Bài giảng Quản lý dự án phát triển gồm có 7 chương, cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về quản trị dự án; Xác định và lựa chọn dự án; Quản lý tổng thể dự án; Cơ cấu tổ chức dự án; Quản lý phạm vi dự án; Quản lý tiến độ dự án; Quản lý chi phí dự án. Mời các bạn cùng tham khảo!
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Khái niệm và đặc điểm của dự án
Để giúp chúng ta hiểu được dự án là gì, trước hết chúng ta nêu một khái niệm chung về dự án:
Dự án là một nỗ lực phức tạp và độc nhất, được thực hiện trong các ràng buộc về thời gian, ngân sách, nguồn lực và tiêu chuẩn chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Ví dụ về dự án bao gồm, nhưng không giới hạn, trong các trường hợp sau:
Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới
Tiến hành những thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc về bộ máy, tổ chức nhân sự, và phương thức kinh doanh
Phát triển hay ứng dụng, triển khai một hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản lý chất lượng
Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất mới
Thực hiện một quy trình sản suất mới
Các hoạt động lặp lại hàng ngày trong công ty được tổ chức một cách ổn định và chuyên môn hóa cao nhằm đảm bảo tính liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả với chi phí tối thiểu Ngược lại, dự án là những hoạt động không lặp lại, thường gắn liền với yếu tố mới và yêu cầu sự sáng tạo để tạo ra năng lực mới cho công ty, chẳng hạn như phát triển sản phẩm mới Để phân biệt dự án với các hoạt động thường xuyên, cần nêu rõ một số đặc điểm riêng của dự án.
Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây
1 Có mục tiêu xác định
2 Được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc
3 Thường liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty và lĩnh vực chuyên môn khác nhau
4 Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định – dù là xây dựng một tổ hợp chung cư cao 28 tầng hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 hoặc phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hệ thống thông tin mới trong vòng 1 năm Tính mục tiêu thường không đặt ra đối với các hoạt động thường ngày đang diễn ra trong công ty ví dụ như đối với những người công nhân trong một phân xưởng may Thứ hai, do có mục tiêu xác định nên dự án có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định Ví dụ sau khi hoàn thành dự án xây cầu vượt qua ngã tư đường Láng Hạ thì một người kỹ sư có thể được chuyển sang làm việc cho một dự án xây cầu khác
Dự án thường yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm kỹ sư thiết kế, kỹ sư chế tạo, chuyên gia marketing và nhà phân tích tài chính Thay vì làm việc riêng lẻ dưới sự quản lý của các trưởng bộ phận, các thành viên trong dự án phối hợp làm việc dưới sự hướng dẫn của nhà quản lý dự án để đạt được mục tiêu chung.
Dự án là hoạt động không lặp lại và mang tính chất đơn nhất, như việc sản xuất một mẫu ô tô mới với hệ thống phanh tự động, đòi hỏi giải quyết nhiều vấn đề chưa từng gặp phải và áp dụng công nghệ tiên tiến Ngược lại, các dự án xây dựng thông thường, như xây dựng tổ hợp văn phòng chung cư, sử dụng vật liệu hiện có và quy trình đã được thiết lập, nhưng vẫn cần thích ứng với các yếu tố mới như địa điểm, quy định và yêu cầu của khách hàng khác nhau.
Vào thứ năm, dự án cần phải đạt được các tiêu chuẩn cụ thể về đầu ra, thời gian và chi phí Đánh giá thành công của dự án dựa vào khả năng đáp ứng các tiêu chí chất lượng đầu ra, thời hạn hoàn thành và chi phí thực hiện.
Quản trị dự án
Quản trị dự án là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật một cách hiệu quả trong các giai đoạn như đề xuất, lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và kết thúc dự án nhằm đạt được các yêu cầu đề ra.
Quản trị dự án thường bao gồm:
Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)
Xác định và đáp ứng nhu cầu, mối quan tâm, và mong đợi của các bên liên quan là yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án Việc này không chỉ giúp tăng cường sự hợp tác mà còn đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm : -Phạm vi dự án
Mỗi dự án đều có những yêu cầu và ràng buộc riêng, vì vậy nhà quản lý dự án cần xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Trong quản lý dự án, các ràng buộc có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ví dụ như khi thời hạn hoàn thành dự án bị rút ngắn, thường dẫn đến việc tăng kinh phí thực hiện do cần bổ sung nguồn lực Nếu không thể tăng ngân sách, dự án có thể phải thu hẹp phạm vi hoặc chấp nhận giảm chất lượng đầu ra Các bên liên quan trong dự án thường có quan điểm khác nhau về yếu tố quan trọng nhất, tạo ra thách thức cho quá trình thực hiện Thay đổi yêu cầu cũng làm gia tăng rủi ro, vì vậy đội dự án cần có khả năng đánh giá tình hình và hòa hợp các yêu cầu khác nhau để đảm bảo sự thành công trong việc triển khai và chuyển giao dự án.
Chu kỳ sống dự án
Các dự án có quy mô và mức độ phức tạp khác nhau, và chu kỳ sống của dự án cho thấy rằng mỗi dự án đều có một chu kỳ sống hữu hạn với những thay đổi dự kiến về nguồn lực và nội dung công việc qua các giai đoạn Có nhiều mô hình chu kỳ sống dự án khác nhau, thường được đặc thù hóa cho từng ngành và loại hình dự án Chẳng hạn, dự án phát triển phần mềm mới thường trải qua 5 giai đoạn: xác định dự án, thiết kế, lập trình, kiểm tra và hoàn thiện Trong khi đó, các dự án xây dựng cầu đường có thể bao gồm các giai đoạn như đề xuất dự án, lập kế hoạch, đánh giá tác động môi trường, thiết kế, xin giấy phép, giải phóng mặt bằng, đấu thầu, xây dựng, nghiệm thu và đưa vào sử dụng.
Chu kỳ sống của một dự án thường bao gồm bốn giai đoạn liên tiếp: xác định dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án và bàn giao kết thúc dự án, như được minh họa trong sơ đồ 1.1.
Dự án bắt đầu khi quyết định chấp thuận được đưa ra, với nguồn lực huy động tăng dần cho các hoạt động, đạt đỉnh rồi giảm xuống khi bàn giao cho khách hàng Mỗi giai đoạn trong chu kỳ sống của dự án đều có nội dung công việc chính riêng biệt.
1 Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy dự án và kết thức giai 1 là một bản văn kiện dự án trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro
2 Giai đoạn lập kế hoạch : xây dựng các kế hoạch dự án - kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch về quản lý nhân sự dự án
3 Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ như cầu được xây dựng, phần mềm được viết lệnh Trong giai đoạn này công tác quản lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án : kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng Quản lý sự thay đổi, đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án
4 Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điểu chuyển nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm.
Nhà quản trị dự án
Nhà quản trị dự án là người được công ty bổ nhiệm để đạt được các mục tiêu dự án, đảm nhận vị trí quản lý đầy thách thức với trách nhiệm lớn và ưu tiên thay đổi Để thành công, họ cần có tính linh hoạt, nhạy bén, kỹ năng lãnh đạo và đàm phán tốt, cùng với kiến thức sâu rộng về quản lý dự án Ngoài việc am hiểu chi tiết từng khía cạnh của dự án, nhà quản trị còn phải có tầm nhìn tổng quát để quản lý hiệu quả Họ chịu trách nhiệm toàn diện về thành công của dự án, bao gồm mọi mặt liên quan.
Phát triển kế hoạch quản lý dự án và các kế hoạch bộ phận khác
Đảm bảo tình hình thực hiện dự án luôn trong khuôn khổ tiến độ và ngân sách cho phép
Phát hiện, theo dõi và sử lý kịp thời các rủi ro và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện
Định kỳ lập các báo cáo một cách chính xác và cập nhật về tình hình thực hiện dự án
Sơ đồ 1.1 : Chu kỳ sống dự án
Xác định Lập kế hoạch Thực hiện Bàn giao
Tiến độ Ngân sách Các nguồn lực Rủi ro Nhân sự
Báo cáo tình hình thực hiện Quản lý thay đổi Quản lý chất lượng
Dự báo Đào tạo khách hàng Bàn giao tài liệu Phân bổ lại nguồn lực
Bố trí lại nhân sự
Rút ra các bài học kinh nghiệm
Nhà quản trị dự án thực hiện các chức năng quản lý tương tự như các nhà quản trị phòng ban chức năng, bao gồm lập kế hoạch và tổ chức.
Bắt đầu Thời gian Kết thúc
Nhà quản trị dự án đóng vai trò quan trọng trong việc phân công nhiệm vụ, theo dõi, kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện dự án, đồng thời động viên và khuyến khích nhân viên Khác với các nhà quản trị chức năng, những người chỉ giám sát trong lĩnh vực chuyên môn hẹp, nhà quản trị dự án phải huy động các nguồn lực để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép và đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
Nhà quản trị dự án là cầu nối quan trọng giữa các bên liên quan như nhà bảo trợ, đội quản lý, khách hàng và các đối tác khác Họ phải quản lý mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu và mong đợi của họ một cách hợp lý Để thành công, nhà quản trị dự án cần xây dựng mối quan hệ hợp tác với lãnh đạo và các phòng ban để huy động nguồn lực và chuyên môn đúng lúc Họ cũng phải lãnh đạo và gắn kết các thành viên từ các bộ phận khác nhau, tạo thành một tập thể thống nhất với mục tiêu chung Để trở thành nhà quản trị dự án giỏi, ngoài kiến thức và kỹ năng quản lý, họ cần rèn luyện phẩm chất cá nhân phù hợp để thực hiện tốt nhiệm vụ.
Để trở thành một quản lý dự án hiệu quả, cần có kiến thức chuyên môn phù hợp với lĩnh vực dự án Chẳng hạn, một kỹ sư xây dựng không thể đảm nhận vai trò quản lý dự án thiết kế ô tô mới, vì vị trí này đòi hỏi hiểu biết về khí động học, nhiệt động học, động cơ đốt trong và cơ khí chính xác Ngược lại, chuyên gia marketing có thể quản lý các dự án liên quan đến marketing, trong khi chuyên gia phần mềm có thể đảm nhiệm quản lý dự án phần mềm.
Kết quả thực hiện: Có khả năng áp dụng các kiến thức và kinh nghiệm vào thực hiện thành công các dự án (good tracking records)
Phẩm chất cá nhân là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị dự án đạt được mục tiêu và hài hòa các yêu cầu của dự án Một nhà quản trị giỏi cần có cái nhìn tổng thể về dự án, tính nhất quán, sự chủ động, khả năng chịu áp lực, tầm nhìn kinh doanh, kỹ năng giao tiếp tốt, quản lý thời gian hiệu quả, ngoại giao khéo léo và thái độ lạc quan Những phẩm chất này có thể được phát triển thông qua đào tạo, hội thảo và quá trình rèn luyện cá nhân trong công việc.
Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến sự thành công của dự án
Các nhân tố môi trường xung quanh, bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của dự án Những yếu tố này có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến việc thực hiện dự án Do đó, nhà quản trị dự án cần xem xét kỹ lưỡng các nhân tố môi trường trong quá trình thiết kế và lập kế hoạch để tận dụng các điều kiện thuận lợi và giảm thiểu những tác động tiêu cực có thể xảy ra.
Văn hoá công ty, cơ cấu tổ chức và các quá trình diễn ra bên trong doanh nghiệp
Các tiêu chuẩn ngành và quy định của chính phủ bao gồm các quy định từ các cơ quan quản lý nhà nước, tiêu chuẩn đạo đức và nghề nghiệp, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, cũng như tiêu chuẩn về lao động Những tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững và nâng cao chất lượng trong các lĩnh vực khác nhau.
Cơ sở hạ tầng (máy móc trang thiết bị)
Nguồn nhân lực hiện có (kiến thức, kỹ năng, hành vi như thiết kế, phát triển, luật pháp, hợp đồng, mua bán)
Quản lý nhân sự bao gồm các quy chế liên quan đến tuyển dụng và sử dụng lao động, đánh giá hiệu quả công việc, ghi chép quá trình đào tạo nhân lực, quy định về làm ngoài giờ, và hệ thống chấm công cho người lao động.
Hệ thống cơ cấu tổ chức, phân quyền trong công ty
Các điều kiện thị trường
Sự chấp nhận rủi ro của các chủ thể dự án
Môi trường thể chế chính sách
Các kênh truyền thông hiện có của công ty
Cơ sở dữ liệu thương mại bao gồm dữ liệu ước tính chi phí đã được tiêu chuẩn hóa, thông tin về rủi ro của ngành và cơ sở dữ liệu liên quan đến rủi ro.
Các hệ thống thông tin dự án bao gồm các công cụ phần mềm lập kế hoạch thời gian, hệ thống cơ cấu quản lý, các hệ thống thu thập và xử lý thông tin, cùng với trang web và các hệ thống tự động trực tuyến Những công cụ này hỗ trợ quản lý hiệu quả và nâng cao năng suất trong quá trình thực hiện dự án.
Những tài nguyên của công ty có thể huy động cho quản trị dự án
Tài nguyên của tổ chức bao gồm tất cả các nguồn lực từ các đối tác liên quan đến dự án, cần thiết cho sự thành công của dự án Những tài nguyên này có thể là kế hoạch, chính sách, quy định và hướng dẫn, cả chính thức lẫn không chính thức Ngoài ra, tài nguyên tổ chức còn bao gồm kiến thức tích lũy từ những bài học kinh nghiệm và thông tin lịch sử về thực hiện dự án Chúng cũng bao gồm kế hoạch tiến độ, số liệu về rủi ro và khối lượng công việc đã hoàn thành Việc cập nhật và bổ sung tài nguyên là cần thiết trong suốt quá trình thực hiện dự án và là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong dự án Tài nguyên tổ chức có thể được phân thành hai nhóm.
1 Hệ thống các quy định của công ty: các quy định cho việc thực hiện các hoạt động bao gồm :
Các tiêu chuẩn và chính sách trong doanh nghiệp bao gồm chính sách an toàn lao động, đạo đức nghề nghiệp và quản lý dự án Đồng thời, cần chú trọng đến các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm và chu kỳ sống của dự án, bao gồm quy trình kiểm tra, mục tiêu cải tiến, danh mục liệt kê và định nghĩa các thuật ngữ quy chuẩn sử dụng trong công ty.
Các hướng dẫn chuẩn hóa, chỉ dẫn công việc cụ thể, và tiêu chuẩn đánh giá đề xuất dự án là những yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện Ngoài ra, tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả và chất lượng của dự án.
Các mẫu biểu (quản lý rủi ro, cấu trúc phân tích công việc, sơ đồ mạng lưới dự án theo thời gian, và mẫu các hợp đồng)
Hướng dẫn và tiêu chuẩn để điều chỉnh hệ thống các quy trình chuẩn của công ty cho phù hợp với yêu cầu của từng dự án cụ thể
Trong công ty, việc cung cấp thông tin và báo cáo phải tuân theo các yêu cầu cụ thể liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin hiện có Các phương tiện truyền tin phù hợp cần được sử dụng để đảm bảo tính hiệu quả trong việc truyền tải thông tin Đồng thời, các quy định về chính sách báo cáo, lưu trữ và bảo mật thông tin cũng phải được tuân thủ nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu và duy trì tính toàn vẹn của thông tin trong tổ chức.
Yêu cầu và hướng dẫn kết thúc dự án (kiểm tra kết thúc dự án, đánh giá dự án, kiểm tra sản phẩm và tiêu chuẩn chấp nhận)
Các quy định về quản lý tài chính bao gồm việc lập báo cáo tài chính, quy định kiểm tra, mã tài khoản kế toán và các điều khoản chuẩn hoá của hợp đồng Những quy định này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính, giúp các tổ chức duy trì sự ổn định và tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý.
Quy trình quản lý sản phẩm phế phẩm và không đạt tiêu chuẩn chất lượng bao gồm việc xác định các biện pháp giám sát chất lượng, nhận diện phế phẩm và đề xuất các biện pháp khắc phục Ngoài ra, cần thiết lập các phương pháp theo dõi sản phẩm để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Các quy định kiểm soát sự thay đổi bao gồm các bước thực hiện cần thiết để điều chỉnh các tiêu chuẩn, chính sách, kế hoạch, thủ tục và tài liệu dự án chính thức của công ty Quy trình này quy định cách thức các thay đổi được đệ trình, phê duyệt và đối chiếu.
Các quy định quản lý rủi ro bao gồm việc phân loại các loại rủi ro, định nghĩa xác suất xảy ra và tác động của chúng Đặc biệt, việc sử dụng ma trận xác suất và tác động giúp đánh giá mức độ nghiêm trọng của các rủi ro, từ đó đưa ra các biện pháp ứng phó phù hợp.
Quy trình thủ tục cho phép xác định thứ tự ưu tiên, đệ trình phê duyệt và việc ban hành quyền hạn thực hiện công việc
2 Cơ sở dữ liệu của công ty Cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin quản lý dự án của công ty phục vụ cho việc lưu trữ và truy nhập thông tin bao gồm những tài nguyên sau
Cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin thu thập về sản phẩm và quy trình
Các tài liệu dự án bao gồm kế hoạch về phạm vi, chi phí, tiến độ và tiêu chuẩn thực hiện, cùng với thời gian biểu và sơ đồ mạng lưới dự án Ngoài ra, việc ghi nhận rủi ro, các hành động dự kiến để ứng phó với tình huống phát sinh và tác động của rủi ro cũng là những yếu tố quan trọng trong quản lý dự án.
Thông tin quá khứ và các bài học kinh nghiệm rút ra từ các dự án, cùng với tài liệu ghi chép và thông tin lưu trữ về kết thúc dự án, đều rất quan trọng Những dữ liệu này bao gồm kết quả lựa chọn dự án, tình hình thực hiện dự án và thông tin về quản lý rủi ro của công ty Việc tổng hợp và phân tích những thông tin này sẽ giúp nâng cao hiệu quả cho các dự án trong tương lai.
Cơ sở dữ liệu quản lý của công ty chứa thông tin chi tiết về tình hình phế phẩm và sản phẩm không đạt yêu cầu Nó cũng bao gồm các biện pháp khắc phục đã được thực hiện và kết quả đạt được từ những biện pháp đó.
Cơ sở dữ liệu quản lý của công ty bao gồm các quy định, mục tiêu của tiêu chuẩn chính thức, chính sách, quy trình và tài liệu dự án.
Cơ sở dữ liệu về tài chính bao gồm tổng số giờ nhân công, chi phí, ngân sách, và bội chi ngân sách
1 Hãy nêu định nghĩa dự án Hãy nêu các đặc điểm của dự án để phân biệt dự án khác với các hoạt động vẫn diễn ra thường xuyên trong công ty?
2 Chu kỳ sống dự án là gì? Hãy nêu các giai đoạn của chu kỳ sống dự án?
3 Hãy trình bày vai trò của nhà quản trị dự án?
4 Hãy cho biết ý kiến của anh/chị về tiêu chuẩn của một nhà quản trị dự án giỏi?
5 Hãy nêu các nguồn tài nguyên của công ty có thể huy động cho việc thực hiện các hoạt động của dự án?
6 Anh/chị hãy trình bày một ví dụ minh hoạ về việc huy động các nguồn tài nguyên của công ty mà anh/chị hiện đang công tác cho các yêu cầu của một dự án đã tiến hành mà anh/chị biết.
XÁC ĐỊNH VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN
Sự cần thiết của hệ thống quản lý danh mục dự án
Nhiều công ty triển khai nhiều dự án, nhưng không phải tất cả đều hiệu quả, khiến các nhà quản lý bối rối về nguồn gốc và giá trị của chúng Ví dụ, vào năm 1997, khi Steve Jobs trở lại Apple, công ty gặp khó khăn với doanh thu không tăng trưởng, lợi nhuận thấp và nhiều dự án không hiệu quả Giá cổ phiếu chỉ khoảng 5 đô la, tương lai công ty mờ mịt Ngay khi trở lại, Steve Jobs đã thực hiện nhiều thay đổi, bao gồm việc xoá bỏ hai bộ phận, cắt giảm 70% dự án mới, giảm số dòng sản phẩm từ 15 xuống còn 3, đóng cửa nhà máy và chuyển sản xuất ra nước ngoài Ông cũng cải cách hệ thống phân phối, mở trang bán hàng trực tiếp và tập trung vào thiết kế sản phẩm để tạo ra những sản phẩm đột phá.
Danh mục dự án là tập hợp các dự án được lựa chọn để triển khai, dựa trên việc đánh giá loại hình dự án, mức độ rủi ro và thứ tự ưu tiên theo các tiêu chí lựa chọn đã xác định.
Một hệ thống quản lý danh mục dự án hiệu quả sẽ giúp cho công ty khắc phục được một số hạn chế phổ biến sau đây:
Sự không nhất quán giữa xây dựng và thực hiện chiến lược
Các nhà quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển chiến lược cho công ty, đồng thời giao nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng thực hiện các kế hoạch cụ thể Tuy nhiên, do các dự án được đề xuất từ các cấp quản lý khác nhau thường độc lập và thiếu sự nhất quán, nhiều khi chúng không phù hợp với mục tiêu chung của công ty và có thể xung đột về ưu tiên Điều này dẫn đến sự thiếu liên kết giữa xây dựng chiến lược và thực hiện chiến lược, gây ra những vấn đề trong quá trình triển khai.
Thường xuyên có bất đồng ý kiến giữa các cán bộ quản lý các phòng ban chức năng khác nhau và sự thiếu tin cậy lẫn nhau
Thường xuyên tổ chức cuộc họp để thiết lập và xác định lại sự ưu tiên cho các dự án
Nhân sự thường xuyên được điều chuyển giữa các dự án tùy thuộc vào mức độ ưu tiên hiện tại, dẫn đến việc nhân viên không nắm rõ dự án nào là quan trọng.
Nhân viên làm việc đồng thời cho nhiều dự án khác nhau và họ có suy nghĩ rằng công việc của họ không hiệu quả
Thiếu nguồn lực thực hiện
Trong nhiều tổ chức, các nhà quản lý cấp cao thường chọn một số dự án từ danh mục mà không theo thứ tự ưu tiên để đề xuất thực hiện trong kỳ kế hoạch tới Các phòng ban như marketing, sản xuất, thiết kế, công nghệ thông tin và quản trị nhân lực cũng lựa chọn các dự án cho riêng mình từ danh sách đó Sự khác biệt về mức độ ưu tiên giữa các dự án do các bộ phận lựa chọn có thể dẫn đến mâu thuẫn lợi ích, đố kỵ và cạnh tranh trong việc giành giật nguồn lực của công ty.
‘Dự án cưng’ của các nhà lãnh đạo công ty
Các nhà quản lý cấp cao có ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn và phân bổ nguồn lực cho các dự án, tuy nhiên không phải dự án nào do họ đề xuất cũng mang lại hiệu quả Nhiều dự án thành công, như máy tính ALTO của Xerox, đã phát triển công nghệ tiên tiến nhưng lại không được triển khai do thiếu sự ủng hộ từ ban lãnh đạo Điều này dẫn đến việc công ty mất cơ hội thống trị thị trường máy tính cá nhân trong giai đoạn đầu.
Lợi ích cá nhân có ảnh hưởng mạnh mẽ đến nỗ lực thực hiện dự án, khi nhiều nhà quản lý xem việc thực hiện các dự án quan trọng là cơ hội thăng tiến nhanh chóng trong sự nghiệp Tuy nhiên, những người quá tham vọng thường theo đuổi các dự án mạo hiểm, đôi khi không khả thi, điều này có thể đe dọa sự tồn tại của công ty nếu dự án thất bại.
Mẫu thuẫn trong việc phân bổ nguồn lực thực hiện dự án
Việc triển khai quá nhiều dự án cùng lúc vượt quá khả năng quản lý và nguồn lực của công ty là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của nhiều dự án Tính khả thi về nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực và đội ngũ chuyên môn, là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của dự án Khi công ty đầu tư dàn trải cho nhiều dự án, nguồn nhân lực hạn chế sẽ phải làm việc cho nhiều dự án đồng thời, dẫn đến chậm trễ trong tiến độ thực hiện Điều này không chỉ làm giảm tinh thần làm việc của nhân viên mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, khi cán bộ dự án thường xuyên phải thay đổi công việc Kết quả là, công ty không thể tối ưu hóa nguồn chất xám của mình cho những vấn đề lớn, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển bền vững trong tương lai.
Lợi ích của hệ thống quản lý danh mục dự án
Xây dựng và áp dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn vào trong quá trình lựa chọn dự án
Liên kết lựa chọn dự án với các tiêu chuẩn đo lường kết quả thực hiện chiến lược
Xác định thứ tự ưu tiên cho các bản đề xuất dự án cần dựa trên một hệ thống tiêu chuẩn chung, thay vì dựa vào ảnh hưởng và cảm tính cá nhân.
Phân bổ các nguồn lực cho các dự án phù hợp với định hướng chiến lược của công ty
Đảm bảo sự cân đối về mức độ rủi ro giữa các dự án
Là cơ sở cho việc loại bỏ bớt những dự án không hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lược
Tăng cường sự trao đổi thông tin và tạo ra sự đồng thuận về mục tiêu của các dự án
Phân loại dự án
Các dự án của công ty được phân loại thành ba nhóm chính: dự án bắt buộc thực hiện, dự án cải tiến nhỏ và dự án chiến lược Việc phân loại này giúp quản lý và phân bổ hợp lý các nguồn lực khan hiếm, đồng thời cân bằng giữa mục tiêu lợi nhuận ngắn hạn và sự phát triển bền vững cũng như năng lực cạnh tranh dài hạn Điều này cũng góp phần giảm thiểu rủi ro giữa các loại hình dự án khác nhau.
Dự án bắt buộc thực hiện
Dự án bắt buộc thực hiện là những dự án cần thiết để tuân thủ quy định pháp luật của quốc gia hoặc địa phương, cũng như để khắc phục hậu quả từ thiên tai như lũ lụt, hỏa hoạn, và xung đột Ví dụ, các dự án này có thể bao gồm việc xử lý ô nhiễm môi trường do khí độc phát sinh từ vụ cháy nổ tại nhà máy hóa chất, hoặc xây dựng lại các cơ sở sản xuất bị hư hại do lũ lụt.
Khi chính phủ ban hành quy định mới về an toàn lao động, xử lý chất thải rắn, lỏng và khí, cũng như tiêu chuẩn khí thải cho phương tiện giao thông, các doanh nghiệp trong lĩnh vực liên quan phải thực hiện các dự án bắt buộc Trong khoảng thời gian từ khi quy định được ban hành đến khi có hiệu lực, các doanh nghiệp này có nghĩa vụ tuân thủ để tránh vi phạm pháp luật và bị phạt Dự án sẽ được thực hiện khi có ít nhất 99% các chủ thể dự án đồng thuận rằng việc thực hiện là cần thiết để đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
Dự án cải tiến nhỏ
Các dự án trong nhóm này nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả cho hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty, bao gồm cải tiến sản phẩm, quy trình sản xuất và hệ thống phân phối Những dự án này tập trung vào việc giảm chi phí sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc áp dụng các công cụ Lean Six Sigma Ví dụ như áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, triển khai hệ thống thông tin quản lý mới, hoặc giới thiệu sản phẩm cùng loại với giá rẻ hơn hoặc có tính năng cải tiến hơn.
Dự án chiến lược là những sáng kiến quan trọng giúp thực hiện tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của công ty, thường tập trung vào việc tăng trưởng doanh thu và thị phần Những dự án này bao gồm phát triển sản phẩm mới, áp dụng công nghệ hiện đại và nghiên cứu & phát triển công nghệ tiên tiến Dựa vào mức độ đổi mới trong sản phẩm và quy trình sản xuất, các dự án chiến lược có thể được phân chia thành các nhóm chi tiết hơn như dự án nền tảng, dự án đột phá và dự án nghiên cứu & phát triển.
Các dự án nền tảng là những sáng kiến mang tính cải tiến căn bản so với sản phẩm, dịch vụ hoặc công nghệ hiện có của công ty Những dự án này tạo ra thế hệ mới cho sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, từ đó mở ra cơ hội cho các dự án cải tiến nhỏ hơn trong tương lai Ví dụ, một mẫu ô tô mới hoặc sản phẩm bảo hiểm mới có thể dẫn đến việc phát triển nhiều loại sản phẩm tương tự trong cùng một thế hệ sản phẩm mới.
Các dự án đột phá là những sáng kiến công nghệ tiên tiến, vượt trội hơn so với các dự án nền tảng hiện có Chúng áp dụng những công nghệ khác biệt, chẳng hạn như công nghệ cáp quang trong truyền dữ liệu hoặc xe ô tô hybrid có khả năng chạy bằng điện và xăng.
Các dự án nghiên cứu và phát triển tập trung vào việc tạo ra công nghệ mới hoặc khám phá ứng dụng mới cho các công nghệ hiện có Doanh nghiệp thực hiện những dự án này nhằm mục đích tự tạo ra kiến thức và phát triển công nghệ độc quyền cho riêng mình.
Việc phân loại dự án giúp công ty đánh giá lợi nhuận tiềm năng so với rủi ro khi chấp nhận dự án Các dự án có tính đổi mới cao thường hứa hẹn lợi nhuận lớn hơn, nhưng đi kèm với rủi ro cao hơn Điều này giải thích lý do các tập đoàn dược phẩm lớn đầu tư một tỷ lệ lớn doanh thu vào nghiên cứu và phát triển, mặc dù 90% dự án này không thành công Mặc dù nhiều sản phẩm mới không đạt được thành công thương mại, chỉ cần một vài sản phẩm thành công đủ để bù đắp chi phí nghiên cứu và mang lại lợi nhuận khổng lồ cho công ty.
Tiêu chuẩn lựa chọn dự án
Khi lựa chọn dự án, có nhiều tiêu chuẩn cần xem xét, nhưng chúng có thể được chia thành hai nhóm chính: tiêu chuẩn tài chính và tiêu chuẩn phi tài chính.
Các tiêu chuẩn tài chính
Các tiêu chuẩn tài chính được áp dụng phổ biến trong các trường hợp mà các ước tính về luồng tiền tương lai, bao gồm doanh thu và chi phí sản xuất, có độ chính xác và độ tin cậy cao trong suốt thời gian hoạt động của dự án.
1 Giá trị hiện tại ròng (NPV)
Khi thực hiện một dự án, công ty cần đầu tư một khoản tiền ban đầu và lợi ích từ dự án sẽ kéo dài trong suốt thời gian hoạt động Các luồng tiền vào ròng trong tương lai sẽ được triết khấu về hiện tại để so sánh với khoản đầu tư ban đầu Nếu giá trị hiện tại ròng (NPV) dương, dự án sẽ tiếp tục được xem xét; ngược lại, nếu NPV âm, dự án sẽ bị loại bỏ Theo tiêu chuẩn về giá trị hiện tại ròng, giá trị NPV càng cao càng tốt cho dự án.
I 0 = Vốn đầu tư ban đầu (chỉ lượng tiền chi ra và mang dấu âm)
F t = Luồng tiền vào ròng trong tương lai tại giai đoạn t k = Tỷ lệ sinh lời tối thiểu
Tỷ lệ triết khấu k là tỷ lệ sinh lời tối thiểu, thường cao hơn chi phí vốn để phản ánh rủi ro của dự án Mỗi dự án có thể áp dụng tỷ lệ triết khấu khác nhau tùy thuộc vào mức độ rủi ro, có thể được tính toán qua mô hình CAPM hoặc tham khảo từ các công ty đánh giá tín nhiệm Dự án có rủi ro cao hơn sẽ có tỷ lệ triết khấu cao hơn, trong khi các dự án chiến lược thường cũng áp dụng tỷ lệ này ở mức cao Việc áp dụng tỷ lệ triết khấu trong tính toán giá trị hiện tại ròng cần được thực hiện một cách nhất quán và có lý do rõ ràng.
2 Thời gian thu hồi vốn
Thời gian thu hồi vốn là khoảng thời gian cần thiết để dự án hoàn vốn đầu tư ban đầu Việc rút ngắn thời gian thu hồi vốn là một yếu tố quan trọng, giúp tăng tính khả thi và hiệu quả của dự án.
Thời gian thu hồi vốn được tính bằng cách chia chi phí ước tính của dự án cho luồng tiền vào ròng hàng năm Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật đã rút ngắn chu kỳ sống của sản phẩm, khiến cho sản phẩm và công nghệ sản xuất hiện tại nhanh chóng trở nên lạc hậu Do đó, các nhà quản lý thường sử dụng tiêu chuẩn thời gian thu hồi vốn để loại bỏ những dự án có mức độ rủi ro cao và thời gian triển khai quá lâu, nhằm đảm bảo rằng thời gian thu hồi vốn không vượt quá mức chấp nhận được của công ty.
3 Tỷ lệ sinh lời nội bộ (IRR)
Do sự khác biệt về quy mô giữa các dự án, hai dự án cùng loại có thể dẫn đến việc chấp nhận dự án này và không chấp nhận dự án kia do hạn chế về nguồn lực, như nguồn nhân lực Mặc dù cả hai dự án đều có giá trị hiện tại ròng giống nhau, dự án có quy mô nhỏ hơn thường được ưa chuộng hơn vì tỷ lệ sinh lời nội bộ cao hơn so với dự án quy mô lớn.
Tỷ lệ sinh lời nội bộ (IRR) là tỷ lệ chiết khấu mà tại đó tổng các luồng tiền vào ròng chiết khấu bằng với khoản đầu tư ban đầu, dẫn đến giá trị hiện tại ròng (NPV) bằng 0 Để đạt tiêu chuẩn, tỷ lệ sinh lời nội bộ cần cao hơn tỷ lệ sinh lời tối thiểu yêu cầu cho từng loại dự án, và càng cao càng tốt để đảm bảo tính khả thi và lợi nhuận của dự án.
Các tiêu chuẩn phi tài chính
Các tiêu chuẩn tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn dự án, nhưng trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp cần cân bằng giữa lợi nhuận ngắn hạn và sự phát triển bền vững dài hạn Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc duy trì và phát triển năng lực cốt lõi Nhiều công ty đã quy định rằng những dự án mang lại lợi nhuận ngắn hạn nhưng không phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính sẽ bị loại bỏ khỏi xem xét Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp đầu tư ra ngoài ngành vào những lĩnh vực không liên quan thường có hiệu quả kinh doanh kém hơn so với những doanh nghiệp tập trung vào năng lực cốt lõi.
Doanh nghiệp có thể theo đuổi các dự án vì những mục tiêu chiến lược tuy nhiên có thể có tỷ lệ sinh lời không cao như:
Để mở rộng thị phần
Để tạo ra rào cản cho các đối thủ cạnh tranh mới gia nhập ngành
Phát triển các sản phẩm trung gian (sản phẩm tiền đề) để tạo ra nhu cầu cao cho các sản phẩm chính mang lại lợi nhuận cao
Phát triển công nghệ lõi tạo tiền đề và điều kiện cho việc phát triển các thế hệ sản phẩm mới kế tiếp
Phát triên nguồn cung cấp mới để giảm sự phụ thuộc vào nguồn cung cấp hiện tại không ổn định
Hạn chế sự can thiệp và điều tiết của chính phủ
Ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng đến các yếu tố phi tài chính như nâng cao hình ảnh công ty, thương hiệu, trách nhiệm xã hội và phát triển cộng đồng khi thiết kế và lựa chọn dự án.
Các tiêu chí tài chính và phi tài chính đều đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn dự án Không có tiêu chí nào chiếm ưu thế tuyệt đối, vì vậy các công ty thường áp dụng hệ thống tiêu chí có trọng số để lựa chọn dự án phù hợp nhất.
Mô hình điểm đánh giá có trọng số
Mô hình cho điểm có trọng số sử dụng nhiều tiêu chí để đánh giá các đề xuất dự án, bao gồm cả tiêu chuẩn định lượng và định tính Các tiêu chí được gán trọng số dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với mục tiêu công ty Điểm đánh giá cho mỗi tiêu chí phụ thuộc vào mức độ đáp ứng của dự án với yêu cầu cụ thể Điểm đánh giá và trọng số của từng tiêu chí được nhân với nhau và cộng lại để tạo ra điểm tổng hợp cho dự án Các dự án được so sánh dựa trên điểm tổng hợp, với dự án có điểm cao hơn được xem là tốt hơn.
Hệ thống tiêu chí đánh giá dự án phản ánh các yếu tố thành công của công ty, như ví dụ của 3M với mục tiêu 25% doanh thu từ sản phẩm mới trong 4 năm gần đây, thay vì 20% như trước Việc lựa chọn tiêu chí phù hợp là rất quan trọng, vì một hệ thống không thích hợp có thể dẫn đến kết quả không đạt yêu cầu trong quá trình lựa chọn dự án.
Mô hình sàng lọc dự án, như thể hiện trong Sơ đồ 2.1, bao gồm các tiêu chí lựa chọn dự án quan trọng như nằm trong năng lực cốt lõi, phù hợp với chiến lược, và tỷ lệ sinh lời ROI từ 18% trở lên Các nhà quản lý sẽ gán trọng số cho từng tiêu chí từ 0 đến 3, dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty Những tiêu chí có tầm quan trọng cao hơn sẽ nhận được trọng số lớn hơn Cuối cùng, các đề xuất dự án sẽ được trình lên hội đồng xét duyệt dự án hoặc văn phòng dự án để xem xét.
Ma trận sàng lọc dự án là công cụ quan trọng giúp đánh giá và so sánh giá trị tương đối của các dự án đang được xem xét để triển khai.
Triển khai hệ thống quản lý danh mục dự án trong doanh nghiệp
Bước 1 : Thành lập uỷ ban dự án
Uỷ ban dự án trong công ty có nhiệm vụ xây dựng và thiết lập định hướng chiến lược cho các dự án, đồng thời phân bổ nguồn lực cần thiết để hỗ trợ thực hiện mục tiêu công ty Ngoài ra, uỷ ban còn giám sát việc phân bổ nguồn lực và chuyên gia cho các dự án Thành viên của uỷ ban bao gồm các nhà quản lý cấp cao, quản lý các dự án quan trọng, trưởng văn phòng quản lý dự án và các trưởng bộ phận chức năng, những người có khả năng phát hiện cơ hội và rủi ro cho công ty.
Bước 2: Phân loại dự án và thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá
Các dự án được chia thành ba nhóm chính: dự án bắt buộc thực hiện, dự án nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh hiện tại, và dự án chiến lược Mỗi nhóm sẽ có tiêu chuẩn lựa chọn riêng để phân loại dự án tốt và không tốt Mặc dù tiêu chí lựa chọn cho các loại dự án khác nhau có thể không giống nhau, nhiều công ty vẫn áp dụng một hệ thống tiêu chí chung cho tất cả các loại dự án.
Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá dự án bao gồm xác định các tiêu chí và trọng số cho từng tiêu chí là rất quan trọng Các nhà quản lý cần lựa chọn danh mục dự án tối ưu để sử dụng hiệu quả nguồn lực và chuyên môn, nhằm đạt tỷ lệ sinh lời cao nhất trong dài hạn Những yếu tố như phát triển công nghệ mới, sản phẩm mới, nâng cao hình ảnh công ty, bảo vệ môi trường, và khả năng cốt lõi cần phù hợp với chiến lược kinh doanh, là những tiêu chí quyết định trong việc lựa chọn dự án Mô hình cho điểm có trọng số là phương pháp thường được áp dụng để đáp ứng các yêu cầu này một cách hiệu quả.
Bước 3: Mời gọi các đề xuất dự án
Mọi nhân viên trong công ty đều có thể đề xuất dự án, tuy nhiên, nhiều công ty chỉ cho phép một số bộ phận và cấp quản lý nhất định thực hiện điều này Để đảm bảo tính chính xác trong đánh giá và lựa chọn dự án, các công ty thường chuẩn hóa mẫu đề xuất dự án, yêu cầu cung cấp thông tin cơ bản như lý do thực hiện dự án, mục đích, sản phẩm đầu ra, lợi ích dự kiến, ngân sách, nguồn lực và thời gian thực hiện Ngoài ra, bản đề xuất cũng cần đánh giá sơ bộ các rủi ro, bao gồm việc liệt kê rủi ro chính, xác suất xảy ra và tác động của chúng.
Bước 4 : Đánh giá, sàng lọc và xếp hạng thứ tự ưu tiên các đề xuất dự án
Trong mỗi giai đoạn, công ty thường nhận được nhiều đề xuất dự án, vượt quá khả năng nguồn lực hiện có Để lựa chọn những dự án hiệu quả nhất và loại bỏ các dự án không mang lại giá trị, các đề xuất được sàng lọc qua quy trình công việc, như minh hoạ trong sơ đồ 2.2 dưới đây.
Quá trình sàng lọc dự án thường bao gồm các bước công việc nhỏ sau
Người đề xuất dự án cần thu thập thông tin sơ bộ và tự đánh giá dự án theo các tiêu chuẩn lựa chọn phù hợp Nếu đề xuất không đáp ứng yêu cầu tối thiểu của công ty, ý tưởng sẽ bị loại bỏ Ngược lại, nếu dự án đạt yêu cầu, người đề xuất sẽ trình bày lên ủy ban dự án để xem xét.
Uỷ ban dự án sẽ đánh giá các đề xuất dự án dựa trên các tiêu chuẩn lựa chọn đã được xác định Do số lượng đề xuất thường vượt quá khả năng thực hiện, cần phải sơ loại những đề xuất không khả thi trước khi xem xét kỹ lưỡng Trong quá trình này, những đề xuất không phù hợp hoặc không đáp ứng yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại bỏ Đối với các dự án thiếu dữ liệu, yêu cầu bổ sung thông tin sẽ được gửi trả lại.
Phân bổ nguồn lực và giám sát thực hiện dự án là bước quan trọng trong quản lý dự án Các dự án được chấp nhận sẽ được xếp hạng theo thứ tự ưu tiên, với những dự án có mức độ ưu tiên cao sẽ được phân bổ nguồn lực và triển khai ngay Những dự án tiềm năng nhưng hạn chế nguồn lực sẽ được đưa vào danh sách chờ hoặc lưu trữ cho kỳ lập kế hoạch sau Uỷ ban dự án cần đánh giá các nguồn lực của công ty và cân đối với nhu cầu sử dụng nguồn lực hiện tại và tương lai trong suốt chu kỳ sống của dự án cho đến khi hoàn thành.
Công ty cần cân nhắc kỹ lưỡng việc phân bổ nguồn lực cho các loại hình dự án Dựa trên chiến lược tổng thể và định hướng từ lãnh đạo cấp cao, ngân sách có thể được phân chia theo tỷ lệ hợp lý cho từng loại hình dự án.
Công ty cần phân bổ ngân sách cho các dự án với tỷ lệ 20% cho các dự án bắt buộc, 30% cho các dự án nâng cao hiệu quả kinh doanh và 50% cho các dự án chiến lược Đồng thời, việc hài hoà mức độ rủi ro giữa các loại hình dự án là cần thiết để lựa chọn danh mục dự án tối ưu, đảm bảo rủi ro chung phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu và chiến lược của công ty một cách hiệu quả.
Bước 5 : Cập nhật hệ thống quản lý danh mục dự án
Trong quá trình hoạt động, ủy ban dự án, bao gồm văn phòng dự án và nhóm xét duyệt dự án, cần định kỳ thực hiện các hoạt động quan trọng để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.
Quá trình lựa chọn dự án cần được thông tin đầy đủ đến tất cả các bộ phận và cá nhân liên quan trong công ty, bao gồm hệ thống tiêu chí và các hoạt động liên quan, nhằm đảm bảo tính minh bạch và công khai Điều này giúp mọi người trong công ty hiểu rằng các hoạt động được thực hiện một cách rõ ràng, không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ cá nhân hay bộ phận nào Ngoài ra, các đề xuất dự án bị loại bỏ cũng cần được thông báo đầy đủ đến người đề xuất, trong đó nêu rõ lý do không được chọn.
Thông tin về tình hình thực hiện các dự án cần được cập nhật thường xuyên, bao gồm cả danh mục các dự án đang triển khai và các dự án chờ phân bổ nguồn lực Việc thông tin này phải được thực hiện một cách phù hợp, chẳng hạn như qua các bản tin định kỳ và bảng thông báo, để tất cả các cá nhân và bộ phận đều nắm rõ.
Cập nhật thường xuyên các tiêu chuẩn lựa chọn dự án là cần thiết, bao gồm thông tin về môi trường kinh doanh và đặc điểm cạnh tranh Điều này giúp định hướng và điều chỉnh chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai, đảm bảo các tiêu chí lựa chọn dự án luôn phù hợp và hiệu quả.
1 Hãy trình bày và thảo luận những lợi ích của hệ thống quản lý danh mục dự án trong công ty
2 Anh/chị nêu lý do tại sao sử dụng một hệ thống tiêu chí lựa chọn dự án có trọng số lại được các công ty sử dụng rộng rãi trong bối cảnh hiện nay
