Hoàn thiện tổ chức kế toán tại trường cao đẳng y tế phú yên

Luận văn của tác giả Trần Phương Linh năm 2016 với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Nhà xuất bản Chính trị quốc gia- sự thật”, Luận văn thạc sĩ, trường Đại học Lao động và Xã hội

nhân tôi, chưa được công bố trong bất kỳ một luận văn nghiên cứu nào Các

số liệu, nội dung trình bày trong luận văn này là hoàn toàn hợp lệ và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sỡ hữu trí tuệ

Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình

Tác giả luận văn

Lê Thị Ngọc Trúc

Nhơn, tập thể lãnh đạo và thầy cô giáo của khoa sau đại học và khoa kế toán của Trường

Tác giả đặc biệt gởi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên TS Đỗ Huyền Trang đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo động viên tác giả trong quá trình nghiên cứu hoàn thành Luận văn

Tác giả xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên đã cung cấp thông tin hữu ích giúp tác giả hoàn thành Luận văn

Tác giả xin cảm ơn bạn bè đồng nghiệp và gia đình động viên, chia sẻ trong suốt quá trình thực hiện hoàn thành Luận văn

Tác giả luận văn

Lê Thị Ngọc Trúc

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

DẠNH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 6

7 Kết cấu đề tài 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 8

1.1 Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập 8

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập 8

1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 9

1.1.3 Đặc điểm hoạt động và đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập 10

1.2 Quan điểm, vai trò và nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập 15

1.2.1.Vai trò tổ chức kế toán 15

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán 16

1.3 Tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập 20

1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 27

1.3.4 Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 28

1.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 38

1.3.6 Tổ chức hệ thống kiểm tra kế hoán………40

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 41

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ PHÚ YÊN 42

2.1 Khái quát về quá trình hình thành, phát triển và tổ chức kế toán của Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 42

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 42

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 44

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động và phân cấp quản lý tài chính 47

2.1.4 Chế độ kế toán áp dụng tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 49

2.1.5 Đặc điểm quản lý tài chính tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 49

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 55

2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy 55

2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 62

2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 67

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán 72

2.2.5 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 74

2.2.6 Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán………76

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 77

2.3.1 Những ưu điểm 77

2.3.2 Những tồn tại trong tổ chức kế toán và ảnh hưởng của nó đến công tác quản lý tài chính 79

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ PHÚ YÊN 87

3.1 Quan điểm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 87

3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 88

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 88

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán 89

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán 91

3.2.4 Hoàn thiện hình thức hệ thống sổ kế toán 93

3.2.5 Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán 94

3.2.6 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán 94

3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp 95

3.3.1 Về phía Nhà nước 95

3.3.2 Về phía Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 96

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 99

KẾT LUẬN CHUNG 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (bản sao)

Chữ viết tắt Viết đầy đủ

LĐTB&XH Lao động thương binh và xã hội

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp kết quả công tác tuyển sinh 45 Bảng 2.2 Bảng kết quả chất lượng đào tạo 46 Bảng 2.3 Tổng hợp đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường Cao

đẳng Y tế Phú Yên (tính đến 31/12/2019) 47 Bảng 2.4 Kết quả nội dung thu các nguồn kinh phí của Trường Cao đẳng

Y tế Phú Yên (tính đến 31/12/2019) 52 Bảng 2.5 Kết quả nội dung chi các nguồn kinh phí của Trường Cao đẳng

Y tế Phú Yên (tính đến 31/12/2019) 53

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung 21

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán 22

Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung vừa phân tán 23

Sơ đồ 1.4.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 32

Sơ đồ 1.5.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kê toán Nhật ký-Sổ Cái 33

Sơ đồ 1.6.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 36

Sơ đồ 1.7.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 387

Sơ đồ 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Trường 48

Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ bộ máy kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 56

Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm tra, luân chuyển chứng từ chi tiền mặt ở tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 635

Sơ đồ 2.4 Quy trình kiểm tra, luân chuyển chứng từ thu tiền mặt học phí tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên 66

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang thực hiện công cuộc đổi mới, đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và mở rộng hội nhập kinh tế quốc tế, để đảm bảo thực hiện thắng lợi nhiệm vụ cách mạng đó là sự lớn mạnh của nền kinh tế ngày càng đặc biệt quan trọng

Để theo kịp sự phát triển của nền kinh tế thế giới việc đổi mới cơ chế quản lý việc tài chính là một trong những vấn đề cấp bách hàng đầu cần phải được quan tâm Việc quản lý, sử dụng nguồn tài chính ở các đơn vị sự nghiệp

có liên quan trực tiếp đến hiệu quả kinh tế xã hội do đó phải có sự quản lý, giám sát, kiểm tra chặt chẽ đúng quy định, đồng thời phát huy tính tự chủ của đơn vị, nâng cao hiệu quả việc sử dụng các nguồn tài chính

Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên là đơn vị sự nghiệp được Bộ Y tế và Nhà nước giao nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Y tế, trên địa bàn tỉnh Phú Yên và các tỉnh lân cận Trong thời gian qua, Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên

đã có nhiều đóng góp và đạt được nhiều kết quả trong công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức trong tỉnh và ngoài tỉnh Để đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ trong tình hình mới, nâng cao hiệu quả công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, Nhà trường tiếp tục đổi mới tổ chức bộ máy, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, trong đó chú trọng đến quản lý tài chính, hoàn thiện tổ chức kế toán

Qua thực tế công tác tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên, tổ chức kế toán tại đơn vị đã tạo điều kiện cho việc thực hiện tốt công tác quản lý tài chính quy định, sử dụng nguồn lực tài chính hiệu quả Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện điều hành công tác tài chính kế toán gặp nhiều bất cập, việc bố

trí lao động chưa hợp lý dẫn đến việc sử dụng lao động chưa hiệu quả, khó khăn chưa đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc dẫn đến sự thiếu đồng

bộ trong công tác điều hành quản lý Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cần nâng cao vai trò, vị trí của tổ chức kế toán, phục vụ cho việc điều hành quản lý và hoạt động, đưa ra các phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp, nhất là

về quản lý thu, chi để Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên có thể vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ tài chính Nhà nước giao cho, vừa để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị có lợi nhuận, nâng cao đời sống của người lao động và tăng nguồn thu Ngân sách Nhà nước Ngoài ra, việc thay đổi chính sách trong thực hiện cơ chế mới trong thời gian sắp tới sẽ có nhiều lúng túng trong công tác quản lý tài chính của đơn vị Xuất phát từ thực tế đó, nghiên cứu lý luận, đánh giá đúng thực trạng, xác định nguyên nhân và tìm các biện pháp hoàn thiện tổ chức kế toán là vấn đề cần thiết nhằm góp phần giúp Nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo nhân lực chăm sóc sức khỏe cho nhân loại, được

Bộ Y tế và Nhà nước giao Chính vì vậy tác giả lựa chọn thực hiện đề tài

“Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên” để làm

đề tài nghiên cứu cho luận văn cao học của mình

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

* Tình hình nghiên cứu

Tổ chức kế toán là công việc tổ chức bộ máy kế toán, vận dụng các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý, và cung cấp thông tin trên cơ sở chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ tài chính hiện hành nhằm phát huy hết vai trò của hạch toán góp phần quản lý, điều hành đơn vị có hiệu quả

Trong quá trình học tập, thu thập các thông tin để thực hiện đề tài, tác giả nghiên cứu giáo trình, các luận văn của khóa trước Chủ yếu các tác giả đề cập đến các vấn đề về nguyên lý, nguyên tắc chung, vai trò, ý nghĩa và đặc điểm đối với tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, từ đó

rút ra ưu điểm, khuyết điểm và hạn chế tồn tại trong tổ chức kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập, đề xuất những giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện

tổ chức kế toán trong những năm tới

Luận văn của tác giả Hoàn Lê Uyên Thảo (2012), với đề tài “Hoàn Thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng công nghệ kinh tế và thủy lợi miền trung”, Luận văn thạc sĩ, trường Đại học Đà Nẵng 2012 [17] tác

giả đã khái quát những cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị

sự nghiệp Luận văn cũng đã nêu ra thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Cao đẳng công nghệ kinh tế và thủy lợi miền trung về tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thông báo cáo kế toán và tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán, từ đó đưa

ra giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên Luận văn chưa đưa ra cơ chế quản lý tài chính tại trường về nội dung thu-chi và quy trình quản lý tài tại đơn vị

Luận văn của tác giả Trần Thu Hằng (năm 2014) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Học viện chính trị hành chính quốc gia- Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ, trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

2014 [7] tác giả trình bày rõ những ưu và nhược điểm trong công tác kế toán của đơn vị, từ đó rút ra những ưu và nhược điểm trong công tác kế toán Nhưng tác giả chưa tìm được giải pháp phù hợp, các giải pháp còn mang tính chung chung, hình thức

Luận văn của tác giả Trần Phương Linh (năm 2016) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Nhà xuất bản Chính trị quốc gia- sự thật”, Luận văn

thạc sĩ, trường Đại học Lao động và Xã hội 2016 [14] tác giả trình bày rõ lý luận cơ bản của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, nêu được thực trạng tổ chức công tác kế toán của đơn vị trong thời gian từ năm (2014-2015) từ đó rút ra những ưu, nhược điểm trong công tác kế toán Trong phần chương 3, những giải pháp hoàn thiện, tác giả đã đề xuất những

giải pháp góp phần làm tổ chức công tác kế toán phù hợp và khoa học hơn, tuy nhiên do tính bí mật thông tin của đơn vị nên có những hạn chế nhất định trong nghiên cứu luận văn

Luận văn của tác giả Lê Bích Khiêm (năm 2017) với đề tài “Hoàn thiện

tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao Đẳng Bình Định”, Luận văn thạc sĩ,

trường Đại học Quy Nhơn 2017 [9] tác giả đã trình bày rõ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập có thu, nêu thực trạng tổ chức công tác kế toán của những đơn vị, đánh giá thành tựu đạt được, những tồn tại, hạn chế nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán từ việc tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, hệ thống sổ đến Báo cáo tài chính và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại phục vụ công tác kế toán tại đơn vị Tuy nhiên, đề tài chưa có giải pháp cụ thể trong việc hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị phục vụ trong tổ chức công tác

kế toán tại đơn vị

Luận văn của tác giả Lưu Thị Mỹ Tài (năm 2019) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Chính Trị Tỉnh Bình Định” Luận

văn thạc sĩ, trường Đại học Quy Nhơn 2019 [15] tác giả đã trình bày rõ cơ sở

lý luận về tổ chức công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập có thu và hoạt động sản suất kinh doanh, cung ứng dịch vụ Những vấn đề nêu lên trong đề tài là toàn bộ hoạt động kế toán chứ không đi phân tích sâu

về kế toán thu, chi tại đơn vị sự nghiệp có thu, nên thực trạng tổ chức công tác

kế toán của đơn vị, đánh giá thành tựu đạt được, những tồn tại, hạn chế nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

từ việc tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, hệ thống sổ Tuy nhiên, đề tài có những giải pháp tổ chức sắp xếp lại bộ máy kế toán theo phương hướng tinh giản, gọn nhẹ Hệ thống chứng từ kế toán, nhưng còn nhiều hạn chế trong việc hoàn thiện hệ thống kế toán đến báo cáo tài chính và ứng dụng công nghệ

thông tin hiện đại phục vụ công tác kế toán tại đơn vị

*Nhận xét tổng quan nghiên cứu

Qua nghiên cứu tổng quan công trình nghiên cứu của các tác giả theo nhiều hướng nghiên cứu khác nhau Tác giả nhận thấy nhìn chung các nghiên cứu đã nêu ra được những thực trạng trong quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, từ đó đánh giá ưu điểm nhược điểm thực trạng đơn vị

và đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị Tuy nhiên những luận văn trên còn những khoảng trống nghiên cứu:

Các luận văn chưa chỉ ra được những yêu cầu của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý

Về tổ chức hệ thống chứng từ các luận văn chủ yếu đến các tài khoản liên quan đến báo cáo tài chính chưa có luận văn nào đi sâu vào mục lục, tiểu mục Ngân sách Nhà nước để khi làm công tác quyết toán kinh phí sử dụng tại đơn vị sự nghiệp vào cuối năm

Ngoài ra tác giả còn nghiên cứu các đề tài có liên quan đến tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập có thu, hoạt động sản xuất kinh doanh khác, tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên Vì vậy tác giả nghiên cứu và lựa chọn đề tài này với mong muốn tìm ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên

3 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập

Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Y

tế Phú Yên từ đó, chỉ ra những tồn tại hiện tại có trong tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên

Đề xuất các giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong tổ chức

kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Thực trạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên được nghiên cứu trong giai đoạn năm (2018-2019)

5 Phương pháp nghiên cứu

- Đối với dữ liệu sơ cấp, sử dụng phương pháp quan sát quá trình xử lý công việc thực tế hằng ngày, trao đổi thông tin với đội ngũ viên chức làm công tác tài chính kế toán tại đơn vị, từ đó dùng phương pháp phân tích, tổng hợp để xử lý thông tin thu thập được

- Đối với dữ liệu thứ cấp, thu thập thông tin từ quá trình nghiên cứu báo, tập chí, giáo trình, tài liệu học tập; các văn bản Quy định Nhà nước, Quy định, Quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị; hệ thống sổ kế toán, các loại báo cáo

kế toán, các tài liệu tổng hợp khác có liên quan đến tổ chức kế toán tại đơn vị

6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên một cách có hệ thống Trên cơ sở đó đánh giá

và xem xét các nguyên nhân chủ quan và khách quan của những kết quả và tồn tại Luận văn trình bày thực trạng và đề xuất những giải pháp hoàn thiện

tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên trong thời gian tới

Yên

Chương 3: Các Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN

TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.1 Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập

Theo Điều 2-Điểm 1 Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập thì “Đơn

vị sự nghiệp công lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công phục vụ quản lý Nhà nước” [7, tr.1]

Theo tác giả TS.Đỗ Huyền Trang-TS.Lê Thị Thanh Mỹ (năm 2018)

“Đơn vị sự nghiệp Nhà nước là đơn vị hoạt động cung cấp các hàng hóa, dịch

vụ công cho xã hội và các dịch vụ khác trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông-lâm-ngư nghiệp…, nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống vật chất và tinh thần của người dân, duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Các đơn vị sự nghiệp Nhà nước hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, mà mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính hay còn gọi là các đơn vị hoạt động vô vị lợi”.[16, tr.4]

Theo giáo trình “Tài chính hành chính sự nghiệp” Đơn vị sự nghiệp Nhà nước là: “Các đơn vị hoạt động cung ứng các hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội

và các hàng hóa, dịch vụ khác trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông-lâm-ngư nghiệp…., nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống vật chất tinh thần của người dân Đặc tính của đơn vị sự nghiệp là không vì mục tiêu lợi nhuận, mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính”.[8, tr.13]

Căn cứ vào các khái niệm trên tác giả khái quát đơn vị sự nghiệp Nhà nước là đơn vị sự nghiệp có nguồn thu sự nghiệp, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập, có tư cách pháp nhân là đơn vị có dự toán độc lập, có

con dấu, tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo Luật kế toán, hoạt động cung ứng hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội trong lĩnh vực giáo dục, y tế, nông-lâm-ngư nghiệp, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, sự nghiệp kinh tế

và sự nghiệp khác

1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Căn cứ theo phân cấp quản lý tài chính tại đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước, có 3 cách phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp:

1.1.2.1 Phân loại theo ngành dọc

- Đơn vị dự toán cấp 1: Là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự

nghiệp trực thuộc Trung ương và địa phương như các Bộ, tổng cục, sở, Ban… Đơn vị dự toán cấp 1 nhận kinh phí từ Thủ tướng Chính phủ hoặc chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Trực tiếp quan hệ với chính quyền tổ chức để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát Đơn vị dự toán cấp 1 có trách nhiệm:

+ Tổng hợp, quản lý toàn bộ vốn của Ngân sách giao, sau đó phân bổ cho các đơn vị cấp dưới

+ Phê chuẩn dự toán quý, năm của các đơn vị cấp dưới

+ Tổng hợp các khoản chi, nguồn hình thành kinh phí của các đơn vị cấp dưới để báo cáo với cơ quan Nhà nước

- Đơn vị dự toán cấp 2: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp 1, chịu sự lãnh

đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp 1, phân

bổ nguồn kinh phí, nối liền giữa đơn vị dự toán cấp 1 với đơn vị dự toán cấp 3

- Đơn vị dự toán cấp 3: là đơn vị trực tiếp sử dụng Ngân sách, chịu sự

quản lý của đơn vị dự toán cấp 2 về mặt tài chính Định kỳ đơn vị có nhiệm vụ tổng hợp các khoản chi và nguồn hình thành kinh phí trong đơn vị lên cấp 2

1.1.2.2 Phân loại theo cấp Ngân sách

- Đơn vị dự toán cấp Trung ương: Sử dụng nguồn Ngân sách cấp

Trung ương

- Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn Ngân sách cấp Tỉnh

- Đơn vị dự toán cấp Huyện: Sử dụng nguồn Ngân sách cấp Huyện

1.1.2.3 Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí

- Đơn vị hành chính thuần túy là cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính Nhà nước như công chứng, Ủy ban, các bộ… Các đơn vị này được Ngân sách cấp 100% kinh phí hoạt động

- Đơn vị hoạt động có thu hay còn gọi đơn vị tự đảm bảo kinh phí đây

là các đơn vị hoạt động trên một lĩnh vực cụ thể nào đó như văn hóa, y tế, nghiên cứu khoa học… có 4 mức độ đảm bảo kinh phí:

+ Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư: Là các đơn vị có nguồn thu sự nghiệp bảo đảm được toàn bộ hoạt động

thường xuyên, hoạt động xây dựng cơ bản, cũng như hoạt động khác của đơn

vị không cần NSNN cấp kinh phí để hoạt động

+ Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên: Là các đơn

vị có nguồn thu sự nghiệp bảo đảm được toàn bộ hoạt động thường xuyên của đơn vị không cần NSNN cấp kinh phí để hoạt động

+ Đơn vị tự đảm bảo một phần chi thường xuyên: Là đơn vị có

nguồn thu sự nghiệp nhưng chưa đảm bảo toàn bộ hoạt động thường xuyên của đơn vị cần phải NSNN cấp thêm một phần kinh phí để hoạt động

+ Đơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên:

là đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thấp hoặc không có nguồn thu, toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên của đơn vị đều do NSNN cấp để hoạt động

1.1.3 Đặc điểm hoạt động quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập

và các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý tài chính

* Đặc điểm hoạt động

Đặc điểm hoạt động sự nghiệp của các đơn vị SNCL bao gồm hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ Hoạt động

sự nghiệp là hoạt động chủ yếu của các đơn vị và được Nhà nước giao chức năng, nhiệm vụ thực hiện dịch vụ công ích để phục vụ xã hội, phi lợi nhuận Hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ là hoạt động mở thêm của các đơn vị trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao tại các đơn vị SNCL được phép tổ chức hoạt động SXKD, cung ứng dịch vụ trên cơ sở lấy thu bù chi và có tích lũy nhằm tăng thu nhập cho người lao động và đáp ứng nhu cầu của xã hội

Ví dụ: Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên được Nhà nước giao chức năng

giảng dạy điều dưỡng, Dược, Y sĩ đa khoa, Hộ sinh các loại hình đào tạo hệ chính quy và không chính quy, thông qua đó nhận dịch vụ đào tạo liên kết với các tỉnh lân cận (ĐăkLăk, KonTum, Gia Lai, Khánh Hòa, Ninh Thuận, Trà Vinh, Cần Thơ)

* Đặc điểm quản lý tài chính

Tài chính của đơn vị SNCL được quy định phù hợp với từng loại hình đơn vị Do các đơn vị có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công cho xã hội nên nguồn tài chính chủ yếu dựa vào những khoản cấp phát từ Ngân sách Nhà nước Ngoài ra có một số các khoản thu có nguồn gốc từ Ngân sách, các khoản thu hoạt động dịch vụ do đơn vị tự khai thác hoặc từ quyên góp, tặng biếu không phải nộp Ngân sách Nhà nước

* Nội dung thu, nhiêm vụ chi của đơn vị sự nghiệp công lập

Thu do NSNN cấp: đối với kinh phí do NSNN cấp đơn vị phải lập dự

toán chi phù hợp và bảo vệ dự toán đã lập Khi có nhu cầu chi, đơn vị trực tiếp nhận kinh phí từ Kho bạc Nhà nước

Phí, lệ phí: Về nguyên tắc các khoản phí, lệ phí sau khi thu, đơn vị có

trách nhiệm nộp toàn bộ về KBNN nhưng nhằm bảo đảm việc tổ chức thu, tùy từng loại phí, lệ phí mà Nhà nước cho phép được để lại một tỷ lệ nhất định Mức thu có thể ấn định cụ thể hay qui định dưới dạng khung hoặc đơn vị được chủ động xác định mức thu

Thu từ hoạt động SXKD: Tùy theo mỗi đơn vị, khoản thu hoạt động

SXKD phát sinh có qui mô, tần suất và nội dung khác nhau Mức thu do đơn

vị tự quyết định trên nguyên tắc bảo đảm bù đắp đủ chi phí, có tích lũy và chịu sự kiểm soát, điều tiết của Nhà nước Với xu hướng nâng cao quyền tự chủ tài chính, nguồn thu ngày càng tăng

Các khoản huy động để phục vụ hoạt động SXKD và nguồn thu từ hoạt động liên doanh, liên kết: Đơn vị hoàn toàn chủ động và chịu trách

nhiệm hoàn trả khi tiến hành huy động các nguồn vốn cần thiết phục vụ cho hoạt động SXKD Khi khai thác nguồn thu này cần tính đến nhu cầu, chi phí

sử dụng Các khoản thu từ hoạt động liên doanh, liên kết được xác định trên

cơ sở thỏa thuận giữa đơn vị với đối tác theo đúng qui định

Khoản viện trợ không trả lại: Đơn vị phải làm thủ tục để cơ quan có

thẩm quyền ghi thu, ghi chi NSNN

Các khoản thu khác: đơn vị được quyền chủ động xác định mức thu trên

cơ sở tuân thủ qui định của pháp luật và sự thỏa thuận với chủ đề liên quan

* Nhiêm vụ chi :

- Các khoản chi trong đơn vị SNCL bao gồm chi tiền lương, các khoản trích nộp theo lương; nguyên liệu, vật liệu; mua sắm TSCĐ, sửa chữa TSCĐ, chi dịch vụ mua ngoài; chi trả lãi tiền vay, lãi tiền huy động theo hình thức vay vốn; chi các khoản thuế theo quy định và các khoản khác

Căn cứ vào cơ chế quản lý, các khoản chi được chia thành chi thực hiện

tự chủ và chi không thực hiện tự chủ

Căn cứ vào mục đích chi, các khoản chi bao gồm chi thường xuyên và chi không thường xuyên Các khoản chi thường xuyên được quản lý theo dự toán đồng thời theo quy chế chi tiêu nội bộ, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu minh bạch hoạt động tài chính Đối với các khoản chi không thường xuyên phải được lập chi tiết trong dự toán, chỉ được chi khi có trong

dự toán, không được chuyển nguồn kinh phí các khoản chi không thường xuyên này sang các khoản chi thường xuyên khác Đối với các khoản chi đầu

tư phát triển thường phát sinh trong nhiều năm Ngân sách nên việc cấp phát, quản lý phải phù hợp với đặc thù này Thông thường khoản chi thường xuyên được quản lý theo cơ chế tự chủ, khoản chi không thường xuyên là các khoản chi thực hiện theo cơ chế không tự chủ

- Qui trình quản lý tài chính :

Kinh phí hoạt động của đơn vị SNCL được duy trì và đảm bảo chủ yếu bằng nguồn NSNN theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp do vậy dù thực hiện cơ chế nào thì theo tác giả, quy trình quản lý tài chính tại các đơn vị SNCL gồm 3 khâu công việc đó là: Lập dự toán Ngân sách trong pham vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm, tổ chức chấp hành dự toán theo chế

độ, chính sách của Nhà nước và quyết toán thu chi NSNN đã được giao có thể khái quát như sau:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm

vụ của năm kế hoạch, chế độ định mức chi Ngân sách, hướng dẫn thông báo

về dự toán Ngân sách của cấp có thẩm quyền, các đơn vị lập dự toán theo quy định kèm theo thuyết minh cơ sở tính toán chi tiết từng nội dung và nhiệm vụ thu chi của đơn vị theo từng nguồn kinh phí

Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ

sở quá khứ Mỗi phương pháp đều có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau

Dự toán của các Ngân sách đơn vị SNCL được gửi đến các cơ quan tài chính cấp trên cơ quan tài chính giao dự toán Ngân sách cho các đơn vị

- Chấp hành dự toán thu chi :

Trên cơ sở Dự toán Ngân sách được giao, các đơn vị SNCL tổ chức triển khai thực hiện

Đối với kinh phí chi hoạt động thường xuyên: trong quá trình thực hiện,

đơn vị được điều chỉnh các nội dung chi, các nhóm mục chi trong dự toán chi được cấp có thẩm quyền giao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan quản lý cấp trên và Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản

để theo dõi, quản lý, thanh toán và quyết toán Kết thúc năm Ngân sách, kinh phí

do Ngân sách chi hoạt động thường xuyên và các khoản thu sự nghiệp chưa sử dụng hết, đơn vị được chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng

Đối với kinh phí chi cho hoạt động không thường xuyên: khi điều

chỉnh các nhóm mục đích, nhiệm vụ chi, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết, thực hiện theo quy định (được chuyển sang năm sau hoặc hủy bỏ dự toán)

- Quyết toán thu, chi :

Quyết toán thu chi là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp về số liệu tình hình chấp hành dự toán trong kỳ này là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ

đó rút ra những kinh nghiệm cho các kỳ tiếp sau Để tiến hành quyết toán thu, chi, cuối quý, cuối năm đơn vị sự nghiệp có thu lập báo cáo kế toán, báo káo quyết toán thu, chi gửi cơ quan quản lý cấp trên xét duyệt theo quy định

Tóm lại ba khâu trong công tác quản lý tài chính ở các đơn vị SNCL luôn có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao Nếu dự toán là phương án kết hợp các nguồn lực trong dự kiến để đạt mục tiêu đề ra và là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết toán là thước đo hiệu quả cho công tác lập dự toán

* Các nhân tố ảnh hưởng đến đặc điểm hoạt động cơ chế quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp giáo dục

Các nhân tố khách quan

Những đòi hỏi của xã hội đối với công tác quản lý tài chính của đơn vị

sự nghiệp giáo dục

Cơ chế chính sách Nhà nước

Hội nhập trong lĩnh vực giáo dục

Các nhân tố chủ quan

Chiến lược phát triển của các đơn vị sự nghiệp giáo dục

Thương hiệu đơn vị sự nghiệp giáo dục

Tính năng động của lãnh đạo quản lý tài chính

Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ làm công tác quản lý tài chính

tổ chức kế toán khoa học sẽ góp phần quan trọng vào việc thu thập, xử lý thông tin, giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời,

có ảnh hưởng đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị sự nghiệp

Theo tác giả Lưu Thị Mỹ Tài (2019, tr.12) Tổ chức kế toán là quá trình thực hiện về tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức các phương pháp hạch toán trên nền tảng cơ sở pháp lý về kế toán theo quy định kết hợp với các phương tiện máy móc, kỹ thuật để thu thập, xử lý, kiểm tra ghi nhận và tổng hợp thông tin hoạt động tài chính kế toán của đơn vị nhằm phục vụ việc cung cấp thông tin

kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài đơn vị

1.2.1.Vai trò tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các đơn vị

SNCL Tổ chức kế toán tại đơn vị phải đảm bảo tính khoa học và hợp lý, điều này có ý nghĩa trong quá trình cung cấp các thông tin kế toán để phục vụ yêu cầu quản lý tài chính của đơn vị nhằm đem lại hiệu quả hoạt động tài chính cao nhất

Tổ chức kế toán tốt sẽ giúp lãnh đạo đơn vị nắm bắt được tình hình hoạt động của đơn vị về tiếp nhận và sử dụng kinh phí; quản lý tài sản, thu chi các quỹ,… từ đó khắc phục những yếu kém trong quản lý điều hành, giúp đưa

ra những chính sách hợp lý trong quản lý tài sản, đánh giá đúng việc sử dụng nguồn kinh phí và có giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Vì vậy tổ chức

kế toán đóng vai trò quyết định trong việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời chính xác, khách quan và trung thực

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp một cách khoa học, hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà nó còn giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ của kế toán hành chính

sự nghiệp được tốt hơn Do đó, tổ chức kế toán kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp cần đáp ứng các nguyên tắc sau:

*Nguyên tắc thống nhất:

Xuất phát từ vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất Nguyên tắc này thể hiện trên các nội dung sau:

Thống nhất giữa các đơn vị hành chính sự nghiệp trong một hệ thống quản lý thống nhất: thống nhất giữa cấp trên và cấp dưới, thống nhất giữa các đơn vị trong một ngành, thống nhất giữa các ngành với nhau

Thống nhất trong thiết kế, xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với các chỉ tiêu quản lý

Thống nhất trong nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các

tài khoản kế toán

Thống nhất trong việc áp dụng chính sách tài chính, kế toán Thống nhất giữa chế độ chung và việc tận dụng trong thực tế tại đơn vị về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán

Thống nhất giữa chính các yếu tố chứng từ, tài khoản sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau

Thống nhất giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp trong mối quan hệ với bộ máy quản lý của ngành

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức hệ thống nói chung không được tách rời

hệ thống quản lý, phải gắn với nhu cầu thông tin cho quản lý, lấy quản lý làm đối tượng phục vụ Nguyên tắc thống nhất được thực hiện sẽ đảm bảo tính nhất quán cao giữa các yếu tố của tổ chức là cơ sở cho thông tin sẽ được cung cấp một cách nhịp nhàng theo một logic thống nhất từ khâu thông tin đầu vào trên các chứng từ kế toán đến khâu thông tin đầu ra trên các báo cáo tài chính, đặc biệt là sự thống nhất với cả hệ thống quản lý Ngân sách nói chung của quốc gia Ngoài ra khi vận dụng nguyên tắc này cũng sẽ lập ra nguồn thông tin ổn định phục vụ cho quản lý và phù hợp với yêu cầu quản lý không những tại đơn vị hành chính sự nghiệp mà còn phục vụ cho quản lý của đơn vị cấp trên và của toàn ngành

đặc điểm này hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán cần xây dựng phải bao phủ được các lĩnh vực hành chính sự nghiệp và còn phản ánh được cho từng lĩnh vực cụ thể theo các đặc trưng khác nhau phục vụ cho các yêu cầu cung cấp thông tin và quản lý khác nhau tại các đơn vị mà vẫn tuân thủ các khuôn khổ pháp lý chung

Tổ chức hạch toán kế toán một mặt phải phù hợp với hệ thống phương tiện vật chất và các trang thiết bị hiện có của mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải phù hợp với thực trạng đội ngũ lao động kế toán tài chính các đơn vị này

Ngoài ra phù hợp với chế độ, thể hiện quản lý tài chính, Luật Ngân sách và chế độ kế toán hiện hành cũng như phù hợp với xu thế hội nhập quốc

tế về nghề nghiệp kế toán đồi hỏi có tính bắt buộc đối với tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp Đồng thời tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cần phải có sự phù hợp với su thế hội nhập quốc tế làm

cơ sở cho tổ chức hạch toán kế toán nhằm đảm bảo tính thông lệ, tính tương đồng với hệ thống kế toán của các quốc gia trên thế giới Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp được xây dựng phải phù hợp với chế độ quản lý và cơ chế quản lý tài chính công hiện tại và các cơ chế quản lý tài chính đặc thù của ngành cũng như các thông lệ và chuẩn mực kế toán công quốc tế

Ngoài ra nguyên tắc phù hợp cần phải được thực hiện trong tổ chức bộ máy kế toán: ở đây là phù hợp với đặc điểm quản lý của các đơn vị hành chính sự nghiệp đặc biệt là quản lý tài chính và phân cấp quản lý tài chính do vậy bộ máy kế toán được tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức phải phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động, yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý tài chính Nguyên tắc phù hợp trong tổ chức bộ máy kế toán còn thể hiện ở sự phù hợp với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ

quản lý, cán bộ kế toán, trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin của bộ phận kế toán Đặc biệt trong các đơn vị hành chính sự nghiệp khi tổ chức bộ máy kế toán cần quan tâm đến sự phù hợp trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp, sự phù hợp không những tại bản thân đơn vị mà còn phải phù hợp với bộ máy chung của toàn bộ hệ thống quản lý tài chính theo ngành cũng như các quan

hệ giữa các bộ máy tại các đơn vị cấp trên và cấp dưới

*Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Tổ chức hạch toán kế toán phải đảm bảo tính thực hiện, hiệu quả của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong quản lý, tuy nhiên tổ chức hạch toán kế toán phải được thực hiện trên nguyên tắc tiết kiệm trong quan hệ hài hòa với việc thực hiện các yêu cầu của quản lý, kiểm soát các đối tượng hạch toán kế toán trong đơn vị hạch toán, với việc thực hiện các giả thiết, khái niệm, nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung Nguyên tắc này thể hiện hai phương diện:

+ Trên phương diện quản lý: Phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý

các đối tượng hạch toán kế toán trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp

+ Trên phương diện kế toán: Phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ

đối chiếu, kiểm tra, chất lượng thông tin do kế toán cung cấp phải có được tính tin cậy, khách quan, đầy đủ kịp thời và có thể so sánh được và đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho thực hiện khối lượng công tác kế toán

trên hệ thống sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra kế toán

Thực hiện nguyên tắc này, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính một mặt phải sao cho vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác

* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Tổ chức kế toán phải tuân thủ nguyên tắc không giao cho bất kỳ một cá nhân nào được phép nắm giữ toàn bộ quy trình làm việc từ khâu xét duyệt, tổ chức thực hiện, ghi sổ đến việc bảo quản tài sản và lưu trữ hồ sơ kế toán Trong cùng một đơn vị kế toán những người đang làm công tác quản lý, điều hành kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản là những người không được làm kế toán

1.3 Tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập

tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động và tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị, khối lượng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh, yêu cầu trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, các đơn vị có thể vận dụng một trong ba mô hình

tổ chức công tác kế toán sau:

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Mô hình này chỉ có một cấp, được thực hiện đối với các đơn vị SNCL

có quy mô tổ chức vừa và nhỏ, địa bàn tập hoạt động tập trung

Theo mô hình này, đơn vị chỉ tổ chức 01 phòng kế toán tập trung, toàn

bộ công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán

Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực hiện ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán của đơn vị

Ưu điểm:

Kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của Kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị Kiểm tra, xử lý và cung cấp kịp thời thông tin kế toán Thuận tiện phân công, chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán và trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới hóa công tác kế toán Tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí kế toán

Nhược điểm: nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ

chuyên môn, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, xử lý cung cấp thông tin chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát của Kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với công tác kế toán cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

khoản trích theo lương

Kế toán nguồn vốn

và các quỹ

Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán

Kế toán chi phí và tính giá thành

Kế toán tổng hợp và kiểm tra

Các nhân viên hoạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Với mô hình này công tác kế toán được phân bổ chủ yếu cho các đơn vị cấp dưới, còn lại công việc kế toán thực hiện ở trên phần lớn là tổng hợp và lập báo cáo kế toán chung toàn đơn vị

Theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thì ở đơn vị chính (đơn vị hạch toán cơ sở) lập phòng kế toán riêng và đã được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao (được giao vốn và kết quả hoạt động kinh doanh riêng)

Ưu điểm: Tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối

với hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ…, ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung cấp kịp thời thông tin cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị

Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán thích hợp với đơn vị có quy

mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập

Nhược điểm: Mô hình này là việc tập hợp số liệu cung cấp thông tin

lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm, tổ chức bộ máy cồng kềnh phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, việc kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ của Kế toán trưởng không tập trung

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán

Bộ phận kiểm tra

* Mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Đối với đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, có nhiều đơn vị phụ thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài sản nội bộ doanh nghiệp khác nhau thì có thể tổ chức công tác kế toán theo mô hình hỗn hợp: vừa tập trung vừa phân tán Ở đơn vị chính vẫn lập phòng kế toán trung tâm, ở các đơn vị phụ thuộc đã được phân cấp quản lý kinh tế tài chính mức độ cao thì

có tổ chức công tác kế toán riêng, còn các đơn vị phụ thuộc chưa phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao thì không tổ chức công tác kế toán riêng mà tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị này do phòng kế toán trung tâm ghi chép, tổng hợp và báo cáo

Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm 2 mô hình trên Khối lượng

công tác nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời… Cho nên, trong thực tế hình thức này được sử dụng nhiều Công tác kế toán được phân công hợp lý cho các đơn vị trực thuộc

Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh, chi phí cao

Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung vừa phân tán

Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán

Bộ phận tổng hợp, kiểm tra

Nguồn: [19]

1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Tác giả Trần Thị Cẩm Thanh và Nguyễn Ngọc Tiến (năm 2017), Nêu

rõ “chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế, qua đó sẽ thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể”.[15,tr.38]

Chứng từ kế toán là thông tin ban đầu của công tác kế toán, phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Các đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc về tổ chức lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ kế toán và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán; thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán theo quy định Luật kế toán và chế độ kế toán HCSN

* Lập chứng từ kế toán

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động tài chính của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán phải đầy đủ, rõ ràng, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định mẫu, nếu chưa có mẫu thì đơn vị thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định tại Điều 16 của Luật kế toán năm 2015

Chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải viết bằng bút mực, số tiền viết bằng số và bằng chữ phải khớp nhau, các hàng phải liên tục, không ngắt quãng, không chèn hàng, đoạn trống phải gạch chéo, chứng từ phải lập đủ số liên quy định và nội dung phải giống nhau đảm bảo tính trung thực, chính xác với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Chứng từ phải đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định, ký bằng bút mực loại không phai màu, không ký bằng mực đỏ Chữ ký theo của một

người trên các liên chứng từ phải giống nhau và giống mẫu chữ ký đã đăng ký theo quy định, không được đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn, những người ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ, liên bên ngoài phải đầy đủ chữ ký và đóng dấu đơn vị

Riêng đối với chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử, được lập đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã mã hóa đảm bảo tính bảo mật an toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng lưu trữ; được quản lý kiểm tra chống các hình thức sao cho chỉnh sửa khi truyền lên mạng thông tin hoặc trên vật mang tin như băng đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

* Kiểm tra chứng từ

Là một trong những khâu quan trọng, quyết định chất lượng công tác kế toán Chứng từ kế toán sau khi được tiếp nhận, xử lý để ghi vào sổ kế toán cần phải được kiểm tra chặt chẽ tính hợp pháp, hợp lý, trung thực của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo đầy đủ các nội dung mới tiến hành ghi sổ

Các nội dung kiểm tra chứng từ kế toán gồm:

Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và trung thực của các chỉ tiêu, các yếu tố phản ánh trên chứng từ kế toán

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán, thực hiện kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan khác

Kiểm tra chính xác thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán

Kiểm tra việc chấp hành chế độ chính sách của Nhà nước, chấp hành Quy chế chi tiêu nội bộ và chấp hành hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

Chứng từ sau khi kiểm tra được dùng để cung cấp thông tin và ghi sổ

* Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các loại sổ kế

toán, BCTC tháng, quý, năm và tài liệu khác liên quan đến hoạt động sử dụng kinh phí, kiểm kê tài sản, thanh tra; kiểm toán và tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán Chứng từ được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo hồ sơ riêng có ký hiệu phân biệt theo trình tự thời gian của kỳ kế toán năm Các chứng từ kế toán được bảo quản, lưu trữ là bản chính ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán

Chứng từ điện tử phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định Trường hợp không in chứng từ điện tử ra giấy thì phải thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo tra cứu được dữ liệu trong thời gian lưu trữ chứng từ

Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 05 năm: Tài liệu kế toán dùng cho

quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị, trong đó bao gồm cả những chứng từ kế toán không dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:

Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; các sổ kế toán tổng hợp và BCTC năm; các loại báo cáo có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập BCTC; các báo cáo kết luận của thanh tra, kiểm toán Nhà nước

Các loại tài liệu kế toán có liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ, thành lập chia cách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản của đơn vị

Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư: Tài liệu kế toán đầu tư xây dựng

cơ bản, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị tài sản của kỳ kế toán năm và báo cáo quyết vốn toán đầu tư, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành

Một số tài liệu khác theo quy định của pháp luật

Tài liệu vĩnh viễn: Căn cứ vào tính sử liệu, tính pháp lý và ý nghĩa về

kinh tế, quốc phòng, an ninh của tài liệu kế toán, người đại diện pháp luật của đơn vị quy định cụ thể việc thực hiện lưu trữ cho từng tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán của niên độ kế toán năm trước được đưa vào lưu trữ

chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán

Tài liệu kế toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản được đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được các cơ quan thẩm quyền phê duyệt

Tài liệu lưu trữ của đơn vị nào thì được lưu trữ tại kho đơn vị đó

* Tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Nhà nước, được tổ chức tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của đơn vị Thủ trưởng đơn vị thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”, Hội đồng bao gồm các thành viên: Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ Hội đồng tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, lập “biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” có “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” kèm theo, các thành viên Hội đồng ký tên xác nhận vào biên bản tiêu hủy tài liệu

Tùy điều kiện cụ thể, đơn vị lựa chọn hình thức tiêu hủy như: đốt cháy, nhúng nước, cắt, xén nhỏ… để đảm bảo không tái sử dụng tài liệu tiêu hủy

1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Theo tác giả Trần Thị Cẩm Thanh và Nguyễn Ngọc Tiến (năm 2017), nêu rõ “tài khoản kế toán là phương tiện, cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng loại đối tượng ghi sổ của

kế toán như tài sản, nguồn vốn, các quá trình kinh doanh,… Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý từng loại đối tượng” [15, tr.85]

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với HCSN theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán HCSN (Thông tư số 107/2017/TT-BTC) thay thế Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán HCSN đã hết hiệu lực thi hành từ năm 2017 Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống

tài khoản kế toán theo quy định của Bộ Tài chính

* Xác định danh mục tài khoản kế toán

- Hệ thống tài khoản kế toán từ loại 01 đến 09 là tài khoản trong bảng cân đối tài khoản, được hạch toán kép Tài khoản trong bảng cân đối tài khoản

là kế toán tài chính, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán

Loại tài khoản 0 là loại tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản, được hạch toán đơn Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản liên quan đến NSNN hoặc có nguồn gốc NSNN (TK004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) được phản ảnh theo mục lục NSNN, theo niên độ các năm (nếu có) và theo các yêu cầu khác của NSNN

* Xác định nội dung phản ánh của từng tài khoản

Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận sử dụng nguồn kinh phí thì kế toán vừa phải hạch toán kép theo các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản, chi tiết theo mục lục NSNN và kỳ kế toán

Các đơn vị SNCL tùy theo tính chất, quy mô hoạt động lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp với hoạt động của đơn vị Đơn vị SNCL được phép bổ sung thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán

mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động và quản

lý tài sản; tiếp nhận, sử dụng kinh phí NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu chi, kết quả hoạt động và các khoản khác

Trường hợp đơn vị kế toán muốn mở các tài khoản cấp 1, hoặc sửa đổi

bổ sung các tài khoản cấp 2, cấp 3 đã được Bộ Tài chính quy định trong hệ thống tài khoản thì phải được Bộ Tài chính đồng ý bằng văn bản

1.3.4 Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán

Các đơn vị SNCL đều phải lập hệ thống sổ kế toán ghi chép, hệ thống lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và trình thời

gian theo một kỳ kế toán theo Luật kế toán và chế độ kế toán HCSN

* Xác định danh mục hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ theo quy định bắt buộc của tài chính như: sổ cái, sổ nhật ký và những loại sổ mang tính hướng dẫn theo yêu cầu quản lý của đơn vị (Sổ kế toán chi tiết, Thẻ kế toán chi tiết) để theo dõi quá trình tiếp nhận, sử dụng các nguồn kinh phí riêng của đơn vị

Hệ thống sổ kế toán áp dụng thống nhất cho một kỳ kế toán năm Đơn

vị kế toán phải tổ chức thực hiện đúng các quy định của hình thức kế toán nội dung trình tự, phương pháp ghi chép đối với các loại sổ kế toán

* Xác định nội dung sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép kịp thời, chính xác, trung thực và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Nội dung, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải được mang sang từ sổ kế toán năm trước liền kề Sổ kế toán phải được ghi liên tục, đánh số trang theo trình tự thời gian từ khi mở sổ đến khi khóa sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán thống nhất cho một kỳ kế toán năm, bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ dùng ghi chép phản ánh số liệu kế toán

tổng quát về việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí; quản lý tài sản và nguồn hình thành tài sản; thu chi các quỹ; …gồm: Sổ nhật ký, Sổ cái Đây là các loại sổ được Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu, nội dung và phương pháp ghi chép

Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian trong một kỳ kế toán Có thể kết hợp với việc phân loại,

hệ thống hóa theo nội dung kinh tế

Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một kỳ kế toán năm theo nội dung kinh tế, có thể kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ kinh tế,

tài chính đó Số liệu trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình quản lý tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng kinh phí, thu chi các quỹ,…

Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ dùng ghi chép chi tiết các nghiệp vụ

kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến các đối tượng kế toán, theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị mà sổ cái chưa phản ánh được, đồng thời dùng để lập các chỉ tiêu trong BCTC và báo cáo quyết toán Đối với

sổ này Nhà nước có quy định bắt buộc mà chỉ quy định mang tính hướng dẫn

về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép, do đó đơn vị có thể thiết kế, chỉnh sửa biểu mẫu cho phù hợp với yêu cầu thực tế đơn vị

Các đơn vị SNCL sử dụng sổ kế toán phải tuân thủ đúng quy định về trình tự mở sổ; ghi sổ; sửa sai trên sổ và khóa sổ kế toán như sau:

Mở sổ kế toán: Các loại sổ kế toán phải được mở đầy đủ số lượng

đúng nội dung, kết cấu của hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng Kế toán đơn

vị căn cứ vào số dư cuối niên độ kế toán năm trước liền kề mang sang và ghi chép vào sổ kế toán đầu niên độ kế toán năm sau

Ghi sổ kế toán: Kế toán căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lý để ghi

sổ kế toán Việc ghi chép phải sử dụng bút mực, không dùng bút đỏ hoặc bút chì Số liệu và chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, liên tục không ngắt quãng, khi hết trang phải cộng số liệu của từng trang mang số dư sang đầu trang kế tiếp Trên sổ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, viết chèn hàng, trống hàng, cách dòng, phần trống không ghi hết trang phải được gạch chéo

Sửa chữa sổ kế toán: Các trường hợp phát hiện sai sót thông tin, số

liệu trong quá trình ghi sổ kế toán, kế toán viên không được tự ý tẩy xóa mà phải thực hiện việc sửa chữa sổ kế toán đúng các phương pháp sửa chữa theo quy định như: phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm, phương pháp ghi bổ sung

Khóa sổ kế toán: Cuối kỳ kế toán (quý, năm) sau khi kiểm tra đối

chiếu số liệu, kế toán viên phải khóa sổ kế toán Riêng sổ quỹ tiền mặt, phải thực kiểm tra tiền mặt tại quỹ, đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt để tiến hành khóa

sổ vào cuối mỗi ngày Trường hợp kiểm kê đột xuất, sáp nhập, chia tách, giải thể… Kế toán thực hiện khóa sổ kế toán theo quy định

Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ tính toán tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán, hoặc tổng số thu, tổng số chi, số tồn quỹ tiền mặt, nhập xuất và tồn kho Trong trường hợp có chênh lệch về số liệu phải xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch cho đúng trước khi tiến hành khóa sổ kế toán

Đơn vị có thể mở sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính Sau khi khóa sổ, kế toán thực hiện in sổ ra giấy, đóng quyển theo từng loại sổ, ký tên

và đóng dấu, tổ chức sử dụng, bảo quản lưu trữ theo quy định

Các đơn vị SNCL phải có hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm Căn cứ vào quy mô hoạt động, đơn vị lựa chọn hình thức

kế toán phù hợp, mỗi hình thức kế toán quy định cụ thể về nội dung, số lượng, kết cấu, mẫu sổ, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Hiện nay có bốn hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL, các đơn vị có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sau:

Hình thức kế toán Nhật ký chung: Áp dụng cho đơn vị SNCL có bộ

máy kế toán ít người, khối lượng công việc kế toán đơn giản

Các loại sổ gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trong đó Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái là sổ tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung và trình tự thời gian của nghiệp vụ

Sổ kế toán chi tiết là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Ưu điểm: Số nghiệp vụ tương đối, không nhiều không ít, vừa cho đơn

vị khoản 2 đến 3 kế toán Thuận tiện kiểm tra đối chiếu chi tiết theo chứng từ