nào đều đƣợc văn thƣ HVBCTT đăng ký vào sổ quản lý riêng, để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp những tài liệu, công văn đến thuộc loại "mật", "tối mật", "tuyệt mật" mà bì trong có dấu "chỉ người có tên bóc bì", bộ phận văn thƣ không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ ghi những thông tin ngoài bì và đóng dấu công văn đến rồi chuyển ngay đến người có tên nhận (nếu người có tên ghi trên bì đi vắng, thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết). Sau khi có ý kiến xử lý của người nhận, Phòng Hành chính xử lý tiếp những văn bản đó theo đúng quy định về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.
Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in văn thư, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản... đều đƣợc vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao nhận. Việc nhận văn bản đƣợc thực hiện trực tiếp tại phòng làm việc theo quy định của cơ quan.
Những người giữ văn bản mật phải thực hiện những yêu cầu sau đây:
- Chỉ phổ biến vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm.
- Không đƣợc mang tài liệu, văn bản mật về nhà hoặc đi công tác xa giải quyết.
- Không đƣợc ghi chép những thông tin quan trọng vào sổ tay riêng.
- Không đƣợc tự ý hủy văn bản mật khi không có ý kiến của Giám đốc.
- Khi hủy văn bản mật phải có ít nhất hai người làm chứng. Tài liệu sau khi đã đƣợc giải quyết xong đƣợc văn thƣ phân loại, sắp xếp theo trình tự trong mỗi năm rồi đƣa vào một bìa hồ sơ và cất vào trong tủ của phòng văn thƣ.
Đối với các loại điện mật, công điện, công văn có độ khẩn thì đƣợc chuyển giao đến Giám đốc cơ quan vào thời gian nhanh nhất để giải quyết công việc không bị chậm trễ và tránh để văn bản không bị thất lạc đến một địa chỉ xử lý khác không thuộc thẩm quyền.
Trong thông tin liên lạc bằng điện thoại, điện báo, bộ đàm, telex khi có những vấn đề bí mật phải chuyển đi thì không nói rõ những vấn đề bí mật mà đƣợc chuyển đến Phòng Hành chính HVBCTT để chuyển đi bằng điện mật.
Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và bỏ vào trong 2 bì: Bì trong đóng dấu mức độ mật nhƣ: Tuyệt mật, tối mật (hay mật), dấu "riêng người có tên mở bì" (nếu có và niêm phong).
Bì ngoài đóng dấu bằng ký hiệu (A: Tuyệt mật; B: Tối mật; C: Mật).
Công văn tài liệu tuyệt mật phải lập hồ sơ riêng để quản lý theo chế độ tài liệu "mật, tuyệt mật" và chỉ đƣợc khai thác khi đƣợc lãnh đạo cơ quan cho phép.
Nhìn chung công tác bảo vệ tài liệu mật của HVBCTT đôi lúc còn chƣa đƣợc tuân thủ theo đúng quy trình một cách chặt chẽ. Do đó, các đơn vị, cá nhân có chức năng trong công tác này ở HVBCTT cần phải quan tâm đến vấn đề này nhiều hơn nữa.
* Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ:
Lập hồ sơ là một quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành sau khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và các phương pháp quy định. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thƣ và cũng là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác này. Nó là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập hồ sơ giúp cho cán bộ, viên chức tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, quản lý chặt chẽ đƣợc văn bản, tạo điều kiện giải quyết công việc hàng ngày đƣợc nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả và đảm bảo bí mật thông tin văn bản.
Do tác dụng của việc lập hồ sơ như vậy nên Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy định về vấn đề này. Điều 21, Điều lệ Công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ cũng đã quy định: Cán bộ nhân viên làm