TAI LIEU HUONG DAN SU DUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH

 Để mở một văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng vớivăn bản muốn mở.Hình 3.2 Mở một văn bản đến  Các biểu tượng nằm ở phía đầu của mỗi một hàng công văn có

Trang 1

v e r s i o n 2 5

T À I L I Ệ U H Ư Ớ N G D Ẫ N S Ử D Ụ N G

H Ệ T H Ố N G T H Ô N G T I N Đ I Ề U H À N H

Trang 2

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU 1

I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS 1

II CẤU TRÚC TÀI LIỆU 1

III CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU 2

PHẦN II BẮT ĐẦU 3

I ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG 3

II GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG 4

2.1 Menu hệ thống 5

2.2 Danh sách các văn bản mới 5

2.3 Công việc quá hạn 6

2.4 Tìm kiếm 6

2.5 Quản lý văn bản 7

2.6 Công việc 7

2.7 Thông báo 7

III THOÁT KHỎI HỆ THỐNG 7

PHẦN III QUẢN LÝ VĂN BẢN 8

I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 8

II QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÌNH KÝ 10

III QUẢN LÝ VĂN BẢN PHÁT HÀNH 12

PHẦN IV CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN 14

I TẠO MỚI VĂN BẢN 14

1.1 Tạo mới văn bản đến 15

1.2 Tạo mới văn bản trình ký 16

1.3 Tạo mới văn bản phát hành 18

II THAY ĐỔI THÔNG TIN VĂN BẢN 19

2.1 Các nguyên tắc phân quyền khi thay đổi thông tin văn bản 20

2.2 Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung” 20

2.3 Nhóm thông tin “Lãnh đạo xử lý” 22

2.4 Nhóm "Phòng ban xử lý" 25

2.5 Nhóm "Hồ sơ" 27

III KÝ NHẬN VĂN BẢN 28

IV TẠO PHIẾU TRÌNH TRONG VĂN BẢN TRÌNH KÝ 29

V THAO TÁC VỚI FILE GẮN KÈM 31

Trang 3

5.1 Gắn kèm file vào văn bản 31

5.2 Xem nội dung file gắn kèm 32

5.3 Xoá file gắn kèm 32

PHẦN V THEO DÕI CÔNG VIỆC 34

I THEO DÕI CÔNG VIỆC THEO NGÀY 34

II THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH 36

III THEO DÕI CÔNG VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH 37

PHẦN VI CẬP NHẬT THÔNG TIN CÔNG VIỆC 38

I TẠO MỚI CÔNG VIỆC 38

1.1 Việc mới giao cho các ban 38

1.2 Việc mới giao cho chuyên viên 40

II CẬP NHẬT THÔNG TIN VỀ CÔNG VIỆC 41

PHẦN VII BÁO CÁO 43

I VIỆC GIAO CHO ĐƠN VỊ 43

II VIỆC GIAO CHO CÁ NHÂN 45

III BÁO CÁO THI ĐUA 47

IV VIỆC QUÁ HẠN CHO ĐƠN VỊ 48

V VIỆC QUÁ HẠN CHO CÁ NHÂN 50

VI THEO DÕI CÔNG VIỆC 51

VII THEO DÕI TRÌNH KÝ VĂN BẢN 54

VIII THEO DÕI CHỈ ĐẠO CÔNG VIỆC 55

PHẦN VIII QUẢN LÝ CẤP SỐ VĂN BẢN 57

I CẤP SỐ VĂN BẢN MỚI 57

1.1 Cấp số văn bản từ menu hệ thống 57

1.2 Cấp số văn bản từ biểu mẫu nhập văn bản 59

1.3 Chèn số văn bản phát hành 60

II TẠO LOẠI SỐ VĂN BẢN MỚI 60

PHẦN IX THÔNG TIN CÁ NHÂN 63

I THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRUY CẬP HỆ THỐNG 63

II THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN 64

PHẦN X TÌM KIẾM THÔNG TIN 65

I TÌM KIẾM THEO SỐ KÝ HIỆU VĂN BẢN 65

Trang 4

II TÌM KIẾM THEO KÝ TỰ 66

III TÌM KIẾM CHÍNH XÁC 66

PHẦN XI HỒ SƠ 68

I THEO DÕI HỒ SƠ 68

II TẠO HỒ SƠ MỚI 69

2.1 Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung” 70

2.2 Nhóm “Thông tin lưu trữ” 70

2.3 Bổ sung văn bản vào hồ sơ 71

2.4 Bổ sung công việc vào hồ sơ 73

Trang 5

P h ầ n

1

GIỚI THIỆU

I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS

- Hệ thống thông tin điều hành - AIS (Administrative Information System) là một hệ thống

quản lý các văn bản, tài liệu một cách an toàn, thuận tiện Hệ thống cung cấp hàng loạt cáccông cụ hỗ trợ người sử dụng nắm bắt, xử lý và chuyển giao thông tin một cách nhanhchóng Được xây dựng với mục đích tạo ra các luồng xử lý thông tin chuẩn, AIS cung cấp mộtnền tảng vững chắc trong công tác lưu trữ và khai thác thông tin cho mọi công ty trong mọilĩnh vực

- Tài liệu này được lập với mục đích hướng dẫn người sử dụng Hệ thống thông tin điều hànhAIS cách truy cập và khai thác thông tin một cách hiệu quả

II CẤU TRÚC TÀI LIỆU

Tài liệu được chia theo các phần như sau:

Phần I: “Giới thiệu” giới thiệu cho bạn hệ thống thông tin điều hành, cấu trúc tài liệu và

các khuôn dạng font chữ, ký hiệu được sử dụng trong tài liệu

Phần 2: “Bắt đầu” giới thiệu cho bạn cách thức đăng nhập vào hệ thống thông tin điều

hành AIS, giới thiệu về giao diện của trang chủ trong hệ thống và cách đóng hệ thống lại saukhi đã hoàn thành công việc

Phần 3: “Quản lý văn bản” hướng dẫn bạn cách thức theo dõi các văn bản đến, văn bản

trình ký hay văn bản phát hành theo từng ngày hoặc xem toàn bộ

Phần 4: “Cập nhật thông tin về văn bản” mô tả cách đưa một văn bản mới vào hệ

thống và cập nhật thông tin cho một văn bản đã có sẵn trong hệ thống

Phần 5: “Theo dõi công việc” hướng dẫn bạn cách theo dõi các công việc được giao, bao

gồm các công việc được giao trong ngày, các công việc đã hoàn thành, công việc chưa hoànthành hay các công việc đã quá hạn

Phần 6: “Cập nhật thông tin về công việc” hướng dẫn bạn cách cập nhật thông tin cho

một công việc mà bạn được giao và cách giao một công việc mới cho các cán bộ cấp duới

Phần 7: “Báo cáo” hướng dẫn bạn sử dụng công cụ lập báo cáo do hệ thống AIS cung cấp.

Với các công cụ này, bạn có thể kết xuất ra nhiều loại báo cáo khác nhau một cách nhanhchóng, chính xác tiết kiệm và chủ động trong thời gian

Phần 8: “Quản lý cấp số văn bản” sẽ mô tả cách thức quản lý số, ký hiệu các loại văn

bản được xử dụng chung bao gồm cách thức cấp một số mới cho một loại văn bản hoặc đưamột loại số, ký hiệu văn bản mới vào hệ thống

Trang 6

Phần 9: “Quản lý thông tin cá nhân” hướng dẫn bạn cách cập nhật thông tin của cá

nhân trong hệ thống như mật khẩu truy cập vào hệ thống hay địa chỉ email của bạn khi đượcđăng ký vào hệ thống để nhận thông tin

Phần 10: “Tìm kiếm thông tin” hướng dẫn bạn cách tra cứu thông tin về các văn bản có

trong hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả

Phần 11: “Hồ sơ” hướng dẫn bạn cách thức tạo các hồ sơ và lưu các văn bản, công việc

vào hồ sơ một cách hệ thống

III CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU

Tài liệu có sử dụng một số các khuôn dạng font và ký hiệu như sau:

<Tên nút bấm> Xác định nút mà người sử dụng sẽ phải bấm vào để thực hiện

chức năng

Tên trường thông tin Tên trường thông tin trên hộp hội thoại

liên kết Các kết nối đến chức năng khác của chương trình

Tài liệu được biên soạn bởi nhóm phần mềm AIS - Trung tâm Tin Học Công ty CT-IN Mọi quyền lợi đều được bảo lưu Việc sao lưu, phân phát và sử dụng lại một phần hoặc toàn bộ tài liệu này nếu không có

sự đồng ý của công ty CT-IN đều là bất hợp pháp

Công ty Cổ phần Viễn Thông – Tin Học Bưu điện (CT-IN)

158/2 phố Hồng Mai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội - Việt Nam

Trang 7

P h ầ n

2

BẮT ĐẦUPhần này hướng dẫn cho bạn:

 Cách thức đăng nhập vào hệ thống

 Giao diện của hệ thống

 Cách thoát khỏi hệ thống

I ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG

Hệ thống thông tin điều hành AIS là một hệ thống có độ an toàn bảo mật thông tin cao Bất

cứ người sử dụng nào muốn truy cập thông tin từ hệ thống đều phải đăng nhập vào hệ thống

trước Để đăng nhập được vào hệ thống, bạn cần có một Tên truy cập (username) và Mật

xin cấp

Để có thể truy cập vào hệ thống, bạn phải thực hiện theo các bước như sau:

1 Khởi động trình duyệt Internet Explorer

 Bấm vào nút Start của hệ thống Windows

 Chọn mục Programs

 Chọn mục Internet Explorer

2 Nhập địa chỉ của hệ thống AIS

 Bấm chuột vào mục Address trên cửa sổ chương trình Internet Explorer

 Nhập vào địa chỉ http://qlvb.SSC.com/ais2.5/ais.nsf hoặc theo địa chí http://10.0.0.254/ ais2.5/ais.nsf

 Bấm nút <Enter> hoặc nhấp chuột vào nút <Go>

3 Nhập thông tin người sử dụng

 Nhập thông tin về Tên truy cập và Mật khẩu vào các ô thông tin tương ứng

 Nhấp chuột vào nút <Đăng nhập>

Trong đó:

1 qlvb.SSC.com hoặc 10.0.0.254 là địa chỉ Server AIS

2 ais2.5/ais.nsf đường dẫn tới cơ sở dữ liệu cài đặt hệ thống AIS.

- Nhập thông tin người sử dụng trong các ô tương ứng

- Nhấp chuột vào nút <Đăng nhập>

Trang 8

Hình 2.1 Đăng nhập vào hệ thống

II GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG

Sau khi đã đăng nhập được vào hệ thống, bạn sẽ truy cập vào trang chủ của hệ thống:

Hình 2 2 Trang chủ của hệ thống

Giao diện của trang chủ Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm các mục:

Trang 9

2.1 Menu hệ thống

Bao gồm các mục sau:

Trang chủ Kết nối nhanh đến trang chủ của hệ thống

Văn bản Kết nối nhanh đến các chức năng quản lý văn bản

Công việc Kết nối nhanh đến các chức năng theo dõi công việc

Báo cáo Kết nối nhanh đến các tiện ích lập báo cáo

Thông tin cá nhân Thực hiện chức năng hiển thị thông tin cá nhân cuả người sử dụng

hiện thờiQuản lý số văn bản Thực hiện chức năng quản lý số của các loại văn bản

Hình 2 3 Menu của hệ thống 2.2 Danh sách các văn bản mới

Đây là danh sách 10 văn bản mới nhất (sắp xếp theo ngày nhập vào hệ thống) được gửi tớingười sử dụng Danh sách này sẽ giúp người sử dụng luôn theo dõi đuợc những văn bản mớinhất khi truy cập vào hệ thống

Để xem toàn bộ các văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào mục “Xem toàn bộ”

Hình 2 4 Danh sách các văn bản mới 2.3 Công việc quá hạn

Đây là danh sách 5 công việc mới nhất được sắp sếp theo ngày nhập vào hệ thống được gửitới cán bộ hoặc đơn vị thực hiện Danh sách này giúp cho người sử dụng nắm bắt được côngviệc từ lãnh đạo giao xuống để chủ động về thời gian để thực hiện công việc

Để xem toàn bộ công việc bạn nhấp chuột vào mục “Xem toàn bộ”

Trang 10

Hình 2.5 Danh sách các công việc quá hạn 2.4 Tìm kiếm

Chức năng tìm kiếm văn bản của hệ thống được đặt trên trang chủ giúp người sử dụng cóthể tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí:

Trang 11

2.5 Quản lý văn bản

Mục này chứa các kết nối nhanh đến các chức năng quản lý văn bản:

Văn bản đến Thực hiện chức năng quản lý các văn bản đến theo ngày

Văn bản trình ký Thực hiện chức năng các văn bản trình ký theo ngày

Văn bản phát hành Thực hiện chức năng quản lý văn bản phát hành theo ngày

Hình 2.7 Quản lý văn bản 2.6 Công việc

Mục này chứa các kết nối nhanh đến các chức năng theo dõi công việc:

Việc đã hoàn thành Thực hiện liệt kê danh sách các công việc đã hoàn thành

Việc chưa hoàn thành Thực hiện liệt kê danh sách các công việc chưa hoàn thành

Việc trong ngày Thực hiện liệt kê danh sách các công việc được giao trong ngày

Hình 2 8 Theo dõi công việc 2.7 Thông báo

Mục này hiển thị các thông báo có trong hệ thống tại thời

điểm hiện thời đối với người sử dụng hiện thời

Hình 2 9 Thông báo III THOÁT KHỎI HỆ THỐNG

Khi người sử dụng truy cập vào hệ thống, tên của người sử dụng hiện thời sẽ nằm duới hệthống tab của chương trình

Trường hợp nếu tên người sử dụng không đúng, hoặc sau khi bạn đã truy cập xong thông tincủa hệ thống, bạn nên đóng hệ thống lại để tránh sự truy cập thông tin bất hợp pháp

Để kết thúc chương trình, bạn nhấp chuột vào mục

“[Đóng lại]” bên cạnh tên người đang truy cập hệ

thống

Hình 2.10 Kết thúc chương trình

Trang 12

Hệ thống thông tin điều hành AIS phân các văn bản ra thành 3 loại: Văn bản đến, văn bảntrình ký và văn bản phát hành Phần 3 sẽ lần lượt hướng dẫn bạn cách theo dõi, quản lý cácvăn bản trong hệ thống.

P h ầ n

3

QUẢN LÝ VĂN BẢN

I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Để theo dõi văn bản đến, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

1 Nhấp chuột vào Văn bản đến trong mục Văn bản ở trên trang

chủ

2 Chọn mục Văn bản | Văn bản đếntrên Menu của chương trình

3 Nhấp chuột vào Tab Văn bản đến

Hình 3.1 Hiển thị danh sách văn bản đến theo ngày

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản đến theo ngày hiện thời của hệ thống Các văn bảnđược hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột

Trang 13

 Để mở một văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng vớivăn bản muốn mở.

Hình 3.2 Mở một văn bản đến

 Các biểu tượng nằm ở phía đầu của mỗi một hàng công văn có ý nghĩa như sau:

: Xác định độ mật của công văn

: Xác định độ khẩn của công văn

: Xác định công văn này có file gắn kèm nội dung toàn văn công văn

: Xác định công văn đã được gửi đi Nếu công văn chưa được gửi đi, người nhậpcông văn chỉ mới tạm lưu lại, biểu tượng này sẽ được thay thế bằng trường thôngtin checkbox để người dùng có thể thực hiện thao tác gửi văn bản đi

 Để xác định công văn đã được lãnh đạo Công ty cho ý kiến chỉ đạo hay chưa, hệthống đổi màu để phân biệt

Hình 3.4 Đổi màu các dòng văn bản phân biệt văn bản đã có ý kiến chỉ đạo

 Để xem văn bản của các ngày khác , bạn hãy nhấp chuột vào ngày tương ứng trênlịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình Trên lịch, ngày đang được chọn

sẽ có mầu khác giúp cho người sử dụng dễ dàng theo dõi

Hình 3.5 Thay đổi ngày hiển thị văn bản Hình 3.6 Thay đổi tháng trên lịch

Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời) Để thay đổi tháng hiển thị trên lịch, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng

 Để xem toàn bộ văn bản đến, bạn hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ hiển thịtoàn bộ văn bản đến theo trang và theo thứ tự ngày nhập vào hệ thống

 Để có thể thay đổi các trang thông tin, bạn hãy chuyển xuống cuối trang bằng cáchkéo thanh cuộn dọc xuống và nhấp chuột vào trang mà bạn muốn chuyển tới

 Để xem trang tiếp theo, người sử dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”

Văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo TMN

Văn bản chưa có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo TMN

Trang 14

Hình 3.7 Chuyển các trang hiển thị văn bản

 Để nhận các văn bản mới từ hệ thống, bạn hãy nhấp chuột vào nút

II QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÌNH KÝ

Để theo dõi văn bản trình ký, bạn có thể chọn một trong các cách:

1 Nhấp chuột vào Văn bản trình ký trong mục Văn bản ở trên trang

chủ

2 Chọn mục Văn bản | Văn bản trình ký trên Menu của chương trình

3 Nhấp chuột vào Tab Văn bản trình ký

Hình 3.8 Hiển thị danh sách văn bản trình ký theo ngày

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản trình ký theo ngày hiện thời của hệ thống Các vănbản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột

 Để mở một văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng vớivăn bản muốn mở

Hình 3.9 Mở một văn bản trình ký

 Các biểu tượng nằm ở phía đầu của mỗi một hàng công văn có ý nghĩa như sau:

Trang 15

: Xác định độ mật của công văn

: Xác định độ khẩn của công văn

: Xác định công văn này có file gắn kèm nội dung toàn văn công văn

: Xác định công văn đã được gửi đi Nếu công văn chưa được gửi đi, người nhậpcông văn chỉ mới tạm lưu lại, biểu tượng này sẽ được thay thế bằng trường thôngtin checkbox để người dùng có thể thực hiện thao tác gửi văn bản đi

 Để xem văn bản của các ngày khác, bạn hãy nhấp chuột vào ngày tương ứng trênlịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình Trên lịch, ngày đang được chọn

sẽ có mầu khác giúp cho người sử dụng dễ dàng theo dõi

Hình 3.10 Thay đổi ngày hiển thị văn bản Hình 3.11 Thay đổi tháng trên lịch

Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời) Để thay đổi tháng hiển thị trên lịch, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng

 Để xem toàn bộ văn bản trình ký, bạn hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽhiển thị toàn bộ văn bản trình ký theo trang và theo thứ tự ngày nhập vào hệ thống

 Để xem trang tiếp theo, người sử dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”

III QUẢN LÝ VĂN BẢN PHÁT HÀNH

Để theo dõi văn bản phát hành, bạn có thể chọn một trong các cách:

1 Nhấp chuột vào Văn bản phát hành trong mục Văn bản ở trên trang

chủ

2 Chọn mục Văn bản | Văn bản phát hành trên Menu của chương trình

3 Nhấp chuột vào Tab Văn bản phát hành

Trang 16

Hình 3.13 Hiển thị danh sách văn bản phát hành theo ngày

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản phát hành theo ngày hiện thời của hệ thống Cácvăn bản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột

 Để mở một văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng vớivăn bản muốn mở

Hình 3.14 Mở một văn bản phát hành

 Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời) Để thay đổitháng hiển thị trên lich, bạn hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịchrồi chọn tháng tương ứng

Hình 3.15 Thay đổi tháng trên lịch

Trang 17

 Để xem toàn bộ văn bản trình ký, bạn hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽhiển thị toàn bộ văn bản trình ký theo trang và theo thứ tự ngày phát hành của vănbản

 Để xem trang tiếp theo, bạn nhấp chuột vào điểm liên kết “…”

 Để xem văn bản phát hành theo từng loại số ký hiệu phát hành khác nhau, bạn chọnmũi tên trỏ xuống bên cạnh mục Số ký hiệu văn bản , sau đó tiếp tục chọnloại số ký hiệu

Hình 3.17 Chọn loại số ký hiệu văn bản

Trang 18

P h ầ n

4

CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN

Phần 4 hướng dẫn cách thức cập nhật thông tin cho một văn bản trong hệ thống, bao gồm:

 Tạo mới một văn bản

 Cập nhật thông tin cho văn bản

 Ký nhận một văn bản

 Cập nhật các file gắn kèm trong văn bản

I TẠO MỚI VĂN BẢN

Khi có một văn bản mới được đưa vào hệ thống, bạn thực hiện các bước sau:

o Tuỳ theo loại văn bản mà bạn đưa vào hệ thống, chuyển tới mục văn bản đến, văn bảnphát hành hoặc văn bản trình ký (Xem chi tiết tại Phần 3, Quản lý văn bản)

o Nhấp chuột vào nút <Nhập văn bản>

- Nếu bạn chỉ trực thuộc một đơn vị, hệ thống sẽ tạo một văn bản mới cho đơn vị củabạn hoặc văn bản cho cơ quan (trong trường hợp bạn là văn thư cơ quan), văn bảnsau khi lưu sẽ lấy số theo dãy số của đơn vị này

Hình 4.1 Thông tin về số đến văn bản

- Nếu bạn trực thuộc nhiều đơn vị đơn vị, hệ thống cho phép bạn lựa chọn nhập vănbản cho đơn vị nào để lấy số của đơn vị đó

Hình 4.2 Chọn đơn vị nhập văn bản trong trường hợp nhiều đơn vị

Trang 19

Một văn bản chứa rất nhiều thông tin và được chia thành 4 nhóm thông tin đặt trên 4 Tab:

1 Thông tin chung : Các thông tin chung nhất về văn bản đó.

2 Lãnh đạo xử lý : Các thông tin về quá trình xử lý văn bản tại Văn Phòng Công tyhoặc Lãnh đạo Công ty

3 Phòng ban xử lý : Lưu các thông tin trong quá trình xử lý văn bản tại các đơn vị.

4 Hồ sơ : Thông tin lưu trữ văn bản trong hồ sơ của đơn vị.

Sau đây là chi tiết cách tạo văn bản cho từng loại văn bản:

1.1 Tạo mới văn bản đến

- Chỉ có văn thư cơ quan mới có quyền tạo văn bản đến cho Công ty

- Để tạo văn bản đến bạn mở phần thông tin văn bản đến rồi nhấp chuột nào nút <Nhập

văn bản>

Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sử dụng có thể nhập thông tincủa văn bản

Hình 4.3 Văn bản đến mới Các trường thông tin trong trong Văn bản đến

ST

T

Tên trường Ý nghĩa trường

Ghi chú

1 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản

2 Nhóm cơ quan Cấp gửi văn bản

3 Cơ quan Nơi gửi/Tác giả Lọc theo cấp gửi

4 Số bản đến Số bản đến của văn bản đến

5 Số bì văn bản Số bì văn bản đến

6 Hình thức đến Hình thức đến của văn bản

Trang 20

7 Ngày bản gốc đến Ngày văn bản thật đến TCT Trong trường hợp văn bản

đến bằng đường fax

8 Về vấn đề Phân loại văn bản

9 Hình thức văn bản Hinh thức văn bản

10 Loại văn bản Loại văn bản đến Lọc theo Hình thức văn bản

11 Ngày văn bản Ngày của văn bản

12 Ngày đến Ngày văn bản đến TCT

15 Nơi đến Nơi bản gốc đến:TSC/TSPN

16 Trả lời văn bản số

17 Người ký Người ký văn bản

18 Trích yếu Trích yếu văn bản

19 Trình tới Lãnh đạo Chuyển trực tiếp văn bản lênLãnh đạo

20 Đơn vị phối hợp Các đơn vị phối hợp Chọn nhiều đơn vị

21 Đơn vị Lưu bản gốc Đơn vị lưu bản gốc Chọn nhiều đơn vị

1.2 Tạo mới văn bản trình ký

Tất cả mọi nhân viên đều có quyền tạo văn bản trình ký và gửi lên Lãnh đạo

Để tạo văn bản trình ký bạn mở phần thông tin văn bản trình ký rồi nhấp chuột nào nút

<Nhập văn bản>

Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sử dụng có thể nhập thông tincủa văn bản

Hình 4.4 Văn bản trình ký mới Các trường thông tin trong trong Văn bản trình ký

Trang 21

TT Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú

1 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản Số sẽ được cấp khi phát

hành văn bản

8 Ngày trình Ngày trình lên Lãnh đạo

11 Nơi trình văn bản

12 Trả lời văn bản số

13 Người trình Chuyên viên soạn thào

14 Người ký Người ký văn bản

16 Trình tới Lãnh đạo Văn bản sẽ được trình lên Lãnh

đạo

17 Đơn vị phối hợp Các đơn vị phối hợp

1.3 Tạo mới văn bản phát hành

Hình 4.5 Văn bản phát hành mới

- Để tạo văn bản phát hành bạn mở phần thông tin văn bản hành rồi nhấp chuột nào nút

<Nhập văn bản>

Trang 22

- Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sử dụng có thể nhập thôngtin của văn bản.

Các trường thông tin trong trong Văn bản phát hành

2 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản

9 Ngày phát hành Ngày ban hành văn bản

16 Nơi ban hành Nơi ban hành văn bản

17 Nơi nhận ngoài CQ Nơi nhận bản phát hành ngoài

II THAY ĐỔI THÔNG TIN VĂN BẢN

Khi muốn thay đổi thông tin của một văn bản bạn hãy mở văn bản đó bằng cách nhấp chuộttrái vào đường liên kết với văn bản đó Hệ thống sẽ mở một cửa sổ hiển thị thông tin của vănbản đó

Tương tự như khi nhập mới một văn bản, bạn có thể thay đổi thông tin của các trường thôngtin bằng cách nhấp chuột vào nút bên cạnh các trường thông tin tương ứng Tuy nhiên, cómột số trường thông tin sẽ không có nút này và có mầu xám Đó là các trường thông tin màbạn không có quyền thay đổi

Trang 23

Hinh 4.6 Sửa đổi thông tin của một văn bản

o Đê lưu thông tin thay đổi của văn bản và kết thúc việc cập nhật, bạn hãy nhấp chuộtvào nút <Lưu và Đóng>

o Để lưu thông tin thay đổi đồng thời tạo một văn bản mới, bạn hãy nhấp chuột vào nút

<Văn bản mới>

o Trường hợp văn bản đang mở là văn bản trình ký, bạn có thể chuyển trạng thái văn

bản sang văn bản phát hành bằng cách nhấp chuột vào nút <Phát hành>

2.1 Các nguyên tắc phân quyền khi thay đổi thông tin văn bản

- Người soạn thảo và Lãnh đạo Phòng ban người soạn thảo có quyền thay đổi mọi thông tintrong phần Thông tin chung Ngoài ra tất cả người sử dụng khác chỉ được xem (khôngđược thay đổi thông tin) khi được gửi văn bản này và được phép ký nhận vào sổ của đơn

vị mình

- Chánh văn phòng, Ban Lãnh đạo và Hội đồng quản trị có quyền phê duyệt văn bản, phêchuyển đến các Lãnh đạo khác, ghi ý kiến chỉ đạo và phân công công việc cho các Phòngban, hoặc chuyển đến các Phòng ban để xử lý văn bản trong phần Lãnh đạo xử lý

- Các Trưởng, Phó phòng có quyền ký nhận văn bản, báo cáo các công việc được Ban Lãnhđạo giao trong phần Lãnh đạo xử lý, giao việc cho các nhân viên và theo dõi các tiến

độ công việc của Phòng ban mình trong phần Phòng ban xử lý, lưu các văn bản vào các

hồ sơ đơn vị trong phần Hồ sơ

- Quản trị hệ thống có quyền xem toàn bộ các văn bản nhưng không có quyền xem filegắn kèm, chỉ được xóa file gắn kèm và văn bản khi có yêu cầu từ người soạn thảo

Chú ý: Trong trường hợp các Phòng ban khác không được chuyển văn bản mà cần lấy thông

tin thì có thể yêu cầu Người soạn thảo gửi cho 1 bản coi như là đơn vị phối hợp.

Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn cách thức:

Trang 24

 Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”.

 Nhập thông tin cho nhóm “Lãnh đạo xử lý”

 Nhập thông tin cho nhóm “Phòng ban xử lý”

 Nhập thông tin cho nhóm “Hồ sơ”

2.2 Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”

Nhóm Thông tin chung chứa các thông tin cơ bản nhất của một văn bản như Số/ Ký hiệu,Nhóm cơ quan, Cơ quan, Loại văn bản, Về vấn đề Để nhập thông tin cho từng trường, bạnhãy nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin tương ứng rồi chọn giá trị trong danhsách Ngoài ra, bạn cũng có thể gõ trực tiếp nội dung thông tin vào trường thông tin bằngbàn phím

Chú ý:

đến các lãnh đạo Công ty và các đơn vị tương ứng

biết thông tin chi tiết cách thức quản lý việc cấp số văn bản, xin xem thêm phần 7

“Quản lý cấp số văn bản”

Để văn bản mới được chuyển trực tiếp tới một lãnh đạo trong Công ty, bạn nhấp chuột vào

nút bên cạnh trường thông tin Trình tới LĐ rồi chọn tên vị lãnh đạo tương ứng trongdanh sách.(Hoặc bạn có thể gõ trực tiếp tên vị lãnh đạo chương trình sẽ tự động hiển thị têncác lãnh đạo bạn sử dụng chuột nhấp vào tên lãnh đạo hoặc có thể sử dụng nút lên xuống

để chọn tên lãnh đạo rồi gõ Enter)

Hình 4.7 Chọn lãnh đạo để chuyển văn bản tới

Để văn bản mới được tạo có thể chuyển tới một hoặc một số Đơn vị liên quan, bạn hãy nhấpchuột vào nút bên cạnh trường thông tin Đơn vị phối hợp (Với văn bản đến) hoặc Nơi

nhận trong cơ quan (Với văn bản trình ký, phát hành) Hệ thống sẽ hiển thị một hộp hội

thoại chứa danh sách các Đơn vị trong Công ty

o Để chọn một Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh têncác Đơn vị muốn chọn

o Để loại bỏ lựa chọn một Đơn vị, nhấp chuột vào ô lựa chọn bên cạnh tên Đơn vịtương ứng

o Tương tự như trên bạn cũng có thể gõ tên đơn vị phối hợp bằng cách gõ trực tiếp, sau

khi lựa chọn gõ Enter để tiếp tục

Trang 25

Sau khi đã chọn các Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Chọn> để hoàn tất việc chọn, cập

nhật tên các Đơn vị đã được chọn vào trường thông tin và đóng hộp hội thoại chọn Đơn vị.Nếu không muốn chọn đơn vị mà chọn lãnh đạo của đơn vị, bạn bấm vào dòng thông tin đơn

vị để xổ xuống danh sách lãnh đạo đơn vị và chọn một hoặc nhiều lãnh đạo đơn vị

Trường hợp nếu bạn không muốn thay đổi thông tin của trường thông tin, bạn hãy nhấp

chuột vào nút <Đóng>

Hình 4.8 Chọn các Đơn vị phối hợp để chuyển văn bản tới

Trường thông tin Ký nhận được sử dụng với mục đích xác định văn bản

đã đến đơn vị và đơn vị đã lưu văn bản này vào sổ của đơn vị đó chưa ( Xem phần sửa đổi

văn bản):

Tại mỗi văn bản chương trình đêu có chức năng Log để ghi nhận bất cứ ai tác động vào

Thông Tin Chung của văn bản

2.3 Nhóm thông tin “Lãnh đạo xử lý”

Nhóm Lãnh đạo xử lý chứa các thông tin về quá trình xử lý tại văn phòng Công ty và Lãnhđạo Công ty Hệ thống quy định chỉ có các Chánh văn phòng, phó văn phòng hoặc Lãnh đạo

Trang 26

Công ty, thư ký của Lãnh đạo Công ty mới có quyền cập nhật thông tin trong nhóm thông tinnày

Chú ý:

Trường hợp bạn không phải là người giữ một trong các chức vụ trên, bạn sẽ không có quyền cập nhật thông tin Khi đó các trường thông tin sẽ ở trạng thái cấm nhập (các ô thông tin có mầu xám), và bạn sẽ không thể nhập thông tin vào được.

Để nhập thông tin vào các trường thông tin trong nhóm thông tin "Lãnh đạo xử lý" bạn hãynhấp chuột vào nút bên cạnh các trường thông tin tương ứng hoặc nhập trực tiếp từ bànphím

Đối với trường thông tin Lãnh đạo xử lý thì khi nhấp chuột vào nút , hệ thống sẽ hiển thị

một cửa sổ chứa danh sách các Lãnh đạo Công ty

Trang 27

Hinh 4.9 Chọn các lãnh đạo để chuyển văn bản tới

o Để chọn các Lãnh đạo, nhấp chuột vào ô chọn (check box) bên cạnh tên các lãnh đạotương ứng

o Để bỏ chọn một lãnh đạo, nhấp chuột vào ô chọn bên cạnh tên cuả lãnh đạo đó

o Hoặc bạn có thể gõ trực tiếp từ bàn phím, cửa sổ thông tin tên của lãnh đạo sẽ hiển

thị bạn lựa chọn rồi gõ Enter để tiếp tục

Sau khi đã chọn xong, nhấp chuột vào nút <Chọn> để cập nhật thông tin Nếu không muốncập nhật thông tin, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Đóng>

Đối với trường thông tin Chuyển tới các Phòng ban để cập nhật thông tin của trường thôngtin này, xin xem hướng dẫn trong mục Nhóm thông tin chung, phần cập nhật thông tincho trường Đơn vị phối hợp

Sau khi nhập đủ thông tin vào các trường, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Lưu> để lưu văn bản

và có thể bổ sung công việc cho các Đơn vị

o Để bổ sung một việc mới cho Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Bổ sung> (Chi tiếtthông tin tạo mới công việc xin xem Phần 6: Cập nhật thông tin công việc )

o Để xem danh sách các công việc gắn kèm văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào nút

<Refresh>

Trang 28

Hinh 4.11 Danh sách các công việc

o Để xoá công việc, nhấp chuột vào các ô chọn (checkbox) bên cạnh các công việc đó

rồi bấm nút <Xoá> Hệ thống yêu cầu xác nhận việc xoá các công việc đã chọn?

Hinh 4.12 Xác nhận có muốn xoá công việc không.

Nếu muốn xoá các công việc đã chọn, bạn hãy nhấp chuột vào nút <OK> Nếu bạn chọn

<Cancel> có nghĩa là không xoá các công việc đã chọn.

Chú ý:

Các chức năng <Bổ sung> và <Xoá> công việc chỉ có các Trưởng, Phó Đơn vị và Văn thư mới có quyền thực hiện Nêu bạn không thấy các nút đó tức là bạn không có quyền giao việc

2.4 Nhóm "Phòng ban xử lý"

Nhóm Phòng ban xử lý lưu trữ các thông tin về quá trình xử lý tại đơn vị Ở đây có cácchức năng cho phép các trưởng và phó ban giao công việc cho các chuyên viên trong bancủa mình

o Để có thể giao việc cho các chuyên viên, bạn cần lưu văn bản vào hệ thống trước Đểlưu văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng> hoặc <Lưu tạm>

o Sau khi lưu văn bản, để bổ sung công việc mới cho chuyên viên, bạn hãy nhấp chuộtvào nút <Bổ sung> để nhập mới một công việc giao cho các chuyên viên Xem hướng

Trang 29

dẫn chi tiết trong "Phần 6: Cập nhật thông tin về công việc" để biết thêm thông tinchi tiết.

o Để xem danh sách các công việc liên quan đến văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào nút

<Refresh>

o

Hình 4.14 Thông tin về công việc liên quan đến văn bản

o Để xoá một hoặc một số công việc giao cho chuyên vị, bạn hãy nhấp chuột vào ô lựachọn (check box) bên cạnh các công việc sẽ bị xoá, sau đó nhấp chuột vào nút

không

Hinh 4.15 Xác nhận việc xoá công việc ra khỏi văn bản

Nếu muốn xoá các công việc đã chọn, bạn hãy nhấp chuột vào nút <OK> Nếu bạn chọn

<Cancel> có nghĩa là không xoá các công việc đã chọn

Chú ý:

Các chức năng <Bổ sung> và <Xoá> công việc chỉ có các Trưởng, Phó Đơn vị và Văn

thư mới có quyền thực hiện Nêu bạn không thấy các nút đó tức là bạn không có quyền giao việc

Trang 30

2.5 Nhóm "Hồ sơ"

Nhóm Hồ sơ lưu trữ các thông tin về văn bản và công việc trong các tập hồ sơ của từng đơn

vị Khi văn bản đến đơn vị bạn, bạn sẽ lưu các văn bản vào các tập hồ sơ để tiện cho việc tracứu sau này

o Để lưu văn bản này vào hồ sơ của đơn vị mình, bạn nhấp chuột vào nút <Bổ sung> để

bổ sung văn bản vào hồ sơ rồi nhấp chuột vào nút <Chọn>

Hinh 4.16 Đưa văn bản vào các hồ sơ.

o Sau khi lưu văn bản vào các hồ sơ, bạn nhấp chuột vào nút <Refresh> để xem danhsách các hồ sơ mà văn bản này thuộc về

Trang 31

Hinh 4.17 Danh sách các hồ sơ chứa văn bản này

o Để xóa văn bản ra khỏi các hồ sơ, bạn chọn hồ sơ muốn xóa văn bản này ra rồi nhấpchuột vào nút <Xóa> Hệ thống sẽ xác nhận lại thông tin xóa hồ sơ một lần nữa trướckhi xóa văn bản này khỏi hồ sơ

Hinh 4.18 Xác nhận việc xoá văn bản ra khỏi hồ sơ III KÝ NHẬN VĂN BẢN

Phần này hướng dẫn bạn cách ký nhận một văn bản đã có, đưa văn bản đó vào sổ văn bảncủa đơn vị và lấy số đơn vị cho văn bản này

Để xác định văn bản đã đến đơn vị và đơn vị đã lưu văn bản này vào sổ của đơn vị đó chưa

ta sử dụng trường thông tin Ký nhận

o Nếu bạn không thấy trường thông tin Ký nhận này có nghĩa là bạn đã ký nhận văn

bản này và đã lưu vào sổ của đơn vị, hãy kiểm tra thông tin ký nhận trong danh sáchnhững đơn vị đã ký nhận văn bản

o Nếu bạn chỉ thuộc đơn vị, sau khi ký nhận và ấn nút <Lưu và đóng>, hệ thống sẽ xácnhận đơn vị này đã nhận được văn bản và sẽ văn bản này sẽ được lưu vào sổ của đơn

vị Số đến của văn bản sẽ lấy theo số đến của đơn vị của bạn

o Trong trường hợp bạn trực thuộc nhiều đơn vị, khi chọn trường thông tin Ký nhận

và nhấn nút <Lưu và đóng>, Hệ thống sẽ hiển thị các đơn vị bạn muốn ký nhận vănbản:

Trang 32

Hinh 4.20 Log ký nhận văn bản

Sau khi ký nhận văn bản, văn bản này sẽ được đưa vào sổ văn bản của đon vị và sẽ đượcgán một số trong sổ nội bộ của đơn vị Thông tin về số này được đặt trên đầu văn bản Bạn

có thể xem thông tin về văn bản này đã đến đơn vị nào và các số đến của từng đơn vị bằngcách di chuột lên đầu văn bản để xem toàn bộ thông tin về quá trình ký nhận các đơn vị

Hinh 4.21 Số đến của từng Phòng ban

IV TẠO PHIẾU TRÌNH TRONG VĂN BẢN TRÌNH KÝ

Phần này hướng dẫn bạn cách tạo một phiếu trình trong văn bản trình ký và xin ý kiến cácđơn vị để trình lên Ban Lãnh đạo và Hội đồng quản trị

Các trường thông tin trong trong Phiếu trình

Đề nghị của chuyên viên soạn thảo

8 Ý kiến Lãnh đạo đơn

vị trình

Ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị trình

9 Nội dung và khuyến

nghị

Nội dung tóm tắt tờ trình

Trang 33

o Để tạo một phiếu trình bạn mở một văn bản trình ký đã lưu trong hệ thống, nhấpchuột vào nút <Phiếu trình> để tạo một phiếu trình mới gắn kèm vào văn bản trình kýnày.

Hinh 4.22 Tạo phiếu trình mới

Hinh 4.23 Thông tin Phiếu trình mới

+ Để lưu phiếu trình bạn nhập các thông tin cần thiết rồi nhấp chuột vào nút <Lưu>.+ Để xem văn bản trình ký của phiếu trình này bạn nhấp chuột vào nút <Xem văn bản>

o Để gửi phiếu xin ý kiến các phòng ban, bạn nhấp chuột vào nút <Xin ý kiến> Hệthống sẽ hiển thị một phiếu lấy ý kiến trình ký gửi cho đơn vị trong Công ty

Trang 34

Hinh 4.24 Phiếu xin ý kiến trình ký

o Danh sách các ý kiến của các phòng ban về phiếu trình này hiển thị trong phần Ý kiến các phòng ban liên quan. Trên cơ sở các ý kiến của các Phòng ban, bạn sẽ có các quyếtđịnh phù hợp trước khi trình lên Ban Lãnh đạo hoặc Hội đồng quản trị

Hinh 4.25 Danh sách các ý kiến của các Phòng ban trong Phiếu trình

V THAO TÁC VỚI FILE GẮN KÈM

5.1 Gắn kèm file vào văn bản

Để có thể gắn kèm các file vào văn bản như: các file văn bản được scan dưới dạng file PDF(Acrobat Reader), các báo cáo được lưu dưới dạng file DOC (MSWord) … bạn hãy thực hiệncác bước sau:

 Nhấp chuột vào nút <Browse> Hệ thống sẽ hiển thị hộp hội thoại cho phép bạn có

thể chọn một file dữ liệu cần lưu

Trang 35

Hình 4.26 Lựa chọn file gắn kèm

 Bạn hãy chọn file cần lưu rồi nhấp chuột vào nút <Open>

Hình 4.27 File gắn kèm vào hệ thống

VI Xem nội dung file gắn kèm

Để xem nội dung một file gắn kèm đã được gắn với văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào tênfile tương ứng trong mục File gắn kèm Hệ thống sẽ tự động mở một hộp hội thoại hiển thị nộidung của file gắn kèm đó

VII Xoá file gắn kèm

Bạn chỉ có thể xóa các file gắn kèm khi chưa lưu vào văn bản Khi đã lưu vào văn bản, chỉ cóquản trị hệ thống mới có quyền xóa file gắn kèm

Trang 36

Đối với các file đã được gắn kèm vào với văn bản, để có thể xoá bỏ các file đó, bạn thựchiện:

1 Nhấp chuột vào file gắn kèm bạn muốn xóa, hệ thống sẽ hiển thị một menu các hànhđộng bạn được phép theo tác với file gắn kèm này

Nhấp chuột vào mục Xóa, nếu bạn muốn xóa file gắn kèm này ra khỏi văn bản, nếu bạn

không muốn xóa file – hãy bỏ qua bước này

Hình 4.28 Xoá bỏ các file gắn kèm

Trang 37

P h ầ n

5

THEO DÕI CÔNG VIỆC

Trong phần 5 bạn sẽ hướng dẫn cách theo dõi, quản lý các công việc trong hệ thống Bạn cóthể theo dõi công việc được giao theo từng ngày và chi tiết hơn là tình trạng thực hiện củacác việc để xác định xem việc nào đã hoàn thành, chưa hoàn thành hay đã quá hạn xử lý …

I THEO DÕI CÔNG VIỆC THEO NGÀY

Để theo dõi công việc giao cho từng ban theo ngày, bạn có thể chọn

thực hiện một trong ba cách sau:

1 Chọn chức năng Công việc theo ngày trong mục Công việc trên

trang chủ

2 Chọn mục Công việc | Công việc theo ngày trên Menu của chương

trình

2 Nhấp chuột vào tab “Việc theo ngày”

Hình 5.1 Hiển thị danh sách công việc cho đơn vị theo ngày

Hình 5.2 Hiển thị danh sách công việc cho cá nhân theo ngày

Trang 38

Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà bạn được giao hoặc giao cho các cán bộ cấpdưới cần phải theo dõi theo ngày.

Các công việc được hiển thị dưới dạng phân cấp theo việc lớn và đầu việc giúp bạn có thể dễdàng nhóm các công việc

Để xem công việc giao cho cá nhân bạn nhấp chuột vào Việc giao cho cá nhân, mặc định củachương trình là việc giao cho đơn vị

Bên cạnh công việc có một biểu tượng xác định trạng thái của việc lớn hay đầu việc đónhằm giúp cho lãnh đạo và bạn thuận tiện theo dõi công việc

o Các công việc được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo từng cột

o Công việc có trạng thái tức là công việc đang trong thời hạn xử lý

o Công việc có trạng thái tức là công việc đã hoàn thành

o Công việc có trạng thái tức là công việc đã quá hạn xử lý

o Để mở một công việc, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng vớicông việc muốn mở

Khi bạn chọn chức năng Việc giao cho cá nhân thì hệ thống mặc định sẽ hiển thị các công việctrong ngày hiện thời giao cho cá nhân Khi ban chọn chức năng Việc giao cho đơn vị hệ thống

sẽ hiển thị các công việc giao tới đơn vị phòng ban trong ngày

o Để xem công việc trong các ngày khác, bạn có

thể thay đổi ngày bằng cách nhấp chuột vào

ngày tương ứng trên lịch theo ngày ở góc trên,

bên phải của chương trình Hệ thống sẽ hiển thị

lịch theo từng tháng

Hình 5.3 Chọn ngày hiển thị công việc

o Để thay đổi tháng trên lịch, bạn chọn tháng cần

thay đổi trong mục Tháng trên lịch

Hình 5.4 Thay đổi tháng trên lịch

II THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH

Để theo dõi công việc đã hoàn thành, bạn có thể chọn thực hiện một

Trang 39

Hình 5.5 Hiển thị danh sách công việc đã hoàn thành cho đơn vị

Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà bạn được giao hoặc đã giao cho các cán bộcấp dưới và đã hoàn thành

Tương tự như cách hiển thị thông tin về công việc theo ngày, các công việc đã hoàn thànhcũng được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo theo từng cột Để mở mộtcông việc, bạn hãy nhấp chuột vào thông tin trên dòng tương ứng với công việc muốn mở

Hình 5.6 Hiển thị danh sách công việc đã hoàn thành cho cá nhân

III THEO DÕI CÔNG VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH

Để theo dõi công việc chưa hoàn thành, bạn có thể chọn thực hiện

3 Nhấp chuột vào tab Việc chưa hoàn thành

Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà bạn được giao hoặc đã giao cho các cán bộcấp dưới mà chưa hoàn thành

Định dạng
Số trang	78
Dung lượng	6,47 MB