Tin học đại cương CHƯƠNG 3: MICROSOFT EXCEL

 Giới thiệu về Microsoft Excel  Cấu trúc của tập bảng tính  Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối  Các kiểu dữ liệu trong Excel  Định dạng dữ liệu trong Excel... Có thể kết hợp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

KHOA TIN HỌC

Tin học đại cương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

KHOA TIN HỌC

CHƯƠNG 3: MICROSOFT EXCEL

 Giới thiệu về Microsoft Excel

 Cấu trúc của tập bảng tính

 Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

 Các kiểu dữ liệu trong Excel

 Định dạng dữ liệu trong Excel

Microsoft Excel là là phần mềm chuyên dụng dùng trong công việc kế toán, văn phòng chạy trên môi trường Windows Phần mềm này có một số đặc điểm sau:

 Thực hiện được nhiều phép tính toán từ đơn giản đến phức tạp

 Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng với cấu trúc như một cuốn sổ tay công tác kế toán (workbook)

 Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán, cập nhật lại theo số liệu mới

 Cung cấp các chức năng vẽ biểu đồ và hình minh họa

Giới thiệu về Microsoft Excel

 Mỗi tờ bao gồm nhiều cột (column) và nhiều dòng (row)

Có tất cả là 256 cột được đánh theo chữ cái: A, B, , Z,

AA, AB và 16384 dòng được đánh số thứ tự: 1, 2, 3,

 Ô (Cell): là giao của một cột với một dòng Mỗi ô được xác

định bởi một địa chỉ cột và dòng

 Vùng (Range): là một tập các ô liền nhau có dạng hình chữ nhật Địa chỉ của vùng được xác định bởi địa chỉ của ô trên trái và địa chỉ của ô dưới phải Một ô cũng có thể xem

là một vùng

Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

 Địa chỉ tương đối

Là địa chỉ tham chiếu có dạng <Col><Row> (ví dụ : A5) Khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích

sẽ thay đổi tuỳ theo dòng mới và cột mới

 Địa chỉ tuyện đối

Là địa chỉ tham chiếu có dạng $<Col>$<Row> (ví dụ :

$A$5) Khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên như địa chỉ vùng nguồn

 Địa chỉ hỗn hợp

Là địa chỉ tham chiếu có dạng $<Col><Row> hoặc

<Col>$<Row> (ví dụ: $A5 hoặc A$5) Khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ thsm chiếu của vùng đích chỉ thay đổi

 Sao chép công thức

Trong Excel, ngoài cách sao chép thông thường (nghĩa là sao chép nguyên bản giống ở trong Word) thì nó còn có cách sao chếp thông minh hơn, đó là sao chép công thức chứ không sao chép giá trị

Cách sao chép như sau:

 Đưa con trỏ đến ô cần sao chép (vùng

nguồn), kích chuột vào góc dưới phải của ô

đó (FillHandle) sao cho con trỏ chuyển sang

dạng dấu cộng nhỏ (+)

 Rê chuột đến các ô cần sao chép tới

 Đánh số tăng tự động

Cách 1:

 Gõ vào 2 số liên tiếp theo thứ tự tăng dần

 Chọn 2 ô vừa gõ

 Kéo nút Handle (dấu + lớn tại góc dưới bên phải

của ô) theo hướng cần điền đến vị trí cần thiết và thả chuột

Cách 2:

 Gõ số đầu tiên của dãy cần điền

 Nhấn phím Ctrl và đồng thời kéo nút Handle theo hướng cần điền đến vị trí cần thiết và thả chuột

 Sao chép dữ liệu đặc biệt

mũi tên phía dưới

biểu tượng Paste 

Paste Special

Thiết lập môi trường nhập

dữ liệu trong Excel

 Kiểu chuỗi: gồm các ký tự A Z, 0 9, Khi được nhập

vào, dữ liệu kiểu chuỗi sẽ được canh bên trái

 Kiểu số: gồm các chữ số 0 9, các dấu +, - Khi được

nhập vào, dữ liệu kiểu số sẽ được canh bên phải

 Kiểu ngày: thường có các dạng sau dd/mm/yy (19/10/99),

dd-mmm-yy (19-Oct-99), dd-mmm (19-Oct) hoặc mmm-yy (Oct-99) Cũng giống như kiểu số, khi được nhập vào, dữ liệu kiểu ngày sẽ được canh bên phải

 Kiểu Công thức: có dạng như sau: = <Công thức tính

toán> Có thể kết hợp các hàm chuẩn của Excel vào trong công thức

Các kiểu dữ liệu trong Excel

 Chú ý: Trong công thức có thể sử dụng các phép toán sau:

 Các phép toán số học: +, -, *, / và ^ (luỹ

thừa)

 Các phép toán quan hệ: =, <, >, <= (bé hơn

hoặc bằng), >=(lớn hơn hoặc bằng), <>

(khác)

 Phép toán nối chuỗi: & (Ví dụ: =“Trường

ĐH ”&”Sư phạm” sẽ cho kết quả là “Trường

ĐH Sư phạm”)

Các kiểu dữ liệu trong Excel

Lỗi khi thông dụng khi sử dụng công thức

1 Định dạng kiểu dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

kiểu

 Vào menu Home  Format 

thoại Format Cells

 Trong bảng Number, mục Category

chứa danh sách các kiểu dữ liệu Khi

chọn một trong những kiểu này,

Excel sẽ hiển thị danh sách các dạng

Định dạng dữ liệu trong Excel

2 Canh lề cho dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu cần canh lề

 Vào menu Home  Format  Format Cells,

xuất hiện hộp hội thoại Format Cells  Chọn

bảng Alignment

 Text Alignment: Hướng của dữ liệu

 Horizontal: Canh lề theo chiều ngang, có các

tuỳ chọn sau: General / Left / Center / Right / Fill

(làm đầy ô bởi nội dung tương ứng) / Justify /

Center Across Selection

 Vertical: Canh lề theo chiều dọc (Top / Center /

Định dạng dữ liệu trong Excel

3 Định dạng font chữ

định dạng font chữ

Format  Format Cells, xuất hiện

hộp hội thoại Format Cells  Chọn

bảng Font

Style, tương tự như trong Word

 Bước 4: Sau khi chọn xong, nhấn

OK để kết thúc

Định dạng dữ liệu trong Excel

4 Kẻ khung

 Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

 Bước 2: Vào menu Home  Format 

Format Cells, xuất hiện hộp hội thoại Format

Cells  Chọn bảng Border

 Bước 3: Chọn các thông số

 Presets: Loại đường kẻ

 Border: Vị trí kẽ các đường viền

 Line Style: Kiểu đường kẻ

 Line Color: màu đường kẻ

 Bước 4: Sau khi chọn xong, nhấn OK để kết

Định dạng dữ liệu trong Excel

5 Tô màu

 Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

 Bước 2: Vào menu Home  Format 

Format Cells, xuất hiện hộp hội thoại

Format Cells  Chọn bảng Fill

 Bước 3: Chọn các thông số

 Background Color: Màu nền

 Pattern Color: mẫu màu

 Pattern Style: Kiểu tô

 Bước 4: Sau khi chọn xong, nhấn OK để

1 Phương pháp chung khi sử

dụng hàm

 Cú pháp:

=Tên hàm (các tham số)

hoặc

 Kích vào nút Insert Function

trên thanh công cụ Hộp thoại

Insert Function xuất hiện

 Chọn hàm cần dùng ở mục Select

a function  OK Hộp thoại

Function Arguments (đối số của

1 Nhóm hàm số học

Một số hàm cơ bản trong Excel

SUM (Danh sách các giá trị) Tính tổng các giá trị

ROUND (x, n) Làm tròn x với n chữ số thập phân

ABS(x) Trả về trị tuyện đối của x

SQRT(x) Trả về giá trị căn bậc hai của x

INT(x): Trả về phần nguyên của x

MOD(A,N) Trả về phần dư của phép chia

nguyên A cho N

PI() Cho giá trị của số PI là 3.141593

LEN(TEXT) Trả về độ dài của chuổi TEXT

LOWER(TEXT) Đổi chuổi TEXT thành chữ thường

UPPER(TEXT) Đổi chuổi TEXT thành chữ hoa

PROPER(TEXT) Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong

chuổi TEXT thành chữ hoa

VALUE(NUMTEXT) Đổi chuỗi số sang số

3 Nhóm hàm logic

Một số hàm cơ bản trong Excel

IF(B, value 1, value 2) Nếu biểu thức logic B đúng thì hàm trả về

giá trị value 1, ngược lại hàm trả về giá trị value 2

AND(logic1, logic2, ,

logicN)

Hàm trả về giá trị đúng (TRUE) khi tất cả các biểu thức logic đều đúng, ngược lại hàm trả về giá trị sai (FALSE)

TODAY() Trả về ngày hiện thời của hệ thống

NOW() Trả về ngày, giờ hiện thời của hệ thống

Tính trung bình cộng các giá trị có trong danh sách

COUNT(Range) Đếm số ô chứa giá trị số trong vùng Range

COUNTA(Range) Đếm số các ô có chứa dữ liệu trong vùng Range

RANK(x,Range,index) Xác định thứ hạng của trị x so với các giá trị trong vùng

Range Thứ hạng này phụ thuộc vào kiểu sắp xếp index, nếu index=0 thì thứ hạng được sắp xếp theo thứ tự giảm dần,

6 Nhóm hàm dò tìm

Một số hàm cơ bản trong Excel

VLOOKUP(x, Range, n, 0) Lấy giá trị x dò tìm trong cột đầu tiên của

vùng Range, nếu tìm thấy thì sẽ đối chiếu

qua cột thứ n để lấy giá trị tương ứng

HLOOKUP(x, Range, n, 0) Lấy giá trị x dò tìm trong dòng đầu tiên của

vùng Range, nếu tìm thấy thì sẽ đối chiếu

qua dòng thứ n để lấy giá trị tương ứng

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các thông tin được tổ chức theo dạng bảng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc liệt kê, tìm kiếm, trích rút, xóa dữ liệu theo một số tiêu chuẩn nào đó Khi thao tác trên CSDL, các vùng CSDL có thể phân thành 3 loại sau:

 Vùng Database: gồm ít nhất hai dòng Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề

cột, gọi là tên trường (Field name) của vùng Database Tên của các

trường phải là dữ kiện kiểu chuổi và không được trùng lặp Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng được gọi là một mẫu tin (record)

 Vùng Criteria: chứa điều kiện để tìm kiếm, trích, xóa dữ liệu Vùng này gồm ít nhất hai dòng Dòng đầu chứa tên trường, các dòng còn lại chứa các tiêu chuẩn

 Vùng Extract: là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chúa các tên trường muốn trích rút Chỉ cần dùng vùng này trong các thao tác rút trích, còn các thao tác tìm kiếm, xóa

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

1 Sắp xếp dữ liệu: Home  Sort & Filter

Có thể chọn Custom Sort nếu muốn sắp xếp

với nhiều trường

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

2. Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter)

Bước 1: Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu cần lọc

Bước 2: Vào Home  Sort & Filter  Filter

Lúc này, tại góc phải của mỗi trường xuất hiện một nút mũi tên thả xuống

Bước 3: Cần lọc theo trường nào, chỉ cần kích

vào nút của trường đó để chọn giá trị cần lọc Có thể chọn các hạng mục sau:

 Show all: Hiện toàn bộ các bản ghi

kiện lọc

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

2. Lọc nâng cao (Advanced Filter)

 Bước 1: Tạo vùng tiêu chuẩn để lọc

 Bước 2: Đưa con trỏ vào vùng CSDL, vào menu Data 

Advanced Filter, hộp hội thoại Advanced Filter xuất hiện

 Bước 3: Chọn các thông số sau:

 Filter the list, in-place: Lọc ngay trên vùng dữ liệu

 Copy to another location: sao chép đến vị trí được xác định

ở mục Copy to

 List range: Chọn vùng dữ liệu cần lọc (mặc định: đã được

chọn sẵn)

 Criteria range: Chọn vùng tiêu chuẩn để lọc

 Copy to: Chọn vùng cần sao chép đến sau khi lọc (nếu đã

chọn Copy to another location)

 Unique record only: Nếu được chọn, các mẫu tin giống

nhau sau khi lọc chỉ giữ lại một mẫu tin, ngược lại các mẫu

tin giống nhau sau khi lọc sẽ được hiển thị đầy đủ

 Bước 4: Nhấn OK để thực hiện lọc

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

 Pivot table giúp người sử dụng thực hiện nhanh

cách thao tác như tổng hợp dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê…

 Có thể nói một cách khác Pivot table là một

công cụ giúp cho chúng ta phân tích dữ liệu theo một yêu cầu cụ thể nào đó

 Bảng dữ liệu sau đây thể hiện danh sách chi tiết

bán hàng của một công ty bán về sản phẩm hàng rau quả, trái cây

 Ta sẽ dùng chức năng Pivot table để tạo một

bảng báo cáo vào một sheet khác từ bảng dữ

Tổng hợp dữ liệu với Pivot Table

 Đặt con trỏ vào vùng dữ liệu cần tạo bảng thống kê

 Vào Insert  Tables  Pivot Table

Tổng hợp dữ liệu với Pivot Table

 Giao diện để tạo ra bảng báo cáo hiện ra như sau:

Tổng hợp dữ liệu với Pivot Table

Có thể xem báo cáo của một Quốc gia nào đó,

ví dụ Mỹ:

Tổng hợp dữ liệu với Pivot Table

Có thể đếm số lượng hóa đơn đã bán theo mỗi sản

Kết quả số hóa đơn của mỗi loại như sau:

Tổng hợp dữ liệu với Pivot Table

Thống kê một số loại sản phẩm theo yêu cầu như sau:

Tổng hợp dữ liệu với Pivot Table

Kết quả tổng tiền bán được của mỗi loại như sau:

Tổng hợp dữ liệu với Pivot Table

Các hàm cơ sở dữ liệu

DSUM(Database, Field, Criteria) Tính tổng giá trị của trường (Field) trong

bảng CSDL (Database) thoả mãn tiêu chuẩn (Criteria)

DAVERAGE(Database, Field,

Criteria)

Tính trung bình cộng giá trị của trường (Field) trong bảng CSDL (Database) thoả mãn tiêu chuẩn (Criteria)

DCOUNT(Database, Field,

Criteria)

Đếm số lượng giá trị của trường (Field) trong bảng CSDL (Database) thoả mãn tiêu chuẩn (Criteria)

DMAX(Database, Field, Criteria) Tìm giá trị lớn nhất của trường (Field) trong

bảng CSDL (Database) thoả mãn tiêu chuẩn (Criteria)

DMIN(Database, Field, Criteria) Tìm giá trị bé nhất của trường (Field) trong

bảng CSDL (Database) thoả mãn tiêu chuẩn (Criteria)

Thông thường một biểu đồ trong Excel bao gồm các thành phần sau:

1 Tiêu đề (Title) của biểu đồ

2 Các trục (Axis): X trục hoành, Y trục tung, V

 Chọn vùng bảng tính cần tạo đồ thị, bao gồm các tiêu đề dòng, cột và dữ liệu

 Vào menu Insert  Chart hoặc kích vào biểu tượng

Chart trên thanh công cụ

 Kích chọn dạng biểu đồ  OK

Vẽ biểu đồ

Chuyển đổi qua lại giữa hàng và cột dữ liệu

Vào Chart Tools  Desgin  Switch Row/Column

Hiệu chỉnh biểu đồ

Thay đổi loại biểu đồ biểu diễn

Vào Chart Tools  Desgin  Change Chart Type

 Chọn kiểu mới

Hiệu chỉnh biểu đồ

Hiệu chỉnh Tiêu đề đồ thị

Vào Chart Tools  Chart Layouts  Add

Chart Element  Chart Title  chọn kiểu hiển thị

Hiệu chỉnh biểu đồ

 Hiệu chỉnh vị trí Legend

Để thêm tiêu đề cho các trục, ta vào Chart Tools

 Chart Layouts  Add Chart Element  Axis Titles 

lựa chọn kiểu từ danh sách

Hiệu chỉnh biểu đồ

 Hiệu chỉnh tiêu đề trục hoành và trục tung

Để thêm tiêu đề cho các trục, ta vào Chart Tools

 Chart Layouts  Add Chart Element  Axis Titles 

lựa chọn kiểu từ danh sách

Hiệu chỉnh biểu đồ

Để ngăn người khác tác động vào một Sheet ta có thể phân quyền và đặt mật khẩu cho Sheet đó Cách thực hiện như sau:

 Vào Review  Changes  Protect Sheet…

Bảo mật bảng tính

Để có thể thao tác trở lại với Sheet: vào Review 

Changes  Unprotect sheet

Nhập mật khẩu vào ô Unprotect sheet  Ok

Bảo mật bảng tính

 Bắt đầu từ phiên bản Excel 2013,

dễ dàng lưu và chia sẻ file trực tuyến bằng các dịch vụ OneDrive miễn phí

 Để lưu và chia sẻ file trực tuyến, bạn sẽ cần một tài khoản Microsoft Nếu bạn dùng

bạn đã có tài khoản rồi Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn có thể tạo tài khoản ngay trên Excel

Chia sẻ bảng tính

 Cách chia sẻ bảng tính

Chia sẻ bảng tính

 Cách chia sẻ bảng tính

 B3: Kích chọn OneDrive  Nhập vào địa chỉ mail

đã có hoặc muốn tạo  Next

Chia sẻ bảng tính

Cách chia sẻ bảng tính

 B5: Kích nút Browse để chọn đường dẫn lưu File

Chia sẻ bảng tính

 Khi upload thành công, vào Menu File > Share

để xem các tùy chọn chia sẻ bảng tính trên

OneDrive

 Tại đây gồm tùy chọn:

 Invite People (chia sẻ bảng tính cho người khác qua email và cấp quyền cho người đó chỉ xem hay được phép chỉnh sửa nội dung)

 Get a Sharing Link (lấy đường dẫn truy cập trực tiếp tập tin)

 Post to Social Networks (chia sẻ lên Twitter)

 Email (chia sẻ qua email)

Chia sẻ bảng tính

Chia sẻ bảng tính

Khái niệm mảng

- Mảng là một tập hợp các phần tử có quan hệ hoặc độc lập với nhau

- Trong Excel, mảng là một vùng nhiều ô nằm liền kề nhau

- Mảng có hai loại: mảng một chiều và mảng hai chiều

Công thức mảng (Array Formula)

số liệu này trong bộ nhớ máy tính

- Công thức mảng sẽ lấy kết quả tính toán trả về trên bảng tính

- Công thức mảng có thể trả về kết quả là nhiều ô hay chỉ một ô

57

Công thức mảng (Array Formula)

 Ưu điểm của công thức mảng

- Đảm bảo sự chính xác về kết quả, tránh trường hợp vô tình sao chép sai công thức do chạy địa chỉ tham chiếu

- Tránh được việc vô tình xóa hay thay đổi công thức trong một ô nào đó vì công thức mảng không cho phép xóa hay sửa chửa một ô trong vùng công thức mảng

- Tránh trường hợp người chưa thành thạo Excel

Công thức mảng (Array Formula)