đề-2-VBHC-sửa-đổi (1)

Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nh

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT

3 NĐ - CP Nghị định chính phủ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một

cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản

lý nhà nước nói chung Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó

đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước

Sau đây em xin được lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng soạn thảo và

ban hành văn bản hành chính tại UBND thành phố Hà Nội” làm đề tài tiểu luận

cho môn học Rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của giảng viên

2 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu

- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành các văn bản hành chính tại UBND thành phố Hà Nội

- Bài tiểu luận chủ yếu dựa trên phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được

3 Kết cấu đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung được chia thành 3 chương:

Chương 1: cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Chương 2: thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND thành phố Hà Nội

Chương 3: giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND thành phố Hà nội

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1 Văn bản hành chính là gì?

- Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết

- Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý

- Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước Văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức,

cá nhân khác

- Văn bản hành chính cũng có thể dung để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức

Hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp…

1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính

- Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết

- Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật

1.3 Chức năng của văn bản hành chính

Với văn bản hành chính thì hiện nay, loại văn bản này được chia thành 2 loại

đó là:

– Văn bản hành chính thông thường

– Văn bản hành chính cá biệt

Với Văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt

Với Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải

quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp có thể kể đến như:

– Văn bản không có tên loại như Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn

Văn bản có tên loại như: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy đi đường…

Dù thuộc loại văn bản hành chính thông thường hay văn bản hành chính cá biệt thì chức năng chính của văn bản là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật

1.3 Thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP khẳng định một nguyên tắc chung là ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

Bên cạnh đó Nghị định cũng quy định thêm những người có thẩm quyền ký ban hành văn bản như sau:

– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình

ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc

cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

1.4 Phân loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

– Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

– Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải

quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn

+ Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể

Ví dụ:

– Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

– Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

– Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao

Như vậy, văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật Theo

đó, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, được quy định cụ thể tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Những kết quả đạt được

Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể, cán bộ, công chức tham mưu ban hành văn bản hành chính dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo của trung ương Bình quân mỗi năm, tại các quận, huyện, thị xã đã ban hành khoảng 450 văn bản hành chính phục vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ (trong đó Quyết định: 150 văn bản; Báo cáo: 100 văn bản; Thông báo: 30 văn bản; Công văn: 20 văn bản; Nghị quyết: 40 văn bản; Tờ trình: 80 văn bản; Kế hoạch: 30 văn bản) Phần lớn UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (VTLT), trong đó, quy định rõ các bước để ban hành văn bản Lãnh đạo cấp quận, huyện, thị xã, đã nhận thức được việc ban hành văn bản hành chính là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan; Văn bản ban hành được quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại UBND cấp thành phố, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND cấp thành phố

Chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND thành phố Hà Nội đã phản ánh được những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của UBND cấp thành phố trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của địa phương Qua đó, nâng cao hơn hiệu quả giải quyết công việc khi ban hành văn bản

Cục Văn thư - Lưu trữ thành phố cũng chủ động tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ ban hành văn bản triển khai, thực hiện các văn bản của Trung ương, của thành phố về lĩnh vực văn thư: Yêu cầu các Sở, ban, ngành, UBND các cấp tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật, các văn bản hướng dẫn của Trung ương trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử, gửi văn bản triển khai thực hiện đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý Chủ động rà soát, sửa đổi, bổ sung tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND thành phố ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác VTLT trên địa bàn thành phố Hà Nội; Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý

và lưu trữ văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố Hằng năm, tham mưu xây dựng kế hoạch công tác VTLT trên địa bàn thành phố Theo đó, cụ thể hóa các nội dung công việc, tổ chức thực hiện và tham mưu xây dựng văn bản hướng dẫn các

cơ quan, tổ chức; đề nghị các cơ quan, tổ chức rà soát, sửa đổi hoặc ban hành mới các văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư thuộc phạm vi quản lý

Tổ chức tập huấn, triển khai các quy định về VTLT cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn quận Từ năm 2015- 2020, Cục Văn thư – Lưu trữ đã tổ chức và phối hợp với trường Đại học Nội vụ tổ chức được 27 lớp với 5.267 học viên là công chức, viên chức là cán bộ quản lý và người trực tiếp làm công tác VTLT từ cấp thành phố đến cấp xã, phường, thị trấn Từ đó, giúp học viên có khả năng vận dụng

những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn tại cơ sở, nhằm từng bước nâng cao chất lượng hoạt động VTLT tại các cơ quan, đơn vị

Cục cũng xây dựng nội dung về kỹ năng soạn thảo ban hành văn bản hành chính, trực tiếp hướng dẫn cho cán bộ, công chức cấp quận, huyện, xã; viên chức trong cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Từ năm 2017-2019, Cục đã hướng dẫn trực tiếp cho một số cơ quan, tổ chức như: UBND các quận Ba Đình, Bắc Từ Liêm, Cầu Giấy, Đống Đa, Hà Đông, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hoàng Mai, Long Biên, và các huyện Ba Vì, Chương Mỹ, Đan Phượng, Đông Anh, Gia Lâm,…

Thông qua đó, đã chỉ ra những tồn tại hạn chế tại đơn vị khi soạn thảo ban hành văn bản hành chính

2.2 Hạn chế, vướng mắc

Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra thường xuyên, kiểm tra chéo về công tác VTLT tại thành phố Hà Nội, chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp thành phố vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:

- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản

Một số Nội dung và hình thức ban hành văn bản hành chính của UBND cấp thành phố còn chưa thống nhất, cán bộ, công chức chưa xác định được thể loại văn bản cần ban hành trong quá trình tham mưu Việc ký thay mặt (TM UỶ BAN NHÂN DÂN) tại nhiều quận, huyện, thị xã vẫn còn sai sót, có trường hợp các văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND cấp quận nhưng vẫn để thẩm quyền chung

- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản

Một số cán bộ, công chức chưa chấp hành nghiêm quy trình ban hành văn bản, với lý do cần giải quyết nhanh công việc Điều này ảnh hưởng một phần đến chất lượng ban hành văn bản Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên

- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản hành chính là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản tại một số địa phương còn chưa tuân thủ đúng quy định về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản…

- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản

Tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ chưa đúng tính chất văn phong hành chính; phương ngữ; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó, còn một số lỗi viết hoa, viết tắt tùy tiện…

- Văn bản hành chính sau khi ban hành, một số bản gốc lưu tại văn thư chưa đóng dấu Vẫn có tình trạng, cán bộ, công chức không lưu bản chính trong hồ sơ công việc

2.3 Nguyên nhân của những hạn chế

- Lề lối làm việc trong một số cơ quan còn lỏng lẻo cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy củ, chồng chéo, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin thấp

- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, có tình trạng UBND thành phố chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác VTLT là cơ sở pháp lý để cán bộ công chức thực hiện tốt việc tham mưu để ban hành văn bản hành chính