Cấu trúc tổ chức và quản lý nhân sự

• Cấu trúc tổ chức: phân chia, sắp xếp các bộ phận và các mối quan hệ quyền hạn  ảnh hưởng rõ rệt tới hiệu quả hoạt động của tổ chức Cấu trúc tổ chức là bộ khung của một tổ chức • Quy

Chương 5

CẤU TRÚC TỔ CHỨC và

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Trường Đại Học Bách Khoa Tp Hồ Chí Minh

Khoa Quản Lý Công Nghiệp

GV: ThS Nguyễn Thị Hồng Đăng Email: nthdang@sim.hcmut.edu.vn nthdang@sim.hcmut.edu.vn

Tuyển dụng nguồn nhân lực

Đào tạo và huấn luyện nhân viên

Đánh giá nhân viên, thù lao và đãi ngộ

Tài liệu tham khảo

1 Khoa Quản Lý Công Nghiệp, Quản Lý Dành Cho Kỹ

Sư

2 Trần Kim Dung, Quản Trị Nguồn Nhân Lực, Nhà xuất

bản Giáo Dục, 1997

3 Nguyễn Hữu Lam, Hành Vi Tổ Chức

4 Hòang Xuân Việt, Đắc Nhân Tâm Dụng Nhân

5 Dale Carnergie, Quẳng gánh lo đi và vui sống

6 Specer Johrson M.D, Phút nhìn lại mình

7 Tony Buzan, Bản đồ tư duy

8 Stephen C Lundin, Harry Paul, John Christensen, Triết

Lý Chợ Cá Cho Cuộc Sống

9 Dale Carnergie , Đắc Nhân Tâm

10 Sách về Tâm Lý

I CẤU TRÚC TỔ CHỨC

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.2 Các nguyên tắc quan trọng trong thiết kế cấu trúc tổ chức1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình

1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định quyền hạn

II QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I Cấu Trúc Tổ Chức

– Mỗi người có vị trí và vai trò nhất định

• Công tác tổ chức (organize): thực hiện việc:

- Phân chia công việc  thành lập những nhóm bộ phận

để đảm trách các phần việc đó

Qui định mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận

1.1 Một số khái niệm cơ bản

• Cấu trúc tổ chức: phân chia, sắp xếp các bộ phận và

các mối quan hệ quyền hạn  ảnh hưởng rõ rệt tới

hiệu quả hoạt động của tổ chức Cấu trúc tổ chức là

bộ khung của một tổ chức

• Quyền hạn trong tổ chức: Là mức độ độc lập trong

hoạt động dành cho mỗi người thông qua việc trao

cho họ quyền ra một số quyết định

• 3 loại quyền hạn:

– Trực Tuyến– Tham mưu– Chức năng

1.1 Một số khái niệm cơ bản (tt)

Mối quan hệ giữa đặc điểm của tổ chức với cấu trúc tổ chức

Đặc điểm của tổ chức Đặc điểm của Cấu trúc tổ chức

Loại hoạt động / công nghệ chính

Hóa chất, lọc dầu, cơ khí

Chế biến thực phẩm

Bán lẻ (hàng tiêu dùng) / dịch vụ

Chia bộ phận theo quy trình Chia bộ phận theo sản phẩm Chia bộ phận theo vùng địa lý

Quy mô doanh nghiệp

Lớn

Môi trường bên ngoài

Ổn định

Nhiều biến động Cấu trúc dạng bộ máy hành chính Cấu trúc hữu cơ

Mục tiêu chiến lược / chính sách của

công ty Tổ chức bộ phận chuyên môn hóa Tổ chức bộ phận đa chức năng

1.2 Các nguyên tắc quan trọng trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức

Các nguyên tắc trong việc phân chia bộ phận

Tam giác đều “Nhiệm

vụ - Quyền hạn – Trách nhiệm”

1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình

1.3.1 Cấu trúc dạng bộ máy hành chính (Mechanic):

– Thể hiện mối quan hệ trong tổ chức này là theo cấp bậc,

có trật tự thứ bậc giữa các cấp / các bộ phận.

Theo quy định quyền hạn

Trực tuyến

Trực tuyến – tham mưu

Trực tuyến – chức năng

Theo cách chia bộ phận

Theo chức năng

Theo sản phẩm

Theo vùng địa lý Theo khách hàng

VD: Sơ đồ cấu trúc Trực tuyến – Chức năng

1.3.2 Cấu trúc hữu cơ (Organic):

– Thể hiện mối quan hệ trong tổ chức này là

không có nhiều cấp bậc, chủ yếu dựa trên mối liên kết tương hỗ (ngang cấp) với nhau Các bộ phận liên kết với nhau thành mạng:

• Cấu trúc đơn giản

• Cấu trúc ma trận: quản lý dự án, quản lý sản phẩm,…

• Tổ chức thành các đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU – Strategic Business Unit)

1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình (tt)

chánh

Hành chánh Kế toán Nhân sự

Nhóm thiết kế

Nhóm chế tạo

Nhóm chế tạo

Nhóm hành chính

Nhóm hành chính

Nhóm

kế toán

Nhóm

kế toán

Nhóm nhân sự

Nhóm nhân sự

Nhóm thiết kế

Nhóm thiết kế

Nhóm thiết kế

Nhóm thiết kế

Nhóm chế tạo

Nhóm chế tạo

Nhóm chế tạo

Nhóm chế tạo

Nhóm hành chính

Nhóm hành chính

Nhóm hành chính

Nhóm hành chính

Nhóm

kế toán

Nhóm

kế toán

Nhóm

kế toán

Nhóm

kế toán

Nhóm nhân sự

Nhóm nhân sự

Nhóm nhân sự

Nhóm nhân sự

Sơ đồ cấu trúc ma trận

- Hợp tác hàng dọc, ngang + tham vấn phụ trợ

- Phi tập trung hóa quyền hành

- Các nhiệm vụ tùy tình huống

- Chính thức + không chính thức

- Phù hợp môi trường biến động

Đặc trưng của 2 mô hình

VD: Cấu trúc tổ chức theo bộ phận theo sản phẩm : Dược phẩm Vidipha.

• Quyền hạn của mỗi cá nhân / bộ phận là phạm vi ra quyết định, chỉ thị cho

người / bộ phận khác.

• Việc phân giao quyền hạn:

– Là công cụ mà người quản lý cần có để tự chủ

động trong công việc và tạo ra môi trường thuận

lợi cho việc thực hiện công việc của mỗi người

VD: Con khỉ trên vai nhà quản lý

1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định

quyền hạn

1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định quyền hạn (tt)

để cấp dưới tin tưởng và tôn trọng

Xu hướng phân quyền

- Phân quyền

Quyền lực > Trách nhiệm?

Quyền lực < Trách nhiệm?

Sự cần thiết của phân quyền

- Nhà quản trị cấp thấp gần tình huống hơn

- Thực hiện công việc nhanh hơn

- Là nhân tố động viên cấp dưới

- Đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện giúp họ

phát triển

- Giảm áp lực cho cấp trên

Quá trình phân quyền

- Xác định mục tiêu

- Giao nhiệm vụ (thông báo chính thức)

- Giao quyền hạn

- Xác định trách nhiệm

Nghệ thuật phân quyền

rộng rãi

Một số vấn đề trong phân quyền

- Không tin tưởng

- Phạm vi quyền lực không rõ ràng

- Quyền hạn không tương xứng

- với trách nhiệm

- ???

II GIỚI THIỆU VỀ

CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ

25

• Nguồn nhân lực:

– Là tập hợp các cá nhân có vai trò và cá tính khác nhau, được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định của

tổ chức / doanh nghiệp.

• Mục tiêu của tổ chức:

2.1 Khái niệm

• Tăng năng suất lao động + nâng cao hiệu quả tổ chức

• Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên  phát huy tối đa năng lực cá nhân

*Hệ quả của các chính sách quản lý nhân sự:

• Thu hút, giữ nhân tài nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

2.3 Các nhóm chức năng chính

Các nhóm chức năng chính

Thu hút

nguồn lực Đào tạo và phát triển nguồn lựcDuy trì

• Kỹ năng quản lý nhân sự được yêu cầu cao hơn trong:

– Giao tiếp, hợp tác

– Báo cáo, kiến nghị với cấp trên

– Thảo luận, bàn bạc với đồng nghiệp

– Chỉ đạo, lắng nghe cấp dưới

– Hướng dẫn, huấn luyện cấp dưới

– Phỏng vấn tuyển dụng, kiểm tra năng lực nhân viên

– Theo dõi, đề bạt cấp dưới, chuẩn bị đội ngũ kế thừa

– v.v…

Trách nhiệm về quản trị nhân sự là trách nhiệm chung (dual

responsibility) của cán bộ quản lý nhân sự và quản lý trực

tuyến

 Người nào làm quản lý tương lai cần chuẩn bị???

2.4 Vai trò quản lý nhân sự của các cấp trực tuyến

Mô hình các Công tác Quản lý Nhân sự trong doanh nghiệp

2.5 Qui trình quản lý nguồn nhân lực

quản lý lương bổng và phúc lợi

quản lý chuyển giao, biến động,

sa thải nhân sự

quản lý chuyển giao, biến động,

sa thải nhân sự

thu hút, đào tạo lại, tái bố trí nhân sự trong tổ chức

thu hút, đào tạo lại, tái bố trí nhân sự trong tổ chức

Hoạch định nhân sự

Nguyên tắc: nhất quán và thúc đẩy sự hoàn thành mục tiêu chung

Nguyên tắc: nhất quán và thúc đẩy sự hoàn thành mục tiêu chung

Để có được số người có đủ kỹ năng, đúng nơi, đúng lúc

• Các biện pháp sắp xếp và chuẩn bị nhân sự

Hoạch định nhân sự

Tuyển từ nguồn nội bộ:

(++) thăng chức, đề bạt

(+) thuyên chuyển, tái bố trí

(-) giáng chức

Tuyển từ nguồn ngoài:

(+) tuyển người có kinh nghiệm

(-) tuyển người mới hoàn toàn

•Hạn chế tuyển mới

• Cho thuê lao động tạm thời

• Giảm bớt giờ lao động hoặc thay phiên nhau làm chung công việc

• Khái niệm và mục đích

Tuyển dụng

Các ứng viên có khả năng

đảm bảocác hoạt động liêntục của

tổ chức hay thỏa mãn nhu cầu cung cấp nhân sự vào chỗ khuyết trong công ty

??? Lý do nhân

viên nghỉ vệc?

Headhunter

• Nguồn tuyển dụng

Tuyển dụng (tt)

Nguồn tuyển nội bộ Nguồn tuyển bên ngoài

Ưu điểm:

• Công ty: thông tin về ứng viên

• Ứng viên: cơ cấu tổ chức và môi

trường văn hóa trong công ty

• Chi phí tuyển dụng

Ưu điểm:

• Số lượng dồi dào, khả năng sáng tạo

• Hạn chế bè phái trong doanh nghiệp

• Tỷ lệ bỏ việc cao hơn

• Chi phí thu hút tuyển dụng cao

• Cần thời gain dài hội nhập

• Thông tin ứng viên không đầy đủ

Các nguồn có thể tuyển dụng nhân sự?

• Mục đích: chọn người có:

– Đủ khả năng thực hiện công việc cần tuyển

– VD: Chọn người có tính kiên nhẫn

– Phù hợp văn hóa và mục tiêu phát triển công ty

• Thông tin trao đổi trong quá trình lựa chọn

- Kỹ năng/ Chuyên môn

• Các hình thức trắc nghiệm / kiểm tra:

- Lý Quang Diệu từng áp dụng việc bổ nhiệm

nhân sự từ đầu thập niên 1980 theo khuôn

mẫu chọn người của tập đoàn dầu khí Shell

Tức là cán bộ cấp lãnh đạo phải có được ba

phẩm chất, đó là khả năng phân tích, trí tưởng

tượng tốt và nắm bắt được thực tế

– Tạo ấn tượng thuận lợi về công ty

• Nội dung chương trình hòa nhập:

– Giới thiệu tổng quát về công ty/ chính sách/ thủ tục

– Lương bổng/ Phúc lợi/ Quyền hạn/ Trách nhiệm/ Phạm vi công việc/ Giới thiệu về bộ phận quản lí trực tiếp

– Cơ sở vật chất công ty

– An toàn và phòng ngừa tai nạn lao động

– VD: Câu chuyện cái Xô

Hướng dẫn người mới đến

 3 không: không tranh danh cùng lãnh

đạo; không tranh công cùng cấp dưới;

không tranh lợi cùng cộng sự

 Chuyện vị tổng GĐ rút ngẫu nhiên 3 hồ sơ của nhân viên để nhắc nhở và khen ngợi

 4 tật của người đàn ông

 Thế mới thật thắng

 Chuyện Hưng Đạo Vương

Đào tạo và phát triển nhân viên

Thỏa mãn nhu cầu làm việc, thăng tiến cho nhân viên

Đối với nhân viên Đối với tổ chức

Tránh tình trạng quản lí lỗi thời…

Cập nhật các kĩ năng, kiến thức mới

Giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn

Chuẩn bị đội ngũ quản lí, chuyên môn kế cận

Hướng dẫn nhân viên, trách nhiệm mới của nhân viên

VD: Tổng GĐ công ty ITT, Harold Sydney Gereen, chủ tịch Huyndai, Chung Ju Yung

• Các chỉ tiêu cần đạt được trong chương trình đào tạo

– Sự hiệu quả của chi phí

– Nội dung của chương trình thực hiện so với hoạch định– Cơ sở vật chất thuận lợi cho triển khai

– Đạt được hầu hết các nguyên tắc cơ bản trong học tập– Trình độ tương hợp, ưa thích của các đối tượng tham gia

Đào tạo và phát triển nhân viên (tt)

Đánh giá thành tích làm việc

Một số phương pháp đánh giá phổ

biến

…

Phương pháp quan sát hành vi

Phương pháp so sánh cặp

Phương pháp bảng

điểm

Nghiên cứu của Công ty IBM (Mỹ) phát hiện

rằng cứ di chuyển lên một bậc, có 20% tin

xấu về tình hình sản xuất và kinh doanh bị

mất đi khỏi báo cáo Vì vậy, lúc đến tay Tổng

giám đốc IBM, chỉ còn là những tin tốt đẹp

Các sai lầm trong đánh giá thành tích công việc

Tiêu chuẩn không

rõ ràng

Các sai lầm

có thể mắc phải

Định

kiến

Xu hướng

bình

quân chủ

nghĩa

Xu hướng thái quá

Thiên kiến

Thù lao và đãi ngộ

Trả lương theo thời gian

• Công việc không lành nghề

• Tiền lương: tính theo số lượng thời

Trả lương theo kết quả thực hiện công việc

• Trả lương theo sản phẩm, khoán tiền lương theo nhóm.

• Tác dụng kích thích ở 3 cấp độ: cá nhân, nhóm, kết quả kinh doanh

• Yếu tố ảnh hưởng tới mức lương:

– Bản thân người lao động

– Loại công việc/ doanh nghiệp

– Môi trường bên ngoài

• Chính sách tiền lương trong doanh nghiệp:

– Mức lương chung trong doanh nghiệp

– Khác biệt trong trả lương cho các nhân viên thực hiện cùng công việc

– Mức lương trung bình của công việc trên thị trường lao động

• Ngạch lương (pay grade):

– Nhóm các công việc tương tự nhau  đơn giản hóa thủ tục ấn định lương.

• Bậc lương (pay range):

– Mức lương tối thiểu và tối đa với sự biến thiên đủ tạo ra sự khác biệt

• Các hình thức đãi ngộ:

– Tài chính: thưởng tiền, trợ cấp, phúc lợi, bảo hiểm, chế độ nghỉ phép

– Phi tài chính: cơ hội được đào tạo, tính hấp dẫn của công việc…

Thù lao và đãi ngộ

• Đánh giá thành tích làm việc là đánh giá từng cá nhân qua quá trình thực hiện và hoàn thành công việc với mục đích:

– Đánh giá kết quả thực hiện công việc

– Làm nhân viên thực hiện công việc tốt hơn

– Phát triển khả năng tiềm tàng trong mỗi nhân viên

– Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển lao động

Đánh giá thành tích làm việc

VD: Tình trạng chảy máu chất xám

ở khu vực quốc doanh

Xử lý kỷ luật: nguyên tắc cái lò lửa

Các thành phần cuả một chương trình lương bổng toàn diện

môi trường ngoài môi trường trong Lương Bổng & Đãi Ngộ

Về hưu

An ninh xã hội Đền bù

Trợ cấp giáo dục Dịch vụ

Vắng mặt được trả lương: nghỉ

hè, lễ, ốm đau…

Bản thân công việc

Nhiệm vụ thích thú Phấn đấu

Trách nhiệm

Cơ hội được cấp trên nhận biết Cảm giác hoàn tất công tác

Cơ hội thăng tiến

Môi trường làm việc

Chính sách hợp lý Kiểm tra khéo léo Đồng nghiệp hợp tính Biểu tượng địa vị phù hợp

Điều kiện làm việc thoải mái

Giờ linh động Tuần lễ làm việc dồn Chia sẻ công việc Căng-tin