Quản trị học là một trong những môn học tiên quyết nhằm cung cấp kiến thức cơ bản về quản trị một tổ chức. Do tầm quan trọng của quản trị nên kiến thức về quản trị ngày càng được chú trọng đào tạo trong các trường đại học, không chỉ cho khối ngành kinh tế và còn cho các sinh viên ở các chuyên ngành khác. Tuy nhiên, cũng vì vai trò quan trọng của quản trị nên thời gian gần đây thế giới đã xuất hiện rất nhiều công trình nghiên cứu với nhiều cách tiếp cận khác nhau để giải thích các vấn đề quản trị. Điều này làm cho khoa học về quản trị trở nên phức tạp.
ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC
KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ
Quản trị được hiểu là phương thức hoạt động nhằm đạt được mục tiêu với hiệu quả cao thông qua sự phối hợp của con người Hoạt động quản trị phát sinh khi con người hợp tác để hoàn thành mục tiêu chung Karl Marx trong tác phẩm "Tư bản" đã mô tả hoạt động quản trị như hình ảnh người chỉ huy dàn nhạc, người không trực tiếp chơi nhạc cụ mà chỉ điều khiển các nhạc công để tạo ra bản giao hưởng.
Ngày nay, về nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sau đây là một vài cách hiểu:
Quản trị là quá trình phối hợp hoạt động giữa nhiều cá nhân nhằm đạt được kết quả mà một người không thể tự mình thực hiện Hoạt động quản trị chỉ xảy ra khi con người kết hợp thành tổ chức.
Quản trị là quá trình tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được các mục tiêu đã định một cách hiệu quả trong bối cảnh môi trường biến động Trong quá trình này, chủ thể quản trị đóng vai trò là tác nhân tạo ra các ảnh hưởng, trong khi đối tượng quản trị tiếp nhận những tác động đó Để thực hiện quản trị hiệu quả, mục tiêu cần được xác định rõ ràng cho cả chủ thể và đối tượng trước khi tiến hành các hoạt động quản trị.
Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc cùng nỗ lực của con người, đồng thời tối ưu hóa mọi nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Từ các khái niệm trên, chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét:
Phương thức quản trị bao gồm các hoạt động và chức năng cơ bản mà nhà quản trị áp dụng để tác động đến các lĩnh vực quản lý, nhằm đạt được mục tiêu tổ chức Các chức năng này bao gồm hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Hoạt động quản trị chỉ xảy ra khi có sự phối hợp giữa các cá nhân, nhằm mục tiêu chung của tổ chức, thay vì chỉ phục vụ lợi ích cá nhân Nếu mỗi cá nhân hoạt động độc lập mà không có sự quản lý, thì sẽ không có sự chỉ đạo hay kiểm soát nào, dẫn đến việc thiếu hiệu quả trong công việc.
+ Có một số người kết hợp với nhau thành một tổ chức (điều kiện cần)
Quản trị là điều kiện cần thiết để tổ chức hoạt động hiệu quả; nếu thiếu điều này, các thành viên sẽ không biết nhiệm vụ của mình, thời gian thực hiện và cách thức thực hiện, dẫn đến tình trạng hỗn loạn Điều này giống như hai người chèo một chiếc thuyền nhưng lại chèo theo hai hướng khác nhau, gây cản trở cho sự tiến bộ của tổ chức.
Những hoạt động khiến hai người cùng chèo một chiếc thuyền đi về một hướng chính là những hoạt động quản trị
Tổ chức là một thực thể có mục đích cụ thể, bao gồm các thành viên và có cấu trúc hệ thống, như doanh nghiệp, trường học hay bệnh viện Tất cả các tổ chức đều chia sẻ ba đặc tính chung.
Tổ chức cần xác định rõ mục đích, bao gồm các mục tiêu cụ thể Những mục tiêu này đại diện cho các kết quả mong muốn mà tổ chức dự kiến sẽ đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
+ Tổ chức phải gồm nhiều thành viên, nhiều bộ phận cấu thành, tổ chức không thể là một người, một cá nhân nào đó
Một tổ chức cần có cơ cấu hệ thống rõ ràng, bao gồm sự sắp xếp và phân công lao động hợp lý, cùng với việc quy định quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân và bộ phận Điều này giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chung một cách hiệu quả.
Hiệu quả quản trị là yếu tố then chốt, bởi chỉ khi nhận thức được tầm quan trọng của hiệu quả, con người mới chú trọng đến hoạt động quản trị Nói cách khác, mục đích chính của quản trị là nhằm đạt được hiệu quả tối ưu trong mọi hoạt động.
Hiệu quả thường được hiểu là tỷ lệ giữa kết quả đạt được và mục tiêu đề ra, với hiệu quả cao đồng nghĩa với việc đạt mục tiêu với chi phí thấp nhất Nếu một người chấp nhận đạt mục tiêu bằng mọi giá, thì quản trị sẽ không còn cần thiết Quản trị cần tập trung vào việc thực hiện mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
Quản trị trong đơn vị kinh doanh và đơn vị hành chính có sự khác biệt rõ rệt về mục tiêu Đối với các đơn vị kinh doanh, lợi nhuận là thước đo chính cho thành quả hoạt động Ngược lại, các đơn vị hành chính và tổ chức phi lợi nhuận đánh giá thành quả dựa trên mục tiêu và sứ mệnh cụ thể của họ.
TÍNH KHOA HỌC VÀ TÍNH NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ
1.2.1 Tính khoa học của quản trị
Quản trị là một hoạt động khoa học, tích lũy tri thức từ nhiều lĩnh vực như kinh tế học, xã hội học, tâm lý học và toán học Khoa học quản trị trang bị cho nhà quản trị tư duy hệ thống, giúp họ đối mặt với các vấn đề phát sinh và cung cấp các phương pháp cùng công cụ giải quyết hiệu quả Tính khoa học trong quản trị được thể hiện qua những yêu cầu cụ thể mà nhà quản trị cần tuân thủ.
Quản trị cần phải phù hợp với sự thay đổi của các quy luật khách quan, điều này yêu cầu hiểu biết sâu sắc về các quy luật tự nhiên và xã hội Việc áp dụng hiệu quả các thành tựu khoa học, bao gồm triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học và công nghệ học, cùng với kinh nghiệm thực tiễn, là rất quan trọng trong quản trị.
Quản trị hiệu quả yêu cầu áp dụng các phương pháp và kỹ thuật quản lý, bao gồm thiết lập chiến lược, thiết kế cơ cấu tổ chức và kiểm tra tiến độ công việc Những kỹ thuật này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất tổ chức.
Quản trị cần phải điều chỉnh phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn khác nhau Điều này yêu cầu các nhà quản trị không chỉ kiên trì với các nguyên tắc mà còn phải linh hoạt áp dụng các phương pháp, hình thức và kỹ năng quản trị thích hợp cho từng tình huống cụ thể.
Khoa học quản trị cung cấp cho chúng ta các nguyên tắc, quy luật và kỹ thuật cần thiết để giải quyết vấn đề quản trị Tuy nhiên, việc áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn cần xem xét các yếu tố cụ thể của từng hoàn cảnh, cho thấy rằng quản trị không chỉ là một quá trình khoa học mà còn mang tính nghệ thuật.
1.2.2 Tính nghệ thuật của quản trị
Nghệ thuật quản trị chính là những kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, “mưu mẹo” và
Để đạt được mục tiêu mong muốn một cách hiệu quả, cần hiểu rõ cách vận dụng kiến thức hệ thống của khoa học và nghệ thuật Nghệ thuật quản trị không chỉ đơn thuần là lý thuyết mà còn là khả năng áp dụng linh hoạt kiến thức vào từng tình huống cụ thể Điều này thể hiện rõ trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nơi nghệ thuật quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề thực tiễn.
Nghệ thuật sử dụng người theo Khổng Tử được ví như "dụng nhân như dụng mộc", nhấn mạnh rằng mỗi cá nhân đều có ưu, nhược điểm riêng Để tối đa hóa sự cống hiến của họ cho tổ chức và xã hội, nhà quản trị cần hiểu rõ đặc điểm tâm lý của từng người và phân công công việc phù hợp Khi được sử dụng đúng cách, mỗi cá nhân sẽ có cơ hội phát huy hết khả năng của mình, từ đó đóng góp tích cực cho tập thể.
Nghệ thuật giáo dục con người bao gồm việc sử dụng các hình thức như khen, chê, thuyết phục, tự phê bình, phê bình, khen thưởng và kỷ luật Việc lựa chọn hình thức và biện pháp giáo dục phù hợp với từng đối tượng là rất quan trọng, vì nếu áp dụng không đúng, có thể dẫn đến sự phát triển tiêu cực trong tư tưởng và hành vi của họ Mỗi vấn đề cần được giải quyết khác nhau tùy thuộc vào từng cá nhân, do đó, nghệ thuật trong giáo dục đòi hỏi sự tinh tế và linh hoạt.
Nghệ thuật ứng xử là khả năng giao tiếp hiệu quả, thể hiện qua việc lựa chọn từ ngữ, cách diễn đạt và thái độ phù hợp với người nghe Sự tinh tế trong giao tiếp giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau.
Ca dao Việt Nam có câu: “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, phản ánh tư tưởng cơ bản trong giao tiếp Việc lựa chọn cách nói như thẳng thắn, gợi ý hay triết lý cần phù hợp với trình độ và tâm lý của người nghe Ngoài ra, thái độ tôn trọng, thành ý, khiêm tốn và hòa nhã là những yếu tố nghệ thuật quan trọng không thể thiếu trong giao tiếp.
Ngoài ra, nghệ thuật quản trị còn biểu hiện ở nghệ thuật tạo thời cơ, nghệ thuật sử dụng các đòn bẩy trong quản lý, nghệ thuật ra quyết định…
Để đạt được hiệu quả cao trong quản trị, các nhà quản trị cần áp dụng thành tựu của khoa học quản trị và khéo léo vận dụng chúng vào thực tiễn.
CẤP BẬC, KỸ NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
Hầu hết các tổ chức có ba cấp quản trị chính: cấp tác nghiệp (cấp thấp), cấp kỹ thuật (cấp giữa) và cấp chiến lược (cấp cao), mỗi cấp yêu cầu phương thức quản trị riêng biệt.
Cấp tác nghiệp là quá trình tập trung vào việc thực hiện hiệu quả các hoạt động của tổ chức sản xuất hoặc cung ứng Chẳng hạn, một trường đại học cần thực hiện các công việc như đăng ký nhập học cho sinh viên, sắp xếp thời khóa biểu và thu học phí Chức năng tác nghiệp đóng vai trò cốt lõi trong mọi tổ chức, đảm bảo sự hoạt động trơn tru và hiệu quả.
- Cấp kỹ thuật: trong tổ chức cần phải có người điều phối hoạt động những người ở cấp tác nghiệp Công việc của những người này nằm ở cấp kỹ thuật
Cấp chiến lược tập trung vào việc xác định phương hướng hoạt động và các mục tiêu dài hạn của tổ chức Những người làm việc ở cấp độ này có trách nhiệm xây dựng và phát triển chiến lược cho tổ chức.
Trong một tổ chức, có sự phân chia rõ ràng giữa những người thực hiện các công việc cụ thể và những người điều hành họ Có thể phân loại thành hai nhóm chính: những người thực hiện công việc và những người quản lý.
Người thừa hành là những cá nhân thực hiện công việc cụ thể mà không có trách nhiệm giám sát người khác, ví dụ như công nhân trong doanh nghiệp hoặc đầu bếp trong nhà hàng Họ trực tiếp báo cáo và làm việc dưới sự chỉ đạo của các nhà quản trị.
Nhà quản trị là người lãnh đạo với vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị, có trách nhiệm định hướng, tổ chức và điều hành hoạt động của nhân viên dưới quyền Họ không chỉ ra quyết định mà còn tổ chức thực hiện những quyết định đó, đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý.
1.3.3 Cấp bậc quản trị trong một tổ chức
Cấp bậc quản trị trong tổ chức có thể được phân chia theo nhiều cách khác nhau Tuy nhiên, để thuận tiện cho nghiên cứu, các nhà khoa học thường phân loại quản trị thành ba cấp độ cơ bản.
Các nhà quản trị cấp cơ sở là những người đứng ở vị trí thấp nhất trong hệ thống quản lý của tổ chức, với nhiệm vụ chính là hướng dẫn, đôn đốc và điều khiển nhân viên thực hiện công việc Họ tham gia trực tiếp vào các nhiệm vụ cụ thể giống như những người dưới quyền, và thường mang các chức danh như tổ trưởng, trưởng nhóm hay trưởng ca.
Các nhà quản trị cấp trung gian đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, nằm giữa các nhà quản trị cấp cao và cấp cơ sở Họ có trách nhiệm thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, đồng thời quản lý các quản trị viên cấp cơ sở và điều hành nhân viên khác Các chức danh phổ biến của họ bao gồm trưởng phòng và trưởng ban.
Các nhà quản trị cấp cao là những người đứng đầu trong tổ chức, chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng Họ có nhiệm vụ xây dựng chiến lược hành động, phát triển tổ chức và đề ra các mục tiêu dài hạn cùng với các giải pháp lớn để thực hiện Các chức danh thường gặp của họ bao gồm chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc và hiệu trưởng Trong hầu hết các tổ chức, nhóm nhà quản trị cấp cao thường là nhỏ hơn so với các cấp quản trị khác.
Hình 1.1: Nhà quản trị và các cấp quản trị
1.3.4 Kỹ năng của nhà quản trị Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị Theo Robert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:
Kỹ năng kỹ thuật, hay còn gọi là kỹ năng chuyên môn, là khả năng áp dụng kiến thức chuyên môn và kỹ thuật cùng với các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Kỹ năng kỹ thuật là trình độ chuyên môn của nhà quản trị, bao gồm những khả năng cần thiết để thực hiện các công việc cụ thể như thiết kế máy móc hoặc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường Những kỹ năng này được hình thành thông qua quá trình học tập và rèn luyện.
Kỹ năng nhân sự, hay còn gọi là kỹ năng giao tiếp, là khả năng làm việc cùng nhau, động viên và điều khiển con người trong tổ chức để thúc đẩy hoàn thành công việc chung Đối với nhà quản trị, kỹ năng này vô cùng quan trọng vì họ phải thực hiện nhiệm vụ thông qua người khác, phản ánh khả năng lãnh đạo của họ Kỹ năng nhân sự được thể hiện qua việc phát hiện nhân tài, sử dụng đúng khả năng và tạo sự liên kết trong đội ngũ.
Nhân viên Nhà QT cấp cơ sở
Nhà QT cấp trung gian
Cấp tác nghiệp những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên
Kỹ năng tư duy, hay còn gọi là kỹ năng bao quát, là khả năng nhìn nhận bức tranh tổng thể và các vấn đề phức tạp trong tổ chức, giúp các bộ phận gắn kết với nhau Nhà quản trị sở hữu kỹ năng này có thể nhận diện tất cả các hoạt động và mối quan hệ giữa chúng Khi giải quyết vấn đề, họ không chỉ xem xét vấn đề một cách độc lập mà còn đánh giá mối liên hệ với các vấn đề khác Kỹ năng tư duy đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao, vì các chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của họ thường dựa vào tư duy chiến lược.
CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
Chức năng quản trị bao gồm những nhóm công việc chung mà tất cả các nhà quản trị, bất kể cấp bậc, đều thực hiện Đây là các hoạt động được phân chia và chuyên môn hóa trong quá trình quản trị, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức Hiện nay, có nhiều cách phân loại chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học thống nhất về bốn chức năng chính: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Chức năng hoạch định là bước đầu tiên trong quản trị, bao gồm việc xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để đạt được các mục tiêu này Nó cũng liên quan đến việc thiết lập hệ thống kế hoạch nhằm phối hợp các hoạt động trong tổ chức và đưa ra các biện pháp thực hiện mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.
Chức năng tổ chức tập trung vào việc thiết kế cơ cấu tổ chức, bao gồm xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, phân công người thực hiện, thành lập các bộ phận cần thiết, thiết lập mối quan hệ phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận, cũng như xác định hệ thống quyền lực trong tổ chức.
Chức năng điều khiển trong quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích, động viên và chỉ huy con người, giúp phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu quản trị Nó cũng có nhiệm vụ giải quyết xung đột trong tập thể, từ đó đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đã đề ra.
Chức năng kiểm soát là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị theo dõi hoạt động của tổ chức, bao gồm việc giám sát các thành viên và bộ phận Quá trình này bao gồm thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh với các mục tiêu đã đề ra và thực hiện điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tổ chức đi đúng hướng đến mục tiêu đã đặt ra.
Các chức năng quản trị là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc trong tổ chức, nhưng thời gian dành cho các chức năng này có sự khác biệt rõ rệt Nghiên cứu của Mahoney chỉ ra rằng nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho hoạch định và tổ chức, trong khi nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51%, và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.
Bảng 1.1 Cấp bậc của nhà quản trị và chức năng quản trị
Dữ liệu từ bảng cho thấy rằng trong một tổ chức, các nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho việc hoạch định và phối hợp, đặc biệt là đối với hai chức năng điều khiển và kiểm soát, so với các nhà quản trị cấp thấp.
Quản trị là một hoạt động thiết yếu trong tổ chức, giúp con người hợp tác hiệu quả để đạt được các mục tiêu chung.
Quản trị là quá trình hướng tới mục tiêu thông qua việc sử dụng hiệu quả nguồn lực, trong đó con người đóng vai trò then chốt Hoạt động quản trị thường bị tác động bởi các yếu tố từ môi trường xung quanh.
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, với quyền điều hành con người và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động Họ được phân chia thành ba cấp bậc quản trị: cấp cao, cấp giữa và cấp thấp, tương ứng với vai trò và trách nhiệm khác nhau trong tổ chức.
Nhà quản trị phải thực hiện nhiều vai trò khác nhau, được phân loại thành 10 vai trò chính trong 3 nhóm: vai trò quan hệ con người, vai trò thông tin và vai trò quyết định Để hoàn thành các vai trò này, nhà quản trị cần sở hữu các kỹ năng thiết yếu như kỹ năng tư duy, kỹ năng nhân sự và kỹ năng kỹ thuật Mức độ yêu cầu về các kỹ năng này sẽ khác nhau tùy theo cấp bậc của nhà quản trị.
Quá trình quản trị của nhà quản trị bao gồm bốn chức năng cơ bản: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát, với mức độ tập trung khác nhau tùy thuộc vào cấp bậc Để đạt được thành công, nhà quản trị cần áp dụng các thành tựu của khoa học quản trị, phát triển tư duy hệ thống để giải quyết các vấn đề phát sinh, và vận dụng các phương pháp khoa học một cách nghệ thuật trong thực tiễn.
1 Phân tích khái niệm quản trị
2 Phân tích đối tượng của quản trị Quản trị là hoạt động khó hay dễ
3 Cho biết sự khác biệt giữa công việc quản trị ở một doanh nghiệp và một tổ chức phi lợi nhuận
4 Công việc của một nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc quản trị
5 Kỹ năng của nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc quản trị
6 Phân tích các vai trò của nhà quản trị
7 Khoa học quản trị hay nghệ thuật quản trị cần cho nhà quản trị hơn.
MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC
KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG
2.1.1 Khái niệm về môi trường
Môi trường của tổ chức bao gồm các yếu tố nội bộ và ngoại bộ, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả của tổ chức.
Các nhà khoa học thường chia môi trường của một tổ chức thành hai loại: môi trường bên ngoài và môi trường bên trong
Môi trường bên ngoài là tập hợp các yếu tố không thể kiểm soát bởi nhà quản trị, nhưng lại có tác động lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Phân tích môi trường bên ngoài là quá trình đánh giá các yếu tố bên ngoài tổ chức để nhận diện cơ hội và mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động Để dễ dàng trong việc phân tích và dự báo, môi trường bên ngoài được chia thành ba loại: môi trường vĩ mô, môi trường vi mô (môi trường cạnh tranh) và môi trường kinh doanh quốc tế.
Môi trường vĩ mô là yếu tố bao trùm ảnh hưởng đến hoạt động của tất cả các tổ chức, bao gồm các thành phần chính như môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa, tự nhiên, dân số và công nghệ Để phân tích các yếu tố này, người ta thường sử dụng mô hình PESTLE, được hình thành từ 6 chữ cái đầu của các yếu tố: Dân số (Population), Kinh tế (Economic), Xã hội (Social), Công nghệ (Technological), Pháp luật (Legal) và Môi trường tự nhiên (Environmental Nature).
1 Môi trường kinh tế Đây là một yếu tố rất quan trọng vì sự tác động của các yếu tố môi trường này có tính chất trực tiếp, năng động hơn so với một yếu tố khác của môi trường vĩ mô Những diễn biến của môi trường kinh tế vĩ mô bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe doạ khác nhau đối với từng tổ chức trong các ngành khác nhau, và có ảnh hưởng tiềm tàng đến các chiến lược của tổ chức Nói khái quát, môi trường kinh tế tác động đến tổ chức ở hai khía cạnh chính là cầu thị trường và chi phí đầu vào của tổ chức Dưới đây là những yếu tố cơ bản của môi trường kinh tế
Tăng trưởng kinh tế hàng năm là yếu tố quan trọng để xác định mức tăng thu nhập bình quân đầu người, từ đó giúp dự đoán dung lượng thị trường của từng ngành và thị phần của các tổ chức.
Xu hướng lãi suất có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của các tổ chức, khi lãi suất tăng sẽ hạn chế nhu cầu vay vốn cho đầu tư và mở rộng kinh doanh, từ đó tác động tiêu cực đến lợi nhuận Đồng thời, lãi suất cao khuyến khích người dân gửi tiền vào ngân hàng nhiều hơn, dẫn đến sự giảm sút trong nhu cầu tiêu dùng.
Cán cân thanh toán quốc tế ảnh hưởng đến môi trường kinh tế thông qua số liệu nhập siêu và xuất siêu, trong khi sự biến động của tỷ giá làm thay đổi điều kiện kinh doanh, tạo ra cơ hội và thách thức cho các tổ chức Chính phủ thường sử dụng công cụ này để điều chỉnh quan hệ xuất nhập khẩu, nhằm mang lại lợi ích cho nền kinh tế.
Mức độ lạm phát ảnh hưởng trực tiếp đến đầu tư và tiêu dùng trong xã hội Lạm phát cao không chỉ làm giảm sức mua mà còn tạo ra rủi ro lớn cho các tổ chức đầu tư, dẫn đến sự đình trệ của nền kinh tế Ngược lại, thiểu phát cũng gây ra tình trạng trì trệ Do đó, duy trì một tỷ lệ lạm phát vừa phải là cần thiết để khuyến khích đầu tư và kích thích tăng trưởng thị trường.
Hệ thống thuế và mức thuế của chính phủ ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành thông qua luật thuế, tạo ra những ưu tiên và hạn chế nhất định Sự thay đổi trong hệ thống thuế hoặc mức thuế có thể mang lại cơ hội hoặc rủi ro cho các tổ chức, vì nó làm thay đổi chi phí và thu nhập của họ.
Sự biến động trên thị trường chứng khoán có thể ảnh hưởng đến giá trị cổ phiếu, từ đó tác động đến nền kinh tế và tạo ra cơ hội hoặc rủi ro cho các hoạt động tài chính của tổ chức, đặc biệt là các công ty cổ phần.
2 Môi trường chính trị và pháp luật
Môi trường chính trị và pháp luật bao gồm các quan điểm, chính sách, hệ thống pháp luật hiện hành, xu hướng chính trị ngoại giao của nhà nước và các diễn biến chính trị trong nước Sự tác động của môi trường này đến các tổ chức có thể được hình dung rõ ràng qua các yếu tố trên.
Chính phủ thiết lập các quy định pháp luật nhằm xác định quyền hạn và nghĩa vụ của các tổ chức, yêu cầu họ phải tuân thủ Điều quan trọng là các tổ chức cần nắm rõ tinh thần của luật pháp và thực hiện đầy đủ các quy định để đảm bảo hoạt động hợp pháp.
Chính phủ đóng vai trò quan trọng trong việc điều tiết vĩ mô nền kinh tế thông qua các chính sách kinh tế, tài chính và tiền tệ, cùng với các chương trình chi tiêu Trong mối quan hệ với các tổ chức, chính phủ vừa là người kiểm soát và quy định, vừa là khách hàng quan trọng thông qua các chương trình chi tiêu của mình Bên cạnh đó, chính phủ còn cung cấp các dịch vụ cho các tổ chức, bao gồm thông tin vĩ mô và các dịch vụ công cộng khác.
Các xu hướng chính trị và đối ngoại hiện nay đang chứa đựng những tín hiệu quan trọng cho sự thay đổi trong môi trường kinh doanh Biến động phức tạp trong chính trị có thể tạo ra cả cơ hội lẫn rủi ro cho các tổ chức Chẳng hạn, một quốc gia với xung đột thường xuyên và chính sách không ổn định sẽ gây khó khăn cho các doanh nghiệp Ngược lại, xu hướng hòa bình, hợp tác và tôn trọng quyền tự quyết của các dân tộc đang trở thành một yếu tố chủ đạo trong bối cảnh toàn cầu.
3 Môi trường văn hoá - xã hội
QUẢN TRỊ SỰ BẤT TRẮC CỦA MÔI TRƯỜNG
2.2.1 Xác định vị trí của tổ chức trong môi trường
Các yếu tố môi trường có thể tạo ra những bất trắc cho tổ chức, người ta thường chia mức độ bất trắc thành hai yếu tố:
- Mức độ thay đổi (ổn định hay năng động)
- Mức độ phức tạp (đơn giản hay phức tạp)
Mỗi tổ chức cần xác định vị trí của mình trong môi trường hoạt động và mức độ bất trắc mà họ đang đối mặt, từ đó áp dụng các biện pháp quản trị hiệu quả để ứng phó với những rủi ro này.
2.2.2 Các biện pháp quản trị các bất trắc của môi trường
- Dùng đệm: Là nhằm giảm bớt hay thu hút những cú sốc do ảnh hưởng của môi trường gây ra cho cả hai phía đầu vào và đầu ra
Để đảm bảo sự sẵn sàng cho các tình huống bất ngờ, việc tồn trữ vật tư, thực hiện bảo trì phòng ngừa, cùng với tuyển dụng và huấn luyện nhân viên mới là rất quan trọng.
Nhà sản xuất áo mưa thường chỉ phân phối sản phẩm cho các cửa hàng vào mùa mưa, tuy nhiên, việc sản xuất áo mưa diễn ra quanh năm để đảm bảo không thiếu hàng khi nhu cầu thị trường tăng cao vào mùa mưa.
San bằng là một yếu tố quan trọng trong việc điều chỉnh ảnh hưởng của môi trường Ví dụ, trong ngành bưu chính viễn thông, việc quy định giá cước cao vào giờ cao điểm và giá cước thấp vào thời điểm thấp điểm, như vào khuya hoặc gần sáng, giúp cân bằng nhu cầu và tối ưu hóa hiệu quả dịch vụ.
Tiên đoán là khả năng dự đoán những biến đổi và tác động từ môi trường nhằm giảm thiểu rủi ro Chẳng hạn, khi nhận thấy giá nguyên liệu sản xuất đường có xu hướng tăng, các nhà kinh doanh thường tranh thủ thu mua đường thành phẩm ngay lúc này để chờ đợi giá lên cao hơn và thu lợi nhuận.
Cấp hạn chế được áp dụng khi nhu cầu vượt quá mức cung cấp, dẫn đến việc phân phối sản phẩm-dịch vụ có ưu tiên Ví dụ, trong các tình huống thiên tai như hoả hoạn hay bão lụt, giường bệnh sẽ được ưu tiên cho những bệnh nhân nặng nhất Tương tự, khi có tin đồn về việc giảm khả năng cung cấp trứng gà và trứng vịt, các siêu thị sẽ giới hạn số lượng bán ra, chỉ cho phép mỗi khách hàng mua tối đa 20 quả trứng các loại.
Hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro đầu vào và đầu ra Chẳng hạn, việc ký hợp đồng mua nguyên vật liệu dài hạn giúp ổn định giá cả và đảm bảo số lượng cần thiết cho sản xuất liên tục Ngoài ra, ký hợp đồng lao động cũng giúp doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực một cách ổn định.
Kết nạp là quá trình thu hút cá nhân và tổ chức tham gia nhằm giảm thiểu các mối đe dọa từ môi trường Chẳng hạn, các tổ chức gặp khó khăn về tài chính có thể mời ngân hàng tham gia vào hội đồng quản trị để tăng cường hỗ trợ và nguồn lực.
Liên kết giữa các tổ chức diễn ra khi họ hợp tác trong các hành động chung như thỏa thuận phân chia thị trường, định giá sản phẩm, phân chia lãnh thổ địa lý hoặc thực hiện các thương vụ hợp nhất.
Quá trình trung gian là việc tận dụng sự hỗ trợ từ cá nhân hoặc tổ chức khác để đạt được kết quả thuận lợi Ví dụ, việc thu hút sự ủng hộ từ báo chí hoặc chính quyền có thể tạo ra lợi thế trong việc đạt được mục tiêu mong muốn.
- Quảng cáo: Là phương tiện quen thuộc để quản trị môi trường
Môi trường tổ chức bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả của tổ chức.
Môi trường được phân thành hai cấp độ: môi trường bên ngoài và môi trường bên trong Trong đó, môi trường bên ngoài bao gồm môi trường vĩ mô, môi trường vi mô (hay môi trường cạnh tranh) và môi trường kinh doanh quốc tế.
Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố: môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, văn hoá, tự nhiên, dân số và kỹ thuật công nghệ
Môi trường vi mô bao gồm 5 yếu tố chính tạo áp lực cạnh tranh: đe dọa từ những người muốn gia nhập ngành, cường độ cạnh tranh giữa các tổ chức hiện có, sức mạnh đàm phán của nhà cung cấp, sức mạnh đàm phán của người mua, và đe dọa từ sản phẩm thay thế.
Môi trường kinh doanh quốc tế xem xét các yếu tố ảnh hưởng khi một tổ chức có mối liên hệ với các thị trường ở nước ngoài
Môi trường nội bộ tập trung vào việc phân tích dây chuyền giá trị, bao gồm các hoạt động trực tiếp và hỗ trợ liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức.
Các hoạt động trực tiếp này bao gồm các hoạt động đầu vào, vận hành, các hoạt động đầu ra, marketing và bán hàng, và dịch vụ
Các hoạt động hỗ trợ bao gồm quản trị nguồn nhân lực, phát triển công nghệ, thu mua và cấu trúc hạ tầng của tổ chức.
KHÁI NIỆM VÀ TÁC DỤNG CỦA HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó
Hoạch định là thuật ngữ chỉ việc lập kế hoạch chính thức, dựa trên các kỹ thuật rõ ràng và thủ tục chính xác, nhằm hướng tới tương lai Nó xác định con đường cần đi để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Trong bối cảnh môi trường luôn biến động, các tổ chức phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn Để thích nghi và giảm thiểu rủi ro nội bộ, nhà quản trị cần tập trung vào chức năng hoạch định, vì nó mang lại bốn lợi ích quan trọng cho tổ chức.
- Nhận diện các thời cơ (cơ hội) kinh doanh trong tương lai
- Có kế hoạch né tránh hoặc tối thiểu hóa các nguy cơ, khó khăn
- Triển khai kịp thời các chương trình hành động, có nghĩa là tạo tính chủ động trong thực hiện
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra được dễ dàng, thuận lợi
Có nhiều căn cứ để phân loại hoạch định Căn cứ thường được sử dụng là thời gian, theo đó hoạch định thường được phân làm hai loại:
Hoạch định chiến lược là quá trình mà nhà quản trị xác định các mục tiêu dài hạn và xây dựng các biện pháp tổng thể nhằm đạt được những mục tiêu này, dựa trên các nguồn lực hiện có và khả năng huy động thêm nguồn lực.
Hoạch định tác nghiệp là quá trình lập kế hoạch nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động tại các đơn vị cơ sở Nó tập trung vào các chi tiết cụ thể và thường có tính chất ngắn hạn, áp dụng chủ yếu trong các lĩnh vực cụ thể.
Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp
Cấp hoạch định Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp dưới
Thời hạn Vài năm trở lên Ngày, tuần, tháng, năm
Phạm vi Bao quát lĩnh vực rộng và ít chi tiết xác định
Lĩnh vực hẹp và nhiều chi tiết xác định
Mục tiêu Mục tiêu dài hạn Mục tiêu ngắn hạn
Bảng 3.1 : So sánh hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
CÁC THÀNH PHẦN CỦA HOẠCH ĐỊNH
Chức năng hoạch định yêu cầu nhà quản trị đưa ra quyết định về bốn vấn đề chính: mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và việc thực hiện Mặc dù các thành phần này có thể được xem xét riêng lẻ, nhưng thực tế chúng lại gắn bó chặt chẽ với nhau, tạo thành một hệ thống thống nhất trong quá trình hoạch định.
Hình 3.1: Các thành phần của hoạch định
3.2.1 Mục tiêu và thứ tự ưu tiên
Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định, giúp xác định những thành tựu mà nhà quản trị kỳ vọng sẽ thực hiện trong tương lai.
Chức năng hoạch định bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu tương lai, đảm bảo rằng những mục tiêu này đáp ứng kỳ vọng của nhiều nhóm liên quan đến tổ chức.
Các biện pháp Các mục tiêu
Các kết quả thực hiện
Để thuận tiện trong việc thiết lập mục tiêu, người ta thường phân loại mục tiêu dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau Dưới đây là một số loại mục tiêu phổ biến trong công tác hoạch định.
Mục tiêu được phân chia theo thời gian thành ba loại: mục tiêu dài hạn (trên 5 năm), mục tiêu trung hạn (từ 1 đến 5 năm) và mục tiêu ngắn hạn (dưới hoặc bằng 1 năm) Tuy nhiên, cách phân loại này chỉ mang tính tương đối và phụ thuộc vào quan điểm của từng nhà quản trị, ví dụ như một số nhà quản trị có thể coi mục tiêu dài hạn phải từ 10 năm trở lên.
3 năm đến 5 năm mới là mục tiêu trung hạn
+ Căn cứ vào tính chất của mục tiêu: mục tiêu tăng trưởng (phát triển), mục tiêu ổn định, mục tiêu suy giảm
+ Căn cứ vào yếu tố lượng hóa: mục tiêu định lượng và mục tiêu định tính
+ Căn cứ theo cấp độ quản lý: mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu của các bộ phận chức năng, các thành viên trong tổ chức
+ Căn cứ theo bản chất: mục tiêu kinh tế, mục tiêu chính trị, mục tiêu xã hội…
- Yêu cầu của mục tiêu
Dựa trên tình hình thực tế và khả năng thực hiện của tổ chức, lãnh đạo cấp cao cần thiết lập mục tiêu cho toàn bộ tổ chức, trong khi các lãnh đạo bộ phận cũng phải xác định mục tiêu cho bộ phận của mình Khi thiết lập mục tiêu ngắn hạn, tổ chức cần tuân thủ nguyên tắc SMART để đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.
Mục tiêu cần phải cụ thể (Specific) để có thể xác định rõ ràng vấn đề mà nó liên quan, tránh việc đưa ra những khái niệm chung chung Ví dụ, mục tiêu "phấn đấu nâng cao chất lượng" là chưa đủ rõ ràng, vì không chỉ ra được liệu chất lượng sản phẩm hay chất lượng các hoạt động sẽ được cải thiện Việc này có thể dẫn đến khó khăn trong quá trình thực hiện.
Mục tiêu cần phải được đo lường để có thể định lượng hóa kết quả cuối cùng thông qua các chỉ tiêu đánh giá cụ thể Việc này rất quan trọng vì nó giúp thiết lập tiêu chuẩn để kiểm tra và đánh giá kết quả đạt được Hơn nữa, mục tiêu được lượng hóa sẽ hỗ trợ tốt hơn trong việc lập kế hoạch thực hiện Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp X đặt ra mục tiêu giảm chi phí hành chính trong năm tới mà không có chỉ tiêu cụ thể, thì đây là một mục tiêu không rõ ràng và khó đạt được.
Mục tiêu cần phải có tính khả thi (Achievable), tức là yêu cầu một nỗ lực nhất định để thực hiện Tuy nhiên, nếu đặt ra mục tiêu quá cao, sẽ khó có khả năng đạt được Để xác định tính thực tế của mục tiêu, cần tiến hành phân tích và dự báo các dữ liệu liên quan đến môi trường.
+ Mục tiêu phải nhất quán (Relevant) Có nghĩa là việc thực hiện mục tiêu này không cản trở việc thực hiện mục tiêu khác
+ Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện (Time) Tức là phải chỉ rõ giới hạn thực hiệm mục tiêu trong khoảng thời gian nào
3.2.1.2 Thứ tự ưu tiên của mục tiêu
Thứ tự ưu tiên của mục tiêu xác định rằng tại một thời điểm nhất định, việc hoàn thành một mục tiêu có thể quan trọng hơn các mục tiêu khác Điều này cũng phản ánh tầm quan trọng tương đối của những mục tiêu, bất kể thời gian Ví dụ, các mục tiêu liên quan đến sự tồn tại của tổ chức là cần thiết để thực hiện những mục tiêu khác.
Các nhà quản trị thường xuyên đối mặt với nhiều phương án mục tiêu khác nhau cần được đánh giá và xếp hạng Để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, họ cần xác định thứ tự ưu tiên Tuy nhiên, việc này là khá khó khăn và phụ thuộc vào quan điểm của từng nhà quản trị cũng như hoàn cảnh cụ thể.
Các biện pháp là những hoạt động cụ thể nhằm đạt được mục tiêu, ví dụ như nâng cao năng suất từ 5 lên 6 đơn vị sản phẩm trên một giờ công Để thực hiện điều này, cần xác định rõ các biện pháp như cải tiến công nghệ, huấn luyện nhân viên, thay đổi phương pháp quản trị, cải thiện điều kiện làm việc và điều chỉnh chế độ khen thưởng Đồng thời, cần tính toán để đảm bảo các biện pháp này đạt hiệu quả cao nhất Các biện pháp đóng vai trò quyết định trong sự thành công hay thất bại của việc thực hiện các mục tiêu.
Các nguồn lực trong tổ chức luôn có hạn, trong khi nhu cầu lại đa dạng, do đó việc phân bổ nguồn lực cần được thực hiện một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu cao nhất Tổ chức nên lập dự toán nguồn lực cho từng kế hoạch quan trọng, có thể tập trung vào một số ít mục tiêu thay vì phân tán cho nhiều mục tiêu khác nhau Cần lưu ý rằng nguồn lực có thể là yếu tố hạn chế cho các biện pháp thực hiện, ví dụ như tổng chi phí phát triển ba sản phẩm mới không vượt quá 1 tỷ đồng Kế hoạch cần xác định rõ loại và số lượng nguồn lực cần thiết, cũng như các nguồn lực tiềm ẩn và phương pháp phân bổ chúng Việc nhận diện rõ ràng các hạn chế về nguồn lực cũng bao gồm việc lập dự toán ngân sách.
Giai đoạn cuối cùng của chức năng hoạch định bao gồm việc xác định cách thức và phương tiện thực hiện các biện pháp đã đề ra Để đạt được mục tiêu, tổ chức cần phải thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả Nhà quản trị có thể trực tiếp tham gia vào việc huy động nguồn lực cần thiết, nhưng thường thì họ phải thông qua người khác để thực hiện kế hoạch Trong trường hợp này, quyền lực, khả năng thuyết phục và các chính sách trở thành công cụ quan trọng để nhà quản trị triển khai kế hoạch thành công.
Để bắt đầu quá trình hoạch định, nhà quản trị cần xây dựng những câu hỏi phù hợp làm nền tảng xác định các thành phần của hoạch định Nhiều nhà khoa học cho rằng việc này là bước đầu tiên quan trọng Dưới đây là một số câu hỏi thường được áp dụng, từ đó có thể phát triển thành các câu hỏi cụ thể hơn và bổ sung thêm nếu cần thiết.
Các mục tiêu 1 Cần phải đạt được những mục tiêu nào?
2 Ý nghĩa quan trọng tương đối của từng mục tiêu là gì?
3 Các mối quan hệ giữa các mục tiêu đó như thế nào?
4 Khi nào phải đạt được từng mục tiêu đó?
5 Làm thế nào để có thể đo lường được từng mục tiêu đó?
6 Ai, đơn vị nào chịu trách nhiệm về đạt được mục tiêu đó?
Các biện pháp 1 Những biện pháp nao liên quan đến việc thực hiện thành công các mục tiêu?
2 Có những thông tin gì về từng biện pháp đó?
3 Kỹ thuật thích hợp để dự báo tình trạng tương lai của từng biện pháp quan trọng đó là gì?
4 Ai, đơn vị nào chịu trách nhiệm về biện pháp đó?
Các nguồn lực 1 Những nguồn lực nào cần được đưa vào kế hoạch?
2 Những mối liên hệ giữa các nguồn lực đó như thế nào?
3 Cần phải sử dụng kỹ thuật dự toán ngân sách nào?
4 Ai, đơn vị nào chịu trách nhiệm về lập dự toán ngân sách?
Thực hiện 1 Kế hoạch có thể được thực hiện thông qua quyền lực hay sự thuyết phục?
2 Chính sách nào cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch?
3 Nội dung của chính sách toàn diện, linh hoạt, có phối hợp và được trình bày rõ ràng đến mức độ nào?
4 Ai, đơn vị nào chịu ảnh hưởng của các nội dung chính sách?
Bảng 3.2: Các câu hỏi thông dụng cho từng thành phần của hoạch định
CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định là một quá trình quản trị mang tính suy diễn, trong đó các nhà quản trị có thể xác định phương hướng hành động thông qua dự báo Dự báo sử dụng thông tin từ quá khứ và hiện tại để dự đoán các sự kiện trong tương lai.
Hiện nay, các nhà quản trị sử dụng bốn phương pháp chính để dự báo tương lai, bao gồm linh cảm, khảo sát thị trường, phân tích chuỗi thời gian và mô hình kinh tế lượng.
Ví dụ: dự báo khối lượng hàng bán ra
Linh cảm là phương pháp mà nhà quản trị có thể sử dụng để ước tính doanh số bán hàng tương lai dựa trên số liệu doanh số cũ và ý kiến của khách hàng Phương pháp này thường tốn ít chi phí và phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong thị trường ổn định hoặc ít biến động, giúp họ đưa ra dự đoán một cách hiệu quả.
Khảo sát thị trường là một phương pháp quan trọng giúp nhà quản trị bổ sung thông tin cho dự đoán doanh số bán hàng Bằng cách sử dụng kỹ thuật lấy mẫu thống kê chính xác, nhà quản trị có thể thu thập dữ liệu đáng tin cậy, từ đó nâng cao độ tin cậy của dự báo doanh số trong tương lai Việc này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dự đoán mà còn cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về thị trường.
Phân tích chuỗi thời gian trong doanh số bán hàng chịu ảnh hưởng bởi ba yếu tố chính: thời vụ, chu kỳ kinh doanh và xu hướng tiêu dùng Ví dụ, các nhà quản trị trong ngành thời trang nhận thấy doanh số thường tăng cao vào dịp Tết, đồng thời cũng phải xem xét chu kỳ tiêu thụ, khi mà người tiêu dùng có thể giảm mua sắm khi thu nhập giảm Để lập kế hoạch dài hạn hiệu quả, nhà quản trị cần nắm bắt xu hướng tiêu dùng trong ngành thời trang, vì sở thích của người tiêu dùng thay đổi theo thời gian và sự xuất hiện của các sản phẩm mới.
Mô hình kinh tế lượng giúp đánh giá ảnh hưởng của các biến đến doanh số bán hàng bằng cách nhận diện những yếu tố quan trọng Các giá trị của những biến này được thu thập từ các năm trước và kết hợp với doanh số bán trong cùng năm Mặc dù mô hình kinh tế lượng là phương pháp tinh vi, nhưng nó không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, do đó vẫn cần sự phán đoán của nhà quản lý để đưa ra quyết định hiệu quả.
Không có phương pháp hoàn hảo nào để dự báo tương lai, mặc dù các phương pháp hiện có cung cấp ước tính hợp lý nhưng không đảm bảo chính xác Tuy nhiên, nhờ vào những đột phá trong công nghệ xử lý thông tin, chúng ta kỳ vọng rằng độ chính xác của các dự báo sẽ được cải thiện, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho quá trình hoạch định.
HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC
Trước khi các nhà quản trị trong lĩnh vực sản xuất, marketing và nhân lực có thể lập kế hoạch cho bộ phận của mình, họ cần xây dựng một kế hoạch tổng thể cho toàn bộ tổ chức Nếu không, các kế hoạch của từng bộ phận có thể được hình thành một cách tự phát và có thể mâu thuẫn với nhau Hoạch định chiến lược là quá trình lập kế hoạch tổng thể cho tổ chức trong dài hạn.
Hoạch định chiến lược là quá trình xác định mục tiêu dài hạn và xây dựng các hành động để đạt được những mục tiêu đó Các tổ chức thường tập trung vào bốn loại chiến lược chính: ổn định, phát triển, cắt giảm và phối hợp giữa các chiến lược này.
Chiến lược ổn định tập trung vào việc duy trì các sản phẩm hiện có mà không có sự thay đổi đáng kể, nhằm bảo vệ thị phần và lợi nhuận Thay vì phát triển sản phẩm mới, doanh nghiệp sẽ tiếp tục phục vụ sản phẩm cũ để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.
Chiến lược phát triển là việc nâng cao hoạt động của tổ chức, bao gồm việc mở rộng thị phần, thị trường, sản phẩm, khách hàng, doanh thu và lợi nhuận Các nhà quản trị thường ưa chuộng chiến lược này vì nó giúp thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Chiến lược cắt giảm là quá trình giảm bớt quy mô hoặc tính đa dạng của các hoạt động trong tổ chức Việc áp dụng chiến lược này thường chỉ xảy ra khi các nhà quản trị không còn sự lựa chọn nào khác để duy trì hoạt động hiệu quả.
- Chiến lược phối hợp: là sử cùng lúc nhiều chiến lược khác nhau, chẳng hạn thu hẹp bộ phận này nhưng lại mở rộng bộ phận khác
Hoạch định chiến lược là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều định nghĩa và công cụ khác nhau Để nắm bắt rõ hơn về lĩnh vực này, việc tham khảo tài liệu liên quan đến quản trị chiến lược và chiến lược kinh doanh là rất cần thiết Hai chủ đề này đóng vai trò quan trọng trong ngành quản trị kinh doanh.
3.4.2 Các công cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược
Có nhiều công cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược, và nếu chỉ cần tìm ra những định hướng chung nhất, ba công cụ dưới đây sẽ rất hữu ích.
3.4.2.1 Ma trận điểm mạnh điểm yếu – cơ hội và nguy cơ
Ma trận SWOT giúp tổ chức phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài để xác định cơ hội (O) và đe dọa (T), đồng thời phân tích các yếu tố bên trong để nhận diện điểm mạnh (S) và điểm yếu (W) Qua việc kết hợp các yếu tố S, W, O, T, tổ chức có thể xây dựng các định hướng phát triển và chiến lược hiệu quả.
Liệt kê các cơ hội – O Liệt kê các nguy cơ – T
Liệt kê những điểm mạnh – S
Sử dụng các điểm mạnh để tận dụng cơ hội
Ví dụ, tài chính mạnh và thị trường chưa bão hòa
=> Chiến lược phát triển thị trường
Tận dụng các điểm mạnh để tối thiểu hóa các nguy cơ
Ví dụ, mạnh về hệ thống phân phối và các quy định của chính phủ giảm
=> Chiến lược đa dạng hóa, đưa sản phẩm mới vào thị trường mới
Liệt kê những điểm yếu
Tận dụng các cơ hội để hạn chế các điểm yếu
Ví dụ, thiếu chuyên môn kỹ thuật và nhu cầu dịch vụ máy vi tính tăng =>
Chiến lược mua lại một công ty điện tóan kỹ thuật cao
Tối thiểu hóa những điểm yếu và thóat khỏi các nguy cơ
Ví dụ, chất lượng sản phẩm kém và các nhà phân phối không đáng tin cậy
=> Chiến lược kết hợp về phía sau, cải tiến lại chất lượng sản phẩm, liên kết với các nhà phân phối
Có thể phối hợp cả S, O, W, T: Sử dụng mặt mạnh để khai thác cơ hội, cải thiện dần những yếu kém và giảm bớt những nguy cơ
Qua các chiến lược trong SWOT, ta sẽ lựa chọn ra các chiến lược khả thi nhất để thực hiện
3.4.2.2 Ma trận phát triển và tham gia thị trường
Nhóm tư vấn Boston (BCG), một trong những công ty tư vấn quản trị hàng đầu, đã phát triển và phổ biến “Ma trận phát triển và tham gia thị trường”.
Hình 3.2 : Ma trận BCG (Growth Share Matrix)
Bài viết mô tả 8 vòng tròn thể hiện quy mô và vị trí của 8 đơn vị kinh doanh trong tổ chức Quy mô của từng đơn vị tỷ lệ thuận với diện tích hình tròn, trong khi vị trí của chúng phản ánh sự phát triển thị trường và thị phần mà mỗi đơn vị tham gia.
Ô QUESTION MARK đại diện cho các đơn vị kinh doanh trong thị trường phát triển mạnh nhưng có thị phần thấp, dẫn đến lợi nhuận hạn chế Để nâng cao thị phần, cần triển khai chiến lược đầu tư vào máy móc, vốn và nhân sự Nếu chiến lược này thành công, những đơn vị này có khả năng chuyển mình thành STAR.
STARS (ngôi sao) là những đơn vị kinh doanh có thị phần lớn trong các thị trường đang phát triển mạnh mẽ Để duy trì vị thế dẫn đầu, các doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện chiến lược đầu tư hiệu quả.
CASH COW (bò sữa) là một đơn vị kinh doanh có thị phần lớn, nơi công ty không cần đầu tư nhiều tài chính do mức tăng trưởng của thị trường đã giảm Để duy trì vị thế cạnh tranh, cần có chiến lược giữ vững và phát triển trong thời gian dài.
DOGS là những đơn vị kinh doanh thuộc thị trường phát triển thấp với thị phần nhỏ Cần duy trì những đơn vị này nếu có cơ hội nâng cao vị thế, nhưng nếu không, nên áp dụng chiến lược từ bỏ đầu tư và chuyển sang lĩnh vực mới.
3.4.3 Những khuôn mẫu chu kỳ đời sống
Hãng tư vấn Arthur D Little Inc đã xác định mô hình chu kỳ đời sống sản phẩm, bao gồm bốn giai đoạn chính, nhằm hỗ trợ trong việc hoạch định chiến lược hiệu quả.
Hình 3.3: Chu kì sống của sản phẩm
HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP
Các hoạch định chiến lược liên quan đến việc triển khai trong các tình huống cụ thể và thời gian ngắn hạn (tháng, quý, năm) Nội dung bao gồm các chương trình hoạt động ngắn hạn, sử dụng nguồn lực đã phân bổ để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
3.5.2 Tiến trình và nội dung cụ thể
Hoạch định tác nghiệp được mô tả bằng quá trình xác định các kế hoạch:
Kế hoạch cho những hoạt động không hoặc ít lặp lại, hay còn gọi là kế hoạch đơn dụng, chỉ được sử dụng hầu như một lần.
+ Chương trình (quy mô lớn): đưa sản phẩm mới ra thị trường, khánh thành một tòa nhà thương mại, xóa đói giảm nghèo…
Dự án quy mô nhỏ là một phần tách biệt trong chương trình, với các chỉ dẫn cụ thể về công việc Nó được giới hạn chặt chẽ về nguồn lực sử dụng, với từng người cụ thể phụ trách và thời gian hoàn thành đã được xác định rõ ràng.
Kế hoạch ngân sách là một tài liệu chi tiết về việc phân bổ nguồn tài chính cho các hoạt động đã được lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định Đây là yếu tố quan trọng trong các chương trình và dự án, đồng thời đóng vai trò là công cụ kiểm soát hiệu quả cho đơn vị.
- Kế hoạch thường xuyên: Hướng vào những họat động có khả năng hoặc chắc chắn lặp lại ở tương lai, gồm:
+ Chính sách: Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định, ví dụ chính sách đãi ngộ chất xám, chính sách phân phối thu nhập…
+ Thủ tục: Là những hướng dẫn chi tiết để thực hiện chính sách
+ Quy định, quy tắc: Các tuyên bố về một số việc được phép hay không được phép làm
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn phương pháp hiệu quả nhất để đạt được những mục tiêu đó Quá trình này giúp chỉ đạo hoạt động, giảm thiểu tác động của biến đổi, tối ưu hóa nguồn lực và đặt ra những mục tiêu dễ kiểm soát.
Hoạch định có nhiều loại dựa trên cách tiếp cận khác nhau Theo thời gian, hoạch định được chia thành hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp Căn cứ vào mức độ sử dụng, có thể phân loại thành hoạch định đơn dụng và hoạch định thường trực.
Chức năng hoạch định yêu cầu nhà quản trị đưa ra quyết định liên quan đến bốn vấn đề chính: mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và việc thực hiện Mặc dù các thành phần này có thể được xem xét riêng lẻ, nhưng thực tế chúng luôn gắn bó chặt chẽ với nhau.
Các nhà quản trị thường áp dụng bốn phương pháp chính để dự báo tương lai, bao gồm linh cảm, khảo sát thị trường, phân tích chuỗi thời gian và mô hình kinh tế lượng.
Có 3 công cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược hữu hiệu là: ma trận BCG, những khuôn mẫu chu kỳ đời sống sản phẩm và ma trận SWOT
Quản trị có thể áp dụng bốn chiến lược chính: ổn định, phát triển, cắt giảm để tiết kiệm và phối hợp Để đảm bảo quá trình hoạch định diễn ra hiệu quả, tất cả các nhà quản trị cần tham gia tích cực và tạo ra một môi trường phù hợp cho công tác này.
1 Nêu khái niệm và tác dụng của chức năng hoạch định
2 So sánh hoạch định tác nghiệp và hoạch định chiến lược
3 Trình bày qúa trình hoạch định chiến lược?
4 Trình bày ngắn gọn các công cụ hoạch địch chiến lược
5 Phân tích SWOT của đơn vị bạn đang công tác (đơn vị bạn quan tâm) & xây dựng các chiến lược, chiến lược nào bạn cho là khả thi nhất?
6 Trình bày những nội dung cơ bản của hoạch định tác nghiệp.