Giáo trình Mirosoft office WORD

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT WORD

Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng và phổ biến trong các cơ quan, xí nghiệp, cũng như trong nhu cầu của mỗi cá nhân hiện nay.

Ra đời vào cuối những năm 1980, phần mềm Word đã hoàn thiện đáng kể trong lĩnh vực soạn thảo văn bản và trở thành một phần quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Word bao gồm giao diện thân thiện, tính năng phong phú và khả năng tương thích cao với các định dạng tài liệu khác nhau.

- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;

- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding)

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau.

- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet.

CÁCH KHỞI ĐỘNG

Cách 1: Chọn: Start | Programs | Microsoft Word

Để mở phần mềm Word, bạn chỉ cần nháy kép chuột vào biểu tượng của nó, bất kể biểu tượng đó xuất hiện ở đâu, như trên thanh tác vụ hoặc trên màn hình nền của Windows.

MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word thường có dạng như sau:

- Vùng soạn thảo tài liệu: Là nơi để gõ văn bản

- Thanh Menu: chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word trong khi làm việc.

Hệ thống thanh công cụ bao gồm nhiều thanh công cụ khác nhau, mỗi thanh công cụ được thiết kế với các nút lệnh nhằm phục vụ cho một nhóm công việc cụ thể.

Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp viền trang văn bản, cho phép người dùng dễ dàng điều chỉnh lề và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan.

- Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu,.v.v.

TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI

Menu Vùng soạn thảo tài liệu

Hệ thống thanh công cụ

Bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File | New ;

- Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard;

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

GHI TÀI LIỆU LÊN ĐĨA

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File | Save ;

- Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S

Sẽ có hai khả năng xảy ra:

Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tập tin mới:

Để lưu tài liệu mới, hãy chọn thư mục chứa tập tin, sau đó nhập tên tập tin vào ô "File name" (ví dụ: Vanban) và nhấn nút "Save" để hoàn tất quá trình lưu.

MỞ TÀI LIỆU ĐÃ TỒN TẠI TRÊN ĐĨA

Bạn có thể chọn một trong các cách sau :

- Mở mục chọn File | Open;

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện:

THOÁT KHỎI MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File | Exit

- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

MỘT SỐ THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN

Là bước đầu tiên trong quy trình soạn thảo tài liệu, văn bản được nhập ở dạng thô, chưa qua định dạng và không phân biệt chữ hoa, chữ thường Khi nhập văn bản, cần chú ý đến các khoảng cách giữa các ký tự.

Nhập tên tập tin vào đây

Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng bộ gõ và bộ Font chữ Unicode, khẳng định rằng Unicode sẽ là giải pháp tối ưu cho việc sử dụng tiếng Việt trong tương lai.

2) Thao tác trên khối văn bản

Mục này hướng dẫn các kỹ năng thao tác với khối văn bản, bao gồm sao chép, cắt dán và xóa, nhằm tăng tốc độ soạn thảo văn bản Kỹ năng sao chép là bước đầu tiên trong việc quản lý và chỉnh sửa văn bản hiệu quả.

B1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép.

B2: sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:

- Mở mục chọn Edit | Copy; hoặc

- Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C;

B3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết bằng một trong các cách:

- Mở mục chọn Edit | Paste; hoặc

- Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V.

Bạn có thể dán một đoạn văn bản mới vào vị trí mong muốn và thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu dán ra sẽ là nội dung của lần sao chép gần nhất Để di chuyển khối văn bản đến vị trí khác, bạn có thể thực hiện theo hai cách khác nhau.

B1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

B2: Ra lệnh cắt văn bản bằng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn Edit | Cut; hoặc

- Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính.

B3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste)

Cách 2: Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop).

B1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

B2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến.

TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN

Tính năng Tìm & Thay thế trong Word cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm và thay thế văn bản, giúp tiết kiệm thời gian khi làm việc với tài liệu lớn như giáo trình hay báo cáo dài.

Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm; Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu.

Bước 2: Chọn Edit | Find hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện:

Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find

- Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam;

- Thiết lập các tùy chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau:

+ Match case- tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường;

+ Find whole Words only- chỉ tìm trên những từ độc lập

Bước 4: Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm.

4) Tìm và thay thế văn bản

Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới.

TÍNH NĂNG AUTOCORRECT

Tính năng tự động sửa lỗi chính tả trên Word giúp tăng tốc độ soạn thảo văn bản bằng cách sử dụng từ viết tắt và giảm thiểu các lỗi chính tả không cần thiết.

5) Thêm một từ viết tắt:

Bước 1: Chọn lệnh: Tools | AutoCorrect , Hộp thoại

- Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace:

- Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With:

Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word.

6) Xoá đi một từ viết tắt

Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect

Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xoá bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace.

Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này.

7) Các tùy chọn về sửa lỗi chính tả

AutoCorrect cho phép người dùng thiết lập các tính năng tự động sửa lỗi chính tả khi soạn thảo văn bản Để cấu hình các tính năng này, bạn cần thực hiện một số bước đơn giản.

Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;

Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau:

Tự động sửa các từ có hai ký tự hoa đầu dòng, chỉ giữ lại ký tự hoa đầu tiên Ví dụ, từ "TWo" sẽ được chỉnh sửa thành "Two".

- Tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa;

- Viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày Ví dụ: sẽ luôn sửa là Monday;

Gõ cụm từ sẽ thay thế

Gõ cụm từ viết tắt

Gõ cụm từ sẽ thay thế

Gõ cụm từ cần tìm

CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT

Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc chèn ký tự đặc biệt như ∀, ∑, ↑, ↓, ±, ≥ vào tài liệu là cần thiết nhưng không thể thực hiện trực tiếp trên bàn phím Tính năng Insert Symbol trong Word giúp người dùng dễ dàng thêm các ký tự này vào văn bản một cách nhanh chóng và thuận tiện.

8) Chèn ký tự đặc biệt

Chọn vị trí cần đăt ký tự đặc biệt, tiếp theo mở mục chọn Insert | Symbol… Hộp thoại

Trong thẻ Symbol, người dùng có thể dễ dàng tìm thấy các ký tự đặc biệt cần chèn vào văn bản Nếu không tìm thấy ký tự mong muốn, bạn có thể khám phá các danh mục khác để tìm kiếm các ký tự phù hợp.

Font: Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn lên tài liệu bằng một trong hai cách sau:

Cách 1: Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn; hoặc

Cách 2: Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút Insert để chèn ký tự lên tài liệu.

9) Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt

B2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự đó để chọn:

B3: Nhấn nút Shortcut Key , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện:

Khi con trỏ ở mục "Press new shortcut key", hãy nhấn tổ hợp phím nóng bạn muốn gán Ví dụ, để gán tổ hợp phím Alt + O cho ký tự Φ, hãy bấm Alt + O và sau đó nhấn nút "Assign" để đăng ký phím tắt Khi hộp thoại xuất hiện, điều này có nghĩa là bạn đã thành công trong việc gán phím tắt Alt + O cho ký tự Φ.

SOẠN THẢO CÔNG THỨC TOÁN HỌC

Để có thể soạn thảo được công thức toán học, máy tính của bạn phải được cài đặt bộ

Microsoft Equation 3.0 cùng với bộ Microsoft Office Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau:

B1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào;

B2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: mở mục chọn Insert | Object… Hộp thoại Object xuất hiện:

Phím nóng đã được gán

Hộp soạn thảo công thức, là nơi để soạn thảo công thức toán học.

- Thanh công cụ Equation chứa các nút lệnh cho phép chọn các mẫu công thức và các ký tự, ký hiệu, phần tử trong một công thức toán học.

B3: Soạn thảo công thức: Đơn giản bằng cách chèn các mẫu công thức rồi xây dựng các thành phần công thức

B4: Click ra ngoài hộp soạn thảo công thức toán học để kết thúc nhập công thức toán học

Hộp soạn thảo công thức toán học

Thanh công cụ để soạn thảo công thức

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

Giúp bạn có được những kỹ năng định dạng văn bản đầu tiên, đơn giản nhất như là: Font chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề v.v.

Hãy gõ đoạn văn bản sau:

Mẫu văn bản định dạng a) Chọn Font chữ Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font trên thanh công cụ Formatting Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện:

Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp b) Chọn cỡ chữ Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Để chọn cỡ chữ trong thanh công cụ Formatting, bạn chỉ cần nhấp chuột vào hộp Size để hiển thị danh sách các cỡ chữ có sẵn hoặc gõ trực tiếp cỡ chữ mong muốn Để thay đổi kiểu chữ cho đoạn văn bản, bạn có thể chọn kiểu chữ béo, nghiêng hoặc có gạch chân bằng cách làm theo hướng dẫn sau.

Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Formatting:

: Kiểu chữ béo (phím nóng Ctrl + B)

Mẫu văn bản định dạng

: Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl + I)

Mẫu văn bản có thể được định dạng bằng cách kết hợp nhiều kiểu chữ như chữ in đậm, chữ nghiêng hoặc chữ gạch chân để tạo sự nổi bật và thu hút sự chú ý.

Mẫu văn bản định dạng d) Chọn màu chữ Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color trên thanh công cụ Formatting Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Bạn có thể dễ dàng chọn màu sắc phù hợp bằng cách nhấn vào ô màu mong muốn Hơn nữa, để có những mẫu màu độc đáo hơn, hãy nhấn nút chọn màu nền văn bản Để áp dụng màu nền cho đoạn văn bản, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hight light trên thanh công cụ

Formatting Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn Nếu chọn None - tương đương việc chọn màu trắng. f) Hộp thoại Font

Hộp thoại Font không chỉ cung cấp các tính năng định dạng cơ bản mà còn hỗ trợ nhiều tính năng định dạng đặc biệt hơn Để truy cập vào hộp thoại Font, bạn chỉ cần chọn mục Format | Font.

- Ngoài ra, mục Effect cho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn có thể chọn chúng và xem thể hiện ở mục Preview

- Nếu nhấn nút Default – kiểu định dạng này sẽ được thiết lập là ngầm định cho các đoạn văn bản mới sau này;

ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

Khi định dạng văn bản, chúng ta có thể chọn font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ và kiểu gạch chân cho đoạn văn bản đã được bôi đen Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá cách định dạng văn bản trong cùng một đoạn để tạo ra sự nhất quán và chuyên nghiệp.

- Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản

- Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cần đặt điểm Trỏ trong đoạn cần định dạng.

- Để mở tính năng định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format | Paragraph, hộp thoại

Mục Aligment: chọn kiểu căn lề cho đoạn:

- Justified – căn đều lề trái và lề phải;

- Left – căn đều lề trái

- Right – căn đều lề bên phải

- Center – căn giữa 2 lề trái và phải.

Mục Indentation: thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang:

- Left – khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang văn bản;

- Right- khoảng cách từ lề phải của đoạn đến lề phải của trang văn bản

- Ngầm định, hai khoảng cách này đều là 0.

- Trong mục Special nếu chọn:

Để thiết lập độ thụt dòng cho dòng đầu tiên trong đoạn văn, bạn có thể điều chỉnh mục By Ví dụ, đoạn văn dưới đây có độ thụt đầu dòng (First line) là 1 cm so với các dòng tiếp theo.

Hanging là một kỹ thuật định dạng văn bản, trong đó các dòng thứ hai trở đi được thụt vào so với dòng đầu tiên Ví dụ, trong đoạn văn này, độ thụt của các dòng sau được thiết lập là 1 cm.

Để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng trong đoạn văn, bạn có thể chọn tùy chọn "None" Dưới đây là một ví dụ về đoạn văn bản không có chế độ thụt đầu dòng được thiết lập.

- Nếu mục Special là First line , khi đó có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu tiên trong đoạn vào mục By:

- Mục Spacing: cho phép thiết lập các khoảng cách dòng:

- Before – khoảng cách dòng giữa dòng đầu tiên của đoạn tới dòng cuối cùng của đoạn văn bản trên nó;

- After- để thiết lập khoảng cách dòng giữa dòng cuối cùng của đoạn với dòng đầu tiên của đoạn sau nó;

- Line Spacing - để chọn độ dãn dòng Ngầm định độ dãn dòng là 1 (Single); Màn hình

Preview cho phép xem trước những kết quả định dạng đoạn vừa thiết lập.

THIẾT LẬP BULLETS VÀ NUMBERING

Thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) vị trí đầu của 1 đoạn.

B2: Thiết lập thông tin về dấu đầu dòng ở thẻ Bulleted như sau:

- Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập (đoạn văn bản này đang sử dụng kiểu Bullet chọn ở hình trên);

- Nhấn nút Picture , để chọn một kiểu bullet là các hình ảnh khác, khi đó hộp thoại sau đây xuất hiện:

- Chọn một loại bullet rồi nhấn OK để hoàn tất.

- Có thể nhấn nút Customize để thực hiện một vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet đang chọn:

- Có thể chọn lại kiểu bullet ở danh sách Bullet character;

- Nhấn nút Font để chọn loại Font chữ cho bullet;

- Nhấn nút Bullet để có thể chọn bullet là một ký tự đặc biệt (Symbol);

- Mục Bullet position để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép trong lề bên trái tài liệu;

- Mục Text position để thiết lập khoảng cách từ văn bản (text) tới mép trong lề trái của tài liệu.

11) Thiết lập Numbering Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các bước sau đây:

B1: chọn: Format | Bullets and Nubering , hộp thoại sau đây xuất hiện:

B2: Chọn các dạng số sẵn có hoặc chọn Nút Customize , để định dạng cho số chỉ mục này bởi hộp thoại sau:

- Nút Font…, chọn kiểu Font chữ cho số chỉ mục;

Mục "Start at" cho phép người dùng chọn chỉ mục đầu tiên để bắt đầu đánh số Nếu chọn 1, các chỉ mục sẽ được đánh số từ 1, 2, 3, và tiếp tục Ngược lại, nếu chọn 5, chỉ mục sẽ bắt đầu từ 5 và tiếp tục với 6, 7, và các số tiếp theo.

- Mục Number position để thiết lập vị trí của chỉ mục trên đoạn văn bản;

- Text position để thiết lập khoảng cách văn bản so với mép lề của trang tài liệu.

Tab là một công cụ quan trọng trong việc nhập văn bản, cho phép di chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sử dụng Tab để tạo văn bản hiển thị dưới dạng các cột.

Giả sử cần trình bày văn bản như dưới đây ta cần sử dụng Tab sau:

STT Họ và tên Địa chỉ

1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn

Các vị trí điểm tab vừa thiết lập

2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du

3 Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi

4 Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi

B1: Mở bảng chọn Format | Tab , hộp thoại Tab xuất hiện:

- Hộp Default tab stops: để thiết lập bước nhẩy ngầm định của Tab.

- Hộp Tab stop position: gõ 1 (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang văn bản; ở mục

Alignment- chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột

STT): Left – canh lề dữ liệu bên trái cột, Right - canh lề bên phải cột, Center – căn lề giữa cột, hãy chọn

Center Chọn xong nhấn nút Set Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3cm) và cột Địa chỉ (8cm)

Cuối cùng, nhấn nút OK để hoàn tất thiết lập tab cho các cột Bạn có thể sử dụng nút Clear- để xóa điểm tab đang chọn và nút Clear All để xóa toàn bộ các điểm tab đã thiết lập trong hộp thoại.

B2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:

Khi con Trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT.

Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn nhấn Tab để di chuyển đến cột tiếp theo, bắt đầu với Họ và tên Tiếp tục nhấn Tab để nhập dữ liệu vào cột Địa chỉ Lặp lại quy trình này cho các dòng tiếp theo để hoàn thiện bảng dữ liệu theo yêu cầu.

Để thiết lập và điều chỉnh các điểm tab trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) chỉ bằng cách sử dụng chuột, bạn có thể thực hiện theo các bước đơn giản Để tạo điểm tab cho cột STT với khoảng cách 1cm và lề trái, chỉ cần nhấn chuột trái vào vị trí 1cm trên thước kẻ nằm ngang Như vậy, bạn đã thiết lập thành công một điểm Tab với khoảng cách 1cm và lề trái.

- Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau:

Để thiết lập điểm tab, hãy nhấn đúp chuột vào điểm tab đã tạo Hộp thoại Tab sẽ xuất hiện, tại đây bạn chọn lề cho điểm tab ở mục Alignment, chọn Center và nhấn Set để hoàn tất việc thiết lập.

Tiếp theo nhất nút Set để thiết lập.

Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ tên và cột Địa chỉ.

Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏi thước kẻ.

VĂN BẢN CỘT (dạng báo chí)

Microsoft Word cung cấp tính năng Columns, cho phép người dùng chia văn bản thành nhiều cột giống như trên báo và tạp chí Người dùng có thể tùy chỉnh độ rộng của mỗi cột và chèn các thông tin như bảng biểu, hình vẽ, tương tự như thao tác trên các trang tài liệu thông thường.

B1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột;

B2: Kích hoạt mục chọn Format | Columns Hộp thoại Columns xuất hiện:

Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các ý nghĩa như sau:

- Ý nghĩa các hộp chọn ở mục Presets như sau:

Left - chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng nhỏ hơn cột bên phải;

Right - chia văn bản thành 2 cột, cột bên phải có chiều rộng nhỏ hơn cột bên trái;

- Bạn có thể thiết lập số cột cần tạo ra nhiều hơn bằng cách gõ số cột vào mục Number of

- Mục Width and Spacing: cho phép thiết lập các thông số về chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.

Khi chọn mục "Equal columns width", khoảng cách và độ rộng giữa các cột kề nhau sẽ bằng nhau Nếu bạn muốn điều chỉnh độ rộng của từng cột hoặc thay đổi khoảng cách giữa chúng, hãy bỏ chọn mục này để có thể tùy chỉnh trực tiếp.

- Hãy quan sát mục Col #: để biết được cột sẽ cần điều chỉnh và không quên xem hộp

Preview để nhìn thấy trước được kết quả sẽ đạt được.

- Mục Apply to: cho biết phạm vi văn bản sẽ chia thành các cột.

+ Nếu chọn Seleted Text thì chỉ chia cột cho văn bản đã được chọn (bôi đen)

+ Nếu chọn Whole Document, toàn bộ các trang văn bản sẽ được chia cột theo thiết lập như trên.

14) Sửa lại định dạng Để sửa lại định dạng cột đã chia, hãy làm theo 2 bước

B2: Kích hoạt menu Format | Columns , Hộp thoại Columns xuất hiện cho phép chỉnh sửa các thông số về các cột đã chia.

15) Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (DropCap)

Tính năng DropCap của Word giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu tiên cho một đoạn văn bản.

B1: Đặt con Trỏ lên đoạn cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn; mở mục chọn Format | Drop Cap Hộp thoại Drop cap xuất hiện:

B2: Thiết lập các thông số cho chữ lớn này:

- Mục Position- để chọn kiểu chữ cần đặt Có 3 kiểu chữ là: None – không thiết lập; Dropped và In Margin Hãy xem mẫu trên hình;

- Hộp Font:- chọn Font chữ cho chữ cái này;

- Mục Line to drop:- thiết lập số dòng văn bản làm chiều cao cho chữ;

- Mục Distance from text:- gõ vào khoảng cách từ chữ cái lớn này đến ký tự tiếp theo nó.

- Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất

B3: Để thay đổi lại chữ cái lớn đầu đoạn đã tạo được, hãy làm như sau:

LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG VĂN BẢN

VẼ KHỐI HÌNH ĐƠN GIẢN

16) Sử dụng các mẫu hình đơn giản

Bạn có thể dễ dàng vẽ các khối hình đơn giản trên tài liệu của mình bằng cách sử dụng các nút vẽ hình có sẵn trên thanh công cụ Drawing.

Cách vẽ hình như sau:

B1: Dùng chuột nhắp lên nút chứa hình cần vẽ;

B2: Dùng chuột vẽ hình đó lên tài liệu.

Dưới đây là một hình chữ nhật vừa được vẽ:

17) Sử dụng các khối hình AutoShape

Nút AutoShapes trên thanh công cụ Drawing cung cấp nhiều mẫu hình vẽ đa dạng ngoài các khối hình đơn giản Để sử dụng một mẫu hình từ AutoShapes, bạn chỉ cần nhấp vào nút AutoShapes, sau đó chọn mẫu hình từ danh sách và vẽ chúng lên tài liệu như hướng dẫn.

Vẽ hình ô val, hình tròn;

Tạo ô hình chữ nhật chứa văn bản;

Vẽ mũi tên. Điểm đánh dấuKhi con Trỏ chuyển hình mũi tên, bạn có thể thay đổi kích cỡ hình vẽ

Thanh công cụ Drawing cung cấp nhiều nút tính năng giúp bạn định dạng trên khối hình vẽ:

Nút này dùng để chọn đối tượng cần định dạng;

Chọn độ dầy mỏng của đường;

Chọn kiểu nét của đường;

Chọn chiều mũi tên (khi vẽ mũi tên trên hình);

Chọn màu sắc cho đường;

Tô mầu nền cho một hình kín;

Chọn màu sắc cho chữ;

Tạo bóng cho hình vẽ;

Chọn khối hình trong không gian 3 chiều (3D); Để quay hình vẽ.

19) Làm việc tập hợp các hình vẽ

Một khối hình vẽ thường được tạo thành từ nhiều hình vẽ nhỏ ghép lại Tính năng nhóm (Group) cho phép bạn gom các hình nhỏ cần thiết thành một khối hình lớn, giúp việc sử dụng và quản lý khối hình vẽ trên tài liệu trở nên thuận lợi hơn Để thực hiện việc gom nhóm, bạn chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn.

Để nhóm các hình nhỏ lại với nhau, bạn hãy sử dụng nút trên thanh công cụ Drawing và giữ phím Shift Sau đó, bạn có thể lần lượt nhấn chuột vào từng hình để chọn hoặc sử dụng chuột để khoanh vùng các hình cần nhóm.

Để kích hoạt tính năng nhóm trong B2, bạn chỉ cần nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing và chọn Group Tất cả các hình nhỏ đã chọn sẽ được gộp lại thành một hình lớn Để gỡ nhóm, bạn chỉ cần sử dụng tính năng Ungroup.

Trong trường hợp muốn sửa lại từng cấu trúc hình nhỏ trên khối đã nhóm, bạn phải thực hiện gỡ nhóm Cách làm như sau:

B1: Sử dụng nút để chọn hình (lớn) cần gỡ nhóm;

Để kích hoạt tính năng gỡ nhóm trong B2, bạn chỉ cần nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing và chọn Ungroup Tất cả các hình nhỏ trong hình lớn sẽ trở lại trạng thái ban đầu, cho phép bạn hiệu chỉnh từng hình nhỏ theo ý muốn Sau đó, bạn có thể nhóm lại các hình này bằng cách sử dụng tính năng Regroup.

Sau khi gỡ nhóm và chỉnh sửa xong, bạn có thể dễ dàng nhóm lại các đối tượng thành khối như ban đầu mà không cần thực hiện lại tính năng nhóm Chỉ cần sử dụng tính năng "Nhóm lại" (Regroup) để thực hiện điều này.

B1: Sử dụng nút để chọn bất kỳ một hình nhỏ nào trong số các hình nhỏ cần nhóm lại;

Để kích hoạt tính năng nhóm lại trong B2, bạn chỉ cần nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing và chọn Regroup Các hình nhỏ sẽ được tự động nhóm lại giống như cách mà nhóm đã thực hiện ban đầu.

TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT

20) Chèn chữ nghệ thuật Để chèn một dòng chữ nghệ thuật (Word Art) lên tài liệu, bạn làm như sau:

B1: Nhấp nút Insert WordArt trên thanh cộng cụ Drawing, hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện:

B2: Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, bằng cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn;

B3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo ở mục Text trên hộp thoại Edit WordArt Text:

Bạn có thể chọn Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn bản này.

B4: Nhấn OK để kết thúc Dòng chữ nghệ thuật sẽ được hiện lên tài liệu:

Bạn có thể thực hiện các phép hiệu chỉnh cho dòng chữ nghệ thuật đã tạo được bởi thanh công cụ WordArt:

Nhấn chuột vào ô chứa mẫu chữ để thực hiện các thao tác như chèn thêm dòng chữ nghệ thuật, sửa nội dung văn bản, chọn lại kiểu chữ, định dạng màu cho khối chữ, và lựa chọn các kiểu chữ nghệ thuật khác Ngoài ra, bạn có thể quay khối chữ, xoay hướng văn bản, định dạng lề trong khối hình, và điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự.

CHÈN ẢNH LÊN TÀI LIỆU

Bạn có thể chèn hình ảnh vào tài liệu Word từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm ảnh từ tập tin, ảnh từ thư viện Clip Gallery, hoặc ảnh chụp màn hình.

22) Chèn ảnh từ một tập tin

Mở mục chọn Insert | Picture | From file, hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho phép bạn tìm tập ảnh cần chèn lên tài liệu:

Để chèn ảnh vào tài liệu, hãy chọn tập ảnh và nhấn nút Insert Ảnh từ tập tin sẽ được chèn lên tài liệu, kèm theo thanh công cụ Picture để bạn thực hiện các thao tác định dạng và hiệu chỉnh ảnh Các chức năng trên thanh công cụ Picture bao gồm: chèn thêm ảnh từ tập tin khác, định dạng màu cho ảnh, điều chỉnh độ tương phản và điều chỉnh độ sáng, tối của ảnh.

Chọn kiểu đường viền cho ảnh;

Bật các tính năng định dạng đối tượng ảnh;

Thiết lập thuộc tính xuyên thấu (Transparent) ảnh;

Huỷ bỏ các định dạng ảnh.

Trong trường hợp không xuất hiện thanh công cụ Picture, bạn có thể gọi mục chọn View|

Toolbar | Picture để hiển thị nó.

23) Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery Để chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery lên tài liệu, bạn làm như sau:

To insert images in your document, navigate to the Insert menu, select Picture, and then choose Clip Art This action will open the Clip Art dialog box, allowing you to either search for images automatically or click on "Organize clips" to access the My Collections – Microsoft clips window.

Organize để tìm hình cần chèn lên tài liệu: Ảnh được lưu trong các mục (Office Collections), bạn phải mở các mục này ra để tìm ảnh.

Sau khi tìm thấy ảnh, bạn chỉ cần nhấn chuột vào ảnh đó, một menu sẽ xuất hiện cho phép bạn lựa chọn các tùy chọn xử lý cho ảnh đã chọn.

- Hãy nhấn nút Copy để sao chép ảnh vào vùng nhớ chung

- Nhấn nút Paste trên vùng văn bản của tài liệu.

- Sau khi ảnh được chèn lên tài liệu, bạn có thể sử dụng thanh công cụ Picture để định dạng ảnh như đã hướng dẫn ở trên.

BẢNG BIỂU

TẠO CẤU TRÚC BẢNG

Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table mở mục chọn: Table | Insert | Table…

- Mục Table size: cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho bảng:

- Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns:

- Gõ số dòng của bảng vào mục Number of rows:

- Mục AutoFit behavior: thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh:

Cột cố định cho phép bạn thiết lập chiều rộng của mỗi cột với tùy chọn Auto, giúp tự động điều chỉnh kích thước cột, hoặc bạn có thể nhập độ rộng cụ thể cho từng cột Tuy nhiên, lựa chọn Auto là tối ưu nhất, vì nó cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh chiều rộng các cột sau này.

- AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột khít với dữ liệu trong cột ấy;

- AutoFit window: tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản.

Nên chọn kiểu Auto của mục Fixed column with:

- Nút Auto format cho phép bạn chọn lựa định dạng của bảng sẽ tạo theo một số mẫu bảng đã có sẵn như là:

Chọn kiểu định dạng ở đây!

Hãy chọn một kiểu định dạng ở danh sách Formats: (nếu bạn cảm thấy ưng ý).

Ngược lại có thể bấm Cancel để bỏ qua bước này.

- Nếu chọn mục , thì thông tin về cấu trúc bảng hiện tại sẽ là ngầm định cho các bảng tạo mới sau này.

- Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu:

Để chèn bảng vào tài liệu, bạn có thể sử dụng thanh công cụ bằng cách nhấn nút "Insert Table" trên thanh công cụ Standard Sau đó, một bảng chọn sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn số dòng và số cột cho bảng.

Sau khi chèn bảng vào tài liệu, bạn có thể dễ dàng thay đổi cấu trúc bảng bằng cách thêm hoặc xóa các cột và dòng theo nhu cầu của mình.

Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng như sau:

STT Họ tên Ngày sinh

B1: Đặt điểm Trỏ lên cột Họ tên;

To insert a new column to the right of the selected column in a table, navigate to the Table menu, click on Insert, and then select "Columns to the right." This action will add a new column immediately to the right of the "Name" column.

STT Họ tên Ngày sinh

Hãy thực hiện nhập dữ liệu cho cột Giới tính này:

STT Họ tên Giới tính Ngày sinh

Chèn thêm dòng vào cuối bảng

B1: Đặt điểm Trỏ vào dòng cuối cùng (Trần Thị Bình);

B2: Mở mục chọn: Table | Insert | Row below (tức là chèn thêm dòng mới vào phía dưới dòng đang chọn) Một dòng mới được chèn vào bảng.

STT Họ tên Giới tính Ngày sinh

Để dễ dàng chỉnh sửa cấu trúc bảng, bạn có thể thực hiện các thao tác trực tiếp lên con trỏ Để chèn thêm cột mới vào bảng, hãy làm theo các bước hướng dẫn sau đây.

B1: Chọn (bôi đen) toàn bộ cột muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm 1 cột vào trước cột Ngày sinh, bạn bôi đen toàn bộ cột Ngày sinh;

B2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn Một cột mới sẽ được chèn vào trước cột Ngày sinh.

Tương tự, để chèn thêm (các) dòng mới vào bảng, bạn làm như sau:

B1: Chọn (bôi đen) toàn bộ dòng muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm 2 dòng lên đầu bảng, bạn bôi đen toàn bộ 2 dòng có STT là 1 và 2;

Để chèn hai dòng mới vào bảng, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào vùng bôi đen và chọn mục tương ứng Hai dòng mới sẽ được thêm trước hai dòng cũ Để xoá các cột khỏi bảng, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn.

B1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các cột muốn xoá;

Để xoá cột trong bảng, bạn hãy nhấn chuột phải vào vùng được bôi đen và chọn mục xoá Các cột đã chọn sẽ bị loại bỏ khỏi bảng Để xoá dòng, bạn thực hiện các bước tương tự.

B1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các dòng muốn xoá;

B2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn Toàn bộ các dòng đã chọn sẽ được xoá ra khỏi bảng.

Trộn ô là thao tác trộn nhiều ô kề nhau trên một bảng lại thành một ô Xét ví dụ sau:

Nếu bạn muốn thêm các đường kẻ cho bảng, hãy mở thanh công cụ Tables and Borders và nhấn nút Draw Table Khi đó, con chuột sẽ chuyển thành hình chiếc bút vẽ, cho phép bạn dễ dàng kẻ thêm các đường cho bảng.

XVIII ĐỊNH DẠNG BẢNG BIỂU

28) Định dạng dữ liệu trong ô Định dạng lề

B1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng;

B2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng:

Họ tên Học kỳ 1 Học kỳ 2

STT Định dạng hướng văn bản

Bạn có thể định dạng hướng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang) Để định dạng hướng, bạn làm như sau:

B1: Chọn ô cần định dạng hướng;

B2: Nhấp phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn hộp thoại Text

B3: Nhấn OK để hoàn tất.

29) Tô nền, kẻ viền Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau:

B1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền;

B2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn Hộp thoại

Border and Shading xuất hiện:

Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn:

- Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập;

- Mục Color: chọn màu cho đường thẳng;

- Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đường;

- Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview ;

Mục "Apply to" cho phép người dùng chọn phạm vi thiết lập định dạng, với tùy chọn "Table" để áp dụng cho toàn bộ bảng và "Cell" để chỉ áp dụng cho các ô đã chọn.

- Nhấn OK để kết thúc công việc.

Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng:

Hãy dùng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập ở mục Orientation

- Mục Fill: chọn chọn màu cần tô Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu Bạn có thể nhấn nút

More Colors để tự chọn cho mình những màu khác

- Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô cấn tô mầu nền: Table – tô toàn bộ bảng; Cell- chỉ tô cho các ô đã chọn;

- Nhấn OK để kết thúc công việc.

TÍNH TOÁN TRÊN BẢNG

Bạn có thể thực hiện các phép tính đơn giản trên bảng trong Word Mặc dù Word có khả năng tương tự như một bảng tính điện tử (Excel), nhưng nó chỉ hỗ trợ những phép toán rất cơ bản.

Giả sử có một bảng số liệu như sau:

TT Họ tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh

Hàm tính tổng SUM của Word để điền giá trị tổng vào các ô có dấu?

B1: Đặt con Trỏ chuột lên ô cần chứa giá trị tổng Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng:

B2: Mở mục chọn Table | Formula , hộp thoại Formula xuất hiện: Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có 3 loại công thức tính tổng:

Họ tên Lương Phụ cấp Thực lãnh

=SUM(ABOVE) – tính tổng các dòng từ trên dòng đặt điểm Trỏ Công thức này được áp dụng để tính tổng cho dòng Tổng cộng;

=SUM(LEFT) – tính tổng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm Trỏ Công thức này được áp dụng tính tổng cho cột Thực lĩnh ( = Lương + Phụ cấp);

Tương tự, =SUM(RIGHT) – tính tổng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm Trỏ Cuối cùng nhấn

Để hoàn tất việc tính tổng, sau khi dán các công thức tính tổng vào dòng Tổng cộng và cột Thực lĩnh, chúng ta sẽ nhận được bảng kết quả như sau:

Giả sử có một bảng số liệu như sau:

TT Họ tên ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB cả năm

3 Minh Hoa 7.5 8.3 ? ĐTB chung cả lớp: ? ? ?

Hàm tính trung bình cộng AVERAGE của Word để điền giá trị vào các ô có dấu?

B1: Đặt điểm Trỏ lên ô cần tính Ví dụ một ô trên dòng ĐTB cả năm:

B2: Mở mục chọn Table | Formula , hộp thoại Formula xuất hiện: Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có 3 loại công thức tính trung bình cộng:

Công thức =AVERAGE(ABOVE) được sử dụng để tính trung bình cộng các giá trị từ các dòng phía trên dòng hiện tại Phương pháp này rất hữu ích trong việc tính toán giá trị ĐTB chung cho cả lớp học.

Công thức =AVERAGE(LEFT) được sử dụng để tính trung bình cộng cho các dòng bên trái điểm Trỏ Cụ thể, công thức này được áp dụng để tính giá trị cho cột ĐTB cả năm, với công thức tính là (ĐTB HK1 + ĐTB HK2)/2.

Tương tự, =AVERAGE(RIGHT) – tính trung bình cộng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm Trỏ.

3 ĐTB cả năm: ta được bảng kết quả như sau:

TT Họ tên ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB cả năm

3 Minh Hoa 7.5 8.3 7.9 ĐTB chung cả lớp: 6.93 7.4 7.17

SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG

Dữ liệu trên bảng có thể được sắp xếp theo một thứ tự nào đó Giả sử có bảng dữ liệu sau:

TT Họ đệm Tên Điểm TB

Sắp xếp bảng theo Tên và Họ đệm Đặt điểm Trỏ lên bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table | Sort , hộp thoại Sort xuất hiện:

Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này như sau:

- Mục Sort by: chọn cột đầu tiên cần sắp xếp (cột Tên);

When selecting the Type option for a column, you can choose from three data types supported by Word: Text for character data, Number for numerical data, and Date for date-related information.

Sắp theo chiều tăng kiểu dữ liệu

Sắp theo chiều giảmCột cần sắp xếp

Các mục Then By được sử dụng để so sánh các giá trị khi trường đầu tiên có sự trùng lặp Ví dụ, nếu tên giống nhau, việc sắp xếp sẽ tiếp tục dựa trên họ đệm.

Mục "My list" cho phép người dùng chọn "Header row" để dòng đầu tiên của bảng không tham gia vào quá trình sắp xếp, giữ vai trò là dòng tiêu đề Ngược lại, nếu chọn "No header row", máy tính sẽ sắp xếp cả dòng đầu tiên của bảng, phù hợp cho các bảng không có dòng tiêu đề.

- Cuối cùng nhấn OK để thực hiện.

Chú ý: Bạn chỉ có thể sắp xếp được dữ liệu của bảng trên phạm vi các ô không bị trộn (Merged)

THANH CÔNG CỤ TABLES AND BORDERS

Thanh công cụ này cung cấp các tính năng hữu ích để hỗ trợ bạn thực hiện các thao tác xử lý bảng biểu một cách dễ dàng Để hiển thị thanh công cụ, hãy chọn View | Toolbars | Tables and Borders Dưới đây là ý nghĩa của các nút trên thanh công cụ này.

Dùng để kẻ hoặc định dạng các đường;

Dùng để tẩy bỏ đường thẳng; Để chọn kiểu đường thẳng;

Chọn độ đậm của đường; Định dạng màu cho đường;

Tô màu nền các ô giúp làm nổi bật thông tin; chèn bảng mới vào tài liệu dễ dàng; trộn các ô đã chọn thành một ô để tạo sự gọn gàng; chia một ô thành nhiều ô nhỏ để tổ chức dữ liệu tốt hơn; định dạng lề văn bản trong ô để cải thiện tính thẩm mỹ; và kích hoạt tính năng tự động định dạng hướng văn bản trong ô để tăng tính linh hoạt trong việc trình bày nội dung.

Sắp xếp giảm dần theo cột đang chọn;

Sắp xếp tăng dần theo cột đang chọn;

CÁC KỸ NĂNG HỖ TRỢ

TRỘN TÀI LIỆU

Một trong những tính năng nổi bật của Microsoft Word là trộn tài liệu (Mail Merge), giúp các nhân viên văn phòng dễ dàng in danh sách ra các phiếu nhỏ Tính năng này mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý và tổ chức thông tin hiệu quả.

Lan, Bí thư chi đoàn lớp VT07TC2, đang chuẩn bị các giấy mời cho sinh viên tham gia buổi liên hoan văn nghệ do Chi đoàn tổ chức Danh sách khách mời đã được lập trên bảng Word hoặc Excel để thuận tiện trong việc gửi mời.

1 Nguyễn Văn Quang VT07TC2

2 Thạch Hải Vân VT07TC2

3 Bùi Thị Ninh VT07TC2

4 Lê Quang Tám VT07TC2

5 Nguyễn Thị Hà VT07TC2

Lan phải làm như thế nào?

Tính năng Mail Merge của Word sẽ giúp Lan đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết.

Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau:

1 Nguyễn Văn Quang VT07TC2

2 Thạch Hải Vân VT07TC2

3 Bùi Thị Ninh VT07TC2

4 Lê Quang Tám VT07TC2

5 Nguyễn Thị Hà VT07TC2

Bảng này có thể được soạn trên Word, trên Excel hoặc một trên Access, Foxpro…

34) Soạn mẫu tài liệu trộn

Soạn thảo một mẫu giấy mời như sau:

35) Kích hoạt tính năng Mail Merge

Kích hoạt tính năng trộn tài liệu của Word bằng cách mở mục chọn Tool\ Letter and

Mail Merge in the Maindocument.doc file can be accessed on the right side of the screen, consisting of six steps Click "Next" to proceed to the next step and "Previous" to return to the previous one.

When creating correspondence, it is essential to select the appropriate type of template, including Letters, Email messages, Envelopes, Labels, or Directories Typically, the most common choice is the Letters template.

B2: Select Starting document gồm các tùy chọn:

- Use the current document: dùng tài liệu hiện hành làm mẫu thư, thông thường chọn tùy chọn này

- Start from a Template : dùng tài liệu từ Template làm mẫu thư Với tùy chọn này ta sẽ lựa chọn 1 mẫu thư từ vùng Template

- Start from existing document dùng tài liệu đã có sẵn khác làm mẫu thư Với tùy chọn này ta nhấp Open để chọn tập tin làm mẫu thư

B3: Đưa vào danh sách người nhận thư gồm các tùy chọn:

Sử dụng danh sách đã tạo sẵn bằng cách nhấn vào tùy chọn "Select a different list" để chọn danh sách người nhận từ hộp thoại "Select data source" Tùy chọn này thường được áp dụng trong quy trình trộn thư.

- Select from OutLook contacts: dùng danh sách từ danh bạ của chương trình OutloOK

- Type a new list: tạo mới 1 danh sách Ở tùy chọn này ta nhấp Create và nhập các thông tin cho người nhận.

Để chọn người nhận trong Mail Merge, bạn có thể nhấp vào hộp thoại Mail Merge Recipients Ngoài ra, bạn cũng có thể lọc các mẫu tin bằng cách nhấp vào nút ở đầu mỗi trường và chọn điều kiện lọc phù hợp.

To create a personalized letter, start by inserting the recipient's information, including the address block and greeting line Typically, you would select "More items" to merge the necessary fields from the DataSource.doc into the MainDocument.doc.

B5: Preview your letter xem trước thư trộn gồm các tùy chọn:

- Nhắp các nút , để chuyển về trước hay sau mẫu tin hiện hành

- Nhắp Find a recipient để tìm kiếm 1 mẫu tin có giá trị thỏa điều kiện nào đó của trường tương ứng được chọn từ hộp thoại Find in Field

B6: Complete the merge hoàn thành trộn thư.

Nhắp Print (Merge to printer) mở hộp thoại Merge to printer thực hiện trộn và in ra giấy gồm các tùy chọn:

- All: in tất cả các mẫu tin

- Current record: in mẫu tin hiện hành

- Form… To…: trộn từ mẫu tin… đến mẫu tin…

Nhắp Edit Individual letters mở hộp thoại Merge to New document thực hiện trộn tạo ra 1 tài liệu mới gồm các tùy chọn:

- All: trộn tất cả các mẫu tin

- Current record: trộn mẫu tin hiện hành

- Form… To…: trộn từ mẫu tin… đến mẫu tin…

Sau khi mở tập danh sách khách mời, bạn có thể nhấn nút Đóng để tắt hộp thoại ở bên phải màn hình Mail Merge và tiếp tục sử dụng thanh công cụ Mail Merge.

36) Thanh công cụ Mail Merge

Công cụ Mail Merge trên Word cung cấp các nút chức năng giúp người dùng thực hiện quá trình trộn tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện Bạn có thể dễ dàng chèn trường tin từ danh sách vào tài liệu, chuyển đến vị trí các mẫu tin sau khi đã trộn, và kiểm tra lỗi trong quá trình thiết lập thông tin trộn tài liệu.

Trộn ra 1 tập tin mớiTrộn và In ra giấy

Kiểm tra lỗi chính tả văn bản tiếng Anh

Nhấn vào Tools > Options để mở hộp thoại Tùy chọn, nơi bạn có thể chọn các tùy chọn cho vùng làm việc Tại đây, bạn có thể truy cập trang Spelling & Grammar để thiết lập thông tin liên quan đến kiểm tra lỗi chính tả trong văn bản.

Kích hoạt tính năng kiểm tra lỗi chính tả khi bạn gõ bằng cách chọn mục "Check spelling as you type" Việc này là cần thiết vì nó đảm bảo rằng các từ viết tắt và các thiết lập kiểm tra lỗi chính tả trong hộp thoại AutoCorrect sẽ hoạt động hiệu quả.

Để kích hoạt tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp tiếng Anh, bạn cần bật chế độ này khi tài liệu của bạn là văn bản tiếng Anh Ngược lại, nếu tài liệu không phải là tiếng Anh, bạn nên tắt tính năng này.

37) Qui trình để in ấn

In ấn là bước cuối cùng trong quy trình soạn thảo tài liệu, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm hoàn thiện Để đảm bảo chất lượng in ấn cho tài liệu, bạn cần tuân theo quy trình cụ thể.

1 Định dạng trang in (Page Setup)

3 Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang, đánh số trang (nếu cần)

4 Xem tài liệu trước khi in (Print Preview )

- Định dạng trang in: đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên Word;

- Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã được tìm hiểu từ bài 1 đến bài 5;

- Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang;

- Print Preview - là khâu rất quan trọng Cho phép bạn có thể xem nội dung các trang in trước khi in;

- Thực hiện in tài liệu ra giấy.

Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in Hãy mở mục chọn File | Page Setup để kích hoạt Hộp thoại Page Setup xuất hiện:

- Thẻ Paper Size: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in:

- Mục Paper size: để chọn khổ giấy in Bao gồm các khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5,

- Mục Orientation: để chọn chiều in trên khổ giấy Nếu là Portrait – in theo chiều dọc;

Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy;

- Mục Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết lập này Nếu là Whole

Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward - áp dụng bắt đầu từ trang đang chọn trở về cuối tài liệu;

- Mục Preview – cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập;

- Nhấn nút Default – nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tập tài liệu sau của Word;

- Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trang in:

- Mục Top: để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in;

- Mục Bottom: để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in;

- Mục Left: để thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in;

- Mục Right: để thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in;

- Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu;

- Mục Header – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề đầu trang (Header);

- Mục Footer – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề cuối trang (Footer);

- Mục Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết lập này Nếu là Whole

Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward - áp dụng bắt đầu từ trang đang đặt điểm Trỏ trở về cuối tài liệu;

- Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập;

- Nhấn nút Default – nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tập tài liệu sau của Word;

- Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại.

Xem trước bố cục và định dạng của mẫu đang chọn

Xe m tr ướ c bố cụ c và đị nh dạ ng củ a m ẫu đa

39) Tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang

Có thể miêu tả vị trí của phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang qua hình sau:

Cách xây dựng tiêu đề đầu và tiêu đề cuối:

Mở mục chọn View | Header and Footer, con Trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header): Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện:

Bạn có thể dễ dàng soạn thảo tiêu đề bằng cách gõ văn bản và định dạng chúng Ngoài ra, bạn có thể chèn hình ảnh, đồ họa và bảng biểu vào tiêu đề tương tự như khi chèn vào tài liệu Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thêm thông tin từ thanh công cụ Header and Footer để làm phong phú nội dung tiêu đề.

Nút này cho phép chèn vào một số các thông tin tiêu đề của tập tài liệu như là

Chèn Tác giả, trang, ngày;

Chèn tên máy tính tạo tập tin;

Chèn tên tập tin cùng đường dẫn;

Chèn ngày in văn bản gần nhất;

Chèn thời điểm cuối sử văn bản;

Chèn trang thứ X của tổng số trang Y Chèn số thứ tự trang hiện tại;

Chèn tổng số trang của tài liệu;

Chèn giờ hiện tại; Định dạng số trang;

Chuyển đổi làm việc giữa Header và Footer; Đóng thanh tiêu đề lại.

40) Chèn số trang tự động

Ngoài việc chèn số trang tự động bởi tính năng Header and Footer, bạn có thể chèn số trang tự động lên tiêu đề trang bằng cách:

Mở mục chọn: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:

Xe m tr ướ c bố cụ c và đị nh dạ ng củ a m ẫu đa ng ch ọn

Trường TCN Khu Vực Long Thành – Nhơn Trạch GT Microsoft Office Word

- Mục Position – chọn vị trí sẽ chèn số trang: Bottom of page chèn vào tiêu đề cuối; hoặc Top of page chèn vào tiêu đề đầu trang;

- Mục Aligment – dóng hàng cho số trang: Right - bên phải trang; Left – bên trái trang hoặc

- Nếu chọn mục sẽ thực hiện đánh số trang đầu tiên, trái lại trang đầu tiên sẽ không được đánh số, chỉ đánh số từ trang thứ 2 trở đi;

- Mục Preview - để xem kết quả thiết lập trên trang tài liệu;

- Nhấn OK để hoàn tất công việc.

41) Xem tài liệu trước khi in

Xem trước khi in (Print Preview) là một bước quan trọng, đặc biệt cho những người mới học Word, giúp họ quan sát cấu trúc và nội dung trang in Tính năng này cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được kết quả in ấn như mong muốn Để bật màn hình Print Preview, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách.

Cách 1: Mở mục chọn File | Print Preview

Cách 2: Nhấn nút Print Preview trên thanh công cụ Standard.

Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print Preview xuất hiện:

Màn hình Preview cho phép người dùng xem cấu trúc và nội dung tài liệu trước khi in Thanh công cụ Print Preview cung cấp các chức năng như phóng to, thu nhỏ thông tin và tùy chọn hiển thị hoặc ẩn thước kẻ trên màn hình.

Chỉ hiển thị một trang tài liệu trên màn hình này;

Bạn có thể chọn từ 1 đến 6 trang tài liệu để hiển thị đồng thời trên màn hình Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ chỉ xem và chế độ xem có thể chỉnh sửa nội dung trực tiếp trên tài liệu.

Để in tài liệu, bạn cần đóng màn hình hiện tại và trở về màn hình soạn thảo ban đầu Bạn cũng có thể thực hiện thao tác này bằng cách nhấn phím ESC.

Sau khi hoàn tất việc chế bản và kiểm tra kỹ lưỡng các lỗi, bạn sẽ tiến hành in tài liệu Có nhiều phương pháp để bạn lựa chọn khi ra lệnh in ấn.

Cách 1: Mở mục chọn File | Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện:

The Printer Box allows you to select the desired printer when your computer is connected to multiple printers The Properties button enables you to configure the printer settings as needed.

- Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in:

- Chọn All – in toàn bộ các trang trên tập tài liệu;

- Current page – chỉ in trang tài liệu đang chọn;

- Pages – chỉ ra các trang cần in Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau:

Ví dụ: Chỉ in trang số 5: 5

In từ trang 2 đến trang 10: 2-10

In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15

- Hộp Copies – chỉ ra số bản in, ngầm định là 1

- Hộp Page per sheet để chỉ ra số trang tài liệu sẽ được in ra một trang giấy.

- Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn.

PHẦN BÀI TẬP MICROSOFT WORD

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP BÀI 1 & BÀI 2

1 Hãy nêu những khả năng mà phần mềm Microsoft Word có thể làm được cho công việc văn phòng mà bạn được biết?

2 Phân biệt sự khác nhau giữa hai khái niệm: nhập văn bản và soạn thảo văn bản?

3 Phân biệt sự khác nhau giữa hai khái niệm văn bản và tài liệu?

4 Thông thường tệp văn bản Word có phần mở rộng là gì?

5 Thế nào là một khối văn bản? Nêu các thao tác cần thiết để có thể di chuyển một khối đến vị trí khác, để sao chép một khối tương tự đến vị trí khác?

6 Có thể sử dụng phím tắt để mở hộp thoại chọn phông chữ được không? Nếu được, đó là tổ hợp những phím gì?

7 Nêu các tổ hợp phím tắt cần thiết để: thiết lập chữ béo, thiết lập chữ nghiêng, chữ có gạch chân?

8 Thế nào là một đoạn văn bản? Một đoạn văn bản có thể nằm trên nhiều trang văn bản được không? Nếu được thì trong trường hợp nào?

43) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên SOANTHAO.DOC

Word là một trình xử lý văn bản mạnh mẽ, không chỉ hỗ trợ người dùng gõ nhanh và chính xác mà còn cho phép dễ dàng chèn các ký tự đặc biệt như: “  α β ♣ ♦ ♥ ♠           ”, giúp làm phong phú nội dung văn bản.

Chúng ta co thể nhập văn bản ở dạng chữ thường hoặc CHỮ

Để thay đổi kiểu chữ trong văn bản, bạn có thể sử dụng lệnh Format/Change Case Các lệnh thường dùng như Bold, Italic và Underline giúp trình bày văn bản nhanh chóng và hiệu quả Ngoài ra, bạn có thể truy cập Menu Format/Font để thực hiện các lệnh phức tạp hơn như gạch dưới từng từ, gạch dưới bằng nét đôi, nét chấm, nét đứt, nét gợn sóng hoặc chọn màu cho đường gạch dưới Các hiệu ứng đặc biệt như Strikethrough cũng cho phép bạn gạch giữa chữ, tạo sự nổi bật cho văn bản.

Superscript và Subscript cho phép tạo biểu thức toán học đơn giản như a1X² + b1Y² = 0 Bằng cách sử dụng lệnh ALL CAPS hoặc SMALL CAPS, người dùng có thể chuyển đổi chữ thường thành chữ in hoặc chữ in kích thước nhỏ hơn Ngoài ra, khoảng cách giữa các ký tự có thể điều chỉnh dễ dàng thông qua các lệnh trong Character Spacing.

Normal Trung tâm tin học

Condensed Trung tâm tin học

Các Font chữ tiếng Việt thường được dùng trong văn bản (mẫu chữ này dùng size 13 point(pt)

VNI-Aptima Normal, Italic, Bold, Bold Italic.

VNI-Awchon Bold, Bold Italic.

VNI-BoOK Normal, Italic, Bold, Bold Italic.

VNI-Brush Italic, Bold Italic.

VNI-Centur Normal, Italic, Bold, Bold Italic.

VNI-Cooper Heavy, Heavy Italic.

VNI-Maria Normal, Italic, Bold, Bold Italic.

VNI-Times Normal, Italic, Bold, Bold Italic.

VNI-Vari Bold, Bold Italic.

44) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên THO.DOC

BIỂN NÚI, EM VÀ SÓNG

Xin cảm ơn những con đường ven biển

Cho rất nhiều đôi lứa dẫn nhau đi

Cảm ơn sóng nói thay lời dào dạt

Hàng thùy dương nói hộ tiếng thầm thì

Anh như núi đứng suốt đời ngóng biển

Một tình yêu vươn chạm đến đỉnh trời

Em là sóng,nhưng xin đừng như sóng Đó xụ vào xin chớ ngươcù ra khơi

Anh như núi đứng ngàn năm chung thủy Không ngẩng đầu dù chạm đến mây bay

Yêu biển vỗ dưới chân mình dào dạt

Dẫu đôi khi vì sóng núi hao gầy

CẢM ƠN EM DỊU DÀNG ĐI BÊN CẠNH

BIỂN NGOÀI KIA XANH QUÁ NÓI CHI NHIỀU

NÚI GẦN QUÁ-SÓNG VÀ EM GẦN QUÁ

ANH TRẢ LỜI ĐỂ TỎ MOTÄ TÌNH YÊU. ĐỖ TRUNG QUÂN

Tựa bài thơ: Canh giữa; Font : VNI-MARIA; size :20pt; chữ đậm, gạch chân

Bốn câu đầu (đoạn 1): Canh trái, Font: VNI-TIMES; chữ đậm, nghieâng; size : 13pt.

Bốn câu tiếp (đoạn 2): Canh giữa; Font: VNI-BRUSH; size : 14pt Bốn câu tiếp (đoạn 3): Canh phải; Font : VNI-PRESENT; chữ đậm; size: 15pt.

Bốn câu tiếp (đoạn 4): Canh trái, thụt lề trái 2cm; font : VNI- BOOK; size: 13pt.

Tên tác giả: Canh phải, Font : VNI-revue, chữ đậm, gạch chaân, size: 15pt

45) Nhập định dạng và lưu nội dung sau với tên PARAGRAPH.DOC

(Chỉ nhập nội dung cho 1 đoạn, các đoạn còn lại thực hiện sao chép)

Chủ tịch Microsoft, Bill Gates, đã chuyển giao quyền quản lý công ty cho Steve Ballmer, người đồng hành đáng tin cậy, nhằm tập trung vào các chiến lược dài hạn Thông báo này được đưa ra ngay sau khi các nguồn tin từ chính phủ Mỹ xác nhận rằng bộ tư pháp đã đề xuất tách nhỏ Microsoft như một biện pháp chống độc quyền.

Chủ tịch Microsoft, Bill Gates, đã chuyển giao quyền quản lý công ty cho Steve Ballmer để tập trung vào các chiến lược dài hạn Thông báo này được đưa ra ngay sau khi các nguồn tin từ chính phủ Mỹ xác nhận rằng các luật sư của bộ tư pháp đã đề xuất tách nhỏ Microsoft nhằm chống lại hành vi độc quyền của công ty.

Chủ tịch Microsoft, Bill Gates, đã chuyển giao quyền quản lý công ty cho Steve Ballmer để tập trung vào các chiến lược dài hạn Thông báo này được đưa ra ngay sau khi các nguồn tin từ chính phủ Mỹ xác nhận rằng bộ tư pháp đã đề xuất tách nhỏ Microsoft nhằm ngăn chặn hành vi độc quyền của công ty.

Chủ tịch Microsoft, Bill Gates, đã chuyển giao quyền quản lý công ty cho Steve Ballmer, người đồng hành đáng tin cậy của ông, nhằm tập trung vào các chiến lược dài hạn Thông báo này được đưa ra ngay sau khi các nguồn tin từ chính phủ Mỹ xác nhận rằng bộ tư pháp đang xem xét việc tách nhỏ Microsoft như một biện pháp đối phó với các cáo buộc độc quyền của công ty.

46) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên CONGTHUC.DOC

47) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên BAI5.DOC

I wish you a merry Christmas And a Happy new year

A pocket full of money And a good fat year

To kell next year Please, give me a Christmas box!

On Christmas Day, families often adorn their Christmas tree with toys, stars, and crackers, creating a festive atmosphere In the days leading up to Christmas, children and parents decorate their homes with branches of green holly and mistletoe On Christmas Eve, children eagerly place their shoes in front of the fireplace or hang their stockings at the foot of their beds, anticipating the morning's surprises The next day, they excitedly rush to discover the gifts waiting for them, spreading joy as they wish their parents a Merry Christmas.

Christmas and show them good SantaClaus’s presents The parents are pleased to see their children’s joy.

During the Christmas season, friends often express their holiday wishes by writing letters or sending Christmas cards to families Additionally, groups of men, women, and children, known as "Waits," travel from house to house singing Christmas carols, and in return, they receive festive treats or a Christmas box.

Chữ WordArt dùng Font Arial Black Drop cap dùng Font VNI-Slogan

1 Nhập và trang trí theo mẫu:

Center Left Left Right Decimal

I TabStop Điểm dừng của Tab 123 0.75

Ii Defaul Điểm dừng mặc định 127 1.27

Iii Leader Ký tự dẫn 12 12.34

Iiiiii Clear All Trả về mặc định 10 0.02

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRUNG TÂM TIN HỌC T.ĐHSP ĐỘC LẬP - TỰ DO – HẠNH PHÚC

Danh Sách Các Học Phần Lấy Chứng Chỉ

1 Tin học căn bản + WinDows 1 Tháng

4 Microsoft Access (hệ quản trị) 3 Tháng

KẾT QUẢ THI HỌC KỲ 1

Stt Họ và tênNăm sinh Toán Văn Anh văn TổngXếp loại

BÀI TẬP BÀI 3

Thự hiên các lệnh trong Date và Time

Hieọn daỏu nhaộc heọ điều hành

Thay đổi thông số về cấu Dùng thông số mặc ủũnh

Thực hiện các lệnh trong autoexec.bat

Chương trình mồi nạp các tập tin hệ thống

ROM BIOS nạp chương trình moài

ROM BIOS kiểm tra các thieát bò

SƠ ĐỒ ĐẦY ĐỦ VỀ QUÁ TRÌNH MS-S THỰC HIỆN

Font VNI-Tekon, size 15 Font VNI-Brush, size 14 Font VNI-Cooper size 28

BÀI TẬP BÀI 4

Xin vui lòng cho biết đôi nét về bạn Ý kiến bạn đọc: Để trả lời xin bạn hãy gạch chéo ở các ô tương ứng.

Họ và tên bạn: ẹũa chổ:

Nơi học tập và làm việc:

 Sử dụng máy vi tính như coõng cuù trụ giuựp

 Sử dụng máy vi tính chuyeõn nghieọp.

 Chuyên viên tin học (có trình độ Đại Học về tin học)

1 Bạn đọc thế giới vi tính – PC Word

Thường xuyên Không thường xuyên

2 Mục nào trong tạp chí bạn quan tâm hơn cả:

 Tin phaà meàm – phaàn cứng

 Dành cho học sinh – sinh vieân

Có thể đánh chéo nhiều oâ

3 Máy bạn đang sử dụng là

 Cơ quan  Cá nhân Loại  486  Pentium

Danh sách học viên học thi cca

St t Họ Và Tên Pha ùi

Naê m Sinh Thcb Wor d Exce l Tbin h X.Lo ại

4 Trần Minh Thanh Nam 1956 4 8 6 7.0 Tb Đạt

6 Trương Kim Chi Nữ 1990 8 8 6 7.3 Khá Đạt

7 Lê Thị Thu Nữ 1979 5 5 5 5.0 Tb Đạt

9 Lê Quan Tuấn Nam 1976 9 6 7 7.3 Khá Đạt

15 Vũ Minh Quang Nam 1984 7 5 8 6.7 Khá Đạt

17 Trần Mọng Thu Nam 1976 9 7 5 7.0 Khá Đạt

TRƯỜNG ĐỊA HỌC CX CỘNG HÒA XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT

TRUNG TÂM TIN HỌC ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

Naêm sinh: ẹieồm THCB: ẹieồm Word: ẹieồm Excel : ẹieồm TBC:

Dùng tính năng Mail Merge thực hiện trộn 2 tập tin BAI18.DOC và BAI19.DOC thành 1 tập tin mới lưu với tên BAI18-19.DOC

DANH SÁCH HỌC VIÊN HỌC THI CCA

STT HỌ LÓT TÊN NGÀY

Hạnh Thuầ n 15/02/1981 KT – TC01 Đồng nai CTY AIR TP HCM

Thị Ngọc 12/02/1978 ĐCN – TC01 Tp hcm CTY MOBIL TP HCM

3 Nguyễn Tam 22/12/1983 KTV – TH01 Hà nội CTY SHELL TP HCM

4 Trần Minh Trí 17/06/1977 KT – TC01 Hải phòng CTY LG VINA TPHCM

Thu Kim 19/03/1982 ĐCN – TC01 Đồng nai CTY SAMSUNG TPHCM

6 Trửụng Thũ Cuực 01/01/1978 KTV – TH01 Tp hcm CTY AIR TP HCM

7 Lê Thu Hà 03/05/1978 KTV – TH01 Hà nội CTY MOBIL TP HCM

Thanh Tuệ 02/05/1978 KT – TC01 Hải phòng CTY SHELL TP HCM

9 Phạm Thị Phươn g 05/06/1976 ĐCN – TC01 Đồng nai CTY LG VINA TPHCM

10 Thaân Minh Quang 19/08/1980 KT – TC01 Tp hcm CTY SAMSUNG TPHCM

11 Lê Anh Trí 19/08/1982 KT – TC01 Hà nội CTY AIR TP HCM

Ngọc Bình 16/07/1981 ĐCN – TC01 Hải phòng CTY MOBIL TP HCM

Hoàng Trí 17/05/1980 KTV – TH01 Đồng nai CTY SHELL TP HCM

14 Phan Vaên Duõng 17/09/1980 KT – TC01 Tp hcm CTY LG VINA TPHCM

15 Đỗ Hữu Dũng 16/09/1982 KT – TC01 Hà nội CTY SAMSUNG TPHCM

16 Lê Anh Vũ 06/05/1980 ĐCN – TC01 Hải phòng CTY AIR TP HCM

63) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên BAI21.DOC Đại học quốc gia TpHCM Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

TT phát triển CNTT Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc

TT phát triển công nghệ thông tin-đại học quốc gia tphcm giới thieọu:

Hộ khẩu thường trú: Đến thực tập tại:

Thời gian tâp sự 45 ngày kể từ ngày 23/03/2005.

Kính đề nghị cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ.

Dùng tích năng Mail Merge thực hiện trộn 2 tập tin BAI20.DOC và BAI21.DOC thành 1 tập tin mới lưu với tên BAI20-21.DOC

64) Trả lời các câu hỏi:

1 Muốn in các trang: 3,4,5, 9, 10 và 15 của tài liệu đang mở trên cùng một lệnh in, phải thiết lập như thế nào?

2 Cách thiết lập để có thể in được 3 bản in trên một lệnh in?

3 Muốn in 2 trang tài liệu lên một trang giấy, làm thế nào?

4 Có thể vừa thiết lập một số trang tài liệu in theo hướng giấy dọc (Portrait), vừa intheo hướng giấy nằm ngang (Landscape) được không? Nếu được, hãy nêu cách làm? (tham khảo hình dưới)

5 Có thể sửa được nội dung tài liệu trên cửa sổ Print Preview được không? Nếu được, nêu cách làm?

BÀI 1: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 1

I GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT WORD 1

III MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 1

IV TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI 1

V GHI TÀI LIỆU LÊN ĐĨA 2

VI MỞ TÀI LIỆU ĐÃ TỒN TẠI TRÊN ĐĨA 2

VII THOÁT KHỎI MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 2

VIII MỘT SỐ THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN 2

2) Thao tác trên khối văn bản 3 a) Sao chép 3 b) Di chuyển khối văn bản 3

IX TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN 3

4) Tìm và thay thế văn bản 4

5) Thêm một từ viết tắt: 4

6) Xoá đi một từ viết tắt 4

7) Các tùy chọn về sửa lỗi chính tả 4

XI CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT 5

8) Chèn ký tự đặc biệt 5

9) Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt 5

XII SOẠN THẢO CÔNG THỨC TOÁN HỌC 6

BÀI 2 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 8

I ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ 8 a) Chọn Font chữ 8 b) Chọn cỡ chữ 8 c) Chọn kiểu chữ 8 d) Chọn màu chữ 9 e) Chọn màu nền văn bản 9 f) Hộp thoại Font 9

XIII ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 9

XIV THIẾT LẬP BULLETS VÀ NUMBERING 10

XV VĂN BẢN CỘT (dạng báo chí) 13

15) Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (DropCap) 15

BÀI 3 LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG VĂN BẢN 16

I VẼ KHỐI HÌNH ĐƠN GIẢN 16

16) Sử dụng các mẫu hình đơn giản 16

17) Sử dụng các khối hình AutoShape 16

18) Định dạng hình vẽ 17 b) Gỡ nhóm (Ungroup) 17 c) Nhóm lại (Regroup) 17

XVI TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT 18

XVII CHÈN ẢNH LÊN TÀI LIỆU 19

22) Chèn ảnh từ một tập tin 19

23) Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery 20

XVIII ĐỊNH DẠNG BẢNG BIỂU 23

28) Định dạng dữ liệu trong ô 23

XIX TÍNH TOÁN TRÊN BẢNG 25

XX SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG 27

XXI THANH CÔNG CỤ TABLES AND BORDERS 28

BÀI 5: CÁC KỸ NĂNG HỖ TRỢ 29

34) Soạn mẫu tài liệu trộn 29

35) Kích hoạt tính năng Mail Merge 30

36) Thanh công cụ Mail Merge 31

XXII Kiểm tra lỗi chính tả văn bản tiếng Anh 31

37) Qui trình để in ấn 31

39) Tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang 34

40) Chèn số trang tự động 34

41) Xem tài liệu trước khi in 35

PHẦN BÀI TẬP MICROSOFT WORD 37

XXIV CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP BÀI 1 & BÀI 2 37

43) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên SOANTHAO.DOC 38

44) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên THO.DOC 39

45) Nhập định dạng và lưu nội dung sau với tên PARAGRAPH.DOC 40

46) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên CONGTHUC.DOC 42

47) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên BAI5.DOC 43

44 49) Trình bày văn bản theo mẫu sau lưu với tên BAI7.DOC 45

Tiêu đề	Giáo Trình Microsoft Office Word
Trường học	Trường TCN Khu Vực Long Thành – Nhơn Trạch
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Giáo Trình

Định dạng
Số trang	64
Dung lượng	2,05 MB