BÁO CÁO MÔN KỸ NĂNG MỀM

– Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình– Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắtđược có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dun

I Cách viết một bài báo cáo, thuyết trình trước đám đông.

I.1.1 Chuẩn bị

Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báocáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo

- Xây dựng đề cương khái quát

- Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thíchhợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường

- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo

- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm củabáo cáo

- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát

- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

I.1.2 Xây dựng dàn bài

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành

+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm

o Lưu ý:

Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung côngviệc Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụgồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm vàtìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ đượcgiao

- Kết luận báo cáo:

+ Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục

+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm

- Các biện pháp tổ chức thực hiện:

+ Những kiến nghị với cấp trên

+ Nhận định những triển vọng.

I.1.3 Viết dự thảo báo cáo

- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá,

có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bảnđối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn

- Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hànhvăn cầu kỳ Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan vàcông bằng

- Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương

mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng

- Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệuliên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, cáctài liệu tham khảo trong phần phụ lục

o Đối với các báo cáo quan trọng:

- Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản

dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn

1.1.4 Trình lãnh đạo thông qua:

- Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyênđề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với cácquyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấpcho cấp trên hoặc hội nghị

- Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì têntác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đềnhư các báo cáo thông thường Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơquan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.

1.1.5 Ngôn ngữ trong báo cáo

- Trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thong, dễ hiểu Lối hành văn mạchlạc, rõ rang, thiết thực

- Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương Vì báo cáo cần sự ngắn gọnnhưng đầy đủ và chính xác

- Nếu cần thiết bạn có thể sử dụng các số liệu, biểu đồ để minh họ nhưng những sốliệu và sơ đồ phải dễ hiểu và có tính khoa học

- Viết báo cáo chính là tổng kết lại toàn bộ quá trình học tập, làm việc của bạn

- Vì thế khi viết báo cáo bạn hãy xem đó là một công việc quan trọng trong quátrình học tập, làm việc và thăng tiến của bản thân, hãy chăm chút cho bản báo cáođược hoàn hảo nhất có thể, việc viết báo cáo sơ sài có thể sẽ làm bạn đánh mất một

cơ hội tốt trong quá trình thăng tiến đó

o Rút kinh nghiệm cho bản thân

Dù công việc của bạn có kết quả tốt hay không bạn cũng cần rút ra bài học cho bảnthân, thẳng thắn nhận những khuyết điểm của mình để rút kinh nghiệm và cố gắnglàm tốt hơn cho những nhiệm vụ làm sau

I.2.1 Giai đoạn cuẩn bị

A, Xác định đối tượng.

Trả lời các câu hỏi:

- Ai sẽ đến dự?

- Bao nhiêu người sẽ đến dự?

- Vốn kiến thức của họ như thế nào?

- Tình nguyện hay ép buộc?

- Văn hóa như thế nào?

- Họ hiểu về vấn đề mình sắp trình bày như thế nào?

1.2.2.1 Nội dung

– Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình

– Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắtđược (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quantrọng trong bài thuyết trình)

– Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu, nộidung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý)

– Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình Điều này rất quan trọng,bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫnđến đâu

Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí

để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất

1.2.2.3 Hình thức

a Địa điểm:

– Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa điểmphù hợp với lượng người đó Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dungthuyết trình Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc TửGiám làm nơi tổ chức Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quálớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám làtrường đại học đầu tiên của Việt Nam

– Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm Với một bàithuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí cănphòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng,,,,Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tàikhoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí.rườm rà– Tập nói trước ở địa điểm đã chọn Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh Nếutrong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan Lưu tâm đến độsáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả ngườitham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp

– Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình.Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia.

1.2.2.4 Tập luyện

– Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng bụng để chohơi được dài , thường xuyên đọc văn và hành văn để có lời nói hay, cũng cần phảitập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau Không phải ai sinh ra cũng có giọng nóihay, nhưng nếu kiên trì tập luyện, giọng nói của bạn sẽ có sức lôi cuốn khán giả.– Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ luyện đượckhả năng xử lý ngôn từ nhanh Đồng thời, thường xuyên thu thập dụng ngữ , lờihay, cách dùng từ ngữ lạ từ sách báo, trong khi nói chuyện

– Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm trong khithuyết trình

Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt nhất là cùng học theo nhóm, thamgia sinh hoạt câu lạc bộ, có như vậy bạn mới được thực hành nói trước mọi người.Luyện tập ngay trước khi thuyết trình :

– Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho khán giả vàgiúp bạn tự tin hơn

Khớp với các thiết bị phụ trợ và với các phần khác của chương trình Đặc biệt khithuyết trình theo nhóm thì phải có buổi thao luyện cùng các thành viên khác để có

sự thống nhất và logic trong cả buổi thuyết trình

I.2.2 Giai đoạn thuyết trình

I.2.2.1 Chuẩn bị

A, Giao tiếp bằng mắt

- Phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thíchthú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm

từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình

- Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không thấythoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trênkhuôn mặt, có thể là mũi

B, Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giậtmình

C, Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề

Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn khôngbiết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giảcủa bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái

D, Đưa ra những chỉ dẫn thích hợp.

- Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng )

- Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tínnhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tàimình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp

E, Thuật lại một câu chuyện có liên quan

Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kểchuyện hằng ngày Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tựnhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn

F, Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôikéo sự chú ý của khán giả

I.2.2.2 Nội dung

A, Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc

Thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả Tránh nóimột cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình

đã chuẩn bị sẵn

- Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đềbạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt Nét mặt tươivui, đừng quên những nụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện cảmvới người nghe

- Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòngvòng, lan man chỉ một vấn đề.

- Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và

sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi Sử dụng thành thạo phươngtiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn

B, Ngôn ngữ cơ thể:

– Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả

để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thểnhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình Nếu

số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không thấy thoải máikhi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên khuôn mặt, có thể

là mũi

– Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười

đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấythư giãn hơn Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối

– Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại Dùng

cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khángiả

– Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin,chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn

Không nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người nghe.Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin cậy của thínhgiả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lêntrước người nghe

C, Phương tiện trợ giúp (visual aid):

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác Thường là powerpoint,tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên:

– Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ

– Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả

– Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn vànêu ra ý chính mà thôi Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễdàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiệntheo dõi và tránh được sự rườm rà Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu

là hợp lý

D, Giao lưu khán giả :

– Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu Bác Hồ đã có câu nóinổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả

– Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước,

và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn Khi đó người thuyết trình phảiphản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bịcâu trả lời của khán giả làm lạc đường

E, Giải quyết câu hỏi:

- Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi ( sau mỗi đoạn nói, sau khi kếtthúc, hay bất cứ lúc nào ) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó Cũng có thểgiới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một

- Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnhtìm một câu trả lời tích cực

- Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời, bạn cóthể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên, chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi.

- Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệungười đó

F, Tâm thế khi thuyết trình :

Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn truyền đạt lạicho người khác Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt ( nội dung, thiết bị,luyện tập,… )

I.2.2.3 Kết thúc thuyết trình

– Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có tác dụng

ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe

– Tóm tắt những ý chính: Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những bài nóidài, chia làm những luận điểm cụ thể

– Cung cấp những trích dẫn thích hợp

– Minh họa để tiêu biểu hoá các ý

– Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ

I.2.2.4 Những điều cần tránh khi thuyết trình

A, Đừng đọc

- Không nên đọc một bài phát biểu đã viết sẵn trên giấy Trong trường hợp bạn

có một bài phát biểu dài, chỉ nên đọc các trích dẫn, số liệu phức tạp

- Khi bạn thuyết trình với powerpoint, tuyệt đối không nhìn vào và đọc – khángiả có thể tự làm điều đó Khi slide hiện ra, bạn nên ngừng một khoảng thờigian để khán giả đọc (đằng nào thì họ cũng chẳng để ý những gì bạn nói khiđó).

- Đọc những gì đã viết sẵn hoặc trên powerpoint thể hiện sự thiếu tôn trọng đối

với khán giả Nó có nghĩa là: “Khán giả không hề quan trọng đối với tôi nên thậm chí tôi không cần học thuộc các thông tin đó khi trình bày”.

B, Đừng thờ ơ

- Nếu bạn nói như thể khán giả không tồn tại, bằng cách nói chuyện với bứctường phía sau hoặc những ánh mắt thiếu tập trung thì có nghĩa bạn đang nóivới họ rằng họ không đáng để bạn chú ý đến

- Đôi khi bạn làm vậy nhằm giảm bớt nỗi lo lắng khi mọi người đều hướng mắtvào mình Vì vậy, mấu chốt là bạn cần thật sự tự tin, chiến thắng nỗi sợ hãitrước đám đông

C, Đừng lừ đừ

Nguyên tắc chung khi nói trước đám đông là đứng thẳng người Một điều cần lưu ý

là không nên cho tay vào túi quần khi nói Mặc dù trong một số trường hợp, cử chỉnày được coi là bình thường Bàn tay chính là ngôn ngữ cơ thể có tác động mạnhnhất khi nói trước công chúng

D, Đừng nói “à”, “ừm”, “ờ”

Chúng ta rất thường sử dụng những từ như “à”, “ừm” và “ơ” khi chúng ta suy nghĩ.Điều này ngụ ý bạn có vẻ không chắc chắn lắm Khán giả sẽ cảm thấy khó hiểu vàkhông tin tưởng những gì bạn nói

E, Đừng hấp tấp

Khi bạn cảm thấy lo lắng, một phản ứng là bạn có thể là tăng nhanh tốc độ nói, vìtrong tiềm thức bạn muốn cố gắng kết thúc phần thuyết trình càng sớm càng tốt.Khi bạn nói chuyện tốc độ nhanh, người nghe nhiều khả năng sẽ bỏ lỡ hay quênhẳn đi những điều bạn đang đề cập đến Nếu diễn đạt những ý tưởng phức tạp, bạnnên dành một thời gian để mọi người nắm bắt và hiểu được vấn đề.

F, Đừng lãng phí thời gian

- Ngược lại với hấp tấp vội vã là dây dưa lãng phí thời gian, nói một cách chậmrãi từ tốn như thể bạn đang có rất nhiều thời gian cho phần trình bày của mình

Nó sẽ khiến cho người nghe cảm thấy chán ngắt

- Một trường hợp phổ biến là bình luận lạc đề (bình loạn) hay sa đà vào nội dungphụ Có thể bạn rất hứng thú với những gì mình nói nhưng khán giả thì ngápliên tục

G, Đừng nói xin lỗi

Tránh xin lỗi và đặc biệt khi nó làm cho bạn trông không đủ năng lực và vô tâm.Điển hình là đừng bao giờ bắt đầu bài thuyết trình bằng câu “Xin lỗi nhưng tôikhông có thời gian chuẩn bị kĩ” vì điều này ngụ ý là khán giả cảm thấy bị xem là

họ không quan trọng đối với bạn

H, Đừng thiếu tôn trọng

Hãy luôn luôn và luôn luôn tôn trọng khán giả, ngay cả khi họ thô lỗ, ngu ngốc hay

vô cảm Trình bày thật tốt những gì bạn đã chuẩn bị và hãy lắng nghe cẩn thậnnhững lời nhận xét Nếu ai đó chỉ trích, thì bạn không nên tham gia vào trận đấukhẩu Bởi khi đó bạn trở thành một diễn giả tệ hại, ngay cả khi bạn chưa bắt đầuphần nói của mình Nên tôn trọng quan điểm của họ, ngay cả khi bạn không hoàntoàn đồng ý điều đó