HOẠCH ĐỊNH CHIẾN lược PR cho sự kiện

Hoạch định chiến lược PR cho sự kiện, đề án thực hiện cuộc thi Marketing tại trường đại học được xây dựng dựa trên giáo trình đạt chuẩn từ lý thuyết đến đề án thực hiện. Là một tiến trình mà trong đó, những mục tiêu mà công ty muốn đạt được, những cách thức mà nguồn lực phải có để thực hiện mục tiêu, lộ trình và các bước triển khai trong từng nội dung và giải pháp tiến hành.

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC PR CUỘC THI VUA MARKETING 2021

A Cơ sở lý luận

1 Hoạch định chiến lược là gì?

- Là một tiến trình mà trong đó, những mục tiêu mà công ty muốn đạt được, những cách thức mà nguồn lực phải có để thực hiện mục tiêu, lộ trình và các bước triển khai trong từng nội dung và giải pháp tiến hành

- Khi hoạch định chiến lược, đơn vị cần đưa ra một cách nhìn tổng thể làm nền tảng để nhận thức rõ thực trạng như:

+ Chúng ta đang ở đâu?

+ Chúng ta muốn tới đâu?

+ Chúng ta cần phải làm gì?

+ Chúng ta cần phải làm như thế nào?

+ Ai làm và làm khi nào?

2 Nội dung và quy trình hoạch định chiến lược PR.

2.1 Nội dung hoạch định

Để có một chiến dịch PR hiệu quả, các nhà quản lý phụ trách PR cần tiến hành hàng loạt các công việc và nhiệm vụ Các hoạt động trong chiến dịch đều được kế hoạch hóa theo nội dung và bước đi nhất định Có bao gồm 7 bước:

+ Phân tích tình hình

+ Xác định mục tiêu

+ Tìm hiểu công chúng

+ Xác định thông điệp

+ Chiến lược và chiến thuật

+ Thời gian và nguồn lực

+ Đánh giá và kiểm tra

2.2 Quy trình hoạch định PR

2.2.1 Phân tích tình hình

- Đây là bước đầu tiên trong quá trình hoạch định chiến lược PR Chúng ta phải thực hiện công đoạn này với mục tiêu là nắm bắt và hiểu rõ được tình hình hiện tại, những vấn đề cốt lõi nhằm tạo nên một chương trình PR hiệu quả và đáng tin cậy, đáp ứng những mục tiêu của tổ chức

- Khi phân tích tình hình, nhà quản trị cần trả lời được những câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Điều đó có nghĩa là phải hiểu rõ được hoàn cảnh hiện tại, những điểm mạnh, yếu, cơ hội, thách thức đặt

ra cho tổ chức Từ đó xây dựng dduocj mục tiêu và thiết lập giải pháp cho phù hợp

2.2.2 Thiết lập mục tiêu

- Mục đích: Hoạch định chiến lược có phương hướng rõ ràng và khả năng đạt được kết quả như mong đợi

- Là nói đến chủ đích của PR Giải thích chiến lược cần phải làm gì? Trả lời câu hỏi Làm cái đó để làm gì? Nhìn từ một góc độ khác, mục đích của chiến lược thương nói đến những kết quả mang tính khái quát, dài hạn, định tính

2.2.3 Xác định công chúng mục tiêu

- Mục đích để xác định rõ:

+ Đối tượng công chúng phổ biến của đơn vị là ai?

+ Thái độ của các nhóm công chúng có quan hệ với tổ chức như thế nào?

+ Phương thức tiếp cận và kỹ thuật xây dựng mối quan hệ với họ

2.2.4 Xác định thông điệp

- Mục đích sẽ trả lời cho câu hỏi: :Chúng ta sẽ nói điều gì?

- Mọi chiến dịch hay kế hoạch đều cần có một tập hợp thông điệp để tạo thành lực đẩy chính cho hoạt động truyền thông

- Có 2 lý do phải xác định thông điệp:

+ Là một phần thiết yếu trong việc hình thành thái độ của công chúng Trong trường hợp thông điệp nhận được ý kiến phản hồi từ công chúng thì chứng tỏ họ đã tiếp nhận được thông điệp và thông điệp đã đây được sự chú ý

+ Thông điệp thể hiện được tính hiệu quả của hoạt động truyền thông Nếu hiệu quả sẽ được truyền thông rộng rãi, nếu không thì sẽ không ai chú ý tới cả

- Có 4 bước để xác định nội dung thông điệp:

+ Tập hợp những quan điểm và thái độ hiện có

+ Xác định nội dung có thể thay đổi những quan điểm chủ thể nhắm tới

+ Nhận diện những yếu tố thuyết phục

+ Đảm bảo rằng các thông điệp đề đáng tin

- Lưu ý: Hình thức, giọng văn, thời gian, sự lặp lại là những nhân tố quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của thông điệp

2.2.5 Chiến lược, chiến thuật

- Mục đích: Giúp mọi việc liên quan diễn ra trôi chảy, các nhà quản trị PR khỏi rơi vào những công việc vụn vặt, lúng túng và bị động, thiếu hiệu quả do lãng phí năng lực

- Là cách thức tiếp cận tổng quát đối với một chương trình hoặc chiến dịch

PR Đó là chủ đề hay yếu tố phân phối, nguyên tắc hướng dẫn, big idea,

là nguyên nhân sâu xa đằng sau các chương trình chiến thuật

- Chiến lược là cách thức để thực hiện mục tiêu đã vạch ra, còn chiến thuật

là những vấn đề cụ thể sẽ phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó

- Lưu ý:

+ Luôn sử dụng những chiến lược để định hướng cho quá trình sáng tạo ý tưởng

+ Cần loại bỏ các hoạt động chiến thuật, không hỗ trợ cho chiến thuật

+ Liên kết chặt chẽ chiến thuật với chiến lược với mục tiêu

+ Cần thử nghiệm chiến thuật để đảm bảo tính hiệu quả thực sự của nó

+ Những chiến dịch PR khác nhau cần sử dụng chiến thuật khác nhau + Mỗi kỹ thuật có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, vì vậy, nên lựa chọn những kỹ thuật có khả năng bổ sung cho nhau

2.2.6 Xác định khung thời gian và nguồn lực

- Mục đích: Đảm bảo cho chương trình được diễn ra đúng tiến độ mong muốn, đồng thời cho phép họ liên kết và phối hợp tốt các bộ phận, các khâu công việc và các cá nhân lại với nhau thành một hệ thống hoạt động trôi chảy

- Để đảm bảo được thời hạn chót cho từng công việc, cần phải nhận biết tất

cả những công việc riêng lẻ cần phải thực hiện để hoàn thành dự án

- Bên cạnh khung thời gian cho từng công việc chi tiết, dự án lẻ, nhà quản trị cần hoạch định khung thời gian tổng thể cho mọi hoạt động

- Nguồn nhân lực: Bao gồm bên trong và bên ngoài Chất lược nguồn nhân lực ảnh hưởng tới chất lượng công việc Vì vậy, khi phân bố nguồn nhân lực cần phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm và yêu cầu của chương trình cần được triển khai

- Chi phí hoạt động: Khi xác định chi phí cho các hoạt động PR, cần chú ý đến 2 vấn đề là tính hiệu quả và hiệu năng hoạt động

- Trang thiết bị: Đóng vai trò quan trọng Mang điểm cộng trong mục tiêu cạnh tranh trong PR Đặc biệt là thiết bị cần hiện đại, hợp thời

2.2.7 Đánh giá và kiểm tra

- Mục đích: Kiểm tra đánh giá hiệu quả của chiến lược Khám phá lý do sâu xa của kết quả hoạt động

- Lợi ích của việc đánh giá kiểm tra đó là

+ Đánh giá giúp xác định hiệu quả công việc

+ Xác định được việc sử dụng ngân sách hiệu quả hay không

+ Mục tiêu khả thi, hiệu quả hay không? Tổ chức sẽ nhận diện và loại bỏ các mục tiêu không phù hợp

+ Xác định rõ và nâng cao trách nhiệm của mọi cá nhân và các khâu trong công việc được ưu tiên

B Tổng quan về chương trình Vua Marketing

1 Phân tích tình hình

1 Tổng quát về cuộc thi KOM

- Là cuộc thi quy mô lớn, chuyên nghiệp được tổ chức hàng năm bởi clb mkt và dưới sự bảo trợ của chuyên ngành mkt HVTC

- Tổ chức lần đầu vào năm 2010 , tới nay đã được 10 năm, đạt được

nhiều tiếng vang, trong đó tiêu biểu là năm 2018 và 2020 (Ảnh 2 mùa và các đầu link báo).

- Đối tượng: Sinh viên trên địa bàn tp HN, tới 2020 cuộc thi mở rộng tạo cơ hội cho sinh viên trên cả nước tham dự

2 Ma trận SWOT

a S (điểm mạnh)

- Với bề dày 10 năm tổ chức

- Được các doanh nghiệp đánh giá cao, xây dựng được niềm tin giữa các doanh nghiệp

- Những thế hệ thí sinh đạt thứ hạng cao trong cuộc thi đều được ưu tiên trong các vòng tuyển dụng của doanh nghiệp

- Được giới chuyên môn về marketing đánh giá cao

- Là một trong những cuộc thi về lĩnh vực marketing top đầu trên tp HN

- Thu hút được những nhà tài trợ … bảo trợ …

b W (điểm yếu)

- Qua xx năm tổ chức thì tới năm xx-1 quy mô của cuộc thi mới dừng lại trên địa bàn tp HN Cho tới 2020, thì cuộc thi mới mở rộng lên quy mô toàn quốc

- Chưa giải quyết được rào cản của vấn đề mở rộng quy mô

c O (cơ hội)

- Tình hình dịch bệnh phức tạp, các cuộc thi thường niên tổ chức trực tiếp

bị trì hoãn

- KHKT phát triển, tạo điều kiện tổ chức cuộc thi online đem lại cơ hội cho

sv mặc dù ở nhà những vẫn có thể tham gia các cuộc thi, thỏa sức đam

mê, sáng tạo

d T (thách thức)

- Lượng sinh viên đăng ký ảo nhiều

- Sv ở những vùng khó khăn, mạng k ổn định thì sẽ gặp nhiều bất lợi

- Sự đồng bộ trong khâu tổ chức, lên kế hoạch có thể bị chậm trễ do sự truyền dẫn bị ngắt quãng

- Thách thức trong khâu tổ chức chương trình đối với BTC

- Kinh nghiệm tổ chức chương trình online chưa nhiều, khó khăn trong việc xử lý rủi ro

2 Xác định mục tiêu

1 Mục đích

- Tạo sân chơi cho sinh viên yêu thích marketing và thể hiện tài năng của mình

- Nâng cao vị thế chuyên ngành Marketing khoa QTKD nói chung và clb Marketing HVTC nói riêng

- Tạo cơ hội cho các nhãn hàng đầu tư quảng cáo hiệu quả, giúp NTD có

cơ hội tiếp cận nguồn nhân lực trẻ chất lượng cao

- Nâng cao sự hiểu biết về marketing và nhận thức được tầm quan trọng của marketing trong thời đại công nghệ số

- Xóa bỏ định kiến, khắc phục hiểu lầm của công chúng đối với marketing

2 Mục tiêu

- Số lượng thí sinh đăng ký tham gia tăng 30% so với mùa trước

- (liên quan đến ntt, bt)

- Lượng tương tác với fanpage cuộc thi + fanpage clb tăng 30%

- Toàn bộ thành viên trong clb được training về chuyên môn, TCSK, truyền thông, TCDN, KT một cách bài bản

3 Xác định công chúng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu: Sinh viên trên cả nước có niềm đam mê yêu thích với

Marketing

Công chúng thứ cấp: Bộ môn Marketing khoa QTKD, NTD, đối tượng tuyển sinh, …

4 Xác định nội dung thông điệp

Vua Marketing - Vaccine cho sự trì hoãn

5 Chiến lược và chiến thuật

1 Mục tiêu:

- Thu hút ứng viên tham gia

- Thu hút nhãn hàng tài trợ

- Thành viên trong ban tổ chức bộc lộ khả năng, sáng tạo và tính năng động

2 Chiến lược:

- Công cụ 4.0 - Sức trẻ năng động sáng tạo

- (Mạng xã hội (FB, tik tok, insta, youtube…), công cụ họp trực tuyến: gg meet, zoom, skype )

3 Chiến thuật: Chia thành 3 giai đoạn

Trước SK (Trước khi phát

động sk)

Trong SK (từ sau lễ phát động đến hết chung kết)

Sau SK (Từ khi sự kiện kết thúc)

Truyền thông đếm ngược Phần 1: Phát động sự kiện

+ Thay cover, ava, share info

để lan tỏa + Content cho thấy lợi ích của

sv khi tgia: Tri thức, Tiếp cận ntd, Làm đẹp CV, lời cổ động, khích lệ từ tiền bối

+ Tổ chức họp báo, livestream trên các nền tảng mxh (Họp báo: BTC giới thiệu về chương trình, giới thiệu nhà tài trợ, bảo trợ Tạo cơ hội 1 lần nữa cho phía ntt được pr

1 khía cạnh nào đó) + Kêu gọi hỗ trợ truyền thông, seeding hội nhóm

Content:

+ Về các top + Cảm ơn, tri ân + Video tóm tắt lại toàn bộ hành trình cuộc thi

Những bài content hứa hẹn sự

quay lại đột phá qua việc thay

Phần 2: Các vòng thi

- Update tình hình các vòng

+ Share lại các báo: khẳng định quy mô

giao diện …:

+ Video

+ Tương tác liên tục qua

các mạng xã hội thông

qua nhiều thể loại

content như: video

người thật, minigame,

content technical

thi

- Content khoe tài trợ, khoe quy mô Minigame tăng tương tác như dự đoán Vua marketing 2021, xổ số kiến thiết đoán đúng được quà

- Livestream vòng bán kết và chung kết

- Trong vòng bán kết: thí sinh làm video lan tỏa và có chọn

ra thí sinh được yêu thích nhất qua tương tác để được đặc cách vào vòng trong

- Vòng chung kết:

+ Minigame hứa hẹn cho khán giả xem livestream

+ Content trạng thái, tâm trạng, cảm xúc của thí sinh qua các vòng thi, content chuyên môn giải mã đề bán kết

+ Thông báo hỗ trợ truyền thông

Chuẩn bị họp báo: Mời nhà

bảo trợ truyền thông, báo chí,

trang ảnh hưởng sinh viên, hỗ

trợ truyền thông

Chú thích 1 tí vào đây, Q đừng cho vào slide:

- Nếu hà nội nới lỏng giãn cách, chúng ta mới tổ chức

Đăng video các nhà bảo trợ chuyên môn feedback

về cuộc thi

i

6 Thời gian và nguồn lực

Thời gian diễn ra: Từ tháng 9/2021 đến hết tháng 11/2021

8h tối T4 CN hàng tuần có các bài đăng truyền thông về cuộc thi và các nội

dung liên quan trên nền các nền tảng mạng xã hội

17/9/2021 livestream họp báo phát động cuộc thi từ 20-21h

Nguồn lực triển khai hoạt động PR cuộc thi:

Tổng giải thưởng trao cho thí sinh 50 triệu đồng

Chi phí chạy quảng cáo trên các nền

tảng mạng xã hội ( Facebook,

instagram,… )

4 triệu đồng

Ủng hộ cho công tác phòng chống

dịch của Chính phủ và các địa

phương, đồng hành cùng lực lượng

tuyến đầu chống dịch

10 triệu đồng

Trao tặng nhu yếu phẩm ( gạo, nước

rửa tay, khẩu trang,… ) cho địa

phương có dịch

10 triệu đồng

7 Kiểm tra và đánh giá

Việc đánh giá là một quá trình diễn ra liên tục, giúp xác định được hiệu quả của công việc, những thành công hay thất bại, giúp cho việc sử dụng ngân sách, nguồn lực một cách hiệu quả trên cơ sở tập trung vào những công việc được ưu tiên Đồng thời, bước đánh giá giúp cho tổ chức nhận diện và loại bỏ các mục tiêu không phù hợp

Đo lường sự thành công của chiến lược PR cũng là một việc làm quan trọng Tổ chức có thể tạo các công cụ đo lường của riêng mình hoặc đặt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến những gì mình muốn đạt được Tổ chức cũng có thể đo lường thành công của mình bằng cách xem có đạt được mục tiêu trong khung thời gian đã định hay không Bằng cách theo dõi kết quả của mình, tổ chức có thể xác định mức độ hiệu quả của hoạt động PR đang triển khai và nhận

ra những công việc mình cần cải thiện

- Bài đăng trên page Vua Mar nhận được phản hồi như thế nào, lượt tương tác

ra làm sao, cmt, share

- Các video truyền thông về cuộc thi thu hút được bao nhiêu view, tương tác

- Số lượng báo chí đưa tin là bn

- Tổng hợp số lượng đăng kí theo ngày Đặt KPI theo ngày để dễ kiểm soát

- Số lượng nhà tài trợ, bảo trợ sau 1 tg kêu gọi

- Việc chuẩn bị trong khâu tổ chức đã diễn ra như thế nào? Kết quả sau các vòng thi được ban giám khảo đánh giá như thế nào?

- Số tiền thưởng, học bổng đủ thu hút không?

- Các bài tham gia dự thi có chất lượng như thế nào

- Uy tín của tổ chức cuộc thi như thế nào

- Các chiến lược có sai lầm gì không

ƯU ĐIỂM

- Thu hút được nhiều thí sinh ở nhiều nơi trên toàn quốc tham gia

- Tiết kiệm được chi phí cho việc truyền thông trực tiếp

- Nhận được sự ủng hộ đông đảo của thầy cô cũng như sinh viên

- Sử dụng nguồn lực hiện có để thực hiện chương trình

- Thông điệp lan tỏa rộng rãi tới tất cả mọi người

- Thể hiện tính chuyên nghiệp của clb mar, khoa qtkd của hvtc nói chung và btc cuộc thi nói riêng

- Tính kịp thời, thay đổi phù hợp với tình hình hiện tại(dịch bệnh covid)

- Phạm vi lan truyền lớn

NHƯỢC ĐIỂM

- Chiến lược truyền thông trên các nền tảng xã hội vẫn chưa thực sự ở mức tốt nhất

- Đã có những tình huống rủi ro trong khi tổ chức chương trình ( nếu có) vd như

vì thông qua các đường truyền nên chất lượng vd, độ khớp còn lệch, chưa đồng nhất

KIỂM TRA

Thường xuyên kiểm tra, xem xét tình huống để có những thay đổi, chiến lược mới phù hợp với thực tế

C KẾT LUẬN

Thực hiện chiến lược PR cho một sự kiện cần thực hiện cơ bản 7 công đoạn bao gồm: Phân tích tình hình, xác định mục tiêu, tìm hiểu công chúng, thông điệp, chiến lược, xác định thời gian và nguồn lực, kiểm tra đánh giá Chuẩn bị tỉ mỉ cho từng công đoạn, bạn sẽ xây dựng nên một chiến lược PR thành công