Tài liệu hướng dẫn sử dụng EXCEL cơ bản

+ Để thoát khỏi chương trình Excel, bạn mở menu File > chọn Exit hay nhấn tổ hợp phím Alt+F4 hoặc dùng chuột nhấp vào nút X màu đỏ ở góc trên, bên phải cửa sổ chương trình Ở cả 2 trường

5 Thao tác với ô: 9

a Chọn hàng và cột: 9

b Chèn và xóa hàng / cột: 10

b Thay đổi kích cỡ hàng và cột: 12

6 Định dạng dữ liệu trong ô 14

a Canh lề: 14

b Tạo khung cho ô: 16

7 Nhập liệu vào Excel: 17

8 Sử dụng nút Fill Handle 18

9 Các phép toán tử: 20

10 Định dạng dữ liệu 22

11 Ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu: 23

12 Tạo Header và Footer: 26

13 In bảng tính: 27

Khi đó cửa sổ Excel sẽ có hình dạng như sau:

b Thoát khỏi Excel

Excel có 2 tùy chọn: đóng bảng tính đang làm việc và thoát khỏi Excel

+ Để thoát khỏi bảng tính Excel bạn mở menu File > chọn Close hoặc nhấp vào dấu X

màu đen ở góc phải, phía dưới 3 nút công cụ tùy biến cửa sổ làm việc

+ Để thoát khỏi chương trình Excel, bạn mở menu File > chọn Exit hay nhấn tổ hợp phím Alt+F4 hoặc dùng chuột nhấp vào nút X màu đỏ ở góc trên, bên phải cửa sổ chương trình

Ở cả 2 trường hợp trên nếu bạn đã thay đổi nội dung của trang tính thì một hộp thoại

sẽ hiện ra nhắc bạn lưu lại bảng tính, nếu chọn Yes thì hộp thoại Save sẽ hiện ra, bạn cần chỉ rõ nơi cần lưu cũng như tên tập tin, chọn No nếu muốn bỏ qua, và Cancel để

quay về màn hình làm việc

Ở đây bạn chọn nơi cần lưu bằng cách nhấp vào nút mũi tên chỉ xuống trong khung

Save in, nếu bạn muốn tạo một thư mục mới thì bạn nhấp vào nút , hộp thoại New Folder sẽ xuất hiện, bạn nhập tên thư mục cần tạo và nhấp OK

Trở về hộp thoại Save as bạn nhập tên của tập tin trong khung File name và nhấp Save.

Lưu ý: bạn cần nhớ rằng một tập tin Excel phiên bản sau có thể gặp trục trặc khi muốnxem bằng chương trình Excel bản trước đó, ví dụ: tập tin lưu bằng Excel 2003 có thể gặp vấn đề không mở được trên Excel 97, 2000 Để giải quyết vấn đề này, trong khi lưu bạn có thể chọn lưu để tương thích với phiên bản Excel trước đó bằng cách chọn như hình

thường nằm mặc định trên thanh công cụ chuẩn của Excel.

Mặc định thông số Zoom tại hộp công cụ này là 100%, tức tương đương với cỡ chữ in

ra giấy, trong khi làm việc bạn có thể phóng to hay thu nhỏ bằng cách thay đổi thông

số này với mức tối thiểu là 10 và tối đa là 400

Zoom ở mức 50%

Khi làm việc với một bảng tính dài tràn qua hết màn hình làm việc, Excel thường mở rộng các cột về phía tay phải, cũng như các hàng về phía dưới, để quay trở lại các cột đầu tiên bạn cần nhấp vào các thanh thước và kéo về vị trí ban đầu Tuy nhiên đôi khi làm việc tại các ô ở sau nhưng vẫn muốn đối chiếu với các cột ban đầu thì sao? Việc kéo qua kéo lại để so sánh sẽ làm tốn rất nhiều thời gian, để giải quyết việc này bạn có thể thực hiện việc “đóng băng” một số cột, nghĩa là dù bạn kéo đến vị trí nào thì Excel vẫn thể hiện các cột đã được “khóa cứng” trên màn hình.

Ví dụ với bảng tính sau bạn cần đóng băng cột họ và tên để khi làm việc với các cột bên phải có thể đối chiếu được, bạn thực hiện như sau:

+ Nhấp chuột vào vị trí góc giao nhau giữa thước ngang và thước dọc

+ Khi trỏ chuột thay đổi như hình dưới, bạn nhấp giữ và kéo về phía trái đến vị trí cột cần cố định

+ Khi thả tay ra, màn hình làm việc sẽ được chia ra như hình dưới, cột B sẽ xuất hiện 2lần.

+ Tiếp đến bạn nhấp vào menu Windows > Freeze Panes, khi đó đường ngăn cách

bạn tạo như trên sẽ được thu nhỏ lại thành một đường mảnh màu đen, đồng thời dãy cột phía bên tay phái đường kẻ này sẽ không xuất hiện dãy cột bên tay trái

+ Khi đó cột B đã được cố định trên màn hình làm việc, bây giờ bạn có thể làm việc tạicác cột bên cạnh nhưng vẫn đối chiếu được với dữ liệu ở cột đầu tiên.

4 Đổi các tùy chọn mặc định:

Để thay đổi các tùy chọn cơ bản này, bạn vào menu Tools, chọn Options…, ở hộp thoại Options bạn chọn thẻ General.

Tại thẻ này bạn chú ý các mục:

+ Recently used file list: Mặc định là 4 file Excel bạn mở gần đây sẽ được hiển thị trên Menu File, khi làm việc với nhiều tập tin và muốn gọi nhanh chúng ra, bạn có thể

tăng số này lên tối đa là 9

+ Sheets in new workbook: Khi một bảng tính mới được tạo, bạn có thể quy định lại

số trang tính được tạo đồng thời tại đây, tối đa là 255 trang

+ Standard font / Size: Quy định loại font và kích cỡ tiêu chuẩn cho bảng tính.

+ Default file location: Quy định thư mục hoặc ổ đĩa mặc định khi bạn mở tập tin, nếu

thường làm việc tại một thư mục nào đó bạn có thể sao chép đường dẫn vào khung này

để mỗi khi mở, Excel sẽ trỏ tới thư mục này

+ At startup, open all files in: bạn nhập đường dẫn thư mục vào đây, khi đó mỗi lần

khởi động, Excel sẽ tìm đến đây và mở tất cả tập tin trong đó

5 Thao tác với ô:

a Chọn hàng và cột:

- Muốn chọn 1 hàng bạn nhấp chuột vào số tiêu đề của hàng, một khung viền đen sẽ bao quanh toàn bộ hàng đó

- Để chọn một dãy hàng liên tiếp bạn nhấp chuột vào số tiêu đề hàng đầu tiên, giữ phím Shift và nhấp chuột vào tiêu đề cuối cùng của dãy hàng rồi bỏ phím Shift ra.

- Để chọn một dãy hàng không liên tiếp, bạn thực hịên như việc chọn 1 hàng, nhưng

giữ phím Ctrl rồi tiếp tục chọn các hàng khác.

Thao tác chọn cột cũng tương tự như chọn hàng, nhưng bạn nhấp lên phần tiêu đề chữ cái của cột

b Chèn và xóa hàng / cột:

Để chèn thêm một hàng mới bạn nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng và chọn Insert.

Khi đó một hàng mới sẽ xuất hiện nằm phía trên hàng đã chọn

Nếu bạn cần chèn nhiều hàng hơn thì bạn có thể dùng chuột chọn nhiều hàng tương

ứng, cũng nhấp phải chuột và chọn Insert, những hàng mới sẽ được chèn thêm vào

phía trên hàng được chọn đầu tiên

Để xóa hàng bạn nhấp phải chuột lên số tiêu đề hàng cần xóa và nhấp Delete tại trình

đơn vừa mở

Bạn thực hiện các thao tác trên tương tự với cột.

Sau khi thay đổi.

- Khi bạn nhập liệu vượt quá độ rộng cột, dữ liệu sẽ tràn sang bên cạnh nếu ô này chưa

có dữ liệu

- Nếu bên cạnh đã có dữ liệu thì dữ liệu bạn nhập sẽ bị che khuất

- Với dữ liệu số, nếu bạn nhập vào một số mà chiều dài vượt quá độ rộng cột, Excel sẽ

tự động thay thế bằng các ký hiệu ###.

- Để tự động xác lập độ rộng mặc định của các cột, bạn chọn menu Format > Column

> Standard Width Ở hộp thoại Standard Width bạn nhập thông số vào (tối đa là 255) và nhấpOK.

- Để thay đổi chiều cao của hàng, bạn cũng nhấp chuột chọn tiêu đề của một hoặc

nhiều hàng muốn thay đổi, chọn menu Format > Row > Height, hộp thoại Row Height xuất hiện, bạn nhập vào giá trị muốn chọn làm chiều cao của hàng (tối đa là 499) rồi nhấp OK.

- Để điều chỉnh chiều cao của hàng bằng chiều cao dữ liệu một cách tự động, bạn chọn

một hay nhiều hàng cần thay đổi, vào menu Format > Row > Autofit.

6 Định dạng dữ liệu trong ô

a Canh lề:

Với Excel, bạn có thể canh lề nội dung theo các hướng trên, dưới, trái, phải… tùy thuộc vào từng nhu cầu khác nhau

Để canh lề cho ô bạn có thể sử dụng công cụ

Tương ứng với canh lề trái, canh giữa và canh phải cho văn bản trong ô hoặc khối ô được chọn

Tại đây bạn thay đổi việc canh lề trong mục Text alignment bằng cách chọn các tùy chọn trong mục Horizontal để canh lề theo chiều ngang, mục Vertical để canh lề theo

chiều dọc

Mục Text control có 3 tùy chỉnh:

+ Wrap text: tự động cắt đoạn văn bản và đẩy xuống hàng nếu nội dung dài hơn chiều rộng cột

+ Shrink to fit: tự động thu nhỏ nội dung văn bản để vừa với chiều rộng cột

+ Merge cells: sử dụng nếu như bạn chọn hơn 1 ô, tính năng này sẽ gộp các ô được chọn thành 1

Mục Orientation gồm 2 khung

+ Khung bên trái dùng để sắp xếp nội dung theo chiều dọc

+ Ở khung bên phải bạn nhấp và giữ chuột vào góc muốn xoay chữ, hoặc bạn nhập số

độ vào khung Degrees.

b Tạo khung cho ô:

Excel xử lý nội dung theo ô, tuy nhiên các ô này chỉ có ý nghĩa trong chương trình, khibạn in ra giấy thì sẽ không thấy các ô này, để kẻ ô bạn thực hiện:

+ Chọn ô hoặc dãy ô cần kẻ khung

+ Nhấp vào menu Format, chọn Cells hay dùng tổ hợp phím Ctrl + 1.

+ Tại hộp thoại Format Cells chọn thẻ Border.

Tại đây bạn có thể chỉnh:

+ Presets: Tạo đường viền cơ bản, gồm đường viền ngoài (Outline), viền trong

(Inside), hoặc không tạo đường viền

+ Border: nhiều lựa chọn hơn, bạn nhấp vào từng nút để tạo đường viền

+ Line: Bạn lựa chọn kiểu đường viền trong khung Style, chọn màu đường viền trong khung Color.

Với mỗi lựa chọn bạn có thể xem trước hiển thị trong khung của mục Border.

7 Nhập liệu vào Excel:

Để nhập liệu vào ô, đầu tiên bạn chọn ô cần nhập liệu rồi bắt đầu nhập nội dung, dữ liệu bạn được nhập sẽ xuất hiện đồng thời tại 2 nơi: thanh formular và ô dữ liệu

Khi cần sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác, bạn nhấp phải chuột lên ô cần sao chép

rồi nhấn Copy.

Khi đó ô sẽ được bao bọc bằng một khung đứt quãng động đậy, tiếp theo bạn chọn ô

cần dán nội dung đã sao chép, nhấp chuột phải chọn Paste.

Lưu ý: Đối với đa số trường hợp cần sao chép, cắt, dán… bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép, Ctrl + X để cắt và Ctrl + V để dán nội dung

8 Sử dụng nút Fill Handle

Nếu bạn chú ý thì mỗi khi một ô hay dãy ô trong Excel được chọn thì góc dưới bên

phải của ô luôn có một hình vuông nhỏ, đây chính là nút Fill Handle Nút này sẽ giúp

ích cho bạn rất nhiều khi làm việc quen với Excel

Nút Fill Handle có một số công dụng:

+ Tại một ô có chứa nội dung bạn nhấp và giữ chuột tại nút Fill Handle rồi kéo xuống

ô dưới hoặc sang ô bên cạnh, nội dung này sẽ được sao chép sang

Trước khi dùng Fill Handle

Trước khi dùng Fill Handle

Sau khi dùng Fill Handle

Nếu với 2 ô số khác nhau được chọn, khi dùng Fill Handle để điền dữ liệu cho ô phía

dưới thì ô này sẽ có giá trị là bước nhảy của 2 số trên, ví dụ ở 2 ô trên lần lượt có giá trị là 1 và 3 thì ô tiếp theo sẽ có giá trị là 5

Bạn có thể dùng cách thức này để thực hiện nhanh số thứ tự: ở ô đầu tiên bạn nhập số

1, ô tiếp theo bạn nhập số 2, bạn chọn 2 ô này rồi nhấp giữ nút Fill Handle rồi kéo

xuống

Sau khi dùng Fill Handle

Bạn cũng có thể tạo ra cho mình một kiểu chèn dữ liệu tự động theo ý của mình bằng

cách chọn Tools > Options, tại hộp thoại này bạn chọn thẻ Custom Lists, nhấp Add rồi nhập dữ liệu vào khung List entries, xong nhấp OK.

Khi nhập xong bạn nhấn Enter, kết quả sẽ được hiển thị ngay trên ô, bạn chú ý ở thanh

Formula sẽ chỉ hiển thị công thức mà thôi.

Trường hợp bạn thực hiện một phép toán trên các ô dữ liệu khác nhau, bạn làm như sau:

Ví dụ theo như hình trên bạn cần tính toán nội dung của ô H6 (cột Lương), có nội dung bằng ô D6 (cột LCB) nhân với ô E6 (cột Ngày công) thì bạn thực hiện:

Tiếp theo nếu bạn cần sao áp dụng phép tính này cho tất cả các ô ở phía dưới thì bạn

nhấp chuột vào ô H6 tìm đến nút Fill Handle của ô này, nhấp giữ đồng thời kéo xuống

các ô phía dưới

10 Định dạng dữ liệu

Mặc định Excel dùng kiểu dữ liệu là General cho tất cả các ô trong bảng tính, tuy nhiên điều này không thật sự tiện lợi lắm, ví dụ khi bạn nhập một số 3000 trong một ô,với càng nhiều số 0 theo sau càng làm bạn rối mắt khi muốn biết chính xác số đó là

bao nhiêu, khi ấy việc đổi sang kiểu số (Number) sẽ giúp bạn đỡ rối mắt Bạn thực

hiện việc này như sau:

+ Chọn ô cần đổi kiểu dữ liệu, nhấp vào menu Format > Chọn Cells… hay dùng tổ hợp phím Ctrl + 1.

+ Ở hộp thoại Format Cell, chọn thẻ Number, khung Category bạn nhấp vào

+ Bạn đánh dấu vào hộp kiểm Use 1000 Separator(,), mục Decimal places quy định

phần thập phân của số, nếu không cần thể hiện bạn chọn là 0, tương ứng với mỗi tùy

chọn, mục Sample sẽ cho bạn thấy trước kết quả.

Ngoài ra trên khung Category cũng còn nhiều kiểu dữ liệu khác để bạn chọn như kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date), phần trăm (Percentage)…

Nếu bạn cần áp dụng nhanh kiểu dữ liệu cho một ô hay một khối ô, Excel cung cấp cho bạn một số công cụ định dạng dữ liệu sau:

11 Ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu:

Ở hộp thoại Share Workbook vừa hiện ra, tại thẻ Editing bạn đánh dấu chọn như hình.

Thẻ Advanced bạn chú ý mục Track changes, mặc định mục Keep change history for là 30 ngày, tức Excel sẽ lưu lại toàn bộ sự thay đổi trên tài liệu này trong thời gian

cách thời điểm làm việc hiện tại là 30 ngày, bạn có thể chỉnh lại số ngày này

Lưu ý: Nếu bạn chọn số ngày quá ít thì Excel sẽ xóa toàn bộ lịch sử thay đổi ở những

ngày không nằm trong khoảng thời gian đó

Tiếp đến để xem sự thay đổi trên tài liệu, bạn menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếp Highlight Changes…

Tại hộp thoại Highlight Changes vừa xuất hiện, mục Highlight which changes bạn nhấp chọn khung When là All, khung Who là Everyone, mục Where dùng để xác

định khu vực cần ghi nhận sự thay đổi, nếu muốn ghi nhận trên toàn bộ tài liệu bạn không chọn mục này

Nếu muốn xuất hiện thông báo thay đổi trên màn hình bạn đánh dấu mục Highlight changes on screen, nếu muốn Excel liệt kê sự thay đổi bằng một Sheet mới, bạn đánh dấu mục List changes on a new sheet, khi đó Excel sẽ tạo thêm một Sheet với tên là History.

Cuối cùng, để chấp nhận sự thay đổi trên tài liệu, bạn vào menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếp Accept or Reject Changes… Ở hộp thoại Select Changes to Accepts or Reject bạn nhấp OK.

Tiếp đến ở hộp thoại Accepts or Reject Changes sẽ mô tả từng sự thay đổi trên tài liệu, bạn nhấp Accept để chấp nhận sự thay đổi, nhấn Reject để hủy bỏ, cuối cùng nhấp Close để đóng lại.

12 Tạo Header và Footer:

Header và Footer chính là nội dung do bạn nhập vào đầu và cuối của trang tính, nội dung này sẽ xuất hiện ở từng trang tính khi được in ra giấy, thông thường tại đây sẽ là

số trang, tên của tài liệu… để tạo Header và Footer bạn vào menu File > chọn Page Setup, ở hộp thoại Page Setup bạn chọn thẻ Header/Footer.

Tại đây bạn nhấp vào nút ở các mục Header và Footer rồi chọn theo nhu cầu, nhấp

Print Preview để xem trước kết quả rồi nhấp OK để đồng ý.

Với cách trên bạn chỉ có thể chọn các Header và Footer mặc định mà Excel cung cấp sẵn, nếu muốn thực hiện việc tạo các Header hay Footer theo ý mình bạn thực hiện

như sau:

+ Vào menu File > chọn Page Setup > chọn thẻ Header/Footer.

+ Nhấp vào nút Custom Header… hộp thoại Header xuất hiện, tại đây có 3 mục là Left section, Center section và Right Section, tương ứng với việc xuất hiện ở bên

Ý nghĩa của từng nút này như sau:

+ Bạn thực hiện tương tự bước trên với nút Custom Footer… để chèn nội dung vào phần Footer.

13 In bảng tính:

Để chuẩn bị trang in, bạn vào menu File > chọn Page Setup, tại hộp thoại Page Setup

sẽ xuất hiện như hình:

Khi đó màn hình cửa sổ Excel sẽ có dạng sau:

Khi bạn chọn nút Margins thì trang in sẽ xuất hiện các đường viền xung quanh trang,

đánh dấu các vùng biên của trang

Với nút Page Break Preview, Excel sẽ tự động chuyển sang màn hình xem trước như

sau:

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn một số tùy chọn in ấn:

Để in luôn cả tiêu đề hàng và cột, tại hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Sheet và đánh dấu chọn vào ô Row and column headings và nhấp OK.