Vì vậy nội dung nghiên cứu của Bài tập gói gọn trong nội dung “Nghiên cứu chuyển đổi mô hình tổ chức và quản lý nhân sự tại Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 - trực thuộc Bộ Giao thôn
Trang 1BÀI TẬP CÁ NHÂN TẾN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC
Đề bài: “Nghiên cứu chuyển đổi mô hình tổ chức và quản lý nhân sự tại Tổng Công ty XDCT GT 5- Cienco5 - trực thuộc Bộ Giao thông vận tải ”.
I PHẦN MỞ ĐẦU:
Từ khi Việt Nam bắt đầu xóa bỏ dần nền kinh tế bao cấp và bước vào xây
dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN trên tinh thần tiếp thu có chọn
lọc thành tựu của văn minh nhân loại, phát huy vai trò tích cực của kinh tế thị
trường trong việc thúc đẩy phát triển sức sản xuất, xã hội hóa lao động, cải tiến kỹ thuật – công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo ra nhiều của cải, góp phần làm giàu cho xã hội và cải thiện đời sống nhân dân; đồng thời phải có những biện pháp hữu hiệu nhằm hạn chế mặt tiêu cực của kinh tế thị trường, như chạy theo lợi nhuận đơn thuần, cạnh tranh khốc liệt, bóc lột và phân hóa giàu nghèo quá đáng, ít quan tâm giải quyết các vấn đề xã hội Cho đến nay chúng ta đã khẳng định được hướng
đi đúng đắn của mình và trong chừng mực nào đó Việt Nam đã vươn lên trở thành nước đang phát triển, có nền kinh tế, chính trị, xã hội tương đối ổn định và từng bước thoát khỏi tình trạng lạc hậu so với thế giới Vị thế của Việt Nam trên chính trường quốc tế cũng ngày một rõ nét hơn và chúng ta đã gia nhập và khẳng định vai trò của mình trong các Tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội mà Việt Nam tham gia
Góp phần trong sự phát triển chung đó và đóng góp không nhỏ của ngành Giao thông vận tải nói chung và Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 nói riêng với những ghi nhận đóng góp không nhỏ của cán bộ công nhân viên trong việc xây dựng
và phát triển cơ sở hạ tầng giao thông Đây là một trong những tiền đề cho sự phát triển của các ngành nghề kinh tế khác trong xã hôị
Tổng Công ty công trình Giao thông 5 đã được thành lập và thay mặt Bộ GTVT làm đại diện Chủ đầu tư hầu hết các dự án xây dựng công trình đường xá, cầu
Trang 2cống, bất động sản ở các Tỉnh trên cả nước như: Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Vũng tàu, Cần Thơ, Đà Nẵng …Với cơ cấu Tổ chức và nhiệm vụ được giao Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình trong vai trò nêu trên Tuy nhiên trong cơ chế hiện nay và khi các Nhà đầu tư, các Nhà tài trợ vào Việt Nam ngày càng nhiều và có rất nhiều các nguồn tài trợ khác nhau cũng như nhiều mô hình hợp tác khác nhau thì đã đến lúc cần phải nhìn nhận lại và đề ra biện pháp thay đổi cách thức tổ chức cũng như cách điều hành dự án cho phù hợp với yêu cầu thực tế đang đặt ra
Vì vậy nội dung nghiên cứu của Bài tập gói gọn trong nội dung “Nghiên cứu
chuyển đổi mô hình tổ chức và quản lý nhân sự tại Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 - trực thuộc Bộ Giao thông vận tải ” với một số nội dung chính như
sau:
1 Thực trạng mô hình tổ chức hiện tại của Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 và tính cấp bách và cần thiết của việc chuyển đổi
2 Phân tích một số vấn đề về hành vi tổ chức trọng điểm:
- Vấn đề về quản lý và Lãnh đạo
- Vấn đề về Văn hóa và địa lý
- Vấn đề về quyền lợi–xung đột & khuyến khích người lao động
II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU:
1.Thực trạng mô hình tổ chức hiện tại của Tổng Công ty Công trình Giao thông
5 và tính cấp bách và cần thiết của việc chuyển đổi:
Trong sơ đồ tổ chức của Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 bao gồm các Công ty con đặt tại các Tỉnh, Thành phố phụ trách các dự án khác nhau, có Công ty vừa phụ trách về xây dựng cầu đường vừa cả về bất động sản trên mô hình theo Cấu trúc thực hiện chức năng được phân không rõ ràng và không đúng theo nhiệm vụ của
Bộ đã giao Theo cấu trúc này nhân viên vừa là người thuộc Tổng Công ty điều hành
dự án và đồng thời cũng là người trực thuộc phòng chức năng liên quan, tuy nhiên
họ được biệt phái nằm tại các dự án và các Công ty điều hành dự án hoạt động không độc lập và phụ thuộc vào các phòng ban chức năng Với hình thức tổ chức
Trang 3này nó phát huy tác dụng tương đối tốt khi trình độ quản lý thấp và phân chia lợi nhuận cũng như thu nhập “cào bằng” Các nhân viên thuộc Tổng Công ty đều tham gia ít nhiều vào hoạt động chung của phòng chức năng trực thuộc và tại Công ty điều hành dự án mà họ đang tham gia Tuy nhiên mức độ tham gia đối với từng thành viên đa số là không sâu, không chủ chốt và vị trí của họ có thể thay thế bởi bất cứ ai
và bất cứ thời điểm nào Như vậy đã không phát huy được tối đa thế mạnh của mỗi nhân viên và mức độ rủi ro mất việc hay nói cách khác và độ an toàn trong việc bảo đảm vị trí là không cao Đồng thời với cách tổ chức nhu thế này các thành viên dù làm việc ít hay nhiều, quan trọng hay không quan trọng đều nhận những thu nhập như nhau dù rõ ràng thực tế có sự khác biệt đôi khi rất lớn
Ví dụ: Một nhân viên làm việc tại Quảng Ninh khu vực dự án cách trung tâm
Hà nội hơn 170km, hàng ngày phải ra công trường làm việc, chịu tác động của thời tiết khắc nghiệt, không được gần gũi gia đình, không được hưởng những ích lợi công cộng, phải chi trả cho những chi phí phát sinh khác như chi phí đi lại, chi phí đau ốm
do thay đổi khí hậu và điều kiện sống… lại có thu nhập bằng một nhân viên tương tự nhưng làm việc ở Văn phòng tại Hà nội và được thừa hưởng những điều kiện nêu trên, dù rằng nhân viên ở tại các Công ty con của Tổng có được 1 khoản trợ cấp vùng miền tuy nhiên không đáng kể và nếu được lựa chọn thì đa số nhân viên sẽ chọn phương án ở tại Hà nội Điều này sẽ ảnh hưởng tới động cơ làm việc, quyền lợi của nhân viên, nó sẽ dẫn ra các mẫu thuẫn được nêu trong “thuyết nhu cầu của Maslow”, “Lý thuyết hai nhân tố của Herzberg” hay “Thuyết kỳ vọng của Victor Vroom”
Đó là lý do cần thiết phải có sự thay đổi trong thực tế hiện tại Và mô hình hợp lý nhất hiện nay đối với Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 có thể xem xét đến đó là mô hình Cấu trúc theo các Công ty con thực hiện theo chức năng phụ trách các dự án kết hợp theo khu vực Với mô hình này ta có thể dễ dàng nhận thấy mối quan hệ giữa các Công ty Con và Tổng Công ty là mối quan hệ tương hỗ, các Công
ty con phụ trách các dự án hoạt động độc lập trực thuộc Tổng giám đốc hoặc phó Tổng phụ trách, các Công ty con làm các công tác theo phân đoạn dự án và bản thân
Trang 4từng nhân viên sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của một người Lãnh đạo phòng hoặc giám đốc điều hành dự án, vai trò của các nhân viên sẽ rõ ràng hơn, họ phải chịu trách nhiệm lớn hơn với công việc của mình, toàn quyền chủ động đến mức tối đa trong công việc được giao và có thể có những sáng kiến hoặc đề xuất những phương
án tối ưu đem lại hiệu thiết thực và quan trọng hơn là họ có cơ hội thăng tiến, có môi trường làm việc thúc đẩy được đồng lực để đạt mục đích của mình và dẫn đến được tưởng thưởng xứng đáng với kết quả mà mình đạt được
2 Phân tích một số vấn đề về hành vi tổ chức trọng điểm:
2.1 Vấn đề về quản lý và Lãnh đạo:
Khác biệt lớn nhất giữa lãnh đạo và quản lý nằm ở biện pháp thúc đẩy những nhân viên dưới quyền Rất nhiều người lãnh đạo cũng là nhà quản lý và ngược lại, song hai vị trí này không phải lúc nào cũng song hành như vậy
- Nhà quản lý có nhân viên thuộc cấp, được doanh nghiệp trao quyền và được
giao việc cho các nhân viên Phương pháp quản lý là trao đổi, nhà quản lý giao việc
và nhân viên thực hiện, và nhân viên được trả công một khoản ít nhất bằng lương của họ
Tập trung vào công việc Nhà quản lý được trả lương để hoàn thành một sứ mạng cụ thể, với nguồn nhân lực và nguồn vốn hữu hạn Sau đó, nhà quản lý phân những sứ mạng này thành từng nhiệm vụ cụ thể, và giao lại cho cấp dưới
Tìm kiếm sự thoải mái Kết quả của một nghiên cứu thú vị cho thấy các nhà quản lý thường xuất thân từ những gia đình có nền tảng vững chắc và thường sống cuộc sống bình thường và thoải mái Điều này khiến cho họ không chấp nhận mạo hiểm và họ luôn tìm kiếm những biện pháp để tránh xung đột
- Người Lãnh đạo có người thừa hành mà không có nhân viên dưới quyền.
Việc chấp hành lệnh là việc làm tự nguyện, và người lãnh đạo không thể chỉ giao việc mà không truyền cảm hứng cho người thừa hành Phương pháp quản lý là cảm hóa, người lãnh đạo cần chỉ rõ việc thực hiện theo yêu cầu sẽ đem lại lợi ích thế nào đối với người thừa hành
Trang 5Tập trung vào con người Mặc dù rất nhiều người lãnh đạo có sức lôi cuốn quần chúng, song đây vẫn chưa phải phẩm chất nổi bật của họ Họ luôn đối xử tốt với con người; những người lãnh đạo vĩ đại tạo ra niềm tin bằng cách nâng cao uy tín của người khác và tự gánh lấy chỉ trích Tuy nhiên, họ lại không thân thiện với người thừa hành để luôn tạo được sự nghiêm nghị cần thiết Việc tập trung vào yếu
tố con người không có nghĩa là người quản lý không quan tâm tới công việc, ngược lại họ thường khá tập trung vào kết quả; thực tế, họ nhận ra tầm quan trọng của việc khuyến khích người khác làm việc theo định hướng của họ
Tìm kiếm mạo hiểm Cũng theo nghiên cứu cho thấy các nhà quản lý muốn tránh mạo hiểm, những người lãnh đạo thường tìm kiếm mạo hiểm, mặc dù họ không phải quá liều lĩnh Trong quá trình đạt tới mục tiêu, người lãnh đạo coi việc vấp phải khó khăn và vượt qua là việc tự nhiên Do đó họ khá thoải mái trong việc chấp nhận rủi ro và thường coi những việc khó khăn mà người khác tránh là những
cơ hội tốt và sẵn sàng phá vỡ các quy luật để chinh phục bằng được
Hiện tại Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 là một đơn vị trực thuộc Bộ
và thực hiện chức năng quản lý dự án của mình theo phân công của Bộ trên cơ sở thực thi quản lý Nhà nước trong lĩnh vực xây dựng cơ bản Do đó Tổng giám đốc hiện nay chủ yếu thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình và đôi lúc đồng hóa việc quản lý theo phân công của Nhà nước với vị trí Lãnh đạo của mình Để tạo được sự thay đổi Tổng Công ty trước hết phải bắt đầu từ sự nhận thức về vai trò của người Lãnh đạo của Tổng Công ty Cần phải tách biệt giữa việc quản lý và vai trò Lãnh đạo Với tư cách Lãnh đạo, ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ được giao, anh phải biết vận dụng mô hình tổ chức một cách hợp lý, biết phân chia công việc, hoạch định công việc một cách có chiều sâu, kêu gọi và thu hút được nhiều dự án về Tổng Công
ty dựa trên uy tín và sự thành công của các dự án đã và đang thực hiện Sự thành công này chỉ có được khi có sự đóng góp tích cực của các nhân viên với động cơ mạnh mẽ và sự nhiệt huyết trong công việc Và điều đó chỉ có thể xảy ra khi các động cơ, kết quả và cơ hội của nhân viên được đáp ứng một cách ổn định và có khuynh hướng phát triển
Trang 6Người Lãnh đạo Tổng Công ty sẽ phải mất nhiều thời gian và đầu tư nhiều mặt cho vấn đề này, và trong chừng mực nào đó nó sẽ gây ra sự e ngại khi thực hiện việc tách bạch và thay đổi, tuy nhiên có thể khẳng định đó là phương án tốt nhất để đưa đơn vị ngày càng phát triển, đem lại lợi ích cho người lao động và nâng cao uy tín, thương hiệu của Tổng Công ty trong quá trình chuyển đổi mô hình tổ chức và tiến dần đến các mô hình có tính khoa học hơn trong tương lai
2.2 Vấn đề về Văn hóa và địa lý:
Văn hóa doanh nghiệp được coi là yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, văn hóa đã thực sự trở thành một sức mạnh quan trọng của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp Doanh nghiệp chủ yếu tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời Một tổ chức kinh doanh bao giờ cũng được hình thành và điều hành bởi một nhóm các cá nhân Khi hợp tác với nhau, các cá nhân này thực hiện các quyền
và nghĩa vụ theo luật Nhưng các cá nhân này cũng có những trình độ văn hóa khác nhau và vì thế đã nảy sinh mâu thuẫn hay còn gọi là xung đột về văn hóa Đây cũng
là một vấn đề hết sức quan trọng khi triển khai mô hình tổ chức mới Có thể xác định một số đặc điểm tạm gọi là các đặc điểm văn hóa của Tổng Công ty
- Nhân viên hầu hết đều xuất thân từ Đà Nẵng - Miền Trung Việt Nam
- Đa số có trình độ cao từ đại học trở lên và cùng có chung hệ ý thức chính trị
- Phần lớn là cán bộ trẻ có độ tuổi <40 và gia đình ổn đinh
- Có phong cách làm việc đang khuynh hướng “Tây hóa” và tác phong làm việc rất kỷ luật và quy củ
- Có truyền thống lâu đời trong các Tổng Công ty thuộc Bộ
- Và một số đặc điểm khác
Khi thay đổi mô hình tổ chức của Tổng Công ty cần xem xét một số yếu tố chung và cơ bản mà hầu hết các đơn vị đều ít nhiều đều có và đều quan tâm đến:
- Các yếu tố hữu hình: Lưu ý đến bề mặt của trụ sở làm việc, biển hiệu, tên gọi, khẩu hiệu, trang phục cán bộ nhân viên,… Đây chính là hình thức thể hiện bên ngoài của văn hóa
Trang 7- Chất lượng Lãnh đạo và nhân viên: Phát huy và nâng cao phẩm chất tốt đẹp của lãnh đạo cũng như của nhân viên, sống và làm việc theo pháp luật, theo nội quy
và các chuẩn mực của văn hóa Chất lượng lãnh đạo của Tổng Công ty nói chung
và các Công ty con nói riêng, các nhân viên chủ chốt đóng vai trò quan trọng nhất trong việc định hướng và quản lý các hoạt động quản lý các dự án nói chung và văn hóa nói riêng
- Các quy định về văn hóa: Quan tâm tới văn phòng, không gian làm việc cho mọi nhân viên Có điều lệ, các quy định, nội quy… ban hành bằng văn bản, phổ biến cho các phòng thực thi Để đảm bảo rằng DN kiếm được lợi nhuận nhưng cũng phải thực hiện các nghĩa vụ như nộp thuế, đóng góp xã hội, tôn trọng thuần phong
mỹ tục …
- Giá trị theo đuổi: Tuyên bố về sứ mệnh và chiến lược Nhấn mạnh chỉ nâng cao năng lực QLDA, cho ra đời những công trình đảm bảo chất lượng và mỹ thuật mới đem lại uy tín cho đơn vị Những giá trị tốt đẹp mà Ban cam kết theo đuổi là tiêu chí quan trọng trong nhóm các yếu tố nền tảng của văn hóa Đơn vị
- Niềm tin: Làm cho nhân viên có niềm tin vào lãnh đạo, niềm tin vào doanh nghiệp để nhân viên chấp nhận thách thức và xây dựng Tổng Công ty Lãnh đạo và nhân viên phải có niềm tin vào thành công trong tương lai, thì mới có sức mạnh trong hợp tác
- Thái độ ứng xử: Có quy định về thái độ ứng xử trong nội bộ và với tất cả các bên liên quan Ứng xử của Tổng công ty là phù hợp với các chuẩn mực đạo đức
và công việc: nghiêm túc trong công việc, thân thiện trong cuộc sống, lãnh đạo dân chủ, nhân viên tích cực, không có mâu thuẫn tiêu cực … Tất cả các yếu tố này tạo nên không khí làm việc hiệu qủa và hợp tác
- Hành vi giao tiếp: Lời chào hỏi chân thành, cái bắt tay lịch sự, ánh mắt tôn trọng… là các hành vi giao tiếp quan trọng thể hiện văn hóa của các cá nhân trong Tổng Công ty Tổng Công ty thường có một số quy định thành văn và không thành văn về các hành vi giao tiếp
Trang 8- Sự tham gia của ban lãnh đạo và nhân viên: Tổng giám đốc… phải tham gia dẫn dắt các hoạt động văn hóa, gương mẫu trong cả cuộc sống lẫn công việc, để có thể duy trì và phát triển được các giá trị nền tảng của văn hóa
Với đặc điểm riêng của Tổng Công ty hoạt đồng trên các địa bàn cả nước, nhân viên phải đi đến các vùng miền khác nhau và thay đổi môi trường sống, môi trường làm việc trong khoảng thời gian tương đối dài, do đó phải được đào tạo để thích ứng với văn hóa địa phương, để người dân địa phương cảm nhận và thồng cảm với văn hóa đơn vị và để từ đó tạo dựng được sự hợp tác lâu dài, đây cũng là vấn đề then chốt trong việc góp phần vào sự thành công chung cho hoạt động của Tổng Công ty
2.3 Vấn đề về quyền lợi – xung đột và phương án khuyến khích người lao động
Với những phân tích nêu ở các phần trên ta thấy rằng với mô hình cũ quyền lực và xung đột của tất cả các thành viên trong Tổng, kể cả nhân viên và Lãnh đạo là điều có thể xảy đến bất cứ lúc nào nếu người Lãnh đạo đứng đầu không có uy lực và điều chế được các mối quan hệ và mâu thuẫn Bởi lẽ rất nhiều các yếu tố về động cơ, kết quả, phần thưởng đều ít nhiều bị hạn chế và thậmc hí xem phạm ở một số các nhân tích cực Vì vậy khi chuyển đổi sang mô hình mới, động cơ của mỗi người đều được thúc đẩy, kết và đạt được và phần thưởng tương xứng, môi trường làm việc tốt
và đầy hào hứng sẽ khiến cho các xung đột bị đẩy lùi
Đồng thời với những quan điểm mới về Lãnh đạo, quản lý, về xây dựng văn hóa doanh nghiệp, về quan điểm tạo động lực mới… ngưòi lao động sẽ cảm thấy hài lòng trong một môi trường thuận lợi, được quan tâm, được chia sẻ, được ghi nhận và được khuyến khích sáng tạo, bên cạnh động lực về thu nhập, về vật chất họ còn có động lực về tinh thần, đồng lực về sự phát triển cá nhân, động lực về sự phát triển của công ty và sự kiêu hãnh của thương hiệu công ty sẽ làm cho người lao động được khuyến khích hơn và từ đó tạo ra được sự phát triển vững chắc cho Tổng Công ty
III KẾT LUẬN:
Trang 91 Từ những phân tích nêu trên chúng ta có thể nhận ra 02 vấn đề lớn cần được xem xét dưới mọi góc cạnh để có thể phát triển đề án thành công:
- Nhận thức được sự cần thiết và mô hình lý tưởng để thay đổi cách tổ chức và quản
lý nhân sự trong Tổng Công ty Xây Dựng Công trình Giao thông 5 trong điều kiện thực tế
- Nêu cao vai trò và yếu tố con người trong quyết định thành bại của sự chuyển đổi
và sự phát triển của các Công ty con
Hai nội dung này là hai nội dung xuyêt suốt trong mọi bài toán chuyển đổi,
nó có ý nghĩa then chốt trong mọi chiến lược và sách lược được đặt ra
Đối với các đơn vị và doanh nghiệp tại Việt Nam, đôi khi chúng ta thường xem thường hay ít coi trọng đến các yếu tố như vai trò và tác động tích cực của người Lãnh đạo trong khuyến khích nhân viên dưới quyền, các hoạt động hay các bài toán nhằm thúc đẩy động lực của nhân viên ít được quan tâm và nếu có chúng
ta thường hay chú trọng đến vật chất hơn là giá trị tinh thần hoặc các yếu tố khác ngoài “tiền” Đó là sai lầm và nó lý giải vì sao chúng ta khó thoát ra được lối mòn
đã quá cũ và thường không gây ấn tượng tốt cho các Nhà đầu tư nước ngoài về cung cách làm việc của người Việt Nam Là một đơn vị chủ yếu sử dụng nguồn vốn ODA và làm việc chủ yếu với các Nhà tài trợ nước ngoài WB, JIAC, ADB… và các Tư vấn cũng là người nước ngoài, Tổng Công ty Công trình Giao thông 5 càng phải chú trọng hơn nữa tới các phân tích đã được nêu trên để có thể tạo được chỗ đứng vững chắc trong nội bộ Bộ GTVT, tạo uy tín với các Nhà tài trợ
2 Trình tự thực hiện và các nhân tố tham gia vào quá trình thực hiện chuyển đổi
Để thực hiện được đề án đã nêu ra cần thiết phải có sự tham gia của tất cả các thành viên của Tổng Công ty và đặc biệt là vai trò của Tổng giám đốc và các nhân
sự quan trong Bên cạnh đó cần phải được tham khảo các mô hình của các Tổng Công ty khác thuộc Bộ, có sự tư vấn của các cơ quan quản lý Nhà nước của Bộ và tham khảo ý kiến của các Nhà tài trợ Đề án sẽ được thực hiện theo các nội dung cơ bản sau đây:
Trang 10- Khảo sát toàn bộ cơ cấu và nhân sự của Tổng Công ty, khảo sát các đơn vị có
mô hình tương tự, đánh giá sự tương thích của Tổng với các mô hình đó và đưa ra lựa chọn thích hợp
- Xây dựng đề án chuyển đổi mô hình
- Họp thẩm định và xin ý kiến của các cơ quan có thẩm quyền
- Phổ biến Đề án cho toàn thể Tổng Công ty
- Xây dựng các phương án nhân sự
- Áp dụng thí điểm tại mô hình một Công ty con (nếu cần thiết)
- Áp dụng rộng rãi trong toàn đơn vị
- Tổng kết, đánh giá và hoàn thiện tổ chức
Toàn bộ quá trình chuẩn bị sẽ tiến hành trong 06 tháng và triển khai trong 1 năm trước khi tổng kết và đánh giá./
Hà nội, ngày 21 tháng 3 năm 2011
Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức - Griggs University
2 http://www doanhnhan360.com/desktop
3 http:// chungta.com.
4 http:// saga.vn
5 http:// nhaquanly.online