Chương 8 ...

Yêu cầu Khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị  Đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định  Kiểm soát trước đối với những việc sắp xảy ra  Chủ động đối phó với các

Chào mừng cô và các bạn đến buổi

thuyết trình

nhóm 7

Thành viên

Châu Thị Thúy Quỳnh Phạm Mai Huỳnh Lê Nguyễn Bùi Hồng Thương

Tống Thị Lệ Trinh

Bồ Thị Thanh Hạ Trần Thị Mai Anh

Võ Thị Trung Trinh Nguyễn Phát Tài

Võ Minh Trung

Lê Minh Lê

Nhóm

7

Nội dung của chương 8

Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát

Khái niệm về chức năng

Mục tiêu

• Tìm hiểu về chức năng kiểm soát

• Trình bày các nguyên tắc xây dựng cơ chế trong

kiểm soát

• Tìm hiểu các bước tiến hành kiểm soát?

• Xác định các loại hình kiểm soát?

• Xác định các kỹ thuật kiểm soát?

Yêu cầu

 Khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị

 Đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định

 Kiểm soát trước đối với những việc sắp xảy ra

 Chủ động đối phó với các sự việc không mong muốn xảy ra giúp giảm thiểu rủi ro

Let's Get Started

I

1.1 Khái niệm 01

02 03 04 05 06

Chức năng kiểm soát là

quá trình đo lường kết

Kiểm soát sự sai lệch và nguy cơ sai lệch

Kiểm soát không chỉ

giành cho những hoạt

Kiểm soát để thể hiện các biện pháp khắc phục sự sai lệch hướng đến hoàn thành mục tiêu đã định

1.2 Mục đích của kiểm tra

Phát hiện kịp thời những sai sót, kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu

Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu tổ chức

nguồn lực của

tổ chức được

sử dụng một cách hiệu quả

2

3Làm sáng tỏ

và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo

1 làm sáng tỏ những kết

quả đã thực hiện 2 Dự đoán được chiều hướng

3 Phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót

4 Đáp ứng được nhu cầu

II

Trong tác phẩm “ Những vấn đề cốt yếu của sản xuất”

các tác giả Koontz và O Donnell đưa ra 7 nguyên tắc

xây dựng cơ chế kiểm soát:

1.Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức, và căn cứ theo

cấp bậc của đối tượng được kiểm soát

2 Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của cá nhân nhà quản trị

3 Sự kiếm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu

4 Việc kiểm soát phải khách quan

5 Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí ( văn hóa tổ chức )

6 Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế

7 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động

Tiến hành

kiểm soát

01 02 03 04 05 06

III

3.1 Các bước kiểm soát

Bước 1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát 01

02 03 04 05 06

- Tiêu chuẩn kiểm soát là cơ sở để dựa vào

đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị quản trị

- Tiêu chuẩn kiểm soát được đặt ra khác nhau tuỳ thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm soát Nó có thể biểu hiện dưới dạng định tính hoặc dưới dạng định lượng

đề ra.

Bước 2 Đo lường kết quả hoạt động

- Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định

trong bước 1

- Tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra

hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện

sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định

Quán sát các dữ

liệu Các dấu hiệu báo trước Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân

Dự báo Điều tra

Các phương pháp đo lường

kết quả

Bước 3 Điều chỉnh các bước sai lệch

- Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so

sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được

xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết

quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai

lệch đó Sau dó ta cần phân tích nguyên nhân

cuả sự sai lệch đó, đồng thời đưa ra các biện

pháp sửa chữa và điều chỉnh khắc phục cần

thiết ví dụ như:

- Liều lượng thích hợp

- Phải hướng tới kết quả

Các loại hình kiểm soát

1.Theo thời gian tiến hành kiểm soát

Kiểm soát trongKiểm soát trước

Kiểm soát sau

Các loại hình kiểm soát

2.Theo tuần suất các cuộc kiểm soát

Kiểm soát định kỳKiểm soát liện tục

Kiểm soát liện đột xuất

Các loại hình kiểm soát

3.Theo mức độ tổng quát của

nội dung khái quát

Kiểm soát toàn bộ

Kiểm soát bộ phận

Kiểm soát cá nhân

Các loại hình kiểm soát

4.Theo đối tượng kiểm soát

Kiểm soát thông tinKiểm soát con ngườiKiểm soát cơ sở kĩ thuật vật chất

Kiểm soát tài chính

Các điểm

kiểm soát

trọng yếu

01 02 03 04 05 06

IV

Các điểm được chọn để kiểm soát

được gọi là các điểm trọng yếu

Cần lưu ý rằng không có quy tắc nào để giúp nhà quản trị lựa chọn những điểm kiểm soát trọng yếu

này.

Tuy nhiên, để có tự mình tìm ra các điểm trọng yếu để kiểm soát , nhà quản trị nên tự hỏi mình các câu hỏi:

1 Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của

6 Tiêu chuẩn kiểm soát nào có thể thu thập thông tin cần thiết

mà không phải tốn kém nhiều quá?

Các tiêu chuẩn kiểm soát trọng yếu có thể là các tiêu

chuẩn vật chất, tiêu chuẩn phí tổn, tiêu chuẩn tư bản,

tiêu chuẩn doanh thu, tiêu chuẩn chương trình và

tiêu chuẩn vô hình (sự tín nhiệm, ủng hộ, ưa thích…)

V

Kiểm soát tài chính

Ngân quỹ

Kỹ thuật phân tích thống kê

Các báo cáo và phân tích chuyên môn Kiểm soát hành vi

5 công cụ

A Ngân sách

02 03 04 05 06

B Phân tích tài chính

C Phân tích trường hợp hòa vốn

D Kiểm toán

Ngân sách tiền mặt

Phát hi n nh ng thi u h t ti m ệ ữ ế ụ ềtàng và lượng ti n m t hi n có ề ặ ệ

đ đ u t ng n h nể ầ ư ắ ạ

Ngân sách chi tiêu

Giúp qu n lý tiên li u đả ệ ược nhu

c u v n tầ ố ương lai

B Phân tích tài chính

 Bảng cân đối :

o Phương tiện để kiểm soát khả năng của

một đơn vị đáp ứng với những nghỉa vụ

bình thường

o Một hình ảnh về điều kiện tài chính

tổng quát của tổ chức

 Bảng kết toán thu nhập:

o Phân tích tài chính của đơn vị trong thời

kỳ ba tháng, sáu tháng, một năm

o Dùng nó để so sánh số liệu của hai thời

kỳ

 Phân tích tỷ lệ:

o So sánh hai số liệu lấy từ những bảng

kết toán, và biểu diễn bằng những tỉ số

hay hay tỉ lệ %

 Tỷ số thanh toán

o Xem có thể đổi được tài sản của đơn

vị ra tiền mặt để thanh toán những món nợ

 Tỷ số bình thường (hiện có )

o Tỷ số giữa tài sản và những món nợ: + tỷ số 2:1 (bình thường )

+ tỷ số > 2: 1 ( tổ chức chưa tận

dụng được giá trị tài sản của đơn vị ) + tỷ số dưới 1:1 ( đơn vị có khó khăn trong thanh toán các nợ ngắn hạn )

 Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng yếu

o Cũng giống như tỷ số bình thường nhưng số liệu kiểm kê không có

trong tử số ; tỷ số bình thường 1: 1

 Tỷ số nợ với tài sản

o Đơn vị hoạt động tốt: tỷ số nợ với tài sản cao sẽ mang nhiều lợi nhuận, khi nợ kỳ hạn ngắn và lãi suất cao, doanh thu giảm thì nợ sẽ là gánh nặng cho tổ chức

 Tỷ số hoạt động

o Mô tả tổ chức sử dụng tài sản có hiệu quả ra sao

o Doanh số / kiểm kê; doanh số/ tài sản

 Tỷ sô xác xuất

o Dùng để đo hiệu quả và hiệu suất của tổ chức

o Lợi nhuận ròng / doanh số: dùng để so sánh thành

quả của tổ chức trong các thời kỳ khác nhau

o ( thu nhập/đầu tư ) x ( lợi nhuận/ thu nhập ):

dùng để đo khả năng lợi nhuận của một doanh nghiệp

C Phân tích trường hợp hòa vốn

Đi m hòa v n là đi m mà n i đó doanh nghi p có ể ố ể ơ ệ

Nếu doanh thu > Chi phí

Doanh thu = chi phí

Nếu doanh thu < Chi phí

Lãi Lỗ

D Kiểm toán

 là s ki m đi m chính th c nh ng tài ự ể ể ứ ữ kho n,h ả ồ s , ơ ho t đ ng ạ ộ c a đ n ủ ơ vị

Kiểm toán từ bên

ch c ứ

2 Ngân quỹ

Ngân quỹ là một công cụ lập

kế hoạch, đồng thời vừa là một

công cụ kiểm soát rất quan

trọng của các nhà quản trị

Việc lập kế hoạch ngân quỹ

cho phép các nhà quản lý thấy

một cách rõ ràng là tiến vốn

được ai chi tiêu và chi tiêu ở

đâu

Các dạng ngân quỹ

Ngân quỹ thu và chi

Ngân quỹ

về tiền mặt

Kỹ thuật lập ngân quỹ

Ngân quỹ bi n đ i ế ổ

Ngân quỹ c s - zê rô ơ ở

Ngân quỹ l a ch n và ngân quỹ ph ự ọ ụ

 Được áp dụng chủ yếu cho ngân quỹ chi tiêu

 Nhiệm vụ là chọn ra một số đơn vị

đo lường, để phản ảnh khối lượng,

để kiểm soát những chủ loại chi phí khác nhau và xem những chi phí đó biến thiên như thế nào

 Căn cứ vào đây người ta gia các phòng ban danh mục chi phí biến đổi cùng một số khoản tiền nhất định cho những chi phí cố định hoặc tạm thời

Ngân quỹ biến đổi

Ngân quỹ cơ sở- zê rô

 Chia các chương trình của của cơ sở thành ra “các gói” bao gồm các mục tiêu, các hoạt động và cá nguồn lực cần thiết

 Thực hiện bằng cách bắt đầu ngân quỹ của mỗi gói từ cơ sở Zê rô

 Các chi phí được tính toán lại cho mỗi thời kỳ ngân quỹ

Ngân quỹ lựa chọn và ngân quỹ phụ

 Xây dựng các ngân quỹ lựa chọn đối với các tình huống có thể lựa chọn

 Các ngân quỹ lựa chọn là sự biến dạng của ngân quỹ biến đổi, ở đây các ngân quỹ biến đổi mà thực sự ra

nó có thể biến thiên vô hạn được giới hạn lại trong một số khả năng lựa chọn

3 Kỹ thuật phân tích thống kê

- Được th c hi n trên ự ệ c ơ s ở d a vào ự các d ữ li u ệ quá

kh , ứ t ng ổ h p thành ợ các bi u ể đ ồ ho c ặ các đ th qua đó ồ ịgiúp cho các nhà qu n ả tr ịđ a ư ra nh ng ữ nh nậ xét

• Xu th ế phát tri n c a doanh ể ủ nghi p trong quáệ kh , ứ

nh ng d ữ ự báo cho th i ờ gian t iớ

• V ề m i ố liên h gi a ệ ữ các y u ế t ố trong quá trình phát tri nể

• Đ sai l ch so v i ộ ệ ớ các tiêu chu n đ t ẩ ặ ra trong k ế

4 Các báo cáo và phân tích chuyên

môn

Hình th c ki m ứ ể soát đ ượ th c hi n b ng c ự ệ ằ cách s ử

d ng ụ các chuyên gia nghiên c u t ng lãnh v c ứ ừ ự

chuyên sâu ( K ế toán, tài chính, kỹ thu t, ậ công

ngh …) đ ệ ể có th ể phát hi n nh ng v n ệ ữ ấ đ ề mà

doanh nghi p ệ đang g p ặ ph i ả trong lĩnh v c riêng ự

bi t, ệ trên c ơ s ở đó có nh ng ữ đ xu t ề ấ xác th c ự

họ qua trao đổi

Phương pháp

dùng những tiêu

chuẩn tương đối

Phương pháp Quan sát cá nhân

a Những hình thức kiểm soát trực

tiếp

Nhân viên thực

Nhân việc thực hiện

không có kết quả tốt Xem xét nguyên nhân và đưa ra biện pháp

Tiến trình kỹ thuật nhân viên

b Những hình thức thay thế cho kiểm soát

trực tiếp

Chọn

lọc Tiêu chuẩn hóa

Văn hóa tổ chức

Huấn luyện

Đánh giá thái độ

Tóm tắt

Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản trị, là một hệ thống thông tin phản hồi giúp cho việc hoàn thiện công tác quản trị trong tổ chức Quá trình kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát, kế đó là đo lường kết quả thực tế và sau cùng là tiến hành biện pháp điều chỉnh.

Tóm tắt

Có 3 loại hình kiểm soát: kiểm soát trước công việc, kiểm soát trong công việc và kiểm soát sau công việc Thực tiễn cho thấy mỗi loại hình kiểm soát này có những tác dụng khác nhau đối với quản trị Trong quá trình kiểm soát các nhà quản trị cần tiến hành đồng bộ cả 3 loại hình này Tuy nhiên kiểm soát trước công việc là loại hình kiểm soát ít tốn kém nhất nhưng lại có hiệu quả nhất

Tóm tắt

Để thực hiện kiểm soát các nhà quản trị có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như lập ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chuyên môn và kiểm soát hành vi, tuy nhiên càng lên cấp bậc cao thì kế hoạch ngân quỹ và phân tích thống kê càng trở nên quan trọng, ngược lại càng xuống thấp thì việc phân tích chuyên môn và quan sát cá nhân càng trở nên quan trọng

Tài liệu tham khảo

- TS Pham Thị Minh Châu - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp, 2014.Giáo trình quản trị học Nhà xuất bản Phương Đông trường Đại học Kinh tế

Tp HCM [2] Bài giảng và các tài liệu do giảng viên đứng lớp cung cấp

- https://sachkinhte.vn/kiem-soat-quan-tri-bob-tricker

- https://www.pace.edu.vn/pace-books/chi-tiet/2442/kiem-soat-quan-tri/24

- can-biet.html

http://saigonisb.buh.edu.vn/thacsi/quan-tri-kiem-soat-va-nhung-dieu-THANKS FOR WATCHING

Trò chơi hái táo

Câu 1 Quá trình kiểm tra gồm bao nhiêu bước?

A 3 bước B 2 bước

C 1 bước D 4 bước

Câu 2 Xây dựng cơ chế kiểm tra theo Koontz và O’Donnell cần đảm bảo?

A 6 nguyên

tắc

B 7 nguyên tắc

C 5 nguyên

tắc

D 8 nguyên tắc

Câu 3: Một hệ thống kiểm soát tốt phải bao gồm kiểm soát nhằm tiên liệu trước các rủi ro, đó là hình thức kiểm soát?

xuyên

Câu 4 Nhà quản trị chỉ cần thực hiện

kiểm soát?

A Sau khi hoàn

thành kế hoạch B Trong khi thực hiện kế hoạch

C Trức khi thực hiện

kế hoạch

D Không có đáp

án đúng

Câu 5 Theo H.Konntz và O’Donnell “ Cơ chế kiểm soát cần phải được thiết kế trên … … và căn cứ theo cấp bậc của kiểm

C Các hoạt động

của doanh nghiệp D Văn hóa doanh nghiệp

Câu 6 Các ý dưới đây ý nàp thuộc loại hình kiểm

soát

A Kiểm tra chất

C Kiểm tra hiệu

quả

D Kiểm tra tổng thể

Câu 7 Kiểm soát là chức năng được thực

C Để đánh giá kết

quả D Đan xen vào tất cả các chức năng

khác của quản trị