Slide hệ thống thông tin quản lý

Slide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lýSlide hệ thống thông tin quản lý

Chào mừng cô và các bạn đến với

bài thảo luận của

nhóm 10

Đề tài: Trình bày mô hình đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lí kí túc xá”.

A LÝ

tin 1) Khái niệm, thành phần và quy trình của

hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp bao gồm con người, quy trình thu thập, phần cứng + hệ thống mạng, phần mềm, dữ liệu nhằm thu thập, xử lí lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức doanh nghiệp

3

n mềm

P hầ

n cứng v

à h

ệ

th ốn

g m

ạng

Thu thập dữ liẹu

Truyền phát thông t in

Xử lý

Điều khiển

hệ thống

Lưu trữ thông tin

chức, doanh nghiệp có hiệu quả hơn

+ Tạo ra các hoạt động ảo, các hoạt động theo thỏa thuận, các hoạt động liên kết, các hoạt động theo truyền thống với bộ phận

cấu thành từ các thiết bị công

+ Giảm bớt các cấp quản lý trung gian

+ Tách rời công việc với vị trí làm việc

+ Tổ chức lại các luồng công việc + Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức, doanh nghiệp

6

+ Hệ thống hỗ trợ tất cả các cấp quản lí: thay đổi mục tiêu, hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, hỗ trợ các chiến lược kinh doanh.

+ Tạo ra các ưu thế cạnh tranh bằng cách thiết lập mối liên kết chặt chẽ với khách hàng trung thành, với các đối tác.

7

Tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án.

2 Phân tích

Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống

3 Thiết kế

Các thông tin được chuyển hóa vào phần mềm, công

cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết

Công cụ hỗ trợ:

điều tra, phỏng vấn phiếu khảo sát…

Sơ đồ logic, phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, chức năng,…

Thiết kế giao diện, module chương trình, file dữ liệu

Giai đoạn xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định

5 Kiểm thử

Quy trình kiểm tra và xác nhận PM được xây dựng đúng theo yêu cầu người sử dụng

6 Triển khai và bảo trì

Sửa các lỗi và nâng cấp

PM, hệ thống theo định kỳ hoặc khi có sự cố

Modules chương trình, giao diện

hệ thống…

Bảng xác nhận

PM đạt yêu cầu

HTTT được nâng cấp

4 Một số mô hình phát triển hệ thống ,các hệ thống

thông tin dùng trong doanh nghiệp, một số công nghệ

mới được ứng dụng trong cuộc cách mạng công nghiệp

4.0

a) Một số mô hình phát triển hệ

thống

MÔ HÌNH THÁC NƯỚC

Ưu điểm:

+ Dễ sử dụng, tiếp cận, quản lý

+ Sản phẩm phát triển theo các giai đoạn rõ ràng.

+ Xác nhận ở từng giai đoạn, đảm bảo phát hiện sớm các lỗi.

+ Mô hình phát triển phần

mềm đầu tiên được sử

dụng.

+ Áp dụng tuần tự các giai

đoạn của phát triển phần

mềm Đầu ra của giai đoạn

trước là đầu vào của giai

về yêu cầu và không có

những yêu cầu không rõ

ràng.

Nhược điểm + Ít linh hoạt + Khó để đo lường sự phát triển trong từng giai đoạn.

+ Không thích hợp với những

dự án dài, phức tạp Khó quay lại khi giai đoạn nào đó đã kết thúc.

a) Một số mô hình phát triển hệ thống

MÔ HÌNH XOẮN ỐC

Ưu điểm:

+ Tốt cho các hệ phần mềm quy mô lớn.

+ Dễ kiểm soát các mạo hiểm ở từng mức tiến hóa + Những vấn đề quan trọng được phát hiện sớm hơn

tương tự như mô hình thác nước,

về thứ tự, plan, đánh giá rủi ro.

Ứng dụng: được sử dụng

cho các ứng dụng lớn và

các hệ thống được xây

dựng theo các giai đoạn

nhỏ hoặc theo các phân

đoạn

Nhược điểm:

+ Manager cần có kỹ năng tốt

+ Chi phí cao và mất nhiều thời gian, không thích hợp với các dự án nhỏ và ít rủi ro + Yêu cầu thay đổi thường xuyên dẫn đến lặp vô hạn + Chưa được dùng rộng rãi

Vai trò:

+ Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh+ Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm)

+ Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp

+ Cập nhật các cơ sở dữ liệu cấp Công ty

+ Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ

về mặt tính toán cho các nhà quản lý khi ra quyết định

+ Các HTTT điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết

định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên

ngoài, dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành

ta một mạng di động nhanh hơn và

ổn định hơn, khả năng kết nối nhiều thiết bị hơn và cho phép truyền tải luồng dữ liệu lớn hơn

Trí tuệ nhân tạo (AI:

Artificial Intelligence) và

học máy (Machine

learning) liên quan đến khả năng nhận thức và hành động thông minh của máy móc, chúng có thể đưa ra các quyết định, thực hiện các nhiệm vụ và thậm chí

dự đoán kết quả trong tương lai dựa trên

nguồn dữ liệu đầu vào

14

1) Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý ktx:

Hệ thống tin học đươc ứng dụng hỗ trợ được phần nào công việc

của KTX: quản lý đơn của sinh viên, an ninh trong ký túc, nhân

viên,… giảm bớt các hoạt động thủ công Quản lý tự động bằng

tin học, vừa tăng tính hiệu quả nhanh chóng vừa đem lại các giá

trị thông tin ít bị sai lệch

Quản lý cơ sở vật chất: bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ cán bộ

và đáp ứng nhu cầu của sinh viên trong sinh hoạt

Nâng cấp, sửa chữa các khu nhà ở, mở rộng các công trình sinh

2) Mô hình, đặc trưng của hệ thống quản lý ký túc xá sinh

viên:

2.1 Mô hình quản lí kí túc xá sinh viên

a) Quy trình tiếp nhận sinh viên vào KTX:

 Đăng ký vào KTX : sinh viên có thể đăng ký vào ở ktx qua mạng, sử

dụng mẫu có sẵn

 Thông tin phòng: giúp cho sinh viên hay ban quản lý nắm bắt được

tình trạng phòng của ktx (loại phòng, số lượng, phòng trống,…)

 Đăng ký phòng: giúp cho sinh viên có thể đăng ký phòng phù hợp

hoặc có nguyện vọng đổi phòng ở

 Duyệt danh sách: Hệ thống sẽ đưa ra danh sách sinh viên được ở và

danh sách sinh viên không được ở, sẽ in và dán thông báo, đồng thời sẽ gửi thông tin này tới sinh viên theo địa chỉ của họ, hoặc đường link họ đăng ký

a) Quy trình tiếp nhận sinh viên vào KTX:

 Duyệt đăng ký phòng: Hệ thống sẽ tự động so sánh những sinh

viên được vào ở trong ktx với thông tin trong danh sách mà sinh viên đăng ký chọn phòng

 Sắp xếp phòng: với danh sách sinh viên được ở lại và danh sách

đăng ký phòng, hệ thống tự động sắp xếp theo ưu tiên và đưa ra kết

quả sắp xếp

 Làm thẻ: với danh sách sắp xếp phòng đã có, HT sẽ hiển thị mẫu thẻ

phù hợp

 Thông tin sinh viên:

- Tìm kiếm: nhập mã số thẻ (hay nhập tên và ngày sinh…) để tìm kiếm

thông tin sinh viên

- Cập nhật: người quản lý có thể thay đổi hoặc thêm thông tin của một

sinh viên

b) Quy trình cho sinh viên ra khỏi ktx

 Xin ra khỏi ktx: sinh viên sẽ viết đơn và gửi trực tiếp lên ban quản

lý hoặc gửi qua mạng

 Buộc ra khỏi ktx: người quản lý sẽ nhập thông tin về sự vi phạm

của các cá nhân hay tập thể Hệ thống sẽ đưa ra danh sách các cá

nhân tập thể vi phạm kỷ luật đến mức độ buộc phải rời khỏi ktx

 Thanh toán ngay: các cá nhân trước khi ra khỏi ktx phải thanh toán

đầy đủ các khoản (tiền phòng, tiền đặt cọc,…) Hệ thống đưa ra các khoản thanh toán mà sinh viên này cần hoàn tất In hóa đơn và tổng

số tiền sinh viên thanh toán

 Loại bỏ sinh viên: sau khi sinh viên hoàn

thành các thủ tục yêu cầu, đưa sinh viên này

vào danh sách loại khỏi ktx

c) Quy trình quản lý điện, nước

 Tính số điện nước phụ trội: cứ cuối tháng người

quản lý về điện sẽ thông báo thông tin về điện, nước

 Thống kê và in danh sách phụ trội: từ dữ liệu trong hệ

thống, người quản lý sẽ lấy ra danh sách về các phòng phụ trội

và in phiếu thu từ danh sách này

 Tính số hao hụt: từ số liệu về lượng tiêu thụ điện của tất cả các

phòng cộng lại và lượng tiêu thụ điện của toàn ktx (đồng hồ tổng) hệ thống sẽ đưa ra lượng điện hao hụt trong quá trình sử dụng

 Thanh toán ngay: khi sinh viên chuyển ra khỏi ktx sẽ cho phép

cập nhật số điện của phòng có sinh viên này ở

 Hiển thị hóa đơn điện nước: người quản lý sẽ gửi hóa đơn thanh

toán điện nước của các phòng trong ktx

 Cập nhật thông tin tài sản khu nhà: mỗi khi

kxt nâng cấp hay sửa chữa, hay hư hỏng, mất mát thì các thông này sẽ được cập nhật và hệ thống sẽ lưu trữ lại và cập nhật định kỳ về tài sản này

 Cập nhật tài sản chung: các tài sản của ktx

được sử dụng chung cũng sẽ được người quản lý

cập nhật các thông tin mỗi khi có sự thay đổi

e) Quy

trình

quản lý

thu chi

 Cập nhật danh mục thu chi:cứ cuối tháng

thì người phụ trách kế toán sẽ cập nhật thông tin thu chi trong tháng Hệ thống sẽ tính toán đưa ra tổng thu chi và cập nhật kết quả

21

 Báo cáo thu chi: từ dữ liệu đã có trong hệ thống,

người quản lý về kế toán khi cần báo cáo, họ sẽ lấy thông tin này Thông tin về tổng thu, chi và in báo cáo

Các báo cáo này sẽ được hệ thống cập nhật lại

SV hoặc một hồ sơ đăng kí

3.Tự động sắp xếp phòn

g cho SV

4.Cập nhật các khoản phí

và tự động tính toán, tổng hợp phí

5.Thông báo và in danh sách sinh viên theo yêu cầu.

6.Đăng

ký trực tiếp trên Interne

t qua

dữ liệu

từ xa

7.Hỗ trợ trực tuyến qua Interne t

 Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử

lí đáp ứng nhu cầu, tin cậy chính xác an toàn bí mật

 Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện, nhanh chóng…

 Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi

phí hoạt động, tăng thu nhập,…

 Khắc phục hệ thống cũ hỗ trợ chiến lược phát triển ktx

lâu dài

Hỗ trợ đắc lực cho người quản lý, hay các nhân viên trong quá trình làm việc

tiện

Các thống kê báo cáo được kết xuất nhanh chóng kịp thời

độ cao, đồng đều

Hệ thống đòi hỏi được cung cấp trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý

Chưa giải quyết

được hết những vấn

đề nảy sinh trong

quá trình quản lý

Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao, chưa chạy được trên

mạng

Chưa kiểm nghiệm thực tế với số lượng lớn sinh viên trong

kí túc

BÀI TẬP

B

26

Ban Quản lý KTX cần một phần mềm quản lý

sinh viên và một số các thông tin liên quan:

+ Những sinh viên hiện ở trong KTX

+ Những sinh viên vào, ra khỏi ký túc trong kỳ

+ Những sinh viên được khen thưởng, bị kỷ luật

+ Sinh viên đã nộp tiền nhà hay chưa.

+ Lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú trong 10 năm+ Thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà

thân thiện, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, trình bày

+ Có thể cập nhật được toà nhà và số phòng đã sử dụng hết hay chưa

+ Có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng

+ Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác

+ Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm các thông tin

+ Cho phép in báo cáo

MÔ TẢ BÀI TOÁN

30

Khi sinh viên có nhu cầu đăng ký ở nội trú tại ký túc xá sẽ phải nộp đơn xin đăng ký ở nội trú, sau khi ban quản lý ký túc xá xét duyệt sẽ thông báo cho sinh viên kết quả có được ở ký túc xá

hay không Khi được chấp nhận sinh viên sẽ nộp hồ sơ với ban quản lý ký túc xá hồ sơ bao gồm thông tin mã hồ sơ, mã phòng, tên sinh viên, địa chỉ sinh viên, giới tính, lớp khoa, điện thoại,

chứng minh nhân dân Ban quản lý sẽ tạo bản hợp đồng Sau đó nhập thông tin học sau vào bộ máy lưu trữ, khi cần thiết có thể sửa hoặc xóa hợp đồng Mỗi hồ sơ được lập bởi một sinh viên, một sinh viên tương ứng với một bộ hồ sơ Mỗi nhân viên trong ban quản lý có thể tiếp nhận nhiều hồ sơ, một hồ sơ chỉ tiếp

nhận bởi một nhân viên

MÔ TẢ BÀI TOÁN

31

Trong thời gian tạm trú ở ký túc xá bộ phận quản lý sinh viên

sẽ nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên Khi cần thiết có thể sửa và xóa thông tin về sinh viên, thông tin sinh viên bao

gồm mã sinh viên, tên sinh viên, ngày sinh, địa chỉ, sinh viên, giới tính số điện thoại mô tả khác

Bộ phận quản lí phòng sẽ nhập mới sửa và xóa thông tin phòng khi có thay đổi về thông tin khi có thêm sv hoặc sv xin ra ngoài Thông tin phòng bao gồm: mã phòng, tình trạng phòng, số lượng sinh viên, khu nhà, mô tả khác

Để theo dõi và quản lí nhân viên làm việc tại ktx hệ thống sẽ thực hiện thêm mới vào danh sách khi có nhân viên được tuyển, sửa thông tin khi có những biến đối xảy ra và xóa thông tin nhân viên sau khi kết thúc hợp đồng hoặc bị xa thải, các thông tin nhân viên bao gồm: mã nhân viên, điện thoại, mô tả khác

MÔ TẢ BÀI TOÁN

32

Khi sinh viên ở ký túc xá các phòng sẽ sử dụng điện nước, hàng tháng bộ phận quản lý điện nước có trách nhiệm lập hóa đơn phòng, điện nước trong mỗi phòng Hóa đơn bao gồm thông tin: số hóa đơn, mã phòng ngày lập tổng tiền Thông tin điện nước gồm mã công tơ mã phòng, tháng ghi

sổ, chỉ số đầu kỳ, chỉ số cuối kỳ Ngoài ra bộ phận này còn phải nhập thông tin điện nước, xóa thông tin điện nước khi

có sự điều chỉnh về mức giá điện nước Mỗi hóa đơn do một nhân viên lập, mỗi nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn

Cuối mỗi kì các bộ phận sẽ lập các báo cáo thống kê về số lượng hợp đồng, thống kê tình trạng phòng, báo cáo doanh thu để nộp lên bộ phận quản lí

33

34

35

38

Quản lý phòng ở:

39

THANKS

FOR WATCHING

42