Ly thuyet excel

Chú ý: ếu chọn menu lệnh Tools\Options…, chọn gờ Transition rồi đánh dấu vào hộp kiểm tra Transition Navigation Keys thì tác dụng của các phím di chuyển như sau:  Tab/Alt – PgDown sang

I CÁC THAO TÁC CƠ BẢN:

1 Các thao tác trên Sheet:

 Đặt lại tên Sheet: vào menu Format\Sheet\Rename Gõ tên mới, nhấn Enter

 Chèn thêm Sheet: vào menu Insert\Worksheet

 Xóa Sheet: vào menu Edit\Delete Sheet

 Di chuyển Sheet: click chuột vào tên Sheet rồi di chuyển đi

 Sao chép Sheet: nhấn giữ Ctrl trong khi di chuyển

Chú ý: ta có thể click phải chuột vào tên Sheet rồi chọn lệnh Rename, Insert, Delete để

thực hiện các thao tác trên

2 Thao tác đối với ô:

 Di chuyển con trỏ ô:

Phím     chuyển đến ô bên trên, dưới, trái, phải của ô hiện hành

PgUp/PgDown lên xuống một màn hình

Alt – PgDown sang phải một màn hình

Alt – PgUp sang trái một màn hình

Home về cột A của hàng hiện hành

Ctrl – Home về cột A1

Ctrl - , , ,  về đầu, cuối dãy của cột hiện hành (hoặc nhấn phím Enter rồi nhấn

tiếp một trong các phím mũi tên cũng có tác dụng tương tự)

Chú ý: ếu chọn menu lệnh Tools\Options…, chọn gờ Transition rồi đánh dấu vào hộp kiểm tra Transition Navigation Keys thì tác dụng của các phím di chuyển như sau:

 Tab/Alt – PgDown sang phải một màn hình

 Shift – Tab/Alt – PgUp sang trái một màn hình

 Ctrl – Home về cột A của hàng hiện hành

 Nhập dữ liệu cho ô:

Chuyển con trỏ đến ô muốn nhập dữ liệu

Nhập nội dung dữ liệu (dữ liệu sẽ hiện đồng thời trong ô và trên thanh công thức)

Nhấn phím Enter , , , ,  hoặc nhấp chuột tại nút Enter trên thanh Formula bar

 Nhập dữ liệu cho nhiều ô:

Đánh dấu các ô muốn nhập dữ liệu, nhập dữ liệu cho ô có con trỏ,nhấn tổ hớp phím Ctrl – Enter

 Sửa dữ liệu ô:

Đặt con trỏ ngay ô cần sửa dữ liệu, nhấn phím F2

Hoặc click chuột trên thanh công thức

Hoặc double click chuột tại ô cần sửa để chuyển sang chế độ hiệu chỉnh dữ liệu

 Nhập chồng dữ liệu đang có trong ô:

Chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh

Nhập dữ liệu mới, dữ liệu cũ sẽ bị mất đi thay thế vào ô là dữ liệu mới nhập

 Xóa dữ liệu ô:

Đặt con trỏ ngay ô muốn xóa, nhấn phím Delete

3 Thao tác đối với cột:

 Thay đổi kích thước các cột bằng nhau:

Tô khối các cột muốn thay đổi, vào Format\Column\Width…, xuất hiện hộp thoại, tại khung Cloumn width: điền độ lớn rồi chọn OK

Chú ý:

Thay đổi hàng cũng tương tự, chỉ cần thay Column\Width thành Row\Height

 Chèm thêm cột:

Muốn chèn thêm bao nhiêu cột thì ta tô khối bấy nhiêu rồi chọn Insert\Columns, lúc này cột mới sẽ xuất hiện bên trái cột đã chọn

Hoặc có thể click phải chuột vào khối, chọn Insert\Entire Columns

 Xóa cột:

Chọn các cột muốn xóa, chọn Edit\Delete… hoặc click phải chuột vào khối, chọn Delete…

 Xuất hiện hộp thoại, chọn Entire column, rồi chọn OK

Nếu chọn khối tại tên cột, chỉ cần vào menu Edit\Delete, cột đã chọn sẽ bị xóa

Đối với ẩn hoặc hiện hàng thì cũng tương tự, chỉ thay Column thành Row

4 Thao tác đối với hàng:

 Chèn thêm hàng:

Muốn chèn thêm bao nhiêu hàng thì ta tô khối bấy nhiêu rồi chọn Insert\Row, hoặc click phải chuột vào khối chọn Insert

Lúc này hàng mới xuất hiện ngay hàng đã chọn và hàng hiện tại sẽ di chuyển xuống dòng kế tiếp

 Xóa hàng:

Chọn khối các hàng muốn xóa, chọn Edit\Delete… hoặc click phải chuột vào khối chọn Delete… Xuất hiện hộp thoại, ta chọn Entire row rồi chọn OK

Nếu chọn khối tại tên hàng, chỉ cần vào menu Edit\Delete, cột đã chọn sẽ bị xóa

5 Thao tác với khối:

Khối là tập hợp nhiều ô, địa chỉ được tính theo cú pháp (địa chỉ ô góc bên trái: địa chỉ ô góc dưới bên phải)

Ví dụ: khối A1:B5 gồm các ô (A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3,B4, B5)

 Chọn 1 ô:

Dùng chuột nhấp vào ô muốn chọn

Dùng phím mũi tên di chuyển ô hiện hành đến vị trí ô muốn chọn

 Chọn 1 nhóm ô liên tiếp nhau:

Nhấp chuột vào ô đầu tiên của khối, rê chuột đến cuối khối

Chọn ô đầu tiên của khối, nhấn giữ phím Shift trong khi dùng phím mũi tên di chuyển đến

ô cuối khối

 Chọn một nhóm ô không liên tiếp nhau:

Nhấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột nhấp vào những ô muốn chọn

6 Lưu, đóng, mở Workbook:

 Lưu Workbook hiện hành thành 1 file:

Chọn menu lệnh File\Save As hoặc nhấn

phím F12 (nếu Workbook chưa được đặt tên

thì có thể chọn menu lệnh File\Save hoặc

nhấn tổ hợp phím Ctrl – S)

Thực hiện các khai báo trong hộp thoại

Save As rồi chọn nút lệnh OK

 Đóng Workbook hiện hành:

Chọn menu lệnh File\Close hoặc nhấn tổ

hợp phím Ctrl–W hoặc nhấn chuột tại nút

Close của cửa sổ Workbook này

Chú ý:

Khi đóng Workbook mà chưa lưu lại các thay

đổi thì sẽ hiện hộp thoại Microsoft để chỉnh ý

 Chọn nút Yes: lưu lai các thay đổi

 Chọn nút No: không lưu lại các thay đổi

 Chọn nút Cancel: hủy bỏ lệnh thoát

 Mở lại 1 file Workbook:

Chọn lệnh menu File\Open hoặc nhấn Ctrl-O hoặc nhấp chuột tại nút Open trên thanh công cụ để mở hộp thoại Open:

 Trong hộp thoại danh sách Look in, chọn ổ đĩa và Folder chứa file muốn mở

 Chọn tên file muốn mở rồi nhấn nút Open hoặc double click chuột vào file cần mở

 Mở 1 Workbook mới:

Vào menu File\New hoặc nhấn Ctrl-N hoặc nút New trên thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại:

 Nhấn chọn Blank workbook: Workbook mới sẽ mở ra

Chương 2:

DỮ LIỆU TRONG EXCEL

I CÁC KIỂU DỮ LIỆU:

Trong mỗi ô ta có thể nhập vào các kiểu dữ liệu hằng hoặc công thức, nếu là dữ liệu hằng thì kết quả trong ô sẽ không thay đổi, nếu là dữ liệu công thức thì kết quả có thể thay đổi tùy thuộc vào giá trị của ô được tham chiếu trong công thức

1 Kiểu dữ liệu hằng (Constant Value):

Giá trị gồm dữ liệu dạng chuỗi và dữ liệu dạng giá trị Dữ liệu dạng giá trị có thể thể hiện dưới 3 dạng số, ngày và giờ

 Dữ liệu chuỗi (Text):

 Dữ liệu dạng chuỗi được canh trái trong ô nếu muốn nhập 1 số theo dạng chuỗi thì phải gõ dấu nháy đơn (‘) vào đầu số này

 Muốn ngắt chuỗi xuống dòng trong cùng một ô thì phải đặt dấu nháy giữa 2 chuỗi rồi nhấn Alt – Enter

 Dữ liệu số (Numberic):

 Dữ liệu số được canh bên phải ô, thường là một giá trị dạng số học( số âm, dương, nguyên, thập phân), dạng phân số(5/2), dạng số khoa học( 12E+8), dạng số bách phân(15%)

 Nếu giá trị số quá dài thì sẽ tự động chuyển sang dạng số học, hoặc lắp đầy ô bằng các ký hiệu # Muốn hiển thị giá trị đúng thì phải mở rộng cột

 Nếu nhập dữ liệu dạng số không đúng quy định thì sẽ xem là chuỗi và canh trái ô

 Dữ liệu dạng ngày (Date) – giờ (Time)

 Lúc này hàng mới xuất hiện ngay hàng đã chọn và hàng hiện tại sẽ di chuyển xuống dòng kế tiếp

 Dữ liệu dạng ngày, giờ được canh phải trong ô

 Nếu độ rộng không đủ chứa dữ liệu dạng ngày giờ thì sẽ tự động lắp đầy ô bằng các ký hiệu # Muốn hiển thị giá trị đúng thì phải mở rộng cột

 Nếu nhập dữ liệu dạng ngày, giờ mà không đúng quy định thì sẽ xem là chuỗi và canh trái ô

2 Kiểu công thức (Formula):

 Bắt đầu là dấu bằng(=)

 Kế đến có thể là: giá trị hằng( nếu là chuỗi trực kiện thì phải bao trong dấu nháy kép”…”, địa chỉ ô/ vùng hoặc tên ô/ vùng, hàm, các toán tử

CÁC BÁO LỖI (nếu không tính được trong Excel sẽ trả về trị lỗi)

# VALUE! Không tính được

# N/A Tham chiếu một giá trị không tồn tại

#NAME ? Không nhận diện được tên

# NUM! Trị số, không hợp lệ

DIV/0! Trong công thức tồn tại phép toán chia cho số Zero

# REF! Không tham chiếu đến được

# NUF! Rỗng

3 Các toán tử trong công thức:

Ngoài ra ta còn dùng các kiểu toán tử nhập từ bàn phím vào để thực hiện các phép toán

Thí dụ:

+ : cộng

- : trừ

&: nối chuỗi

>=: lớn hơn bằng

<=: nhỏ hơn bằng

^: lũy thừa

II CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ – CÁC TÊN TRONG CÔNG THỨC:

1 Các loại địa chỉ ô:

Nếu sử dụng địa chỉ ô theo dạng bình thường (ví dụ: B1,C5…) thì khi chép công thức, các địa chỉ chỗ này sẽ biến thiên theo vị trí ô chép đến Dạng này là địa chỉ tương đối

Cú pháp: CỘT DÒNG

Khi có nhu cầu chép công thức mà địa chỉ ô tham chiếu trong công thức phải cố định cột hoặc cố định hàng hoặc cố định cả cột lẫn hàng thì sử dụng dạng địa chỉ tuyệt đối hoặc hỗn hợp (các loại này có dạng như sau (lấy ô B1 làm ví dụ)

$B$1 : Địa chỉ tuyệt đối (Cố định cả cột lẫn hàng)

B$1 : Địa chỉ hỗn hợp cố định hàng (Chỉ cố định hàng không cố định cột)

$B1 : Địa chỉ hỗn hợp cố định cột (Chỉ cố định cột không cố định hàng)

 Cách tạo địa chỉ:

 Đặc điểm chèn tại ký hiệu địa chỉ ô ở thanh công thức và lần lượt nhấn F4 thì ký hiệu địa chỉ sẽ chuyển dạng như sau: B2 -> $B$2 -> B$2 -> $B2 -> B2

 Có thể gõ phím để trực tiếp nhập ký hiệu địa chỉ ô

2 Đặt và xóa tên vùng:

 Trong công thức khi cần sử dụng một địa chỉ vùng nào đó thì có thể thay thế bằng tên vùng nếu vùng này đã được đặt tên

 Sử dụng tên vùng dễ nhớ, dễ sử dụng và ít gây lỗi hơn so với vùng địa chỉ

 Tên vùng phải bắt đầu bằng chữ cái hay dấu gạch dưới sau đó là các ký tự bất kỳ, nhưng không được dùng ký tự trắng hay dấu trừ

Tên vùng có thể dài 255 ký tự, không được đặt tên trùng với ký hiệu địa chỉ ô

 Cách đặt tên vùng bằng các hộp thoại

Define name:

 Chọn menu lệnh Insert  Name

Define để mở hộp thoại Define name

 Khai báo các tên vùng theo cách sau:

 Trong hộp thoại Refers to: khai báo

địa chỉ của phạm vi muốn đặt tên

 Trong hộp Names in Wordkbook,

khai báo tên theo đúng quy ước

 Chọn nút Add

 Khai báo xong chọn nút lệnh Close để đóng hộp thoại

 Cách đặt tên vùng bằng Name box:

 Chọn vùng muốn đặt tên

 Nhấp chuột tại mũi tên bên phải

Name box để mở hộp thoại Name

 Gõ tên muốn đặt vào hộp thoại

Name

 Nhấn phím Enter

 Xóa tên vùng:

 Chọn menu lệnh Insert Name

Define để mở hộp thoại Define

Name

 Trong hộp thoại Names in

Workbook, chọn tên vùng muốn

xóa

 Chọn nút lệnh Delete rồi chọn OK

 Tại Font: chọn Font chữ

 Tại Font Style: tạo các dạng chữ (đậm,

nghiêng,…)

 Tại Size: Chọn cỡ chữ

 Tại Underline: tạo chữ có gạch dưới

 Tại Color: chọn màu cho chữ

 Tại Normal font: chọn lại Font mặc nhiên

đã định trước đó

 Tại Effects tùy chọn:

Striketrough: gạch ngang thân chữ

Suppercript: tạo ký tự trên

Subcript: tạo ký tự dưới

 Tại Preview: xem hình dạng chữ thay đổi

2 Định dạng dữ liệu trong ô:

Chọn Format\Cells\Alignment Có thể thực hiện các chỉ định sau đây về canh

chỉnh – bố trí dữ liệu trong ô

 Tại Horfontal: canh dữ liệu so với chiều

ngang ô

 Tại Virrtical: canh dữ liệu so với chiều cao

ô

 Tại Oriontation: chọn hướng hiển thị dữ

liệu so với ô

 Tại Text control:

Wrap text: không cho dữ liệu tràn khỏi ô,

hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Alt – Enter

Shrink to fit: gồm dữ liệu vừa đủ ô

Merge cells: đem dữ liệu vào một khối đã

chọn

3 Kẻ khung cho bảng tính:

Tô khốiphần bảng tính mà bạn muốn kẻ khung Chọn Format\Cells\Border:

 Trong khung Line, có thể chọn dạng nét

(Style) và màu cho khung (Color)

 Trong khung Presets: chọn các mẫu có sẳn

None: gỡ bỏ các đường viền đang có

Out line: viền chung quanh các khối đang

chọn

Inside: viền các đường ngang dọc trong

khối đang chọn

 Trong khung Border: nhấp chọn 1 mẫu

viền tại vị trí viền trong khung sẽ có tác

dụng bật tắt nét viền tương ứng

 Ngoài ra bạn còn có thể Click vào dấu mũi

tên xuống tại biểu tượng Border trên thanh

công cụ

4 Tạo màu cho bảng tính:

 Tạo màu cho nền:

 Vào Format\Cells\Patterns:

Trong hộp Color: Chọn màu cho nền (No

Color: không màu)

Trong hộp Pattern: chọn màu tô và mẫu

trang trí

 Có thể Click chuột vào biểu tượng Fill

Color trên thanh công cụ, hoặc Click chuột

vào biểu tượng Fill Color dưới thanh

Drawing

 Tạo màu cho chữ:

 Click chuột vào biểu tượng Font Color trên thanh công cụ, hoặc click chuột vào biểu tượng Font Color dưới thanh công cụ

Chú ý:

 Có thể kích hoạt Format Cells, bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl- 1

II SAO CHÉP DỮ LỊÊU THÔNG THƯỜNG:

1 Sao chép dữ liệu thông thường:

Chọn ô hoặc khối dữ liệu cần sao chép

Nhấp chuột vào biểu tượng Copy hay Edit Copy (Ctrl- C)

Di chuyển ô hoặc khối đến vị trí cần sao chép

Nhấp phải chuột tại biểu tượng Pase hoặc Edit Pase (Ctrl- V)

Chú ý:

 Trong Excel khi chọn khối dữ liệu sao chép đi bao nhiêu hàng, cột, thì tại vị trí chép đến cũng chọn bấy nhiêu hàng, cột Hoặc có thể chỉ chọn một hàng thôi để được sao chép đến

2 Sao chép dữ liệu dạng công thức:

Chọn khối ô dữ liệu cần sao chép

Dời con trỏ đến phía dưới góc phải ô sao cho xuất hiện dấu cộng màu đen (+) Rê chuột lên hoặc xuống các ô trong cùng hàng, dòng sao chép dữ liệu

Nhả chuột ra sao đó Excel sẽ sao chép dữ liệu từ ô nguồn đến các vị trí cần sao chép đến

Chú ý:

 Đối với địa chỉ tương đối:

Sao chép dữ liệu dạng công thức trên cột thì địa chỉ hàng thay đổi

Sao chép dữ liệu dạng công thức trên hàng thì địa chỉ cột thay đổi

 Đối với địa chỉ tuyệt đối:

Sao chép dữ liệu dạng công thức thì địa chỉ không thay đổi (cố định)

3 Di chuyển dữ liệu:

Chọn ô, khối dữ liệu cần di chuyển

Nhấp chuột vào biểu tượng Cut hay Edit Cut (Ctrl – X)

Chọn vị trí cần chuyển đến

Nhấp chuột vào biểu tượng Paste hay Edit Paste (Ctrl – V)

4 Sao chép định dạng:

Khi muốn định dạng các ô giống như ô đã

định dạng rồi , ta dùng chức năng sao chép định

dạng như sau:

 Chọn ô hay khối đã được định dạng

 Click nút Format painter trên thanh công

cụ để sao chép một lần, Double click để

sao chép nhiều lần

 Chọn ô hay khối ô muốn định dạng

III ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU SỐ, NGÀY, GIỜ…

1 Dữ liệu số:

 Định dạng dữ liệu số có dấu phân biệt

ngàn, triệu:

Vào Format\Cells\Number\Number:

 Chọn Use 100 Separator(.)

 Khung Decimal places: dùng để thêm

bớt số lẻ

 Có thể sử dụng công cụ Increase

Decimal và Decrease Decimal trên

thanh công cụ để thêm bớt số lẻ

 Thêm số 0 phía trước một số:

Chọn khối các ô chứa các số cần định

dạng

Vào Format Cells xuất hiện hộp thoại

 Chọn gờ Number

 Tại khung Category chọn Custom

 Click vào khung Type gõ 0.0 hoặc 0,0 rồi chọn OK

2 Dữ liệu ngày:

Nếu khi nhập dữ liệu ngày vào ô mà hiển thị không đúng theo dữ liệu ngày ta phải định dạng lại bằng cách:

Chọn menu Format Cells Number:

 Trong khung Category chọn mục Date

 Tại khung Type Click vào mũi tên xuống để chọn các dạng có sẳn

 Trên khung Sample sẽ hiển thị các thay đổi

 Muốn hiển thị theo ngày Việt Nam:

Tại khung Category chọn Custom

Click vào khung Type gõ dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm)

3 Dữ liệu giờ:

Nếu khi nhập dữ liệu giờ vào ô mà hiển thị không đúng theo dữ liệu giờ mà ta phải định dạng lại bằng cách:

Chọn menu Format Cells Number:

 Trong khung Category chọn mục Time

 Tại khung Type Click vào mũi tên xuống để chọn các dạng có sẵn

 Trên khung Sample sẽ hiển thị các thay đổi

 Muốn hiển thị theo tùy ý:

Tại khung Category chọn Custom

Click vào khung Type gõ hh:mm:ss (giờ:phút:giây)

4 Tạo số liên tục:

 Nhập 2 số liên tục vào 2 ô (ví dụ: 1,2 hoặc 1,3…)

Sau đó tô khối 2 ô này Click giữ và kéo chuột tại các góc Autofill (ô vuông nhỏ ở phía dưới bên phải của khối) sang các ô cùng 1 cột 1 hàng (có thể nhiều cột hay nhiều hàng)

 Ta cũng có thể gõ vào 1 số trong ô (ví dụ: 1)

Sau đó ta cũng rê chuột đến góc phải để xuất hiện mũi tên đen và giữ phím Ctrl, kéo thả chuột

Chương 4:

SỬ DỤNG HÀM

I CÁC THAO TÁC NHẬP VÀ TRANG TRÍ

 Khởi động:Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003

 Định dạng Font: chọn tất cả (Ctrl+A) bảng tính rồi định dạng font sau đó nhập dữ liệu

 Định dạng tiêu đề: chọn vùng cần định dạngFormatCellsAlignment

 Bao khung: chọn vùng cần định dạngFormatCellsBorder

 Định dạng ngày hệ thống máy tính trước khi nhập ngày giờ:

StartSettingsControl PanelRegional and Language OptionsCustomize 

chọn gờ Date  Short date format :DD/MM/YYYY ApplyOk

II CÁC HÀM CƠ BẢN

1 Hàm INT: Cho kết quả là phần nguyên của giá trị trong ngoặc

Cú pháp:

=INT(giá trị)

Ví Dụ:

2 Hàm MOD: Cho kết quả là phần dư của phép chia “ X chia cho Y”

Cú pháp: X gọi là số bị chia, Y gọi là số chia

Nếu n=0 : làm trịn đến hàng đơn vị (khơng cĩ số lẻ)

4 Hàm SUM: Tính tổng giá trị trong ngoặc

SUM(địa chỉ đầu:địa chỉ cuối)

TỔNG SỐ BUỔI VẮNG

TỔNG SỐ BUỔI VẮNG

AVERAGE(vùng dữ liệu )

Tính trung bình cộng 3 môn: Văn, Toán, Lý

TÊN ĐTB KQUẢ HỌC BỔNG Công thức tại C2

Minh 9.5 ? ? =IF(B2>=5,"ĐẬU","RỚT")