Biểu hiện rõ nhất là công nghệ thông tin ngày càng gópmặt nhiều hơn trong các mặt hoạt động của đời sống xã hội như kinh tế, chính trị,văn hóa xã hội…nói chung và các hoạt động quản lý h
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
TIỂU LUẬN TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
TẠI UBND XÃ QUẢNG PHÚ
Môn: Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử
Giảng Viên hướng dẫn: T.S Bùi Ngọc Tuấn Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Bích Hợp LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG_K18K_TS
ĐĂK NÔNG - 2021
1
Trang 2DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trang 3MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH 1
DANH MỤC BẢNG BIỂU 3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 2
MỤC LỤC 3
LỜI NÓI ĐẦU 4
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Tổng quan về quản lý văn bản 6
1.2. Mirosojt Excel 6
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI XÃ EANING
2.1. Khảo sát hiện trạng UBND xã EaNing 22
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND xã 26
2.3. Quy trình quản lý văn bản 48
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG Microft Excel XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ EANING 3.1. Lý do chọn đề tài ………
3.2. Một số kêt quả đạt được 30
KẾT LUẬN 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO 32
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng khoa họccông nghệ hiện đại, đã kéo theo sự phát mạnh mẽ của hàng loạt các ngành khoa họccông nghệ Với bản chất là một ngành khoa học trẻ, công nghệ thông tin mang trongmình một nội lực phát triển mạnh và ngày càng khẳng định vị thế cũng như tiềm năng
to lớn của nó không chỉ ở hiện tại mà cả trong tương lai lâu dài và dần trở thành mộtngành khoa học mũi nhọn Biểu hiện rõ nhất là công nghệ thông tin ngày càng gópmặt nhiều hơn trong các mặt hoạt động của đời sống xã hội như kinh tế, chính trị,văn hóa xã hội…nói chung và các hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói riêng.Trong đó có hoạt động quản lý văn bản hành chính tại các cơ quan, tổ chức
Trong thực tế công tác quản lý văn bản hành chính tại các trên thế giới đặc biệt
là nước phát triển thì công nghệ thông tin đã được đưa vào áp dụng phổ biến Tuynhiên tại các cơ quan hành chính ở nước ta việc quản lý văn bản hành chính vẫn cònkhá thủ công, thiếu khoa học Công nghệ thông tin vẫn chưa được áp dụng phổ biến.Đặc biệt là tại các cơ quan cấp địa phương như xã, phường…Từ việc công tác nghiệp
vụ quản lý còn khá thủ công đã dẫn đến nhiều hạn chế như: ảnh hưởng rất nhiều đếnviệc đảm bảo thông tin văn bản cho các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành côngviệc của cơ quan, tổ chức Có thể tạo ra những sai sót không nên trong công tác xử lý,giải quyết công việc có dẫn tới không đảm bảo được hiệu quả công việc
Từ những hạn chế còn tồn tại trong nghiệp vụ quản lý công tác quản lý hànhchính đặc biệt là công tác quản lý văn bản đã dẫn đến yêu cầu bức thiết đối với các cơquan, tổ chức hành chính ở nước ta, đặc biệt ở địa phương cần áp dụng nhiều hơn cácthành tựu của ngành công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhắm tận dụng nhữngthành tựu của ngành khoa học này để nâng cao hiệu quả công việc Qua đó, góp phầnxây dựng nên một quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản khoa học và hiệu quả Điều nàythực sự cần thiết khi mà nước ta đang trong giai đoạn hội nhập quốc tế và góp phầngiúp nền quản lý hành chính ở nước ta phần nào bắt kịp với xu thế các nước trên thếgiới
Hơn thế nữa sinh viên công nghệ thông tin ngày nay phải không ngừng học hỏi,cập nhật những cái mới và biết vận dụng những cái mới đã học hỏi vào thực tiễn cuộcsống Đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội để sinh viên tổng hợp lại kiến thức đã họctrong những năm qua
Từ những yêu cầu cấp thiết trên là lý do em đi đến lựa chọn đề tài: “Quản lý văn bản đến tại Ủy ban nhân dân xã EaNing” trong đợt báo cáo thực tập của mình.
Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm Microsoft Excel,
từ đó làm cơ sở để ứng dụng phần mềm này vào quy trình quản lý văn bản tại Ủy ban
Trang 5nhân dân xã EaNing, nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý văn bản tại đây trởlên hiệu quả hơn.
Hơn nữa đây là cơ hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức và ápdụng kiến thức vào thực tế Đồng thời đây cũng là dịp để em tổng hợp kiến thức củamình trong bốn năm học tại trường Qua đó làm cơ sở cho em sau này khi ra trường sẽ
có được hành trang tốt nhất để xin việc và làm việc
Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3 phần:
Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản
Chương 2: Khảo sát hiện trạng công tác quản lý văn bản tại UBND xã EaNing
Chương 3: Xây dựng quy trình và ứng dụng được phần mềm Microsoft Excel vào
để quản lý văn bản tại: Ủy ban nhân dân xã EaNing
Trang 6CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Tổng quan về quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm Văn bản, quản lý văn bản
* Khái niệm văn bản
Dưới góc độ ngôn ngữ học Đình Thanh Huệ đã định nghĩa như sau: “Văn bản làsản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hìnhthức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” NguyễnQuang Ninh và Hồng dân cũng giải thích tương tự: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh vềthể thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồntại điểm hình của văn bản là dạng viết”
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất là: “Văn bản
là vật mạng tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định Nghĩa là bất cứ phươngtiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác
Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn:Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức Được hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, các loại giấy tờdùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư,nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản
Tóm lại: văn bản là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ(hay kí hiệu) nhất định Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đờisống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với nhiều nội dung và hình thức khác nhau.Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản quản lý nhà nước là văn bản hành chính docác cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thểthức, thủ tục và thẩm quyền theo luật định, mang tính quyền lực đơn phương và làmphát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể
* Vai trò và chức năng của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò chủ yếu sau:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý
- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;
- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật
Trang 7* Chức năng của văn bản
- Chức năng thông tin của văn bản: đây là chức năng cơ bản của văn bản, cácthông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo
ra sự vận hành thông suốt, thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước từ trung ươngtới địa phương, là yếu tố quyết định để đưa ra các chủ trương, chính sách, những quyếtđịnh hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của nhà nước cũng nhưcác công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân
- Văn bản có chức năng pháp lý: Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các
cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vithời gian và không gian Cùng với chức năng thông tin, văn bản trở thành một trongcác cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý
- Chức năng quản lý của văn bản: Thực hiện chức năng quản lý, văn bản được
sử dụng đề ghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đó làcác căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý nhà nước
- Chức năng văn hóa – xã hội của văn bản: văn bản quản lý nhà nước là sảnphẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để
tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên, văn bản quản lý nhà nước góp phần ghi lại, truyền
bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệđồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ
* Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyểngio nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàngngày của cơ quan, tổ chức
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơquan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngàycủa cơ quan
* Yêu cầu của việc quản lý văn bản
Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quy địnhchung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng củamình
Chính xác: yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn
Trang 8Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương vàđạt kết quả cao.
An toàn: có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật (đối với văn bản mật)
* Các biện pháp tố chức việc quản lý văn bản
Tổ chức bộ phận, lựa chọn cán bộ quản lý văn bản: căn cứ vào quy mô cơcấu tổ chức của cơ quan và số lượng văn bản chu chuyển và số lượng nghiệp vụ nhiềuhay ít mà có sự phân chia công việc, nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ văn thư nhằmđảm bảo hoạt động của cơ quan
Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫncông tác quản lý văn bản: để côngtác văn thư nói chung và các nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản nói riêng được thựchiện hiệu quả thì các cơ quan cần ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thểcông tác này: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ cơ quan; nội quy hoạt động của cơquan có nội dung quy định về công tác văn thư; ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫncác cơ quan cấp dưới…
Tổ chức, hưỡng dẫn nghiệp vụ về quan lý văn bản: cán bộ văn thư cơ quanhoặc người được giao trách nhiệm thực hiện cần xây dựng kế hoạch, đề xuất với lãnhđạo tố chức các lớp tập huấn cho cán bộ toàn cơ quan về nghiệp vụ quản lý văn bản
Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm về quản lý văn bản: kiểmtra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm về quản lý văn bản là một nhiệm vụ quantrọng của cơ quan
*Ý nghĩa của việc quản lý văn bản
• Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ
quan nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
• Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm
cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợp pháp
• Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan
• Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Trang 9• Thiết lập được quy trình quản lý văn bản chặt chẽ, thông suốt, các văn bản đến, đi được kịp thời, nhanh chóng chuyển đến các đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý đúng thời hạn.
• Không gian lưu trữ văn bản được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi khi cần thiết.
• Giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản.
• Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.
1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước
* khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn(được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình
tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biệnpháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữacác cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
*Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặcbiệt trong xã hội, đó là nhà nước Tính đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau:
- Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
- Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của nhà nước
* Đối tượng áp dụng
Văn bản quản lý nhà nước mang tính công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được tình
Trang 10bày heo hình thức luật định Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những
Trang 11trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.
- Đảm bảo thi hành
Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khácphải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trựctiếp hoặc cưỡng chế.
- Về văn phong
Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh
từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất Nó không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản khoa học.
* Chức năng của quản lý văn bản nhà nước
Chức năng thông tin Chức năng này là loại hình phổ biến của các loại văn bản Chức năng này gắn liền với sự ra đời của chữ viết, khi chữ viết ra đời, con người đã biết ghi chép lại tình cảm, nguyện vọng, mong muốn của bản thân, ghi chép các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ Việc lưu giữ thông tin chữ viết (văn bản) có ưu điểm lớn là lưu giữ được lâu dài, chính xác, truyền đạt đến những khoảng cách xa mà không thay đổi về nội dung thông tin (Thời tiền sử người ta
có cách thông tin như dùng lửa, trống… nhưng những thông tin này còn phụ thuộc vào các yếu tố như gió, mưa, trình độ người nhận… do đó đã làm sai lệch thông tin Do đó, khi chữ viết ra đời thì người ta đã biết nắm lấy và sử dụng nó như một công cụ đắc lực phục vụ cho hoạt động của mình).
Chức năng quản lý
– Đây là chức năng riêng, mà chỉ VBQLNN mới có Các cơ quan nhà nước hiện nay thường áp dụng 2 hình thức: quyết định miệng và quyết định bằng văn bản:
+ Quyết định miệng là người thủ trưởng giao việc cho nhân viên, hình thức này không phải trường hợp nào cũng dùng được.
Trang 12+ Quyết định bằng văn bản thì chi tiết và chính xác hơn, mang tính quy phạm hơn Do đó nó được ban hành theo thủ tục quy định với nhiều khâu: soạn
Trang 13thảo (gồm: thu thập thông tin, sàng lọc thông tin, soạn văn bản, trình duyệt, ban hành Với khâu thu thập thông tin: có thể bằng các văn bản, bằng thực tế, với thực tế có những sai lệch do ý chủ quan của người được thu thập thông tin,
do mối quan hệ hoặc do những nguyên nhân khác… Tất cả các quá trình trên
là một vòng quay vô tận, liên quan với nhau).
– Sở dĩ nói văn bản có chức năng quản lý thì khâu quan trong nhất là ra quyết định quản lý, với 2 hình thức quyết định miệng và quyết định bằng văn bản là quan trọng, vì nó là cơ sở để chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, kiểm tra, đánh giá hoạt động của đơn vị, cơ quan.
– Trong hoạt động quản lý, để phản ánh kết quả thực hiện quản lý, người
ta cũng phải sử dụng văn bản Những văn bản này có độ chân thực cao và có người chịu trách nhiệm về tính chân thực và tính pháp lý của các thông tin đó.
Do đó nó được coi trọng hơn các hình thức thông tin khác Bản thân các văn bản này là cơ sở để các cơ quan thu thập và xử lý thông tin để ra các quyết định quản
lý mới Chu trình này luôn lặp đi lặp lại trong quá trình hoạt động của cơ quan, khi sử dụng văn bản, người ta gọi là văn bản quản lý.
Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý, nó thể hiện trên các khía cạnh sau: – Các cơ quan sử dụng văn bản để ghi chép luật pháp, ghi chép quy định làm cơ sở pháp lý điều hành hoạt động của cơ quan (bất kỳ cơ quan nào cũng phải dựa trên cơ sở pháp lý này).
– Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị pháp lý trong văn bản (chữ ký, con dấu…).
* phân loại văn bản quản lý nhà nước
Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi người có thể đi sâu nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Để phân loại văn bản, người
ta dựa theo các tiêu chí:
– Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản, người ta chia ra:
+ Chia theo hệ cơ quan ban hành văn bản (VD: hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp, hệ thống văn bản của cơ quan hành pháp, hệ thống văn bản của cơ
Trang 14quan tư pháp…) Chia ra như vậy sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm văn bản theo hệ
- Văn bản của cơ quan cấp trên ban hành
- Văn bản do chính cơ quan ban hành
- Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành
– Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ của văn bản: Xem văn bản này từ đâu
ra, từ đâu đến, thường áp dụng cho phân loại văn bản của 1 cơ quan, thông thường chia làm 3 loại:
+ Công văn đi
+ Công văn đến
+ Công văn lưu hành nội bộ
– Phân loại theo hình thức văn bản:
+ Văn bản có tên gọi (gắn liền với công dụng và thẩm quyền ban hành văn bản).
+ Văn bản không có tên gọi (hay còn gọi là công văn hành chính).
Phân loại theo dạng này thường được thể hiện rõ tại khâu trình bày văn bản,
nó thể hiện được thẩm quyền ban hành văn bản (nếu là loại có tên gọi).
– Phân loại theo tên gọi của văn bản (VD: QĐ, CT, BC, TT, Hợp đồng…) Cách thức này hay được sử dụng, dễ tra tìm, nghiên cứu chuyên đề nào dó, đáp ứng cho yêu cầu soạn thảo, ban hành văn bản, thuận lợi cho lập
hồ sơ và công tác văn thư…
– Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản Phân loại theo cách này, thường người ta chia văn bản thành:
+ Bản chính
+ Bản sao (có giá trị như bản chính và bản phô tô).
Trang 15+ Bản gốc (bản có chữ ký tươi của thủ trưởng cơ quan).
+ Trước đây còn có thêm khái niệm bản thảo (với văn thư và lưu trữ thì loại này không có giá trị, nhưng đối với những người soạn thảo nó thì nó có giá trị để so sánh) Những bản chính có độ chân thực cao (thông tin cấp 1), là nguồn
sử liệu có giá trị nhất.
– Phân loại theo kỹ thuật chế tác văn bản: Hình thức này thường được các kho lưu trữ quan tâm để có cách thức tổ chức bảo quản phù hợp, còn ở các cơ quan, đơn vị thì ít được chú ý) Có thể chia thành các nhóm:
+ Nhóm đánh máy (bản chữ ruy-băng có độ nét cao, có giá trị lưu trữ lâu dài).
Trang 16+ Nhóm viết tay (chủ yếu là bản thảo, biên bản…)
+ Nhóm in vi tính (có in kim, in la-ze…)
– Phân loại theo mục đích soạn thảo, ban hành văn bản: Người ta chia thành nhóm văn bản trình bày, đề nghị; nhóm văn bản hỏi, chất vấn; nhóm văn bản trao đổi; nhóm văn bản thống kê; nhóm văn bản mệnh lệnh… (chủ yếu áp dụng ở khâu đặt yêu cầu soạn thảo văn bản).
– Phân loại theo giá trị pháp lý của văn bản: Người ta căn cứ vào phạm vi hiệu lực về không gian hay thời gian để chia thành các nhóm: Nhóm văn bản QPPL, nhóm văn bản áp dụng pháp luật, nhóm văn bản hành chính Trong 3 nhóm này, 2 nhóm đầu người ta thường ghép vào gọi là văn bản pháp luật vì nó
có giá trị pháp lý cao, còn nhóm văn bản hành chính chủ yếu mang tính chất trao đổi thông tin…
– Phân loại văn bản theo tính chất nội dung Với cách phân loại này, người ta chia ra làm 4 nhóm:
+ Văn bản QPPL
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản chuyên môn (các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ… như sổ sách, biểu mẫu…).
+ Văn bản kỹ thuật (các bản vẽ, các số liệu kỹ thuật, các đề tài…).
Trong lưu trữ, 3 nhóm đầu người ta xếp vào làm một gọi là tài liệu hành chính, và nhóm thứ 4 gọi là tài liệu khoa học kỹ thuật.
1.2 Quản lý văn đến
1.2.1 Định nghĩa văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bảnmật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay nhữngtài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện được gọi chung là văn bản đến
Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, các nhânkhác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tínhchất công
Trang 17Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và phứctạp mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theomột thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận được các loại vănbản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn giao nhiệm vụ kế hoạch kiểm
tra đôn đốc.Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cácnhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau
mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải quyết Như vậy, văn bản đến đối với cơquan là hết sức phong phú cần phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoahọc, hợp lý
Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành 04 nhómsau: - Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên
- Nhóm thư công: là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đếncác cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công
Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản:
- Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làmthủ tục nhận và đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định củapháp luật
- Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo
- Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn” chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay
- Văn bản, tài liệu mang nội dung bí mật của nhà nước được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
1.2.2 Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác thống nhất
Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu tronghoạt động quản lý điều hành của các cơ quan Do vậy, khi nhận được văn bản của bất
kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thờichính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước Những côngvăn đóng dấu “ hỏa tốc”, dấu “ thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngaylúc nhận được Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “ Tối mật”, “ Tuyệt mật”phải theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của nhà nước