TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH LÀO CAI BÀI THU HOẠCH PHẦN III KHOA HỌC HÀNH CHÍNH oOo Chương trình: TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH Bài thu hoạch: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN Học viên: Lớp: Trung cấp Chính trị Hành chính Khóa: Lào Cai, ngày tháng năm 2020 LỜI MỞ ĐẦU Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước. Vì vây, công tác soạn thảo văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 012011TTBNV ngày 19012011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức. Chỉ riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong cũng đã có nhiều sai phạm cần xem xét. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản. Bản thân tôi chọn đề tài: “Công tác soạn thảo văn bản QLHCNH” làm chủ đề viết bài thu hoạch nhằm nghiên cứu một số vấn đề trong lĩnh vực chuyên môn đang làm để góp phần vào việc nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản trong thời gian tới tại Trung tâm. Bài viết gồm có 3 phần: NỘI DUNG 1. Cơ sơ lý luận 1.1. Khái niệm văn bản Giao tiếp có thể được con người thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó, ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn, còn sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản.
Trang 1TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH LÀO CAI
BÀI THU HOẠCH PHẦN III KHOA HỌC HÀNH CHÍNH
-oOo -Chương trình: TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
Bài thu hoạch :
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
Học viên:
Lớp: Trung cấp Chính trị - Hành chính Khóa:
Lào Cai, ngày tháng năm 2020
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước Vì vây, công tác soạn thảo văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.
Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống
xã hội Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức Chỉ riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong cũng đã có nhiều sai phạm cần xem xét
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản Bản thân tôi
chọn đề tài: “Công tác soạn thảo văn bản QLHCNH” làm chủ đề viết bài thu
hoạch nhằm nghiên cứu một số vấn đề trong lĩnh vực chuyên môn đang làm để góp phần vào việc nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản trong thời gian tới tại Trung tâm
Bài viết gồm có 3 phần:
Trang 3NỘI DUNG
1 Cơ sơ lý luận
1.1 Khái niệm văn bản
Giao tiếp có thể được con người thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau Trong đó, ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn, còn sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản
Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản được chế tạo trên nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD…
Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp như: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, hương tiện giao tiếp Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau Nhìn chung có thể hình dung 2 nhóm văn bản lớn được phân theo tính chất quyền lực nhà nước và không mang tính chất quyền lực nhà nước như sau:
– Văn bản mang tính quyền lực nhà nước (văn bản quản lý nhà nước): Đây là nhóm văn bản có vai trò to lớn trong hoạt động của bộ máy nhà nước Bằng việc ban hành và thực hiện văn bản quản lý nhà nước, các cơ quan nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ được pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động giúp cho bộ máy nhà nước vận hành nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao, đồng thời điều chỉnh các quan hệ xã hội, điều tiết các quá trình xã hội theo mục đích định trước
Văn bản quản lý nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
Trang 4quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
– Văn bản không mang tính quyền lực nhà nước: Đây là nhóm văn bản lớn, được sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Các văn bản này rất đa dạng
về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách thức soạn thảo Đặc điểm chung của văn bản không mang tính quyền lực nhà nước là khi ban hành chúng các chủ thể đều không nhân danh Nhà nước
1.2 Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước;
Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định; Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định; Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
1.3 CÁC LOẠI VĂN BẢN VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà nước:
– Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Sở Nội vụ…
– Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư …
– Theo nội dung của văn bản;
– Theo mục đích biên soạn và sử dụng;
– Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;
Trang 5– Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn bản về giáo dục; văn bản về y tế; …
– Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến;…
– Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá; có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện tử…
– Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng Việt…
– Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật; văn bản thường; …
– Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật; – Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn kỹ thuật
2 khái quát chung về cơ quan, đơn vị (bổ sung thêm)
2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ sở
2.2 Chức năng nhiệm vụ
3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TRUNG TÂM 3.1 Thực trạng chung
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày, đã có sự hỗ trợ của những quy định, đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được đào tạo, bồi dưỡng tương đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như: Ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng không khái quát được nội dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý theo điều, khoản, điểm, sử dụng sai dấu câu và cách trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân (đối với công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cán nhân trở lên) sau từ “Kính gửi”; sử dụng không
Trang 6thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La
Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc) trong các văn bản được
bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v…
- Về ngôn ngữ và văn phong, văn bản hành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng, khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự Tuy nhiên, nhiều văn bản ban hành sử dụng từ ngữ không phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa
từ, lặp từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý
3.2 Các văn bản có tính pháp quy:
Trong thời gian qua, Văn phòng Trung Tâm cơ bản đã đảm bảo giải quyết các nhiệm vụ được giao về công tác soạn thảo văn bản bao gồm các văn bản sau:
- Nghị quyết: Nghị quyết hội nghị cán bộ công chức; Nghị quyết chi bị sau khi họp chi bộ; Nghị quyết Ban chấp hành Công đoàn; Nhị quyết chi đoàn;
- Quyết định: Quyết định điều động luân chuyển cán bộ; Quyết định bổ nhiệm; Quyết định ban hành quy chế; Quyết định phân công công tác…
- Quy chế: Quy chế hoạt động đơn vị; Quy chế dân chủ ở cơ sở; Quy chế hoạt động của ban hồ sơ; Quy chế thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Quy chế sử dụng điện; Quy chế thi đua khen thưởng…
3.3 Các văn bản hành chính thông thường:
- Công văn: Công văn hướng dẫn; Công văn giải thích; Công văn đôn đốc nhắc nhở; Công văn đề nghị yêu cầu; Công văn giao dịch; Công văn phúc đáp…
- Thông báo; Báo cáo, Kế hoạch; Quyết định; Tờ trình; Biên bản; Hợp đồng
Trang 7Qua báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị trong năm 2013 và phương hướng kế hoạch công tác năm 2014, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 110 Quyết định, 22 Thông báo, 111 Báo cáo, 10 Tờ trình, 99 công văn Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản của Văn phòng bao gồm có 7 bước và 4 nguyên tắc
- Bảy bước gồm:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
- Bốn nguyên tắc là:
Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt
Trang 8của đời sống, văn hóa - xã hội của cán bộ công nhân viên chức và toàn bộ những trại viên trong Trung tâm
4 NGUYÊN NHÂN HẠN CHẾ - GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
4.1 Nguyên nhân hạn chế.
Đối với công tác soạn thảo văn bản:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của
văn bản còn chưa thống nhất Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp quan tâm chỉ đạo cán bộ văn phòng
và các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn
bản là ở các văn bản thực hiện theo văn điều khoản, phần nơi nhận Đồng thời, Văn
phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Một số văn bản sử dụng từ không
đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực
Đối với trang thiết bị :
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản, các phương tiện được sử dụng vào quá trình tự động hóa việc soạn thảo văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và chưa đồng bộ và hiện đại
Trang 9Việc soạn thảo văn bản của Trung tâm vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó cần phát hiện và xử lý kịp thời sẽ mang lại hiệu quả tích cực trong công tác Soạn thảo văn bản của Trung tâm thời gian tới
4.2 Giải pháp khắc phục
Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản.
- Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
Văn phòng Trung tâm chịu trách nhiệm tham mưu và soạn thảo các văn bản giải quyết các công việc của Trung tâm Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là rất cần thiết và quan trọng Bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, … Văn phòng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến
chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham
khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.
Trang 10Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng Trung tâm cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản , đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và
cụ thể đối với các chủ thể ban hành
Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy mời… cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính
Đảm bảo về nội dung của văn bản.
Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai
vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn
phong của văn bản Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu
trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức Để thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó