BT DU quy tc

Chúng ta phải: • chỉ cung ứng sản phẩm với số lượng tương ứng với khả năng tiêu dùng nội địa tại thị trường mục tiêu và với những yêu cầu được cho phép của người tiêu dùng vãng lai; • bả

Quy Tắc

Ứng Xử

Lời Giới Thiệu

Của Alison Cooper Phần 1

Chính Trực trong Kinh Doanh

Lời Giới Thiệu

Những điều bạn cần biết về Quy Tắc

Ứng Xử của Imperial Tobacco

Chính trực trong kinh doanh

7 Tham Gia Chính Trị và Hiến Tặng

8 Hải Quan và Thuế

10 Các Xung Đột Quyền Lợi

11 Giao Dịch Nội Gián

12 Liên Lạc Bên Ngoài

Tin cậy, tôn trọng và trách nhiệm

1 Phân Biệt Đối Xử và Quấy Rối

2 Môi Trường Làm Việc Lành Mạnh

và An Toàn

3 Trách Nhiệm Môi Trường

4 Các quyền con người

5 Tham Gia vào Cộng Đồng và Đóng Góp Từ Thiện

Quản lý quy tắc ứng xử mục lục

quy tắc ứng xử của Tập đoàn

Làm việc với sự trung thực và chính trực trong các hoạt động kinh doanh của chúng ta sẽ bảo

đảm sự bền vững

Bạn đồng nghiệp thân mến Bản Quy Tắc Ứng Xử (QTƯX) của tập đoàn đặt ra những tiêu chuẩn của các hành vi có trách nhiệm mà tôi trông đợi tất cả các bạn sẽ tuân thủ trong tất cả mọi bộ phận của Imperial Tobacco

Ứng xử có trách nhiệm trong kinh doanh không phải là điều mới mẻ đối với chúng ta Hành xử có trách nhiệm đã và đang là cách thức chủ chốt để xây dựng danh tiếng toàn cầu của tập đoàn như một đối tác và nhà tuyển dụng tin cậy Tuy nhiên, chúng ta đang hoạt động trong một môi trường ngày càng nhiều thách thức, điều này cộng với quy mô quốc tế của tập đoàn, khiến chúng ta đang bị soi xét ở những mức độ cao nhất từ trước tới nay

Do đó điều quan trọng nhất bây giờ là bảo đảm tất cả các hoạt động của chúng ta được triển khai với độ chính trực cao nhất

Bộ QTƯX hết sức quan trọng đối với sự bền vững lâu dài của tập đoàn

Cam kết cá nhân và tập thể của các bạn đối với các tiêu chuẩn được đặt

ra trong Quy Tắc là hết sức thiết yếu cho việc thực hiện chiến lược tăng trưởng doanh số bán hàng bền vững của chúng ta

QTƯX được điều chỉnh này tập hợp nhiều thông lệ và chính sách đã tồn tại nhiều năm của tập đoàn Xuyên suốt tài liệu này có những thông tin tham chiếu tới các Chính Sách Tập Đoàn và những người để bạn liên hệ khi cần hướng dẫn, trợ giúp và tư vấn

Nhiệm vụ của tất cả các bạn là đọc kỹ bản Quy Tắc để bảo đảm hiểu rõ những gì mình cần làm và tôn trọng triệt để những hành vi đã được phác thảo trong tất cả những hoạt động hàng ngày của bạn

Sản phẩm của chúng ta có thể bị xem là gây tranh cãi đối với một số người – nhưng cách chúng ta kinh doanh thì không nên bị xem như thế

Những thành công không ngừng của tập đoàn tùy thuộc vào những tiêu chuẩn cao về hành vi và ứng xử làm nền tảng cho tên tuổi của tập đoàn và cho phép chúng ta thực hiện tăng trưởng bán hàng bền vững

Những điều bạn cần biết về

QTƯX của Imperial Tobacco

QTƯX của chúng ta là gì?

QTƯX của tập đoàn là bản tóm tắt một số chính sách và thông lệ hiện hành đã

có từ lâu liên quan đến cách ứng xử của cả cá nhân lẫn doanh nghiệp được tập

hợp trong một tài liệu duy nhất

QTƯX đề ra những tiêu chuẩn về hành vi có trách nhiệm mà tất cả nhân viên

của Tập đoàn Imperial Tobacco cần tuân thủ và đưa ra chỉ dẫn thiết thực về cách

giải quyết những vấn đề quan trọng về đạo đức và pháp lý

QTƯX được xây dựng để giúp mọi người sống đúng theo những hành vi này

Những ai cần tuân thủ QTƯX này?

Quy tắc áp dụng cho mọi nhân viên thuộc Tập Đoàn Imperial Tobacco, bất kể vai

trò, địa điểm làm việc hay khu vực địa lý, bao gồm tất cả các doanh nghiệp hoạt

động dưới một tên thương mại khác Tất cả chúng ta luôn phải tuân thủ những

tiêu chuẩn và hành vi được đặt ra trong QTƯX

Ngoài ra, tất cả các đại lý thuộc bên thứ ba, các nhà thầu phụ, nhà tư vấn và nhà

phân phối làm việc cho công ty cũng phải hành xử theo các tiêu chuẩn và hành

vi được đề ra trong QTƯX khi đại diện cho công ty trong kinh doanh

Tại sao QTƯX lại quan trọng?

Trong tình hình môi trường bên ngoài ngày càng có nhiều thách thức và quy mô

ngày càng lớn mạnh của tập đoàn, chúng ta đang bị soi xét ở những mức độ

cao nhất Chúng ta phải bảo đảm tất cả các hoạt động của mình được triển khai

với độ chính trực cao nhất QTƯX có ý nghĩa thiết yếu đối với sự phát triển bền

vững lâu dài và đối với việc thực hiện chiến lược tăng trưởng bán hàng của tập

đoàn

QTƯX là một yếu tố then chốt trong khung kiểm soát nội bộ của tập đoàn,

nhằm bảo đảm chúng ta có những hoạt động kiểm soát phù hợp để trợ giúp

nhân viên hoàn thành vai trò của mình khi làm việc cho Imperial Tobacco

QTƯX là một trong số các tài liệu đã được soạn thảo của khung kiểm soát nội

bộ của tập đoàn

Sơ đồ dưới đây thể hiện những tài liệu định nghĩa khung kiểm soát nội bộ của

tập đoàn và mối liên hệ giữa những tài liệu đó Những thông tin khác có thể tham

khảo trên mạng nội bộ

Sổ Tay Công Ty

Các chính sách và tiêu chuẩn của Tập Đoàn Những chính sách và quy trình chức năng

Hướng dẫn và trợ giúp tuân thủ chính sách

Vai trò và trách nhiệm Quản lý rủi ro thị trường

Liệu QTƯX có đầy đủ mọi thông tin tôi cần biết không?

QTƯX cung cấp thông tin để nhấn mạnh những đạo luật quốc tế nhất định, những chế

tài về thương mại và những quy định liên quan tới việc kinh doanh của tập đoàn QTƯX

này không thể mô tả mọi đạo luật, chính sách, quy trình hay tình huống mà bạn có thể

gặp phải

Ở cuối mỗi chủ đề được đề cập trong Quy Tắc này, có những thông tin tham chiếu tới

các chính sách Tập đoàn và hướng dẫn truy cập đến những tài liệu hướng dẫn khác

Ngoài ra còn có các chi tiết về người để bạn liên hệ trực tiếp khi cần trợ giúp và tư vấn

Các bạn đồng nghiệp có kiến thức và kinh nghiệm về những chủ đề khác nhau và lời

khuyên của họ sẽ giúp bạn đưa ra một quyết định chính xác với đầy đủ thông tin

Tôi có thể làm gì khi có thắc mắc hay quan ngại?

QTƯX không thể mô tả mọi tình huống bạn có thể gặp phải Nếu bạn không chắc chắn,

có nhiều cách để tìm kiếm trợ giúp và lời khuyên

Nếu bạn có những quan ngại liên quan về việc bạn nên làm gì trong một tình huống nào

đó, có thể có ích nếu bạn tự hỏi:

• Điều đó có hợp pháp không?

• Điều đó có hợp đạo đức không?

• Điều đó có phù hợp với QTƯX của Imperial Tobacco không?

• Tôi có đang nêu một gương tốt không?

• Tôi có cảm thấy thoải mái khi giải thích những hành động của mình với đồng nghiệp,

gia đình và bạn bè không?

• Tôi hay Imperial Tobacco có cảm thấy thoải mái nếu những người khác đọc biết về

hành động của tôi trên phương tiện truyền thông không?

• Tôi đã tham khảo ý kiến những đồng nghiệp có kiến thức về chủ đề này để giúp tôi đưa

ra một quyết định với đầy đủ thông tin chưa?

Nếu bạn có quan ngại về những hành động của đồng nghiệp, có khi bạn chỉ cần trao

đổi thẳng với người đó là có thể giải quyết được vấn đề Nếu không bạn nên trao đổi

quan ngại của mình với người phụ trách Nhân Sự

Còn vai trò của cấp quản lý và giám sát thì sao?

Tất cả chúng ta ai cũng có vai trò trong việc tạo ra một môi trường làm việc đề cao sự

chính trực, làm việc nhóm và sự tin cậy

Bộ phận Chính Trực trong Thương Mại của tập đoàn phối hợp với các Giám đốc chức

năng và khu vực và những quản lý cấp cao khác trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm

thúc đẩy cách hành xử tốt ở cấp độ công ty và cá nhân trong toàn bộ tập đoàn

Cấp quản lý hoặc giám sát có thêm những trách nhiệm sau:

• bảo đảm nhân viên, kể cả các nhân viên tạm thời hay nhân viên nhà thầu được nhận,

giải thích và am hiểu QTƯX;

• hướng dẫn nhân viên thuộc quyền về cách thức tuân thủ những tiêu chuẩn và hành vi

được đặt ra trong QTƯX;

• làm gương để quảng bá những tiêu chuẩn và hành vi đề ra trong QTƯX;

• bảo đảm những thành viên trong nhóm nhận được đào tạo và chỉ dẫn phù hợp để họ

có thể tuân thủ QTƯX này;

• lắng nghe những quan ngại và trợ giúp những người nêu ra quan ngại

Thế còn những luật lệ và quy định tồn tại ở những thị trường khác nhau thì sao?

Những yêu cầu trong QTƯX của tập đoàn phải được ưu tiên trừ những tình huống khi

các tiêu chuẩn được xác định trong khuôn khổ QTƯX có xung đột với luật pháp của

nước sở tại Phải áp dụng luật pháp của nước sở tại trong những trường hợp ngoại lệ

này, khi các tiêu chuẩn được qui định tỏ ra nghiêm ngặt hơn so với QTƯX

Nếu bạn không chắc chắn về việc phải áp dụng qui định nào, hoặc nếu bạn tin rằng có

xung đột giữa các qui định, bạn nên liên hệ với bộ phận Pháp Lý của Tập Đoàn trước

khi hành động

Những quan ngại sẽ được điều tra ra sao?

Nếu bạn báo cáo một hành vi sai trái rõ rệt một cách trung thực và với thành ý,

bạn sẽ được Công ty ủng hộ

Chúng ta đã xây dựng những quy trình để điều tra và xử lý những nghi ngờ vi

phạm đối với QTƯX để bảo đảm sự thống nhất của quy trình trong toàn doanh

nghiệp Tất cả những cuộc điều tra được khởi xướng sẽ được thực hiện một

cách triệt để, công bằng và tuân thủ QTƯX, những yêu cầu pháp lý của địa

phương và phù hợp với các quyền con người của nhân viên Những điều này

được nêu trong Phần 5, Quản Lý QTƯX

Bất cứ ai nghi ngờ rằng đã có việc vi phạm luật pháp hay QTƯX trước tiên cần

trao đổi quan ngại của họ với người phụ trách Nhân sự để được giúp đưa ra

một quan điểm cân bằng và vô tư về tầm quan trọng của mối quan ngại

Tuân thủ QTƯX của Tập đoàn

Tất cả nhân viên của Imperial Tobacco phải tuân thủ các tiêu chuẩn được đặt ra

trong Quy Tắc này Trong trường hợp xảy ra việc vi phạm QTƯX, hình thức kỷ

luật phù hợp sẽ được thực hiện, đến mức và bao gồm việc sa thải

chính trực trong

kinh doanh

Làm kinh doanh với sự chính trực sẽ trợ giúp cho

sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp

Chúng ta cam kết giao dịch trung thực, công bằng

và hợp pháp với tất cả các bên có quan hệ kinh doanh với chúng ta

6 Quan Hệ Cung Ứng và Thu Mua có Trách Nhiệm

7 Tham Gia Chính Trị và Hiến Tặng

8 Hải Quan và Thuế

9 Các Chế Tài Quốc Tế và Hạn Chế Thương Mại

1 Chống Buôn Bán Phi Pháp

Ngăn chặn và loại trừ việc buôn lậu và làm giả thuốc lá là một trong những việc

ưu tiên chính của tập đoàn Chúng ta không bao giờ được dính líu tới hay tạo điều

kiện cho các hành động buôn bán phi pháp

Cần phải bảo đảm rằng chúng ta chỉ làm việc với những công ty và cá nhân có uy

tín Chúng ta phải làm việc với các cơ quan Chính Phủ, các cơ quan lập pháp và

hành pháp để ngăn chặn buôn bán phi pháp đối với các sản phẩm của công ty

Việc buôn bán phi pháp các sản phẩm thuốc lá gây tổn hại cho công ty Điều này

đi ngược lại những quyền lợi thương mại và gây tổn hại cho uy tín kinh doanh

và các nhãn hiệu của chúng ta Hành động đó làm thu hẹp đáng kể những thị

trường hợp pháp nơi công ty hoạt động để cạnh tranh giành thị phần Hành động

này gây thất thu cho ngân sách nhà nước và chiêu dụ người tiêu dùng mua các

sản phẩm thuốc lá từ những nguồn không được kiểm soát Ngoài ra, hành động

này làm suy yếu các quy định quản lý ngành thuốc lá hợp pháp và có thể được

kết nối với những hoạt động tội phạm nghiêm trọng khác như rửa tiền hoặc buôn

bán ma túy

Các sản phẩm Buôn Bán Phi Pháp bao gồm:

Buôn lậu Các sản phẩm hợp pháp được mua trên cơ sở có đóng thuế hoặc

miễn thuế nhưng được buôn lậu vào hoặc được bán phi pháp trong những thị

trường khác vi phạm những đạo luật về tài chính hoặc hải quan Những sản

phẩm này còn được gọi là "hàng hóa chợ đen"

Hàng giả Những sản phẩm nhái lại một cách phi pháp từ những thương hiệu

hiện có, được sản xuất và/hoặc bán vi phạm quyền nhãn hiệu, thông thường

được buôn lậu vào những thị trường khác để bán mà không đóng bất cứ một loại

thuế nào

“Hàng Rẻ Tiền” (Cheap Whites) Các sản phẩm thuốc lá được sản xuất bởi

những nhà sản xuất nhỏ (trả mức thuế tối thiểu ở đầu sản xuất) thông thường

được buôn lậu vào và bán phi pháp ở những thị trường khác

Chính Sách Cung Ứng Sản Phẩm của chúng ta tuyên bố rõ ràng rằng công ty sẽ

Chúng ta phải:

• chỉ cung ứng sản phẩm với số lượng tương ứng với khả năng tiêu dùng nội

địa tại thị trường mục tiêu và với những yêu cầu được cho phép của người

tiêu dùng vãng lai;

• bảo đảm ràng buộc bằng văn bản hợp đồng pháp lý tất cả các mối quan hệ với

các khách hàng, nhà phân phối, đại lý và các bên thứ ba khác;

• điều tra kỹ lưỡng tất cả những vụ việc sử dụng trệch hướng sản phẩm và đưa

ra hành động phù hợp để giảm bớt rủi ro trệch hướng xa hơn;

• tìm cách bảo đảm các khách hàng chia sẻ các tiêu chuẩn về chính trực của

công ty và biết tới những yếu tố liên quan trong QTƯX;

• bảo đảm các khách hàng, nhà phân phối, đại lý và các bên thứ ba khác được

bộ phận Quản Lý Rủi Ro và An Ninh Tập Đoàn đánh giá thích hợp trước khi

bán sản phẩm cho họ;

• báo cáo bất cứ nghi ngờ nào liên quan tới việc buôn bán phi pháp các sản

phẩm thuốc lá cho cấp giám sát, cấp quản lý, Trưởng phòng Dịch Vụ Khách

Hàng hoặc bộ phận Quản Lý Rủi Ro và An Ninh Tập Đoàn, thu thập nhiều

thông tin nhất có thể trước khi báo cáo nhưng đừng làm nguy hại đến sự an

toàn của cá nhân bạn hay những người khác;

• đảm bảo mọi đề xuất tạm dừng và/hoặc chấm dứt việc cung cấp sản phẩm cho

khách hàng trên cơ sở các hoạt động thương mại bất hợp pháp đều được thông

báo tới các bộ phận Chính Trực trong Thương Mại và Pháp Lý Tập Đoàn; và

• soát xét tất cả dữ liệu khách hàng hàng năm

Chúng ta không được:

• khiến bản thân gặp rủi ro hoặc nguy hiểm khi thu thập hoặc báo cáo những vụ

việc nghi ngờ là hoạt động buôn bán phi pháp;

• tiếp tục buôn bán với những khách hàng được xác định là có liên quan, một

cách cố tình hay sơ ý, đến các hoạt động buôn bán phi pháp;

• bỏ qua hoặc cố tình lờ đi đối với các mối nghi ngờ về sự liên quan của một

khách hàng hoặc nhà cung cấp đến việc trệch hướng sản phẩm khỏi chuỗi

cung ứng hợp pháp

2 Rửa Tiền

Chúng ta không bao giờ được dính líu tới hay tạo điều kiện cho hoạt động rửa

tiền

Rửa tiền là một quy trình tạo vỏ bọc hợp pháp cho những khoản tiền thu được từ

các hoạt động tội phạm Đây là một hoạt động tội phạm nghiêm trọng Do hoạt

động buôn lậu và rửa tiền có liên hệ mật thiết với các hoạt động tội phạm, các cơ

quan hành pháp đang tăng cường tập trung những nỗ lực đối với buôn bán phi

pháp các sản phẩm thuốc lá

Chúng ta phải bảo đảm rằng những sản phẩm của công ty không thể được sử

dụng cho các hoạt động rửa tiền hoặc ngụy trang cho nguồn tiền thu được từ hoạt

động tội phạm

Mọi thị trường phải có các quy trình rõ ràng như được nêu chi tiết trong Chính

Sách Cung Ứng Sản Phẩm của công ty để xác minh danh tính và hoạt động hợp

pháp của khách hàng Ngoài ra, từng thị trường phải duy trì các quy trình chi tiết

để ngăn ngừa việc chấp nhận mọi khoản thanh toán đáng ngờ

Chúng ta phải:

• chỉ chấp nhận các thanh toán từ các khách hàng, nhà phân phối và những

doanh nghiệp hay cá nhân có quan hệ làm việc thường xuyên và đã được xác

minh kiểm tra cẩn thận và đầy đủ (bao gồm cả kiểm tra tài chính);

• phản ánh ngay mọi quan ngại tới bộ phận Chính Trực trong Thương Mại, ví dụ

sau khi nghe tin đồn về việc một khách hàng liên quan hoặc có thể liên quan tới

các hoạt động buôn bán phi pháp;

• hết sức cẩn thận trong tất cả mọi trường hợp có dấu hiệu cho thấy các giao dịch

tài chính trái phép có thể đang diễn ra Những ví dụ bao gồm:

- một khách hàng không muốn cung cấp thông tin cơ bản về cá nhân hoặc

doanh nghiệp;

- một khách hàng muốn thanh toán bằng lượng lớn tiền mặt;

- một khách hàng có vẻ không quan tâm tới giá cả hoặc các điều khoản và

điều kiện mua hàng;

Chúng ta không được:

• chấp nhận bất cứ khoản tiền mặt hay tương đương với tiền mặt nào rõ ràng hay

có khả năng là tiền thu được từ hoạt động tội phạm;

• bỏ qua, một cách cố tình hay vô ý, bất cứ "dấu hiệu cảnh báo" nào cho thấy có

thể đang diễn ra các giao dịch tài chính trái phép

3 Cạnh Tranh và Chống Độc Quyền

Imperial Tobacco cam kết cạnh tranh công bằng và trung thực với các đối thủ

cạnh tranh, và khi thực hiện điều đó, chúng ta phải triệt để tôn trọng tất cả các

luật lệ về chống độc quyền và cạnh tranh áp dụng cho doanh nghiệp

Những nguyên tắc chung được đặt ra trong phần này chỉ nhằm mục đích hướng

dẫn Những luật về cạnh tranh áp dụng cho một thị trường phải được ưu tiên tuân

thủ Theo đó, tất cả chúng ta phải nắm được các luật lệ về cạnh tranh hiện có tại

thị trường sở tại

Cạnh Tranh Công Bằng

Phần lớn các quốc gia đều có luật về cạnh tranh và các luật này được áp dụng

khác nhau tùy theo địa bàn hoạt động Các luật về cạnh tranh được xây dựng

nhằm khuyến khích thị trường tự do đồng thời bảo vệ người tiêu dùng và các

doanh nghiệp Những luật lệ này cũng kiểm soát các quan hệ giao dịch của công

ty với các đối thủ cạnh tranh, người tiêu dùng, các nhà phân phối và những bên

thứ ba khác cũng như cách hành xử của công ty trong những môi trường nơi

chúng ta có sức ảnh hưởng thị trường đáng kể

Việc vi phạm những luật lệ về cạnh tranh có thể dẫn tới những khoản phạt nặng,

hay việc kiện tụng từ những nhóm chịu ảnh hưởng tiêu cực và cũng có thể hủy

hoại danh tiếng và giá cổ phiếu của công ty

Ngoài ra, các cá nhân bị phát hiện có liên quan tới những loại hình hoạt động phi

cạnh tranh nghiêm trọng có thể bị phạt tù

Thỏa Thuận/Liên lạc với các Đối Thủ Cạnh Tranh

Những luật lệ về cạnh tranh trên khắp thế giới nghiêm cấm một số hình thức

thỏa thuận nhất định, hoặc những cố gắng để đạt được những thỏa thuận này,

với các đối thủ cạnh tranh Trên thực tế, những thỏa thuận như thế với các đối

thủ cạnh tranh chứa đựng rủi ro cạnh tranh lớn nhất Do đó các cơ quan quản lý

cạnh tranh thường xem xét với sự nghi ngờ bất cứ thỏa thuận nào giữa các đối

thủ cạnh tranh Là một công ty có trách nhiệm, chúng ta phải hoạt động và cạnh

tranh độc lập với các đối thủ và điều này cần được thể hiện rõ ràng trong tất cả

những quan hệ giao dịch của chúng ta

Tùy theo những luật lệ có liên quan, chúng ta không được:

• ấn định hay ra hiệu, dù là trực tiếp hay gián tiếp, ý muốn thỏa thuận giá cả, chiết

khấu hay những điều khoản thương mại khác với các đối thủ cạnh tranh, bao

gồm thiết lập giá sàn hay giá trần, bình ổn, thay đổi hoặc sắp đặt giá cả;

• thỏa thuận với các đối thủ cạnh tranh về chất lượng hoặc số lượng của các sản

phẩm được sản xuất hoặc cung ứng cho một thị trường hoặc một nhóm khách

hàng đặc biệt;

• dính líu tới bất cứ hình thức gian lận đấu thầu nào;

• thỏa thuận với các đối thủ cạnh tranh để tẩy chay một nhà cung cấp, khách

hàng hoặc nhà phân phối;

• thỏa thuận với đối thủ cạnh tranh để phân chia thị trường, khách hàng hoặc

danh mục sản phẩm;

• thảo luận hoặc trao đổi thông tin nhạy cảm trong thương mại với các đối thủ

cạnh tranh bao gồm thông tin khách hàng và sản phẩm

Những liên lạc hoặc thỏa thuận, cho dù là chính thức hay không chính thức, như

được nêu chi tiết bên trên, thông qua một bên thứ ba hoặc bên trung gian, cũng

có khả năng là hoạt động phi pháp

Các Hiệp Hội Thương Mại

Một cuộc gặp mặt của hiệp hội thương mại thuốc lá với những đối thủ cạnh tranh

có thể là một diễn đàn phù hợp để thảo luận và xem xét các vấn đề của ngành

như các vấn đề về pháp quy hoặc những biện pháp chống buôn bán phi pháp

Tuy nhiên, những cuộc gặp mặt của hiệp hội thương mại không được sử dụng

làm diễn đàn để thảo luận hoặc trao đổi bất cứ thông tin thương mại hoặc nhạy

cảm nào

Những thỏa thuận phi cạnh tranh cũng có thể xảy ra khi quản lý các mối quan hệ

với các bên thứ ba, ví dụ như các khách hàng hoặc các nhà phân phối

Tùy theo những luật lệ liên quan, chúng ta không được:

• áp đặt hoặc thỏa thuận những mức giá bán lại cố định hoặc tối thiểu với các

khách hàng hoặc các nhà phân phối hoặc ép buộc mức lợi nhuận của họ hay

mức chiết khấu tối đa họ có thể đưa ra;

• hạn chế địa bàn hay các nhóm khách hàng mà khách hàng hoặc nhà phân phối

của chúng ta có thể bán lại sản phẩm mà không có lý do chính đáng

Độc Quyền hoặc Lạm Dụng Vị Thế Thị Trường Vượt Trội

Ở nhiều quốc gia, những quy định bổ sung có thể yêu cầu công ty không được

lạm dụng vị thế vượt trội trong thị trường, nếu có Trong những môi trường này,

chúng ta có thể bị giới hạn khả năng hành động theo những cách nhất định Đặc

biệt, trong khi không ngừng cạnh tranh tích cực trong kinh doanh, chúng ta phải

cẩn thận tránh để những hoạt động của mình làm sai lệch cuộc cạnh tranh một

cách thiếu công bằng, ví dụ như bằng cách ép buộc các đối thủ cạnh tranh rời

khỏi thị trường hoặc ngăn những đối thủ mới xâm nhập thị trường

Điều quan trọng là cần tìm kiếm chỉ dẫn pháp lý trong những tình huống mà công

ty có sức ảnh hưởng thị trường đáng kể, và có triển vọng hợp lý rằng các hoạt

động của chúng ta có thể ngăn chặn các đối thủ cạnh tranh xâm nhập thị trường

Các hoạt động như các chương trình chiết khấu, quảng cáo hoặc khuyến mại,

thoạt nhìn có vẻ có ích hay vô hại, cần được suy tính cẩn thận để tránh gây tổn

hại tới hoạt động cạnh tranh trong dài hạn hoặc phân biệt đối xử một cách không

công bằng giữa các khách hàng

Nhiệm vụ của tất cả chúng ta:

• tìm kiếm chỉ dẫn pháp lý trong những tình huống khi các chương trình chiết

khấu, quảng cáo hay thương mại, hoặc bất cứ hoạt động nào khác có khả năng

dẫn tới việc lạm dụng vị thế vượt trội Điều này bao gồm:

- nhóm lại hay ràng buộc những sản phẩm và dịch vụ khác biệt lại với nhau;

- sử dụng những chương trình kích thích tiêu dùng hay chiết khấu quá gây

hấn nhằm loại bỏ các đối thủ cạnh tranh;

- phân biệt đối xử một cách bất công giữa các khách hàng, ví dụ tính giá

khác nhau cho những khách hàng đặt hàng giống nhau mà không có lý do

khách quan;

- hạn chế sản xuất làm thiệt hại cho các khách hàng;

- từ chối cung ứng cho những khách hàng mới và hiện tại mà không có lý do

khách quan

Thu Thập Thông Tin

Thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu và thông tin thị trường là một công cụ cạnh

tranh hợp pháp Tuy nhiên, chúng ta phải cẩn thận khi thu thập thông tin về các

đối thủ cạnh tranh Những nguồn thông tin hợp pháp bao gồm: phương tiện truyền

thông; internet và trang web của công ty; những điều tra có uy tín trong ngành; các

báo cáo thường niên; các bài phát biểu công khai của cấp lãnh đạo công ty; những

hồ sơ nộp cho các cơ quan chính phủ có thể công khai; việc thu thập dữ liệu tại

điểm bán hàng thông qua sử dụng thiết bị điện tử do Công ty cung cấp, ví dụ như

Siebel, và trò chuyện với khách hàng, nhưng không phải với mục đích cụ thể là lấy

thông tin bí mật

Chúng ta phải:

• biết rõ những thông tin cạnh tranh nào có thể thu thập và cách sử dụng;

• bảo đảm rằng thông tin cạnh tranh của riêng chúng ta không bị tiết lộ trực tiếp hay

gián tiếp cho các đối thủ cạnh tranh

Tuỳ theo những luật lệ liên quan, chúng ta không được:

• cố gắng tiếp cận thông tin về công việc kinh doanh của đối thủ cạnh tranh bằng

những cách thức phi pháp hoặc không phù hợp, bao gồm:

- dính líu tới gián điệp công nghiệp hoặc bí mật theo dõi để tiếp cận thông tin

không được công khai;

- tuyển dụng các nhân viên của các đối thủ cạnh tranh nhằm mục đích lấy

thông tin bí mật hoặc nhạy cảm trong thương mại;

- tiếp cận với các khách hàng hoặc nhân viên của các đối thủ cạnh tranh để lấy

thông tin bí mật;

• sử dụng bất cứ phương thức nào khác để lấy thông tin có thể bị xem là không phù

hợp hay phi pháp;

• chấp nhận, tiết lộ hoặc sử dụng thông tin mà chúng ta biết hoặc có lý do để tin

rằng thông tin được tiết lộ vi phạm quy định nghĩa vụ chung về bảo mật hoặc một

thỏa thuận bảo mật giữa một bên thứ ba và một đối thủ cạnh tranh, ví dụ như

thông tin về dự thảo của đối thủ cạnh tranh, trong quá trình đàm phán

4 Chống Hối Lộ và Tham Nhũng

Tuân thủ những quy định pháp lý về hối lộ và tham nhũng là bắt buộc Chúng ta

không được đề nghị, đưa hay nhận bất cứ món quà, khoản thanh toán hay lợi ích

nào khác để đem lại một lợi thế không chính đáng cho Imperial Tobacco

Hầu hết các quốc gia đều có luật xem việc hối lộ và tham nhũng là phạm pháp

Ngày càng có nhiều các quốc gia buộc tội và truy tố các hành vi hối lộ diễn ra

bên ngoài lãnh thổ của họ

Việc vi phạm những luật này là một tội hình sự nghiêm trọng đối với các cá nhân

và công ty có liên quan Những hình phạt thường bao gồm phạt tù, phạt hành

chính nặng (đối với cả công ty và các cá nhân) và thiệt hại lớn tới uy tín của công

ty Các công ty có thể được yêu cầu tự báo cáo những vi phạm của nhân viên tới

các cơ quan hành pháp

Những tội phạm tham nhũng chủ yếu là:

• đưa (hoặc đề nghị đưa) hối lộ;

• nhận hối lộ

Những khoản hối lộ có thể bao gồm tiền, các dịch vụ, quà cáp, tiêu khiển quá

mức hoặc không chính đáng và những lợi ích tương tự khác (bao gồm cả những

ưu đãi) Việc đưa, đề nghị hoặc nhận bất cứ thứ gì trong những khoản này có

thể được quy là hối lộ, nếu mục đích là để giành hoặc duy trì hoạt động kinh

doanh hoặc kiếm lợi thế không chính đáng nào dưới bất kỳ hình thức nào

Của hối lộ không nhất thiết bao gồm những khoản tiền lớn Những khoản tiền

nhỏ trả cho các quan chức chính phủ hoặc các đại diện công quyền thường

được xem là các khoản chi phí bôi trơn, và có thể đưa trực tiếp hay gián tiếp,

bao gồm thông qua một bên thứ ba Người nhận hối lộ có thể bao gồm các

khách hàng, các nhà cung cấp, các quan chức chính phủ và các đại diện chính

trị cùng gia đình và bạn bè của họ Chúng ta không bao giờ được dính líu tới

hành vi tham nhũng, và các nhà phân phối, tư vấn viên hay các đại diện thay mặt

chúng ta làm việc cũng vậy

Các Quan Chức Chính Phủ

Quan chức chính phủ là người nắm giữ chức vụ lập pháp, hành pháp hoặc tư

pháp, ở cấp trung ương hay địa phương, hoặc là người có khả năng ảnh hưởng

tới các hoạt động của những người này Ngoài ra, người chịu trách nhiệm cá

nhân đối với việc thực hiện một chức năng công, kể cả những người làm việc

cho một tổ chức công quốc tế hoặc một doanh nghiệp nhà nước, cũng phải

được xem là quan chức nhà nước

Phải luôn thận trọng khi làm việc với các quan chức chính phủ và các công chức,

cán bộ hải quan và các nhân viên của các doanh nghiệp do nhà nước sở hữu

hay kiểm soát, và bất cứ thành viên gia đình hay bạn bè nào hoặc người có liên

quan với những người này để tránh bất cứ gợi ý hành vi tham nhũng nào

Sử Dụng hoặc Thanh Toán cho các Tư vấn viên

Việc bổ nhiệm, sử dụng hoặc thanh toán cho tư vấn viên, cố vấn, đối tác làm ăn

hoặc người trung gian của bên thứ ba khác (sau đây gọi là "tư vấn viên") đều

đưa tới những rủi ro cụ thể

Những luật lệ về hối lộ và tham nhũng áp dụng cho cả nhân viên lẫn các tư vấn

viên đại diện cho chúng ta Hãy thận trọng với các "dấu hiệu cảnh báo" bao gồm:

• ở những quốc gia có tiền sử về tham nhũng;

• Tư vấn viên không cư ngụ thường trú hoặc sử dụng các công ty vỏ bọc hay

công ty ma;

• Tư vấn viên có liên quan tới, hoặc được giới thiệu bởi một quan chức chính

phủ;

• những yêu cầu thanh toán "khẩn cấp" các khoản hoa hồng cao liên quan đến

các dịch vụ được đề xuất hoặc yêu cầu sử dụng một tài khoản ngân hàng ở

nước ngoài hoặc của bên thứ ba;

• khi Tư vấn viên từ chối ký kết hợp đồng theo những tiêu chuẩn của Imperial

Khi sử dụng tư vấn viên bạn phải:

• xử lý các "dấu hiệu cảnh báo" cho thấy có nguy cơ tham nhũng;

• tiến hành kiểm tra cẩn thận toàn diện đối với bất cứ tư vấn viên đề xuất nào, tìm

kiếm trợ giúp từ bộ phận Quản Lý Rủi Ro và An Ninh Tập Đoàn;

• được phép của bộ phận Pháp Lý Tập Đoàn trước khi làm việc với bất cứ tư vấn

viên nào;

Các khoản thanh toán bôi trơn

Nhiều quốc gia không phân biệt giữa thanh toán bôi trơn và hối lộ Thanh toán

bôi trơn là những khoản hối lộ hay chi trả nhỏ được đưa trực tiếp hay gián tiếp

cho các công chức để thực hiện hoặc đẩy nhanh tốc độ thực hiện một hoạt động

thông thường hoặc để tránh những trì hoãn của bộ máy quan liêu Ví dụ, để xin

giải phóng hàng hóa từ hải quan hoặc để nhận hộ chiếu, thị thực, lắp đặt điện

thoại hay cung cấp tiện ích

Trong bất cứ trường hợp nào và bất kể địa bàn nào, cũng không được phép

trả hay cho phép trả khoản thanh toán bôi trơn vì Tập đoàn đặt trụ sở chính tại

Vương Quốc Anh nơi tất các các khoản thanh toán bôi trơn bị xem là phi pháp,

bất chấp luật pháp hay văn hóa sở tại

Khi bạn gặp tình huống mà sự an toàn của bản thân có khả năng bị đe dọa nếu

từ chối thực hiện một thanh toán bôi trơn, bạn phải ngay lập tức, trong chừng

mực có thể, yêu cầu trợ giúp và chỉ dẫn từ bộ phận Quản Lý Rủi Ro và An Ninh

Tập Đoàn hoặc bộ phận Pháp Lý Tập Đoàn để tìm giải pháp Bạn không bao giờ

được tự đưa mình vào vòng nguy hiểm và nếu xét thấy cần phải trả một khoản

tiền để ngăn chặn một mối đe dọa trực tiếp đến sự an toàn của bản thân, bạn cứ

làm Tuy nhiên bạn phải báo cáo ngay việc này bằng văn bản cho cấp trên và bộ

phận Quản Lý Rủi Ro và An Ninh Tập Đoàn

Chúng ta phải:

• báo cáo mọi yêu cầu hoặc đòi hỏi về hối lộ của bên thứ ba cho cấp trên, luật sư

tại địa phương và bộ phận Pháp Lý Tập Đoàn;

• tuân thủ những quy định đặc biệt áp dụng cho các quan chức chính phủ hoặc

Tư vấn viên;

• xử lý tất cả các "dấu hiệu cảnh báo" cho thấy có nguy cơ tham nhũng;

• tích cực ngăn chặn việc sử dụng các khoản thanh toán bôi trơn trong các thị

trường nơi chúng ta hoạt động;

• tìm kiếm chỉ dẫn từ cấp trên, luật sư tại địa phương hoặc bộ phận Pháp Lý Tập

Đoàn

Chúng ta không được:

• trả, đề nghị, nhận hoặc cho phép hối lộ hoặc thanh toán bôi trơn, hoặc yêu cầu

người khác làm điều đó;

• đề nghị hoặc cho ai bất cứ thứ gì có giá trị nhằm mục đích giành được hay duy

trì hoạt động kinh doanh hoặc với các mục đích khác Điều này bao gồm các

khoản trả để giảm thuế hoặc thuế hải quan

• trả hoặc cho phép trả những khoản chi không chính đáng hay hối lộ cho quan

chức chính phủ hay nhân viên của doanh nghiệp do nhà nước sở hữu hoặc

kiểm soát;

• cố gắng thuyết phục quan chức nhà nước làm điều phi pháp;

• bỏ qua hoặc không báo cáo một hoạt động tham nhũng;

• thiết lập quĩ đen (ví dụ như một khoản tiền mặt bí mật hoặc tài khoản để ngoài

sổ sách) vì bất cứ mục đích gì;

• khuyến khích hay tạo điều kiện cho người khác vi phạm hoặc bỏ qua một hành

động tham nhũng

5 Quà Tặng và Chiêu Đãi

Khi đưa hoặc nhận quà tặng hoặc chiêu đãi, chúng ta phải bảo đảm rằng việc đó

không được làm sai lệch mối quan hệ kinh doanh của chúng ta, tạo ra xung đột

quyền lợi hoặc bị xem là một khoản hối lộ

Trao đổi quà tặng và chiêu đãi có thể giúp xây dựng quan hệ trong kinh doanh,

nhưng cũng có thể khiến chúng ta khó giữ được sự khách quan đối với người

hoặc công ty đang cùng làm việc Việc trao đổi quà và chiêu đãi trong những

giới hạn phù hợp tuy là những thông lệ kinh doanh được chấp nhận, có thể tạo

ra xung đột quyền lợi

Xung đột quyền lợi cũng có thể xảy ra khi bạn cho hoặc nhận các ưu đãi hoặc

những đối xử đặc biệt không dính đến bất kỳ giá trị tài chính nào Những đối xử

đặc biệt như vậy nhìn chung khuyến khích sự trông đợi "được đền đáp" và có

thể làm sai lệch mối quan hệ kinh doanh

Cụm từ "quà tặng và chiêu đãi" dùng để chỉ bất cứ thứ gì có giá trị thực sự hay

được xem là có giá trị, và bao gồm quà tặng cá nhân, phiếu đổi quà, chiết khấu

khoặc tiền mặt, vé tham gia các sự kiện, du lịch, ăn uống tại nhà hàng, nơi ở tại

khách sạn và mời chào tuyển dụng hoặc các hợp đồng cho bạn bè và người

thân

Một số loại quà tặng và giải trí - do giá trị thấp và bản chất của chúng - nằm trong

những giới hạn hợp lý và được phép cho hay nhận không cần phải xin phép

trước, miễn là vì mục đích công việc chính đáng

Tại Anh Quốc, ngưỡng được coi là hợp lý và chấp nhận được là 200 bảng Anh

(từ một nguồn trong một năm dương lịch) Ở những quốc gia khác nơi chúng ta

kinh doanh, mức 200 bảng Anh có thể là quá cao đối với những quy định pháp lý

của địa phương hay lý do khác Giám đốc các bộ phận chức năng và Giám đốc

khu vực phải đưa ra và triển khai chỉ dẫn bằng văn bản về giá trị tối đa của quà

tặng và giải trí được chấp nhận đối với từng thị trường trong mỗi năm dương lịch

(sau đây gọi là "Hạn Mức qui định-HMQĐ") Không có HMQĐ nào được phép

vượt quá 200 bảng Anh

Sơ đồ bên dưới nêu ra quy trình mà mọi nhân viên phải tuân theo đối với việc cho

và nhận các món quà tặng và chiêu đãi Phải có đồng ý trước bằng văn bản của cấp

trên cho những món quà tặng hoặc chiêu đãi có giá trị vượt quá 200 bảng Anh hoặc

HMQĐ Có những quy định bổ sung nếu việc tặng quà hay chiêu đãi liên quan đến

viên chức chính phủ hoặc đại diện công quyền.

Quà tặng hoặc chiêu đãi (cho và nhận)

THƯỜNG ĐƯỢC CHẤP NHẬN THẬN TRỌNG KHI THỰC HIỆN LUÔN LUÔN KHÔNG

ĐƯỢCCHẤP NHẬN

• Giá trị thấp (dưới 200

bảng Anh hoặc HMQĐ)

VÀ

• Bữa ăn thông thường,

thể thao/giải trí văn hóa;

HOẶC

• Hàng khuyến mãi; HOẶC

• Quà tặng vừa phải

• Liên đới của quan chức hoặc

nhân viên chính phủ

1 Phê duyệt trước bằng văn bản từ

Giám Đốc Khu Vực hoặc Giám

• Có liên quan đến của quan chức hoặc nhân viên chính phủ

• Tiền mặt hoặc tương đương với tiền mặt; HOẶC

• Không có mục đích công việc chính đáng; HOẶC

• Bất cứ điều gì phi pháp hoặc không phù hợp; HOẶC

• Bất cứ điều gì bạn sẽ cảm thấy không thoải mái nếu bị công khai trước công chúng

Các quan chức và nhân viên chính phủ

Chúng ta phải tránh tặng quà, ưu đãi hoặc chiêu đãi các quan chức và nhân viên

chính phủ, vì làm vậy có thể bị hiểu lầm là hối lộ và có thể bị nghiêm cấm theo

luật pháp địa phương Nhận quà tặng và chiêu đãi từ các quan chức và nhân

viên chính phủ cũng phải thận trọng vì những lý do tương tự

Chúng ta cũng chịu trách nhiệm đối với bất cứ món quà, ưu đãi hoặc chiêu đãi

được các bên thứ ba, cố vấn hoặc tư vấn viên đại diện cho công ty tặng cho các

quan chức chính phủ

Đôi khi có thể tặng quà hoặc chiêu đãi quan chức hoặc nhân viên chính phủ vì

mục đích công việc chính đáng Các món quà như vậy phải tuân thủ những quy

định đặc biệt Phải có sự chấp thuận trước bằng văn bản từ Giám đốc Khu vực

hoặc Giám đốc bộ phận phòng ban, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Giám

Đốc Chính Trực trong Thương Mại, và phải ghi nhận vào Sổ Đăng Ký Quà Tặng

tại địa phương (xem bên dưới)

Sổ Đăng Ký Quà Tặng và Chiêu đãi

Mọi món quà tặng hoặc chiêu đãi có giá trị vượt quá 200 bảng Anh hoặc HMQĐ

HOẶC có liên quan tới một quan chức hoặc nhân viên chính phủ - cũng như

những dịp cần được cho phép trước bằng văn bản - phải được ghi nhận vào

Sổ Đăng Ký Quà Tặng và Chiêu đãi tại địa phương (sau đây gọi là “Sổ Đăng Ký

Quà Tặng”)

Nếu bạn tuân thủ quy trình chính thức vốn minh bạch và thống nhất trong toàn

bộ Tập Đoàn, cả bạn và Công ty đều không thể bị quy kết có hành vi sai trái hoặc

không phù hợp

Sổ Đăng Ký Quà Tặng phải được lập và duy trì trong mọi bộ phận phòng ban

ở cấp địa phương, và cung cấp một danh sách ghi nhận tất cả những món quà

tặng và chiêu đãi vượt mức 200 bảng Anh hoặc HMQĐ, hoặc có liên quan tới

một quan chức hoặc nhân viên chính phủ Sổ đăng ký này cũng cần lưu các chi

tiết về qui trình phê duyệt cho từng trường hợp được ghi nhận

Chúng ta phải:

• luôn xin phép trước bằng văn bản từ Giám đốc bộ phận phòng ban, hoặc Giám

đốc khu vực, trước khi tặng hoặc nhận bất cứ thứ gì, dù cho giá trị là bao nhiêu,

liên quan đến quan chức hoặc nhân viên chính phủ;

• có mục đích công việc chính đáng cho việc tặng quà và chiêu đãi;

• luôn tham khảo ý kiến cấp trên để được chỉ dẫn và cho phép bằng văn bản

trước khi tặng hoặc nhận bất cứ món quà hoặc chiêu đãi nào có giá trị trên 200

bảng Anh hoặc HMQĐ tương ứng;

• bảo đảm rằng tất cả các món quà và giải trí có giá trị trên 200 bảng Anh hoặc

HMQĐ tương ứng được ghi nhận chính xác vào Sổ Đăng Ký Quà Tặng tại địa

phương

Chúng ta không được:

• đề xuất, đưa hoặc nhận bất cứ thứ gì phi pháp hoặc trái đạo đức, hoặc những

thứ sẽ dẫn tới vi phạm luật pháp hoặc QTƯX;

• đề xuất, đưa hoặc nhận bất cứ khoản tiền mặt hay lợi ích nào để đổi lấy ưu đãi

thương mại, ví dụ như từ một nhà cung cấp để đổi lấy hợp đồng

Quà tặng không trả lại được

Cấp trên của bạn sẽ xác định cần làm gì với những món quà có giá trị trên 200

bảng Anh hoặc HMQĐ tương ứng Trong những trường hợp thông thường,

những món quà như thế cần được từ chối lịch sự hoặc trả lại Tuy nhiên nếu

không tiện trả lại (ví dụ nếu điều này có thể gây mất lòng nghiêm trọng), có thể

nhận món quà trên cơ sở đây là quà tặng dành cho Công ty, không phải cho

riêng cá nhân bạn Trong những trường hợp này, cần tuân thủ những quy trình

thông thường về ghi nhận quà tặng trong Sổ Đăng Ký Quà Tặng tại địa phương

VÀ phải thông báo bằng văn bản tới Giám đốc bộ phận Chính Trực trong

Thương Mại Giám đốc bộ phận Chính Trực trong Thương Mại, cùng với Giám

đốc bộ phận phòng ban của bạn, hoặc Giám đốc khu vực sẽ quyết định cách xử

lý món quà

Thường được chấp nhận, không cần cho phép trước:

• bữa tối giản dị với các đối tác kinh doanh, khách hàng hoặc nhà cung cấp;

các sự kiện thể thao, sân khấu hay văn hóa thông thường, miễn là có một

mục đích công việc chính đáng;

• các vật dụng khuyến mãi có giá trị không đáng kể như bút, lịch, treo chìa

khóa, miễn là chúng thường được tặng cho các nhà cung cấp và các

khách hàng;

• những ví dụ tương tự về quà tặng và giải trí miễn là chúng có giá trị thấp

hơn HMQĐ

Luôn không được chấp nhận:

• bất cứ thứ gì phi pháp hoặc có thể xem là vi phạm luật pháp địa phương

hoặc QTƯX;

• quà tặng bằng tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt; vé xem các sự kiện

văn hóa thể thao để sử dụng cá nhân;

• đề xuất, đưa hoặc nhận bất cứ thứ gì là một phần của một thỏa thuận để

làm hoặc nhận lại điều gì đó;

• bất cứ sự kiện nào có thể được coi là không phù hợp, ví dụ như giải trí có

xu hướng tình dục, hoặc bất cứ thứ gì khác có thể tác động bất lợi tới danh

tiếng của Imperial Tobacco

6 Quan Hệ Cung Ứng và Thu Mua có Trách Nhiệm

Chúng ta chỉ đặt quan hệ kinh doanh với những nhà cung cấp đáng tin cậy có uy

tín thực hiện công việc theo phong cách chuyên nghiệp và có đạo đức

Chúng ta rất tự hào về danh tiếng của tập đoàn trong việc quản lý các mối quan

hệ đối tác chuyên nghiệp với các nhà cung cấp theo cách hỗ trợ lẫn nhau, cởi

mở và cộng tác Việc phát triển và duy trì những mối quan hệ cởi mở, trung thực

và công bằng với những nhà cung cấp tin cậy là điều thiết yếu cho thành công

kinh doanh dài hạn

Những mối quan hệ với nhà cung cấp phải được duy trì trên cơ sở vô tư, công

bằng và trung thành giữa hai bên Chúng ta có trách nhiệm lựa chọn và làm việc

với các nhà cung cấp nào thể hiện cam kết của chúng ta làm kinh doanh với sự

chính trực

Đôi khi chúng ta phải đánh giá lại các nhà cung cấp dựa trên quyết định công

bằng thông qua việc sử dụng các tiêu chí khách quan như tính thích hợp của sản

phẩm hoặc dịch vụ và giá cả, chất lượng, hiệu quả làm việc, độ tin cậy và sự tín

nhiệm

Chúng ta phải:

• sử dụng phương pháp đáng tin cậy khi lựa chọn nhà cung cấp, hoàn tất các

kiểm tra ban đầu để bảo đảm rằng những cách thức hoạt động của họ không

làm tổn hại đến danh tiếng của tập đoàn dưới mọi hình thức;

• bảo đảm phần QTƯX được đưa vào tất cả các hợp đồng với những nhà cung

cấp chính thức (bằng cách tham chiếu đến trang web của tập đoàn) để bảo

đảm họ hiểu rõ các tiêu chuẩn đạo đức của chúng ta và đồng ý tuân thủ những

nguyên tắc nền tảng của QTƯX;

• bảo đảm rằng các nhà cung cấp hàng ngày, ví dụ như các nhà thầu bảo trì văn

phòng và vệ sinh hiểu rõ QTƯX cũng được áp dụng cho họ;

• khuyến khích và giúp đỡ tất cả các nhà cung cấp áp dụng các tiêu chuẩn của

chúng ta;

• luôn hành động theo Chính Sách Thu Mua của Tập Đoàn;

• phản ánh bất cứ quan ngại nào liên quan tới các hoạt động của nhà cung cấp

tới bộ phận Tuân Thủ Chính Sách Tập Đoàn để điều tra những rủi ro tiềm ẩn

Chúng ta không được:

7 Tham Gia Chính Trị và Hiến Tặng

Việc tiếp xúc với các chính phủ, cơ quan lập pháp, các cơ quan trong ngành và

những nhóm quyền lợi công là một yếu tố quan trọng và cần thiết cho công việc

kinh doanh Tất cả những tiếp xúc này phải được thực hiện một cách hợp pháp và

vì quyền lợi tốt nhất của Imperial Tobacco Group PLC

Trong tất cả các hoạt động tiếp xúc về kinh doanh, chúng ta phải duy trì tính

trung lập về chính trị

Imperial Tobacco công nhận quyền của các nhân viên được tham gia vào hoạt

động chính trị với tư cách cá nhân Tuy nhiên, phải bảo đảm rằng các quan điểm

và ý kiến cá nhân không được xem là quan điểm và ý kiến của Công ty

Tham Gia Chính Trị

Ở một số quốc gia nơi chúng ta hoạt động, luật pháp địa phương cho phép các

nhân viên thành lập các ủy ban hoạt động chính trị hoặc những tổ chức tương

tự Ở những nơi đó các tổ chức này được phép hoạt động, miễn là nhận được

phê duyệt trước bằng văn bản từ Ban Giám Đốc của tập đoàn Imperial Tobacco

Trong trường hợp do yêu cầu công việc phải có liên hệ với chính phủ, các cơ

quan lập pháp và các cơ quan trong ngành hoặc các nhóm quyền lợi công:

Chúng ta phải:

• áp dụng nghiêm ngặt chỉ dẫn từ các bộ phận Ngoại Vụ và Thông Tin Tập Đoàn

Tham khảo phần Nguồn Tư Liệu Các Vấn Đề Ngoại Vụ (CAIR) của mạng nội

bộ để truy cập các tài liệu chỉ dẫn và phần Liên Lạc Bên Ngoài của QTƯX để

biết thêm thông tin;

• tránh đưa quà tặng, ưu đãi hoặc dịch vụ giải trí cho các quan chức và nhân viên

chính phủ, vì có thể bị hiểu lầm là có hành vi hối lộ và có thể bị nghiêm cấm

theo luật pháp địa phương Những món quà như vậy phải tuân theo những quy

định đặc biệt được đề cập ở trang 26 và 27 của QTƯX này

Chúng ta không được:

• đaị diện hoặc tuyên bố mình đang đại diện cho Công ty trong các hoạt động

chính trị mà chúng ta tham gia với tư cách cá nhân

Hiến Tặng Mang Tính Chính Trị

Chính Sách Tập Đoàn là không thực hiện bất cứ việc hiến tặng nào cho các

đảng phái chính trị hay cho các cá nhân có liên quan Chỉ có Ban Lãnh đạo của

Imperial Tobacco Group mới có quyền phê duyệt bất cứ đóng góp dự kiến nào

cho một đảng chính trị hoặc thực hiện các hiến tặng mang tính chính trị

8 Hải Quan và Thuế

Chúng ta phải hành xử với sự chính trực trong tất cả các liên hệ với cơ quan chính

phủ, bao gồm cả nhân viên hải quan và thuế vụ

Sản phẩm của chúng ta, bất kể là nội địa hay nhập khẩu, bị chi phối bởi các luật

lệ và quy định của hải quan và thuế vụ và chúng ta phải hiểu rõ và luôn tuân thủ

những luật lệ và quy định có liên quan tới các sản phẩm và dịch vụ của chúng ta

Chúng ta phải tuân theo tất cả các quy định về thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia

tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt và những loại thuế tương tự phải đóng liên quan đến

các sản phẩm của chúng ta ngoài thuế, thế chấp hoặc những quy định khác kiểm

soát thuế, việc vận chuyển miễn hay hoãn thuế

Đôi khi phát sinh những tình huống phải tiêu hủy một số sản phẩm đã đóng thuế

Điều này thường do hàng hết hạn sử dụng, hàng bị hư hại hoặc bị ô nhiễm, gói

hàng theo yêu cầu pháp lý hay tiếp thị, thay đổi thông số kỹ thuật sản phẩm và

sản phẩm do khách hàng hoặc người tiêu dùng trả lại Tại nhiều thị trường chúng

ta có thể yêu cầu hoàn thuế từ cơ quan thuế vụ và hải quan địa phương khi tiêu

hủy những sản phẩm này

Chúng ta phải:

• bảo đảm hoàn tất đầy đủ chính xác mọi thủ tục giấy tờ cần thiết liên quan đến

việc tiêu hủy tại địa phương và yêu cầu hoàn thuế có kèm thông tin về số lượng

sản phẩm và giá trị;

• bảo đảm moị hồ sơ giấy tờ luôn được tuân thủ tất cả những quy định của thuế

vụ và hải quan địa phương;

• bảo đảm các sản phẩm được tiêu hủy có sự giám sát và các hồ sơ sổ sách kế

toán và tài chính được cập nhật chính xác ghi nhận những vụ tiêu hủy này;

• hiểu rõ và tuân thủ tất cả những quy định và hạn chế liên quan tới làm việc với

các quan chức chính phủ, các nhân viên hay nhà thầu của họ Tham khảo phần

Chống Hối Lộ và Tham Nhũng và Quà Tặng và Giải Trí của QTƯX để biết

thêm thông tin;

• trung thực, chính xác và cởi mở trong tất cả những tuyên bố và chứng nhận của

chúng ta