Chương 6 môn Quản trị học tổ chức

Bài Power Point cho các bạn sinh viên làm bài về chương 6 Quản trị học. Bài PowrPoint đẹp, đa dạng, đơn giản, đẹp mắt, ngắn gọn, hợp lệ theo yêu cầu của người ra đề và auto được điểm cao các bạn nhé :>>

CHÀO MỪNG CÁC BẠN ĐẾN VỚI BUỔI THUYẾT TRÌNH

CỦA NHÓM 5

Slogan: chơi ngày cày đêm

TỔ CHỨC

CHƯƠNG VI

Thành viên

Phạm Thị Hải

Vũ Thị Trinh Trần Gia Hân Phạm Thị Châu

Lê Thị Hương Lan Nguyễn Thị Thùy Trang Nguyễn Lê Kim Ngân Nguyễn Quốc Huy Đoàn Thiên Kim

Lê Thị Minh Thoại Phan Thị Cẩm Tiên Nhóm 5

Trình bày những nhân tố chính của cơ cấu

Sự khác nhau giữa quyền hành

hữu cơ

Những nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế tổ chức và các loại hình cơ cấu tổ chức

I II III IV V VI VII

Nội dung

CHUYÊN MÔN HOÁ

TRONG TỔ CHỨC

CƠ CẤU TỔ CHỨC SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

SỰ PHỐI HỢP VÀ CHUYÊN MÔN HOÁ CÁC BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

THIẾT KẾ TỔ CHỨC

CÁC ỨNG DỤNG THIẾT KẾ

TỔ CHỨC

CƠ CẤU TỔ CHỨC

I

Nhóm 5

I CƠ CẤU TỔ CHỨC

2 Những nhân tố của cơ cấu tổ chức

Chuyên môn hoá Tiêu chuẩn hoá

Hợp tác

Quyền hành

Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và

phân chia chúng cho các cá nhân hoặc đội đã

được đào tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó

Về cơ bản là quyền ra quyết định và hành động

Những tổ chức khác nhau sẽ phân bổ quyền hành

khác nhau

Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ

Bao gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp nhất những hoạt động của những cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tổ chức

I CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Các nhiệm vụ

2 Sự phân chia các bộ phận

3 Cấp bậc quản trị

4 Quyền hành trực tuyến

3.Sơ đồ tổ chức

- Là một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí cá nhân trong một tổ chức

- Sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin về 4 khía cạnh quan trọng của cơ cấu tổ chức

II CHUYÊN MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC

Nhóm 5

II CHUYÊN MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC

1

2

3 4

Chuyên môn hoá theo chức năng

Chuyên môn hoá bộ phận theo địa lý

Chuyên môn bộ phận theo sản phẩm

Chuyên môn hoá bộ phận theo khách hàng

II CHUYÊN MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC

1.Chuyên môn hoá theo chức năng

Là sự nhóm gộp các nhóm hoặc các bộ phận theo những lĩnh vực chức năng riêng biệt như sản xuất, marketing, và tài chính

Khó khăn

 Nhấn mạnh vào những nhiệm vụ thường xuyên

 Hạn chế sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức

 Tập trung vào các bộ phận chức năng mà không vì những vấn đề

mục tiêu của tổ chức

Thuận lợi

 Thúc đẩy chuyên môn hoá các kỹ năng

 Giảm thiểu các nguồn lực và gia tăng sự hợp tác trong cùng lĩnh vực chức năng

 Cho phép các nhà quản trị và cấp dưới chia sẽ kinh nghiệm nghề nghiệp của nhau

II CHUYÊN MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC

Thuận lợi

 Các thiết bị sản xuất sản phẩm được đặt ở một vị trí địa lý, tiết kiệm

thời gian và chi phí

 Có cơ hội để đào tạo các nhà quản trị tổng quát

 Phương thức này phù hợp với các tổ chức hạn chế phát triển các tuyến

sản phẩm nhưng mở rộng theo khu vực địa lý

2.Chuyên môn hoá bộ phận theo địa lý

II CHUYÊN MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC

Thuận lợi

 Phù hợp với những thay đổi nhanh chóng đối với một sản phẩm

 Khuyến khích quan tâm đến nhu cầu của khách hàng

 Xác định trách nhiệm một cách rõ ràng

 Phát triển những nhà quản trị tổng quá

3 Chuyên môn bộ phận theo sản phẩm

II CHUYÊN MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC

Những khó khăn

o Không khích việc liên kết các khách hàng phát triển các chính

sách trong phân phối nguồn lực

o Nhân viên cảm thấy áp lực từ khách hàng để nhận được các

quyền lợi của họ

o Chỉ giải quyết vấn đề cho từng loại khách hàng riêng biệt

4 Chuyên môn hoá bộ phận theo khách hàng

Những thuận lợi

o Cho phép tập trung vào khách hàng

o Nhận diện được những khách hàng chủ yếu

o Thích hợp để hiểu được những nhu cầu của khách hàng

5.Lựa chọn cơ cấu cho tổ chức

II CHUYÊN MÔN HOÁ TRONG TỔ CHỨC

SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

III

Nhóm 5

III SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

Để đạt được các mục tiêu tổ chức thì con người, cá kế hoạch và các nhiệm

vụ phải phối hợp với nhau Nếu không thực hiện tốt điều này tổ chức có thể

bị thất bại Vì vậy sự phối hợp là một trong những nhân tố cơ bản của

thiết kế tổ chức.

1 khái niệm

III SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

3 Nuyên tắc cơ bản của sự phối hợp

3

1

2

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh

Nguyên tắc tầm hạn quản trị

Nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh

2 Nguyên tắc cơ bản của sự phối hợp

III SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

1.1 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh

1.2 Nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh

Cho rằng chỉ có một cấp trên duy nhất Xác định một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng đi từ cấp cao nhất đến cấp thấp

nhất trong tổ chức Những nhiệm vụ và quyền hành đã được phân công

một cách rõ ràng không có sự trùng lặp và cắt đứt

III SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

1.3 Nguyên tắc tầm hạn quản trị

Nguyên tắc tầm hạn quản trị giới hạn số lượng nhân viên có mối quan

hệ báo cáo trực tiếp với một nhà quản trị, bởi vì một nhà quản trị không

thể giám sát một cách hiệu quả một số lượng lớn cấp dưới.

b) Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm quản trị

a ) Tầm hạn quản trị và cấp quản trị

Cơ cấu quản trị càng nhiều tầng thì thường đi liền với hệ thống trực tuyến dài và quản lý quan liêu

• Năng lực của nhà quản trị và nhân viên

• Những nhiệm vụ giống nhau hoặc không giống nhau được giám sát

• Những vấn đề mới bất ngờ xảy ra trong bộ phận của nhà quản trị

• Phạm vi rõ ràng của các tiêu chuẩn và các quy tắc

SỰ PHỐI HỢP VÀ CHUYÊN MÔN HOÁ CÁC BỘ

PHẬN TRONG TỔ CHỨC

IV

Nhóm 5

Quyền hành gắn liền với một chức vụ hợp pháp trong tổ chức, gắn liền với công việc Trong khi đó, quyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định

IV SỰ PHỐI HỢP VÀ CHUYÊN MÔN HOÁ CÁC BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

1.Quyền hành

các quyết định hoặc mệnh lệnh được đưa ra mà nằm trong “vùng không quan

tâm” của thuộc cấp, thì có nghĩa rằng thuộc cấp sẽ chấp nhận hoặc tuân thủ

chúng mà không có một vấn đề chống đối nào

Là quyền đưa ra các quyết định và hành động

C)Quyền hành và quyền lực khác nhau như thế nào?

a) Cơ cấu quyền hành

b)Vùng không quan tâm

IV SỰ PHỐI HỢP VÀ CHUYÊN MÔN HOÁ CÁC BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

1.Quyền hành

Quyền lực ép buột Quyền lực dựa trên sự sợ hãi

Quyền lực tưởng thưởng Quyền lực dựa trên khả năng phân phát điền gì đó có giá trị với người khác

Quyền lực chính thống Quyền lực dựa trên địa vị của một người trong hệ thống cấp bật chính thức

Quyền lực chuyên gia

Quyền lực dựa trên chuyên môn, kỹ năng đặc biệt hoặc kiến thức

Quyền lực liên quan

Quyền lực dựa trên sự gắn bó chặt chẽ với một người, người có nguồnlực hoặc đặc điểm cá nhân mong muốn

Các loại quyền lực

IV SỰ PHỐI HỢP VÀ CHUYÊN MÔN HOÁ CÁC BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

2 Trách nhiệm

Là bắt buột nhân viên phải thực hiện những nhiệm vụ đã

được phân công

3 Trách nhiệm giải trình

Là điều kỳ vọng nhân viên sẽ chấp nhận trách nhiệm về những kết

quả hoạt động của mình.

TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA

QUYỀN HÀNH

V

Nhóm 5

V TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

Phân chia quyền hành (phân quyền)

1

Những nhân tố ảnh hưởng đến tập trung và phân tán quyền hành

2

Quyền hành trực tuyến và tham mưu

3

V TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

 Cho phép nhà quản trị cấp cao có nhiều thời gian hơn cho các công việc quan

trọng như phát triển chiến lược và các kế hoạch của tổ chức

 Phát triển khả năng tự quản lý của những nhà quản trị cấp dưới

 Bởi vì cấp dưới thường gần các hoạt động tác nghiệp cụ thể hơn những nhà quản

trị cấp

cao nên họ có thể nắm bắt tốt hơn tất cả các sự việc

 Phân tán quyền lực nuôi dưỡng một bầu không khí định hướng mục tiêu, lành

mạnh trong nhân viên

1 Phân chia quyền hành (phân quyền)

a Lợi ích của phân chia quyền hành

V TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

 Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn.

 Xác định quyền hành và trách nhiệm.

 Quan tâm đến cấp dưới.

 Yêu cầu một công việc toàn diện.

 Cung cấp sự huấn luyện.

 Thiết lập sự kiểm soát tương xứng.

b Cải thiện sự phân quyền

 Nhân viên thiếu kinh nghiệm

 Tốn nhiều thời gian để giải thích công việc hơn là tự mình làm nó

 Lối mà nhân viên mắc phải có thể như là một chi phí

 Nhân viên đã quá bận rộn

 Phân quyền có thể cấp dưới biết nhiều vào công việc của cấp

trên, nên làm cho nhàquản trị cấp trên lo lắng

Lý do những nhà quản trị không phân quyền

c Những trở ngại của sự phân quyền.

V TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

Các nhà quản trị phải luôn luôn nhận thức rằng lợi ích của sự phân quyền gắn

liền với việc để cho cấp dưới tự do hoạt động, thậm chí chấp nhận mạo hiểm để

cấp dưới mắc sai lầm, xem đó như là một chi phí của việc đào tạo nhân viên Cải

thiện giao tiếp giữa nhà quản trị và cấp dưới cũng có thể khắc phục được những

rào cản đối với sự phân quyền

d Khắc phục những rào chắn của sự phân quyền

V TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

 Phân quyền một cách chiến lược bằng cách đo lường những thành công của nhân viên

để bảo đảm phù hợp với mục tiêu chung

 Xem sự phân quyền như là một công cụ huấn luyện, qua đó cung cấp cho nhân viên

những kinh nghiệm cần thiết để chuẩn bị họ cho những trách nhiệm khác lớn hơn

 Xác định quyền cá nhân cho các nhiệm vụ

 Để cho nhân viên xây dựng các kế hoạch hoạt động của họ

 Bảo đảm rằng bạn ở trên mọi thứ và tổ chức cho nhân viên có trách nhiệm phải giải trình

e Nghệ thuật của sự phân quyền

V TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

a Giá trị của quyết định

b Sự đồng nhất của các chính sách

c Văn hoá tổ chức

d Năng lực của các nhà quản trị

e Cơ chế kiểm soát

f Ảnh hưởng của môi trường

2 Những nhân tố ảnh hưởng đến tập trung và phân tán quyền hành

V TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA QUYỀN HÀNH

3 Quyền hành trực tuyến và tham mưu

Các học giả quản trị phân biệt hai hình thức của quyền hành: quyền hành trực tuyến và quyền hành tham mưu Trong nội dung này, “trực tuyến” ám chỉ các nhà quản trị làm việc ở các chức năng, bộ phận đóng góp trực tiếp đến viêc đạt được mục tiêu của tổ chức Chức năng của các nhà quản trị được phân thành tham mưu hay

trực tuyến phụ thuộc vào mục tiêu của tổ chức

VI THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Nhóm 5

VI THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Thiết kế tổ chức liên quan đến việc xác định cơ cấu và những mối quan hệ quyền hành toàn bộ tổ chức để thực hiện chiến lược và các kế hoạch nhằm đáp ứng

mục tiêu của tổchức Như vậy, thiết kế tổ chức là một tiến trình xác lập một cơ cấu tổ chức cho công ty

· Nhiều quy tắc

· Kênh truyền thông chính thức

· Quyền hành quyết định tập trung

· Cơ cấu tổ chức cao hơn

Tổ chức hửu cơ

· Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang)

· Nhiệm vụ thích ứng

· Một vài quy tắc

· Truyền thông phi chính thức

· Quyền hành quyết định phi tập trung

· Cơ cấu tổ chức phẳng hơn

VI THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Cấu trúc tổ chức là một phương tiện giúp đỡ giới quản trị đạt được mục tiêu tổ chức Một điềuhợp logic rằng chiến lược và cấu trúc nên được kết hợp chặt chẽ, có nghĩa là cấu trúc tổ chức nên theo đuổi chiến lược Và nếu giới quản trị tạo ra những thay đổi then chốt trong chiến lược tổ chức, nó sẽ

cần phải hiệu chỉnh lại cơ cấu để thích ứng và hỗ trợ sự thay đổi

3 Chiến lược ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức như thế nào?

4 Quy mô của tổ chức ảnh hưởng đến cấu trúc như thế nào?

VI THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Có những bằng chứng lịch sử minh chứng rằng quy mô của tổ chức ảnh hưởng đáng kể đếncấu trúc của nó.1 Một cách dễ hiểu, khi tổ chức có quy mô nhỏ nhà quản trị có thể giám sát mộtcách chặt chẽ, nhưng khi quy mô được mở rộng sẽ có nhiều bộ phận hơn đòi hỏi quyền hành phitập trung, truyền thông phi chính thức và có nhiều mối quan hệ theo chiều ngang và dọc Vì thế,cơ cấu thích hợp khi đó sẽ là cơ cấu hữu cơ

VI THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Nhìn chung, kỹ thuật càng thông thường thì cấu trúc càng chuẩn hoá và càng cơ giới Ngược lại, các tổ chức với công nghệ khác biệt thì càng có khả năng là có cấu

trúc hữu cơ

5 Công nghệ tác động như thế nào đến cấu trúc?

Trong chương 3 chúng ta đã thảo luận môi trường như là một ràng buộc cho việc cân nhắccác quyết định quản trị Nó cũng tác động lớn đến cấu trúc tổ chức Về cơ bản, các tổ chức cơgiới là hữu hiệu nhất trong môi trường ổn định Các tổ chức hữu cơ là đáp ứng tốt nhất với môi

trường biến động và không chắc chắn

6 Môi trường tác động đến cấu trúc như thế nào?

CÁC ỨNG DỤNG THIẾT KẾ TỔ CHỨC

VII

Nhóm 5

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Cơ cấu đơn giản

Cơ cấu chức năng

4

5

Các loại cơ cấu tổ chức

6 Cơ cấu tổ chức không ranh giới

1 Cơ cấu đơn giản

• Chuyên môn hoá công việc thấp

• Bộ máy thường chỉ có hai hoặc ba cấp

• Một tổ chức “phẳng”

• Quy định quản lý và quyền hành tập trung cho một người duy nhất – người chủ

• Một vài người được trao quyền và quyền hành ra quyết định được tập trung

 Được ứng dụng trong các tổ chức kinh doanh nhỏ hoặc khi bắt đầu một dự án kinh doanh

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Mô hình: Cơ cấu đơn giản

Nhược điểm

 Không hiệu quả khi phát triển qui mô

 Tắc nghẽn thông tin vì quá tải

 Lệ thuộc vào một cá nhân

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

2 Cơ cấu chức năng

Là nhóm các nhân viên có chuyên môn tương tự với nhau

 Được ứng dụng trong các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác

nhau.

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Mô hình: Cấu trúc chức năng

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Thuận lợi

Khó khăn

Cơ cấu chức năng

 Các thành viên có thể học hỏi kinh nghiệm của nhau

 Giảm sự trùng lắp về nhân sự và thiết bị

 Dễ giám sát và đánh giá nhân viên

 Không chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của tổ

chức

 Suy yếu mục tiêu chung

 Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

3 Cơ cấu sản phẩm

Cấu trúc sản phẩm là kiểu thiết kế tổ chức tạo thành từ các bộ phận hoặc đơn vị độc lập

 Được ứng dụng trong các tổ chức có nhiều sản phẩm khác nhau.

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Mô hình: Cấu trúc đơn vị

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Cơ cấu sản phẩm

 Gia tăng sự chuyên môn hoá

 Trách nhiệm về lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm

 Trùng lắp các hoạt động làm tăng chi phí

 Khó điều động nguồn lực thuộc các tuyến khác nhau

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

4 Cơ cấu ma trận

- Nhóm gộp các thành viên vừa theo chức năng vừa theo sản phẩm

- Mỗi thành viên có hai sếp

- Kết quả là một mạng lưới phức tạp về các mối quan hệ báo cáo

 Được ứng dụng trong trường hợp các chương trình các dự án có một thời gian nhất định.

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Mô hình: cấu trúc ma trận

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

2

1

Thuận lợi

o Linh hoạt và đáp ứng nhanh với sự thay đổi

o Sử dụng nhân lực có hiệu quả

o Tạo sự phối hợp các dự án và bảo đảm tính độc lập

Khó khăn

o Khuynh hướng tranh giành quyền lực

o Nhân viên tốn nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp

và phối hợp với các nhân viên khác

o Gây sự hổn loạn trong chỉ huy

Cơ cấu ma trận

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức

Họ ít phân cấp hơn và có các cấu trúc linh hoạt củng cố giải quyết vấn đề, ra

quyết định và làm việc theo nhóm

5 Cơ cấu tổ chức theo nhóm

Được tạo thành từ các nhóm làm việc hướng tới một mục tiêu chung trong

khi thực hiện các nhiệm vụ cá nhân của họ

Mô hình: cấu trúc tổ chức theo nhóm

5 Cơ cấu tổ chức theo nhóm

Khó khăn

• Ít sự liên hệ với các chức năng khác

• Các nhóm khép kín và tập trung vào nhiệm vụ của mình

• Hiệu quả thì thuộc vào chất lượng các quan hệ giữa cá nhân động lực làm việc nhóm và

khả năng quản trị nhóm

Thuận lợi

 Cải thiện các mối quan hệ trên cơ sở mọi người làm việc theo nhóm

 Cùng chia sẻ trách nhiệm để hoàn thành công việc đúng tiến độ

 Cân bằng trong phân bổ và hợp tác nguồn lực

VII Các ứng dụng thiết kế tổ chức