KỸ NĂNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN Đàm phán thường có nội dung khá phức tạp vì nó liên quan đến vấn đề tổ chức, kinh tế, tài chính của hai bên.. Nếu làm tốt giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp có
Trang 1KỸ NĂNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
Đàm phán thường có nội dung khá phức tạp vì nó liên quan đến vấn đề tổ chức, kinh tế, tài chính của hai bên Nếu làm tốt giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp có thể giành được nhiều lợi thế hơn khi đàm phán chính thức
Chuẩn bị tốt sẽ quyết định sự thành công Việc đầu tiên là cần thu thập các dữ liệu cần thiết, hình thành hồ sơ gốc Kế đó, cần phán đoán tốt Cuối cùng là chuẩn bị tinh thần và sức khỏe cho bản thân để được ở trong trạng thái sẵn sàng nhất, có khả năng phản ứng khi đối mặt với các bất ngờ và phức tạp
Về việc chuẩn bị dữ liệu và hồ sơ, tránh làm các tập hồ sơ dày cộp Càng chuẩn
bị tốt thì lượng hồ sơ cần thiết càng ít Cách tốt nhất là nên hình thành một bản ghi nhớ những vấn đề tranh luận chủ yếu như: tiền hùn vốn có thể có, những ưu tiên và ràng buộc giả định, những mục tiêu, sáng kiến, những dư luận công khai về phía mình và đối phương; những phản ứng quan trọng nhượng bộ và thoái lui tạm thời cần dự kiến
Cá nhân đàm phán cần tập trung phân tích chỗ mạnh và yếu của hai bên Tìm thông tin về những chiến lược hay mục tiêu, giải pháp thay thế, các nhu cầu tương ứng ngắn và dài hạn, các chiến thuật, biện luận, vị thế, khía cạnh văn hóa
Tìm hiểu đối tượng và tiêu chuẩn
Khi ấn định mục tiêu, cần lưu ý mục tiêu không phải là đơn nhất Có thể chia nhỏ và xếp loại thành ưu tiên, quan trọng nhưng không ưu tiên, thứ yếu Mặt khác, một mục tiêu có thể đi đến thỏa thuận toàn bộ hay từng phần
Có 4 tiêu chuẩn cho một mục tiêu là hạn định (kỳ hạn, thời gian), có thể đo được (giá trị được định lượng), miêu tả (kế hoạch hành động), được kích thước hóa (phương tiện, giới hạn, ràng buộc) Kế đó tập trung vào suy nghĩ chiến lược, vạch rõ, trong cuộc đàm phán này, mình sẽ đạt được cái gì, mục tiêu mà mình có thể đạt được, các phương tiện, hành động, trường hợp đàm phán thất bại
Cuối cùng là hướng vào tiến trình tác nghiệp và đúng mực của đàm phán Trước khi đàm phán thực chất, cần công bố bảng kê các luận chứng, thứ tự các vấn
đề sẽ trình bày
Trang 2Ngoài ra, nên rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như tính kiên nhẫn và óc chính xác Tốt nhất là phối hợp thái độ khoa học (tính chính xác) với óc nhạy bén trong việc tìm kiếm những sự kiện và số liệu có liên quan đến đối phương Nên biết kìm chế cảm xúc và có khả năng vận dụng các kiến thức tâm lý học để phán đoán những gì mà đối phương làm Nên có nghệ thuật biết lắng nghe tập trung sự chú ý vào những gì nghe được và những gì không nói ra Nắm về thân thế, địa vị, tính cách, kinh nghiệm, ai là trưởng đoàn có tính quyết định, năng lực, quyền hạn, kinh nghiệm và sở trường của đối tác cũng là việc cần phải làm