phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này trong kho không phải là việc đơn giản vì thế hệ thống quản lý phải rõ ràng, khoa học. Hệ thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều hành chỉnh vật tư sau khi kiểm kê. Từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra cá kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

HÀ NỘI – 2020 LỜI NÓI ĐẦU

Hệ thống quản lý kho là một điều rất quan trọng trong một công ty nó giúp cho

hệ thống vận hành của công ty được nhanh chóng, hơn nữa nó còn chứa các yếu tố quan trọng của công ty như nhập hàng xuất hàng và các yếu tố chủ chốt trong vận

hành hệ thống Cùng với sự hướng dẫn của Thạc Sỹ Trần Mai Hương - giảng viên

môn phân tích và thiết kế hệ thống chúng em đã hoàn thành phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng này Trong quá trình phân tích thiết kế hệ thống do kinh

nghiệm cũng chưa có nhiều cùng với sự hạn chế về mặt nghiên cứu thực nghiệm nên không thể tránh khỏi những sai sót mong cô cùng với các bạn đóng góp ý kiến

để bài phân tích thiết kế hệ thống của nhóm chúng em được hoàn thiện hơn nữa.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN

1 Khảo sát hiện trạng

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế Quản lý thống nhất mô hình này trong kho không phải là việc đơn giản vì thế hệ thống quản lý phải rõ ràng, khoa học Hệ thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều hành chỉnh vật tư sau khi kiểm

kê Từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra cá kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

2 Hiện trạng hệ thống

 Kho hàng là một bộ phận không thể thiếu của 1 công ty dể phục vụ đáp ứng cho việc kinhdoanh

nhanh chóng và tiện lợi

 Công việc quản lý kho hàng của 1 công ty tương đối phức tạp Đã áp dụng công nghệ thông tin tuy nhiên mới dừng lại ở việc sử dụng công cụ đơn thuần Exel.Hiện nay

phương pháp quản lý hàng hóa tại kho hàng của một công ty chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công

 Hầu hết các hồ sơ tài liệu của kho đều được ghi chép, lưu trữ bằng giấy tờ

 Khi nhập hàng với số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và không tránh khỏi sai sót

 Việc tìm kiếm thông tin về một loại hàng hóa nào đó rất mất thời gian vì phải trực tiếp xuống tận nơi để kiểm tra

 Khó khăn trong việc sao lưu khi gặp sự cố

3 Giải pháp

1 Xuất hàng

• Xuất đúng và đủ số lượng cũng như chủng loại hàng có trong kho

• Đáp ứng phần lớn yêu cầu của giá trị của kho

• Khi xuất thì phải có đầy đủ thông tin của hàng hóa, bên bàn giao và bên nhận hàng xuất kho

2 Nhập hàng

• Khi nhập hàng bỏ bớt các khâu trung gian không cần thiết để hàng hóa được đưa vào kho một cách nhanh nhất nhưng không mất đi tính chính xác của việc quản lý hàng hóa

3

• Khi hàng hóa được nhập kho sẽ được sắp xếp khoa học để dễ dàng trong việc xuất hàng

và xuất kho

- Bước 2: sau khi đối chiếu các thông tin về hàng hóa bộ phận bán hàng gửi tới sẽ xảy ra 4 trường hợp:

TH1: hàng có đủ về số lượng quy cách - >xuất kho

TH2: hàng chưa đủ về số lượng, quy cách - >thương lượng về thời gian maf khách hàng có thể chờ hàng

TH3: hàng không còn hoặc đã hết từ lâu - >từ chối xuất kho

TH4: trong kho có các mặt hàng tương tự có thể thay thế - >thương lượng với khách hàng

- Bước 3: lập thống kê báo cáo về thông tin các sản phẩm hàng hóa đã xuất kho gửi về ban giám đốc về tình trạng hàng hóa trong kho hàng sau khi xuất kho để công ty có hướng điều chỉnh phù hợp với tình trạng của từng mặt hàng

MÔ TẢ HỆ THỐNG:

Chức năng hệ thống quản lý kho được tạo thành từ một số phần chủ yếu, tất cả đều hoạt độngvới nhau nhằm tạo nên một hệ thống quản lý kho liên kết chặt chẽ ứng dụng trong nhiều hệ thống tổ chức quản lý và bao gồm các chức năng cơ bản sau đây:

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

Khi hàng trong kho hết hoặc không đủ đáp ứng cho khách, thủ kho sẽ báo cáo lên bộ phận quản lý để liên hệ với nhà cung cấp Sau đó bộ phận quản lý sẽ gửi đơn đặt hàng và cập nhật thông tin của nhà cung cấp Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại Khi có hàng về thì nhân nhân viên của bộ phận quản lý kho sẽ kiểmtra chất lượng và số lượng của hàng theo phiếu giao hàng của từng mặt hàng trước khi nhập kho Nếu chất lượng và số lượng đảm bảo, bộ phận nhập hàng sẽ lập một phiếu nhập hàng trên phiếu

có ghi rõ tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, các thông tin hàng được nhập Sau đó sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG

Khi nhận được nhu cầu mua hàng của khách hoặc khi cần xuất hàng để trưng bày, người quản

lý sẽ đưa ra yêu cầu xuất hàng đến nhân viên thủ kho Nhân viên thủ kho sẽ kiểm tra số lượng

4

mặt hàng trong kho Nếu mặt hàng đó đủ đáp ứng yêu cầu thì bộ phận này sẽ lập một phiếu xuấtmặt hàng được yêu cầu cho bộ phận yêu cầu trong phiếu xuất có ghi rõ thông tin về người xuất,thông tin người nhận, ngày xuất, thông tin hàng xuất Ngoài ra trong phiếu xuất còn có thêm mãphiếu xuất Một bản sao của phiếu xuất được hệ thống lưu lại Nếu số lượng sản phẩm yêu cầukhông đủ thì tiến hành từ chối xuất

Để đảm bảo hàng được đưa tới tay khách hàng là tốt nhất Theo định kỳ vào cuối tuần nhan viên kiểm kê sẽ đi kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa trên quầy và lập phiếu kiểm kê Các thông tin trên phiếu kiểm kê có ghi rõ: mã phiếu, mã nhân viên, ngày lập, tên hàng, số lượng, tình trạng

Lập đề nghị thanh toán:

Bộ phận thanh toán có nhiệm vụ phải tổng hợp tất cả các hoá đơn bán hàng sau đó đối chiếu với hoá đơn tổng hợp tất cả các mặt hàng trong kho xem có sai lệch hay không, nếu sai thì phải kiểm tra lại hàng sau đó báo lại với ban giám đốc còn trong trường hợp nếu đúng thì lập đề nghị thanh toán

THỐNG KÊ BÁO CÁO

Để tiện cho việc theo dõi kinh doanh cũng như tình trạng các mặt hàng trong siêu thị, bộ phậnnày sẽ báo cáo thống kê theo các tiêu chí mà nhà quản lý yêu cầu Báo cáo số lượng hàng bán, hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa hiện thời Thống kê doanh thu, hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất… theo tháng sau đó làm báo cáo gửi cho nhà quản lý để có chiến lược kinh doanh cho thángsau và có những biện pháp điều chỉnh hợp lý

• Thống kê báo cáo

Vì hệ thống kho có nhiều mô hình lớn nên ở đây chúng em tập trung vào vấn đề quản lí hàng hóa cụ thể là nhập, xuất hàng hóa

Phạm vi: khảo sát mô hình của kho hàng vừa và nhỏ

5

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1 Phân tích yêu cầu người dùng

- Người quản lý kho là người có chịu trách nhiệm về hàng hóa trong kho: có thể xem thông tin

về tình hình nhập xuất hàng hóa cũng như mọi thay đổi biến động của kho hàng

- Người quản lý kho có trách nhiệm báo cáo hàng tuần và hàng tháng với ban giám đốc về tình hình kho bao gồm: nhân sự, hàng hóa tồn đọng và các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý kho hàng

- Ngoài các vấn đề nhập xuất hàng hóa thì các vấn đề nảy sinh đều phải báo về ban giám đốc để cho quản lý kho được rõ ràng, rành mạch tránh sai sót

2 Thiết kế hệ thống

1) Biểu đồ phân cấp chức năng:

6

3 Mô hình nghiệp vụ

BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH

8

4 Sơ đồ luồng dữ liệu

BIỂU ĐỒ ĐƯỜNG DỮ LIỆU Ở MỨC 0

9

BIỂU ĐỒ ĐƯỜNG DỮ LIỆU Ở MỨC 1

a Biểu đồ tiền trình “1.0 nhập hàng”

10

b Biểu đồ tiến trình “2.0 xuất hàng”

11

c Biểu đồ tiến trình “3.0 lập đề nghị thanh toán”

12

d Biểu đồ tiến trình “4.0 lập báo cáo”

13

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Mô tả hệ thông lưu trữ

- Nhân viên thông báo với người quản lí liên hệ với các nhà cung cấp để nhập cácmặt hàng cần thiết , bán chạy hoặc sắp hết Do hệ thống lưu trữ dữ liệu về nhiềunhà cung cấp khác nhau nên hệ thống cần lưu trữ : Mã NNC ( nhà cung cấp ) , tên NNC , địa chỉ , số điện thoại

- Ứng với mỗi lần nhập hàng hệ thống cung cấp luư trữ thông tin về các đơn hàng đặt hàng bao gồm : số , ĐH ( đơn hàng ) , ngày lập

- Mỗi lần nhập hàng về đều phải có Phiếu Nhập để lưu trữ thông tin nhập gồm :Số phiếu nhập , mã NNC , ngày nhập

- Ứng với số lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin về hàng hóa được nhập bao gồm : mã HH , tên HH , Đơn vị tính

- Để tiện cho việc quản lý nhân viên hệ thống cũng lưu trữ thông tin nhân viên bao gồm : mã nhân viên , địa chỉ , ngày vào làm việc

Tương tự , quán cũng có nhiều loại đồ uống khác nhau nên ta cũng phải có một kho dữ liệu Loại nước dùng để chứa danh mục các loại nước gồm : loại nước và tên nước

Khi xuất hàng và khách hàng muốn thanh toán thì nhân viên tiến hành lập Hóa Đơn cho khách hàng gồm có : mahoadon , ngaylap, soban, soluong , thanhtien

NGSINH ( ngày sinh ) : Cho biết ngày sinh của nhân viên

NGSINH ( ngày sinh ) : Cho biết ngày sinh của nhân viên

DiaChi ( Địa chỉ ) : Cho biết địa chỉ nhà của nhân viên

SDT ( Số điện thoại ) : Số điện thoại của nhân viên

Ngayvaolam ( Ngày vào làm ) : Cho biết ngày vào làm của nhân viên

2 Thực thể HANGHOA : Gồm các thực thể :

15

MHH( Mã hàng hóa ) : Đây là thuộc tính khóa để phân biệt hàng hóa này với hàng hóa khác

TenHH( Tên hàng hóa ) : Cho biết tên hàng hóa này tương ứng với mã hàng hóa

DVT ( Đơn vị tính ) : Cho biết đơn vị tính của mặt hàng là cái gì ( cái , kg , hộp, chai,lít ….)

3 Thực thể NHACUNGCAP :( nhà cung cấp ) là các đại lí cung cấp hàng hóa

Diachi ( Địa chỉ nhà cung cấp ) : Địa chỉ liên lạc của nhà cung cấp

SDT ( số điện thoại nhà cung cấp ) : Số điện thoại của nhà cung cấp

4 Thực thể CUNGCAP : ( Cung cấp ) : là cung cấp số lượng hàng hóa cho

cửa hàng Gồm các thuộc tính sau :

MNCC ( Mã nhà cung cấp ) : Thuộc tính khóa dùng để phân biệt nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác

MaKH ( Mã khách hàng ) : khách hàng mà cửa hàng cung cấp hàng hóa đến

Soluong ( Số lượng ) : Cho biết số lượng cung cấp

đến Dongia ( Đơn giá ) :Thực hiện tổng giá trị cung

cấp

5.Thực thể PGHANG ( Phiếu giao hàng ) : Gồm các thuộc tính sau :

MaPGHang ( Mã phiếu giao hàng ) : Đây là khóa chính để phân biệt phiếu giao hàng này với phiếu giao hàng khác

Ngaygiao ( ngày giao ) : Ngày giao hàng

Dcgiao ( địa chỉ giao ) : Địa chỉ của người được giao hàng

Sdtgiao ( Số điện thoại người giao ) : Cho biết số điện thoại của người được giao hàng Thanhtien ( Thành tiền ) : Thể hiện thành tiền cho người đặt hàng

6.Thực thể PHIEU : Gồm các thực thể :

16

SoPhieuNhap ( số phiếu nhập ) : Đây là thuộc tính khóa , có giá trị tự động tăng khi cập nhật các thông tin về số phiếu nhập

MaNv ( Mã nhân viên ) : Cho biết nhân viên làm phiếu nhập

Ngaynhap ( Ngày nhập ) : Ngày nhập hàng hóa

TongGia ( Tổng giá trị ) : Thực hiện tổng giá trị phiếu nhập

7 Thực thể HOADON : Gồm các thuộc tính :

MSHOADON ( Mã số hóa đơn ) : Đây là thuộc tính khóa để phân biệt hóa đơn này với hóa đơn khác , có giá trị tự động tăng khi cập nhật thông tin cho hóa đơn

MaKH ( Mã khách hàng ) : Cho biết mã khách hàng xác nhận hóa đơn

MaNv ( Mã Nhân Viên ) : Cho biết mã nhân viên xác nhận hóa đơn

NgayLap ( Ngày lập ) : Ngày lập hóa đơn

GioLap ( Giờ lập ) : Giờ lập hóa đơn

TenHH( Tên hàng hóa ) : Cho biết tên hàng hóa

TongGia ( Tổng giá trị ) : Thực hiện tổng giá trị của hóa đơn

8 Thực thể ĐONDATHANG ( đơn đặt hàng ) : Mô tả yêu cầu đặt hàng của

khách hàng

Gồm các thực thể sau :

MasoDONHANG ( Mã số đơn hàng ) : Đây là thuộc tính khóa để phân biệt đơn đặt hàng này với đơn đặt hàng khác

MaNv ( Mã nhân viên ) : Cho biết nhân viên xác nhân đơn đặt hàng

Ngaylap ( Ngày lập) : cho biết ngày đặt đơn hàng

DCNHAN ( địa chỉ nhận ) : Địa chỉ của người đăt hàng

SDTNHAN ( Số điện thoại nhận ) : Số điện thoại của người nhận

9 Thực thể KHACHHANG :Gồm thực thể sau :

MaKH ( Mã khách hàng ) : Đây là thuộc tính khóa để phân biệt khách hàng này với khách hàng khác

17

SoHD ( Số hóa đơn ) : Cho biết số háo đơn của khách

hàng SoBan ( Số bàn ) : Cho biết khách hàng ngồi số

bàn

10 Thực thể CHỌN : Gồm các thực thể sau :

MaKH ( Mã Khách hàng ) : Cho biết khách hàng chọn đồ uống

MaDH ( Mã Đơn hàng ) : Cho biết đơn hàng của khách hàng

Soluong ( Số lượng ) : Cho biết số lượng đã chọn của khách

hàng Đongia ( Đơn giá ) :Thực hiện tổng giá trị của hóa đơn

3 Chuyển mô hình ERD sang lược đồ quan hệ

+ NhaCC(MaNCC,TenNCC,Diachi,SDT)

+ NhanVien(MaNV,TenNV,Ngaysinh,Diachi,Ngayvaolam,SoDH,Sophieunhap ,,SoHD)

+ NCC_HANGHOA(MaNCC,MaHH ,Soluong, dongia)

3 Quan hệ nhà cung cấp hàng hóa :

NCC_HANGHOA(MaNCC,MaHH ,Soluong, dongia)

18

7.Quan hệ phiếu nhập hàng hóa :

+ PHIEUNHAP_HANGHOA(Sophieunhap ,MaHH,Số lượng , ngaynhap, đongia)

8.Quan hệ phiếu bán hàng hóa :

+ PHIEUBAN_HANGHOA(Sophieuban ,MaHH,Số lượng, ngayban ,

NhanVien(MaNV,TenNV,Ngaysinh,Diachi,Ngayvaolam,#SoDH,#Sophieunhap ,#SoHD)

-NCC_HANGHOA(#MaNCC,#MaHH ,Số lượng, đơn giá,)

2 Ràng buộc toàn vẹn về miền giá

3.Ràng buộc toàn vẹn về liên thuộc tính

L1.Ngày lập hóa đơn <= Ngày Hiện H

4.Ràng buộc có bối cảnh nhiều quan hệ

1.Ràng buộc toàn vẹn phụ thuộc tồn tại (Khóa

-2.Liên thuộc tính –liên quan hệ

E1.Mỗi vị khách khác nhau sẽ có số hóa đơn có thể giống nhau và cũng có thể khác nhau

E1: n KH , m HOADON

Có n.MaKh bằng m.MaKH thì m.SoHD bằng n.SoHD

Chương 4: Thiết kế giao diện

Thiết kế giao diện phần mềm

1. Đặc tả thiết kế giao diện

A, Giao diện chính

Tên Chức

Năng

Cập Nhật Cho phép nhập thông tin sản

phẩm,khách hàng, nhân viên Quản líThống Kê Thống kê nhập xuất hàng, doanh thu Nhân viên

Tìm Kiếm Tìm kiếm theo tên sp, mã sp, tên

NCC, kích cỡ SP Nhân Viên, Quản lí

In ấn In danh sách nhập xuất hàng, doanh

24

Thoát Thoát khỏi phần mềm

B, Nhập thông tin sản phẩm

Tên Chức Năng Nhiệm Vụ

Trở về Trở về các chức năng chính của phần mềm

Font Cho phép thay đổi font chữ

Màu chữ Cho phép thay đổi màu chữ

Nhập mới Cho phép nhập các thông tin sp

Lưu Lưu sản phẩm vào danh sách sản phẩm

Thoát Thoát khỏi chương trình

C, Tìm kiếm sản phẩm

Tên chức năng Nhiệm vụ

Tên Sản Phẩm Tìm kiếm theo tên sp

Mã sản phẩm Tìm kiếm theo mã sp

Nhà Cung Cấp Tìm kiếm theo NCC

Kích cỡ Tìm kiếm theo kich cỡ

Trở về Trở về giao diện chính

Thoát Thoát khỏi phần mềm

A, Giao diện chính

25

B.Nhập thông tin sản phẩm

26

C,Giao diện tìm kiếm sản phẩm

27

D,Tìm Kiếm theo tên sản phẩm

E, Tìm kiếm theo mã sản phẩm

28

G, Tìm kiếm theo Kích cỡ

H,Tìm kiếm theo NCC

29