KLTN nhân viên căn phòng

Mô tả vị trí công việc của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp − Giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ, thủ tục, chế tài, chính sách của doanh nghiệp các công việc hành chính tổng

1

MỤC LỤC

I PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Giới thiệu về cơ quan thực hành nghề nghiệp 3

1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp 3

1.2 Ngành nghề kinh doanh: 3

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của công ty 4

2 Giới thiệu về cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 4

2.1 Họ tên, chức vụ của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 4

2.2 Mô tả vị trí công việc của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 4 2.3 Mô tả chi tiết các công việc thường xuyên của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp 4

II NỘI DUNG 5

1 Trình bày nội dung các công việc của một hoặc một số vị trí nghề nghiệp tại cơ quan thực hành nghề nghiệp 5

2 Mô tả các công việc đã được giao thực hiện và kết quả thực hiện 6

2.1 Đăng tin tuyển dụng 6

2.2 Duyệt hồ sơ ứng viên 7

2.3 Gọi điện thoại cho ứng viên lên lịch phỏng vấn và gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu 7

2.4 Soạn, sắp xếp và kiểm tra hồ sơ nhân viên mới 7

2.5 Kiểm tra và nhập data hồ sơ của nhân viên 7

2.6 Đăng ký mã số thuế cho nhân viên mới 8

3 Đánh giá sự phù hợp của năng lực bản thân trong việc thực hiện các công việc được giao 8

4 Nêu những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện các công việc được giao 8

2

4.1 Đối với công việc Đăng tin tuyển dụng: 8

4.2 Đối với công việc Gọi điện thoại và gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu 8

4.3 Đối với công việc Soạn, sắp xếp hồ sơ nhân viên mới 9

5 Rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân 9

5.1 Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc 9

5.2 Bài học kinh nghiệm về kỹ năng, kiến thức 10

5.3 Bài học kinh nghiệm về thái độ 11

III KẾT LUẬN 11

IV XÁC NHẬN CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 13

3

I PHẦN MỞ ĐẦU

1 Giới thiệu về cơ quan thực hành nghề nghiệp

1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp

Tên công ty: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CHẾ BIẾN THỰC

PHẨM XUẤT NHẬP KHẨU – THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ THƯỢNG CAO

Trụ sở chính: Khu công nghiệp Thuận Yên, Phường Hòa Thuận, Thành phố

Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam, Việt Nam

Mã số doanh nghiệp: 4000393012 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam

cấp ngày 28/11/2012

Vốn điều lệ: 4.702.000.000 đồng

Người đại diện theo pháp luật của công ty : Giám đốc Tăng Thượng Lâm

1.2 Ngành nghề kinh doanh:

Sản xuất thực phẩm chưa được phân vào đâu

Chi tiết: chế biến hàng nông sản, thực phẩm, các sản phẩm từ cây điều

Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống

Chi tiết: mua bán hàng nông sản thực phẩm, các sản phẩm từ cây điều Chế biến

và bảo quản rau quả

Dịch vụ lưu trú ngắn ngày; Vận tải hàng hóa bằng đường bộ; Vận tải hành khách đường bộ khác

Chi tiết: vận tải khách du lịch, vận tải khách theo hợp đồng

Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa; Kho bãi và lưu giữ hàng hóa; Bán buôn đồ uống

Chi tiết: mua bán rượu, bia, nước giải khát

Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép; Sản xuất vali, túi xách và các loại tương tự, sản xuất yên đệm; Sản xuất hàng may sẵn( trừ trang phục)

Chi tiết: gia công, sản xuất hàng may mặc

4

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của công ty

Sơ đồ bộ máy điều hành

2 Giới thiệu về cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp

2.1 Họ tên, chức vụ của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp

Bà Nguyễn Thị Diệp - Trưởng phòng hành chính

2.2 Mô tả vị trí công việc của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp

− Giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ, thủ tục, chế tài, chính sách của doanh nghiệp (các công việc hành chính tổng hợp)

− Tham gia các hoạt động liên quan đến nhân sự

− Lên kế hoạch và tham mưu cho Ban Giám đốc hoặc cấp trên các quy định, chế tài có liên quan đến lĩnh vực hành chính của doanh nghiệp 2.3 Mô tả chi tiết các công việc thường xuyên của cán bộ hướng dẫn thực hành nghề nghiệp

− Giải quyết các chế độ cho nhân viên, phụ trách các vấn đề liên quan đến BHYT, BHXH, phúc lợi

− Tổ chức khen thưởng, kỷ luật, mở các lớp đào tạo nhằm nâng cao trình

độ cho nhân viên Ngoài ra cũng đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động

Tổng giám đốc

Trưởng phòng hành

chính

Trưởng phòng kinh

doanh

Trưởng phòng vận chuyển

5

− Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức các hoạt động, sự kiện trong

và ngoài của công ty

− Phối hợp với bộ phận, đơn vị khác có liên quan cùng quản lý và theo dõi việc thực hiện, tuân thủ các quy định, nội quy từ phía nhân viên

− Thực hiện soạn thảo các văn bản, công văn và quản lý các biểu mẫu, văn thư được lưu hành nội bộ doanh nghiệp

− Hỗ trợ phòng nhân sự tìm kiếm các ứng viên tiềm năng thông qua các kênh tuyển dụng, các trang mạng xã hội, liên hệ ứng viên và gửi thư phỏng vấn

− Phân công công việc, theo dõi, nhắc nhở nhân viên trong phòng hoàn thành công việc đã được giao

− Đảm bảo về trang thiết bị, máy móc và tài sản chung của công ty, môi trường làm việc cũng như môi trường văn hóa cho toàn bộ công nhân viên của doanh nghiệp, công ty

− Theo dõi và quản lý chi tiêu từng tháng của các bộ phận trong công ty

− Lên kế hoạch và chiến lược cụ thể để tham mưu với Ban Giám đốc về các vấn đề có liên quan đến mảng hành chính văn phòng của doanh nghiệp

II NỘI DUNG

1 Trình bày nội dung các công việc của một hoặc một số vị trí nghề nghiệp tại cơ quan thực hành nghề nghiệp

Trong tuần đầu tiên thực tập, tôi đã có cơ hội tìm hiểu và trải nghiệm vị trí nhân viên hành chính

Mô tả công việc của nhân viên hành chính

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

6

Nhân viên hành chính có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,… được gửi đến công ty Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác Hành chính văn phòng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của công ty

Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đều được đưa đến hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý

Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết

Công tác lễ tân

Nhân viên hành chính có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại công ty

Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị tài liệu, giấy

tờ, nước uống,… theo yêu cầu

Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc tốt nhất của nhân viên

Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá trình làm việc của công ty

2 Mô tả các công việc đã được giao thực hiện và kết quả thực hiện

2.1 Đăng tin tuyển dụng

7

Đăng tin tuyển dụng là hình thức công ty thông tin đến ứng viên những vị trí công việc mà công ty đang cần tuyển dụng Đây được xem là công việc rất quan trọng, tạo nguồn tuyển dụng cho công ty Việc đăng tin sẽ giúp ứng viên tiếp cận được với thông tin tuyển dụng của công ty, giúp họ có được quyết định ứng tuyển vào vị trí phù hợp nhất

2.2 Duyệt hồ sơ ứng viên

Đây là bước thực hiện sau phỏng vấn vòng 1 Những hồ sơ đạt sẽ được duyệt

“Đồng ý” trở thành trạng thái Chờ phỏng vấn để thuận lợi cho công việc Tạo lịch phỏng vấn Hồ sơ không đạt sẽ được duyệt “Không đồng ý” trở thành trạng thái “Không phù hợp” để tránh mời phỏng vấn lại gây mất thời gian của Chuyên viên tuyển dụng cũng như ứng viên

2.3 Gọi điện thoại cho ứng viên lên lịch phỏng vấn và gọi ứng viên bổ sung hồ

sơ thiếu

Đối với những ứng viên có kết quả đạt sẽ được gọi điện thoại để hẹn phỏng vấn Nội dung cuộc điện thoại sẽ thống nhất về thời gian và địa điểm phỏng vấn với ứng viên

Sau khi ứng viên đã đậu phỏng vấn và tiến hành nhận việc sau khi kiểm tra hồ

sơ nào thiếu thì sẽ gọi cho ứng viên để bổ sung hồ sơ

2.4 Soạn, sắp xếp và kiểm tra hồ sơ nhân viên mới

Những nhân viên mới sau khi ký hợp đồng nhận việc sẽ nộp lại cho Phòng Nhân sự một bộ hồ sơ Việc sắp xếp và kiểm tra hồ sơ là để đảm bảo hồ sơ đầy

đủ rõ ràng theo đúng yêu cầu của phòng Nhân sự

2.5 Kiểm tra và nhập data hồ sơ của nhân viên

Kiểm tra và nhập data hồ sơ của nhân viên đăng ký giảm trừ gia cảnh và thông tin trên giấy ủy quyền

8

2.6 Đăng ký mã số thuế cho nhân viên mới

3 Đánh giá sự phù hợp của năng lực bản thân trong việc thực hiện các công việc được giao

Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao, với môi trường làm việc chuyên nghiệp và sự hướng dẫn tận tình của các anh/chị nhân viên, bản thân tôi

đã có cơ hội thực hành các kiến thức đã học ở trường và tiếp cận với nhiều mảng công việc hết sức hữu ích cho công việc sau này

Tôi được giao các công việc liên quan đến gọi điện thoại thông báo lịch phỏng vấn tới ứng viên, sắp xếp hồ sơ nhân viên … và rất nhiều công việc liên quan khác nữa

Tuy có những thuận lợi và khó khăn riêng đối với mỗi công việc và còn nhiều thiếu sót trong quá trình thực tập nhưng tôi cũng đã nhân thấy bản thân mình

có đầy đủ kiến thức cũng như là năng lực để hoàn tốt được những yêu cầu công việc mà các anh/chị trong công ty giao phó, tích lũy những kinh nghiệm quý báu từ những bài học thực tế để có thể phát triển nghề nghiệp bản thân trong tương lai

4 Nêu những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện các công việc được giao

4.1 Đối với công việc Đăng tin tuyển dụng:

Thuận lợi: Trước khi thực hiện công việc đều được các anh chị chỉ dẫn rất chi tiết và nhiệt tình

Khó khăn: Trong quá trình đăng bài phải đăng một lượng lớn thông tin nên dễ

bị nhầm lẫn và sai sót

4.2 Đối với công việc Gọi điện thoại và gọi ứng viên bổ sung hồ sơ thiếu

9

Thuận lợi: Được sự chỉ dẫn tẫn tình của anh chị trong phòng Hành chính nên

đã cải thiện được cách gọi điện thoại, xử lý tình huống

Khó khăn: Do kinh nghiệm còn ít nên một số tình huống phát sinh ngoài còn chưa giải quyết được, phải nhờ đến sự giúp đỡ của Chuyên viên tuyển dụng gọi lại gây mất thời gian, gây phiền toái cho ứng viên

4.3 Đối với công việc Soạn, sắp xếp hồ sơ nhân viên mới

Thuận lợi: Trước khi sắp xếp hồ sơ đã được các anh/chị nhân viên hướng dẫn

về cách sắp xếp nên công việc giải quyết khá thuận lợi Thứ tự sắp xếp hồ sơ cũng có sẵn trên mỗi tờ khai hồ sơ nên dễ dàng theo dõi hơn

Khó khăn: Khi số lượng hồ sơ nhiều dễ bị thất lạc, mất thời gian tìm kiếm Nhiều vị trí công việc có hồ sơ khác nhau dễ gây nhầm lẫn trong quá trình sắp xếp

5 Rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân

Để làm tốt công việc được giao thì điều cần thiết không chỉ có kiến thức lý thuyết mà cần phải có thêm kinh nghiệm thực tế Ở đây không chỉ là kinh nghiệm về ngành học của mình mà cần phải có thêm các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm Qua thời gian thực tập Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao, tôi đã có cái nhìn sâu rộng hơn về ngành học mà mình đang theo đuổi, học hỏi thêm nhiều điều bổ ích cho công việc tương lai sau khi tốt nghiệp Bên cạnh đó, thông qua quá trình thực tập giúp tôi biết thêm những kiến thức mình còn thiếu sót, đưa ra cách thức áp dụng các kiến thức từ lý luận vào thực tiễn

5.1 Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc

10

Khi thực hiện các công việc được giao phó phải làm việc có khoa học và logic, luôn có trách nhiệm trong công việc và luôn hoàn thành các nhiệm vụ

Cần linh hoạt trong việc áp dụng các kiến thức, không áp dụng một cách máy móc những kiến thức được học trong trường vào thực tế vì nó còn phụ thuộc vào tình hình cụ thể tại công ty

Luôn lắng nghe, quan sát và học hỏi cách thức thực hiện các công việc từ những người đi trước, có kinh nghiệm, nắm rõ mục đích công việc trước khi làm, nhìn nhận vấn đề từ nhiều mặt, giải quyết công việc một cách có sáng tạo nhưng không làm ảnh hưởng đến kết quả

Chủ động làm quen với mọi người, chủ động tìm hiểu công việc tại nơi thực tập, chủ động đề xuất và cùng làm việc với mọi người giúp tôi hòa nhập nhanh chóng trong môi trường mới

5.2 Bài học kinh nghiệm về kỹ năng, kiến thức

Kỹ năng mềm, đó là điều bất kể sinh viên nào cũng mong muốn có được để thêm tự tin khi ra trường và bắt đầu với những công việc đầu tiên của mình Và sau thời gian thực tập, trong môi trường thực tế tôi đã học được những kĩ năng cần thiết để làm nghề, để giao tiếp và xử lý những tình huống xảy ra

Kỹ năng giao tiếp: Môi trường tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao rất thân thiện, phòng Hành chính luôn sẵn sàng hỗ trợ sinh viên thực tập nên tôi có thể dễ dàng thích nghi Bên cạnh đó tôi còn được học cách giao tiếp tại nơi công sở, với các đồng nghiệp, với các sinh viên thực tập chung với mình và với các ứng viên như thế nào thì tạo được phong cách chuyên nghiệp

Kỹ năng làm việc nhóm: tinh thần đội nhóm rất được đề cao tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ

11

Thượng Cao và đó cũng là một trong sáu giá trị cốt lõi mà công ty đặt ra Qua

đó, khả năng làm việc nhóm, kết hợp nhuần nhuyễn giữa các vị trí trong công

ty cũng được nâng cao

Kỹ năng gọi điện thoại: công việc bắt buộc phải giao tiếp với ứng viên qua điện thoại thường xuyên giúp tôi học được cách ứng xử sao cho phù hợp, tạo được thiện cảm đối với ứng viên, nâng cao hình ảnh của công ty

5.3 Bài học kinh nghiệm về thái độ

Trong đợt thực tập, bản thân luôn chấp hành tốt các nội quy, quy định của công

ty, có thái độ làm việc, học tập nghiêm túc, đi làm đúng giờ theo quy định Khi làm việc luôn tạo cho mình một sự nhiệt huyết, năng nổ, chăm chỉ và luôn phải có trách nhiệm với công việc mà mình được giao Sẵn sàng nỗ lực hết mình vì công việc thì mới mang lại hiệu quả cao

Phải luôn tập trung vào công việc, làm việc một cách bài bản, có kỹ thuật và nghiêm túc, không dễ dàng bị phân tán tư tưởng thì mức độ sai sót sẽ giảm xuống

Biết lắng nghe góp ý từ các anh chị chuyên viên phỏng vấn

Thân thiện hòa nhã với mọi người trong công ty

III KẾT LUẬN

Trong bối cảnh khó khăn của nền kinh tế, sự cạnh tranh gây gắt giữa các doanh nghiệp trong và ngoại nước, không chỉ có cạnh tranh về sản phẩm dịch vụ mà còn cạnh tranh về con người Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao vẫn tự hào là một công ty có những bước tiến vững chắc và hiện tại vẫn không ngừng mở rộng

thị trường

12

Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH một thành viên chế biến thực phẩm xuất nhập khẩu – thương mại & dịch vụ Thượng Cao cũng như thực hiện bài báo cáo này, tôi đã hiểu rõ được công tác tuyển dụng luôn đóng một vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp, thấy được doanh nghiệp mong muốn những gì từ người lao động, cũng như để tìm được một ứng viên phù hợp phải trải qua các bước như thế nào

Thêm vào đó, việc vận dụng những kiến thức đã được học tại trường kết hợp với việc tiếp xúc thực tế trong quá trình thực tập, tôi đã rút ra được những bài học kinh nghiêm cho bản thân, biết được những điểm tương đồng khác biệt giữa lý thuyết và thực tế