KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Lí thuyết chung về hệ thống
a- Khái niệm về hệ thống
Hệ thống là khái niệm chỉ tập hợp các phần tử và mối quan hệ giữa chúng Có hai loại hệ thống: hệ thống không mục tiêu, như trong thiên nhiên, và hệ thống có mục tiêu, chủ yếu là các hệ thống nhân tạo Trong tài liệu này, khi đề cập đến "hệ thống," chúng ta chỉ nói đến loại hệ thống có mục tiêu.
Hệ thống là tập hợp các phần tử liên kết với nhau để tạo thành một đơn vị thống nhất, nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể Ví dụ về hệ thống bao gồm cỗ máy, đồng hồ, hệ thống các trường đại học, giao thông đô thị, tài chính và thông tin trong doanh nghiệp.
Khi xác định một hệ thống, điều quan trọng đầu tiên là khẳng định đối tượng có thuộc hệ thống hay không, tức là xem nó có phải là phần tử của hệ thống Đối với các hệ thống kỹ thuật, việc này thường rõ ràng; mỗi chi tiết máy được công nhận là một phần tử Tuy nhiên, trong nhiều hệ thống khác, việc phân định đối tượng thuộc hệ thống và xác định phần tử lại rất phức tạp và không dễ thống nhất Điều quan trọng tiếp theo là chỉ rõ các liên kết giữa các phần tử trong hệ thống Đối với hệ thống máy móc, các liên kết này rõ ràng, bao gồm cả liên kết định vị và chức năng, thể hiện cách lắp đặt và kết nối các chi tiết với nhau Những chi tiết này được thiết kế dựa trên các nguyên lý khoa học chặt chẽ về cơ học, vật lý, hóa học, thủy động học, khí động học và sóng điện từ.
Nhờ vào những liên kết chặt chẽ giữa các phần tử, từ những chi tiết rời rạc đã hình thành nên một hệ thống thống nhất có khả năng thực hiện các chức năng nhất định Nếu một phần tử, chẳng hạn như bugi của xe máy, bị loại bỏ, hệ thống sẽ không còn hoạt động, dẫn đến việc xe không nổ máy và không thể di chuyển Khi đó, chúng ta nói rằng “hệ thống tan rã” vì nó không còn khả năng thực hiện chức năng ban đầu của mình.
Trong thực tế, nhiều hệ thống có các phần tử liên kết với nhau theo nhiều hình thức và mức độ khác nhau, khiến việc lựa chọn liên kết phù hợp trở nên phức tạp Ví dụ, trong một xí nghiệp, Giám đốc là người có vai trò quan trọng nhất nhờ mối quan hệ mật thiết với nhân viên, nhưng sự vắng mặt của ông trong một tuần không ảnh hưởng đến hoạt động của xí nghiệp Điều này cho thấy, mối liên kết giữa nhân viên trong xí nghiệp khác biệt hoàn toàn so với sự liên kết giữa các chi tiết máy trong một chiếc đồng hồ.
Mỗi hệ thống đều có những chức năng nhất định, trong đó hệ thống máy móc được thiết kế bởi con người để thực hiện các chức năng đã đề ra Ngược lại, các hệ thống tự nhiên hình thành một cách tự nhiên và cũng có những chức năng riêng Nghiên cứu và hiểu rõ các chức năng của một hệ thống là điều cần thiết để con người có thể sử dụng và điều khiển chúng theo các mục tiêu cụ thể, một vấn đề mang tính phong phú và phức tạp.
Xem xét một hệ thống nhân tạo như "Một Trường Đại học", chúng ta nhận thấy rằng nó được hình thành theo quyết định của con người và có chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học Một câu hỏi quan trọng đặt ra là liệu sinh viên của trường có thuộc vào hệ thống này hay không, bên cạnh các cán bộ giảng dạy và viên chức có tên trong danh sách lĩnh lương Những người quản lý nhà trường có thể có hai luồng ý kiến khác nhau về vấn đề này.
Một quan điểm cho rằng sinh viên là nguồn đầu vào của trường đại học, tương tự như nguyên liệu trong doanh nghiệp sản xuất Trong quá trình học tập, sinh viên được xem như bán thành phẩm, và khi tốt nghiệp, họ trở thành sản phẩm hoàn chỉnh, tương đương với kĩ sư hoặc cử nhân đạt tiêu chuẩn Ngược lại, những sinh viên bị đuổi học hoặc trượt tốt nghiệp được ví như phế phẩm trong quy trình sản xuất Do đó, trong bối cảnh nghiên cứu doanh nghiệp như một hệ thống, sinh viên không phải là thành phần cấu tạo của trường mà chỉ là đầu vào của hệ thống giáo dục.
Đào tạo là chức năng quan trọng nhất của bất kỳ nhà trường nào, nhưng không chỉ đơn thuần là quá trình giảng dạy Nó bao gồm việc tổ chức giảng dạy, học tập và các phong trào hỗ trợ cho việc này Nếu giảng dạy tốt mà sinh viên lười học, không tư duy sâu sắc và thường xuyên nghỉ học, thì khó có thể kỳ vọng vào việc có nhiều sinh viên tốt nghiệp xuất sắc.
Chất lượng sinh viên tốt nghiệp không chỉ phụ thuộc vào giảng dạy mà còn vào nỗ lực tự thân của sinh viên Họ cần được coi là thành phần quan trọng của nhà trường và nhận thức rõ trách nhiệm của bản thân trong quá trình học tập và phát triển.
Việc xác định sinh viên có phải là thành phần của hệ thống hay không sẽ ảnh hưởng đến quan niệm về hệ thống, từ đó dẫn đến những phương pháp quản lý khác nhau Điều này đồng nghĩa với việc hiệu quả quản lý cũng sẽ có sự khác biệt.
Trong một hệ thống giáo dục, tất cả cán bộ giảng dạy, viên chức và sinh viên đều đóng vai trò quan trọng Mỗi cá nhân trong số họ đều là một phần tử không thể thiếu, góp phần vào sự vận hành và phát triển chung của hệ thống.
Mỗi người có thể được coi là một phần tử trong một hệ thống phức tạp, với hàng chục ngàn phần tử Sự phức tạp của hệ thống gia tăng khi nghiên cứu các mối liên kết giữa các phần tử, trong đó có những liên kết rõ ràng và nhiều liên kết mơ hồ, dẫn đến cấu trúc hệ thống trở nên "lỏng lẻo" Tình trạng này gây ra nhiều khó khăn trong việc tiếp cận và quản lý hệ thống hiệu quả.
Nếu không xem mỗi cá nhân như một phần tử trong hệ thống, chúng ta sẽ gặp phải vấn đề: họ trở thành đối tượng của hệ thống nhưng không phải là phần tử của nó Vậy, vai trò của họ trong hệ thống là gì? Điều này cho thấy sự cần thiết phải hiểu rõ khái niệm về mối quan hệ giữa cá nhân và hệ thống.
“phần tử của hệ thống” cần được xem xét kĩ hơn và giải thích chi tiết hơn
Mỗi trường đại học đều gắn liền với cơ sở vật chất như phòng học, giảng đường và nhà xưởng trong một khuôn viên nhất định, cùng với các thiết bị phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học Những yếu tố này có thể được xem là các phần tử trong một hệ thống, và dù thuộc vào hệ thống hay không, vẫn có nhiều vấn đề cần thảo luận xung quanh chúng.
Hệ thống thông tin doanh nghiệp
Hệ thống thông tin doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Để đưa ra những quyết định chính xác, một doanh nghiệp cần có nhiều thông tin phù hợp và kịp thời.
Hệ thống thông tin doanh nghiệp bao gồm nhiều hệ thống con, cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quyết định quản lý của các nhà điều hành.
Hệ thống thông tin doanh nghiệp là một hệ thống mở sử dụng chu trình I/S/P/O (viết tắt của: Input/Save/Process/Output)
Mỗi hệ thống thống tin, tối thiểu, có ba thành phần: Con người,
Thủ tục và Dữ liệu, trong đó, con người thực hiện theo các thủ tục để biến đổi, xử lí dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin để cung cấp cho người điều hành hệ thống
Việc xử lí dữ liệu của con người có thể dựa vào các công cụ khác nhau; Khi dựa vào vào máy tính thì hệ thống thông tin đó gọi là Hệ thống thông tin máy tính Hệ thống thông tin máy tính sẽ bao gồm năm thành phần cơ bản: (1) Con người, (2)
Phần mềm là tập hợp các chương trình và dữ liệu giúp điều khiển máy tính thực hiện theo một thủ tục nhất định để hoàn thành công việc Trong quá trình làm thủ công, con người xử lý dữ liệu dựa trên một bảng chỉ dẫn gọi là thủ tục Khi chuyển giao nhiệm vụ này cho máy, cần phải chỉ dẫn cho máy bằng một chương trình cụ thể.
Máy tính có thể hoàn thành nhiều khâu của quá trình xử lí thông tin, như: Nhận tin, lưu trữ tin, xử lí tin và truyền tin
Tuy vậy, nó không thể thay thế con người hoàn toàn trong việc ghi nhận thông tin, truyền tin và lại càng không thể thiếu vai trò con người trong việc tạo ra các chương trình cho máy tính thực hiện Máy tính và con người làm việc như những cộng sự trong hệ thống thông tin, trong đó, con người điều hành sự làm việc của máy tính thông qua các chỉ dẫn/mệnh lệnh trong chương trình.
Các loại hoạt động quản lí
a Hoạt động kế hoạch chiến lược Đây là hoạt động thiết lập các mục tiêu dài hạn, cách sử dụng và sắp xếp các nguồn lực, các chính sách để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp
Thông tin phục vụ cho hoạt động kế hoạch chiến lược là những thông tin tổng hợp, liên quan đến nhiều vùng kinh tế, xã hội, nhân sự, … Hệ thống thông tin cho cấp kế hoạch chiến lược sẽ cung cấp các thông tin có tính chất tổng hợp để giúp cấp quản lí này đánh giá các mục tiêu và cung cấp dòng thông tin quản lí từ cấp trên xuống cấp dưới về kế hoạch chiến lược này b Hoạt động kiểm soát quản trị Đây là hoạt động đưa ra các mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược, các quyết định sách lược ngắn hạn để thực hiện các mục tiêu cụ thể này
Các quyết định sách lược được truyền đạt từ cấp quản lí cao xuống cấp quản lí thấp hơn và ngược lại, những thông tin phản hồi từ cấp dưới cũng được truyền lên cấp quản lí cao hơn để phân tích tình hình thực hiện từng mục tiêu cụ thể
Hoạt động kiểm soát quản trị thường do cấp quản lý trung gian thực hiện, bao gồm các vị trí như phụ trách chi nhánh, phụ trách vùng sản xuất kinh doanh và kế toán Đây là quá trình chỉ đạo và giám sát các hoạt động cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đã được phân công từ cấp quản lý trung gian cho các trưởng bộ phận giám sát hoặc trưởng các bộ phận thực hiện.
Các hoạt động quản lý ở các cấp chủ yếu là quá trình ra quyết định, tiếp nhận thông tin phản hồi và điều chỉnh các quyết định liên quan đến vấn đề trong doanh nghiệp Những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp có thể được phân loại thành hai loại cơ bản.
Vấn đề không có cấu trúc là những vấn đề có thể được giải quyết theo nhiều cách khác nhau, nhưng thường chỉ có một số ít lựa chọn được coi là tốt nhất Thiếu hướng dẫn cụ thể để xác định lựa chọn tối ưu, và tính đúng đắn của các quyết định này thường chỉ có thể được đánh giá sau một thời gian dài Để giải quyết loại vấn đề này, người quản lý cần thu thập nhiều loại thông tin liên quan từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Các thành phần của hệ thống thông tin doanh nghiệp
xã hội, …, thậm chí, cả các yếu tố thiên nhiên Người quản lí cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề không có cấu trúc
Vấn đề có cấu trúc thường xuất hiện ở cấp kiểm soát hoạt động, nơi mà người quản lý nhận nhiệm vụ cụ thể cùng với hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện công việc.
Các vấn đề có cấu trúc thường liên quan đến việc xử lý các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp và thường mang tính chất lặp đi lặp lại Để giải quyết những vấn đề này, doanh nghiệp cần sử dụng thông tin chi tiết về hoạt động nội bộ của mình.
Trong quản lý doanh nghiệp, các nhà quản lý thường phải đối mặt với những vấn đề bán cấu trúc, bao gồm cả yếu tố có cấu trúc và không có cấu trúc Ví dụ, khi một nhà quản lý nhận chỉ tiêu về số lượng sản phẩm và lợi nhuận từ cấp trên, các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu, nhân công và kế hoạch sản xuất sẽ được giải quyết theo quy trình có sẵn, tức là các vấn đề có cấu trúc Ngược lại, các vấn đề về chất lượng sản phẩm để cạnh tranh trên thị trường, dẫn đến lợi nhuận, lại không có quy trình cụ thể nào, thuộc về vấn đề không có cấu trúc.
1.1.4 Các thành phần của hệ thống thông tin doanh nghiệp
Có nhiều phương pháp phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp dựa trên các hoạt động quản lý Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin doanh nghiệp được chia thành các loại: hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin chỉ đạo và hệ thống chuyên gia Trong đó, hệ thống xử lý nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Hệ thống Thông tin Quản lý Giao dịch (TPS) là một phần thiết yếu trong doanh nghiệp, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày TPS xử lý và cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Ví dụ, hệ thống kế toán quản lý các giao dịch tài chính, trong khi hệ thống xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp ra quyết định bán hàng hiệu quả hơn.
Các hệ thông xử lí nghiệp vụ trong doanh nghiệp bao gồm:
- Hệ thống thông tin kế toán;
- Hệ thống thông tin bán hàng;
- Hệ thống thông tin chấm công và quản lí nhân sự;
- Hệ thống thông tin phục vụ sản xuất
Hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information Systems) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình ra quyết định và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tổng hợp thông tin từ các hoạt động nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, nhằm cung cấp dữ liệu tổng hợp và phân tích cho các nhà quản lý Hệ thống này thường bao gồm nhiều thành phần khác nhau để hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả.
- Hệ thống thông tin thị trường Hệ thống này cung cấp các thông tin liên quan đến thị trường tiêu thụ
Hệ thống thông tin sản xuất cung cấp thông tin quan trọng về quá trình sản xuất, bao gồm hàng tồn kho, định mức sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất và vật liệu thay thế.
Hệ thống thông tin tài chính cung cấp các dữ liệu quan trọng về lĩnh vực tài chính, bao gồm tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi suất cho vay và vay, cũng như thông tin về thị trường chứng khoán.
Hệ thống thông tin nhân lực cung cấp dữ liệu quan trọng về nguồn nhân lực, bao gồm thông tin về tiền lương, quy trình thanh toán lương, tình hình thị trường nguồn nhân lực, cũng như các xu hướng trong việc sử dụng và đào tạo lại nhân lực.
Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng, cung cấp thông tin cần thiết để xử lý các nghiệp vụ tài chính và hỗ trợ phân tích cho việc lập kế hoạch hiệu quả.
Tất cả bốn hệ thống trên đều nhận thông tin từ hai nguồn chính: Hệ thống thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt trong việc hỗ trợ ra quyết định (DSS - Decision Support System).
Hệ thống hỗ trợ quyết định tổng hợp thông tin từ các hệ thống quản trị của doanh nghiệp, cung cấp cho người quản lý cái nhìn tổng quát về toàn bộ hoạt động Thông tin này bao gồm các lĩnh vực kinh tế, xã hội và văn hóa, phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn và giải quyết các vấn đề tổng hợp.
Hệ thống thông tin chỉ đạo (ESS - Executive Support System) thường được sử dụng để hỗ trợ các cấp quản lý trong việc lập kế hoạch chiến lược và cung cấp thông tin cho các cấp quản trị trung gian.
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
Khái niệm về HTTT Tài chính doanh nghiệp …39 1.2.2 Các thành phần của HTTT Tài chính doanh nghiệp …39 1.3 MỘT SỐ CÔNG CỤ TIN HỌC SỬ DỤNG TRONG
Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, có chức năng thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin để hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát hoạt động tài chính Thông tin tài chính đóng vai trò then chốt trong việc phục vụ lãnh đạo và quản lý, vì nó liên quan trực tiếp đến mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin tài chính trong doanh nghiệp thường kết hợp chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán, cung cấp thông tin về tình hình tài chính và các khâu trong quy trình sản xuất và tái sản xuất Do đó, hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận Tài chính - Kế toán để quản lý và phân tích dữ liệu này.
1.2.2 Các thành phần của HTTT Tài chính doanh nghiệp
Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau, thường dựa trên ba tiêu chí chính: tổ chức, đối tượng cấu thành hệ thống và mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Trong đó, phân loại theo tổ chức hoạt động là một cách tiếp cận phổ biến.
Hệ thống thông tin tài chính các nhân: Hỗ trợ cho từng cá nhân hoạt động trong hệ thống thông tin tài chính của doanh nghiệp
Hệ thống thông tin tài chính cá nhân điển hình bao gồm một người sử dụng máy tính để thực hiện các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp Người này tuân theo các thủ tục đã được xác định để thu thập và nhập dữ liệu, trong khi máy tính sử dụng phần mềm để xử lý dữ liệu và tạo ra các báo cáo tài chính Dữ liệu đóng vai trò cầu nối giữa con người và máy tính trong quá trình này.
Trong hệ thống này, mỗi cá nhân đảm nhận ba vai trò quan trọng: Người sử dụng, người vận hành và người phát triển Người sử dụng có nhiệm vụ sử dụng thông tin được cung cấp để thực hiện các chức năng trong lĩnh vực tài chính Người vận hành chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của máy tính, trong khi người phát triển tập trung vào việc tạo ra hệ thống riêng của mình.
Hệ thống thông tin tài chính nhóm giúp nâng cao hiệu quả làm việc của các cá nhân trong nhóm và các bộ phận trong doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa quy trình hoạt động trong hệ thống thông tin tài chính.
Trong hệ thống thông tin tài chính nhóm, các máy tính kết nối với nhau qua mạng nội bộ (LAN) để hoạt động không độc lập Người dùng sử dụng các thủ tục để thu thập, nhập và chia sẻ dữ liệu cùng phần cứng trong mạng này Các chương trình sẽ xử lý dữ liệu và quản lý giao tiếp giữa các máy tính, tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.
Trong hệ thống thông tin, con người thường đảm nhận hai vai trò chính: người sử dụng và người vận hành Để phát triển hệ thống hiệu quả, nhóm tài chính doanh nghiệp thường cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia kỹ thuật hoặc thuê ngoài, vì khả năng của họ thường không đủ để thực hiện nhiệm vụ này.
Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp: Hỗ trợ hoạt động cho tất cả các bộ phận, đơn vị tài chính trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp bao gồm phần cứng như máy chủ trung tâm và các thiết bị đầu cuối, thường được kết hợp với các phân hệ khác để hình thành hệ thống thông tin quản lý Người dùng tại từng bộ phận sử dụng các thiết bị đầu cuối để thực hiện các thủ tục thu thập và nhập dữ liệu vào phần mềm xử lý Các chương trình này sẽ xử lý dữ liệu và đồng bộ hóa các thao tác của nhiều người dùng cùng lúc.
Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thường bao gồm nhiều hệ thống con, mỗi hệ thống đều được đảm bảo bởi một phần mềm tương ứng Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp là một phần quan trọng trong đó, được đảm bảo bởi phần mềm tài chính - kế toán doanh nghiệp Các công ty phần mềm hiện nay đang phát triển và hoàn thiện các giải pháp phần mềm tổng thể cho hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, bao gồm cả phần mềm kế toán - tài chính.
Trong hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp, con người chủ yếu là người sử dụng, trong khi việc phát triển và vận hành hệ thống thông tin được thực hiện bởi các chuyên gia phát triển và những người vận hành chuyên nghiệp.
Khi chuyển từ hệ thống thông tin cá nhân sang hệ thống thông tin nhóm, con người đã vượt qua ranh giới từ một người sử dụng sang nhiều người sử dụng Tiếp theo, khi chuyển từ hệ thống thông tin nhóm sang hệ thống thông tin doanh nghiệp, con người đã vượt qua ranh giới thứ hai, từ một cách nhìn nhận sang nhiều cách nhìn nhận Những ranh giới này đã làm thay đổi bản chất của hệ thống Theo đối tượng cấu thành, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp bao gồm nhiều thành phần quan trọng.
Dữ liệu tài chính - kế toán
Thủ tục tài chính - kế toán
Đối với doanh nghiệp nhỏ, hệ thống thông tin tài chính thường chỉ cần một vài máy tính kết nối mạng để hỗ trợ công việc cho bộ phận kế toán - tài chính Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn với nhiều người dùng và phân bố rộng rãi, hệ thống này trở nên phức tạp hơn nhiều, đòi hỏi một cơ sở hạ tầng phần cứng mạnh mẽ và linh hoạt hơn.
Phần mềm tài chính - kế toán c Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp bao gồm:
HTTT tài chính tác nghiệp
HTTT tài chính sách lược
HTTT tài chính chiến lược
1.3 MỘT SỐ CÔNG CỤ TIN HỌC SỬ DỤNG
Công cụ soạn thảo văn bản
Trước đây, công cụ soạn thảo văn bản chủ yếu được sử dụng để nhập dữ liệu, trong khi các tính năng trình bày văn bản thường chỉ có trong các chương trình chế bản riêng biệt.
Hiện nay, sự khác biệt giữa chương trình soạn thảo văn bản và chương trình chế bản ngày càng mờ nhạt, khi nhiều tính năng của chương trình chế bản đã được tích hợp vào phần mềm soạn thảo văn bản Trong khi chương trình chế bản chủ yếu phục vụ cho các nhà in chuyên nghiệp, thì chương trình soạn thảo văn bản lại được sử dụng phổ biến trong hầu hết các công việc giấy tờ hàng ngày của con người.
Một số chức năng cơ bản của công cụ soạn thảo văn bản là:
- Soạn thảo văn bản nhiều cấp độ;
- Kiểm tra lỗi chính tả;
- Chèn các đối tượng đặc biệt;
- Tạo lập và xử lý bảng biểu;
- Tìm kiếm, thay thế cụm từ;
- Sửa lỗi văn bản tự động;
Kết quả của quá trình soạn thảo văn bản thường là các tệp văn bản, cho phép người sử dụng trao đổi thông tin dưới dạng bản in qua máy in, máy fax hoặc dưới dạng văn bản điện tử qua email và truyền file.
Microsoft Word là hệ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, thuộc bộ chương trình Office của Microsoft Ngoài các chức năng cơ bản, Word còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao hỗ trợ người dùng trong việc soạn thảo văn bản.
- Styles và tạo mục lục tự động;
- Tạo văn bản theo các Template;
- Quản lý việc chỉnh sửa văn bản Track Changes;
- Quản lý trích dẫn tài liệu Manage Source
Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu hai chức năng nâng cao của Word là Trộn tài liệu và Tạo mục lục tự động
Trộn thư trong Word là một tính năng hữu ích cho phép người dùng tạo ra nhiều văn bản có cùng mẫu một cách nhanh chóng, như giấy mời, thông báo, phiếu điểm và giấy báo lương cho từng nhân viên.
Trước khi tiến hành trộn thư thì ta cần có hai tệp quan trọng sau:
Văn bản gốc là một mẫu được soạn trong Word, chẳng hạn như mẫu giấy mời, mẫu phiếu điểm…
Hình Ví dụ về văn bản gốc (giấy mời họp)
Tệp dữ liệu gốc chỉ bao gồm một bảng dữ liệu, có thể được tạo ra từ các ứng dụng như Word, Excel hoặc lấy từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên dụng như Access.
Để thực hiện việc trộn thư giữa hai tệp dữ liệu, cần lấy thông tin từ tệp dữ liệu và trộn vào tệp văn bản gốc, tạo ra số lượng mẫu tương ứng với số dòng trong tệp dữ liệu Quá trình này có thể được thực hiện thông qua tính năng Mail Merge trong Word, theo sáu bước cụ thể.
Bước 1: mở tệp văn bản gốc, khởi động tính năng trộn thư
Bước 2: chọn nguồn dữ liệu trộn là tệp dữ liệu gốc
Bước 3: chỉnh sửa nguồn dữ liệu (nếu cần)
Bước 4: chèn các thông tin (tên cột) vào các vị trí tương ứng trong văn bản gốc
Bước 5: xem trước kết quả trộn thư
Để hoàn tất quá trình trộn thư, chúng ta sẽ sử dụng Word 2013 để thực hiện việc trộn giữa hai tệp giấy mời họp và danh sách cán bộ, tất cả các chức năng sẽ được tìm thấy trong thẻ Mailings.
Sau khi mở tệp văn bản gốc, khởi động tính năng trộn thư bằng cách: chọn thẻ Mailings => chọn chức năng Start Mail
Hình Minh họa Bước 1 - Trộn thư
Bước 2: Để chọn nguồn dữ liệu trộn vào văn bản gốc, ta thực hiện:
Chọn chức năng Select Recipients => Use Existing List…
Hình Minh họa Bước 2 - Trộn thư
After the Select Data Source dialog box appears, select the path to the data file and click Open If the data file is an Excel file, it is essential to specify which sheet contains the data table to be merged.
Nếu cần chỉnh sửa nguồn dữ liệu thì chọn chức năng
Để chỉnh sửa danh sách người nhận, bạn cần truy cập vào bảng danh sách dữ liệu chi tiết Tại đây, bạn có thể thực hiện việc lọc dữ liệu bằng cách bỏ chọn trực tiếp trên từng dòng hoặc sử dụng chức năng Filter để dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết.
Hình Minh họa Bước 3 - Trộn thư
Tại bước này chúng ta sẽ chèn các thông tin cần trộn vào vị trí tương ứng trong văn bản gốc như sau:
Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn
Chọn Insert Merge Field => chọn thông tin (tên cột/ trường)
Hình Minh họa Bước 4 - Trộn thư
Nếu cần xem thông tin trước khi trộn, chọn Preview Results, sau đó dùng các nút First, Previous, Next, Last để duyệt qua các mẫu
Hình Minh họa Bước 5 - Trộn thư
Bước 6: Để kết thúc quá trình trộn thư, ta chọn Finish & Merge
=> Edit Individual Document, sau đó chọn OK
Hình Minh họa Bước 6 - Trộn thư
Kết quả của quá trình trộn thư sẽ cho chúng ta một tệp
Word mới Letters gồm các mẫu được trộn thông tin vào, có bao nhiêu bản ghi (dòng của bảng) thì có bấy nhiêu mẫu được sinh ra
Hình Kết quả của việc trộn thư
1.3.1.2 Tạo mục lục tự động
Khi soạn thảo các văn bản dài như luận văn, đề tài hay báo cáo, việc tạo mục lục tự động là rất cần thiết để tiết kiệm thời gian và quản lý nội dung hiệu quả Việc tạo mục lục thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến thiếu sót, đặc biệt khi có sự thay đổi nội dung Do đó, áp dụng phương pháp tạo mục lục tự động giúp cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, mang lại sự thuận tiện trong quá trình làm việc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách tạo bảng mục lục tự động sử dụng các Heading Styles trong Word 2013 Để đưa đề mục vào bảng mục lục, cần tuân theo nguyên tắc sắp xếp và định dạng đúng các tiêu đề.
Tất cả các đề mục muốn đưa lên bảng mục lục thì trong phần nội dung nó phải được định dạng là các Heading trong
Styles Các đề mục lớn nhất sẽ tương ứng với Heading 1
(chẳng hạn như Chương 1, Chương 2…), các đề mục con của
Heading 1 sẽ tương ứng với Heading 2 (chẳng hạn như 1.1,
1.2, 1.3…), các đề mục con của Heading 2 sẽ tương ứng với
Để tạo mục lục tự động, bước đầu tiên là chọn Heading phù hợp cho các đề mục trong nội dung văn bản.
Chọn đề mục trong nội dung văn bản
Chọn Heading tương ứng trong mục Styles của thẻ Home
Hình Minh họa việc lựa chọn Heading cho đề mục
Sau khi các đề mục đã được gán định dạng là Heading thì ta có thể hiển thị bảng mục lục như sau:
Đưa con trỏ đến vị trí hiển thị
Chọn thẻ References => Table of Contents => Insert Table of Contents
Hình Hiển thị bảng mục lục
Trước khi hiển thị bảng mục lục, bạn có thể tùy chỉnh một số thiết lập cho bảng Table of Contents Sau khi hoàn tất, nhấn OK để bảng mục lục xuất hiện.
Hình Tùy chọn hiển thị cho bảng mục lục
Bảng mục lục ban đầu có định dạng đơn giản, nhưng thường yêu cầu định dạng cho các đề mục lớn với cỡ chữ to và khoảng cách lớn, trong khi các đề mục nhỏ cần cỡ chữ nhỏ hơn và lề trái lùi vào nhiều hơn để thể hiện sự phân cấp Để điều chỉnh định dạng chi tiết cho các đề mục trong bảng mục lục, bạn có thể chọn chức năng Modify trên bảng Table of Contents, sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại Style để thực hiện các thay đổi cần thiết.
Hình Tùy chọn định dạng cho các Heading trên bảng mục lục
Ứng dụng bảng tính Excel để giải quyết một số bài toán tài chính
Bài toán tài chính thường yêu cầu xử lý một khối lượng lớn bảng biểu, với các số liệu đầu vào như bảng lương hành chính, bảng lương theo sản phẩm, và bảng tổng hợp kinh doanh của trung tâm thương mại Sau khi phân tích, kết quả được trình bày dưới dạng bảng biểu chuẩn mực theo quy trình thống nhất của các cơ quan quản lý như Bộ Tài chính, Tổng cục Thống kê, và Tổng cục Thuế.
Phần mềm bảng tính điện tử EXCEL hiện đang được sử dụng phổ biến trong các hệ thống thông tin kinh tế, hỗ trợ hiệu quả cho các nhà kinh tế trong việc thiết lập và xử lý bảng biểu Trong môn Tin học đại cương, chúng ta đã tìm hiểu các chức năng cơ bản của Excel, cho phép thực hiện nhiều công việc khác nhau.
Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng tính giúp người dùng tạo, chỉnh sửa, định dạng, in ấn và lưu trữ bảng tính một cách hiệu quả, đồng thời cho phép tạo và in biểu đồ từ các dữ liệu có trong bảng tính.
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu cho phép tổ chức bảng dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau với thứ tự ưu tiên đã được xác định Ngoài ra, khả năng tạo nhóm và thực hiện các phép tính, tổng hợp theo nhóm cũng rất phong phú và đa dạng.
Lọc và kết xuất dữ liệu cho phép người dùng tìm kiếm và sắp xếp thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp trích xuất những dữ liệu hữu ích và cần thiết từ bảng tính.
Excel cho phép người dùng biểu diễn dữ liệu qua các loại biểu đồ đa dạng, từ hai chiều đến ba chiều, giúp tăng cường tính trực quan cho thông tin.
Phân tích dữ liệu và dự báo là quá trình sử dụng các công cụ phân tích để thực hiện thống kê từ dữ liệu trong bảng tính, nhằm định lượng xu hướng và mối quan hệ giữa các yếu tố kinh tế, từ đó hỗ trợ việc đưa ra các dự báo chính xác.
Excel cung cấp nhiều hàm chuẩn đa dạng thuộc các lĩnh vực như thống kê, ngày giờ, logic, toán học, tìm kiếm, cơ sở dữ liệu và tài chính, cho phép người dùng thực hiện các phép tính tự động một cách hiệu quả Ngoài các hàm có sẵn, người dùng còn có thể tạo ra các hàm mới thông qua macros để đáp ứng các nhu cầu tính toán riêng biệt.
Quản trị cơ sở dữ liệu trong Excel cho phép người dùng xây dựng, cập nhật và truy xuất thông tin từ các tập dữ liệu có quan hệ, được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột Bằng cách sử dụng Microsoft Query, người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu và tạo ra các bảng báo cáo từ cơ sở dữ liệu trong Excel.
Khả năng tự động hóa trong Excel thông qua macro cho phép người dùng thực hiện nhanh chóng các lệnh, lựa chọn và công thức đã được định nghĩa Sau khi tạo một macro, người dùng chỉ cần sử dụng tổ hợp phím tắt hoặc chọn từ danh sách để thực hiện các công việc lặp lại một cách tự động Các macro này có thể được Microsoft cung cấp sẵn hoặc do người dùng tự viết, giúp tùy chỉnh Excel theo cách làm việc riêng của mình.
Các công cụ bổ sung như “Add-ins” và “Excel trong Workgroup” cung cấp tính năng lưu trữ tự động, giúp người dùng tận dụng tối đa khả năng của Excel khi làm việc chung trên tệp tin với nhiều người khác.
Trong phần này, bài viết sẽ hướng dẫn cách sử dụng công cụ bảng tính MS Excel 2013 để giải quyết các bài toán tối ưu, phân tích và dự báo trong hệ thống thông tin kinh tế.
1.3.2.1 Bài toán tối ưu trong kinh tế 1.3.2.1.1 Mô hình hóa các hiện tượng kinh tế
Trong quản lý kinh tế, các hiện tượng kinh tế xã hội thường xuất hiện, yêu cầu người quản lý phải đưa ra quyết định kịp thời và chính xác Để đạt được điều này, mô hình hóa đóng vai trò quan trọng, giúp chuyển đổi các hiện tượng này thành các mô hình toán học dưới dạng phương trình và bất phương trình Việc sử dụng các công cụ toán học và tin học để giải quyết mô hình sẽ hỗ trợ trong việc tìm ra các phương án tối ưu, từ đó cải thiện quá trình ra quyết định.
- Mô hình hóa kinh tế: Quá trình xây dựng, xác định các mô hình toán học cho một hiện tượng kinh tế
Phân tích mô hình kinh tế là quá trình sử dụng mô hình như một công cụ để suy luận và rút ra kết luận về các hiện tượng kinh tế Để xây dựng và phân tích mô hình kinh tế, cần thực hiện các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc hiểu rõ các mối quan hệ kinh tế.
Bước 1: Xác định các yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất, những quy luật mà chúng phải tuân theo
Bước 2: Diễn tả dưới dạng ngôn ngữ toán học cho mô hình định tính
Bước 3: Sử dụng các công cụ toán học để nghiên cứu và giải bài toán đã xây dựng ở bước 2
Bước 4: Phân tích và kiểm định lại các kết quả tính toán thu được ở bước 3
1.3.2.1.2 Bài toán quy hoạch tuyến tính dạng tổng quát
1.3.2.1.2.1 Một số ví dụ mở đầu a) Bài toán quản lí sản xuất sản phẩm
Ví dụ: Một nhà máy sản xuất hai loại sản phẩm A và B
Những sản phẩm này được chế tạo từ 3 loại nguyên liệu I, II,
III Biết rằng: Số đơn vị nguyên liệu dự trữ để sản xuất cho từng loại I, II, III lần lượt là 18, 19, 12; Số đơn vị nguyên liệu để sản xuất sản phẩm A là 1 nguyên liệu I, 3 nguyên liệu II, 2 nguyên liệu III; Số đơn vị sản xuất sản phẩm B là 3 nguyên liệu I, 2 nguyên liệu II, 1 nguyên liệu III Số sản phẩm sản xuất ra sẽ được tiêu thụ hết với số lãi của sản phẩm A là 20 nghìn đồng/sản phẩm, số lãi của sản phẩm B là 30 nghìn đồng/sản phẩm Hãy lập kế hoạch sản xuất sao cho tổng lãi tương ứng với số sản phẩm sản xuất ra là cao nhất
Gọi x1, x2 là số sản phẩm A, B cần sản xuất Khi đó, tổng tiền lãi thu được được biểu hiện bởi hàm số: F = 20x1 + 30x2
Số đơn vị nguyên liệu I, II, III cần sử dụng phải thỏa mãn điều kiện: x1 + 3x2 18 3x1 + 2x2 19 2x1 + x2 12
Vì số sản phẩm phải là số nguyên dương nên: x1 0, x2
Như vậy để lập được kế hoạch sản xuất ta cần đi giải quyết bài toán sau:
Tìm véc tơ X = (x1, x2) sao cho: f(X) = 20x1 + 30x2 Max Với các điều kiện: x1 + 3x2 18 3x1 + 2x2 19 2x1 + x2 12 x 0 ; x 0 ; x nguyên, x nguyên b) Bài toán quản lí đầu tư