NỘI DUNG ôn tập QUẢN TRỊ HỌC

Có thể nói, hoạt động quản trị là cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung..  Từ những khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát như sa

Nội dung ôn tập Quản trị học

1 Phân tích khái quát quản trị, tại sao nói quản trị cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức?

 Quản trị là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người gắn liền với các dạng hoạt động khác nhau của một tập thể người như hoat động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể Chỉ cần có hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục tiêu chung thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc còn sống và làm việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi con người kết hợp thành tập thể mà còn cần thiết vì nếu không có những hoạt động đó, mọi người trong tập thể sẽ không biết làm gì, làm lúc nào hay sẽ làm một cách lộn xộn, giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ

đi về một hướng là hoạt động quản trị Có thể nói, hoạt động quản trị là cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung

 Từ xưa tới nay, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau về quản trị Chẳng hạn:

 F.W Taylor (1856-1915) là “ông tổ” của trường phái “quản lí theo khoa học”, tiếp cận quản trị dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng, quản trị là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

 H Fayol (1886-1925) tiếp cận quản trị theo quá trình cho rằng, quản trị hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra.

 Từ những khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát như sau: Quản trị là một quá trình tác động liên tục có định hướng nhằm đạt được những mục tiêu chung của tổ chức, trong điều kiện môi trường biến động và sự thay đổi của các nguồn lực Như vậy, khi nói đến quản trị là nói đến tập thể con người có

tổ chức, những mục tiêu cần đạt được, kết quả và hiệu suất

 Quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của các tổ chức

Sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức được thể hiện qua những vai trò sau đây:

 Quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển của một tổ chức Không có hoạt động quản trị, mọi người trong tổ chức sẽ không biết phải làm những công việc gì, làm lúc nào, từ đó khiến công việc diễn ra một cách lộn xộn

 Bằng cách hoạch định công việc, hướng mọi người cùng phối hợp hoạt động

vì mục tiêu chung, quản trị giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra

 Quản trị cũng giúp các tổ chức điều khiển và kiểm soát quá trình thực hiện, tạo ra hệ thống, quy trình phối hợp hợp lý, sử dụng tốt các nguồn lực để duy trì hoạt động và đạt mục tiêu với mức chi phí thấp nhất

 Trong cùng hoàn cảnh như nhau nhưng một tổ chức có hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn thì khả năng đạt kết quả tốt sẽ cao hơn

 Sự cần thiết của quản trị thể hiện rõ nhất trong trường hợp tổ chức là doanh nghiệp Thực tế cũng đã cho thấy, đa phần các công ty thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực, thiếu kinh nghiệm quản trị

 Thậm chí ngay cả khi chỉ có một mình thì quản trị cũng rất quan trọng Bởi lẽ mỗi người đều phải sắp xếp và tổ chức các nguồn lực mình đang

có để hướng về mục tiêu cuối cùng và đạt đến kết quả tốt nhất

2 Phân tích khái quát các chức năng của quản trị.

Các chức năng của quản trị là những nhiệm vụ chung, cần phải được thực hiện trong tất cả các tổ chức, gồm 4 chức năng cơ bản nhất:

 Hoạch định:

 Hoạch định hay lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phương hướng phát triển của tổ chức; dự thảo chương trình hành động; lập lịch trình hoạt động; đề ra các biện pháp tốt nhất cũng như cải tiến tổ chức

 Tổ chức:

 Là chức năng thức hai trong tiên trình quản trị, sau khi nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định thì tiến hành xác lập sơ đồ tổ chức; mô tả nhiệm

vụ từng bộ phận; xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động; xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên; chính sách sử dụng nhân viên; phân rõ trách nhiệm quyền hạn của các bộ phận’ định biên nhân sự và xây dựng văn hóa tổ chức

 Lãnh đạo:

 Đây là chức năng liên quan đến con người Chức năng này bao gồm các hoạt động như ủy quyền cho cấp dưới; giải thích đường lối chính sách; huấn luyện và động viên; giám sát và chỉ huy; thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả; thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài

 Kiểm soát:

 Đây là chức năng cuối cùng trong tiến trình quản trị, các công việc mà nhà quản trị phải làm là xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra; lịch trình kiểm tra, đối

chiếu và so sánh (tiêu chuẩn – thực hiện); đánh giá kết quả thực hiện; xác định nguyên nhân gây sai lệch nếu có và đề xuất các biện pháp điều chỉnh Trong đó, hoạch định là chức năng đầu tiên mà thực hiện đúng sẽ là cơ sở cho

sự thành công của các chức năng tiếp theo

Hoạch định là tiền đề cơ sở cho chức năng kiểm soát

3 Trình bày các kĩ năng của nhà quản trị, tại sao nói kĩ năng nhân

sự là cần thiết như nhau ở các cấp bậc quản trị.

 Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills)

 Kỹ năng kỹ thuật hay còn gọi là kỹ năng chuyên môn, là năng lực thực hiện các hoạt động chuyên môn với mức độ thành thục nhất định Nhà quản trị phải hiểu, phải thực hiện được, nhiều khi cần thực hiện tốt hơn các hoạt động do cấp dưới tiến hành

 Kỹ năng quan hệ con người (Human and Interpersonal skills)

 Kỹ năng quan hệ con người hay còn gọi là kỹ năng tương tác qua lại với người khác, là năng lực của 1 người có thể làm việc trong mối quan hệ hợp tác với những người khác để làm công việc được thực hiện hoàn hảo

 Kỹ năng quan hệ con người thể hiện tại nơi làm việc như kỹ năng truyền thông, lãnh đạo, thúc đẩy, quản trị xung đột, tạo mạng lưới tương tác giữa các cá nhân, khả năng khích lệ, lôi kéo người khác thông qua các mối quan

hệ tương tác cá nhân dựa trên nền tảng trung thực, sự nhiệt tình và tham gia tích cực

 Kỹ năng nhận thức (Conceptual skills)

 Kỹ năng nhận thức hay còn gọi là kỹ năng tư duy, là năng lực phát hiện, phân tích, và giải quyết những vấn đề phức tạp

 Kỹ năng tư duy là kỹ năng cần thiết nhất cho nhà quản trị cấp cao bởi khả năng phân tích môi trường, đặc biệt là môi trường vĩ mô, giúp cho nhà quản trị cấp cao hình thành chiến lược kinh doanh của 1 tổ chức Có thể nói rất khó phát triển những kỹ năng này bởi chúng liên quan đến phương pháp tư duy của mỗi người

 Kĩ năng nhân sự là cần thiết như nhau ở các cấp bậc quản trị vì theo

F.W Taylor (1856-1915) là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản trị dưới góc dộ kinh tế - kỹ thuật cho rằng, quản trị là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được 1 cách chính xác họ đã hoàn thành công việc 1 cách tốt nhất

4 Trình bày các vai trò của nhà quản trị ( bảng trang 16-17) Ở mỗi vai trò cho 1 ví dụ minh họa.

5 Phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường vĩ mô ( môi

trường tổng quát) đến các hoạt động quản trị của tổ chức.

 Khái niệm:

Môi trường vĩ mô gồm các yếu tố, lực lượng, thể chế…nằm bên ngoài tổ chức mà nhà quản trị khó kiểm tra được, nhưng chúng có ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức

Yếu tố kinh tế: bao gồm nhiều yếu tố như sau:

 GDP: tổng sản phẩm quốc nội (tổng sản phẩm trong nước), là toàn bộ giá trị

sản phẩm và dịch vụ cuối cùng được tạo ra hàng năm trong phạm vi lãnh thổ quốc gia

 GNP: tổng sản phẩm quốc dân, là toàn bộ giá trị sản phẩm và dịch vụ cuối

cùng mà tất cả công dân một nước tạo ra không phân biệt sản xuất được thực hiện trong hay ngoài nước

 Yếu tố lạm phát

 Chu kỳ kinh tế

 Tỷ giá hối đoái và lãi suất cho vay

 Tiền lương và thu nhập

 Khuynh hướng toàn cầu hóa kinh tế

Yếu tố chính trị và chính phủ :

 Thể chế chính trị giữ vai trò định hướng và chi phối toàn bộ hoạt động của

xã hội, trong đó có hoạt động kinh doanh Nó được thể hiện qua các yếu tố như tính ổn định của hệ thống chính quyền, hệ thống luật pháp của Nhà nước, đường lối và chủ trương của Đảng, các chính sách quan hệ với các tổ chức và các quốc gia khác trên thế giới

Yếu tố văn hóa – xã hội: bao gồm nhiều yếu tố như sau

 Dân số

 Văn hóa

 Nghề nghiệp

 Thái độ đối với công việc

 Tâm lí dân tộc

 Phong cách và lối sống

 Hôn nhân và gia đình

 Tôn giáo

Yếu tố kỹ thuật – công nghệ

 Công nghệ thường xuyên biến đổi, công nghệ tiên tiến liên tục ra đời, chúng tạo ra các cơ hội cũng như nguy cơ rất lớn cho các doanh nghiệp

Yếu tố tự nhiên

 Dưới con mắt của các nhà quản trị đó là những lực lượng và các yếu tố có sự ảnh hưởng rất sâu sắc tới cuộc sống của mọi con người trên trái đất này Yếu

tố tự nhiên có thể là khí hậu, tài nguyên thiên nhiên (như nước, đất, khoáng sản)

6 Phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường vi mô ( môi

trường đặc thù) đến các hoạt động quản trị của tổ chức.

 Khái niệm:

 Môi trường vi mô gồm các yếu tố lực lượng, thể chế…nằm bên ngoài tổ chức mà nhà quản trị khó kiểm tra được, nhưng chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức

 Đặc điểm:

 Các yếu tố thuộc môi trường vi mô thường tác động trực tiếp đến hạt động và kết quả hoạt động của tổ chức

 Các yếu tố thuộc môi trường vi mô tác động độc lập lên tổ chức

 Mỗi tổ chức dường như chỉ có một môi trường vi mô đặc thù

 Các yếu tố cơ bản:

a) Đối thủ cạnh tranh

 Đối thủ cạnh tranh trực tiếp

 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn

 Sản phẩm thay thế

b) Nhà cung ứng:

 Nhà cung ứng là các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các đơn vị khác để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh Nó sẽ tác động đến đơn

vị được cung ứng trên các yếu tố về số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, giá cả cung ứng, tiến độ cung ứng…

c) Khách hàng:

 Là người tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp, khách hàng là một yếu tố quyết định đầu ra của sản phẩm

7 Trình bày các bước trong tiến trình ra quyết định quản trị:

 Khái niệm:

 Quyết định quản trị là hành vi sang tạo của nhà quản trị nhằm đưa ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết 1 vấn đề đã chin muồi, trên cơ sở với sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin của hệ thống đó

 Ra quyết định trong quản trị là việc lựa chọn hay 1 số phương án hành động tối ưu cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện 1 công việc nào

đó nói riêng nhằm đạt mục tiêu nhất định

QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

 Bước 1 : Xác định vấn đề cần ra quyết định Đầu tiên các nhà quản trị can

nhận thấy các vấn đề cần phải giải quyết, ở đây một vấn đề có thể được định nghĩa là sự khác biệt giữa tình trạng mong muốn và hiện trạng Giải quyết vấn đề là quá trình nhận ra khoảng cách và đưa ra hành động giải quyết

 Trong bước này nhà quản trị cần nắm những nội dung sau:

 Truy tìm vấn đề Muốn tìm được vấn đề kịp thời cần phải có một hệ thống thông tin hiệu quả

 Xác định nguyên nhân của vấn đề: Tìm nguyên nhân của vấn đề để đề ra các giải pháp khắc phục

 Quyết định giải quyết vấn đề: Để quyết định có nên giải quyết vấn đề này không, nhà quản trị phải trả lời 3 câu hỏi:

 Vấn đề có dễ đối phó không?

 Vấn đề tự nó có thể sẽ qua đi hay không?

 Có phải tác động đến nó hay không?

 Từ các câu trả lời mà nhà quản trị quyết định mình có nên giải quyết vấn

đề hay không Nếu có thì thực hiện bước tiếp theo

 Bước 2 : Xây dựng các tiêu chuẩn Khi đã xác định rõ hoàn cảnh phải quyết

định, nhà quản trị cần phải tìm ra các tiêu chuẩn đánh giá quyết định, những tiêu chuẩn này sẽ là cơ sở đánh giá tính hiệu quả của quyết định Chú ý là các tiêu chuẩn cần bảo đảm tính định lượng, dễ hiêu, dễ đánh giá và thực tế

 Bước 3 : Tìm kiếm các phương án Số lượng các phương án tùy thuộc vào

thời gian và tầm quan trọng của vấn đề cần quyết định Thông thường khi có nhiều phương án thì khả năng sẽ lựa chọn một phương án tốt là cao nhưng lại mất thời gian và chi phí Bước này sẽ dễ dàng hơn nếu nhà quản trị có kinh nghiệm và am hiểu đối tượng quản lý

 Bước 4: Đánh giá phương án Trước hết cần đánh giá giải pháp ở tính khả

thi, nếu không đạt ta không xét tiếp, nếu đạt thì xét tiếp tính phù hợp và cuối cùng phải xét đến hậu quả của mỗi giải pháp

 Bước 5 : Chọn phương án tối ưu Chỉ có giải pháp nào qua được bước 4 thì

mới xét tiếp và trong các giải pháp có thể chấp nhận đó ta phải chọn giải pháp nào có tính khả thi cao nhất thích hợp nhất và hậu quả ít nhất trên quan điểm hiệu quả tối ưu

 Bước 6 : Ra quyết định Thực chất là thi hành giải pháp đã chọn Sự thành

công của một quyết định phụ thuộc vào khả năng biến kế hoạch thành hành động Mặt khác, nhà quản lý phải biết tổ chức và thuyết phục Đôi khi sự thất bại chỉ đơn giản là nhà quản trị chưa hoặc không cho người nhân viên thấy tầm quan trọng của vấn đề hay đôi khi họ không tranh thủ được sự ủng

hộ của mọi người

8 Trình bày khái niệm, phân loại và vai trò của mục tiêu.

 Khái niệm:

 Mục tiêu là kết quả mà tổ chức mong muốn đạt được trong tương lai, có tính định lượng và có thời hạn

 Phân loại:

Theo tính chất cụ thể:

 Mục tiêu tổng quát

 Mục tiêu cụ thể

 Theo cấp bậc

 Mục tiêu cấp doanh nghiệp

 Mục tiêu cấp bộ phận doanh nghiệp

 Theo thời gian

 Mục tiêu ngắn hạn

 Mục tiêu trung hạn

 Mục tiêu dài hạn

 Khi xây dựng mục tiêu phải bảo đảm mục tiêu S.M.A.R.T :

 Cụ thể (Specific): Xác định những gì cần đạt tới trong tương lai với kết

quả cụ thể: Xác định những gì cần đạt tới trong tương lai với kết quả cụ thể

 Đo lường được (measurable)

 Mang tính thách thức (achieved)

 Phù hợp (reasonable)

 Thời gian xác định (time bound): hoạch định cho giai đoạn nào và để thực

hiện mục tiêu trong giai đoạn nào phải xác định rõ ràng

 Vai trò của mục tiêu:

 Là cơ sở giúp các nhà quản trị lựa chọn chiến lược kinh doanh và hình thành các kế hoạch tác nghiệp thích nghi với môi trường

 Là động lực thúc đẩy các thành viên trong Doanh nghiệp phấn đấu hoành thành nhiệm vụ

 Là 1 trong những tiêu chuẩn quan trọng giuýp các nhà quản trị kiểm tra, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Doanh nghiệp, của các đơn vị kinh doanh, các bộ phận chức năng…trong từng thời kỳ

 Là yếu tố đánh giá sự tiến bộ của doanh nghiệp hoặc tổ chức trong quá trình phát triển

9 Trình bày các bước trong tiến trình hoạch định: Bảng trang 128 -130- 131

10 Tầm hạn quản trị là gì? Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị? Tầm hạn quản trị bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nào?

 Tầm hạn quản trị là phạm vi số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản

lý được một cách trực tiếp Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác tổ chức, đặc biệt là việc thiết kế các tầng nấc quản trị trong bộ máy tổ chức

 Tầm hạn quản trị rộng: Quản lý số lượng nhân viên nhiều

 Tầm hạn quản trị hẹp: Quản lý số lượng nhân viên ít hơn

 Tầng nấc càng nhiều, tầm hạn quản trị càng hẹp và thông thường tốn kém

hơn, đồng thời kém hiệu quả

 Ít cấp quản trị  giảm được chi

phí, tiết kiệm chi phí thuê các nhà

quản trị về làm việc  tiết kiệm khá

nhiều cho doanh nghiệp

 Truyền tải thông tin nhanh chóng

hơn

 Giám sát và kiểm soát được thực

hiện chặt chẽ và đơn giản hơn

 Phải có chính sách rõ ràng

 Đòi hỏi nhà quản trị có trình độ chuyên môn cao, có kiến thức và khả năng lãnh đạo, quán xuyến tốt mọi việc

11 Vẽ sơ đồ và trình bày ưu, nhược điểm của các kiểu cơ cấu tổ

chức sau: Cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng (Page 141-143)

12 Trình bày các nguyên tắc tổ chức

 Gắn với mục tiêu

o Tổ chức phải phù hợp với mục tiêu

o Công tác tổ chức phải đảm bảo cân xứng với yêu cầu mục tiêu cần thực hiện

 Nguyên tắc hiệu quả:

o Công tác tổ chức phải được thực hiện trên nguyên tắc giảm chi phí

o Chọn lựa đúng người, bố trí đúng việc

 Nguyên tắc cân đối:

o Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm