Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại ủy ban nhân dân quận nam từ liêm, thành phố hà nội

Từ đó, dẫn đến những hậuquả không thể tránh khỏi là thiếu diện tích kho tàng để bảo quản tài liệu;giá trị tài liệu được xác định chưa đúng; nhiều tài liệu có giá trị chưa đượcđem ra khai

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO

CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : THS TRỊNH THỊ KIM OANHSinh viên thực hiện : NGUYỄN NGỌC HÒA

Mã số sinh viên : 1405LTHC015

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp “Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam

Từ Liêm, TP Hà Nội” là do chính bản thân em thực hiện, có sự giúp đỡ của

giảng viên hướng dẫn và không sao chép từ bất cứ nguồn nào khác Cácthông tin, số liệu được sử dụng trong khóa luận là trung thực và được tríchdẫn nguồn đầy đủ

Em xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Sinh viên

Nguyễn Ngọc Hòa

LỜI CẢM ƠN

Qua bài khóa luận tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơn tớiTrường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Văn thư - Lưu trữ nóiriêng đã tạo điều kiện cho em được tham gia nghiên cứu làm khóa luận.Đây là cơ hội giúp em học hỏi thêm nhiều kiến thức bổ ích và những kinhnghiệm thực tế quý báu, là bước đệm giúp ích cho em hoàn thành tốt côngviệc sau này Em cũng xin được gửi lời cảm ơn đến UBND quận Nam TừLiêm nói chung và ban Lãnh đạo, cùng cán bộ, công chức Văn phòngHĐND - UBND quận nói riêng đã giúp đỡ em tận tình trong quá trìnhnghiên cứu vừa qua.

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Trịnh Thị KimOanh, người dành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn tận tình cho

em hoàn thành khóa luận này, cùng toàn thể các thầy cô trong Khoa, cácthầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt những kiến thức cơbản để em có thể hoàn thành tốt quá trình nghiên cứu

Trong bài khóa luận này, mặc dù rất cố gắng để hoàn thành, nhưng donăng lực còn hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi sai sót Vìvậy, kính mong quý thầy cô nhận xét và góp ý để bài khóa luận của emđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 3

LỜI CẢM ƠN 3

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

PHẦN MỞ ĐẦU 8

1 Lý do chọn đề tài 8

2 Mục tiêu nghiên cứu 9

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 10

5 Lịch sử nghiên cứu 10

6 Phương pháp nghiên cứu 12

7 Đóng góp của đề tài khóa luận 13

8 Bố cục của khóa luận 13

PHẦN NỘI DUNG 14

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC 14

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 14

1.1 Cơ sở lý luận 14

1.1.1 Một số khái niệm 14

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu 15

1.1.3 Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu 16

1.1.4 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 18

1.1.5 Công cụ xác định giá trị tài liệu 25

1.2 Cơ sở pháp lý 26

1.2.1 Văn bản Luật 26

1.2.2 Văn bản dưới Luật 27

Tiểu kết chương 1 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ 30

TÀI LIỆU TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM, TP HÀ NỘI 30

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND Quận Nam Từ Liêm 30

2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành 30

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 31

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 32

2.2 Tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 33

2.3 Thành phần, nội dung, giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm 35

2.3.1 Thành phần 36

2.3.2 Nội dung 38

2.3.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm 42

2.4 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác xác định giá trị tài liệu của UBND quận Nam Từ Liêm 43

2.5 Công cụ xác định giá trị tài liệu của UBND quận Nam Từ Liêm 44

2.6 Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 45

2.7 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 46

2.8 Đánh giá thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu của UBND quận Nam Từ Liêm 47

2.8.1 Ưu điểm 47

2.8.2 Hạn chế 48

2.8.3 Nguyên nhân 50

Tiểu kết chương 2 51

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI 52

UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 52

3.1 Kiện toàn tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ 52

3.2 Xây dựng, hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 54

3.3 Đổi mới và nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư - lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ 57

3.4 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của UBND quận Nam Từ Liêm 58

3.5 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ nói chung, công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng 59

3.6 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền về giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm 61

Tiểu kết chương 3 62

PHẦN KẾT LUẬN 64

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Từ lâu, Đảng và Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng củatài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổquốc, là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ máy cơquan, đơn vị Với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệthông tin và sự hoàn thiện của hệ thống các cơ quan Nhà nước từ Trungương đến địa phương, số lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của mỗi cơ quan ngày càng tăng lên về số lượng, phong phú về nộidung Vì vậy, nếu không có sự quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưutrữ, trong đó có nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu thì sẽ rất khó khăn trongcông tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

UBNQ quận Nam Từ Liêm là một cơ quan hành chính nhà nước tạiđịa phương Trong quá trình hoạt động, hàng năm các phòng ban, đơn vịthuộc UBND quận đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lưu trữ khá lớn vàhiện đang được bảo quản tại lưu trữ cơ quan Qua khảo sát thực tế tạiUBND quận Nam Từ Liêm, em nhận thấy công tác lưu trữ được thực hiệnkhá nghiêm túc, có hiệu quả Các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, xácđịnh giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu; bảo quản và tổ chức khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ được quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiệnkhá tốt, đúng quy định Tài liệu lưu trữ do đó đã phục vụ được cho việc tracứu, về cơ bản đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc của cán bộ, côngchức, viên chức trong cơ quan

Bên cạnh những kết quả đạt được, do phải quản lý khối lượng tài liệunhiều, tồn đọng trong nhiều năm, thuộc nhiều phông trước và sau khi chiatách để thành lập quận mới, công tác lưu trữ của UBND quận Nam TừLiêm gặp phải rất nhiều khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu:UBND quận chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn vềcông tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng; tài

liệu khi giao nộp còn trong tình trạng chưa được xác định giá trị; số lượngtài liệu hết giá trị chưa được làm thủ tục tiêu hủy còn nhiều… trong khi tàiliệu lưu trữ đang hình thành ngày càng nhiều Từ đó, dẫn đến những hậuquả không thể tránh khỏi là thiếu diện tích kho tàng để bảo quản tài liệu;giá trị tài liệu được xác định chưa đúng; nhiều tài liệu có giá trị chưa đượcđem ra khai thác sử dụng…

Với những lý do trên, em đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp

nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành

Lưu trữ học của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Với đề tài nghiên cứu này, em hướng đến những mục tiêu sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác xác

định giá trị tài liệu

Thứ hai, trên cơ sở thông tin khảo sát được, đánh giá và đề xuất các

giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những tồn tại và nâng cao chất lượngcông tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

+ Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu lưu trữhiện đang bảo quản tại UBND quận Nam Từ Liêm

+ Những đề xuất, giải pháp nâng cao công tác xác định giá trị tài liệutại UBND quận Nam Từ Liêm

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: Công tác xác định giá trị tài liệu

+ Về không gian: UBND quận Nam Từ Liêm

+ Về thời gian: Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Từ Liêm cũ (từnăm 2006 đến tháng 3 năm 2014) và tài liệu lưu trữ của UBND quận Nam

Từ Liêm (từ tháng 4 năm 2014 đến năm 2016)

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Một là, nghiên cứu lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu vànhững quy định hiện hành của nhà nước về công tác này

Hai là, tìm hiểu và khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơcấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm; thực trạng tài liệu lưu trữ vàviệc thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu tại đây

Ba là, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm nângcao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam TừLiêm trong thời gian tới

5 Lịch sử nghiên cứu

Trên thế giới có rất nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã đượctiến hành để nhằm hoàn thiện hệ thống lý luận về lưu trữ Những nghiêncứu này là tư liệu bổ ích cho các nước tham khảo, phục vụ cho mục đíchnghiên cứu và thực hiện công tác lưu trữ nói chung, công tác xác định giátrị tài liệu nói riêng

Qua tìm hiểu, Ở Việt Nam hiện nay đã có nhiều xuất bản phẩm,nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết trên tạp chí, luận văn thạc sĩ,khóa luận tốt nghiệp đại học, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viênliên quan đến vấn đề “Xác định giá trị tài liệu”

- Về xuất bản phẩm: Có các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữnhư “Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ” (1990, NXB Đại học và Giáodục chuyên nghiệp) do nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,Nguyễn Văn Thâm và Vương Đình Quyền biên soạn; “Phương pháp lựachọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” (1998, NXB Chính trị quốc gia) doDương Văn Khảm - Chủ biên; “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”(2016, NXB Lao động) do TS Chu Thị Hậu - Chủ biên

- Về các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành như:

“Cơ sở lý luận và thực tiễn xác định giá trị tài liệu quản lý Nhànước” - Chủ nhiệm: Tiến sĩ Dương Văn Khảm, năm 1988;

“Những cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản tài liệu kếtoán hành chính sự nghiệp” - Chủ nhiệm: Thạc sĩ Nguyễn Nghĩa Văn, năm1996.

“Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưutrữ vĩnh viễn” - Chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, năm 1989;

“Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lýnhà nước chủ yếu ở các cơ quan Nhà nước” - Chủ nhiệm: Hà Văn Huề,năm 1997;

“Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu có giá trị ở cấphuyện cần phải lưu trữ” - Chủ nhiệm: Nguyễn Nghĩa Văn, năm 1997;

“Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nhân sự” Chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, năm 1997;

-“Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộpvào Trung tâm lưu trữ quốc gia III của các cơ quan quản lý nhà nước Trungương” - Chủ nhiệm: Nguyễn Thị Tâm, năm 2001

- Các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam như:

“Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ (quá khứ, hiện tại

và tương lai” của M.P Zucova - Nguyễn Thị Hiệp (dịch), Tạp chí Văn thư

và Lưu trữ Việt Nam số 05/2006; “Xác định giá trị tài liệu – Nhiệm vụ khókhăn nhất trong các Lưu trữ hiện nay” của Nguyễn Liên Hương, Tạp chíVăn thư và Lưu trữ Việt Nam số 10/2011; “Công tác xác định giá trị tàiliệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất” của Nguyễn Anh Thư, Tạp chíVăn thư và Lưu trữ Việt Nam số 05/2012

- Một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đại học, báo cáonghiên cứu khoa học như:

“Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củachính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội” (Tạ Văn Ngữ, Luận vănthạc sĩ năm 2003);

“Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trườngTrung học chuyên nghiệp” (Trần Thị Loan, Luận văn Thạc sĩ năm 2004);

“Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba

Bể, tỉnh Bắc Cạn” (Nông Thị Thúy, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017);

“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập và xác địnhgiá trị tài liệu tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” ( Nguyễn ThịHương Quỳnh, Khóa luận tốt nghiệp, năm 2017);

“Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại Chi cục Thuế quậnHai Bà Trưng” (Quan Thị Hương và Nguyễn Phương Linh, Đề tài nghiêncứu khoa học, năm 2017)

Trên đây là những công trình nghiên cứu khoa học có giá trị, chứngminh công tác xác định giá trị tài liệu đang ngày càng khẳng định được vịtrí quan trọng của mình Đây cũng là những tư liệu tham khảo hữu ích giúpemhoàn thành đề tài này

Qua tìm hiểu, tuy số lượng những tài liệu, công trình nghiên cứu vềcông tác xác định giá trị tài liệu chưa nhiều như các nghiệp vụ khác nhưngchất lượng các bài nghiên cứu đã khá hoàn chỉnh về mặt nội dung, nghiêncứu sâu và khá đầy đủ về công tác này

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứusau:

- Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp này được vận dụng

để tìm hiểu và lấy số liệu thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu củaUBND quận Nam Từ Liêm

- Phương pháp mô tả: Đây là phương pháp cơ bản nhằm mô tả lạiquá trình thực hiện khâu nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ củaUBND quận Nam Từ Liêm

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Vận dụng phương pháp nàyđểxử lý, tổng hợp các thông tin thu thập được để đánh giá thực trạng mộtcách khách quan, chính xác nhất, từ đó rút ra kết luận.

- Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh, đối chiếu giữa lýluận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu

7 Đóng góp của đề tài khóa luận

Khóa luận đã tìm hiểu và phân tích một cách toàn diện về thực trạngCông tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm; đồng thờiđánh giá, nhận xét những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục Từ đó, nghiêncứu tìm ra nguyên nhân và một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại,góp phần nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng vàcông tác lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm nói chung trong thời giantới

Đây cũng là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập và nghiên cứucủa sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khi có nhu cầu khai thác, sửdụng

8 Bố cục của khóa luận

Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụlục, khóa luận gồm có 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác xác định giá trị tài liệu.

Chương 2: Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội.

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Một số khái niệm

Để làm rõ cơ sở lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu, trước hết

ta cần làm rõ các khái niệm sau:

- Khái niệm tài liệu

Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 giải thích:

“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”

- Khái niệm tài liệu lưu trữ

Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 đã nêu “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

- Khái niệm Lưu trữ cơ quan

“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”.

- Khái niệm giá trị tài liệu lưu trữ

Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” năm 2016, khái niệm “giá trị tài liệu lưu trữ” được định nghĩa như sau: “Giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị làm

chứng cứ đảm bảo cho tài liệu có các ý nghĩa về chính trị, khoa học, kinh

tế, văn hóa, xã hội… Vì vậy chúng cần được bảo quản với tư cách là tài liệu lưu trữ”.

- Khái niệm xác định giá trị tài liệu

+ Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 nêu rõ:

“Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Ngoài ra, theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam của Nhà xuất bản Văn hóa thông tin năm 2011 có nêu: “Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của các tài liệu trên cơ sở nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn khoa học nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy”.

Cụ thể hơn, “Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên

cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”- theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016.

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một trong những nghiệp vụ chuyên mônquan trọng trong công tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu tốt sẽ mang đếnrất nhiều lợi ích và nếu xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất

đi những tài liệu có giá trị và không thể phục hồi được

Thứ nhất, công tác xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tàiliệu lưu trữ được chặt chẽ Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản, sẽ tránhviệc đánh giá không đúng, không thống nhất giá trị tài liệu Kết quả củaviệc xác định giá trị tài liệu là trên mỗi hồ sơ được ghi thời hạn bảo quản vàđưa thời hạn bảo quản đó vào mục lục tài liệu bởi vì mục lục tài liệu là

công cụ hữu ích để cán bộ lưu trữ quản lý cũng như tra tìm tài liệu mộtcách thuận tiện

Thứ hai, công tác xác định giá trị tài liệu sẽ giúp lựa chọn những hồ

sơ, tài liệu thực sự có giá trị để bảo quản; là nguồn bổ sung có chất lượngvào phông lưu trữ; góp phần tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ quốc giaViệt Nam; nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thứ ba, công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần tiết kiệm diệntích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu, khắc phục tình trạng tài liệutích đống trong các cơ quan Bởi lẽ, xác định giá trị tài liệu sẽ giúp loại ranhững tài liệu thực sự không có giá trị để mang đi tiêu hủy, tránh gây lãngphí về nhân lực, vật lực

Thứ tư, thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ tránh tìnhtrạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện Công tác này đã nghiên cứu và xâydựng nên các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn làm cở sở để lựa chọn

và đánh giá giá trị tài liệu chính xác nhất Đồng thời việc yêu cầu thành lậpHội đồng xác định giá trị tài liệu hạn chế tối đa việc tiêu hủy tài liệu tùytiện

Xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tàiliệu Do đó, người làm công tác này cần có tinh thần trách nhiệm cao,chuyên môn tốt, đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng để không làmmất đi những tài liệu có giá trị

1.1.3 Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu

Công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm các nội dung:

- Nghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xácđịnh giá trị tài liệu

Các nguyên tắc đó là: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử,nguyên tắc toàn diện, tổng hợp

Các phương pháp đó là: Phương pháp hệ thống, phương pháp phântích chức năng, phương pháp thông tin và phương pháp sử liệu học

Các tiêu chuẩn đó là: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; tiêu chuẩntác giả tài liệu; tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông; tiêuchuẩn sự trùng lặp thông tin; tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tàiliệu; tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông lưu trữ; tiêu chuẩnhiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và cácđặc điểm bề ngoài của tài liệu.

Các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp trên là cơ sở, căn cứkhoa học để xác định chính xác giá trị tài liệu

- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ởgiai đoạn văn thư cơ quan, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữlịch sử

Việc nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tàiliệu có ý nghĩa vô cùng lớn trong công tác xác định giá trị tài liệu ở mọigiai đoạn Các bản hướng dẫn đó là căn cứ, tạo điều kiện thuận lợi cho việcxác định giá trị từng hồ sơ, tài liệu; lựa chọn chính xác hồ sơ tài liệu vàobảo quản tại lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

- Lựa chọn các tài liệu có giá trị để đưa vào các lưu trữ cơ quan vàlưu trữ lịch sử

Mục đích cuối cùng của công tác xác định giá trị tài liệu là lựa chọnnhững tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ; tránhlàm tốn kém diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tối ưu hóa thànhphần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

- Loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy.Cần nhận định rằng, việc xác định giá trị tài liệu không phải chủ yếunhằm tiêu hủy tài liệu hết giá trị nhưng đó là nội dung được xem là hệ quảtất yếu Bởi lẽ, loại bỏ những tài liệu trùng thừa, hết giá trị về mọi mặt sẽgiúptối ưu hóa thành phần phông lưu trữ, giải phóng diện tích kho lưu trữ,tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài

liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phíbảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.

1.1.4 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Đây là những phương pháp luận quan trọng giúp cho cán bộ lưu trữ

có căn cứ bác bỏ những quan điểm sai lầm, chỉ ra phương hướng giải quyếtđúng đắn những vấn đề liên quan đến xác định giá trị tài liệu một cáchchính xác, hiệu quả nhất

1.1.4.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một nghiệp vụ cần được thực hiện thậntrọng và tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc sau: nguyên tắc chính trị,nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện, tổng hợp Ba nguyên tắc nàygiúp cho việc xác định giá trị tài liệu mang tính khoa học, khách quan vàthống nhất

- Nguyên tắc chính trị:

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu để đưa vào thành phần Phônglưu trữ quốc gia Việt Nam phải đứng trên quan điểm của Đảng, quyền lợicủa giai cấp công nhân và nhân dân lao động, giữ vững độc lập chủ quyền

và toàn vẹn lãnh thổ, lãnh hải của quốc gia Cụ thể:

- Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phải bảo vệ choquyền lợi cho nhân dân, cho quốc gia và cho Đảng

- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân tộc và củaĐảng; là bằng chứng lịch sử và đồng thời là nguồn sử liệu tin cậy để nghiêncứu lịch sử một cách chính xác nhất

Vì vậy, những tài liệu lưu trữ sản sinh dưới các chế độ chính trị khácnhau đều được lựa chọn để bảo quản phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai tháccủa toàn xã hội

- Nguyên tắc lịch sử

Tài liệu lưu trữ là một hiện tượng lịch sử, được sản sinh ra trong quátrình phát triển của xã hội loài ngườiChúng được sinh ra ở thời kỳ lịch sử

nào thì đều chứa đựng những thông tin và mang đậm dấu ấn của thời kỳlịch sử đó từ hình thức đến nội dung.

Do đó, khi xem xét giá trị của tài liệu, việc vận dụng nguyên tắc lịch

sử là rất cần thiết Nguyên tắc này đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phảichú ý đến điều kiện lịch sử, hoàn cảnh lịch sử mà chúng đã xuất hiện và tồntại; phải nắm vững kiến thức lịch sử để xác định chính xác ý nghĩa của tàiliệu đó

Khi xác định giá trị tài liệu, quan điểm lịch sử chỉ ra rằng ta phảixuất phát từ bản thân tài liệu, từ thực tế khách quan của lịch sử; không đánhgiá tài liệu theo ý kiến chủ quan; tôn trọng thực tế tài liệu, tôn trọng lịch sử

- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

Nội dung và hình thức của tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị về mộtmặt nhất định mà giá trị của chúng thường rất đa dạng Ý nghĩa, giá trị tàiliệu phụ thuộc vào nội dung thông tin tài liệu và mục đích sử dụng củangười nghiên cứu Mặt khác, thực tế đã cho thấy các hồ sơ, tài liệu thường

có mối quan hệ lôgíc với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của một cơquan và giá trị của chúng bộc lộ một cách đầy đủ và chính xác nhất khi đặttrong mối quan hệ đó

Vì vậy, để đánh giá chính xác giá trị tài liệu cần có quan điểm toàndiện, tổng hợp; phải xuất phát từ nhiều góc độ, nhiều phương diện, nhiềukhía cạnh để thấy được mọi giá trị có thể có của chúng và mối liên hệ giữacác giá trị Từ đó, rút ra giá trị đích thực của tài liệu

1.1.4.2 Phương pháp xác định giá trị tài liệu

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, ngoài việc áp dụng theo cácnguyên tắc và tiêu chuẩn, ta cần vận dụng linh hoạt các phương pháp.Phương pháp ở đây được hiểu như là tổng hợp các biện pháp hay các thủpháp nghiệp vụ Trong xác định giá trị tài liệu, ta sử dụng bốn phương pháp

đó là: Phương pháp hệ thống, Phương pháp phân tích chức năng, Phươngpháp thông tin, Phương pháp phân tích sử liệu học

- Phương pháp hệ thống

Vận dụng phương pháp này để làm sáng tỏ mỗi tài liệu có ý nghĩanhư thế nào trong hệ thống mà chúng đang hoạt động giúp xác định giá trịtài liệu một cách chính xác hơn Đồng thời, khi nghiên cứu tài liệu trongmột hệ thống nhất định, cần quan tâm đến khả năng phân chia thứ bậc củachúng Đây là một cơ sở quan trọng khi đánh giá giá trị những tài liệu cóthông tin trùng lặp được hình thành rất nhiều trong quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Phương pháp phân tích chức năng

Trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước, mỗi cơ quan đều đượcxác định chức năng, nhiệm vụ cụ thể Tài liệu được sản sinh trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan, tổ chức đều phản ánh trực tiếp chức năng,nhiệm vụ cụ thể đó Cán bộ lưu trữ cần phần biệt và nắm vững đâu là chứcnăng, nhiệm vụ chủ yếu và thứ yếu để xem xét giá trị tài liệu một cáchchính xác Ví dụ, những cơ quan nhà nước ở cấp Trung ương như Quốchội, Chính phủ, các Bộ… sẽ sản sinh ra những tài liệu có ý nghĩa quantrọng và là nguồn bổ sung chủ yếu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia vàngược lại

- Phương pháp thông tin

Khi vận dụng phương pháp này, ta xác định giá trị của tài liệu lưu trữphụ thuộc vào sự đầy đủ, độ tin cậy và tính mới mẻ của thông tin chứađựng trong tài liệu đó Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóathành phần Phông lưu trữ quốc gia; giữ lại khối lượng tài liệu ít nhất nhưnglại chứa đựng lượng thông tin lớn, chính xác và tin cậy nhất

- Phương pháp phân tích sử liệu học

Phương pháp sử liệu có nghĩa là áp dụng các phương pháp của sửliệu học để đánh giá giá trị của tài liệu Để xác định độ chân thực của tàiliệu, cán bộ lưu trữ dựa vào việc phân tích, phê phán chính những yếu tố

cấu thành nên tài liệu đó như vật liệu chế tác, văn phong ngôn ngữ, tác giả,thời gian, địa điểm…

Đây là một phương pháp rất thiết thực và hiệu quả trong việc xácđịnh giá trị những tài liệu cũ của đất nước ta Do điều kiện, hoàn cảnh lịch

sử, một số tài liệu còn khuyết những yếu tố về thể thức cần được làm sáng

tỏ để đánh giá chính xác giá trị của tài liệu

1.1.4.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Tiêu chuẩn là những quy định để làm căn cứ khi xem xét giá trị tàiliệu, khiến việc đánh giá tài liệu trở nên khách quan, thống nhất Trong quátrình nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị tài liệu,các nhà nghiên cứu đã đưa ra một số các tiêu chuẩn để làm thước đo cụ thể,chi tiết để đánh giá giá trị tài liệu Đã có rất nhiều tiêu chuẩn được xâydựng và áp dụng để xác định giá trị tài liệu, nhưng theo Luật Lưu trữ 2011,các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu bao gồm: Tiêu chuẩn ý nghĩa nộidung tài liệu; Tiêu chuẩn tác giả tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn

vị hình thành phông; Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu; Tiêuchuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ; Tiêu chuẩn hiệulực pháp lý của tài liệu; Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểmbên ngoài tài liệu

- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu: Đây là tiêu chuẩn quan

trọng nhất, có ý nghĩa hàng đầu và được sử dụng phổ biến trong việc xácđịnh giá trị tài liệu

Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu trong một phônglưu trữ cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan,đơn vị hình thành phông Ở góc độ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, đánhgiá cao những tài liệu phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước,lịch sử xây dựng và phát triển các ngành, địa phương Tuy nhiên, một số tàiliệu mặc dù nội dung không quan trọng song tài liệu đó lại được sử dụng để

xác minh độ chân thực của các tài liệu quan trọng khác bằng một số yếu tốnhư: tác giả, thời gian, địa danh…trường hợp này tài liệu cũng được lưu trữlâu dài.

- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức hay

cá nhân sản sinh ra tài liệu Trong thành phần một phông lưu trữ bao gồmnhiều tác giả khác nhau như:

+ Tài liệu của cấp trên;

+ Tài liệu của các đơn vị cấp dưới (nếu có);

+ Tài liệu của các cá nhân;

+ Tài liệu của các cơ quan hữu quan;

+ Tài liệu của chính cơ quan đó trong quá trình hoạt động

Vận dụng tiêu chuẩn này có nghĩa là xem xét, đánh giá yếu tố tác giảcủa tài liệu để xác định giá trị tài liệu Tiêu chuẩn này đặc biệt quan trọngkhi xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân Đối với phông lưutrữ cơ quan, tài liệu có ý nghĩa và được đánh giá cao là những tài liệu dochính cơ quan đó sản sinh ra theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình Những tài liệu do các nguồn khác gửi đến không phải tài liệu nàocũng có giá trị như nhau

- Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông

Áp dụng nguyên tắc này, những phông lưu trữ mà cơ quan, đơnvịhình thành phông có vị trí quan trọng hàng đầu trong Đảng và bộ máyquản lý nhà nước; tài liệu của những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu đều đượcđánh giá cao Tài liệu của các cơ quan, đơn vị đó sản sinh ra luôn là nguồn

bổ sung quan trọng của phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Đối với những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phông

có vai trò, vị trí ít quan trọng, khi xác định giá trị tài liệu ta cần lựa chọnnhững tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày, hoạt động nghiên cứu lịch

sử để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan

- Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu: Sự trùng lặp thông

tin của tài liệu là sự lặp lại của nội dung tài liệu này trong tài liệu khác doyêu cầu của hoạt động quản lý cũng như do nhu cầu giải quyết công việc

Sự trùng lặp thông tin có những loại sau:

+ Loại trùng lặp mang tính hình thức do việc sao in văn bản, trích lụctài liệu phục vụ hoạt động quản lý, giải quyết công việc Những hồ sơ có tàiliệu mang thông tin trùng lặp theo dạng này gọi là tài liệu trùng thừa

+ Loại xuất hiện do sự trùng lặp thông tin từ những tài liệu đã có đểtạo thành tài liệu mới theo yêu cầu công việc Trường hợp này, nhữngthông tin trùng lặp gọi là tài liệu có thông tin bao hàm trong tài liệu khác

+ Loại xuất hiện mang tính lặp lại thông tin nhưng có sự kế thừa,phát triển từ tài liệu cũ Những văn bản dự thảo nhiều lần sẽ tạo ra những dịbản khác nhau và bản thảo cuối cùng là cơ sở tạo ra bản gốc, bản chính nên

có giá trị cao nhất Nếu với tài liệu quan trọng, ta có thể giữ những bản đónhưng với thời hạn bảo quản khác nhau

- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

+ Về thời gian tài liệu

Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữQuốc gia Việt Nam, cần chú ý đến những tài liệu được sản sinh ra trongnhững thời kỳ đặc biệt, những giai đoạn lịch sử của Đảng và của dân tộc,của cơ quantrung ương và địa phương và đặc biệt là mốc “cấm tiêu hủy tàiliệu lưu trữ” (từ năm 1954 về trước) Trong phạm vi phông lưu trữ cơ quan,

cá nhân, những tài liệu có giá trị cao là những tài liệu phản ánh các mốcđánh dấu sự hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông

+ Về địa điểm tài liệu

Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cầnđánh giá cao những tài liệu được sản sinh hoặc phản ánh những địa danhxảy ra những sự kiện quan trọng có quan hệ đến các mặt kinh tế, chính trị,

xã hội của đất nước, của địa phương đó

- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ

Áp dụng tiêu chuẩn này trong quá trình xác định giá trị tài liệu, nếugặp những phông mà tài liệu của chúng bị mất mát, thất lạc nhiều, khối tàiliệu có giá trị còn ít thì những tài liệu có giá trị thứ yếu cũng phải được giữlại để bảo quản và nâng thời hạn bảo quản cao hơn so với tài liệu cùng loại

- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt thể thức vànội dung văn bản

Về thể thức, theo nguyên tắc ta phải lựa chọn những văn bản có đủcác yếu tố về thể thức theo quy định của Nhà nước để đưa vào bảo quảntrong các kho lưu trữ Tuy nhiên, tùy vào hoàn cảnh lịch sử khác nhau, tàiliệu có thể có hoặc không có một số yếu tố thể thức như hiện nay

Về nội dung, văn bản có giá trị pháp lý là văn bản khi ban hành phảiđảm bảo nội dung không trái với những quy định hiện hành của nhà nước.Khi vận dụng tiêu chuẩn này, yếu tố cần xem xét là thời gian hiệu lực pháp

lý của tài liệu

- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài của tài liệu

Vận dụng tiêu chuẩn này, với những tài liệu được hình thành trongthời kỳ lịch sử trước đây tuy có nội dung đơn giản nhưng thể hiện rõ nétđặc trưng của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó thì tài liệu đó vẫn cần được bảoquản lâu dài, vĩnh viễn

Trên đây là những tiêu chuẩn cần thiết để vận dụng khi xác định giátrị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn cóvai trò xác định giá trị của tài liệu trên từng phương diện cụ thể và ngườixác định giá trị tài liệu cần biết vận dụng một cách tổng hợp, linh hoạt cáctiêu chuẩn đó trong thực tế

1.1.5 Công cụ xác định giá trị tài liệu

Trong lĩnh vực lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói chung vàtrong lĩnh vực xác định tài liệu nói riêng, hệ thống công cụ xác định giá trịtài liệu là những phương tiện để thực hiện xác định giá trị tài liệu được dễdàng, chính xác nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị bổ sung vào lưu trữ

và loại những tài liệu hết giá trị để huỷ Các công cụ xác định giá trị tài liệubao gồm: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; sách chỉ dẫnphông lưu trữ; danh mục hồ sơ; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bảng thờihạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hìnhthành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu.[19,138]

- Sách chỉ dẫn phông lưu trữ là loại công cụ tra cứu, nhằm giới thiệukhái quát nội dung tài liệu và một số thông tin tra cứu chủ yếu của mộtphông lưu trữ hoặc của các phông lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ.[19,199]

- Danh mục hồ sơ, tài liệu bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèmtheo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu là bản kê có hệ thống các thông tinnhư địa chỉ bảo quản, nội dung, thời gian, số tờ, thời hạn bảo quản của hồ

sơ cho một phông hoặc một bộ phận phông nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan,Lưu trữ lịch sử

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bản danh sách các nhóm hồ sơ,tài liệu lưu trữ có ghi thời hạn bảo quản cụ thể dùng làm công cụ xác địnhgiá trị tài liệu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những loại công

cụ xác định giá trị tài liệu quan trọng nhất, dùng để chỉ dẫn xác định giá trịtài liệu, trong đó có việc chỉ dẫn cách ghi thời hạn bảo quản cho các loại hồ

sơ, tài liệu; chỉ dẫn việc chọn hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ để đưa vào bảoquản ở lưu trữ lịch sử [19,167]

Mỗi một loại công cụ trên đều có các chức năng khác nhau, song vớivai trò là công cụ xác định giá trị tài liệu, chúng đều hỗ trợ, bổ sung chonhau để giúp cho việc xác định giá trị tài liệu trong các lưu trữ được khoahọc, thống nhất Việc sử dụng chúng trong thực tế từng phông tài liệu cầnphải linh hoạt và xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn để lựa chọn tài liệu mộtcách hợp lý

1.2 Cơ sở pháp lý

Bất cứ lĩnh vực hoạt động nào, ngoài cơ sở lý luận đều phải có cơ sởpháp lý, đây chính là các căn cứ để hoạt động nghiệp vụ được triển khaithống nhất, phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật củaNhà nước

- Điều 2, “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theonhững nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan cóthẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản

và tài liệu hết giá trị”

- Điều 16, “Xác định giá trị tài liệu:

1 Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị,lịch sử, toàn diện và tổng hợp

2 Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệthống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học

3 Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơbản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tàiliệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu”

1.2.2 Văn bản dưới Luật

Để cụ thể hóa Luật Lưu trữ 2011, Chính phủ đã ban hành Nghị định

số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013, trong đó công tác xác địnhgiá trị tài liệu đối với tài liệu lưu trữ điện tử được quy định tại Điều 3 củaNghị định:

1 Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc,phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữtrên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứatrong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dướidạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sửdụng được dưới dạng hoàn chỉnh

2 Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản

1 Điều này có giá trị như bản gốc”

Với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Bộ Nội vụ đã banhành một số văn bản chi tiết hóa những quy định tại Luật Lưu trữ 2011 vàNghị định của Chính phủ về công tác Lưu trữ, trong đó một số hoạt độngnghiệp vụ của công tác xác định giá trị tài liệu đã được quy định tại Thông

tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn

bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơquan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm

2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động củaUBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Nhằm giúp cho việc tiêu hủy tài liệu của các cơ quan, tổ chức đúngquy định, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tổchức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Các văn bản trên là căn cứ để triển khai công tác xác định giá trị tàiliệu trong thực tiễn Tuy nhiên cho đến nay, việc xây dựng và ban hành hệthống văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết về công tác xác định giá trị tàiliệu vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ Đây là một trong những nguyên nhânkhiến công tác này chưa được thực hiện tốt và đúng quy định

Tiểu kết chương 1

Chương này đã khái quát lại các vấn đề lý luận cũng như cơ sở pháp

lý liên quan đến công tác xác định giá trị tài liệu Một số nội dung được nêu

ra như: Khái niệm; Mục đích, ý nghĩa, nội dung; Nguyên tắc, phương pháp,tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; Những văn bản quy phạm pháp luật củaNhà nước và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước vềvăn thư - lưu trữ về công tác xác định giá trị tài liệu

Từ những cơ sở lý luận trên đã cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng củacông tác xác định giá trị tài liệu Vì thế, không ngừng nâng cao chất lượngcông tác xác định giá trị tài liệu trong mỗi cơ quan, tổ chức là việc làm hếtsức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn khi số lượng tài liệu ngàycàng nhiều, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của mọi người ngày cànglớn Có thể nhận thấy rằng, nếu làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽgiúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng hơn, hiệu quảhơn Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan, đẩy nhanh

công cuộc cải cách hành chính hiện nay để phù hợp với xu hướng phát triểncủa đất nước.

Do vậy, nếu mỗi cơ quan nhận thức được vai trò của công tác lưutrữ, đặc biệt là công tác xác định giá trị tài liệu để có thể đưa ra những giảipháp nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình đi vào

nề nếp, hoạt động hiệu quả hơn và đúng quy định của nhà nước

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM, TP HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu khái quát về UBND Quận Nam Từ Liêm

Địa giới hành chính quận Nam Từ Liêm:

- Phía đông giáp quận Thanh Xuân và Cầu Giấy;

- Phía tây giáp huyện Hoài Đức;

- Phía nam giáp quận Hà Đông;

- Phía bắc giáp quận Bắc Từ Liêm

Theo quy hoạch chung Thủ đô Hà Nội đến 2030, tầm nhìn 2050,quận Nam Từ Liêm là một trong những đô thị lõi, là trung tâm hành chính,dịch vụ, thương mại của Thủ đô Hà Nội Quận Nam Từ Liêm có nhiềucông trình kiến trúc hiện đại và quan trọng của Quốc gia và Thủ đô Hà Nội.Quận cũng là địa phương có tốc độ đô thị hóa nhanh trong các quận, huyệnthuộc thành phố, với nhiều dự án trọng điểm đã và đang được triển khai

Là một phần của vùng đất Từ Liêm, quận Nam Từ Liêm có truyềnthống lịch sử, văn hóa lâu đời, mang đặc trưng của nền văn minh sôngHồng rực rỡ và gắn liền với những thăng trầm lịch sử của đất Thăng Long -

Hà Nội ngàn năm văn hiến

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.1.2.1 Chức năng

UBND quận Nam Từ Liêm do HĐND quận Nam Từ Liêm bầu, là cơquan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính Nhà nước tại quậnNam Từ Liêm, chịu trách nhiệm và báo cáo trước HĐND cùng cấp và cơquan hành chính cấp trên

UBND quận Nam Từ Liêm thực hiện chức năng quản lý Nhà nướctrên địa bàn quận Nam Từ Liêm, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lýthống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến địaphương, là cơ quan chấp hành, tổ chức việc thi hành Hiến pháp và phápluật ở địa phương; tổ chức thực hiện Nghị quyết của HĐND quận Nam TừLiêm và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND quận Nam Từ Liêm làm việc theo nguyên tắc tập trung dânchủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Nam Từ Liêm cónhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công táctuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các Phườngtrong hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ của UBND quận Nam TừLiêm được quy định chung tại Hiến pháp 2013 và Luật Tổ chức chínhquyền địa phương năm 2015, cụ thể như sau:

- Xây dựng, trình HĐND quận quyết định các nội dung:

+ Ban hành Nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạncủa HĐND quận

+ Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hằngnăm của quận trước khi trình UBND thành phố trực thuộc trung ương phêduyệt

+ Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toánthu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận; điềuchỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn

quyết toán ngân sách địa phương; quyết định, chủ trương đầu tư chươngtrình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vi được phân quyền.

+ Quyết định các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quannhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địaphương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn củachính quyền địa phương ở quận

+ Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBNDquận và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơquan chuyên môn thuộc UBND quận

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiếnpháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, laođộng, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, antoàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạnkhác theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, cơ quan, tổ chức khác thựchiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức, bộ máy của UBND quận Nam Từ Liêm:

- Lãnh đạo UBND quận bao gồm: 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch và

05 Ủy viên

- Các phòng chuyên môn thuộc quận: Văn phòng HĐND&UBNDquận; Phòng Nội vụ; Phòng Tư pháp; Phòng Y tế; Phòng Kinh tế; PhòngTài nguyên - Môi trường; Phòng Quản lý đô thị; Phòng Tài chính – Kếhoạch; Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội; Phòng Văn hóa – Thôngtin; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Thanh tra Nhà nước

- Khối Nội chính, đơn vị trực thuộc quận: Công an quận; Ban Chỉhuy quân sự quận; Viện Kiểm sát nhân dân; Toà án nhân dân; Chi cục thihành án dân sự; Ban bồi thường giải phòng mặt bằng; Trung tâm phát triểnquỹ đất; Ban quản lý dự án Từ Liêm; Trung tâm thể dục thể thao; Trungtâm Văn hóa quận; Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình; Trung tâmhướng nghiệp và dạy nghề; Trung tâm bồi dưỡng chính trị; Hội Luật gia;Ban quản lý chợ quận Nam Từ Liêm.

- Các đơn vị hiệp quản: Chi cục Thống kê; Đội quản lý thị trường;Thanh tra Giao thông vận tải; Chi cục Thuế; Kho bạc nhà nước quận;Trung tâm Y tế; Bảo hiểm Xã hội; Ngân hàng chính sách xã hội; Ngânhàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Từ Liêm; Điện lực Từ Liêm;Bưu điện Từ Liêm; Trạm bảo vệ thực vật; Trạm Thú y; Trạm Khuyếnnông

Sơ đồ cơ cấu tổ chức hệ thống chính trị của quận Nam Từ Liêm (Phụlục số 02)

2.2 Tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm

Theo Quyết định số 01/2017/QĐ-UBND ngày 12 tháng 10 năm 2017của UBND quận Nam Từ Liêm về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Văn phòng HĐND và UBND quận (Phụ lục số 03)

Với chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng HĐND – UBNDquận Nam Từ Liêm thành lập bộ phận Văn thư, Lưu trữ, để giúp lãnh đạoUBND quận Nam Từ Liêm tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữtrong cơ quan

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Giúp Chánh Văn phòng UBND

quận Nam Từ Liêm tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữđối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc quận và đối vớiUBND phường thuộc quận; tiếp nhận văn bản đến, ban hành văn bản đi,cập nhật trang thông tin điện tử văn bản đi - đến bằng phần mềm, chuyển

văn bản đi - đển các cơ quan chuyên môn, đóng dấu và quản lý các loại vănbản HĐND - UBND quận; hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ cơ quan; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, xác định giátrị tài liệu, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng đối với tài liệulưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ; quản lý kho lưu trữ của Quận; thựchiện các nhiệm vụ lưu trữ khác tại Văn phòng UBND Quận.

- Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Qua khảo sát thực tiễn, Văn phòng

HĐND - UBND quận Nam Từ Liêm bố trí 03 cán bộ chuyên trách, trong

đó có 02 cán bộ văn thư, 01 cán bộ lưu trữ Theo biên chế của Văn phòngquận chỉ có 02 cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ nhưng do khối lượng côngviệc nhiều nên đã bổ sung thêm có 01 nhân viên hợp đồng đảm nhận côngtác văn thư Trong đó, có 01 cán bộ nam và 02 cán bộ nữ Hiện nay, có 01cán bộ nữ đang trong chế độ nghỉ phép

Qua tìm hiểu, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đều cótrình độ đại học (có 03 cán bộ trong đó có 02 cán bộ được đào tạo đúngchuyên ngành lưu trữ với 01 cán bộ là nhân viên hợp đồng đã được đào tạongành Lưu trữ học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 01 cán bộ được đàotạo ngành Luật) Cán bộ văn thư, lưu trữ tại đây đều được đi tập huấn, bồidưỡng đúng chuyên ngành, có kinh nghiệm, có ý thức trách nhiệm cao vàđạo đức nghề nghiệp tốt

Với thực trạng trên cho thấy, tuy đã tuyển dụng đủ số lượng cán bộnhưng trên thực tế, do 01 cán bộ đang nghỉ chế độ, 01 cán bộ là nhân viênhợp đồng mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm, 01 cán bộ không đượcđào tạo đúng chuyên ngành cùng với khối lượng công việc khá lớn nên việcthực hiện công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu nóiriêng chưa thật sự hiệu quả